Rentrée des doctorants 2015 Ma thèse = un premier projet de recherche à gérer La gestion de projet: c est quoi exactement? Bref aperçu et quelques outils pratiques Ophélie Ladrière, Dr. Administration Recherche & Développement 22 Octobre 2015
Thèse = Chemin périlleux ou parcours d obstacles? Vue d ensemble et méthodologie! 2
Caractéristiques d un projet Qu est-ce qu un projet? Ensemble d activités et d actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée. Besoin = un produit, un service ou un résultat Délais = Il a un début et une fin Il peut concerner une seule personne, une ou plusieurs unités organisationnelles 3
Composantes d un projet Gestion du temps Gestion du budget Gestion des ressources humaines 4
Projet vs. processus Mode «Projet» Vs. Mode «Processus» Inédit et unique Répétition (pas de date de fin prévue) Gestion des incertitudes 5
Vocabulaire Ressources: humaines, matérielles, équipements, informationnelles, financières Livrables = résultats attendus Jalons = étapes-clés (milestones) Tâches (workpackages) 6
Qu est-ce qu un chef de projet? Manager ou leader? Un manager (gestionnaire) s assure au jour le jour des détails permettant l atteinte d objectifs spécifiques Un leader (meneur) se concentre sur les objectifs à long terme (vue d ensemble); guide et pousse les gens à atteindre ces objectifs Les chefs de projet mènent souvent le rôle de leader et de manager; ils sont responsables du succès du projet 7
Missions du chef de projet Organiser/structurer le projet Piloter le projet communiquer 8
Qu est-ce que la gestion de projet? L application des connaissances, compétences, outils et techniques afin d atteindre les objectifs du projet Gérer un projet implique généralement de: Identifier les exigences et objectifs Répondre aux besoins, aux préoccupations et attentes des parties prenantes (stakeholders, intervenants) Trouver un équilibre dans les contraintes de compétitivité du projet, à savoir la qualité, le calendrier (temps), le budget, les ressources et les risques 9
Qu est-ce qu un projet réussi? Un projet qui a atteint les objectifs de qualité (exigences), de temps et de budget SOIT: Un projet qui a satisfait le client/sponsor bien qu il n ait pas rempli les objectifs de coût, temps ou de qualité 10
Les différentes phases d un projet Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture 11
Les phases de mon projet de doctorat Définition de la question de recherche Planification Exécution formation et travaux de recherche Suivi Evaluation 12
Les différentes phases d un projet (cadre logique) Définir un nouveau projet ou une nouvelle phase d un projet existant Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture Définir le cadre et les objectifs du projet Parties prenantes, Obstacles, Objectifs, Solutions, Risques Forces en présence Diagramme de contexte «Bête à cornes» 13
Exemples de diagrammes de contexte 14
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A vous d expérimenter! 16
Définition des objectifs Un ou plusieurs objectifs SMART Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste (ressources) Temporel 17
Five W - CQQCOQP COMBIEN Quelles quantités? Quel budget? 18
Analyse SWOT 19
A vous d expérimenter! Analyse des intervenants Analyse des risques identification Matrice impact implication Rôle? Priorité/importance 20
Exemple 21
Communauté scientifique Utilisateurs du produit ou service Labos, entreprises concurrentes Bénéficiaires Opposants Fournisseurs Equipe projet «Sponsors» Comité de pilotage Comité de thèse, promoteur Bailleur de fond 22
Communauté scientifique Utilisateurs du produit ou service Labos, entreprises concurrentes Bénéficiaires Opposants Fournisseurs Assurer la communication Equipe avec /entre projet tous ces intervenants «Sponsors» Comité de pilotage Comité de thèse, promoteur Bailleur de fond 23
Analyse des intervenants - matrice Nom/ position Importa nce (0/+/++) Niveau de soutien (- /0/+/++) Qu est-ce qui est important pour lui? Qu attend -on de lui? Points de blocage? Comment susciter son soutien? Opposants: - - Bénéficiaires: - 24
Analyse de risques 1) Identifier les risques 2) Répertorier les risques 3) Planifier la stratégie de réponse au risque Prévention Réaction Internes vs. externes 25
Les différentes phases d un projet (cadre logique) Développer le plan/calendrier pour l accomplissement des objectifs Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture Plan d action 26
Gestion du temps Tenue d un agenda! To Do List Éviter éléments perturbateurs gestion des interruptions Outils de planification Gantt (http://www.ganttproject.biz/) 27
Diagramme de Gantt 28
Les différentes phases d un projet (cadre logique) Réaliser le travail et satisfaire les objectifs Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture Activités Résultats 29
Les différentes phases d un projet (cadre logique) Indicateurs objectivement vérifiables Suivi, évaluation et contrôle de l avancement et des résultats Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture Identifier les changements nécessaires Étapes préventives ou correctives 30
Gestion «équipe» et relation avec promoteurs A tester Check-list relation avec promoteur (http://www.ulg.ac.be/upload/docs/application/pdf/2012-03/bureau_du_doctorat_- _ifres_check_list_b.pdf) Marché de compétences 31
Gestion «équipe» - relation aves promoteurs Pour désamorcer le conflit et faire une critique constructive: appliquer le DESC. -Décrire les faits, uniquement. -Exprimer "mes" états émotifs (ne pas mettre l'autre en cause mais exprimer ses propres états émotifs en passant par le «je») -Solutions à proposer, adaptées pour l'autre et pour soi -Conclure, se mettre d'accord et partir sur un nouveau contrat 32
Gestion du budget - Identifier et estimer les différents postes budgétaires - Personnel (bourse doc, technicien, stagiaires, ) - Amortissement équipement de laboratoire - Coûts directs - Consommables (fournitures de labo, de bureau, achats divers: livres, revues, ) - Missions/colloques (frais d inscription, de déplacement, d hébergement, impression de posters, ) - Frais de formations 33
Les différentes phases d un projet (cadre logique) Finalisation de toutes les activités Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture Clôture officielle du projet ou de la phase de projet 34
Les différentes phases d un projet Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle Clôture COMMUNIQUER!!! 35
Mind mapping Schématiser ses idées Aide au processus décisionnel, à la prise de note, à visualiser des concepts, Logiciels: X mind, Freeplane, sujet central 1 nœud = 1 idée couleurs, images, symboles Pas plus de 6 ramifications par idée Pas plus de 7 niveaux de connection Mise en place de la structure d un document 36
A vous de jouer! En réfléchissant et en discutant En expérimentant: Nouveaux outils Nouvelles techniques En continuant de s informer 37