Appel à proposition OPTIM'GPEC

Appel à proposition OPTIM'GPEC Programme d'actions collectives GPEC pour les TPE et PME interprofessionnelles interbranches situées en Ile de France 2012 Contact: Angelina MOREIRA Chargée de projet tel : 01 40 08 16 87 Courriel : amoreira@agefos pme.com Consultation du 16/01/2012 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 1 sur 10

SOMMAIRE I Généralités...3 1. Présentation et éléments de contexte...3 2. Présentation de l AGEFOS PME Île de France...3 II Les modalités de réponse à l'appel d'offre...4 1. les modalités fonctionnelles...4 2. Les principes structurants du dispositif...7 3. Les modalitées d'accompagnement...7 III Qualité...7 1. Organisation du projet...8 2. Le pilotage...8 3. Le suivi administratif...8 4. Le cadre de l'appel à proposition...9 5. Le déroulement du projet...9 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 2 sur 10

I GENERALITES 1. Présentation et éléments du contexte Pour l'année 2012,, confirme sa volonté de garantir à ses entreprises adhérentes un soutien à leur développement et de les orienter vers une offre de services adaptée, personnalisée et élargie. C'est pourquoi, souhaite proposer un projet de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences afin de répondre aux attentes des TPE/PME interprofessionnelles et interbranches de la région Ile de France. L'objectif est d'accompagner et de sensibiliser les TPE et PME de l'ile de France à une démarche de GPEC, au travers d'un projet dénommé OPTIM'GPEC. Ce projet est composé d'un diagnostic individuel puis d'un accompagnement collectif et personnalisé. En effet, les actions déjà réalisées par Agefos pme Ile de France confirment une méconnaissance de la GPEC par les responsables d'entreprises et/ou RH des PME/TPE. Les différentes enquêtes qu'agefos pme a menées démontrent l'intérêt porté par ces mêmes entreprises à la mise en place de la GPEC ou à une première appropriation.. Enfin, des formations en GPEC ont été suivies par certaines entreprises, mais celles ci évoquent un manque de temps dans la mise en pratique. Les dirigeants de TPE/PME demandent à ce titre, à être accompagnés. 2. Présentation d'agefos PME Île de France 2.1. AGEFOS PME est, au plan national, le premier organisme collecteur Interprofessionnel et Inter Branches gestionnaire des fonds de la formation professionnelle A travers ses missions de gestion et de conseil pour l'emploi et la formation, AGEFOS PME a développé en 30 ans une doctrine d'intervention au plus près des entreprises et de leurs salariés, grâce à la force de son réseau paritaire et au professionnalisme de ses équipes. Au global, AGEFOS PME est un réseau constitué de : 24 sections régionales, y compris les Départements d'outre Mer, et d'un Siège national. 84 implantations locales. Près de 1 100 collaborateurs. 43 Branches professionnelles 2.2. AGEFOS PME Ile de France AGEFOS PME Ile de France est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME ; Chiffres clés de l AGEFOS +PME Ile de France : Entreprises adhérentes : 44 360 Part des entreprises de 50 salariés : 97 % Nombre de salariés couverts : 700 000 Collecte 2009 : 180 M Financement de formations : 175 M Nombre d actions de formation financées : 120 000 Missions : Dans un cadre interprofessionnel et territorial, assure des missions de gestion et de service formation externe pour le compte de ses entreprises adhérentes : Mission de collecte et de gestion des fonds de formation : 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 3 sur 10

collecte et gère localement le budget formation des PME constitué par : Les contributions des entreprises : le plan de formation, les cotisations professionnalisation ; Les financements des pouvoirs publics : Europe, Etat, Conseil Régional, FPSPP. Mission d accompagnement de projets d entreprises : informe et assiste les entreprises dans les démarches telles que : Le diagnostic des besoins de formation qu ils soient propres à l entreprise ou établis sur un plan collectif (professionnel ou territorial) ; La formalisation et la planification du projet de formation ; L information et le conseil sur l ensemble des aides à la formation et à l embauche ; La mobilisation de financements complémentaires ; L identification des compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet : cahier des charges, appel d offres ; La définition des critères d évaluation des actions de formation. Mission de financement des actions de formation : finance les actions de formation au bénéfice de salariés d entreprises : Dans le cadre du plan de formation de l entreprise ; Dans le cadre de la professionnalisation (contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation, DIF) des actions de tutorat et parcours de la VAE. AGEFOS PME finance des actions au bénéfice des demandeurs d'emploi : Contrat de Sécurisation Professionnelle Préparation Opérationnelle à l' Emploi Organisation territoriale : En région Ile de France, l activité d AGEFOS PME est organisée en 5 délégations : Délégation Territoriale Paris (75) Délégation Territoriale Sud Est Francilien (91, 77) Délégation Territoriale Nord Est Francilien (93, 94, 95) Délégation Territoriale Territoire Ouest Francilien (78, 92) Délégation Régionale TPE II LES MODALITEES DE REPONSE A L APPEL D'OFFRE Afin de clarifier l'expression des besoins ceux ci sont exprimés sous formes d'exigences. Elles mettent en évidence des conditions auxquelles le prestataire doit apporter une réponse précise et argumentée. Ces exigences sont de 2 types : Exigences fonctionnelles (EXF) : compréhension du contexte, du sujet, expérience et compétence de l'équipe dédiée sur le projet, de la qualité organisationnelle et pédagogique proposée. Exigences qualités (EXQ) : qualité pédagogique, garantie du respect de l'engagement de service. Les propositions doivent respecter l'ordre des exigences émises dans l'appel d'offres et y répondre de façon précise et argumentée. 1 Les modalités fonctionnelles 1.1 Objet de la consultation Le présent appel d'offres a pour objet de sélectionner un prestataire dont la mission sera de : concevoir et réaliser un diagnostic en GPEC des entreprises intéressées par le projet élaborer un programme de formations commun aux entreprises et faisant suite au diagnostic GPEC former et accompagner en séquences collectives et individuelles un groupe d'entreprises adhérentes à avec l'appui du chargé de projet et du conseiller AGEFOS PME Ile De France, sur le thème de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 4 sur 10

Cet appel d'offre précise le cahier des charges qui définit les spécifications techniques, juridiques et administratives indispensables pour répondre avec justesse à la présente consultation. 1.2 La méthodologie souhaitée La méthodologie souhaitée doit être rigoureuse, progressive et attractive. La progression de la démarche GPEC est liée à l'engagement des participants à chaque étape. Il s'agit d'une mise en pratique des objectifs définis par le prestataire. Ce projet se déroule sur une année. L'apprentissage est réalisé grâce à une succession et une complémentarité de séquences pédagogiques intégrées dans un projet global et cohérent. L'ensemble se composant en cinq phases majeures : Diagnostic téléphonique (environ 2heures) Formations collectives inter entreprises (2 jours) Accompagnement à distance de l'entreprise (à définir avec le consultant) Suivi des actions individualisées en entreprise par le prestataire et restitution individuelle (2 jours) Restitution globale (environ 2h) Les durées ne sont pas figées. Les différentes propositions seront étudiées. Le rôle des conseillers formation Les conseillers choisiront dans la région 30 entreprises désireuses de s'inscrire dans la démarche. Ils assureront, à terme, le suivi des préconisations et des actions à réaliser par l'entreprise. Dans cet objectif, les conseillers concernés assisteront à la réunion collective interentreprises et veilleront à faciliter la mise en relation de l'entreprise et du consultant. Ils participeront également à la présentation du bilan final. 1/Diagnostic téléphonique Afin de constituer un schéma directeur des actions à entreprendre et de définir des thèmes de formations abordés lors des sessions collectives, le prestataire effectuera un diagnostic téléphonique auprès des 30 entreprises sélectionnées par les conseillers. Ce diagnostic a pour objectif d'établir un état de l'organisation en Ressources Humaines, des pratiques internes, de leur avancement en GPEC et d'identifier les outils existants. d'identifier les forces et faiblesses, les opportunités, les besoins, les axes de développement. D'établir des thèmes de formations communs aux différentes entreprises sélectionnées et abordés lors des formations collectives. La durée de l'entretien téléphonique sera à établir avec le consultant retenu. Il est demandé au prestataire de s'adapter à son interlocuteur, à sa politique et à ses outils internes. EXF 1 : le prestataire doit démontrer la méthodologie utilisée afin d'effectuer ce diagnostic téléphonique. montrer sa capacité à s'adapter à l'environnement de l'entreprise et à coopérer avec le conseiller AGEFOS PME Ile De France. émettre/transmettre un rapport détaillé de l'organisation et des recommandations par entreprise. 2/Formations collectives inter entreprises Lors des différentes actions menées par, la problématique reste, pour l'entreprise, le manque de disponibilité. Afin de palier cette situation, deux salariés seront désignés par l'entreprise dans le but de mener à bien les préconisations du prestataire ce qui évitera les absences. Lors de ces formations collectives, un seul salarié sera formé. Celui ci aura en charge de relayer l'information, de veiller à des échanges constructifs notamment avec les représentants du personnel pour ainsi optimiser la mise en place de la GPEC dans les entreprises. 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 5 sur 10

Les formations collectives regroupant les 30 entreprises seront constituées de 10 personnes maximum laissant une large place à des échanges en face à face et à l'interactivité lors des groupes de travail. Les formations collectives inter entreprises seront réparties sur deux jours, chaque séance se déroulant sur une journée. Lors de ces formations pourront venir en appui, si nécessaire, nos partenaires institutionnels (ARACT, DIRECCTE, Pôle Emploi ) afin d'échanger autour des préoccupations des entreprises. EXF 2 : Le prestataire doit indiquer la méthodologie et l'organisation proposée lors des formations collectives. présenter un calendrier réaliste et les outils qui seront transmis aux entreprises. démontrer que le prestataire dispose de salles permettant d'accueillir les entreprises. 3/Accompagnement à distance de l'entreprise En complément des formations, un accompagnement à distance devra être assuré auprès des entreprises par le prestataire. L'objectif est de répondre très rapidement aux questions émises par l'entreprise, de rassurer et d'aider les personnes en charge de la mise en place des préconisations faites par le prestataire. EXF 3 : Le prestataire doit décrire dans sa proposition la disponibilité minimale et maximale sur laquelle il s'engage pour les différentes modalités à distance. Indiquer la méthodologie. 4/Suivi des actions individualisées en entreprise par le prestataire et restitution individuelle L'accompagnement individualisé en entreprise viendra finaliser le travail mené et réalisé par les deux interlocuteurs (personnes mandatées par l'entreprise). Les deux jours globalement prévus à cet effet, pourront être aménagés selon les disponibilités de l'entreprise. L'objectif est de l'accompagner dans la construction d'une démarche de mise en place de la GPEC. Chaque entreprise bénéficiera à ce titre en fin de parcours d'une restitution individuelle à laquelle participera son conseiller. EXF 4: Le prestataire doit pouvoir indiquer comment s'effectuera l'évaluation et la finalisation de l'action et la restitution individuelle. 5/Restitution globale Une restitution globale sera organisée en fin d'accompagnement, avec l'ensemble des personnes ayant contribué au projet (prestataire, entreprises,.) Le prestataire effectuera une présentation globale des différentes actions réalisées. EXF 5 : le prestataire doit nous soumettre une organisation possible 1.3 Le suivi pédagogique Le prestataire retenu devra fournir toute indication permettant la traçabilité de l'accompagnement par le département Projets et Partenariats AGEFOS PME Ile De France. Le prestataire retenu devra fournir les rapports suivants : le nombre de sollicitations du prestataire (par entreprise et au global) lors de la phase de l'accompagnement à distance type de sollicitation des chargés du projet en entreprise (méthodologie, technique ) Les évaluations initiales et finales (par entreprise et au global) l'analyse de l'intérêt porté sur les thématiques abordées Le descriptif des outils mis en place (créés ou adaptés) EXF 6 : Le prestataire s'engage à fournir des rapports à chaque étape du projet OPTIM GPEC (diagnostic, compte rendu de réunion, accompagnement à distance et individuel) en y apposant les logos du FSE. EXF 7 : Le prestataire s'engage à fournir un exemple de suivi pédagogique Il est à noter que le prestataire retenu peut être amené à fournir des rapports de suivi à la demande. 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 6 sur 10

EXF 8 : le prestataire doit décrire en quoi les contenus et l'accompagnement qu'il propose peuvent être adaptés à chaque entreprise et à son avancée en matière de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. 1.4 La mise en œuvre collective et individuelle Les formations dans le cadre de ce dispositif revêtent une forme collective (formations inter entreprises) et individuelle (diagnostic, accompagnement et formation à distance et in situ). Quel que soit le mode de formation, les apprenants doivent être constamment impliqués et motivés. Si la motivation est constitutive de l'apprentissage, l'inverse est vrai et à chaque fin de séance, il est impératif que l'apprenant ait conscience d'avoir progressé, appris, sous peine de voir sa motivation décroître. EXF 9 Le prestataire doit décrire en quoi son approche pédagogique permet d'entretenir l'implication et la motivation des apprenants 2. Le respect des principes structurants du dispositif EXF 10 Le prestataire doit indiquer en quoi ses prestations proposées peuvent s'adapter aux TPE/PME concernées par le projet et nous fournir des exemples d'actions réalisées. 3. Modalités d'accompagnement EXF 11 : le prestataire doit décrire dans sa proposition les modalités d'accompagnement en individuel et collectif qu'il se propose de mettre en place lors de ce dispositif. Plus particulièrement : Support méthodologique (suivi de progression dans la mise en place des actions) Actions d'implication (suivi, adaptation de l'accompagnement proposé, relance..) Les informations mises à disposition des entreprises : Chaque entreprise doit disposer d'éléments nécessaires au bon déroulement de sa formation et accompagnement. Aussi chaque modalité proposée doit être accompagnée des informations suivantes : descriptif de la réunion et des thématiques qui y seront abordés la date de démarrage La date de fin prévisionnelle La durée prévisionnelle des séances Le rythme et son avancement Les coordonnées du formateur Le support d'accompagnement La nature des intervenants institutionnels experts le cas échéant : DIRECCTE, Pôle Emploi, CRIF EXF 12 : le prestataire s'engage à fournir au client tous les éléments nécessaires au bon déroulement de l'accompagnement afin qu'ils les mettent à disposition des entreprises. Par ailleurs, souhaite proposer un questionnaire d'auto évaluation et des bonnes pratiques de la GPEC. EXF 13 : Le prestataire doit décrire dans sa proposition comment il contribue à la mise en place un questionnaire d'auto évaluation et des bonnes pratiques de la GPEC et fournit des exemples ou projets déjà réalisés. 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 7 sur 10

III QUALITE Cette partie a pour objet de préciser les exigences qualités et les exigences d'engagement. 1. Organisation du projet EXQ 1 : Le prestataire doit décrire l'organisation de l'équipe mise en place sur le projet en précisant : le numéro de déclaration d'activité la description des différents postes et responsabilités des membres de l'équipe projet, Les profils des personnes auxquelles sont attribués les principaux postes. La raison sociale Nom du ou des dirigeants ; Le SIRET L'effectif global de la structure Les secteurs d'intervention et/ou domaines d'activité Le type de norme qualité (NF, OPQF ) EXQ 2 : Le prestataire doit s'engager à assurer une continuité de service dans le cadre de l'équipe mise en place pour le projet. 2. Le pilotage Le suivi de ce projet sera assuré par un chargé de projet Angelina MOREIRA. Ce chargé de projet informera les conseillers du suivi et du déroulement de l'opération afin d'optimiser l'accompagnement des entreprises sélectionnées. Le prestataire désignera un chef de projet. Il s'assurera en permanence du bon déroulement du contrat, du respect de ses engagements, de l'atteinte des objectifs et des échéances. A chaque étape identifiée ci dessus (diagnostic, réunions, accompagnement/formations à distance et in situ), il est demandé au prestataire de faire apparaitre dans le rapport d'avancement, qui sera à transmettre au chargé de projet AGEFOS PME Ile De France, les éléments suivants : Le bilan à chaque étape Les écarts par rapport aux prévisions et les points critiques Le planning mis à jour avec la mise en évidence des modifications Les décisions et les préconisations émises pendant le période considérée (janvier à décembre 2012) La liste des actions à faire pour résoudre les problèmes rencontrés Les indicateurs qualité (évolution.) EXQ 3 : Le prestataire s'engage à respecter le fonctionnement défini ci dessus (rôle des participants, objectifs, documents supports en entrée et sortie ) Il doit également désigner une personne en charge d'effectuer le relais d'information. 3. Le suivi administratif souhaite s'assurer de la qualité et de la fiabilité du suivi administratif. Pour cela, elle souhaite particulièrement contrôler : Les obligations de publicité dans le cadre de notre partenaire financeur La satisfaction des apprenants et des entreprises L'évaluation de la prestation 3.1 Communication et intervention du FSE 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 8 sur 10

Le Fonds Social Européen intervient dans le financement des différentes actions de formations décrites dans cet appel d'offres. Ce financement relève d'une convention bilatérale porté par au titre de l'année 2012. EXQ 4 : Le prestataire retenu s'engagera à mentionner lors de la réponse au présent appel d'offre et de la réalisation des actions de formations que celles ci relèvent d'un cofinancement FSE et par conséquent reporter sur tous les documents afférents les logos et visuels relatifs au FSE. EXQ 5 : Le prestataire doit proposer la liste des indicateurs de qualité qu'il estime les plus pertinents pour mesurer la qualité, le suivi, les plans pédagogiques et organisationnels du dispositif. 4. Cadre de l'appel à proposition 4.1 Présentation de l'offre : La réponse à l'appel d'offres devra présenter les meilleures offres pédagogiques et capacités d'intervention en inter entreprises. La réponse du prestataire devra décrire: Le programme détaillé de l'accompagnement proposé aux entreprises sélectionnées ; Les méthodes pédagogiques utilisées; Les ressources pédagogiques correspondantes (CV et références des formateurs) ; Les modalités d'évaluation en cours de formation ; L'accompagnement à distance Le coût journalier des prestations sous forme de grille tarifaire. 5. Déroulement du projet 5.1 Démarche et calendrier : 16 janvier 2011 Lancement de l appel à propositions 6 février 2012 (16h) Date limite de dépôt de réception des dossiers. 6 février au 13 février 2012 Instruction des réponses à l'appel à propositions par le comité de sélection 13 au 24 février 2012 Audition des organismes de formation par le comité de sélection 27 février 2012 Réunion du comité de sélection des organismes de formation 28 février 2012 Envoi du courrier de notification de sélection 29 février au 3 mars Réunion de cadrage avec le prestataire retenu 5.2 Procédure d'appel du cahier des charges: La réponse à cet appel d'offres devra parvenir à au plus tard 6 février 2012. Toute réponse parvenant au delà de cette date ne sera pas considérée. La réponse sera adressée au format électronique et par courrier sous pli portant la mention " OPTIM GPEC " et libellé au nom de : AGEFOS PME ILE de France A l'attention de Angelina MOREIRA 11, rue Hélène 75 849 Paris cedex 17 Courriel : amoreira@agefos pme.com 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 9 sur 10

Pour toute question ou complément d'information subséquent à cet appel d'offres, vous pouvez contacter Angelina MOREIRA par courriel: amoreira@agefos pme.com ou par téléphone au 01 40 08 16 87 Coût de préparation de l'offre de service Tous les coûts de préparation des offres de service sont à la charge exclusive des prestataires. 5.3 Critères de sélection et traitement des offres parvenues : Toute proposition recevable sera examinée et présentée à la Commission de sélection AGEFOS PME Ile de France, chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes. L'analyse de la réponse sera faite à partir des éléments objectifs, concrets, vérifiables, fournis dans leur dossier AGEFOS PME se réserve le droit d inviter le prestataire de son choix à faire une présentation de son offre de service ou à lui fournir des informations complémentaires. Critères de sélection et traitement des offres parvenues : Les critères de sélection retenus sont : 1) Adéquation de l offre de service en fonction du présent appel d'offre 2) Qualité et précision de l'offre 3) Validité et pragmatisme de la méthodologie et du plan de travail (méthodologie, moyens de suivi..) 4) Calendrier réaliste de réalisation 5) Expérience et qualifications du consultant et de la société conseil 6) Budget et coût d'intervention réalistes L se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l offre de service et s engage à garder confidentielles les offres reçues. L se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien fondé de la décision d. L n est engagée qu après notification écrite adressée au prestataire et acceptation formelle des conditions proposées. 5.4 Convention : A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre celui ci et. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration. Chaque prestataire devra indiquer un chef de projet référent. 5.5 Facturation : Le règlement des factures, sera établi sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation par. Aucun acompte ne sera versé préalablement. règlera les factures correspondantes à des dossiers conformes dans un délai de 45 jours. 11 Rue Hélène 75 017 Paris Page 10 sur 10