Notice of Annual General Meeting & Call for Nominations Saturday, October 27, 2012 1:00 3:00 p.m. EDT Overview Equal Voice is hosting its Annual General Meeting (AGM) on Saturday, October 27 from 1 3 p.m. EDT. The meeting will take place via live web and/or audio-conferencing to facilitate nationwide participation. There will be host locations in most provinces where chapters exist (see list below). At these locations, members in good standing will be able to participate by audio-conference or web-conference. Equal Voice is also exploring the feasibility of off-site participation for those members in good standing who would like to participate from their home. More information will be forthcoming on this. To qualify as a member in good standing, you must have paid your membership within the last year. New and renewing members must have paid their membership by no later than Monday October 22 at noon ET. At this year s AGM, EV seeks to report on our activities, to vote on financial statements for the years 2010 and 2011, to establish the numbers of directors, and to elect/re-elect some members of EV s National Board of Directors. Membership Fees Membership fees are $50.00/year or $10.00/year for youth, students or low income (self-declared). We strongly encourage you to join or renew on line at http://www.equalvoice.ca/join.htm. When processed online with payment, your membership is effective immediately. Membership fees are shared between the national office and local chapters. 40% of membership fees go to your local Chapter and the remaining amount goes toward sustaining EV s national web site, programs, and public awareness activities. Call for Nominations EV currently has a nationally based board of directors of 14 individuals. By vote of the EV board, the national board will be expanded to 16 positions, seven of whom will be elected at this AGM, and nine of whom are held by chapter chairs who are chosen by their chapters. Four individuals now currently serving as national directors (and are not ex-officio and do not represent chapters) are seeking election or re-election to the board as at-large directors. Equal Voice welcomes expressions of interest by all individuals who wish to be elected to a seat on the National Board. All those elected/re-elected will serve two year terms. 1
If you are interested in putting your name forward for one of seven at-large seats on the National Board of Directors please submit a biography (one-page maximum) no later than Monday October 22 at noon EDT to our Nominations Chair, Monica Lysack, at mlysack@sasktel.net. Currently, the following individuals, serving as national directors, are seeking election or reelection to the national board as at-large directors: Name Current Position 1. Donna Dasko National Chair 2. Dana Gheorghe Treasurer 3. Michal Harewood National Youth Chair 4. Joan Weinman National Communications Chair Chapter Chairs (who are elected by their local members) are: 5. Charmaine Davidge Newfoundland and Labrador 6. Louise Carbert /Naomi Black (Co-chairs) Nova Scotia 7. Joanna Everitt New Brunswick 8. Raylene Lang-Dion/ Etana Cain (Co-chairs) Ottawa/National Capital Region 9. Lesley Byrne/ Rebecca Scott (Co-chairs) Toronto 10. Monica Lysack Saskatchewan 11. Janet Buckmaster Alberta North 12. Janice Kinch Alberta South 13. Carolyn Jack British Columbia The officers of Equal Voice will be chosen by the directors at the first meeting of directors following the annual general meeting. Voting by Proxy For those who are unable to attend the AGM in person, Equal Voice permits its members to vote by proxy. This allows any member in good standing to authorize another member in good standing who is attending one of the meetings in person to cast their votes for them. Written notification, indicating who you are giving your proxy to, must be submitted to EV at agm@equalvoice.ca no later than Wednesday, October 24 at midnight.. 2
Host Locations St. John s Location: The Provincial Advisory Council on Status of Women 15 Hallett Crescent, Suite 103, St John s, NL Contact Person: Charmaine Davidge Email: cdavidge@nl.rogers.com Telephone: 1-709-754-1082 Local Time: 2:30 4:30 pm Halifax Address: TBD Contact Person: Louise Carbert Email: equalvoicenovascotia@gmail.com Telephone: 902-429-3890 Local Time: 2:00pm 4 p.m. Saint John Location: TBD Contact Person: Joanna Everrit Email: jeveritt@unbsj.ca Tel: 1-506-648-5561 Local Time: 2:00 4:00 p.m. Ottawa Location: Westin Hotel, The Governer General Ballroom Contact Person: Bethany Sutton Email: bsutton@equalvoice.ca Cell: 613-875-2909 Local Time: 1:00 3:00 p.m. EDT Toronto Location: MBA Student Lounge, Ted Rogers School of Management (Ryerson University) 55 Dundas West, Toronto Contacts: Rebecca Scott (RSScott@extendicare.com) Lesley Byrne (Lesley.byrne@sympatico.ca) Tel: 416-617-4993 Local Time: 1:00 3 p.m. EDT 3
Saskatoon: Location: Danielle Chariter, MLA, Constituency Office, 1030 Avenue L South (the corner of 11 th St. West and Avenue L) Contact Person: Monica Lysack Email: Cell: Local Time: 11:00 a.m. 1:00 p.m. Regina: Location: Laura Ross, MLA, Constituency Office, 4519B Rochdate Blvd. (in the strip mall behind Affinity Credit Union / Robyn s) Contact Person: Email: mylsack@sasktel.net Tel: 1-306-529-0861 Local Time: 11:00 a.m. 1:00 p.m. Edmonton Location: Enterprise Square (downtown campus), University of Alberta 2nd floor, Room 2-167 10230 Jasper Avenue Edmonton T5J 4P6 Meter street parking and parking lots in vicinity. Bus and LRT accessible (Bay station). Contact: Janet Buckmaster, EVAN Chapter Chair Email: albertanorth@equalvoice.ca Tel: (780) 472-9052 Local Time: 11 a.m. 1 p.m. Calgary Location: 517 Point MacKay Grove NW, Calgary, AB Contact Person: Janice Kinch, Alberta South Chapter Chair Email: jkinch@ucalgary.ca Telephone: 403-270-2057 Local Time: 11:00 a.m. 1 p.m. Vancouver Address: Vancouver Art Gallery 750 Hornby Street Vancouver ATTENDEES ARE TO MEET AT THE SECURITY DESK AT 09h45AM. Contact: Carolyn Jack Email: carolynpjack@hotmail.com Local time: 10:00 am 12:00 p.m. 4
AGM Agenda Saturday October 27, 2012 at 1 p.m. EDT 1:00 p.m. Registration/Check in with chapters 1:15 p.m. Call to Order 1:18 p.m. Motion to adopt 2009 AGM minutes 1:20 p.m. National Chair's Report Donna Dasko 1:30 p.m. Executive Director s Report Nancy Peckford 1:40 p.m. Presentation of Financial Statements, Auditors Report, and Appointment of 2011-12 Auditors Dana Gheorghe, Treasurer 2:00 p.m. Questions and motions to adopt reports 2:10 p.m. Election of National Directors Monica Lysack, Nominations Chair 2:30 p.m. Chapter chair presentations (3 min maximum per chair) 3:00 p.m. Receptions among some host chapters 5
Assemblée générale annuelle nationale d À voix égales Le samedi 27 octobre 2012 De 13h à 15h, HAE Contexte À voix égales tiendra son assemblée générale annuelle le samedi 27 octobre, de 13 h à 15 h HNE. Pour faciliter la participation à l échelle du pays, la rencontre aura lieu par webconférence. Des emplacements hôtes dans la plupart des provinces où il existe des chapitres d AVE (voir la liste ci-dessous), permettront à nos membres en règle de participer à l AGA par téléconférence ou par webconférence. Les membres en règle sont celles qui ont payé leurs frais d adhésion au cours de l année dernière. Les nouvelles et celles qui renouvellent leur adhésion doivent s être acquittées de leurs frais avant le lundi 22 octobre 2012 à midi HAE. Pendant l assemblée générale, nous vous présenterons notre rapport d activités, nous approuverons les états financiers des années 2010 et 2011, nous déterminerons le nombre de nos administratrices et nous élirons ou réélirons des membres au conseil d administration national d AVE. Frais d adhésion/devenir membre Les frais d adhésion sont de 50$ par année, ou 10$ par année pour les jeunes, les étudiantes et étudiants ou les personnes à faible revenu (sur parole). Nous vous invitons avec enthousiasme à devenir membre ou à renouveler votre adhésion en ligne au http://www.equalvoice.ca/join.htm. Si vous payez en ligne, vous devenez membre immédiatement. Les frais d adhésion sont répartis entre les paliers national et locaux d AVE. Votre chapitre local reçoit 40 % des frais récoltés et le reste sert à défrayer les dépenses encourues pour le site Web, nos programmes et les activités publiques et de sensibilisation d AVE à l échelle nationale. Mises en candidature Notre conseil d administration actuel est composé de 14 membres. Par décision du CA, ce nombre passera à 16 membres, dont sept seront élues pendant la présente AGA. Neuf de ces positions seront occupées par les présidentes des chapitres qui sont élues dans leurs régions respectives. Quatre personnes agissant présentement comme directrices nationales (et qui ne sont pas élues d office ni ne représentent un chapitre) se présentent pour être élues ou réélues au CA. 6
À voix égales recevra avec plaisir toute manifestation d intérêt envers son conseil d administration national. Toutes les personnes élues ou réélues s acquitteront de mandats de deux ans. Si vous souhaitez vous présenter à l un des sept postes d administratrices à notre CA national, veuillez envoyer, avant le lundi 22 octobre à midi HNE, une courte biographie (une page maximum) à notre présidente des mises en candidatures, Monica Lysack, à mlysack@sasktel.net. Voici la liste des directrices actuelles qui se présentent pour être élues ou réélues au conseil d administration: Nom Position Actuelle 1. Donna Dasko présidente nationale 2. Dana Gheorghe trésorière 3. Michal Harewood présidente nationale section jeunesse 4. Joan Weinman présidente nationale communications Présidentes des chapitres (élues dans leurs régions): 5. Charmaine Davidge Terre-Neuve-et-Labrador 6. Louise Carbert /Naomi Black (coprésidentes) Nouvelle-Écosse 7. Joanna Everitt Nouveau-Brunswick 8. Raylene Lang-Dion/ Etana Cain (coprés.) Ottawa/région de la capitale nationale 9. Lesley Byrne/Rebecca Scott (coprésidentes) Toronto 10. Monica Lysack Saskatchewan 11. Janet Buckmaster Nord de l Alberta 12. Janice Kinch Sud de l Alberta 13. Carolyn Jack Colombie-Britannique Les officières d À voix égales seront choisies par les directrices lors de la première réunion du CA consécutive aux élections. Vote par procuration Pour ceux qui ne peuvent se présenter à l'aga, À voix égales permets aux membres de voter par procuration. Ceci permet aux membres en règle d'autoriser une autre membre en règle qui sera présente de voter pour eux. AVE doit recevoir un avis écrit à cet effet à agm@equalvoice.ca, avant minuit le mercredi 24 octobre 2012 HAE. 7
Emplacements hôtes St. John s Adresse: The Provincial Advisory Council on Status of Women 15 Hallett Crescent, Suite 103, St John s, NL Personne-ressource: Charmaine Davidge Courriel: cdavidge@nl.rogers.com Téléphone: 1-709-754-1082 Heure locale: 14h30 16h30 Halifax Adresse: à déterminer Personne-ressource: Louise Carbert Courriel: equalvoicenovascotia@gmail.com Téléphone: 1-902-429-3890 Heure locale: 14h 16h Saint John Adresse: à déterminer Personne-ressource: Joanna Everitt Courriel: jeveritt@unbsj.ca Téléphone:1-506-648-5561 Heure locale: 14h 16h Ottawa Adresse: Westin Hotel, Governer General Ballroom Personne-ressource: Bethany Sutton Courriel: bsutton@equalvoice.ca Cellulaire: 613-875-2909 Heure locale: 13h 15h HNE Toronto Adresse: MBA Student Lounge, Ted Rogers School of Management (Université Ryerson) 55 Dundas ouest, Toronto Personne-ressource: Lesley Byrne, Rebecca Scott Courriel: lesley.byrne@sympatico.ca, RSScott@extendicare.com Heure locale: 13h 15h HNE 8
Edmonton Adresse: Enterprise Square, (Campus centre-ville), Université de l Alberta 2 e étage, salle 2-167 10230 Jasper Avenue Edmonton, T5J 4P6 Espaces de stationnement à proximité. Transport en commun (station Bay). Personne-ressource: Janet Buckmaster, présidente AVE/NA Courriel: albertanorth@equalvoice.ca Téléphone: (780) 472-9052 Heure locale: 11h 13h Saskatoon Adresse : Danielle Chariter, députée, bureau de circonscription, 1030, Avenue L sud (angle de la 11e rue ouest et de l Avenue L) Personne-ressource: Monica Lysack Courriel: mylsack@sasktel.net Téléphone: 1-306-529-0861 Heure locale: 11h 13h Regina Adresse: Laura Ross, députée, bureau de circonscription, 4519B Rochdate Blvd. (dans le mall derrière Affinity Credit Union / Robyn s) Personne-ressource: Monica Lysack Courriel: mylsack@sasktel.net Téléphone: 1-306-529-0861 Heure locale: 11h 13h Calgary Adresse: 517 Point MacKay Grove NW, Calgary, AB Personne-ressource: Janice Kinch, Alberta South Chapter Chair Courriel: jkinch@ucalgary.ca Téléphone: 403-270-2057 Heure locale: 11h 13h Vancouver Adresse: Vancouver Art Gallery 750 Hornby Street, Vancouver RENCONTRE DES PARTICIPANTES AU BUREAU DE LA SÉCURITÉ À 9h45 Personne-ressource: Carolyn Jack Courriel: carolynpjack@hotmail.com Heure locale: 10h 12h 9
Ordre du jour de l AGA Samedi 27 octobre 2012 13h 13h15 Inscription/Prise de contact avec les chapitres Début officiel de l assemblée 13h18 Adoption du procès verbal de 2009 13h20 13h30 13h40 14h 14h10 14h30 15h Rapport de la présidente nationale Donna Dasko Rapport de la directrice générale Nancy Peckford Présentation des états financiers, rapport de vérification et sélection des auditrices pour 2011-2012 Dana Gheorghe, trésorière Questions et adoption des rapports Élection des directrices nationales Monica Lysack, présidente des mises en candidatures Présentations des présidentes de chapitre (3 minutes chacune) Réceptions par les chapitres hôtes 10