DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel MANUEL DE L USAGER 2012 TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 1
ACCORD POUR LE LOGICIEL DSA LA VENTE DE CE PROGRAMME EST CONDITIONNELLE AU RESPECT PAR L ACQUÉREUR AUX CONDITIONS ÉNONCÉES CI-DESSOUS. LISEZ ATTENTIVEMENT LE PRÉSENT ACCORD. EN OUVRANT CE PAQUET, L ACQUEREUR RECONNAIT QU IL A PRIS CONNAISSANCE DE CES CONDITIONS ET QU IL ACCEPTE D ETRE LIÉ PAR ELLES. A. En contrepartie du paiement par le client du prix du programme sur CD du Logiciel Dossier- Suivi/Agenda et de son manuel, MICRONOMIE INC. accorde à l acquéreur l autorisation non exclusive et non transférable d utiliser le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda sur un ordinateur compatible. B. L autorisation ne vaut que pour l utilisation sur une seule machine. C. L acquéreur ne peut reproduire le programme qu aux fins de copies de sauvegarde et pour l utilisation du programme sur une seule machine. D. Il est interdit de fournir le programme pour fin d utilisation sur un réseau d ordinateur public ou privé. E. Il est interdit de vendre ou de céder une copie de ce programme à un tiers, qu il s agisse d une personne physique ou morale. F. L acquéreur reconnaît que le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda, et les documents connexes sont des secrets commerciaux et des marques déposées de MICRONOMIE INC., et qu ils sont protégés par les droits civils et criminels, y compris par la loi concernant le droit d auteur. G. Il est interdit à l acquéreur de fournir à un tiers, une copie du Logiciel Dossier-Suivi/Agenda ou des documents connexes, même en parties. H. Le présent accord ne confère à l acquéreur aucun droit de propriété sur un programme Logiciel Dossier-Suivi/Agenda. I. L acquéreur reconnaît et convient également qu il ne créera ni ne tentera de créer, par programmation inverse, modification ou par un autre procédé, le programme source ou une partie de celui-ci à partir du programme objet Logiciel Dossier-Suivi/Agenda ou à partir de renseignements qu il obtient dans le cadre du présent accord ou autrement. J. La violation par l acquéreur d une condition ou modalité stipulée au présent accord emporte résiliation de l accord. L acquéreur convient, dès la résiliation, de détruire le programme et tous documents connexes. LES RENSEIGNEMENTS COMPRIS DANS LES PRÉSENTES, AINSI QUE LE CONTENU DU PROGRAMME LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA PEUVENT ETRE MODIFIES SANS PREAVIS. CES RENSEIGNEMENTS N ENGAGENT PAS MICRONOMIE INC. D AUCUNE FAÇON. MICRONOMIE INC. 2
GARANTIE RESTREINTE MICRONOMIE INC. est exonérée de toute responsabilité envers l acquéreur ou un tiers au titre des obligations, pertes ou préjudices découlant du produit. Est notamment exclue la responsabilité au titre de préjudices indirects, tels que l interruption de service, la perte d achalandage et les bénéfices non réalisés, découlant de l utilisation ou du fonctionnement du produit. La vente et l utilisation du produit ne font l objet d aucune garantie, sous réserve du remplacement, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de la vente, du produit comportant un vice de fabrication, d étiquetage ou d emballage. CETTE GARANTIE EST UNE GARANTIE RESTREINTE. MICRONOMIE INC. NE DONNE QUE CETTE GARANTIE ET EXCLUT EXPRESSÉMENT LES GARANTIES RELATIVES À LA QUALITÉ MARCHANDE ET A L ADAPTATION A UNE UTILISATION DONNÉE. MICRONOMIE INC. 3
BIENVENUE Nous sommes heureux que vous ayez choisi le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda Visuel afin de faciliter vos tâches de planifications. Grâce à ce nouveau logiciel, les pertes de temps et d informations n ont plus raison d être. Il pourra vous aider à suivre les dossiers de vos clients, de vos prospects, de vos agents, et ce, avec une facilité surprenante. Suite aux différentes propositions apportées par les utilisateurs ainsi qu à notre désir de demeurer parmi les meilleurs sur le marché, nous avons su apporter au logiciel les modifications nécessaires afin de satisfaire l acquéreur. Nous sommes ouverts à tout commentaire permettant d améliorer notre produit et de plus, nous offrons différents services vous permettant d optimiser l utilisation du logiciel tel que la formation sur mesure, le support technique et le développement sur mesure qui sont très appréciés par les utilisateurs. De par notre conscience professionnelle, nous avons le souci de vous offrir un produit de haute qualité. Pour plus d informations n hésitez pas à communiquer avec nous. Il nous fera plaisir de vous répondre. Bien à vous, Jean-Yves Thibault Président MICRONOMIE INC. 4
PRÉFACE Plusieurs heures de travail ont été nécessaires à la réalisation de ce produit. Si des erreurs se sont glissées au niveau du logiciel ou du manuel de l usager, laissez-nous le savoir le plutôt possible. Nous vous en serons très reconnaissants et nous nous empresserons de vous faire parvenir la correction. Nous travaillons constamment à l amélioration de notre produit. De ce fait, nous émettons périodiquement de nouvelles versions concernant le logiciel et la documentation s y rattachant. Afin d être avisé de ces nouvelles versions, veuillez nous retourner la fiche d enregistrement dûment remplie le plutôt possible. De plus, afin que vous retiriez la plus grande satisfaction du logiciel, nous vous conseillons de vous abonner au PROGRAMME DE SUPPORT TÉLÉPHONIQUE. Ce programme est renouvelable à chaque année et comprend la plus récente version du logiciel. MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 5
TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION 13 1.1 Description du produit 13 1.2 Site Internet www.micronomie.com 14 1.3 Manuel de l usager du DSA 14 1.4 Sommaire du DSA 14 1.5 Tutoriel du DSA 14 1.6 Gérer les Ventes 14 1.7 Diagramme de fonctionnement 15 1.8 Diagramme des données 16 1.9 Nomenclature et touches de navigation 17 1.10 Touches Alt (Alternatives) 18 1.11 Touches Ctrl (Contrôle) 20 1.12 Touches Shift (Majuscules) 21 1.13 Installation 21 2. FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL 22 2.1 Comment démarrer le logiciel 22 2.2 Comment quitter le DSA 23 3. L ÉCRAN DU DSA 24 3.1 Ligne de Titre 24 3.2 Barre de Menus : Fichier, Édite... 24 3.3 Barre de Contrôle : Inscrit, Ajout... 25 3.4 Barre de Calendriers 27 3.4.1 Zone de Calendrier 27 3.4.2 Calendrier 27 3.5 Fenêtre ouvrir 28 3.6 Barre d'actions 29 3.7 Barre Fiche/Liste 30 3.7.1 Écran Fiche 30 3.7.1.1 Zones d Options 30 3.7.1.1.1 Zone d option : 1-Description, 3-Téléphone, 4 30 3.7.1.1.2 Zone d options : 2-Suivi 30 3.7.1.1.3 Zone d Options : A-Agenda 30 3.7.1.2 Zone de Référence du dossier actif (ou Fiche) 32 3.7.2 Écran Liste 32 3.8 Barre d Écrans : A-Agenda, 1-Dossier, 2-Suivi,... 33 3.8.1 Écrans de Détails 33 3.8.2 Contrôles des écrans de Détails 33 3.9 Barre de Statut 34 4. TROUVER UN DOSSIER 35 4.1 La loupe (Recherche précise et imprécise) 35 4.2 Le lien 35 4.3 Les listes 36 4.3.1 Liste sur Écran 36 4.3.2 Liste sur Tableau 37 4.4 Le filtre 37 MICRONOMIE INC. 6
5. Les écrans de DSA 40 5.1 A-Agenda 41 5.1.1 L'Agenda en général 41 5.1.2 La modification pour l Agenda et le Suivi 44 5.1.2.1 Imprimé un Suivi 46 5.2 Dossier 48 5.2.1 Les champs dans la zone de référence : 49 5.2.2 Les champs de la page 1-Général de l'écran 1-Description : 50 5.2.3 Modifier le nom des champs «Modifiables» 52 5.2.4 Choix dans les champs Modifiables 53 5.2.5 Les champs de la page 2-Autre de l'écran 1-Description : 53 5.2.5.1 Modifier le nom des champs «A» Autres 54 5.2.5.2 Modifier la structure des champs de la table Description (Per) 55 5.2.6 Les champs de la page 3-Administration de l'écran 1-Description 55 5.2.7 Les champs de la page 4-Sommaire de l'écran 1-Description 55 5.2.7.1 Sommaire 55 5.2.7.2 Choisir Page 4 56 5.2.7.3 Activer Page 4 par défaut 56 5.3 Suivi 57 5.3.1 Écran Suivi 57 5.3.2 La modification pour le Suivi 59 5.3.3 Touches de raccourci dans l Agenda et le Suivi 59 5.3.4 Abréviations et Fonctions dans l Agenda et dans le Suivi. 60 5.3.5 Champ Note dans un Suivi. 61 5.4 Téléphones 62 5.4.1 Touche de raccourci: 64 5.4.2 E-mail (courriel, adresse de messagerie électronique) 64 5.4.2.1 Inscription 64 5.4.2.2 Utilisation 64 Adresse 66 5.4.3 Touche de raccourci: 67 5.5 Sujet d intérêt 68 5.5.1 Touche de raccourci: 69 5.5.2 Web 70 5.5.2.1 Enregistrement 70 5.5.2.2 Utilisation 70 5.5.3 Calcul des montants d'argents des sujets (Sur mesure) 71 5.5.4 Générer Sujet: Code Postal, Facturation/Année (Sur mesure) 71 5.5.4.1 Sommaire 71 5.5.4.2 Ajout du programme "GensToFa.prg" 71 5.5.4.3 Exécution du programme: 71 5.6 Document 72 5.6.1 Touche de raccourci: 73 5.6.2 Extensions dans Documents 73 6. MENU FICHIER 75 6.1 Ouvrir 75 6.1.1 DSAV 76 6.1.2 Codes 76 6.1.3 Type/Code 78 6.1.4 Types de codes : 81 6.1.5 Régions 83 6.1.6 Variables Utilisateurs 84 6.1.6.1 Liste 84 MICRONOMIE INC. 7
6.1.6.2 1- Description 85 6.1.6.3 A- Agenda 86 6.1.6.4 2- Suivi 87 6.1.6.5 3- Téléphone 88 6.1.6.6 4- Adresse 88 6.1.6.7 5- Sujet 89 6.1.6.8 6- Documents 89 6.1.6.9 7- Service 90 6.1.6.10 Rapports 91 6.1.6.10.1 Rapport AGENDA 91 6.1.6.10.2 Rapport DOSSIER 92 6.1.6.11 8-Factures 92 6.1.6.12 Duplique 93 6.1.6.13 Divers 94 6.1.6.14 Module 2 Avantage 95 6.1.6.15 Module Éditions Juridique 96 6.1.6.16 Options 97 6.1.7 Variables Système 98 6.1.7.1 Liste 98 6.1.7.2 Général 99 6.1.7.3 Description 100 6.1.7.4 A-Agenda 101 6.1.7.5 3-Téléphone 103 6.1.7.6 4-Adresse 104 6.1.7.7 5-Sujet 105 6.1.7.8 6-Documents 105 6.1.7.9 Rapports 105 6.1.7.10 Duplique 105 6.1.7.11 Module 106 6.1.7.12 Module 2-Avantage 107 6.1.7.13 Import ACT 108 6.1.7.14 Module 7-Global 109 6.2 Fermer 110 6.3 Mise en page 110 6.4 Apperçu avant impression 110 6.5 Impression 110 6.6 Email 110 6.7 PDF 111 6.8 Sortie 111 7. MENU MODIFIER 112 7.1 Dupliquer 114 7.1.1 L écran 114 7.1.2 Le calcul des dates de rappel 117 7.1.2.1 Date de Départ/Fin dans activité: 117 7.1.2.2 Calcul des SEMAINES DE TRAVAIL: 117 7.1.2.3 Calcul des CONGÉS: 118 7.1.2.4 Date de DÉBUT: 118 7.2 Capture du CRIQ 120 7.3 Capture de Les Affaires.com 120 7.4 Transfert de Dossier à Dossier 120 7.5 Afficher les items supprimés 121 7.6 Rappeler un Dossier Supprimé 122 MICRONOMIE INC. 8
8. MENU Favoris 123 8.1 Ajouter aux Favoris 123 8.2 Administration des Favoris 123 8.3 Atteindre un dossier dans Favoris 124 9. MENU Options 125 9.1 Suivi de Contrôle 125 9.1.1 Codes des suivis 126 9.2 Affiche Activité / Note (Agenda et Suivi) 127 9.3 Enregistre Auto 127 9.4 Résultat des Suivis 127 9.5 Chronomètre Automatique 128 10. MENU Outils 129 10.1 Liste des Utilisateurs 130 10.1.1 Niveau d'accès 130 10.1.2 Initialiser les ressources 131 10.2 Statut des Utilisateurs 131 10.3 Groupes d utilisateurs 131 10.4 Droits des Utilisateurs des écrans 132 10.5 Ouvrir Session 133 10.6 Bases de données 133 10.6.1 Maintenance des tables 133 10.6.2 Réparation des tables 134 10.7 Suivi des activités 134 10.8 Suivi des erreurs 135 10.9 Verrouillage du système 135 10.10 Statistiques 136 10.11 Impression de l'écran 136 10.12 Sauvegarde des données 136 10.12.1 Sauvegarde de données 137 10.12.2 Restauration de la sauvegarde 138 10.13 Options 138 10.14 Administration 139 10.14.1 Paramètres 140 10.14.1.1 Structure de la Table description 140 10.14.1.2 Variables Systèmes 140 10.14.1.3 Variables Usagers 140 10.14.1.4 Divers 140 10.14.2 Réindexation 140 10.14.3 Épuration 140 10.14.4 Normalise Sujets 140 10.14.5 Enlève en groupe 141 10.14.6 Ajoute Sujet 143 10.14.7 Remplace champs 143 10.14.8 Normaliser Responsables et Codes Responsables 144 10.14.9 Importation 145 10.14.9.1 A. DSAW (Windows) 145 10.14.9.2 B. Avantage 148 10.14.9.3 LCM (Logiciel de Comptabilité MKS) 152 10.14.9.4 CRIQ: 153 10.14.9.5 dbase III DBF 153 10.14.9.5.1 Règles importantes: 154 MICRONOMIE INC. 9
10.14.9.5.2 Sur l'écran: 154 10.14.9.5.3 Intégrer au Dossier si même 155 10.14.9.5.4 Convertir à page code 155 10.14.9.6 "Tab delimited" (.txt) 156 10.14.9.6.1 Sur l'écran: 157 10.14.9.7 Excel (Imp_DSA.XLS) 158 10.14.10 Exportation 158 10.15 Gestion de programmes 161 10.16 Commandes directes VFP9 161 10.17 Commandes directes DSAV 161 10.18 Accès au DOS 162 11. MENU RAPPORT 163 11.1 Champs et boutons communs 163 11.2 A- Fiche Dossier 166 11.3 B- Étiquettes 168 11.4 C- Enveloppes 168 11.5 D- Dossiers par responsable 169 11.6 E- Dossiers par catégorie 170 11.7 F- Dossiers par sujet 171 11.8 G- Dossiers par Source 172 11.9 H- Agenda 173 11.9.1 Statistiques 174 11.10 K- Ouvrir Document ou Fichier 175 11.11 L- Fusion Document Cible (principal) 175 11.12 M- Fusion document formulaire 175 11.13 N- Fusion source de données (export) 175 11.14 Y- Autres rapports 175 11.14.1 Dossier par A- Modifiable 1, B- Modifiable 2 ou C- Modifiable 3 177 11.14.2 D- Dossier par ville 179 11.14.3 E- Dossier par province 180 11.14.4 F- Liste d adresses 181 11.14.5 G- Liste des codes 183 11.14.6 H- Liste des sujets 184 12. MENU AUTRE (OU ALT+U) 185 12.1 Téléphone 186 12.1.1 Avec Windows 3.1 et Windows NT 186 12.1.2 Avec Windows 95/98/XP 187 12.2 Ouvrir un fichier 188 12.3 Rapport A-Fiche Dossier 188 12.4 Macro (ou Shift+F10) 188 12.5 Copier Numéro Comptable 189 12.6 Menu des boutons de la Barre d Actions 189 12.6.1 Rapport A-Fiche Dossier (Ctrl+I) 189 12.6.2 Modifier Suivi (Alt+F1) 189 12.6.3 Nouveau Suivi (Alt+F2) 189 12.6.4 Nouveau Document (Alt+F3) 190 12.6.5 Nouveau Document Cible (Ctrl+L) 190 12.6.6 Nouveau Document Formulaire (Ctrl+M) 190 12.6.7 Nouveau Document Courriel (Alt+F5) 190 12.6.8 Nouveau Doc. Fax (Fusion Doc. Formulaire) (Alt+F6) 190 12.6.9 Nouveau Doc. Scanneur (Alt+F7) 190 MICRONOMIE INC. 10
12.6.10 Ouvrir le site Web (Sujet Web) (Alt+F9) 190 12.6.11 Copier Email (Alt+F10) 190 12.6.12 Nouveau Email (Sujet Email) (Alt+F11) 190 12.6.13 Filtre dossiers recevables 190 12.7 Fichiers des différents Types de Document 191 12.7.1 Document Cible (principal)) 191 12.7.2 Document Formulaires (principal) 191 12.7.3 Mémos 192 12.7.4 Procédures 192 12.7.5 Étiquettes (LBL, LBX) 192 12.7.6 Liens 193 12.7.7 Programmes (PRG) 193 12.7.8 Rapports (FRM,FRX) 193 12.7.9 Rapports personnalisés 194 12.7.10 Variables 194 12.8 Gestion des Emails 195 12.9 WEB 195 12.9.1 WEB Gestion 195 12.9.2 Utiliser l adresse WEB 195 13. MENU fenêtre 197 14. MENU? (Aide) 198 14.1 Contenu 198 14.2 Recherche de l aide sur 198 14.3 Sommaire DSA 199 14.4 Manuel de l Usager 199 14.5 Tutoriel 199 14.6 Gérer les Ventes 199 14.7 Liste des procédures 199 14.8 Liste des Révisions 199 14.9 Site de Micronomie 199 14.10 Mise à jour de l application 200 14.11 Assistance CrossLoop 200 14.12 Installer des Outils complémentaires 200 14.12.1 Click Yes 200 14.12.2 CrossLoop 200 14.12.3 Acrobat Reader 200 14.12.4 Total Commander 200 14.13 A propos de DSA 201 14.13.1 Info Système 201 15. FONCTIONS DU SYSTEME 202 15.1 Suivi par priorité 202 15.2 Autres critères 204 15.3 Sujets multiples 206 15.4 Génération de suivis 208 15.5 Fusion à partir de WORD 208 15.6 Envoi de FAX 209 15.7 Envoi de messagerie électronique 209 15.8 Gestion de programmes 209 15.9 Générateur d étiquettes 210 15.10 Générateur de rapports 211 MICRONOMIE INC. 11
15.11 Validation et listes de choix possibles 212 15.12 Couleurs 213 16. AIDE INTERACTIVE 214 17. GESTION DE LA SÉCURITÉ 214 18. MODULES SUR MESURE 215 18.1 DSA-AVANTAGE (Les Logiciels de comptabilité Avantage) 216 18.2 DSA-LCM GLOBAL (Logiciel de Comptabilité) 216 19. INSTALLATION DU SYSTEME 217 19.1 Installation du système 217 19.2 Revision du DSA à partir de l Internet 217 20. ANNEXE 1 EXEMPLES DES RAPPORTS 218 20.1 Fiche dossier 218 20.2 Étiquettes 219 20.3 Liste des Dossiers par Responsable 220 20.4 Liste des Dossiers par Catégorie 220 20.5 Liste des Dossiers par Sujet 220 20.6 Agenda par Dossier 221 20.7 Agenda par Émetteur 222 20.8 Agenda par Destinataire 223 20.9 Statistiques des résultats (avec le rapport Agenda) 224 20.10 Suivis/Agenda Financier 225 20.11 Document 226 20.12 Fusion document cible (principal) 227 20.13 Fusion document formulaire (principal) 228 20.14 Dossier par modifiable 1, 2 ou 3 229 20.15 Dossier par ville 229 20.16 Liste des sujets 230 20.17 Liste des Codes Suggérés 231 21. ANNEXE 2 : STRUCTURE DES BASES DE DONNÉES 233 21.1 Personne (Dossier) 233 21.2 Suivi 234 21.3 Téléphone 235 21.4 Adresse 235 21.5 Sujet 236 21.6 Correspo (Document) 236 21.7 Code 237 21.8 DSA2EXP (export vers dbase III, Word, Excel, WinfaxPro) 238 21.9 DB32DSA (import de dbase III, Tab) 241 21.10 LISTE DES CHAMPS FUSIONNABLES 245 MICRONOMIE INC. 12
1. INTRODUCTION 1.1 Description du produit Le logiciel DSA (Dossier-Suivi/Agenda) est votre outil indispensable pour gérer le suivi des prospects, clients, employés, fournisseurs, projets, dossiers, etc. Il comprend plusieurs bases de données en relation. La base DOSSIER regroupe l information sur les dossiers et personnes avec qui vous êtes en contact. La base TELEPHONE permet de gérer tous les numéros de téléphone ainsi que les courriels d un dossier : travail, résidence, cellulaire, télécopieur (fax), modem, pagette, etc. La base ADRESSE traite les adresses des dossiers : travail, résidence, facturation, livraison, chalet, etc. La base SUJET permet d affecter des groupes et sujets d intérêts ou descripteurs aux dossiers. Il pourrait s agir des produits ou services qui intéressent le client, d équipements qu il possède, de cours, d assurances, de contrats, etc. La base SUIVI/AGENDA est le cœur du système. Elle regroupe les informations suivantes : Complété (Non, Oui), Description du Suivi, Note du Suivi, Date de Début, Date de Fin, Émetteur, Destinataire, Résultat et Sécurité. Il est possible de la voir regrouper par Dossier, par Émetteur, Destinataire, Émetteur/Destinataire, Tous. Elle devient alors un agenda personnel et d entreprise très flexible. La base DOCUMENT regroupe par dossier les lettres, formulaires, procédures, mémos, documents, emails, etc. La base CODE permet de personnaliser les codes utilisés par le logiciel. Le champ NOTE permet de prendre des notes générales sur le dossier. Il s agit d un champ «mémo» de la base dossier. Le logiciel permet l impression d étiquettes, d enveloppes et de lettres individuelles ou personnalisées. Il crée des suivis automatiques. La fonction «Autres critères» permet d extraire les informations selon vos critères. Le logiciel permet la composition automatique des téléphones à l aide d un FAX/MODEM. Vous pouvez imprimer, faxer ou envoyer par courrier électronique (EMAIL) directement un document à une ou plusieurs personnes. Le document est classé par dossier, un suivi est créé automatiquement pour chaque dossier et il apparaît dans les agendas des Émetteurs et Destinataires du suivi. Le logiciel est programmé en Visual FoxPro Windows ou DOS multi utilisateurs, et de ce fait, est compatible à SQL, ACCESS, VISUAL FOXPRO ou dbase IV. Il peut être personnalisé aux besoins spécifiques de votre compagnie. MICRONOMIE INC. Est spécialisée dans la programmation sur mesure en dbase, FoxPro, Visual FoxPro, Clipper, ASP en simple ou multiutilisateurs. MICRONOMIE INC. 13
1.2 Site Internet www.micronomie.com Vous trouverez beaucoup d information sur notre site Web : www.micronomie.com. Notre site contient aussi la dernière version du DSA (DSAW1.ZIP) que les usagers abonnés au «Service de support annuel» peuvent télécharger. Vous y trouverez aussi le «Manuel de l usager» et les manuels des «Modules DSA». 1.3 Manuel de l usager du DSA Le présent document est le manuel de l usager du logiciel DSA (DOSSIER-SUIVI/AGENDA). Il renferme toutes les informations pertinentes à l utilisation du système. La clé F1 permet d'obtenir une Aide interactive à tout moment de l'utilisation. 1.4 Sommaire du DSA Le document «SOMMAIRE du DSA» résume les principales informations du logiciel Dossier- Suivi/Agenda. Nous vous recommandons de le consulter avant de lire le «Manuel de l usager». 1.5 Tutoriel du DSA Le document «TUTORIEL du DSA» permet aux utilisateurs de faire une formation sur les principales fonctions du logiciel. Nous vous recommandons de l utiliser pour votre formation. 1.6 Gérer les Ventes Le document «Gérer les Ventes avec le DSA» présente un exemple pour les vendeurs. Nous vous recommandons de le consulter pour votre formation. MICRONOMIE INC. 14
1.7 Diagramme de fonctionnement La figure 1.1 présente le «Diagramme de fonctionnement» du logiciel. Les principaux éléments y sont définis : USAGER D. S. A. FICHE Dossier DOSSIER DIRECTION SUIVI SUIVI/AGENDA TÉLÉPHONE Dossier ADRESSE Émetteur SUJET Destinataire SECRÉTAIRE DOCUMENT NOTE RAPPORT CODE Liste/Fichier Lettre EXTERNE Étiquette/Env./Stat. EXPORT WORD TEL MODEM EXCEL DBASE WinFax FIGURE 1.1 Diagramme de fonctionnement MICRONOMIE INC. 15
1.8 Diagramme des données La figure 1.2 présente le «Diagramme de données» du logiciel. Tous les champs d information y sont nommés pour les principales bases de données utilisées par le logiciel. 4. ADRESSE 1. DESCRIPTION 3. TÉLÉPHONE IDPAD IDPER IDPTE IDPER N_PERSONNE IDPER IDDSA IDDSA IDDSA TYPE_ADRES NOM TEL_CODE RUE PRENOM TEL_TYPE SUITE SEXE TEL_PAYS AUTRE_ADR COMPAGNIE TEL_REGION VILLE NAISSANCE TEL_NUMERO PROVINCE CATEGORIE TEL_EXTENT PAYS CLASSE CONTACT CODE_POST RESPONC ACTIVITE ACTIVITE RESPONSABL DESCRIPTIO CONTACT SOURCE G G SALUTATION EDT_USR EDT_USR PROFESSION EDT_DATE EDT_DATE TITRE INS_USR INS_USR STATUT EMAIL INS_DATE NOTE 5. SUJET A. AGENDA / 2. SUIVI C_MEMO IDPSJ IDPSU MEMO IDPER IDPER DATE_DEB IDDSA N_PERSONNE DATE_FIN GROUPE IDDSA DATE_MAJ SUJET IDEMETTEUR LANGUE G EMETTEUR ACTIVITE EDT_USR IDDESTINATAI.. DIVERS EDT_DATE DESTINATAI M01 M11 M21 M31 INS_USR COMPLETE M02 M12 M22 M32 INS_DATE ACTIVITE M03 M13 M23 M33 6. DOCUMENT PRIORITE M04 M14 M24 M34 IDPDO D_DEBUT M05 M15 M25 M35 IDPER D_FIN M06 M16 M26 M36 IDDSA NOTE M07 M17 M27 M37 N_PERSONNE G M08 M18 M28 M38 NOM_LETTRE EDT_USR M09 M19 M29 M39 DESCRIPTIO EDT_DATE M10 M20 M30 M40 DATEDOC INS_USR A01 A05 A09 A13 A17 TYPE INS_DATE A02 A06 A10 A14 A18 REPERTOIRE RESULTAT A03 A07 A11 A15 A19 G AUTRE1 A04 A08 A12 A16 A20 A AUTRE2 G DE AUTRE3 INS_USR EDT_USR INS_DATE EDT_DATE EDT_USR INS_USR EDT_DATE INS_DATE FIGURE 1.2 Diagramme des données MICRONOMIE INC. 16
1.9 Nomenclature et touches de navigation Les dates sont entrées dans le format international : AAAA.MM.JJ. : (Année, mois, jour.) [0] à [9] et [A] à [Z] : Choisir directement un choix dans un menu. [Enter] ou [Return] : Accepter un champ ou un choix de menu [Esc] : Annuler la commande ou sortir d un menu. [PgUp] : Page précédente dans les écrans de travail [PgDn] : Page suivante dans les écrans de travail [TAB] : Champ Suivant [Shift TAB] Champ Précédent [FIN] (END) Fin des caractères d'un champ [DEBUT] (HOME) Début d'un champ [ ] (flèche haut) : Positionner le curseur au champ précédent ou au choix précédent dans un menu [ ] (flèche bas) : Positionner le curseur au champ suivant ou au choix suivant dans un menu [ ] (flèche gauche) : Positionner le curseur au caractère ou au champ précédent ou au choix précédent dans un menu. [ ] (flèche droite) : Positionner le curseur au caractère ou au champ suivant ou au choix suivant dans un menu. [Backspace] : Effacer le caractère précédent. [Del] : LECTURE : Enlever la fiche active ÉDITION : Effacer le caractère à la droite du curseur [Ins] : LECTURE : Ajoute une fiche ÉDITION : Alterner entre le mode insertion et le mode écrasement. [F1] : Obtenir de l aide interactive. [F2] : Liste des Clés et Raccourcis [F3] : Imprime Rapport, A-Fiche Dossier, Partiel [F4] : Imprime, Rapport, C- Enveloppe [F5] : Macro générale libre 5 [F6] : Macro générale libre 6 [F7] : Macro générale libre 7 [F8] : Macro générale libre 8 [F9] : Ouvrir liste des choix possibles (standard VFX) [F10] : Autre Copier numéro comptable [F11] : Macro générale libre 11 [F12] : Macro générale libre 12 MICRONOMIE INC. 17
1.10 Touches Alt (Alternatives) Les touches de contrôle sont des raccourcis qui peuvent être utilisées dans la plupart des écrans. En voici la description: Alt+A Écran A-Agenda Alt+B Duplique un suivi Alt+C Si dans A-Agenda Copie l'adresse 1-Description l'adresse 2-Suivi l'adresse 3-Téléphone le Téléphone 4-Adresse l'adresse 5-Sujet le Sujet 6-Document le Chemin du Fichier Alt+D Ajoute la Date dans un champ ou une Note Alt+E Menu Modifier (Edit) Alt+F Menu Fichier (File) Alt+G Alt+H Menu Aide (Help) Alt+I Alt+J Date Début du suivi = Aujourd'hui Alt+K Alt+L Menu Outils (Tools) Alt+M Alt+N Alt+O Menu Options (Options) Alt+P Menu Rapports (Report) Alt+Q Alt+R Alt+S Alt+T Temps: ajoute l'heure dans un champ ou une Note Alt+U Menu Autre (Other) Alt+V Menu Favoris (Favorites) Alt+W Menu Fenêtre (Windows) Alt+X Alterne entre Suivi Complété Oui et Complété Non Alt+Y Alt+Z Alt+1 Écran 1-Description Alt+2 Écran 2-Suivi Alt+3 Écran 3-Téléphone Alt+4 Écran 4-Adresse Alt+5 Écran 5-Sujet Alt+6 Écran 6-Document Alt+7 Écran 7-Médical Alt+8 Écran 8-Facture Alt+9 Écran 9-Projet MICRONOMIE INC. 18
Alt+F1 Modifier Suivi (Barre d Action) Alt+F2 Nouveau Suivi (Barre d Action) Alt+F3 Nouveau Document (Barre d Action) Alt+F4 Quitter (Standard Windows) Alt+F5 Nouveau Document Courriel (Barre d Action) Alt+F6 Nouveau Document Fax (Barre d Action) Alt+F7 Nouveau Document Scan (Barre d Action) Alt+F8 Macro (Standard Foxpro) Alt+F9 Ouvrir le Site Web (Barre d Action) Alt+F10 Copier Email (Barre d Action) Alt+F11 Nouveau Document Email (Barre d Action) Alt+F12 Alt+J Date Début du suivi = Aujourd'hui Alt+ Date Début du Suivi +1 Jour ou Priorité + 1 (ex. A1) Alt+ Date Début du Suivi -1 Jour ou Priorité - 1 (ex. A0) Alt+ Ins Date Début du suivi Calendrier de modification Alt+Del Date Début du Suivi = Rien et Priorité = A0 Alt+ Date Début du Suivi -1 Semaine Alt+ Date Début du Suivi +1 Semaine Alt+ Date Début du Suivi -1 Mois Alt+ Date Début du Suivi +1 Mois Alt+Home Date Début du Suivi -1 An Alt+End Date Début du Suivi +1 An MICRONOMIE INC. 19
1.11 Touches Ctrl (Contrôle) Ctrl+A Transfert de Dossier à Dossier Ctrl+B Libre Ctrl+C Modifier, Copier en mode édition seulement) Ctrl+D Supprimer (Barre de Contrôle) Ctrl+E Modifier (Barre de Contrôle) Ctrl+F Rechercher Filtrer (Barre de Contrôle) Ctrl+G Nouveau dossier rapide Ctrl+H Ctrl+I Rapport «A» Fiche Dossier (Barre d Action) Ctrl+J Remet la date à aujourd'hui Ctrl+K Capture Les Affaires (Menu, Modifier) Ctrl+L Nouveau Document Cible (Barre d Action) Ctrl+M Nouveau Document Formulaire (Barre d Action) Ctrl+N Nouveau (Barre de Contrôle) Ctrl+O Ouvrir (Menu, Fichier) Ctrl+P Imprimer (Barre de Contrôle) Ctrl+Q Capture du CRIQ (Menu, Modifier) Ctrl+R Ctrl+S Enregistrer (Barre de Contrôle) Ctrl+T Téléphoner (Barre d Action) Ctrl+U Statut des Utilisateurs (Menu Outils) Ctrl+V Modifier, Coller (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+W Sauvegarder (Write) (dans le browse) Ctrl+X Couper (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+Y Duplique Détail (Barre de Contrôle Détail) (en mode édition seulement) Ctrl+Z Annuler les Modifications (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+ Enter Aujourd'hui de la Date de l'agenda Ctrl+Début Premier enregistrement selon l index actif. Ctrl + Enregistrement Précédent selon l index actif. Ctrl + Bas Enregistrement Suivant selon l index actif. Ctrl + Fin Dernier enregistrement selon l index actif. Ctrl + Ins Ajoute un enregistrement à la table du bas. Ctrl+Suppr Supprime l enregistrement sélectionné dans la table du bas. Ctrl + Date de l'agenda +1 jour Ctrl + Date de l'agenda -1 jour Ctrl + Date de l'agenda -1 Semaine Ctrl + Date de l'agenda +1 Semaine Ctrl + Date de l'agenda -1 Mois Ctrl + Date de l'agenda +1 Mois Ctrl+F1 Ctrl+F2 Ctrl+F3 MICRONOMIE INC. 20
Ctrl+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F9 Ctrl+F10 Ctrl+F11 Ctrl+F12 Ferme la fenêtre active (Standard Window) Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé 1.12 Touches Shift (Majuscules) Macros individuelles. Shift + F1 Shift + F2 Shift + F3 Shift + F4 Shift + F5 Shift + F6 Shift + F7 Shift + F8 Shift + F9 Shift + F10 Shift + F11 Shift + F12 Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager 1.13 Installation Voir chapitre 22 MICRONOMIE INC. 21
2. FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL 2.1 Comment démarrer le logiciel 1) Mettre l ordinateur en marche 2) Cliquer 2 fois sur l icône DSA Écran d entrée Le premier écran à apparaître est illustré ci-dessus. C est à partir de cet écran que vous devez entrer votre code d usager ainsi que votre mot de passe. Ce code vous suit tout au long de la session de travail et vous identifie partout où vous allez. MICRONOMIE INC. 22
2.2 Comment quitter le DSA 1) Cliquer sur le bouton Quitter ou faites les touches de raccourci Alt+F4. S'il y a des données qui ne sont pas enregistrées un écran apparaîtra pour vous demander si vous voulez les enregistrer. NOTE : Il est très important de quitter le DSA à la fin de chaque journée pour permettre les copies de sécurité. MICRONOMIE INC. 23
3. L ÉCRAN DU DSA Les écrans du DSA se divisent en 13 parties : 3.1 Ligne de Titre Cette ligne affiche le nom de l application, la version, la Compagnie de l usager, les prénom et nom de l usager. 3.2 Barre de Menus : Fichier, Édite... Une fois le code d usager et le mot de passe entrés, un menu horizontal composé de 10 choix, apparaît au haut de l écran. Ce menu est accessible par la souris ou en appuyant sur les touches Alt + la lettre qui est soulignée (Ex. : «Alt+ F» pour Fichier). MICRONOMIE INC. 24
3.3 Barre de Contrôle : Inscrit, Ajout... La Barre de Contrôle est selon la norme de MS Office. Ces boutons de contrôle gèrent les opérations dans DSA. Icône Nom Touches Description Nouveau Ctrl+N Ajoute un nouveau Dossier ou une fiche. Dupliquer Duplique le Dossier dans un nouveau Dossier Ou dans un Dossier existant. Enregistrer Ctrl+S Enregistre les modifications. Modifier Ctrl+E Active le mode de Modification Automatique par défaut. Annuler Ctrl+Z Annule les modifications. Supprimer Ctrl+D Supprime le Dossier ou la fiche active. Ouvrir Ctrl+O Affiche la fenêtre Ouvrir à gauche. Imprimer Ctrl+P Imprime le rapport de l'écran actif. Copier Ctrl+C Copie la sélection en mémoire. Couper Ctrl+X Coupe et copie la sélection en mémoire. Coller Ctrl+V Colle ce qui est en mémoire. Aperçu avant impression Email PDF Fax MICRONOMIE INC. 25 Aperçu à l'écran du rapport de l'écran actif. Envoie un courriel du rapport de l'écran actif Envoie un PDF du rapport de l'écran actif Envoie un fax du rapport de l'écran actif. Impression Imprime l'écran. De l écran Rechercher Filtrer Ctrl+F Recherche et Filtre les données. Ce filtre peut s appliquer dans les rapports. Annuler la Enlève le filtre créé par le bouton Recherche. Recherche Filtre Premier Ctrl+Début Premier Dossier. Précédent Ctrl+HAUT Dossier Précédent. Suivant Ctrl+ BAS Dossier Suivant.