L évaluatin L évaluatin externe externe uestins uestins / / répnses répnses Les symbles utilisés dans le texte : 1.1 1.1 Les questins snt classées par thème et snt numértées dans le thème. Face à ce symble, vtre attentin est tut particulièrement attirée sur pint. Face à ce symble, une recmmandatin est frmulée En cliquant sur les caractères de culeur bleue, vus utiliser le lien uand le cde u le décret snt cités, les caractères snt, clrés et le texte est signalé par une duble flèche. 1
LE LE PLAN PLAN I - Les textes relatifs à l évaluatin 1.1 : Les textes II GENERALITES 2.1 : ui peut réaliser l évaluatin externe d un ESSMS? 2.2 : u est-ce que l Anesm? 2.3 : uelle est la lgique de l habilitatin? 2.4 : ue cntient l agrément des rganismes agréés pur l évaluatin externe? 2.5 : uel est le champ de l évaluatin interne et de l évaluatin externe? 2.6 : u est ce que le cahier des charges de l évaluatin externe? 2.7 : ui transmet le rapprt d évaluatin externe à u aux autrités cmpétentes? 2.8 : ue préparer avant de lancer l évaluatin? 2.9 : uel est le cût d une évaluatin externe? 2.10 : Cmment inscrire le cût de l évaluatin externe au budget de l ESSMS? 12.11 : Dans l hypthèse d une entité avec plusieurs activités et plusieurs sites faut- il une u plusieurs évaluatins? 2.12 : uelle différence entre le dcument de mise en cncurrence et le cntrat d engagement? 2.13 : uelles snt les étapes de l évaluatin externe? 2
III- Le calendrier 3.1 : uelle est l bligatin? 3.2 : uel est le calendrier retenu pur la réalisatin des évaluatins externes? 3.3 : uand un ESSMS a bénéficié d un u de plusieurs arrêtés d extensin, quelle date dit n prendre en cmpte pur définir la date de l évaluatin externe? 3.4 : uelle date d arrêté faut t-il retenir pur définir les dates d évaluatin quand la date de l arrêté de créatin et la date de l arrêté d uverture se truvent à cheval entre deux pérides dérgatires? IV Le dcument de mise en cncurrence 4.1 : La mise en cncurrence pur recurir à un rganisme habilité pur la réalisatin de l évaluatin externe est-elle bligatire? 4.2 : Cmment chisir l évaluateur? 4.3 : u est-ce que le dcument de mise en cncurrence? 4.4 : uels snt les éléments cmpsant le dcument de mise en cncurrence? 4.5 : Cmment peut-n rganiser le dcument de mise en cncurrence? 4.6 : Cmment présenter l ESSMS dans le dcument de mise en cncurrence? 4.7 : Peut-n faire état des cntraintes liées à l rganisatin u aux particularités de l ESSMS dans le dcument de mise en cncurrence? 4.8: uelles snt les mdalités de cncertatin à prévir au dcument de mise en cncurrence? 4.9: uelles snt les mdalités de suivi de l évaluatin externe? 4.12 : Dit-t-n prévir un calendrier de travail lrs de l élabratin du dcument de mise en cncurrence? 4.13 : À quels éléments faut-il être attentif lrs de la facturatin demandée par l rganisme habilité? 4.14 : ue prévir pur les mdalités d élabratin et de rendu du rapprt? 4.15 : L évaluatin peut elle être réalisée par un seul évaluateur? 4.16 : uelles snt les qualificatins et les cmpétences à demander aux évaluateurs? 4.17 : Cmment s apprécie la répnse des candidats au dcument de mise en cncurrence? 4.18 : uelle est la cnfidentialité à laquelle est tenu l rganisme habilité? 4.19 : uand y a-t-il cnflit d intérêt pur l rganisme habilité? 3
4.20 : Cmment s assurer du respect des règles déntlgiques par l évaluateur? 4.21 : À qui appartient la prpriété intellectuelle du rapprt d évaluatin externe? 4.22 : Un rganisme habilité et sélectinné peut-il avir recurs à la sus-traitance? 4.23 : L rganisme habilité peut-il mdifier l équipe d évaluateurs initialement prévue? 4.24 : u est ce que le prjet évaluatif? 4.25 : u est ce que le cadre de référence? 4.26 : u est ce que le questinnement évaluatif? V Le cntrat 5.1 : Passer un cntrat avec l évaluateur est il bligatire? 5.2 : uelle est la nature du cntrat? 5.3 : uel est le cntenu du cntrat? 5.4 : ue faire en cas de suspensin u de retrait de l habilitatin de l rganisme au curs de l évaluatin? VI L évaluateur Cette partie regrupe les questins relatives à l évaluateur déjà dévelppées dans les autres thématiques. Les questins nt cnservé leur numértatin d rigine. 4.1 : Cmment chisir l évaluateur? 4.10 : uels snt les dcuments auxquels l évaluateur a accès? 4.11 : uelles snt les cnditins d accès de l évaluateur aux dcuments? 4.15 : L évaluatin peut elle être réalisée par un seul évaluateur? 4.16 : uelles snt les qualificatins et les cmpétences à demander aux évaluateurs? 4.17 : uelle est la cnfidentialité à laquelle est tenu l rganisme habilité? 4.18 : uand y a-t-il cnflit d intérêt? 4.19 : Cmment s assurer du respect des règles déntlgiques par l évaluateur? 4.21 : Un rganisme habilité et sélectinné peut-il avir recurs à la sus-traitance? 4.22 : L rganisme habilité peut-il mdifier l équipe d évaluateurs initialement prévue? 4
4.26 : Cmment s apprécie la répnse des candidats au dcument de mise en cncurrence? VII- Les annexes 7.1 : Règles de cnduite applicables aux rganismes et à leurs équipes intervenant à l ccasin de missins d évaluatin externe - Extrait du dssier d habilitatin - 5
I I - - LES LES TEXTES TEXTES 1.1 1.1 Les textes relatifs à l évaluatin La Li n 2002-2 du 2 janvier 2002 rénvant l'actin sciale et médic-sciale. La Li n 2009-879 du 21 juillet 2009 prtant réfrme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territires. Le Décret n 2007-975 du 15 mai 2007 fixant le cntenu du cahier des charges Pur l évaluatin des activités et de la qualité des prestatins des établissements et services sciaux et médic-sciaux. Le Décret n 2010-1319 du 3 nvembre 2010 relatif aux calendriers des évaluatins et aux mdalités de restitutin des résultats des évaluatins des établissements sciaux et médicsciaux - Cnsulter. Le Décret n 2012-82 du 23 janvier 2012 relatif aux cnditins d exercice de l activité d évaluatin externe des établissements et services sciaux et médic-sciaux par des prestataires établis dans un Etat membre de l Unin eurpéenne u partie à l accrd sur l Espace écnmique eurpéen. Le Décret n 2012-147 du 30 janvier 2012 relatif aux cnditins de prise en cmpte de la certificatin dans le cadre de l évaluatin externe des établissements et services sciaux et médic-sciaux - Cnsulter. Le CAFS, ntamment : L annexe 3-10 fixant le cahier des charges de l évaluatin externe, L article L.312-1 du CASF : "Etablissements et services sciaux et médic-sciaux", L article L.312-8 du CASF : "Evaluatin et systèmes d infrmatin", L article L.313-5 du CASF : renuvellement de l autrisatin et résultats de l évaluatin externe. Le cde des marchés publics. Circulaire n DGCS/SD5C/2011/398 du 21 ctbre 2011relative à l évaluatin des activités et de la qualité des prestatins délivrées dans les établissements et services sciaux et médicsciaux (ESSMS). Dans la rédactin des répnses, il est régulièrement fait référence à l annexe 3-10 du CAFS. Cette annexe fait intégralement partie du décret 2007-975. 6
II II - - GENERALITES GENERALITES 2.1 2.1 ui peut réaliser l évaluatin externe d un ESSMS? Seuls les rganismes habilités par l Anesm peuvent prcéder à l évaluatin externe ESSMS. d un Les rganismes habilités par l Anesm divent également psséder des qualificatins et des cmpétences déterminées par l annexe 3-10 du CASF. La liste des rganismes habilités par l Anesm est publiée au Bulletin fficiel du ministre chargé de l actin sciale (article D 312-201 du CASF). L Anesm publie sur sn site une liste régulièrement mise à jur. Cnsulter le site de l Anesm la liste des rganismes habilités et des prestataires inscrits. Attentin au cnflit d intérêt - Cnsulter ce pint. Lrs de l étude des candidatures et avant la signature du cntrat, assurer vus que l rganisme est tujurs habilité. Pur cela cnsulter la liste mise en ligne sur le site de l 2.2 2.2 u est-ce que l Agence natinale de l évaluatin et de la qualité des établissements et services sciaux et médicsciaux -Anesm? L Anesm a été créée par la li de financement de la sécurité sciale pur 2007. C est un grupement d intérêt public dnt le directeur est nmmé par Décret du Président de la République. L Anesm a été installée en 2007 et succède au Cnseil natinal de l évaluatin sciale et médic-sciale. Les principales missins de l Agence prévues dans la cnventin cnstitutive du GIP du 17 juillet 2007 : Habiliter les rganismes extérieurs qui prcèdent à l évaluatin externe des activités et de la qualité des prestatins des établissements visés par l article L.312.1 et en dresser la liste ; 7
Déterminer les principes fndamentaux garantissant la qualité des prcédures suivies en matière d évaluatin interne et externe en assurant leur articulatin leur cmplémentarité ; Cncevir et expliter un système d infrmatin renseignant d une part la mise en euvre et le suivi des évaluatins dans les établissements et services et d autre part la publicité des habilitatins des rganismes d évaluatin ; Valider, élabrer u actualiser des prcédures, références et recmmandatins de bnnes pratiques prfessinnelles ; Cntribuer à l évaluatin des établissements et services à caractère expérimental ; Prpser aux puvirs publics les évlutins législatives u réglementaires de nature à favriser le dévelppement de la qualité dans le secteur scial et médic-scial». Cnsulter le site de l Anesm. 2.3 2.3 uelle est la lgique de l habilitatin? Vici la répnse de l Anesm «L habilitatin est la mise en œuvre d un dispsitif qui a été prévu par le législateur depuis 2002 et qui répnd sur la bnne fi présumée des rganismes. L habilitatin est ainsi un util de régulatin et de structuratin d un marché qui se met en place dans le cadre de la transpsitin de la directive eurpéenne relative aux services dans le marché intérieur. L Agence mbilisera ses capacités de suspensin et de retrait de l habilitatin pur cela. La première sessin d habilitatin et l btentin de celle-ci est ainsi un pint de départ et nn un pint d arrivée». L Anesm attire l attentin des ESSMS, extrait du site : ATTENTION! Il appartient aux ESSMS de chisir des rganismes habilités prpsant des qualificatins et cmpétences déterminées par l annexe 3-10 du CASF. Ceux-ci figurent sur la liste des rganismes habilités publiée par l Anesm et mise à jur régulièrement. Vir également la questin 2, Cnsulter ce pint. Une des missins de l Anesm est de cntrôler les rganismes habilités mais cette missin s exerce a psteriri. 8
Aussi, les cmmanditaires et la u les autrités ayant délivré l autrisatin peuvent infrmer l agence de tut manquement en matière de méthdlgie d évaluatin, de prductin des résultats et en cas de différents entre l ESSMS et l évaluateur. 2.4 2.4 ue cntient l agrément des rganismes agréés pur l évaluatin externe? L habilitatin délivrée par l Anesm : permet à l rganisme de réaliser l évaluatin externe de l ensemble des établissements et services visés à l article 312-1 du cde de l Actin sciale et des familles, sus réserve du respect des engagements cntenus dans le dssier de demande d habilitatin, est valable sur l ensemble du territire natinal, est dnnée pur une durée indéterminée sauf suspensin u retrait par l Anesm. Attentin, l habilitatin délivrée par l Anesm ne signifie pas que l rganisme habilité est cmpétent - Cnsulter ce pint. En effet, pur être habilité et inscrit sur la liste des rganismes il n y a qu un dssier administratif déclaratif à remplir, et aucune cmpétence particulière n est exigée. Il est seulement demandé aux futurs rganismes habilités de respecter les impératifs du décret 2007-975 du 15 mai 2007 et de sn annexe. Aussi, il appartient à chaque ESSMS de s assurer de la cmpétence des intervenants. Le dcument de mise en cncurrence est un des utils permettant de s en assurer. 2.5 2.5 uel est le champ de l évaluatin interne et de l évaluatin externe? Les champs de l évaluatin externe et de l évaluatin interne snt les mêmes (Annexe 3-10 du CASF, chapitre I, sectin 2, article 2.2) afin d assurer la cmplémentarité des analyses prtées sur un même établissement et de fait, de puvir apprécier les évlutins et les effets des mesures prises pur l améliratin cntinue du service rendu. 9
2.6 2.6 u est ce que le Cahier des charges de l évaluatin externe? Le cahier des charges de l évaluatin externe est définit par le décret 2007-975 du 15 mai 2007 fixant le cahier des charges pur l évaluatin des activités et de la qualité des prestatins en établissements et services sciaux et médic-sciaux. Il fixe les bligatins qui s impsent à l ESSMS et à l rganisme habilité qui va réaliser l évaluatin externe. 2.7 2.7 ui transmet le rapprt d évaluatin externe à u aux autrités cmpétentes? L article D 312-200 du CAFS, prévit que c est le cmmanditaire qui transmet le rapprt d évaluatin externe. Si l autrisatin a été délivrée cnjintement, il faut adresser le rapprt d évaluatin à chaque autrité. Pur rappel, c est le même principe pur l évaluatin interne. Crdnnées de transmissin dans la Smme : Cnseil général : Directin appui et budget Evaluatin externe 1 bulevard du Prt 80026 Amiens Cedex ARS, l'adresse sera précisée ultérieurement PJJ : Directin territriale PJJ L'Arche Vallée des Vignes 49 place d Italie CS59002 80094 Amiens Cedex 3 10
2.8 2.8 ue préparer avant de rechercher un évaluateur? La prcédure d évaluatin est engagée à l initiative de la persnne physique u de la persnne mrale de drit public u de drit privé gestinnaire de l ESSMS (Annexe 3-10 du CAFS,chapitre III, sectin 1, article 1.1). Il est cnseillé de préparer sn entrée dans l évaluatin. 1) Déterminer la date du renuvellement de sn autrisatin -cnsulter ce pint- et de là, élabrer le calendrier de travail et de rendu des rapprts d évaluatin - Cnsulter le pint - Cnsulter " les étapes de l'évaluatin". 2) S assurer de l existence d un certain nmbre de dcuments et les préparer : s assurer de la dispnibilité et de la bnne rganisatin des principaux enregistrements à cnserver et à mettre à dispsitin de l évaluateur, réunir les dcuments à furnir à l évaluateur et/ u en prévir les mdalités d accès, Cnsulter la liste nn exhaustive prévue par l Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, sectin3,article 3.1. annymiser si besin des dssiers individuels. 3) Faire un pint sur le suivi du plan d actin et la dynamique d améliratin cntinue de la qualité préparer ses équipes, les usagers et les partenaires à l évaluatin externe, préparer la cmmunicatin interne. 4) Lister les critères que l n attend d un évaluateur? - Cnsulter ce pint. 5) Préparer le dcument de mise en cncurrence 2.9 2.9 uel est le cût d une évaluatin externe? L Anesm, dans sn rapprt d activité 2010, fait état, à titre indicatif, d un cût myen en EHPAD de 10 000. Le prix d une évaluatin externe varie ntamment en fnctin : de l établissement : sa taille et sn rganisatin (un u plusieurs sites), le nmbre de persnnes accueillies u accmpagnées, le nmbre de prfessinnels et de partenaires, 11
de l équipe d évaluateurs : le nmbre et la qualificatin des membres de l équipe d évaluateurs externes, le nmbre de jurnées d interventin sur place prpsées et le nmbre de jurnées cnsacrées à l analyse et à la rédactin du rapprt. 2.10 2.10 Cmment imputer le cût de l évaluatin externe au budget de l ESSMS? L instructin budgétaire et cmptable M22 du 31 mars 2009 prévit que les frais d évaluatin externes mis en euvre par l EPSMS en applicatin de l article L.312-8 du CASF s enregistrent au cmpte 2013 «frais d évaluatin». Ces frais fnt l bjet d un amrtissement sur une péride qui ne peut excéder cinq ans. Cette instructin budgétaire et cmptable s inspire du plan cmptable général (PCG) et a été rédigée cnfrmément à celui-ci. Or, l article 361-1 du PCG précise que les dépenses engagées à l ccasin d pératins qui cnditinnent l existence u le dévelppement d une entité mais dnt le mntant ne peut être rapprté à des prductins de biens u de services déterminés peuvent être inscrits sit à l actif cmme frais d établissement (cmpte 201) sit au cmpte de résultat (classe 6). L ptin est dnc fferte aux ESSMS de cmptabiliser leurs frais d évaluatin externe : au cmpte 2013, u au cmpte 617 «études et recherches». Attentin : les frais d évaluatin inscrits au cmpte 617 snt enregistrés pur leur mntant ttal au cmpte de résultat de l exercice au curs duquel l évaluatin est réalisée. Ils ne peuvent pas être prvisinnés car ils ne répndent pas à l bjet d une prvisin. Il est recmmandé de cmptabiliser les frais d évaluatin externe au cmpte 2013, de limiter l impact du prix de l évaluatin sur la tarificatin en utilisant l affectatin de résultat lrsque c est pssible. 12
2.11 2.11 Dans l hypthèse d une entité avec plusieurs activités et plusieurs sites faut- il une u plusieurs évaluatins? S il s agit d un rganisme gestinnaire gérant plusieurs établissements Tut ESSMS autrisé est cncerné par la réalisatin des évaluatins prévues à l article L312-8 du CASF. Aussi, chaque établissement autrisé et dispsant d un numér FINESS dit réaliser ses prpres évaluatins. S il s agit d un ESSMS avec un seul numér de FINESS et dispsant de plusieurs sites, il appartient au cmmanditaire de préciser cette particularité dans le dcument de mis en cncurrence. 2.12 2.12 uelle différence entre le dcument de mise en cncurrence et le cntrat d engagement? Le dcument de mise en cncurrence et le cntrat d engagement, même s ils recuvrent des champs identiques, snt deux dcuments distincts. Le dcument de mise en cncurrence pse les attentes du cmmanditaire. Sur la base des répnses apprtées par le candidat retenu, le cntrat précise les engagements réciprques du cmmanditaire et de l rganisme. Pur les établissements publics qui nt recurs à la cmmande publique, l acte d engagement signé par les candidats aura valeur de cntrat. Aussi,il est cnseillé de veiller à ce que l acte d engagement reprenne bien les éléments prévus par l annexe 3-10 du CAFS. 13
2.1 2.1 4 4 uelles snt les étapes de l évaluatin externe ( à titre indicatif)? Actin Délais (1) Intervenant(s) Préparatin Diagnstic initial Mise en place de l instance d évaluatin (2) Infrmatin/cmmunicatin M Gestinnaire /Directin Equipe de directin P R E P A R A T I O N Elabratin du dcument de mise en cncurrence Cnstructin du dssier de dcumentatin Envi/Publicité Analyse des candidatures Chix du prestataire M+1 M+2 M+3 (3) Gestinnaire /Directin Equipe de directin Gestinnaire /Directin Cntrat engagement -------------------------------------- Infrmatin aux parties prenantes -------------------------------------- Elabratin et validatin du prjet d évaluatin et du questinnement évaluatif Gestinnaire /Directin ---------------------------------------- Gestinnaire /Directin ---------------------------------------- Gestinnaire /Directin Evaluateur Instance d évaluatin D E R O U L E M E N T E V A L U A T I O N Recueil et analyse des dcuments Observatin et analyse des pratiques Grupes de travail enquête entretiens Analyse des infrmatins btenues u recueillies et frmalisatin ------------------------------------------- Vérificatin de la chérence Rendu du pré rapprt Rapprt définitif 1 mis 1 mis 1 mis M+7 M+8 Evaluateur/ représentants des usagers/ persnnels/ partenaires Nmbre et cmpsitin seln le u les thèmes traités, On peut dnc, en fnctin de l ESSMS réduire u augmenter cette partie de l évaluatin qui est le cœur du prcessus évaluatin Evaluateur ------------------------------------------ Gestinnaire /Directin Evaluateur Gestinnaire /Directin Instance d évaluatin Parties prenantes Gestinnaire /Directin 14
(1) Les délais prpsés pur chaque étape du schéma ci dessus le snt à titre indicatif et snt à adapter à chaque ESSMS. (2) Instance d évaluatin : la u les instances que l ESSMS a chisi de mettre en place pur le suivi et la validatin des différentes étapes de l évaluatin externe. La u les instances d évaluatin snt différentes d un ESSMS à l autre. Il est recmmandé de décrire ces instances, leur cmpsitin et leur délégatin au dcument de mise en cncurrence. (3) M+3 : pur les ESSMS sumis à la prcédure des marchés publics, il faut allnger le délai d au mins 2 mis. N ubliez pas de faire valider par vs instances de décisins les étapes juridiques de l évaluatin externe cmme la décisin de lancement de la démarche, la validatin de la démarche de mise en cncurrence u du marche public, la sélectin du candidat. 15
III III - - LE LE CALENDRIER CALENDRIER 3.1 3.1 uelle est l bligatin? La li 2002-2 du 2 janvier 2002 institue le principe de l évaluatin. Les ESSMS divent réaliser cmpétentes) : et transmettre à l autrité cmpétente (u aux autrités tris évaluatins internes : une tus les 5 ans à cmpter de la date de l arrêté d autrisatin d uverture, deux évaluatins externes : la première 7 ans après la date de l arrêté d autrisatin d uverture, la secnde 2 ans avant la date de renuvellement de l autrisatin. Le renuvellement de l autrisatin dit intervenir avant la fin de la 15eme année à cmpter de la date de l arrêté d autrisatin d uverture. Le législateur a aménagé ce calendrier initial, seuls les établissements autrisés après la li du 22 juillet 2009 aurnt à réaliser l ensemble des évaluatins pur leur premier renuvellement. 3.2 3.2 uel est le calendrier retenu pur la réalisatin des évaluatins externes? L évaluatin externe a été intrduite par la li n 2002-2 du 2 janvier 2002 rénvant l actin sciale et médic-sciale. Le calendrier initialement prévu a été mdifié par : l article 124 de la li n 2009-879 du 21 juillet 2009 prtant réfrme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territires (dite «HPST»), cdifié à l article 312-8 du cde de l Actin sciale et des familles, le décret d applicatin n 2010-1319 du 3 nvembre 2010 relatif au calendrier des évaluatins et aux mdalités de restitutin des résultats des évaluatins des ESSMS Aussi, tris cas de figure se présentent aujurd hui aux ESSMS (à l exceptin des ESSMS relevant exclusivement de la PJJ) : les ESSMS autrisés et uverts avant le 3/01/2002, dispsitins dérgatires, 16
les ESSMS autrisés et uverts entre le 03/01/2002 et le 21/07/2009, dispsitins dérgatires, les ESSMS autrisés et uverts à cmpter du 21/07/2009, dispsitins de drit cmmun. 1) Les ESSMS autrisés et uverts avant le 3/01/2002 Les ESSMS divent réaliser et transmettre à l autrité cmpétente (u aux autrités cmpétentes) : une évaluatin interne avant 3 janvier 2014, une évaluatin externe avant le 3 janvier 2015, le renuvellement de l autrisatin dit intervenir avant le 3 janvier 2017. 2) Les ESSMS autrisés et uverts entre le 03/01/2002 et le 21/07/2009 Les ESSMS divent réaliser et transmettre à l autrité cmpétente (u aux autrités cmpétentes) : une évaluatin interne avant 12 ans, une évaluatin externe avant 13 ans, le renuvellement de l autrisatin dit intervenir avant la fin de la 15eme année. 3) Les ESSMS autrisés et uverts à cmpter du 21/07/2009, drit cmmun article L. 312-8 et D.312-205 du CAFS Les ESSMS divent réaliser et transmettre à l autrité cmpétente (u aux autrités cmpétentes) : tris évaluatins internes : une tus les 5 ans à cmpter de la date de l arrêté d autrisatin d uverture, deux évaluatins externes : la première 7 ans après la date de l arrêté d autrisatin d uverture, le renuvellement de l autrisatin dit intervenir avant la fin de la 15eme année à cmpter de la date de l arrêté d autrisatin d uverture. 3.3 3.3 uand un ESSMS a bénéficié d un u de plusieurs arrêtés d extensin, quelle date dit n prendre en cmpte pur définir la date de l évaluatin externe? La date à prendre en cmpte est celle l autrisatin initiale, celle qui a créé l établissement, s il y a eu des arrêtés d extensin, il ne faut pas en tenir cmpte. 17
3.4 3.4 uelle date d arrêté faut t-il retenir pur définir les dates d évaluatin quand la date de l arrêté de créatin et la date de l arrêté d uverture se truvent à cheval entre deux pérides dérgatires? La date à prendre en cmpte est celle de l arrêté d uverture. Deux situatins snt alrs envisageables : 1) Sit l ESSMS dispse d un arrêté de créatin antérieur au 2 janvier 2002 et d un arrêté d uverture délivré entre le 3 janvier 2002 et le 21 juillet 2009, il dit alrs réaliser : une évaluatin interne à 12 ans, une évaluatin externe à 13 ans, le renuvellement interviendra avant la fin de la 15eme année. 2) Sit l ESSMS dispse d un arrêté de créatin intervenant entre le au 3 janvier 2002 et le 21 juillet 2009 et d un arrêté d uverture pstérieur au 21 juillet 2009, il est alrs dans le drit cmmun et dit réaliser : tris évaluatins internes, deux évaluatins externes, le renuvellement interviendra avant la fin de la 15eme année. 18
IV IV - - Le Le dcument dcument de de mise mise en en cncurrence cncurrence 4.1 4.1 La mise en cncurrence pur recurir à un rganisme habilité pur la réalisatin de l évaluatin externe est-elle bligatire? La mise en cncurrence afin de sélectinner un «Evaluateur» est une bligatin réglementaire prévue par l article 1.2, sectin 1, chapitre 3 de l annexe 3-10 du CASF. «la sélectin de l rganisme habilité est réalisée dans le cadre habituel des prcédures de mise en cncurrence et pur les établissements publics dans le respect du cde des marchés publics.» Les établissements publics réalisent la mise en cncurrence dans le respect du cde des marchés publics. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, sectin1, article 1.2). Il est recmmandé, de mettre en cncurrence aux mins 3 candidats. 4.2 4.2 Cmment chisir l évaluateur? L ESSMS dit sélectinner l évaluateur parmi les rganismes habilités par l Anesm. Après mise ne cncurrence, l ESSMS dit retenir le candidat qui répnd au mieux aux critères de cmpétence énncés dans le cahier des charges fixé par décret n 2007-975 du 15 mai 2007. La mise en cncurrence, destinée à sélectinner un «Evaluateur», est une bligatin réglementaire prévue par l Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, sectin1, article 1.2. Les établissements publics réalisent la mise en cncurrence dans le respect du cde des marchés publics. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, sectin1, article 1.2). 19
4.3 4.3 u est-ce que le dcument de mise en cncurrence? Le dcument de mise en cncurrence définit le cadre général de l évaluatin, il est le fndement de la relatin cntractuelle entre le cmmanditaire et l évaluateur (Annexe 3.10, chapitre III, sectin2, art. 2.1). Il permet de dnner aux rganismes habilités une infrmatin cmplète sur l ESSMS à évaluer, relative à : sn cntexte, aux enjeux de l'évaluatin, en précisant ntamment ce que l ESSMS : attend de l évaluatin externe, cmment il entend prcéder, en dnnant les pints d appui (prtes d entrée) à utiliser pur prter une appréciatin glbale et répndre aux bjectifs fixés par les textes, aux éléments de répnse attendus relatifs, ntamment, à la cmpétence des intervenant et à la méthdlgie dévelppée. 4.4 4.4 uels snt les éléments cmpsant le dcument de mise en cncurrence? Les éléments cmpsant le dcument de mise en cncurrence snt définis de façn nn exhaustive par l annexe 3-10 du CAFS et ntamment l article 2.1 de la sectin 2 du chapitre 3. «Le dcument de mise en cncurrence définit le cadre général de l évaluatin ; il est le fndement de la relatin cntractuelle entre le cmmanditaire et l évaluateur. Il cntient ntamment les éléments suivants : 1) La présentatin de l établissement u du service ; 2) L articulatin avec le prjet de l établissement u service, l évaluatin interne et les démarches frmalisées visant à amélirer le service rendu ; 3) Les premiers éléments permettant de frmuler des hypthèses et les premières questins susceptibles d être psées ; 4) Les mdalités de cncertatin à prévir lrs des phases initiales de l évaluatin ; 5) Les mdalités de suivi de l évaluatin externe ; 6) Le cntexte et les éventuelles cntraintes liées à l rganisatin u aux particularités des activités ; 20
7) Les cnditins d accès à l infrmatin et aux dcuments dispnibles ; 8) Les mdalités cncrètes d élabratin et de rendu du rapprt ; 9) Le temps nécessaire et le calendrier ; 10) Les mdalités de facturatin». On peut également y faire figurer, ntamment, les exigences relatives aux candidats. 4.5 4.5 Cmment peut-n rganiser le dcument de mise en cncurrence? A partir des éléments du cahier des charges et ntamment de la sectin 2 du chapitre 3 de l annexe 3-10 du CASF, n peut prpser la structuratin du dcument de mise en cncurrence en tris parties : 1) Présenter l établissement, afin de permettre au candidat d identifier et de psitinner l établissement dans la démarche évaluative identifier l ESSMS, Cnsulter ce pint. décrire le Cadre général de l évaluatin externe en présentant : les éléments de cntexte - Cnsulter ce pint, les hypthèses et les premières questins susceptibles d être psées - Cnsulter ce pint. 2) Expser les principes méthdlgiques et les éléments de répnse attendus cela permet au cmmanditaire d exprimer ses attentes méthdlgiques et de cmparer les différentes ffres préciser les mdalités suhaitées de piltage de l évaluatin externe et d implicatin des parties prenantes, les mdalités de cncertatin à prévir lrs des phases initiales de l évaluatin - Cnsulter ce pint, les mdalités de suivi de l évaluatin externe - Cnsulter ce pint. définir les cnditins de mise en œuvre de l évaluatin externe ntamment : le cntexte et les éventuelles cntraintes liées à l rganisatin u aux particularités des activités - Cnsulter ce pint, les cnditins d accès à l infrmatin et aux dcuments dispnibles - Cnsulter ce pint, le temps nécessaire et le calendrier - Cnsulter ce pint, 21
les mdalités de facturatin - Cnsulter ce pint. les mdalités de finalisatin de l évaluatin externe les mdalités cncrètes d élabratin et de rendu du rapprt - Cnsulter ce pint. 3) Préciser les qualités attendues de l évaluateur et ses bligatins afin de permettre au cmmanditaire de s assurer des cmpétences et de la déntlgie des candidats. Cnsulter la questin relative aux qualificatins de l'évaluateur. 4.6 4.6 Cmment présenter l ESSMS dans le dcument de mise en cncurrence? Les éléments de présentatin de l ESSMS qui vnt figurer au dcument de mise en cncurrence divent permettre au candidat : d identifier la nature de l ESSMS, de dispser d éléments de cntexte permettant de situer l ESSMS dans le «cadre général de l évaluatin externe». 1. La présentatin de l établissement est un élément du dcument de mise en cncurrence prévu par l Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, sectin2, article 2. Pur présenter sn établissement et permettre au candidat d en identifier la nature, le cmmanditaire purra faire figurer ntamment les infrmatins suivantes : nm de l établissement, sn adresse, ses crdnnées téléphniques et électrniques, le nm du directeur et si besin le nm de la u des persnne(s) à cntacter pur plus d infrmatin cncernant le prjet, le numér FINESS de la structure, la date de créatin et celle d uverture, le type d établissement, la capacité d accueil, les dates clés de l histire de la structure et/ u de l rganisme gestinnaire, le cadre législatif et réglementaire qui encadre les missins, Afin de ne pas alurdir la présentatin, il est pssible de jindre des dcuments dans une annexe. 22