DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel MANUEL DE L USAGER

DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel MANUEL DE L USAGER 2012 TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 1

ACCORD POUR LE LOGICIEL DSA LA VENTE DE CE PROGRAMME EST CONDITIONNELLE AU RESPECT PAR L ACQUÉREUR AUX CONDITIONS ÉNONCÉES CI-DESSOUS. LISEZ ATTENTIVEMENT LE PRÉSENT ACCORD. EN OUVRANT CE PAQUET, L ACQUEREUR RECONNAIT QU IL A PRIS CONNAISSANCE DE CES CONDITIONS ET QU IL ACCEPTE D ETRE LIÉ PAR ELLES. A. En contrepartie du paiement par le client du prix du programme sur CD du Logiciel Dossier- Suivi/Agenda et de son manuel, MICRONOMIE INC. accorde à l acquéreur l autorisation non exclusive et non transférable d utiliser le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda sur un ordinateur compatible. B. L autorisation ne vaut que pour l utilisation sur une seule machine. C. L acquéreur ne peut reproduire le programme qu aux fins de copies de sauvegarde et pour l utilisation du programme sur une seule machine. D. Il est interdit de fournir le programme pour fin d utilisation sur un réseau d ordinateur public ou privé. E. Il est interdit de vendre ou de céder une copie de ce programme à un tiers, qu il s agisse d une personne physique ou morale. F. L acquéreur reconnaît que le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda, et les documents connexes sont des secrets commerciaux et des marques déposées de MICRONOMIE INC., et qu ils sont protégés par les droits civils et criminels, y compris par la loi concernant le droit d auteur. G. Il est interdit à l acquéreur de fournir à un tiers, une copie du Logiciel Dossier-Suivi/Agenda ou des documents connexes, même en parties. H. Le présent accord ne confère à l acquéreur aucun droit de propriété sur un programme Logiciel Dossier-Suivi/Agenda. I. L acquéreur reconnaît et convient également qu il ne créera ni ne tentera de créer, par programmation inverse, modification ou par un autre procédé, le programme source ou une partie de celui-ci à partir du programme objet Logiciel Dossier-Suivi/Agenda ou à partir de renseignements qu il obtient dans le cadre du présent accord ou autrement. J. La violation par l acquéreur d une condition ou modalité stipulée au présent accord emporte résiliation de l accord. L acquéreur convient, dès la résiliation, de détruire le programme et tous documents connexes. LES RENSEIGNEMENTS COMPRIS DANS LES PRÉSENTES, AINSI QUE LE CONTENU DU PROGRAMME LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA PEUVENT ETRE MODIFIES SANS PREAVIS. CES RENSEIGNEMENTS N ENGAGENT PAS MICRONOMIE INC. D AUCUNE FAÇON. MICRONOMIE INC. 2

GARANTIE RESTREINTE MICRONOMIE INC. est exonérée de toute responsabilité envers l acquéreur ou un tiers au titre des obligations, pertes ou préjudices découlant du produit. Est notamment exclue la responsabilité au titre de préjudices indirects, tels que l interruption de service, la perte d achalandage et les bénéfices non réalisés, découlant de l utilisation ou du fonctionnement du produit. La vente et l utilisation du produit ne font l objet d aucune garantie, sous réserve du remplacement, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de la vente, du produit comportant un vice de fabrication, d étiquetage ou d emballage. CETTE GARANTIE EST UNE GARANTIE RESTREINTE. MICRONOMIE INC. NE DONNE QUE CETTE GARANTIE ET EXCLUT EXPRESSÉMENT LES GARANTIES RELATIVES À LA QUALITÉ MARCHANDE ET A L ADAPTATION A UNE UTILISATION DONNÉE. MICRONOMIE INC. 3

BIENVENUE Nous sommes heureux que vous ayez choisi le Logiciel Dossier-Suivi/Agenda Visuel afin de faciliter vos tâches de planifications. Grâce à ce nouveau logiciel, les pertes de temps et d informations n ont plus raison d être. Il pourra vous aider à suivre les dossiers de vos clients, de vos prospects, de vos agents, et ce, avec une facilité surprenante. Suite aux différentes propositions apportées par les utilisateurs ainsi qu à notre désir de demeurer parmi les meilleurs sur le marché, nous avons su apporter au logiciel les modifications nécessaires afin de satisfaire l acquéreur. Nous sommes ouverts à tout commentaire permettant d améliorer notre produit et de plus, nous offrons différents services vous permettant d optimiser l utilisation du logiciel tel que la formation sur mesure, le support technique et le développement sur mesure qui sont très appréciés par les utilisateurs. De par notre conscience professionnelle, nous avons le souci de vous offrir un produit de haute qualité. Pour plus d informations n hésitez pas à communiquer avec nous. Il nous fera plaisir de vous répondre. Bien à vous, Jean-Yves Thibault Président MICRONOMIE INC. 4

PRÉFACE Plusieurs heures de travail ont été nécessaires à la réalisation de ce produit. Si des erreurs se sont glissées au niveau du logiciel ou du manuel de l usager, laissez-nous le savoir le plutôt possible. Nous vous en serons très reconnaissants et nous nous empresserons de vous faire parvenir la correction. Nous travaillons constamment à l amélioration de notre produit. De ce fait, nous émettons périodiquement de nouvelles versions concernant le logiciel et la documentation s y rattachant. Afin d être avisé de ces nouvelles versions, veuillez nous retourner la fiche d enregistrement dûment remplie le plutôt possible. De plus, afin que vous retiriez la plus grande satisfaction du logiciel, nous vous conseillons de vous abonner au PROGRAMME DE SUPPORT TÉLÉPHONIQUE. Ce programme est renouvelable à chaque année et comprend la plus récente version du logiciel. MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 5

TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION 13 1.1 Description du produit 13 1.2 Site Internet www.micronomie.com 14 1.3 Manuel de l usager du DSA 14 1.4 Sommaire du DSA 14 1.5 Tutoriel du DSA 14 1.6 Gérer les Ventes 14 1.7 Diagramme de fonctionnement 15 1.8 Diagramme des données 16 1.9 Nomenclature et touches de navigation 17 1.10 Touches Alt (Alternatives) 18 1.11 Touches Ctrl (Contrôle) 20 1.12 Touches Shift (Majuscules) 21 1.13 Installation 21 2. FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL 22 2.1 Comment démarrer le logiciel 22 2.2 Comment quitter le DSA 23 3. L ÉCRAN DU DSA 24 3.1 Ligne de Titre 24 3.2 Barre de Menus : Fichier, Édite... 24 3.3 Barre de Contrôle : Inscrit, Ajout... 25 3.4 Barre de Calendriers 27 3.4.1 Zone de Calendrier 27 3.4.2 Calendrier 27 3.5 Fenêtre ouvrir 28 3.6 Barre d'actions 29 3.7 Barre Fiche/Liste 30 3.7.1 Écran Fiche 30 3.7.1.1 Zones d Options 30 3.7.1.1.1 Zone d option : 1-Description, 3-Téléphone, 4 30 3.7.1.1.2 Zone d options : 2-Suivi 30 3.7.1.1.3 Zone d Options : A-Agenda 30 3.7.1.2 Zone de Référence du dossier actif (ou Fiche) 32 3.7.2 Écran Liste 32 3.8 Barre d Écrans : A-Agenda, 1-Dossier, 2-Suivi,... 33 3.8.1 Écrans de Détails 33 3.8.2 Contrôles des écrans de Détails 33 3.9 Barre de Statut 34 4. TROUVER UN DOSSIER 35 4.1 La loupe (Recherche précise et imprécise) 35 4.2 Le lien 35 4.3 Les listes 36 4.3.1 Liste sur Écran 36 4.3.2 Liste sur Tableau 37 4.4 Le filtre 37 MICRONOMIE INC. 6

5. Les écrans de DSA 40 5.1 A-Agenda 41 5.1.1 L'Agenda en général 41 5.1.2 La modification pour l Agenda et le Suivi 44 5.1.2.1 Imprimé un Suivi 46 5.2 Dossier 48 5.2.1 Les champs dans la zone de référence : 49 5.2.2 Les champs de la page 1-Général de l'écran 1-Description : 50 5.2.3 Modifier le nom des champs «Modifiables» 52 5.2.4 Choix dans les champs Modifiables 53 5.2.5 Les champs de la page 2-Autre de l'écran 1-Description : 53 5.2.5.1 Modifier le nom des champs «A» Autres 54 5.2.5.2 Modifier la structure des champs de la table Description (Per) 55 5.2.6 Les champs de la page 3-Administration de l'écran 1-Description 55 5.2.7 Les champs de la page 4-Sommaire de l'écran 1-Description 55 5.2.7.1 Sommaire 55 5.2.7.2 Choisir Page 4 56 5.2.7.3 Activer Page 4 par défaut 56 5.3 Suivi 57 5.3.1 Écran Suivi 57 5.3.2 La modification pour le Suivi 59 5.3.3 Touches de raccourci dans l Agenda et le Suivi 59 5.3.4 Abréviations et Fonctions dans l Agenda et dans le Suivi. 60 5.3.5 Champ Note dans un Suivi. 61 5.4 Téléphones 62 5.4.1 Touche de raccourci: 64 5.4.2 E-mail (courriel, adresse de messagerie électronique) 64 5.4.2.1 Inscription 64 5.4.2.2 Utilisation 64 Adresse 66 5.4.3 Touche de raccourci: 67 5.5 Sujet d intérêt 68 5.5.1 Touche de raccourci: 69 5.5.2 Web 70 5.5.2.1 Enregistrement 70 5.5.2.2 Utilisation 70 5.5.3 Calcul des montants d'argents des sujets (Sur mesure) 71 5.5.4 Générer Sujet: Code Postal, Facturation/Année (Sur mesure) 71 5.5.4.1 Sommaire 71 5.5.4.2 Ajout du programme "GensToFa.prg" 71 5.5.4.3 Exécution du programme: 71 5.6 Document 72 5.6.1 Touche de raccourci: 73 5.6.2 Extensions dans Documents 73 6. MENU FICHIER 75 6.1 Ouvrir 75 6.1.1 DSAV 76 6.1.2 Codes 76 6.1.3 Type/Code 78 6.1.4 Types de codes : 81 6.1.5 Régions 83 6.1.6 Variables Utilisateurs 84 6.1.6.1 Liste 84 MICRONOMIE INC. 7

6.1.6.2 1- Description 85 6.1.6.3 A- Agenda 86 6.1.6.4 2- Suivi 87 6.1.6.5 3- Téléphone 88 6.1.6.6 4- Adresse 88 6.1.6.7 5- Sujet 89 6.1.6.8 6- Documents 89 6.1.6.9 7- Service 90 6.1.6.10 Rapports 91 6.1.6.10.1 Rapport AGENDA 91 6.1.6.10.2 Rapport DOSSIER 92 6.1.6.11 8-Factures 92 6.1.6.12 Duplique 93 6.1.6.13 Divers 94 6.1.6.14 Module 2 Avantage 95 6.1.6.15 Module Éditions Juridique 96 6.1.6.16 Options 97 6.1.7 Variables Système 98 6.1.7.1 Liste 98 6.1.7.2 Général 99 6.1.7.3 Description 100 6.1.7.4 A-Agenda 101 6.1.7.5 3-Téléphone 103 6.1.7.6 4-Adresse 104 6.1.7.7 5-Sujet 105 6.1.7.8 6-Documents 105 6.1.7.9 Rapports 105 6.1.7.10 Duplique 105 6.1.7.11 Module 106 6.1.7.12 Module 2-Avantage 107 6.1.7.13 Import ACT 108 6.1.7.14 Module 7-Global 109 6.2 Fermer 110 6.3 Mise en page 110 6.4 Apperçu avant impression 110 6.5 Impression 110 6.6 Email 110 6.7 PDF 111 6.8 Sortie 111 7. MENU MODIFIER 112 7.1 Dupliquer 114 7.1.1 L écran 114 7.1.2 Le calcul des dates de rappel 117 7.1.2.1 Date de Départ/Fin dans activité: 117 7.1.2.2 Calcul des SEMAINES DE TRAVAIL: 117 7.1.2.3 Calcul des CONGÉS: 118 7.1.2.4 Date de DÉBUT: 118 7.2 Capture du CRIQ 120 7.3 Capture de Les Affaires.com 120 7.4 Transfert de Dossier à Dossier 120 7.5 Afficher les items supprimés 121 7.6 Rappeler un Dossier Supprimé 122 MICRONOMIE INC. 8

8. MENU Favoris 123 8.1 Ajouter aux Favoris 123 8.2 Administration des Favoris 123 8.3 Atteindre un dossier dans Favoris 124 9. MENU Options 125 9.1 Suivi de Contrôle 125 9.1.1 Codes des suivis 126 9.2 Affiche Activité / Note (Agenda et Suivi) 127 9.3 Enregistre Auto 127 9.4 Résultat des Suivis 127 9.5 Chronomètre Automatique 128 10. MENU Outils 129 10.1 Liste des Utilisateurs 130 10.1.1 Niveau d'accès 130 10.1.2 Initialiser les ressources 131 10.2 Statut des Utilisateurs 131 10.3 Groupes d utilisateurs 131 10.4 Droits des Utilisateurs des écrans 132 10.5 Ouvrir Session 133 10.6 Bases de données 133 10.6.1 Maintenance des tables 133 10.6.2 Réparation des tables 134 10.7 Suivi des activités 134 10.8 Suivi des erreurs 135 10.9 Verrouillage du système 135 10.10 Statistiques 136 10.11 Impression de l'écran 136 10.12 Sauvegarde des données 136 10.12.1 Sauvegarde de données 137 10.12.2 Restauration de la sauvegarde 138 10.13 Options 138 10.14 Administration 139 10.14.1 Paramètres 140 10.14.1.1 Structure de la Table description 140 10.14.1.2 Variables Systèmes 140 10.14.1.3 Variables Usagers 140 10.14.1.4 Divers 140 10.14.2 Réindexation 140 10.14.3 Épuration 140 10.14.4 Normalise Sujets 140 10.14.5 Enlève en groupe 141 10.14.6 Ajoute Sujet 143 10.14.7 Remplace champs 143 10.14.8 Normaliser Responsables et Codes Responsables 144 10.14.9 Importation 145 10.14.9.1 A. DSAW (Windows) 145 10.14.9.2 B. Avantage 148 10.14.9.3 LCM (Logiciel de Comptabilité MKS) 152 10.14.9.4 CRIQ: 153 10.14.9.5 dbase III DBF 153 10.14.9.5.1 Règles importantes: 154 MICRONOMIE INC. 9

10.14.9.5.2 Sur l'écran: 154 10.14.9.5.3 Intégrer au Dossier si même 155 10.14.9.5.4 Convertir à page code 155 10.14.9.6 "Tab delimited" (.txt) 156 10.14.9.6.1 Sur l'écran: 157 10.14.9.7 Excel (Imp_DSA.XLS) 158 10.14.10 Exportation 158 10.15 Gestion de programmes 161 10.16 Commandes directes VFP9 161 10.17 Commandes directes DSAV 161 10.18 Accès au DOS 162 11. MENU RAPPORT 163 11.1 Champs et boutons communs 163 11.2 A- Fiche Dossier 166 11.3 B- Étiquettes 168 11.4 C- Enveloppes 168 11.5 D- Dossiers par responsable 169 11.6 E- Dossiers par catégorie 170 11.7 F- Dossiers par sujet 171 11.8 G- Dossiers par Source 172 11.9 H- Agenda 173 11.9.1 Statistiques 174 11.10 K- Ouvrir Document ou Fichier 175 11.11 L- Fusion Document Cible (principal) 175 11.12 M- Fusion document formulaire 175 11.13 N- Fusion source de données (export) 175 11.14 Y- Autres rapports 175 11.14.1 Dossier par A- Modifiable 1, B- Modifiable 2 ou C- Modifiable 3 177 11.14.2 D- Dossier par ville 179 11.14.3 E- Dossier par province 180 11.14.4 F- Liste d adresses 181 11.14.5 G- Liste des codes 183 11.14.6 H- Liste des sujets 184 12. MENU AUTRE (OU ALT+U) 185 12.1 Téléphone 186 12.1.1 Avec Windows 3.1 et Windows NT 186 12.1.2 Avec Windows 95/98/XP 187 12.2 Ouvrir un fichier 188 12.3 Rapport A-Fiche Dossier 188 12.4 Macro (ou Shift+F10) 188 12.5 Copier Numéro Comptable 189 12.6 Menu des boutons de la Barre d Actions 189 12.6.1 Rapport A-Fiche Dossier (Ctrl+I) 189 12.6.2 Modifier Suivi (Alt+F1) 189 12.6.3 Nouveau Suivi (Alt+F2) 189 12.6.4 Nouveau Document (Alt+F3) 190 12.6.5 Nouveau Document Cible (Ctrl+L) 190 12.6.6 Nouveau Document Formulaire (Ctrl+M) 190 12.6.7 Nouveau Document Courriel (Alt+F5) 190 12.6.8 Nouveau Doc. Fax (Fusion Doc. Formulaire) (Alt+F6) 190 12.6.9 Nouveau Doc. Scanneur (Alt+F7) 190 MICRONOMIE INC. 10

12.6.10 Ouvrir le site Web (Sujet Web) (Alt+F9) 190 12.6.11 Copier Email (Alt+F10) 190 12.6.12 Nouveau Email (Sujet Email) (Alt+F11) 190 12.6.13 Filtre dossiers recevables 190 12.7 Fichiers des différents Types de Document 191 12.7.1 Document Cible (principal)) 191 12.7.2 Document Formulaires (principal) 191 12.7.3 Mémos 192 12.7.4 Procédures 192 12.7.5 Étiquettes (LBL, LBX) 192 12.7.6 Liens 193 12.7.7 Programmes (PRG) 193 12.7.8 Rapports (FRM,FRX) 193 12.7.9 Rapports personnalisés 194 12.7.10 Variables 194 12.8 Gestion des Emails 195 12.9 WEB 195 12.9.1 WEB Gestion 195 12.9.2 Utiliser l adresse WEB 195 13. MENU fenêtre 197 14. MENU? (Aide) 198 14.1 Contenu 198 14.2 Recherche de l aide sur 198 14.3 Sommaire DSA 199 14.4 Manuel de l Usager 199 14.5 Tutoriel 199 14.6 Gérer les Ventes 199 14.7 Liste des procédures 199 14.8 Liste des Révisions 199 14.9 Site de Micronomie 199 14.10 Mise à jour de l application 200 14.11 Assistance CrossLoop 200 14.12 Installer des Outils complémentaires 200 14.12.1 Click Yes 200 14.12.2 CrossLoop 200 14.12.3 Acrobat Reader 200 14.12.4 Total Commander 200 14.13 A propos de DSA 201 14.13.1 Info Système 201 15. FONCTIONS DU SYSTEME 202 15.1 Suivi par priorité 202 15.2 Autres critères 204 15.3 Sujets multiples 206 15.4 Génération de suivis 208 15.5 Fusion à partir de WORD 208 15.6 Envoi de FAX 209 15.7 Envoi de messagerie électronique 209 15.8 Gestion de programmes 209 15.9 Générateur d étiquettes 210 15.10 Générateur de rapports 211 MICRONOMIE INC. 11

15.11 Validation et listes de choix possibles 212 15.12 Couleurs 213 16. AIDE INTERACTIVE 214 17. GESTION DE LA SÉCURITÉ 214 18. MODULES SUR MESURE 215 18.1 DSA-AVANTAGE (Les Logiciels de comptabilité Avantage) 216 18.2 DSA-LCM GLOBAL (Logiciel de Comptabilité) 216 19. INSTALLATION DU SYSTEME 217 19.1 Installation du système 217 19.2 Revision du DSA à partir de l Internet 217 20. ANNEXE 1 EXEMPLES DES RAPPORTS 218 20.1 Fiche dossier 218 20.2 Étiquettes 219 20.3 Liste des Dossiers par Responsable 220 20.4 Liste des Dossiers par Catégorie 220 20.5 Liste des Dossiers par Sujet 220 20.6 Agenda par Dossier 221 20.7 Agenda par Émetteur 222 20.8 Agenda par Destinataire 223 20.9 Statistiques des résultats (avec le rapport Agenda) 224 20.10 Suivis/Agenda Financier 225 20.11 Document 226 20.12 Fusion document cible (principal) 227 20.13 Fusion document formulaire (principal) 228 20.14 Dossier par modifiable 1, 2 ou 3 229 20.15 Dossier par ville 229 20.16 Liste des sujets 230 20.17 Liste des Codes Suggérés 231 21. ANNEXE 2 : STRUCTURE DES BASES DE DONNÉES 233 21.1 Personne (Dossier) 233 21.2 Suivi 234 21.3 Téléphone 235 21.4 Adresse 235 21.5 Sujet 236 21.6 Correspo (Document) 236 21.7 Code 237 21.8 DSA2EXP (export vers dbase III, Word, Excel, WinfaxPro) 238 21.9 DB32DSA (import de dbase III, Tab) 241 21.10 LISTE DES CHAMPS FUSIONNABLES 245 MICRONOMIE INC. 12

1. INTRODUCTION 1.1 Description du produit Le logiciel DSA (Dossier-Suivi/Agenda) est votre outil indispensable pour gérer le suivi des prospects, clients, employés, fournisseurs, projets, dossiers, etc. Il comprend plusieurs bases de données en relation. La base DOSSIER regroupe l information sur les dossiers et personnes avec qui vous êtes en contact. La base TELEPHONE permet de gérer tous les numéros de téléphone ainsi que les courriels d un dossier : travail, résidence, cellulaire, télécopieur (fax), modem, pagette, etc. La base ADRESSE traite les adresses des dossiers : travail, résidence, facturation, livraison, chalet, etc. La base SUJET permet d affecter des groupes et sujets d intérêts ou descripteurs aux dossiers. Il pourrait s agir des produits ou services qui intéressent le client, d équipements qu il possède, de cours, d assurances, de contrats, etc. La base SUIVI/AGENDA est le cœur du système. Elle regroupe les informations suivantes : Complété (Non, Oui), Description du Suivi, Note du Suivi, Date de Début, Date de Fin, Émetteur, Destinataire, Résultat et Sécurité. Il est possible de la voir regrouper par Dossier, par Émetteur, Destinataire, Émetteur/Destinataire, Tous. Elle devient alors un agenda personnel et d entreprise très flexible. La base DOCUMENT regroupe par dossier les lettres, formulaires, procédures, mémos, documents, emails, etc. La base CODE permet de personnaliser les codes utilisés par le logiciel. Le champ NOTE permet de prendre des notes générales sur le dossier. Il s agit d un champ «mémo» de la base dossier. Le logiciel permet l impression d étiquettes, d enveloppes et de lettres individuelles ou personnalisées. Il crée des suivis automatiques. La fonction «Autres critères» permet d extraire les informations selon vos critères. Le logiciel permet la composition automatique des téléphones à l aide d un FAX/MODEM. Vous pouvez imprimer, faxer ou envoyer par courrier électronique (EMAIL) directement un document à une ou plusieurs personnes. Le document est classé par dossier, un suivi est créé automatiquement pour chaque dossier et il apparaît dans les agendas des Émetteurs et Destinataires du suivi. Le logiciel est programmé en Visual FoxPro Windows ou DOS multi utilisateurs, et de ce fait, est compatible à SQL, ACCESS, VISUAL FOXPRO ou dbase IV. Il peut être personnalisé aux besoins spécifiques de votre compagnie. MICRONOMIE INC. Est spécialisée dans la programmation sur mesure en dbase, FoxPro, Visual FoxPro, Clipper, ASP en simple ou multiutilisateurs. MICRONOMIE INC. 13

1.2 Site Internet www.micronomie.com Vous trouverez beaucoup d information sur notre site Web : www.micronomie.com. Notre site contient aussi la dernière version du DSA (DSAW1.ZIP) que les usagers abonnés au «Service de support annuel» peuvent télécharger. Vous y trouverez aussi le «Manuel de l usager» et les manuels des «Modules DSA». 1.3 Manuel de l usager du DSA Le présent document est le manuel de l usager du logiciel DSA (DOSSIER-SUIVI/AGENDA). Il renferme toutes les informations pertinentes à l utilisation du système. La clé F1 permet d'obtenir une Aide interactive à tout moment de l'utilisation. 1.4 Sommaire du DSA Le document «SOMMAIRE du DSA» résume les principales informations du logiciel Dossier- Suivi/Agenda. Nous vous recommandons de le consulter avant de lire le «Manuel de l usager». 1.5 Tutoriel du DSA Le document «TUTORIEL du DSA» permet aux utilisateurs de faire une formation sur les principales fonctions du logiciel. Nous vous recommandons de l utiliser pour votre formation. 1.6 Gérer les Ventes Le document «Gérer les Ventes avec le DSA» présente un exemple pour les vendeurs. Nous vous recommandons de le consulter pour votre formation. MICRONOMIE INC. 14

1.7 Diagramme de fonctionnement La figure 1.1 présente le «Diagramme de fonctionnement» du logiciel. Les principaux éléments y sont définis : USAGER D. S. A. FICHE Dossier DOSSIER DIRECTION SUIVI SUIVI/AGENDA TÉLÉPHONE Dossier ADRESSE Émetteur SUJET Destinataire SECRÉTAIRE DOCUMENT NOTE RAPPORT CODE Liste/Fichier Lettre EXTERNE Étiquette/Env./Stat. EXPORT WORD TEL MODEM EXCEL DBASE WinFax FIGURE 1.1 Diagramme de fonctionnement MICRONOMIE INC. 15

1.8 Diagramme des données La figure 1.2 présente le «Diagramme de données» du logiciel. Tous les champs d information y sont nommés pour les principales bases de données utilisées par le logiciel. 4. ADRESSE 1. DESCRIPTION 3. TÉLÉPHONE IDPAD IDPER IDPTE IDPER N_PERSONNE IDPER IDDSA IDDSA IDDSA TYPE_ADRES NOM TEL_CODE RUE PRENOM TEL_TYPE SUITE SEXE TEL_PAYS AUTRE_ADR COMPAGNIE TEL_REGION VILLE NAISSANCE TEL_NUMERO PROVINCE CATEGORIE TEL_EXTENT PAYS CLASSE CONTACT CODE_POST RESPONC ACTIVITE ACTIVITE RESPONSABL DESCRIPTIO CONTACT SOURCE G G SALUTATION EDT_USR EDT_USR PROFESSION EDT_DATE EDT_DATE TITRE INS_USR INS_USR STATUT EMAIL INS_DATE NOTE 5. SUJET A. AGENDA / 2. SUIVI C_MEMO IDPSJ IDPSU MEMO IDPER IDPER DATE_DEB IDDSA N_PERSONNE DATE_FIN GROUPE IDDSA DATE_MAJ SUJET IDEMETTEUR LANGUE G EMETTEUR ACTIVITE EDT_USR IDDESTINATAI.. DIVERS EDT_DATE DESTINATAI M01 M11 M21 M31 INS_USR COMPLETE M02 M12 M22 M32 INS_DATE ACTIVITE M03 M13 M23 M33 6. DOCUMENT PRIORITE M04 M14 M24 M34 IDPDO D_DEBUT M05 M15 M25 M35 IDPER D_FIN M06 M16 M26 M36 IDDSA NOTE M07 M17 M27 M37 N_PERSONNE G M08 M18 M28 M38 NOM_LETTRE EDT_USR M09 M19 M29 M39 DESCRIPTIO EDT_DATE M10 M20 M30 M40 DATEDOC INS_USR A01 A05 A09 A13 A17 TYPE INS_DATE A02 A06 A10 A14 A18 REPERTOIRE RESULTAT A03 A07 A11 A15 A19 G AUTRE1 A04 A08 A12 A16 A20 A AUTRE2 G DE AUTRE3 INS_USR EDT_USR INS_DATE EDT_DATE EDT_USR INS_USR EDT_DATE INS_DATE FIGURE 1.2 Diagramme des données MICRONOMIE INC. 16

1.9 Nomenclature et touches de navigation Les dates sont entrées dans le format international : AAAA.MM.JJ. : (Année, mois, jour.) [0] à [9] et [A] à [Z] : Choisir directement un choix dans un menu. [Enter] ou [Return] : Accepter un champ ou un choix de menu [Esc] : Annuler la commande ou sortir d un menu. [PgUp] : Page précédente dans les écrans de travail [PgDn] : Page suivante dans les écrans de travail [TAB] : Champ Suivant [Shift TAB] Champ Précédent [FIN] (END) Fin des caractères d'un champ [DEBUT] (HOME) Début d'un champ [ ] (flèche haut) : Positionner le curseur au champ précédent ou au choix précédent dans un menu [ ] (flèche bas) : Positionner le curseur au champ suivant ou au choix suivant dans un menu [ ] (flèche gauche) : Positionner le curseur au caractère ou au champ précédent ou au choix précédent dans un menu. [ ] (flèche droite) : Positionner le curseur au caractère ou au champ suivant ou au choix suivant dans un menu. [Backspace] : Effacer le caractère précédent. [Del] : LECTURE : Enlever la fiche active ÉDITION : Effacer le caractère à la droite du curseur [Ins] : LECTURE : Ajoute une fiche ÉDITION : Alterner entre le mode insertion et le mode écrasement. [F1] : Obtenir de l aide interactive. [F2] : Liste des Clés et Raccourcis [F3] : Imprime Rapport, A-Fiche Dossier, Partiel [F4] : Imprime, Rapport, C- Enveloppe [F5] : Macro générale libre 5 [F6] : Macro générale libre 6 [F7] : Macro générale libre 7 [F8] : Macro générale libre 8 [F9] : Ouvrir liste des choix possibles (standard VFX) [F10] : Autre Copier numéro comptable [F11] : Macro générale libre 11 [F12] : Macro générale libre 12 MICRONOMIE INC. 17

1.10 Touches Alt (Alternatives) Les touches de contrôle sont des raccourcis qui peuvent être utilisées dans la plupart des écrans. En voici la description: Alt+A Écran A-Agenda Alt+B Duplique un suivi Alt+C Si dans A-Agenda Copie l'adresse 1-Description l'adresse 2-Suivi l'adresse 3-Téléphone le Téléphone 4-Adresse l'adresse 5-Sujet le Sujet 6-Document le Chemin du Fichier Alt+D Ajoute la Date dans un champ ou une Note Alt+E Menu Modifier (Edit) Alt+F Menu Fichier (File) Alt+G Alt+H Menu Aide (Help) Alt+I Alt+J Date Début du suivi = Aujourd'hui Alt+K Alt+L Menu Outils (Tools) Alt+M Alt+N Alt+O Menu Options (Options) Alt+P Menu Rapports (Report) Alt+Q Alt+R Alt+S Alt+T Temps: ajoute l'heure dans un champ ou une Note Alt+U Menu Autre (Other) Alt+V Menu Favoris (Favorites) Alt+W Menu Fenêtre (Windows) Alt+X Alterne entre Suivi Complété Oui et Complété Non Alt+Y Alt+Z Alt+1 Écran 1-Description Alt+2 Écran 2-Suivi Alt+3 Écran 3-Téléphone Alt+4 Écran 4-Adresse Alt+5 Écran 5-Sujet Alt+6 Écran 6-Document Alt+7 Écran 7-Médical Alt+8 Écran 8-Facture Alt+9 Écran 9-Projet MICRONOMIE INC. 18

Alt+F1 Modifier Suivi (Barre d Action) Alt+F2 Nouveau Suivi (Barre d Action) Alt+F3 Nouveau Document (Barre d Action) Alt+F4 Quitter (Standard Windows) Alt+F5 Nouveau Document Courriel (Barre d Action) Alt+F6 Nouveau Document Fax (Barre d Action) Alt+F7 Nouveau Document Scan (Barre d Action) Alt+F8 Macro (Standard Foxpro) Alt+F9 Ouvrir le Site Web (Barre d Action) Alt+F10 Copier Email (Barre d Action) Alt+F11 Nouveau Document Email (Barre d Action) Alt+F12 Alt+J Date Début du suivi = Aujourd'hui Alt+ Date Début du Suivi +1 Jour ou Priorité + 1 (ex. A1) Alt+ Date Début du Suivi -1 Jour ou Priorité - 1 (ex. A0) Alt+ Ins Date Début du suivi Calendrier de modification Alt+Del Date Début du Suivi = Rien et Priorité = A0 Alt+ Date Début du Suivi -1 Semaine Alt+ Date Début du Suivi +1 Semaine Alt+ Date Début du Suivi -1 Mois Alt+ Date Début du Suivi +1 Mois Alt+Home Date Début du Suivi -1 An Alt+End Date Début du Suivi +1 An MICRONOMIE INC. 19

1.11 Touches Ctrl (Contrôle) Ctrl+A Transfert de Dossier à Dossier Ctrl+B Libre Ctrl+C Modifier, Copier en mode édition seulement) Ctrl+D Supprimer (Barre de Contrôle) Ctrl+E Modifier (Barre de Contrôle) Ctrl+F Rechercher Filtrer (Barre de Contrôle) Ctrl+G Nouveau dossier rapide Ctrl+H Ctrl+I Rapport «A» Fiche Dossier (Barre d Action) Ctrl+J Remet la date à aujourd'hui Ctrl+K Capture Les Affaires (Menu, Modifier) Ctrl+L Nouveau Document Cible (Barre d Action) Ctrl+M Nouveau Document Formulaire (Barre d Action) Ctrl+N Nouveau (Barre de Contrôle) Ctrl+O Ouvrir (Menu, Fichier) Ctrl+P Imprimer (Barre de Contrôle) Ctrl+Q Capture du CRIQ (Menu, Modifier) Ctrl+R Ctrl+S Enregistrer (Barre de Contrôle) Ctrl+T Téléphoner (Barre d Action) Ctrl+U Statut des Utilisateurs (Menu Outils) Ctrl+V Modifier, Coller (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+W Sauvegarder (Write) (dans le browse) Ctrl+X Couper (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+Y Duplique Détail (Barre de Contrôle Détail) (en mode édition seulement) Ctrl+Z Annuler les Modifications (Barre de Contrôle) (en mode édition seulement) Ctrl+ Enter Aujourd'hui de la Date de l'agenda Ctrl+Début Premier enregistrement selon l index actif. Ctrl + Enregistrement Précédent selon l index actif. Ctrl + Bas Enregistrement Suivant selon l index actif. Ctrl + Fin Dernier enregistrement selon l index actif. Ctrl + Ins Ajoute un enregistrement à la table du bas. Ctrl+Suppr Supprime l enregistrement sélectionné dans la table du bas. Ctrl + Date de l'agenda +1 jour Ctrl + Date de l'agenda -1 jour Ctrl + Date de l'agenda -1 Semaine Ctrl + Date de l'agenda +1 Semaine Ctrl + Date de l'agenda -1 Mois Ctrl + Date de l'agenda +1 Mois Ctrl+F1 Ctrl+F2 Ctrl+F3 MICRONOMIE INC. 20

Ctrl+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F9 Ctrl+F10 Ctrl+F11 Ctrl+F12 Ferme la fenêtre active (Standard Window) Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé Réservé 1.12 Touches Shift (Majuscules) Macros individuelles. Shift + F1 Shift + F2 Shift + F3 Shift + F4 Shift + F5 Shift + F6 Shift + F7 Shift + F8 Shift + F9 Shift + F10 Shift + F11 Shift + F12 Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager Libre pour chaque usager 1.13 Installation Voir chapitre 22 MICRONOMIE INC. 21

2. FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL 2.1 Comment démarrer le logiciel 1) Mettre l ordinateur en marche 2) Cliquer 2 fois sur l icône DSA Écran d entrée Le premier écran à apparaître est illustré ci-dessus. C est à partir de cet écran que vous devez entrer votre code d usager ainsi que votre mot de passe. Ce code vous suit tout au long de la session de travail et vous identifie partout où vous allez. MICRONOMIE INC. 22

2.2 Comment quitter le DSA 1) Cliquer sur le bouton Quitter ou faites les touches de raccourci Alt+F4. S'il y a des données qui ne sont pas enregistrées un écran apparaîtra pour vous demander si vous voulez les enregistrer. NOTE : Il est très important de quitter le DSA à la fin de chaque journée pour permettre les copies de sécurité. MICRONOMIE INC. 23

3. L ÉCRAN DU DSA Les écrans du DSA se divisent en 13 parties : 3.1 Ligne de Titre Cette ligne affiche le nom de l application, la version, la Compagnie de l usager, les prénom et nom de l usager. 3.2 Barre de Menus : Fichier, Édite... Une fois le code d usager et le mot de passe entrés, un menu horizontal composé de 10 choix, apparaît au haut de l écran. Ce menu est accessible par la souris ou en appuyant sur les touches Alt + la lettre qui est soulignée (Ex. : «Alt+ F» pour Fichier). MICRONOMIE INC. 24

3.3 Barre de Contrôle : Inscrit, Ajout... La Barre de Contrôle est selon la norme de MS Office. Ces boutons de contrôle gèrent les opérations dans DSA. Icône Nom Touches Description Nouveau Ctrl+N Ajoute un nouveau Dossier ou une fiche. Dupliquer Duplique le Dossier dans un nouveau Dossier Ou dans un Dossier existant. Enregistrer Ctrl+S Enregistre les modifications. Modifier Ctrl+E Active le mode de Modification Automatique par défaut. Annuler Ctrl+Z Annule les modifications. Supprimer Ctrl+D Supprime le Dossier ou la fiche active. Ouvrir Ctrl+O Affiche la fenêtre Ouvrir à gauche. Imprimer Ctrl+P Imprime le rapport de l'écran actif. Copier Ctrl+C Copie la sélection en mémoire. Couper Ctrl+X Coupe et copie la sélection en mémoire. Coller Ctrl+V Colle ce qui est en mémoire. Aperçu avant impression Email PDF Fax MICRONOMIE INC. 25 Aperçu à l'écran du rapport de l'écran actif. Envoie un courriel du rapport de l'écran actif Envoie un PDF du rapport de l'écran actif Envoie un fax du rapport de l'écran actif. Impression Imprime l'écran. De l écran Rechercher Filtrer Ctrl+F Recherche et Filtre les données. Ce filtre peut s appliquer dans les rapports. Annuler la Enlève le filtre créé par le bouton Recherche. Recherche Filtre Premier Ctrl+Début Premier Dossier. Précédent Ctrl+HAUT Dossier Précédent. Suivant Ctrl+ BAS Dossier Suivant.

Dernier Ctrl+Fin Dernier Dossier. Zoom Chronomètre Ouvre / Ferme la LISTE à la pleine grandeur. Part un chronomètre Initialiser les Initialise les ressources de l usager Ressources Langue Langue de travail (ex. Français, Anglais, Espagnol) de l usager. Identification Ouvre l écran d Identification (login). Fermer ESC Ferme l'écran actif. Sortie Alt+F4 Sortie du logiciel, aussi le X (Fermer l écran) MICRONOMIE INC. 26

3.4 Barre de Calendriers 3.4.1 Zone de Calendrier Ouvrir le calendrier. Ctrl+PgHaut Ctrl+Haut Ctrl+Gauche Ctrl+PgBas Ctrl+Bas Ctrl+Droite Année précédente. Mois précédent. Semaine précédente. Jour précédent. Année Suivante. Mois Suivant. Semaine Suivante. Jour Suivant. Période à date. Période 1 Jour. Période 7 jours (1 semaine). Période 31 jours (1 Mois). Période 365 jours (1 An). Par priorité : «A», «B», etc Tout Ctrl+J remet la date à Aujourd hui 3.4.2 Calendrier Voici les fonctions du calendrier qui se retrouve où il y a des champs date dans le DSA: MICRONOMIE INC. 27

3.5 Fenêtre ouvrir Cette fenêtre permet d ouvrir rapidement les écrans de gestion. La première section comprend les fenêtres du DSA DSAV Type/Code Régions Variables Utilisateurs (requiert le niveau administrateur) Variables Système (requiert le niveau administrateur) Les autres sections optionnelles ont leur section à la suite, comme exemple nous avons ici celle d Avantage Client : Rapport Factures par Vendeur Rapport Produits Vendus par Client Rapport Produits Comparatifs par Mois Copier Données MICRONOMIE INC. 28

3.6 Barre d'actions Rapport A-Fiche Dossier (Ctrl+I) Téléphoner (Ctrl+T) Modifier Suivi (Alt+F1) Nouveau Suivi (Alt+F2) Nouveau Document (Alt+F3) Nouveau Doc. Cible (Ctrl+L) Nouveau Doc. Formulaire (Ctrl+M) Nouveau Document Courriel (Alt+F5) Nouveau Doc. Fax (Fusion Doc. Formulaire) (Alt+F6) Nouveau Doc. Scanneur (Alt+F7) Ouvrir le site Web (Sujet Web) (Alt+F9) Copier Email (Alt+F10) Nouveau Email (Sujet Email) (Alt+F11) Affiche le rapport A-Fiche Dossier pour une vue d ensemble du Dossier Actif. Ouvre l écran «Téléphoner» pour faire un appel. Ouvre l écran «Modifier Suivi/Agenda» Qui est synchronisé avec A-Agenda et 2-Suivi. Sélectionne l écran «2-Suivi» et ajoute un suivi. Sélectionne l écran «6-Document» et ajoute un document. Ouvre le menu Rapport, L-Fusion Doc. Cible. Sélectionne l écran 6-Document Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Doc. Formulaire. Sélectionne l écran 6-Document Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Doc. Formulaire Sélectionne le formulaire de Courriel. Sélectionne l écran 6-Document et Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Formulaire Sélectionne le formulaire de Fax. Sélectionne l écran 6-Document et Ouvre l écran «Scanneur» pour capturer un document. Ouvre Internet Explorer à l'adresse WEB pointée sur la page SUJET ou la première adresse WEB du dossier Copie en mémoire l'adresse email pointé sur la page SUJET ou la première adresse email du dossier Ouvre Outlook avec l'adresse email pointé sur la page SUJET ou la première adresse email du dossier Filtre les dossiers sur les clients qui ont des recevables Ouvrir le site Web du CRIQ (Centre de Recherche Industrielle du Québec) Ouvrir le site Web des Pages Jaunes au téléphone sélectionné Ouvrir le site Web de Canada 411 au téléphone sélectionné Copie le téléphone et ouvre Skype, lorsqu il est dans l ordinateur). Faire Ctrl+C (coller) dans Skype Boutons réservés à la programmation. MICRONOMIE INC. 29

La barre d Actions présente des raccourcis pour exécuter rapidement certaines tâches du DSA : Modifier Suivi, Ajouter un Suivi, Ajouter un Document, etc. 3.7 Barre Fiche/Liste 3.7.1 Écran Fiche La partie «Fiche» présente les détails du dossier. La partie «Liste» présente une liste des dossiers. 3.7.1.1 Zones d Options La Zone d Options s ajuste à l écran de travail et offre les options disponibles : Agenda de, Résultat, Complété, Agenda par, Agenda De, Période, Index Par, Mémorise, Historique. 3.7.1.1.1 Zone d option : 1-Description, 3-Téléphone, 4 3.7.1.1.2 Zone d options : 2-Suivi 3.7.1.1.3 Zone d Options : A-Agenda Cette zone d options est complète, comme ci-haut, dans l écran agenda. Dans les autres écrans, seules les options qui s appliquent sont affichées. Les boutons MÉMORISE, HISTORIQUE ET RECHERCHE se retrouvent dans tous les écrans. MICRONOMIE INC. 30

Agenda de Index par MÉMORISE HISTORIQUE Recherche Permet de sélectionner quel agenda à afficher. Permet de choisir l'index ou l'ordre pour la table du dossier Le bouton MÉMORISE et les champs MÉMORISE et HISTORIQUE permettent d enregistrer le dossier où on est pour y revenir rapidement. Enregistre en mémoire le code du dossier sur lequel on est. On peut enregistrer jusqu à sept dossiers. En cliquant sur la flèche à droite du champ à la droite du bouton MÉMORISE la liste des codes de dossier qui a été mémorisé apparaît : cliquez sur celui désiré. En cliquant sur la flèche à droite du champ la liste des sept derniers codes de dossier qui ont été vus, apparaît: cliquez sur celui désiré. Lien qui permet d'ouvrir les écrans de recherche pour les téléphones, les Adresses et les sujets. Résultats Filtre les Suivis par les mots du début des Activités Filtre les suivis pour R = xx (Résultat) Complété Offre le choix d afficher les suivis complétés : Non ou Oui ou Tous (Non et Oui) pour tous les Agendas ou Suivis. Agenda par Affiche l agenda soit par Destinataire, par Émetteur, par Émetteur ou Destinataire ou Tous, en demeurant dans le même «Agenda de» Agenda de Période Change l «Agenda de» par le dossier qui se trouve dans le champ Émetteur ou Destinataire et change l option «Par» Émetteur et Destinataire ou les deux. Sélectionne la période de temps ou la priorité pour laquelle l agenda est affiché. (Jour, Semaine, Année, Tout, A0, A1, A2, A3...Z9) MICRONOMIE INC. 31

3.7.1.2 Zone de Référence du dossier actif (ou Fiche) Cette zone présente les principaux champs d un dossier : Catégorie, responsable, Compagnie, Nom, etc. Elle présente aussi les 2 principaux nos de téléphones, le courriel et l adresse de correspondance. Elle est disponible dans tous les écrans de travail incluant l Agenda. 3.7.2 Écran Liste L écran Liste présente une liste de tous les champs des dossiers selon l ordre de la colonne active (index). L ordre peut-être changée en double cliquant sur le titre : jaune pour ascendant, rouge pour descendant. Vous pouvez changer l index actif en double cliquant sur une autre colonne. Vous pouvez aussi chercher un dossier en entrant des caractères dans une colonne. L index se change automatiquement. Appuyez sur Entrée pour sélectionner l écran Fiche. MICRONOMIE INC. 32

3.8 Barre d Écrans : A-Agenda, 1-Dossier, 2-Suivi,... La Barre d Écrans regroupe les Écrans de travails : A-Agenda, 1-Description, 2-Suivi, etc. Elle permet entre autre de passer directement de l écran A-Agenda aux écrans du dossier actif comme 1-Description, 2-Suivi, 3-Téléphone, etc. Il faut cliquer sur l'onglet désirer ou peser sur les touches Alt + la lettre ou le numéro de l écran voulu. Ces écrans sont détaillés au chapitre 4. 3.8.1 Écrans de Détails Les écrans de Détails permettent la gestion des informations d un dossier : 1-Description, 2- Suivi, 3-Téléphone, 4-Adresse, 5-Sujet, 6-Document, 3.8.2 Contrôles des écrans de Détails en bas à droite Ces contrôles permettent la gestion des écrans de détails 2-Suivi, 3 Adresse, etc.: Nouveau, Dupliquer, Supprimer. MICRONOMIE INC. 33

3.9 Barre de Statut Cette partie présente des informations sur le statut du DSA : Nom du dossier, enregistrement, clé Numérique, Date, etc. MICRONOMIE INC. 34

4. TROUVER UN DOSSIER Il y a quatre façons de retrouver un dossier: la loupe, le lien, les listes et le filtre. 4.1 La loupe (Recherche précise et imprécise) Certain champs ont des «Loupes» (Compagnie, Nom, No DSA, No Comptable). Cliquez sur la loupe et entrez la valeur désirée. Pour faire une recherche Imprécise, ajouter une * au début du texte : *Inc.. Le Filtre apparaît dans le Titre de l écran : ex. «Filtre : UPPER(«Inc.») $ UPPER(per.compagnie)» Pour annuler une Recherche Imprécise, cliquez sur l Outil «Annuler Rechercher (Filtre)» ou faites une Loupe avec rien. 4.2 Le lien Lorsque la désignation d'un champ est soulignée et en bleu, ou les mots Activité, No Série et Sujet dans la case Recherche cliquez sur le lien Tél1, par exemple, et l'écran passera à une liste comme cidessous Le curseur est placé automatiquement dans le champ du lien (ici téléphone) Pesez sur la touche 5, la colonne du champ se place en ordre et le curseur se positionne au premier numéro tapé, dans ce cas 5. MICRONOMIE INC. 35

Lorsque l'entête de la colonne est en jaune la colonne est placée en ordre croissant. Lorsque l'entête de la colonne est en rouge la colonne est placée en ordre décroissant. Vous pouvez passer de l'un à l'autre en double cliquant sur l'entête. Une fois le dossier trouvé, pesez sur ENTER ou double cliquez sur le champ et vous reviendrez à l'écran de départ avec ce dossier. 4.3 Les listes Il y a 2 sortes de Listes: Les Listes sur Écran et les Listes sur Tableau 4.3.1 Liste sur Écran Les Listes sur Écran sont habituellement composées d'un champ d'entrée, un bouton de recherche un champ d'affichage exemple CATÉGORIE On peut soit entrer une valeur dans le champ d'entrée, cliquer sur le bouton de recherche, peser sur la touche F9, pour faire ouvrir le tableau de sélection Double cliquer sur l'entête d'une colonne fait passer de l'ordre croissant à décroissant et inversement. Taper une lettre dans une colonne nous amène au premier record correspondant à cette lettre Si vous avez trouvé ce que vous cherchiez vous pouvez soit peser sur ENTER double cliquer sur le champ choisi cliquer sur le bouton SÉLECTION MICRONOMIE INC. 36

Cliquez sur le bouton MAINTENANCE pour faire ouvrir la fenêtre de maintenance du champ en question à l'endroit où est votre curseur Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour faire ouvrir la fenêtre de maintenance pour pouvoir ajouter un nouveau record (dans ce cas une nouvelle Catégorie) Cliquez sur le bouton FERMER pour conserver ce que vous aviez auparavant. 4.3.2 Liste sur Tableau Les Listes sur tableau sont signalées par leur entête d écrit en bleu suivi de 3 petits points: Exemple: Type On peut soit entrer une valeur dans le champ, double cliquer dans le champ, cliquer une fois dans le champ et peser sur la touche F9, pour faire ouvrir le tableau de sélection Le reste du comportement se fait comme une Liste sur Écran (voir le point précédent) 4.4 Le filtre Cliquez sur le bouton RECHERCHER (FILTRE) dans la barre de contrôle ou appuyez sur les touches CTRL+F MICRONOMIE INC. 37

L'écran de Recherche apparaît Cliquez sur le champ CHAMP et la liste des champs disponibles pour la recherche est affichée. Exemple cliquez sur COMPAGNIE Cliquez sur le champ OPÉRATEUR et la liste des opérateurs disponibles pour la recherche est affichée. Exemple cliquez sur ÉGAL ou pesez sur "=" Inscrivez "R" dans le champ VALEUR et votre écran devrait être comme celui à droite Cliquez sur le bouton rechercher et vous revenez à l'écran de départ. Les données seront filtrées sur votre requête: donc uniquement les compagnies commencent avec la lettre "r" seront affichés Pour annuler ce filtre soit retourner dans l'écran recherche et cliquer sur le bouton ANNULER LA MICRONOMIE INC. 38

RECHERCHE cliquer sur le bouton ANNULER LA RECHERCHE dans la barre de contrôle Le bouton FERMER ferme la fenêtre Recherche sans rien changer au filtre. MICRONOMIE INC. 39

5. Les écrans de DSA Pour accéder aux écrans de DSA on utilise la barre d'écran: Les écrans de base sont A-Agenda 1- Description 1-Général 2-Autre 3-Administration 4-Sommaire 2- Suivi 3- Téléphone 4- Adresse 5- Sujet 6- Document Les écrans optionnels sont 7- Service 8- Facture 9- Projet 10- Volume MICRONOMIE INC. 40

5.1 A-Agenda 5.1.1 L'Agenda en général Lorsque vous choisissez le fichier «A-Agenda», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé de l agenda mentionné dans le champ «Agenda De». A partir de cet écran, vous pouvez éditer une ou plusieurs fiches de l agenda. L écran AGENDA regroupe les activités des suivis à effectuer pour des dossiers par DESTINATAIRE, Date de Rappel et Activité ou par EMETTEUR, Date de Rappel et Activité (Voir «Option, Agenda par»). Pour la description des champs de la zone d'options voir la section 3.7.1.1.3 Voici la description des champs de l écran : NO DSA : (8 car.) Le numéro de dossier. C (complété) : Ce carreau est coché signifie "Oui" le suivi est complété (1 crochet) Ce carreau est n'est pas coché signifie "Non" le suivi est n'est pas complété PR(iorité) 2 (car.) La priorité du suivi. S'il y a une priorité la date est omise. MICRONOMIE INC. 41

D_DEBUT : La date de rappel du suivi. S'il y a une date la priorité est omise (10 car.) Double cliquez dans ce champ pour activer le calendrier D.Fin La date de fin du suivi (pas encore utilisé) (8 car.) Double cliquez dans ce champ pour activer le calendrier JOUR : (8 car.) Le jour correspondant à la date du champ Date Début. ACTIVITÉ : (1) Activité, description du suivi. (225 car.) Note: l activité peut contenir jusqu à 225 caractères. En double cliquant sur ce champ, on ouvre la fenêtre «Modifier Suivi». NOTE : (car. illimité) (1) Note pour le suivi. Note peut contenir un nombre illimité de caractères et n est limité que par l espace disque disponible. En double cliquant sur ce champ, on ouvre la fenêtre «Modifier Suivi». AUTRE1 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. AUTRE2 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. AUTRE3 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. EMETTEUR : (2) Code de la personne qui a émis le suivi. (8 car.) Double cliquez dans ce champ pour ouvrir la liste. DESTINAIRE. : (2) Code de la personne à qui le suivi est destiné et qui doit (8 car.) exécuté le (8 car.) suivi. Double cliquez dans ce champ pour ouvrir la liste. R (Résultat) : (2) Ce champ est laissé à la disposition de l usager. (Consultez le document (3 car.) «Gérer les Ventes» pour un exemple) Voir la section Rapport pour les Statistiques. S (Sécurité) : (1 car.) Groupe de sécurité de la fiche. Modif par: Le nom d'utilisateur du dernier qui a modifié ce record. (25 car.) (Automatique) MICRONOMIE INC. 42

Modif Date: La date de la dernière modification pour ce record. (8 car.) (Automatique) Créé par: Le nom d'utilisateur de celui qui a créé ce record. (25 car.) (Automatique) Créé date: La date de la création de ce record (8 car.) (Automatique) (1) En double cliquant dans ce champ une liste de valeurs possibles est proposée. Ces valeurs proposées sont entrées dans l écran «CODE» (Voir Section 4.3 Les listes). Advenant qu un délai par défaut existe dans la base CODE, ce délai est ajouté à la Date de rappel (ex. 30 jours). Si vous entrez un Code d Activité valide, ce Code est remplacé par sa Description. (2) Lors de l entrée de ces données, on peut double cliquer dans ces champs pour que se déroule un tableau avec la liste des codes de personnes possibles. Ces codes de personnes sont ceux entrés dans DSA lors de la création de Dossiers. (Voir Section 4.3 Les listes). De cet écran, il est facile d aller au Suivi d un dossier en cliquant sur le bouton SUIVI. On peut passer à l agenda de l Émetteur en cliquant sur le bouton ÉMETTEUR ou du Destinataire en cliquant sur le bouton DESTINATAIRE. NOTES Pour les touches de raccourci dans l'agenda et le Suivi, voir la section 5.3.3 Pour les abréviations et fonctions dans l'agenda et le Suivi, Voir la section 5.3.4 MICRONOMIE INC. 43

5.1.2 La modification pour l Agenda et le Suivi Lorsque vous double cliquez dans le champ ACTIVITÉ ou NOTE ou que vous cliquez sur le bouton MODIFIER SUIVI dans la barre d'action l écran ci-dessus apparaît pour modifier un SUIVI (dans l Agenda lorsqu on fait un ajout c est un SUIVI dans le dossier de «l Agenda De» que l on modifie). Cet écran est une représentation plus détaillée de la section précédente. Pour la description des champs, voir la section précédente. Description des différences : Il est possible d'inscrire l'heure pour les dates de début et de fin MICRONOMIE INC. 44

Le bouton à la droite d'activité ou NOTE ouvre une fenêtre d'abréviations qui s'inscrivent dans le champ pour accélérer l'entrée de données. Pour L'ACTIVITÉ et la NOTE il est possible d'élargir ou réduire la largeur de ces champs en modifiant le chiffre dans le champ LARGEUR entre 100 et 594 Le bouton ZOOM ouvre la fenêtre suivante pour le champ ACTIVITÉ ou NOTE Les onglets Suivi, Activité/Note, Activité et Note donne une vue différentes de champs ACTIVITÉ et NOTE. Au haut de cet écran vous avez une barre de contrôle qui lui est propre. Pour la désignation des icônes voir la Barre de Contrôle générale. Pour accepter cliquez sur le bouton enregistrer et cette fenêtre se fermera pour vous ramener à votre écran de départ. Pour refuser les modifications, cliquez sur le bouton défaire ou le "X" en haut à droite de l'écran ou pesez sur ESC. NOTES Pour les fonctions spéciales dans l'agenda et le Suivi, voir la section 5.3.4 MICRONOMIE INC. 45

5.1.2.1 Imprimé un Suivi Voici les étapes à suivre pour imprimer un Suivi et sa Note : Se placer dans l écran Agenda Double cliquer sur le Suivi pour faire ouvrir la fenêtre «Modifier Suivi» Cliquez sur l icône «Imprimer» L écran pour l impression de l Agenda apparaît Cliquez sur «Dossier» S assurer que «Suivi Sélectionné seulement» soit cliqué. Choisir la Direction, puis cliquez sur «OK» MICRONOMIE INC. 46

Un rapport comme suit apparaît MICRONOMIE INC. 47

5.2 Dossier Lorsque vous choisissez l'écran «1- DESCRIPTION» l écran ci-dessus apparaît. Avec la zone de référence, cet écran est composé des champs qui sont reliés à une Personne, à une Compagnie ou à un Dossier en particulier. L écran 1-Description a 4 pages de travail : Page 1 : 1- Général Page 2 : 2- Champs Autre 1, 2 à 19 Page 3 : 3- Administration Page 4 : 4- Sommaire On accède à ces pages en cliquant sur les onglets à la gauche de la page MICRONOMIE INC. 48

5.2.1 Les champs dans la zone de référence : CATÉGORIE : (1)(2) Code de catégorie de la personne. (2 car.) Exemples : DO Dossier EM employé CL client FO fournisseur ME membre PJ projet PR prospect etc. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. RESPONSABLE : Code ou «Prénom et Nom» de la personne responsable de ce (8 date) dossier. Par défaut, le nom de l usager courant. Ex. : Président responsable du Vice-président, Représentant responsable du Prospect. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. COMPAGNIE : (60 car.) Compagnie où travaille la personne. TITRE : Titre de la personne. (30 car.) Ex. : Secrétaire, Président, Représentant, etc. En cliquant sur le bouton à la droite du champ une liste des titres apparaît. NOM : (30 car.) PRÉNOM : (30 car.) Nom de la personne, du dossier ou du projet. Prénom de la personne. SOURCE : (1)(2) Nom de la personne ou du média (radio, presse, etc.) qui a fourni la (50 car.) source (référence) pour cette personne. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. NO DSA : (8 car.) Code abrégé du dossier. Ce code servira pour toutes les relations. MICRON = MICRONOMIE INC. MICRONOMIE INC. 49

BERUMA = BERUBE, MARTINE Ce code peut être généré par le logiciel par Nom ou Compagnie. Il peut être modifié. Notez que les six (6) premières lettres sont utilisées dans le cas d un nom d entreprise. Et, pour les personnes les quatre (4) premières lettres du nom et les deux (2) premières lettres du prénom sont utilisées. NOTE : Il n est pas permis d entrer le même code plus d une fois. Le système ajoutera un numéro séquentiel de 01 à ZZ soit un numéro en base 36 (possibilité de 1296 numéros). Ex. : BERUMA01 Seuls les caractères suivants sont permis : A à Z, 1 à 9, «-» et «_», pas d accents A la droite apparaissent une adresse, 2 numéros de téléphones et une adresse courriel qui se retrouvent dans leur écran respectif. Cette adresse et ces numéros de téléphone et ce courriel y sont à titre de référence et peuvent être modifiés ou ajoutés ici ou dans leur écran respectif. 5.2.2 Les champs de la page 1-Général de l'écran 1-Description : Dans la section de gauche: LANGUE : (1) Langue de communication utilisée pour les lettres, rapport., etc. (1 car.) Ex. : F français A anglais etc. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. SEXE : (1) Sexe de la personne MICRONOMIE INC. 50

(1 car.) Ex. : F féminin M masculin (espace blanc) Non applicable (Dossier) SALUTATION : (1) Salutation de la personne. (50 car.) Ex. : Monsieur, Madame, Maître, etc.. (Utilisé pour lettres et formulaires) CLASSE : (1) Code de classe de la personne, permettant de classifier la personne. (2 car.) Ex. : A Excellent (Ex. Excellent prospect). B Bon (Ex. Bon prospect ). C Moyen (Ex. Moyen prospect ). En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. STATUT : (1) Statut de la personne. (2 car.) Ex. : A Actif D Décédé I Inactif etc. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. DIVERS : Champ laissé à la disposition de l usager. (2 car.) Si utilisé dans un rapport avec «Autres Critères» (ex. : DIVERS = 1), le logiciel demande : «Remplacer Divers = 1 par Divers = (Oui/Non)» En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. PROFESSION : Profession que la personne exerce. (30 car.) Ex. : Médecin, Administrateur, Secrétaire. En cliquant sur le bouton à la droite du champ, une liste des codes apparaît. DATE DÉBUT : Date de début ou de création du dossier. (8 date) Date du jour par défaut. DATE FIN : Date de fin. (8 date) Ex. : Date de fin d emploi dans le cas d un employé NAISSANCE : (8 date) SÉCURITÉ : (1 car.) MÉMO: (illimité) Date de naissance de la personne. Contient le groupe de sécurité. Champ mémo, nombre de caractères: illimité. Cliquez sur le bouton ZOOM pour accéder à une plus grande fenêtre. Dans la section de droite: MICRONOMIE INC. 51

CLEF M1 : (1) Champ laissé à la disposition de l usager : sert comme clef d accès. (10 car.) secondaire. Ce champ est souvent la relation avec d autres logiciels, comme le numéro du client du logiciel de comptabilité Avantage. MODIFIABLE-2 : (10 car.) MODIFIABLE-3 : (10 car.) (1) Champ laissé à la disposition de l usager. (1) Champ laissé à la disposition de l usager. MODIFIABLE-4 à 9 : (1) Champs laissé à la disposition de l usager. (10 car.) NOTE: Note de 254 caractères possibles sur le dossier. Peut servir comme (254 car.) titre du dossier ou comme «Route à Suivre». Ce champ peut s imprimer dans les rapports «Fiche Dossier» et «Agenda. Cliquez sur le bouton ZOOM pour accéder à une plus grande fenêtre. (1) Certains champs peuvent avoir des valeurs par défaut alors que les titres des champs modifiables peuvent être modifiés par l usager (Voir les menus «Fichier, Administration, Paramètres, Défauts»). 5.2.3 Modifier le nom des champs «Modifiables» Pour modifier le nom du champ : Cliquer sur dans la fenêtre OUVRIR, pour joindre l écran des codes. Choisir "Modifiables" dans la liste des Types de Code. MICRONOMIE INC. 52

Dans la colonne Code trouver le code du champ modifiable auquel il faut donner une désignation Inscrire la Description Française : ex Province Inscrire la Description Anglaise Inscrire le délai, si applicable. Inscrire le niveau de sécurité pour cette option. 5.2.4 Choix dans les champs Modifiables Pour offrir des choix à l usager dans les champs Modifiables : Cliquer sur dans la fenêtre OUVRIR, pour joindre l écran des codes. Choisir le champ Modifiable voulu dans la liste des Types de Code: ex. Modifiable 5 Dans la colonne Code inscrire un code pour cette option: ex. QC Inscrire la Description Française: ex. (Québec) Inscrire la Description Anglaise Inscrire le délai, si applicable. Inscrire le niveau de sécurité pour cette option. 5.2.5 Les champs de la page 2-Autre de l'écran 1-Description : MICRONOMIE INC. 53

Cette page permet à l entreprise d ajouter des champs qui lui sont spécifiques. 5.2.5.1 Modifier le nom des champs «A» Autres Pour modifier le nom du champ : Cliquer sur dans la fenêtre OUVRIR, pour joindre l écran des codes. Choisir "AUtres" dans la liste des Types de Code. Dans la colonne Code trouver le code du champ «Autre» auquel il faut donner une désignation Inscrire la Description Française Inscrire la Description Anglaise Inscrire le délai, si applicable. Inscrire le niveau de sécurité pour cette option. MICRONOMIE INC. 54

5.2.5.2 Modifier la structure des champs de la table Description (Per) Dans Outils, Administration, Paramètres, Structure de la table Description (Per), on peut changer la structure de tous les champs. 5.2.6 Les champs de la page 3-Administration de l'écran 1-Description Cette page affiche le nom de l'utilisateur qui a créé ce dossier avec sa date de création et aussi le nom du dernier utilisateur qui a modifié la section DESCRIPTION de ce dossier avec la date de modification. Ces champs sont comblés automatiquement, sont en lecture seule et ne sont pas directement modifiables. 5.2.7 Les champs de la page 4-Sommaire de l'écran 1-Description 5.2.7.1 Sommaire La page 4-Sommaire permet un mode rapide de gestion des dossiers. MICRONOMIE INC. 55

5.2.7.2 Choisir Page 4 Pour choisir la Page 4, cliquez sur 1-Description (ou ALT+1), cliquez sur l'onglet 4-Somm. 5.2.7.3 Activer Page 4 par défaut Pour activer la Page 4 par défaut, inscrire 4 à côté de «Écran Description Onglet Départ» à l onglet «1-Description» de l écran «Variables Utilisateurs» MICRONOMIE INC. 56

5.3 Suivi 5.3.1 Écran Suivi Lorsque vous choisissez le fichier «2-Suivi», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé des Suivis du Dossier courant. A partir de cet écran, vous pouvez Éditer un ou plusieurs Suivis. Un SUIVI est une activité, rendez-vous, etc., qu une personne a ou aura à effectuer. Voici la description des champs de l écran : Pour la description des champs du haut de l écran, voir la description des champs de l écran 1-Agenda qui s y rapporte. NO DSA : Le numéro de dossier. (8 car.) Double cliquez ou faites F9 dans ce champ pour obtenir la liste des Numéros DSA C (complété) : Ce carreau est coché signifie "Oui" le suivi est complété (1 crochet) Ce carreau est n'est pas coché signifie "Non" le suivi est n'est pas complété PR(iorité) 2 (car.) La priorité du suivi. S'il y a une priorité la date est omise. MICRONOMIE INC. 57

D_DEBUT : La date de rappel du suivi. S'il y a une date la priorité est omise (10 car.) Double cliquez dans ce champ pour activer le calendrier. D.Fin La date de fin du suivi (pas encore utilisé) (8 car.) Double cliquez dans ce champ pour activer le calendrier. JOUR : (8 car.) Le jour correspondant à la date du champ Date Début. ACTIVITÉ : (1) Activité, description du suivi. (225 car.) Note: l'activité peut contenir jusqu à 225 caractères de texte. NOTE : (Illimité) Il s'agit d'un champ de type Mémo vous pouvez y ajouter autant de texte que vous voulez. Double cliquez dans ce champ pour activer la fenêtre "Modifier Suivi." AUTRE1 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. AUTRE2 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. AUTRE3 : Ce champ numérique est laissé à la disposition de la compagnie. (10 car.) Peut être changé par l administrateur dans l écran Variables Système, Onglet Suivi : Visible, Largeur et Type. EMETTEUR : Code de la personne qui a émis le suivi. L émetteur est important puisque (8 car.) tous les suivis apparaîtront dans son agenda si l agenda est par Émetteur. (Voir «Option, Agenda par») Double cliquez dans ce champ pour ouvrir la liste. activer le calendrier DESTINAIRE. :Code de la personne à qui le suivi est destiné et qui doit exécuter le suivi. (8 car.) Le destinataire est important puisque tous les suivis apparaîtront dans son agenda si l agenda est par Destinataire. (Voir «Option, Agenda par») Double cliquez dans ce champ pour ouvrir la liste. R (Résultat) : Ce champ est laissé à la disposition de l usager. (Consultez le document «Gérer (3 car.) les Ventes» pour un exemple) Voir la section Rapport pour les Statistiques. S (Sécurité) : (1 car.) MODIF PAR: Groupe de sécurité de la fiche. Le nom d'utilisateur du dernier qui a modifié ce suivi. MICRONOMIE INC. 58

(25 car.) (Automatique) MODIF DATE: La date de la dernière modification pour ce suivi. (8 car.) (Automatique) CRÉÉ PAR: Le nom d'utilisateur de celui qui a créé ce suivi. (25 car.) (Automatique) CRÉÉ DATE: La date de la création de ce suivi (8 car.) (Automatique) (1) En cliquant sur la flèche vers le bas (ou F2) une liste de valeurs possibles est proposée. Ces valeurs proposées sont entrées dans l écran «CODE» (Voir le choix «9-Codes» du menu «Fichier»). Advenant qu un délai par défaut existe dans la base CODE, ce délai est ajouté à la Date de rappel (ex. 30 jours). Si vous entrez un Code d Activité valide, ce Code est remplacé par sa Description. 5.3.2 La modification pour le Suivi Tout comme l Agenda on peut ouvrir l écran «Modifier Suivi» en double cliquant sur Activité ou Note. Voir la section «5.1.2 La modification pour l Agenda et le Suivi» 5.3.3 Touches de raccourci dans l Agenda et le Suivi Les touches de raccourci suivantes accélèrent la mise à jour des suivis: Alt+X Change un O en N ou un N en O Alt+J Change la Date Début du Suivi à Aujourd'hui Alt+ Augmente la Date Début du Suivi +1 Jour ou Priorité + 1 (ex. A1) Alt+ Diminue la Date Début du Suivi -1 Jour ou Priorité - 1 (ex. A0) Alt+ Ins Date Début du suivi Calendrier de modification Alt+Del Date Début du Suivi = Rien et Priorité = A0 Alt+ Diminue la Date Début du Suivi de 1 Semaine Alt+ Augmente la Date Début du Suivi de 1 Semaine Alt+ Diminue la Date Début du Suivi de 1 Mois Alt+ Augmente la Date Début du Suivi de 1 Mois Alt+Home Diminue la Date Début du Suivi de 1 An Alt+End Augmente la Date Début du Suivi de 1 An Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl + Augmente la Date de l'agenda de 1 jour Diminue la Date de l'agenda de 1 jour Diminue la Date de l'agenda de 1 Semaine Augmente la Date de l'agenda de 1 Semaine Diminue la Date de l'agenda de 1 Mois MICRONOMIE INC. 59

Ctrl + Ctrl+J Augmente la Date de l'agenda de 1 Mois Change la date de l Agenda pour aujourd hui 5.3.4 Abréviations et Fonctions dans l Agenda et dans le Suivi. En entrant les codes suivants dans un suivi vous obtiendrez les résultats indiqués: $ suivi d'un montant aligne ce montant à la fin de la ligne @T Inscrit le mot "Total:" à gauche, calcule le montant total des lignes supérieures et l'inscrit à droite. TX: suivi de chiffres tel "7/7.5" Calcule et inscrit les taxes dans cette ligne pour le montant inscrit au champ supérieur et change le montant de la ligne 1. ex: Vente produit A $100.00 tx:7/7.5 devient: Vente produit A $115.03 tx: 7/7.5 co100.00 TP:7.50 TV:8.00 ou tx: 7/7.5 = Taxe Fédérale 7%, et Taxe Provinciale 7.5% co: = comptant tp: = Taxe Produits et Services (TPS) tv: = Taxe de Vente Provinciale 115.03 = total avec taxes T7 Raccourci additionnel: inscrit la TPS et la TVQ. Voir CODES - Activité - T7 pour le modifier @d Est remplacé par la date du jour: 2000.12.30 @t ou @h Est remplacé par l'heure: 13:30 @c:o ou @c:n Remplace Complété par "O" ou "N" @e: suivi d'un code de dossier Remplace l'emetteur par celui inscrit: OFFRE @d: suivi d'un code de dossier Remplace le Destinataire par celui inscrit: JEAN-Y @r: suivi d'un résultat Remplace le Résultat par celui inscrit: 40 @p:z1 Remplace la Priorité par celle inscrite: Z1 @+:7 Ajoute 7 jours à la date de rappel @- :7 Enlève 7 jours à la date de rappel % suivi d'un chiffre, un signe de dollar Voir la procédure Gestion des Offres de Services. et un chiffre (ex;%80 $100) @no/ suivi d'un code : @no-f5 MICRONOMIE INC. 60 Numéro automatique: tel "fs" cherche dans un sujet du dossier "Variable" le sujet prochain numéro FS : 1 2 3 4 5, Vous pouvez modifier ou ajouter des sujets pour lequel vous voulez obtenir des numéros consécutifs = DO T2.PRG WITH "Test" Permet d'exécuter un programme à partir de cet endroit, exemple: "= DO t2 WITH 'test' " = lettre\jean-y\abc1.doc Réfère à un document. F2 ouvre l'application et le fichier.

+j suivi d'un chiffre (voir note ci-après) Sert pour générer des dates de suivis en utilisant DUPLIQUE. +j0 = la même date de départ, +j5 = 5 jours de plus que la date de départ NOTE : Cette fonction peut permettre le suivi d un projet au complet, tel la construction d une maison modèle ou encore un suivi de service. Voir le module "DSA Construction ". Un exemple simple serait les Suivis de la vente d un logiciel spécialisé : Définition des besoins +j0 Installation du logiciel +j7 Formation niveau 1 3hrs +j14 Formation niveau 2 3 hrs +j21 Renouvellement support 1 an +j365 5.3.5 Champ Note dans un Suivi. Chaque Suivi peut avoir une Note. Le champ Note est un champ mémo qui permet d'écrire un texte illimité, ce qui représente plusieurs pages. On y accède en double cliquant dans le champ NOTE. Pour écrire un petit texte, on peut utiliser la fenêtre "Modifier Suivi. Pour écrire un plus long texte, appuyez sur le bouton ZOOM et une plus grande fenêtre du champ Note s'ouvre. Le suivi avec sa note peuvent être imprimés en cliquant sur le bouton IMPRIME, Voir 5.1.2.1 Imprimé un Suivi MICRONOMIE INC. 61

5.4 Téléphones Lorsque vous choisissez le fichier «3-Téléphone», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé des numéros de téléphone du dossier courant. A partir de cet écran, vous pouvez éditer une ou plusieurs fiches. Voici la description des champs du tableau de l écran : CONTACT : (1) Ce champ signifie la priorité des contacts (A,B,C,D,E,F). (1 car.) Les 2 premiers contacts apparaissent dans la «Zone de Référence» de tous les écrans PAYS : (3 car.) RÉGION : (3 car.) NUMÉRO : (8 car.) EXT. (Extension) (6 car.) (1) Code de pays pour les appels internationaux (1) Code régional Numéro de téléphone Numéro de l extension s il y a lieu. MICRONOMIE INC. 62

TYPE : (1) Type de téléphone. Double cliquez ou faites F9 pour afficher la liste. (3 car.) Ces codes sont ajoutés ou modifiés dans l écran CODES. Ex. : CEL CElulaire FAX FAX MOD MODem RES RESidence TRA TRAvail CODE : (1) Code de téléphone. Permet au logiciel de signaler ou non le code (1 car.) régional (ex. 1) ou longue distance (ex. 1-819). Double cliquez ou faites F9 pour afficher la liste. Ces codes sont ajoutés ou modifiés dans l écran CODES. Ex. : D longue Distance (1-RRR-NNN-NNNN) I International (PPP-RRR-NNN-NNNN-EEEEEE) L Local (RRR-NNN-NNNN) S Système téléphonique (SSS,RRR-NNN-NNNN) Lorsqu on utilise un marchand d interurbain son numéro et votre numéro de passe. Voir la variable PréfixTel dans l écran Variables Système Téléphone Exemple : UpreTel = «466-6000,12345,» Il n y a pas de frais d interurbain lorsqu on signale de 514 et que nous sommes dans le 514. DESCRIPTION : (70 car.) EMAIL : (60 car.) Nom de la personne, fonction Courriel de la personne STATUT Contient le statut. A = Actif et I = Inactif (pour les courriels) (1 car) En mode édition, F2 affiche un tableau de sélection. S (Sécurité) Contient le groupe de sécurité. En mode édition, F2 affiche un tableau de (1 car) sélection. MODIF PAR: Le nom d'utilisateur du dernier qui a modifié ce téléphone. (25 car.) (Automatique) MODIF DATE: La date de la dernière modification pour ce téléphone. (8 car.) (Automatique) CRÉÉ PAR: Le nom d'utilisateur de celui qui a créé ce téléphone. (25 car.) (Automatique) CRÉÉ DATE: La date de la création de ce téléphone MICRONOMIE INC. 63

(8 car.) (Automatique) (1) Certains de ces champs peuvent avoir des contenus prédéfinis. Voir «Fichier, Administration, Paramètres système, Défaut». 5.4.1 Touche de raccourci: En se plaçant sur un téléphone et en pesant sur les touches ALT+C, le code régional et le téléphone se copient dans la mémoire de Windows et peuvent être collés dans Word en pesant sur CTRL+V (coller). La fenêtre suivante apparaît. 5.4.2 E-mail (courriel, adresse de messagerie électronique) 5.4.2.1 Inscription On inscrit un E-Mail dans le champ Email du Téléphone, exemple : "pbergeron@abc.com" 5.4.2.2 Utilisation Choisir un Dossier Que vous soyez dans n'importe quelle écran en cliquant sur le bouton NOUVEAU EMAIL le logiciel lancera Outlook avec la première adresse ".Email:" pour ce dossier S'il y a plus d'un ".Email:" pour ce dossier et que vous ne désirez pas le premier allez à l'écran 3-Téléphone, choisissez le ".Email:" désiré et cliquez sur le bouton NOUVEAU EMAIL logiciel lancera Outlook avec cette adresse. le MICRONOMIE INC. 64

NOTE: Outlook vous pourrait présenter cette fenêtre 2 fois: A chaque fois cliquez le bouton OUI MICRONOMIE INC. 65

Adresse Lorsque vous choisissez le fichier «4-Adresse», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé des adresses du dossier courant. A partir de cet écran, vous pouvez éditer une ou plusieurs fiches. Voici la description des champs de l écran : CONTACT : Ce champ signifie la priorité des contacts (A,B,C). Le contact «A» servira (1 car.) pour la correspondance. RUE : Nom de la rue. N ajoutez pas le mot «rue». Ajoutez les mots «Ave» (60 car.) pour Avenue, «Boul» pour Boulevard. SUITE : (10 car.) Numéro de la suite, du local, ou du bureau. ADRESSE2 (ligne2) Ce champ possède un espace de 30 caractères disponible pour (60 car.) Complétez l adresse s il y a lieu. VILLE : (60 car.) (1) Nom de la ville. MICRONOMIE INC. 66

PROVINCE : (10 car.) PAYS : (15 car.) CODE POST (10 car.) (1) Nom ou abréviation de la province. (1) Nom du pays. Code postal. TYPE : (1) Code de l adresse. Double cliquez ou faites F9 pour afficher la liste. (3 car.) (Voir type tel) Ex. : TRA travail RES résidence etc... S (Sécurité) (1) Contient le groupe de sécurité. Double cliquez ou faites F9 pour afficher. (1 car) la liste. MODIF PAR: Le nom d'utilisateur du dernier qui a modifié cette adresse. (25 car.) (Automatique) MODIF DATE: La date de la dernière modification pour cette adresse. (8 car.) (Automatique) CRÉÉ PAR: Le nom d'utilisateur de celui qui a créé cette adresse. (25 car.) (Automatique) CRÉÉ DATE: La date de la création de cette adresse (8 car.) (Automatique) (1) Certains de ces champs peuvent avoir des contenus pré-définis. Voir «Fichier, Administration, Paramètres système, Défauts». (2) Lors de l entrée de ces données, si la touche [Enter] (ou F2) est appuyée et que le champ est vide une liste de codes possibles est proposée. Voir fichier «9-Codes». 5.4.3 Touche de raccourci: En se plaçant sur une adresse et en pesant sur les touches Alt+C, la compagnie, le nom, et l'adresse du dossier se copient dans la mémoire de Windows et peuvent être collés dans Word en pesant sur CTRL+V (coller). MICRONOMIE INC. 67

5.5 Sujet d intérêt Lorsque vous choisissez le fichier «5-Sujet», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé de groupes de sujet et des sujets d intérêt (descripteurs ou produits) du dossier courant. A partir de cet écran, vous pouvez éditer une ou plusieurs fiches. Voici la description des champs du tableau de l écran : GROUPE: Groupes de sujets qui permettent une classification des sujets. (40 car.) Vous pouvez entrer le groupe désiré ou double cliquez sur le champ ou faites F9 pour afficher la liste de sélection. SUJET : Sujet d intérêt de la personne. (75 car.) Vous pouvez entrer le sujet désiré ou double cliquez sur le champ ou faites F9 pour afficher la liste de sélection. EXEMPLES : Assurance-Vie Commis Classe 30 Cours vente 940901 Équipement XYZ Golf IBM PS2-80 110M Produit ABC NAS: 123-456-789 MICRONOMIE INC. 68

S (Sécurité) Contient le groupe de sécurité. En mode édition, F2 affiche un tableau de (1 car) sélection. MODIF PAR: Le nom d'utilisateur du dernier qui a modifié ce sujet. (25 car.) (Automatique) MODIF DATE: La date de la dernière modification pour ce sujet. (8 car.) (Automatique) CRÉÉ PAR: Le nom d'utilisateur de celui qui a créé ce sujet. (25 car.) (Automatique) CRÉÉ DATE: La date de la création de ce sujet. (8 car.) (Automatique) Les fiches SUJETS offrent une grande flexibilité au DSA. Tous les rapports permettent de regrouper les dossiers par sujet. Ils permettent aussi de regrouper les dossiers selon plusieurs sujets (sujets-multiples). Exemple : Les dossiers ayant le sujet «Produit ABC» et le sujet «Salon 06» ou «Salon 06» (Voir fonction «Sujets-Multiples») Les fiches SUJETS permettent aussi de retrouver directement un dossier : par exemple NAS : 123 456 789. (Voir 4.24.2 Lien ) 5.5.1 Touche de raccourci: En se plaçant sur un sujet et en pesant sur les touches CTRL+C, le sujet choisi se copie dans la mémoire de Windows et peut être collé dans Word en pesant sur CTRL+V (coller). MICRONOMIE INC. 69

5.5.2 Web 5.5.2.1 Enregistrement Pour enregistrer l'adresse d'un site WEB Internet d'un dossier, aller à l'écran sujet et ajouter un groupe et nouveau sujet: Dans groupe, inscrivez ".WEB:" ou double cliquez dans le champ groupe pour choisir ".WEB" Dans la champ sujet inscrivez l'adresse, exemple : "www.abc.com" 5.5.2.2 Utilisation Choisir un Dossier Que vous soyez dans n'importe quelle écran en cliquant sur le bouton OUVRIR LE SITE WEB (SUJET WEB) pour ce dossier le logiciel lancera Internet Explorer avec la première adresse ".WEB:" S'il y a plus d'une adresse ".WEB:" pour ce dossier et que vous ne désirez pas le premier, allez à l'écran 5-Sujet, choisissez l'adresse ".WEB:" désirée et cliquez sur le bouton OUVRIR LE SITE WEB (SUJET WEB) le logiciel lancera Internet Explorer à cette adresse. MICRONOMIE INC. 70

5.5.3 Calcul des montants d'argents des sujets (Sur mesure) Un sujet peut maintenant se terminer par un montant $: Sujet:.Code Postal, Facturation/Année: H3L 2V3, $000500 Lors du rapport par sujet les sous totaux seront calculés ainsi: Sujet:. Code postal, Facturation/Année: H3 Dossier1. $500.00 Dossier2. $200.00 Sous-Total: 2 $700.00... Total: 10 $20,000.00 Le rapport en "Sommaire seulement" ne donnera que les sous totaux et les totaux. 5.5.4 Générer Sujet: Code Postal, Facturation/Année (Sur mesure) 5.5.4.1 Sommaire Un nouveau programme "GensToFa.prg" permet d'importer dans un sujet le champs "Facturation/Année" des statistiques de ventes du logiciel Avantage. 5.5.4.2 Ajout du programme "GensToFa.prg" Faites: Trouve, Documents, Programmes Ajout Pointez sur le programme :..\module\avantage\prgs\genstofa.prg Cliquez sur "Save" et "Yes" (override) Ajouter un "titre du document" 5.5.4.3 Exécution du programme: Cliquez sur le menu AUTRE, puis PROGRAMME On arrive à l écran «6-Document» Sélectionnez le programme Cliquer sur Le programme s'exécute: Il crée les sujets suivant pour tous les clients:.code Postal, Facturation/Année: $000500 Il est possible d'en faire un rapport par sujet et de compter les montants (voir la section suivante) MICRONOMIE INC. 71

5.6 Document Lorsque vous choisissez le fichier «6-Document», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran est composé des documents du dossier courant. A partir de cet écran, vous pouvez éditer une ou plusieurs fiches. Voici la description des champs du tableau de l écran : NO DSA : Le numéro de dossier. (8 car.) Double cliquez ou faites F9 dans ce champ pour obtenir la liste des Numéros DSA DE: (1 car.) Cocher "DE" lorsque le document provient de la personne de ce dossier. A: Cocher "A" lorsque le document à été envoyé à la personne de ce dossier. (1 car.) DATE DOC : (8 date) Date de création du document. TYPE DOC: Le type de document: un fax, une lettre, un courriel (20 car.) Double cliquez ou faites F9 dans ce champ pour obtenir la liste. MICRONOMIE INC. 72

DESCRIPTION: Titre du document. Les documents sont classés alphabétiquement par titre. (78 car.) Si vous ajoutez le code «@d» au début du titre, il sera remplacé par la date du jour (ex 2000.12.31) et les documents seront classés par date. EXT(ension): L'extension du document mise automatiquement par le logiciel. FICHIER : Nom du fichier du document (Ex. BERUMA.001) (78 car.) Double cliquez sur ce champ pour lancer l'application qui traite ce type de document. *.DOC = MS Word *.WPD = Word Perfect *.XLS = MS Excel DATE FICHIER : Date du fichier lui même. Des «????.??.??» indiquent que le fichier (8 date) n existe pas. S (Sécurité) Contient le groupe de sécurité. En mode édition, F2 affiche un tableau de (1 car) sélection. Plusieurs Dossiers spéciaux regroupent des documents : Cible Formulaire Programme Procédures Etc. 5.6.1 Touche de raccourci: En se plaçant sur le titre d'un document et en pesant sur les touches CTRL+C, le titre du document choisi ainsi que le nom du document se copie dans la mémoire de Windows et peuvent être collés dans Word en pesant sur CTRL+V (coller). 5.6.2 Extensions dans Documents Le DSA gère toutes les extensions que gère Windows dans la page Document. Exemples: En cliquant sur un fichier avec une extension DOC, Word s'ouvrira afin de pouvoir corriger le texte. En cliquant sur un fichier avec une extension XLS, Excel s'ouvrira afin de pouvoir corriger le chiffrier. MICRONOMIE INC. 73

En cliquant sur un fichier avec une extension BMP, MS Paint s'ouvrira afin de pouvoir corriger l image. En cliquant sur un fichier avec une extension EML, Outlook s'ouvrira afin de pouvoir corriger le courriel. En cliquant sur un fichier avec une extension FRX, WinFax s'ouvrira afin de pouvoir corriger le fax (en autant qu'il soit déjà installé). MICRONOMIE INC. 74

6. MENU FICHIER L option Fichier du menu horizontal est un sous-menu composé de plusieurs choix. Menu Raccourci Description Ouvrir Ctrl+O Ouvre la fenêtre OUVRIR qui affiche les écrans disponibles Fermer Ferme l'écran actif ou la fenêtre OUVRIR Mis en page Configuration de votre imprimante Prévision Aperçu à l'écran du rapport de l'écran actif. Impression Ctrl+P Imprime le rapport de l'écran actif. e-mail Envoie un courriel du rapport de l'écran actif PDF Envoie un PDF du rapport de l'écran actif Sortie Alt+F4 Quitte le logiciel DSA 6.1 Ouvrir Le menu ouvrir affiche différents écrans disponibles selon les modules et les droits des utilisateurs. A la base, la Section «Dossier-Suivi/Agenda» comprend les écrans du DSA. Sur ce menu «Ouvrir», la section des écrans pour le module «Avantage Client» est montrée en exemple. Cette section est développée dans le manuel DSAV AVANTAGE. MICRONOMIE INC. 75

6.1.1 DSAV Pour l écran DSAV se référer à la section 5 Les écrans de DSA 6.1.2 Codes L onglet DÉTAIL nous permat d éditer les Codes et l onglet La section «Recherche» sert à trouver : sur la première ligne lestypes Code sur la seconde les codes Pour ce faire : entrez dans la colonne Code et peser sur «Enter» La recherche nous ammène au premier Type de Code ou Code. Pour rafiner la recherche, cliquez sur l onglet LISTE et allez à celui désiré. MICRONOMIE INC. 76

Il y a les Codes et les Types de Codes. Les Types de Codes ont des codes. Des Types de codes sont «Catégorie», «Profession», «Langue», etc. Des Codes, par exemple pour le Type de Code «Catégorie» sont «Client», «Dossier», «Fournisseur», «Employé», etc. L écran des Codes permet d ajouter les Codes qui pourront être utilisé un peu partout dans l application pour vous simplifier la vie. Voici la description des champs de l écran : TYPE CODE Code unique de 3 caractères qui provient de la table TYPE CODE. (3 car) Ce champ ne peut pas être vide : il faut absoluement un TYPE CODE Les Nouveaux Types Codes ne peuvent être créés que par l administrateur CODE: Code qui sera utilisé dans les différents fichiers. (10 car.) Exemples : Dans le type Catégorie CL Client EM Employé PR Prospect Dans le type Statut A Actif N Non actif D Décédé MICRONOMIE INC. 77

etc... DESCRIPTION FRANÇAISE: La description française des codes qui apparaissent dans les (60 car.) options des différents écrans français. DESCRIPTION ANGLAISE: La description anglaise des codes qui apparaissent dans les (60 car.) options des différents écrans anglais. PRIX D VENTE : (9 num.) POURC. COMM. : (3 num.) DÉLAIS : (5 num.) Prix de vente utilisé lors de l ajout d un suivi. Pourcentage de Commission utilisé lors de l ajout d un suivi. Délais en jours à ajouter à la "date du jour" lors de l ajout d un suivi. G (Sécurité) Contient le groupe de sécurité. En mode édition, F2 affiche un tableau de (1 car) sélection. DATE EDITION: (8 date) PAR: (25 car.) Date de la dernière modification au code. Nom du dernier utilisateur a modifié le code. DATE CRÉATION: Date de la création du code. (8 date) PAR: (25 car.) Nom de l utilisateur qui a créé le code. 6.1.3 Type/Code En cliquant sur ce menu l écran des Types de Codes suivant apparaît. C est à partir de cet écran qu il vous est possible d ajouter ou de corriger les différents Types de Codes (Abréviations) utilisés dans le système. MICRONOMIE INC. 78

Une fois créé un Type de Code ne peut pas être effacé car il pourrait nuire au bon fonctionement du logiciel. MICRONOMIE INC. 79

Comme l écran Code, la section du haut sert à la recherche. Entrer le Type Code recherché dans la colonne Code puis pesez sur Enter. Voici la description des champs de l écran : TYPE CODE Code unique de 3 caractères qui sert de lien entre la table TYPE CODE et la (3 car) table CODE NOM FRANÇAIS (20 car.) NOM ANGLAIS (20 car.) DATE EDITION: (8 date) PAR: (25 car.) Nom français du TYPE CODE Nom anglais du TYPE CODE Date de la dernière modification au code. Nom du dernier utilisateur a modifié le code. DATE CRÉATION: Date de la création du code. (8 date) PAR: (25 car.) Nom de l utilisateur qui a créé le code. MICRONOMIE INC. 80

6.1.4 Types de codes : Type de Code Écran Activité A- Agenda, 2- Suivis Autre 1- Description Page 2 Catégorie 1- Description Chiffre d affaire Champ Autres Critères Classe 1- Description Code de produit 10- Ventes Code téléphone 4- Téléphone Complété A- Agenda, 3- Suivis Contact 3- Téléphone, 4- Adresse Divers 1- Description Institution 1- Description Diplôme 1- Description Domaine 1- Description Équipement 11- Équipement Fonction 1- Description Groupe de Sécurité A- Agenda, 1- Description, 2- Suivis, 3- Téléphone, 4- Adresse, 5- Sujets, 6- Documents Langue 1- Description Modifiable 1 1- Description Modifiable 2 1- Description Modifiable 3 1- Description Modifiable 4 1- Description Modifiable 5 1- Description Modifiable 6 1- Description Modifiable 7 1- Description Modifiable 8 1- Description Modifiable 9 1- Description Module Module optionnel Nombre d employés Note Par A- Agenda, 3- Suivis Période A- Agenda, 3- Suivis Produits 10- Ventes Profession 1- Description Priorité A- Agenda, 3- Suivis Région Responsable 1- Description Résultat A- Agenda, 3- Suivis Service de paye Secteur d activité MICRONOMIE INC. 81

Sexe Source Statut Sujet Titre Type d adresse Type document Type paiement Type téléphone 1- Description 1- Description 1- Description 5- Sujets 1- Description 4- Adresse 6- Documents 11- Paiement 3- Téléphone MICRONOMIE INC. 82

6.1.5 Régions Cette écran sert pour générer des sujets par région. Pour les détails de cette procédure, voir la procédure «Gestion des Régions Postales» dans le Menu Aide, Liste des Procédures, «Gestion des Régions Postales» MICRONOMIE INC. 83

6.1.6 Variables Utilisateurs Pour accéder à l écran Variables Utilisateur, cliquez sur Fichier, Ouvrir et Variables Utilisateurs. Ce menu n est accessible qu à l administrateur du DSA. Cet écran sert à établir les variable par défaut par utilisateur pour les différentes pages des écrans et différents menus du DSA. 6.1.6.1 Liste Affiche la liste des utilisateurs. Par défaut, cet écran s ouvre sur l utilisateur qui vient d accéder à cet écran. Cliquez sur l Utilisateur désiré pour apporter des modifications. NOTE : On ne peut ni ajouter, ni enlever des utilisateurs, ni changer un mot de passe dans cet écran. Pour faire ceci, il faut aller sur Outils, Utilisateurs. MICRONOMIE INC. 84

6.1.6.2 1- Description Ce sont les valeurs pour la page 1- Description de l écran DSA. Une valeur peut être entrée ou ne rien mettre. CHAMP Divers, Salutation, Catégorie, Classe, Source, Sexe, Langue, Profession et Statut. Language Écran Description Onglet Départ DÉSIGNATION Valeurs qui se placent par défaut lorsque l utilisateur clique sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau dosier La langue du DSA pour cet utilisateur. L utilisateur peut modifier lui-même cette donnée lorsqu il change cette donnée par dans la BARRE DE CONTRÔLE détermine sur quel onglet s ouvrira la page 1- Description lorsque l utilisateur cliquera sur 1-DESCRIPTION MICRONOMIE INC. 85

6.1.6.3 A- Agenda Ce sont les valeurs pour la page A- Agenda de l écran DSA. Une valeur peut être entrée ou ne rien mettre. CHAMP Complété Agenda De Agenda Par Index Par Hauteur du Grid Option Rendez-vous seulement Résultat Période DÉSIGNATION Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA désigne le nombre de ligne à afficher pour chaque activité sur cette page Tri les activité par rendez-vous (un Rendez-vous dans l Activié commence par l heure du Rendez-vous : 09 :30) Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA Valeurs de tri par défaut lorsque l utilisateur clique sur la page A-AGENDA MICRONOMIE INC. 86

6.1.6.4 2- Suivi Ce sont les valeurs pour la page 2- Suivi de l écran DSA. Une valeur peut être entrée ou ne rien mettre. CHAMP Complété Largeur Écran DSA Édite Suivi Largeur Hauteur du Grid Édite Suivi Écran Actif Menu, Options Suivi de Contrôle Menu, Options, Affiche Activité DÉSIGNATION Valeur par défaut quand on crée un nouveau Suivi Largeur de l écran DSA lorsque les Ressources des Utilisateurs sont réinitialisées Largeur de l écran Édite-Suivi lorsque les Ressources des Utilistaeurs sont réinitialisées Désigne le nombre de ligne à afficher pour chaque activité sur cette page Laisse l écran Édite-Suivi ouvert Lorsqu on sauve dans l écran Édite Suivi, un Suivi de contrôle est généré lorsque coché Affiche l Activité et la Note d un Suivi dans une boîte en haut à droite lorsque le pointeur passe au dessus d une Activité dans Suivi ou Agenda MICRONOMIE INC. 87

6.1.6.5 3- Téléphone Ce sont les valeurs pour la page 3- Téléphone de l écran DSA. Une valeur peut être entrée ou ne rien mettre. CHAMP Téléphone Code Téléphone Type Téléphone Région Préfixe Tel (ex *67) Initialisation du modem Port du Modem DÉSIGNATION Valeur par défaut du Code Téléphone quand on crée un nouveau Téléphone Valeur par défaut du Type Téléphone quand on crée un nouveau Téléphone Valeur par défaut du Code Régional du Téléphone quand on crée un nouveau Téléphone Préfixe signalé par le Modem avant de placer un appel Commandes pour initialiser le modem Port de l ordinateur pour le Modem 6.1.6.6 4- Adresse Il n y a pas de données pour cette page en ce moment MICRONOMIE INC. 88

6.1.6.7 5- Sujet Ce sont les valeurs pour la page 5- Sujet de l écran DSA. Une valeur peut être entrée ou ne rien mettre. Ce sont les Groupes, Groupe/Sujet ou Sujets qui seront ajoutés automatiquement lors de la création d un nouveau dossier pour chaque Utilisateur. CHAMP Groupe Sujet Générer les Sujets : DÉSIGNATION Nom du groupe qui sera ajouté lors de la création d un nouveau dossier Nom du sujet qui sera ajouté lors de la création d un nouveau dossier Ce bouton ajoute les Groupes/Sujets ci-haut à chaque dossier existant qui n ont pas ces Groupes/Sujets 6.1.6.8 6- Documents Il n y a pas de données pour cette page en ce moment. MICRONOMIE INC. 89

6.1.6.9 7- Service C est le type de Service pour lequel le DSA est utilisé CHAMP Type de Service DÉSIGNATION SAV : Service aux Ventes SAC : Service à la Clientèle MICRONOMIE INC. 90

6.1.6.10 Rapports Ce sont les valeurs par défaut pour les rapports Agenda et Dossier. 6.1.6.10.1 Rapport AGENDA Lorsque ces champs sont cochés ils impriment ce qui est indiqué dans la colonne désignation et s ils ne sont pas cochés ils ne l imprime pas. CHAMP Rapport Agenda Date Rapport Agenda Référence Rapport Agenda Remarque Rapport Agenda Note Rapport Agenda Ligne 1 Rapport Agenda Ligne Rapport Agenda Ligne Blanche Rapport Agenda Saut de page Agenda Note Alignée DÉSIGNATION Imprime la date Imprime la référence Imprime la remarque Imprime la Note du Suivi Imprime seulement la première ligne Imprime des lignes de contour Ajoute une ligne blanche pour écrire des notes à la main Effectue un saut de page après chaque Dossier Aligne la Note du Suivi avec l activité du Suivi, si non la Note commence au début de la ligne. MICRONOMIE INC. 91

6.1.6.10.2 Rapport DOSSIER Lorsque ces champs sont cochés «OUI» ils impriment ce qui est indiqué dans la colonne désignation et s ils sont cochés «NON» ils ne l imprime pas. CHAMP DÉSIGNATION Fiche Description Complète : Imprime tous les champs 1-Description Partielle : Imprime que les principaux champs 1-Description Fiches Modifiable 11 à 20 Imprime les données des champs Modifiables qui sont dans l onglet 1-Général de 1-Description Fiches Modifiable 21 à 30 Imprime les données des champs Modifiables de 21 à 30 Fiches Autres 01 à 10 Imprime les données des champs Modifiables de 1 à 10 qui sont dans l onglet 2-Autre de 1-Description Fiches Autres 11 à 20 Imprime les données des champs Modifiables de 11 à 20 qui sont dans l onglet 2-Autre de 1-Description Fiche Note Imprime la Note de l écran de 1-Description Fiche Mémo Imprime le Mémo de l écran de 1-Description Fiche Téléphone Imprime tous les téléphones du dossier de 3-Téléphone Fiche Adresses Imprime toutes les adresses du dossier de 4-Adresse Fiche Sujets Imprime toutes les sujets du dossier de 5-Sujet Fiche Documents Imprime le nom de tous les documents qui sont dans l onglet 6-Document Fiche Suivi Imprime les suivis du dossier de l onglet 2-Suivi Fiche Complété Imprime soit TOUS les Suivis, seulement ceux qui ont été complétés à OUI ou ls fichiers pas encore complétés à NON Fiche Note Imprime la Note du Suivi de l onglet 2-Suivi Fiche Commentaire Imprime des lignes pour écrire des commentaires manuscrits 6.1.6.11 8-Factures Il n y a pas de données pour cette page en ce moment. MICRONOMIE INC. 92

6.1.6.12 Duplique Ce sont les valeurs par défaut pour l écran Duplique. Dupliquer est utiliser pour copier un Dosssier au complet selon les options choisies ci après Lorsque ces champs sont à «OUI» ils duplique ce qui est indiqué dans la colonne désignation et s ils sont cochés à «NON» ils ne les duplique pas pas. CHAMP DESCRIPTION Duplique Dossier Duplique tous les champs de l onglet 1-Description sauf les trois lignes suivantes Duplique Modifiables Duplique tous les champs Modifiables de l onglet 1- Description Duplique Autres Duplique tous les champs Autres de l onglet 1-Description Duplique Dossier Note Duplique la Note de l onglet 1-Description Duplique Suivis Complétés Duplique les Suivis Complétés ( les Suivis non-complétés sont toujours dupliqués) Duplique Téléphones TRA-FAX- Duplique les téléphones TRA, FAX et 800 800 Duplique Téléphones Autres Duplique les autres types de téléphones Duplique Adresses Duplique toutes les adresses Duplique Sujets Duplique tous les Sujets Duplique Ajouter Sujet Ajoute un Sujet en référence à la duplication Duplique Date Documents Duplique les Documents Duplique Date Semaine Travail Tient compte des dates de la Semaine de Travail Duplique Date Congés Tient compte des dates de congés MICRONOMIE INC. 93

6.1.6.13 Divers Ce sont des informations générales de bases pour l utilisateur. Compagnie Écran de départ CHAMP Permettre Personnalisation Ajuster les colonnes DSAV Détecter l Appelant (Caller ID) Téléphoner (Make Call) Traitement de Texte Chiffrier Groupe Macro DÉSIGNATION Le nom de la compagnie qui sera affiché dans tous les rapports Le numéro de la page de l écran DSAV qui sera affiché lorsque l utilisateur l ouvre pour la première fois de cette session Permet aux utilisateurs de régler eux-mêmes certaines options Agrandi les champs selon leur importance. Détecte le numéro de téléphone de l appelant lorsque coché (il faut avoir activé ce service de son fournisseur de téléphomie) A compléter lorsque le traitement de texte de l utilisateur n est pas Microsoft Word. A compléter lorsque le chiffrier de l utilisateur n est pas Microsoft Excel. Groupes de 8 caractères pour les territoires, séparées par vigules Contient les macros de l utilisateur (Alt+F8 pour créer une macro) MICRONOMIE INC. 94

6.1.6.14 Module 2 Avantage Ce sont des informations pour l utilisateur se rapportant au module optionnel Avantage. CHAMP DÉSIGNATION Permettre Synchronisation de Permet de synchroniser les informations du DSA avec celle Avantage d Avantage % Profit Visible Affiche le profit de chaque item vendu dans l écran de la facture Factures/Soumissions Affiche la ligne de menu pour accéder à l écran des Factures/Soumissions dans l écran Ouvrir R. Factures par Vendeur Affiche la ligne de menu pour accéder à l écran du Rapport des Factures par Vendeur dans l écran Ouvrir R. Produits Vendus par Client Affiche la ligne de menu pour accéder à l écran du Rapport des Produits Vendus par Client dans l écran Ouvrir R. Comparatif Vendeur 2 ans Affiche la ligne de menu pour accéder à l écran du Rapport Comparatif par Vendeur sur 2 ans dans l écran Ouvrir R. Comparatif Clients 2 ans Affiche la ligne de menu pour accéder à l écran du Rapport Comparatif par Client sur 2 ans dans l écran Ouvrir Copier données Permet de copier le répertoire DSAV et le répertoire Avantage sur un portatif. (pour lecture seulement) MICRONOMIE INC. 95

6.1.6.15 Module Éditions Juridique Ce sont des informations pour l utilisateur se rapportant au module optionnel Édition Juriqique. CHAMP Permettre Édition du Module DÉSIGNATION Lorsque coché : Permet à l utilisateur de faire des modification dans les écrans du module Édition Juriqique Lorsque non coché : Ne permet pas à l utilisateur de faire des modification dans les écrans du module Édition Juriqique, mais lui permet de voir les données de ces écrans MICRONOMIE INC. 96

6.1.6.16 Options CHAMP Suivi de Contrôle Affiche Activité DÉSIGNATION Crée automatiquement un Suivi de Contrôle, lorsqu on clique sur Enregistrer dans l écran Édite-Suivi. Affiche l Activité et la Note d un Suivi dans une boîte en haut à droite lorsque le pointeur passe au dessus d une Activité dans Suivi ou Agenda Enregistrement automatique Enregistrer automatiquement les données lorsque l utilisateur change de Dossier sans ouvrir la fenêtre que demande un confirmation pour enregistert le dossier. Résultats des Suivis / Agendas Chronomètre automatique Validation des Sujets Sujets Filtrés Filtre Niveau de contrôle Ouvre automatiquement la fenêtre avec le Chronomêtre lorsque l utilisateur ouvre certaines fenêtres. Vérifie si le Groupe et/ou le Sujet existent déjà et pose la question si on veut l ajouter Permet d afficher une fenêtre des Sujets en permanance. On peut y ajouter un filtre exemple : «.Catégorie :» Le filtre des Sujets 1- Tout : Affiche tous les choix possibles dans l écran A-Agenda 2- Partiel avec Calendriers : Affiche que les choix populaires dans l écran A-Agenda MICRONOMIE INC. 97

6.1.7 Variables Système Les Variables Système sont des variables qui s appliquent à toute l application. Seul le niveau administrateur peut avoir acès à cette section 6.1.7.1 Liste La liste ne comprend qu un seul record qui renferme toutes les variables système. Vous pouvez voir toutes ces variables en déplaçant cet écran vers la droite. MICRONOMIE INC. 98

6.1.7.2 Général CHAMP Information du Client Logo Logo dans facture TPS TVQ Dernier NO (Client) Dernier NO (Fournisseur) Coder Par Choix Compagnie, Nom, Manuellement DÉSIGNATION Cette section renferme toutes les informations de la compagnie. Permet d utiliser le logo de la compagnie dans les rapports. Si ce champ est laissé à blanc, le logo de DSA seera mis par défaut. Pour n avoir aucun logo il faut choisir une image blanche. Le format de l image du logo peut être JPEG ou PNG Si vous utilisez des formulaires préimprimés avec votre logo comme facture, cochez ici pour que le logo du logiciel ne s imprime pas Le montant actuel de la TPS Le montant actuel de la TVQ Dernier numéro comptable pour les clients généré par DSA pour ceux qui n utilisent pas Avantage Dernier numéro comptable pour les fournisseurs généré par DSA pour ceux qui n utilisent pas Avantage Active le choix de Coder le Numéro DSA par Compagnie, Nom ou Manuellement Lors de la création de nouveau dossier, le Numéro DSA sera codé par les 6 premières lettres de la Compagnie pour «Compagnie» et par les 4 premiers caractères du nom et MICRONOMIE INC. 99

Activer Sécurité No Client (CL) Automatique No Fournisseur (FO) Automatique Désirez-vous changer ce champ? Modifier automatique Macro les 2 premiers caractères du prénom pour «Nom» où vous devrez le créer «Manuellement» Active la sécurité Active la génération automatiquement d un numéro de client Active la génération automatiquement d un numéro de fournisseur Pose la question avant de pouvoir modifier un champ Coché, permet d activer la modification automatique dans l écran DSA, si non coché on doit cliquer sur «Modifier» pour apporter des modification dans l écran. Affiche les macros générales tel que définies par l administrateur 6.1.7.3 Description Il n y a pas de données à ce moment pour «Description» MICRONOMIE INC. 100

6.1.7.4 A-Agenda Pour une fonction dans l écran Agenda ou Suivi La touche «Alt+C» copie en mémoire des données selon la page dans laquelle on est dans l écran DSA pour pouvoir coller ces données dans un autre document que vous avez. Par défaut on a : L activité La note Le numéro DSA et la compagnie Le prénom et le nom La rue La ville, province, pays et code postal Le téléphone A Le téléphone B Le téléphone C L adresse de couriel On peut changer l order ou les données en apportant des modification aux lignes de cet écran. MICRONOMIE INC. 101

2-Suivi Autre 1 Autre 2 Autre 3 Nouveau Suivi CHAMP Couleurs d Agendas et Suivis DÉSIGNATION Trois champs numériques que vous avez le choix d utiliser ou pas et de configurer dans l écran Suivi : -Visible cochés ils apparaissent, -Visible non coché ils n apparaissent pas -Largeur détermine la largeur du champ -Titre inscrit ce titre au dessus de la colonne Une utilisation recommandé pourrait être pour y inscrire des prix. Détermine si la date inscrite lors de la création d un nouveau suivi sera celle de la date du jour ou celle de la date de l agenda (celle au haut à droite de l écran DSA) On peut choisir la couleur des lignes pour les suivis dans l écran Suivi Complété : suivis cochés ou égale à Oui Suivi Plus petit : que la date de l agenda Suivi Égal : à la date de l agenda Suivi Plus Grand : que la date de l agenda Suivi Priorité : Suivi qui a une priorité MICRONOMIE INC. 102

6.1.7.5 3-Téléphone CHAMP Préfixe Tel 1 Préfixe Tel 2 Préfixe Tel 3 PréfixeTelX DÉSIGNATION Préfixe téléphonique 1 pour un système téléphonique Préfixe téléphonique 2 pour un système téléphonique Préfixe téléphonique 3 pour un système téléphonique À cocher pour faire fonctionner les préfixetel. MICRONOMIE INC. 103

6.1.7.6 4-Adresse Pour les variables qui se trouvent à la page «Adresse» de l écran DSA CHAMP Type Adresse Ville Province Pays DÉSIGNATION Le Type d adresse qui s inscrit par défaut quand on ajoute une nouvelle adresse La Ville qui s inscrit par défaut quand on ajoute une nouvelle adresse La Province qui s inscrit par défaut quand on ajoute une nouvelle adresse Le Pays qui s inscrit par défaut quand on ajoute une nouvelle adresse MICRONOMIE INC. 104

6.1.7.7 5-Sujet Pour définir des Groupes et des Sujets qui apparaîtront par défaut lors de la création d un nouveau dossier On peut inscrire jusqu à 20 Groupes et ou Sujets qui seront créés quand on crée un nouveau dossier 6.1.7.8 6-Documents Voir l onglet Document dans l écran Variables Usagés 6.1.7.9 Rapports Il n y a pas de données à ce moment pour les Rapports 6.1.7.10 Duplique Voir l onglet Duplique dans l écran Variables Usagés MICRONOMIE INC. 105

6.1.7.11 Module Détermine les modules auquels à souscrit la compagnie. Ces modules doivent être activés que par Micronomie Inc. et nécessitent des fichiers additionnels. MICRONOMIE INC. 106

6.1.7.12 Module 2-Avantage CHAMP DÉSIGNATION Ava Dir 1 Le répertoire où se trouve les données d Avantage Les autres «Ava Dir» sont pour des compagnies multiples Ava CAR Numéro comptable d Avantage des Comptes À Recevoir Retenues à Recevoir Numéro comptable d Avantage des Retenues À Recevoir Niveau de taxe Le Niveau de Taxe pour Avantage Devise La devise utilisé dans Avantage Transfert niveau de Prix Met le niveau de prix à 1 dans Avantage Ajouter les 0 Ajoute les 0 pour compléter les Numéros d avantage à 10 caractères Soumission du DSA Effectuer les soumission du DSA Soumissions Afficher les Totaux Afficher les totaux dans les soumission du DSA Synchro des Clients Lorsqu une modification est faite à un Client (CL) dans le DSA, la faire automatiquement dans Avantage Synchro des Employés Lorsqu une modification est faite à un Employé (EM) dans le DSA, la faire automatiquement dans Avantage Synchro des Fournisseurs Lorsqu une modification est faite à un Fournisseur (FO) dans le DSA, la faire automatiquement dans Avantage Statistiques Clients -Elles peuvent ne pas être affichées dans l entête de l écran DSA Elles peuvent être affichées dans l entête du dossier dans l écran DSA et calculées par le logiciel Avantage ou par le MICRONOMIE INC. 107

Mois débiuut année fiscale Synchro Import en Noms Propres Synchro Export en Majuscules Synchro des Notes Clients DSA Mois du début de l année fiscale pour la Compagnie Lors de la synchronisation avec Avantage importe les noms avec une majuscule pour la première lettre du nom et du prénom et des minuscules pour les autres lettres Lors de la synchronisation avec Avantage exporte vers Avantage les noms et prénoms en majuscules Synchronise aussi les Notres clients avec Avantage 6.1.7.13 Import ACT Défini le code du Responsable et les Usagés lors de l importation de ACT MICRONOMIE INC. 108

6.1.7.14 Module 7-Global CHAMP Global Dir 01 Synchro des Clients DÉSIGNATION Le répertoire où se trouve les données de Global -Activer la synchronisation des Clients avec Global quand la boîte est cochée -Inscrire la catgorie pour les Clients (habituellement «CL») MICRONOMIE INC. 109

6.2 Fermer Ferme la fenêtre active présentement sur le bureau 6.3 Mise en page Ouvre l écran de mise en page de l imprimante de Windows. C est ici qu on peut définir l imprimante et ses caratéristiques pour l impression des rapports. 6.4 Apperçu avant impression Affiche un apperçu du rapport à l écran du rapport par défaut pour la fenêtre qui est présentement active sur le bureau. 6.5 Impression Ouvre l écran pour l impression du rapport par défaut pour la fenêtre qui est présentement active sur le bureau. 6.6 Email Ouvre l écran pour l impression du rapport par défaut pour la fenêtre qui est présentement active sur le bureau. MICRONOMIE INC. 110

6.7 PDF Ouvre l écran pour l impression du rapport par défaut pour la fenêtre qui est présentement active sur le bureau. 6.8 Sortie Quitter le DSA. On peut aussi utiliser la touche «Alt+F4». MICRONOMIE INC. 111

7. MENU MODIFIER L option MODIFIER du menu horizontal est un sous-menu composé de plusieurs choix. Menu Raccourci Description Annuler Ctrl+Z Annule les modifications modification Enregistrer Ctrl+S Enregistre les modifications Couper Ctrl+X Coupe et copie la sélection en mémoire. Copier Ctrl+C Copie la sélection en mémoire. Coller Ctrl+V Colle ce qui est en mémoire. Modifier Ctrl+E Active le mode de Modification Automatique par défaut. Nouveau Ctrl+N Ajoute un nouveau Dossier ou une fiche. Dupliquer Duplique le Dossier dans un nouveau Dossier MICRONOMIE INC. 112

Ou dans un Dossier existant. Supprimer Ctrl+D Supprime le Dossier ou la fiche active. Rechercher Ctrl+F Recherche et Filtre les données. Ce filtre peut s appliquer dans les rapports. Autre F6 Ouvre une fenêtre avec des fonctions additionnelles pour l'écran actif (Non utilisé). Nouveau Détail Ctrl+Ins Ajoute une ligne de Détail Duplique Détail Ctrl+B Duplique la ligne de Détail sur laquelle est le curseur Supprimer Détail Ctrl+Supp Supprime une ligne de Détail Nouveau Dossier Ctrl+G Ouvre le DSAV pour faire une inscription rapide Rapide Capture du CRIQ Ctrl+Q Ouvre la fenêtre pour capturer une fiche du CRIQ à www.criq.com Capture Les Affaires Ctrl+K Ouvre la fenêtre pour capturer une fiche de Les Affaires à www.lesaffaires.com Modifier en groupe Modifier Date Début en groupe Transfert de Dossier à Dossier Afficher les items supprimés Rappeler un Dossier supprimé Ouvre la fenêtre pour effectuer des corrections en groupe Se placer dans l AGENDA, puis cliquer sur ce menu pour faire apparaître la fenêtre pour modifier toutes les mêmes dates à une nouvelle date. Ouvre la fenêtre pour transférer un dossier Affiche les Détails qui ont été supprimés Ouvre la fenêtre pour rappeler un dossier qui a été supprimé MICRONOMIE INC. 113

7.1 Dupliquer 7.1.1 L écran Lorsque vous choisissez l option «Duplique», l écran ci-dessus apparaît. Cet écran demande quelles parties du dossier courant vous voulez dupliquer : Dossier Source : (dossier actif par défaut) Contient le code du Dossier Source Dossier Destination (optionnel) : (dossier actif par défaut) Contient le code du Dossier Destination Rien ou Même = Nouveau dossier Code existant = Copie dans un dossier existant. Dossier Destination Émetteur : MICRONOMIE INC. 114

Rien = Même Code = Nouveau code Émetteur des suivis Dossier Destination Destinataire : Rien = Même Code = Nouveau code Destinataire des Suivis Calcul des Dates de Rappel Dossier: Oui = Calcul les dates de rappel des Suivis Non = Les dates des Suivis restent les mêmes. Voir la section suivante pour plus de détails. Si vous cochez Oui, le système fait une copie des champs de la page du dossier courant pour la personne ajoutée. Les champs Note, Modifiables 1 à 9 et Autres 1 à 19 ne sont pas inclus dans cette option. Si vous cochez Non, rien n est copié de la page Dossier. Dossier Modifiables (M1 M9): Si vous cochez Oui, le système fait une copie des champs Modifiables 1 à 9 de la page 2 du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous cochez Non, rien n est copié. Dossier Autres (A1 A19): Si vous cochez Oui, le système fait une copie des champs Autres 1 à 19 de la page 2 du dossier courant pour la personne ajoutée. Dossier Mémo Suivis Complétés: Si vous cochez Non, rien n est copié. Si vous cochez Oui, le système fait une copie du champ Note du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous cochez Non, rien n est copié. Si vous cochez Oui, le système fait une copie de tous les Suivis dont le champ complété = «O» du dossier courant pour la personne ajoutée. MICRONOMIE INC. 115

Si vous cochez Non, le système fait une copie de tous les Suivis dont le champ complété = «N» du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous cochez Tous, le système fait une copie de tous les Suivis (Complété = «N» et «O» du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous cochez Aucun, aucun Suivi n est copié. Téléphones (TRA, FAX, 800): Téléphones (Autres): Adresses : Si vous entrez (O)ui, le système fait une copie des Téléphones de types TRA, FAX et 800 du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous entrez (N)on, aucun Téléphone n est copié. Si vous entrez (O)ui, le système fait une copie des Téléphones de types autre que TRA, FAX et 800 du dossier courant pour la personne ajoutée. (ex. TR1, TR2 TR9). Si vous entrez (N)on, aucun Téléphone n est copié. Si vous entrez (O)ui, le système fait une copie de toutes les Adresses du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous entrez (N)on, aucune Adresse n est copiée. Sujets d intérêts : Si vous entrez (O)ui, le système fait une copie de tous les Sujets du dossier courant pour la personne ajoutée. Si vous entrez (N)on, aucun Sujet n est copié. Documents Si vous entrez (O)ui, le système fait une copie des références à tous les Documents du dossier courant pour la personne ajoutée, mais non les documents même. Si vous entrez (N)on, aucun Document n est copié. Ajouter sujet «Voir :...» : Si vous répondez (O)ui, un sujet sera ajouté au nouveau dossier. Ce sujet sera une référence au dossier courant. Après avoir répondu aux questions, cliquez sur DUPLIQUER pour débuter le traitement. IMPORTANT : Vérifiez et corrigez, s il y a lieu, chaque écran du nouveau Dossier : 1- DESCRIPTION, 2- SUIVI, etc. MICRONOMIE INC. 116

7.1.2 Le calcul des dates de rappel Cette option est utilisée pour insérer des suivis avec tâches répétitives. Voir l'exemple au bas. L'écran suivant apparaît: 7.1.2.1 Date de Départ/Fin dans activité: Cette option permet d'ajouter la date prévue de l'activité dans la droite de la ligne 1: P:2000.12.31 7.1.2.2 Calcul des SEMAINES DE TRAVAIL: Cette option permet de compter les jours ouvrables seulement de la semaine de travail. Vous pouvez changer votre semaine de travail dans le Groupe/Sujet "Semaine de travail" du dossier "CONGE": Semaine de travail: 23456 (ou 1=Dimanche, 2=Lundi, etc.) Ainsi, +j10 donne 10 jours ouvrables et 14 jours réels si votre semaine de travail est "23456". MICRONOMIE INC. 117

7.1.2.3 Calcul des CONGÉS: Cette option permet de compter les jours en sautant les jours de congés. Vous pouvez ajouter les jours de congés dans les Suivis du dossier CONGES: 2008.12.25 / Jour de Noël / CONGES / CONGES Ainsi, +j10 donne 10 jours ouvrables et 15 jours réels si votre semaine de travail est "23456" et que le jour de Noël est congé et compris dans la période de calcul. 7.1.2.4 Date de DÉBUT: Cette option permet de dire à partir de quelle date il faut débuter le calcul. Exemple: Vous avez à gérer les plaintes et les suivis sont toujours les mêmes: Ouvrir un dossier Une première rencontre Une lettre au plaignant 1. Créer un dossier de plaintes 2. Dans ce dossier, inscrire les suivis à faire avec le nombre de jours entre chaque étape: j+0 = le premier jour j+5 = 5 jours après le premier jour 3. Dans Date, inscrire les priorités en ordre d importance. Voir l'écran ci-dessous. 4. Lorsqu'il y a une plainte, ouvrir un dossier au nom du plaignant. 5. Aller au dossier Plaintes. 6. Utiliser l'écran duplique et inscrire le dossier du plaignant dans Dossier Destination MICRONOMIE INC. 118

7. Cliquer sur oui dans le Calcul des dates de rappel pour accéder à cet écran 8. Compléter les cases appropriées, puis cliquer sur accepter. Les suivis seront crées au dossier du plaignant MICRONOMIE INC. 119

7.2 Capture du CRIQ Capture des données du CRIQ Voir la procédure au Menu Aide, Liste des Procédures (Contactez Micronomie) 7.3 Capture de Les Affaires.com Capture les informations du site www.lesaffaires.com. Voir 7.2 Capture du CRIQ 7.4 Transfert de Dossier à Dossier Il est maintenant possible de transférer un Dossier vers un autre Dossier du DSA. Voici la procédure à suivre. 1. Cliquez sur le menu MODIFIER, puis TRANSFERT DE DOSSIER À DOSSIER 2. Choisir le dossier Source à «DE» 3. Choisir le dossier de Destination à «A» 4. Cocher toutes les options désirées 5. Pour supprimer le dossier Source cochez «Oui» à «Supprimer la source» MICRONOMIE INC. 120

6. Cliquez sur «OK» 7.5 Afficher les items supprimés Lorsqu'un détail est effacé, il demeure sur le disque tant qu'une épuration n'est pas faite. Si par exemple on a 3 numéros de téléphones comme suit: Par erreur nous effaçons René Parizé, l'écran sera comme suit: En choisissant MODIFIER AFFICHER LES ITEMS SUPPRIMÉS on aura: Dans le menu un crocher devant ce choix: Et l'écran sera comme suit: Le détail effacé réapparait avec une case noire à gauche. Pour le rappeler cliquez sur la case noire et le détail redeviendra actif. Il faut choisir à nouveau MODIFIER AFFICHER LES ITEMS SUPPRIMÉS pour revenir au mode normal et faire disparaître le crochet devant AFFICHER LES ITEMS SUPPRIMÉS. MICRONOMIE INC. 121

7.6 Rappeler un Dossier Supprimé Lorsqu'un dossier complet est effacé, il demeure sur le disque tant qu'une épuration n'est pas faite. 1. Choisir le menu MODIFIER RAPPELER UN DOSSIER SUPPRIMÉ 2. L'écran suivant apparaît: 3. Choisir le dossier à rappeler puis cliquez sur le bouton RAPPELER. 4. Une fenêtre de confirmation apparaîtra: 5. Cliquez sur OK et le dossier sera rappelé. IMPORTANT: Si vous épurez les données, vous ne pourrez plus les rappeler. MICRONOMIE INC. 122

8. MENU Favoris L option FAVORIS du menu horizontal est un sous-menu composé de trois choix. Menu Raccourci Description Ajouter aux favoris Ajoute un dossier de l écran DSA dans les Favoris Administration des Permet d éliminer les dossiers dans Favoris favoris DSA Ouvre un dossier dans Favoris 8.1 Ajouter aux Favoris Pour conserver en favoris un dossier dans l écran du DSA : Cliquer sur le menu FAVORIS Cliquer sur Ajouter aux Favoris 8.2 Administration des Favoris Permet d éliminer le lien d un dossier favoris (n efface pas le dossier lui-même) Cliquer sur le lien du dossier à éliminer Faites Ctrl+D ou cliquer sur le second icône de la gauche dans le menu de cette fenêtre pour éliminer le lien à ce dossier. MICRONOMIE INC. 123

8.3 Atteindre un dossier dans Favoris Pour atteindre un dossier conservé dans mes Favoris : Cliquer sur le menu Favoris Cliquer sur DSA Choisir le dossier et cliquer dessus MICRONOMIE INC. 124

9. MENU Options Options non activées Options activées Toutes les options de ce menu peuvent êtres activées ou non activées (défaut). Leur valeur par défaut sont définies dans l écran Variables Utilisateurs à la section «Options» 9.1 Suivi de Contrôle Un suivi de contrôle est un suivi généré automatiquement pour indiqué une activité prise suite à un suivi existant. Pour ce faire, cliquez sur «Suivi de Contrôle» dans le menu «Options». À partir de l écran «Édit Suivi» d un Suivi, vous verrez que «Suivi de Contrôle» est coché. MICRONOMIE INC. 125

En apportant une correction dans cet écran et en sauvegardant, on revient à l écran Suivi du DSA. De plus un nouveau Suivi est généré. Dans ce suivi, on inscrit le Code du Suivi pour cet Activité de contrôle qui se rattache au suivi de départ. (Voir la section suivante pour les Codes de Suivi) Dans la section Activité du nouveau suivi on peut inscrire par exemple «1O» (le chiffre 1 et la lettre O) Puis en pesant sur la touche «TAB» le tecte s inscrit : «Potentiel, Oui» 9.1.1 Codes des suivis Les codes de ces activités se retrouvent dans l écran Code sous le Type «RE» pour «Résultats» Voici les règles pour ces Codes de Suivi :. 1. Un code peut avoir de 1 à 3 car. et est suivi d'un TAB. 2. Le code est remplacé par sa description: ex. T devient Téléphone OT devient Offre, Téléphone OTM devient Offre, Téléphone, Message 3. Le champ Résultat est remplacé par le code. 4. Si le code à 3 car., le champ Complété est remplacé par Oui (Coché) 5. Si la Description du code correspond à un "No DSA" de Dossier, ex. OFFRE le champ "Émetteur" est remplacé par cette description 6. La gestion des codes se fait par les codes de Résultats. MICRONOMIE INC. 126

9.2 Affiche Activité / Note (Agenda et Suivi) Cette option affiche le contenu de l Activité du Suivi et une partie de la Note dans une fenêtre en haut à la droite lorsqu on clique dans l Activité. 9.3 Enregistre Auto Lorsque coché, cette option permet d enregistrer automatiquement les changements faits au dossier courant quand on passe d un dossier à un autre. Lorsque non coché l écran suivant apparaît si on fait une modification à un dossier et on passe à un autre. 9.4 Résultat des Suivis Lorsque cette option est cochée, on oblige l utilisateur à entrer un Code de Résultat au Suivi, s il n y en a pas, dans une fenêtre. Ensuite ce code est inscrit dans la colonne «RE» du Suivi. MICRONOMIE INC. 127

9.5 Chronomètre Automatique Cette option fait démarrer automatiquement le chronomètre lorsqu on clique sur les boutons suivants de la Barre d Action. Téléphoner (Ctrl+T) Nouveau Suivi (Alt+F2) Nouveau Document (Alt+F3) Nouveau Doc. Cible (Ctrl+L) Nouveau Doc. Formulaire (Ctrl+M) Nouveau Document Courriel (Alt+F5) Nouveau Doc. Fax (Fusion Doc. Formulaire) (Alt+F6) Nouveau Doc. Scanneur (Alt+F7) Ouvrir le site Web (Sujet Web) (Alt+F9) Nouveau Email (Sujet Email) (Alt+F11) Skype MICRONOMIE INC. 128

10. MENU Outils Pour l'administrateur Pour l'utilisateur L option OUTILS du menu horizontal est un sous-menu composé de plusieurs choix. Cependant, la majorité de ces choix sont pour l'administrateur du système comme le montre les menus cihaut. Menu Raccourci Description Liste d'utilisateurs Affiche l'écran Liste des Utilisateurs Statut des Utilisateurs Affiche l'écran du Statut des Utilisateurs Groupes d'utilisateurs Affiche l'écran des Groupes d'utilisateurs Droits d'utilisateurs Affiche l'écran des droits des Utilisateurs Ouvrir Session Affiche l'écran Bienvenue pour pouvoir changer d'utilisateur. Base de données Affiche l'écran de maintenance des tables Suivi Activité Affiche l'écran suivi d'activité Erreurs système Affiche l'écran erreurs de système Verrouillage du système Affiche l'écran des verrouillages de systèmes Statistiques Alt+T Affiche les statistiques des tables Impression-écran Imprime l'écran en cours Sauvegarde de données Affiche l'écran de sauvegardes et récupération des tables MICRONOMIE INC. 129

Administration Z Gestion de programmes Commandes directes VFP9 Commandes directes DSAV Accès au DOS Affiche le menu administration Permet la gestion de programmes Ouvre la fenêtre pour des commandes VFP Ouvre la fenêtre DOS 10.1 Liste des Utilisateurs Dans chaque application multiutilisateur, on doit avoir une liste d'utilisateurs. D'abord pour définir qui a accès à l'application et ensuite définir les noms d'utilisateur avec leur mot de passe et leur niveau de sécurité. Cette option ouvre l'écran Utilisateurs suivant. Avant la première utilisation l'administrateur doit définir le nom d'utilisateur, son mot de passe et son niveau d'accès. Une fois déterminé l'utilisateur aura accès à cet écran pour changer son mot de passe ajouter son adresse de courriel et initialiser ses ressources. 10.1.1 Niveau d'accès Les administrateurs ont le niveau "1" d'accès, ce qui leur permet de gérer le logiciel DSA. Les autres niveaux de 2 à 99 sont attribués selon les besoins. Le niveau 99 étant celui qui a le moins d'accès. Le niveau 1 voit tous les utilisateurs, les autres niveaux ne voient que le leur. MICRONOMIE INC. 130

10.1.2 Initialiser les ressources Le DSA garde en mémoire la position des écrans, des grilles, des index et des listes pour y revenir la fois suivante. Les utilisateurs peuvent en cliquant sur le bouton INITIALISER LES RESSOURCES tout remettre comme au départ. Il est recommander de le faire lorsque vous changer de résolution de votre moniteur ou lors de mise à jour. 10.2 Statut des Utilisateurs Le DSA maintient dans une table les utilisateurs qui sont dans le logiciel avec leur adresse IP. 10.3 Groupes d utilisateurs Un utilisateur peut être membre d un ou plusieurs groupes d utilisateurs. On peut définir des droits d accès par groupe d utilisateurs. Quand l utilisateur est membre de plusieurs groupes on cumule ses droits de chaque groupe. Seuls les administrateurs peuvent accorder ces droits. Si un utilisateur ne fait pas partie d'aucun groupe, il a ses droits individuels. MICRONOMIE INC. 131

10.4 Droits des Utilisateurs des écrans L'administrateur peut régler le niveau requis pour chaque opération de chaque écran à partir de cet écran. Désignation Visualisation Création Copier Modification Suppression Impression Description Permet d'ouvrir l'écran Permet d'ajouter un record Permet de copier un record Permet de modifier un record Permet de supprimer un record Permet d'imprimer un rapport MICRONOMIE INC. 132

10.5 Ouvrir Session Ce menu sert à changer l utilisateur du DSA sur cet ordinateur. En cliquant sur ce menu, la session actuelle se ferme et on vous présente l écran de Bienvenue où vous devez entrer le nouveau code d utilisateur et le nouveau mot de passe. Pour activer ce menu, toutes les fenêtres doivent être fermées. 10.6 Bases de données Lorsque vous choisissez ce menu la liste des tables sont mises en mémoire et l'écran suivant apparaît. Cette fenêtre sert à la maintenance et à la réparation des tables du logiciel DSA. 10.6.1 Maintenance des tables Choisir les tables dans la colonne "Fichiers" qui devront être traitées. Elles passeront dans la colonne "Sélectionnés" Vous avez 3 choix dans la section "Maintenir": Compacter: élimine les fichiers qui ont été supprimés Compacté Mémo: compacte les champs memo pour réduire l espace disque Réindexer: réindexe les tables Une fois choisie cliquez sur le bouton OK. MICRONOMIE INC. 133

IMPORTANT : Si vous utilisez la «Synchronisation», ne faites pas «COMPACTER» sans contacter Micronomie. 10.6.2 Réparation des tables Bien que les tables du DSA soient très stables, il se pourrait qu une table soit endommagée suite à une fermeture imprévue du serveur ou une panne d'électricité. Choisir l'onglet "Réparer" pour réparer une table qui serait endommagés Choisir les tables dans la colonne "Fichiers" qui devront être traitées. Elles passeront dans la colonne "Sélectionnés" Vous avez 2 choix dans la section "Maintenir": Base de données entière Tables de sélection La première option remonte la base de données à partir d'une base de données témoin. La seconde répare les entêtes de champs et efface les records corrompus ou qui ont une clé primaire double. 10.7 Suivi des activités Ce menu n'est pas actif. MICRONOMIE INC. 134

10.8 Suivi des erreurs Le DSA enregistre toutes les erreurs qui sont produites par le logiciel. L'écran suivant nous donne accès à ces erreurs dans le but de pouvoir les corrigées. Quand une erreur d'exécution apparaît, l'erreur est fichée dans un Écran Message. En plus, l'erreur est entrée dans une table: le nom de l'utilisateur courant, la date, l'heure, le statut de toutes les tables ouvertes et la liste de variables de mémoire y sont inscrits. 10.9 Verrouillage du système Dans un système multiutilisateur à haut volume, un message tel "Ce record est utilisé par un autre utilisateur" peut ne pas être suffisant. A ce moment le logiciel enregistrera ce qui s'est passé. MICRONOMIE INC. 135

10.10 Statistiques Ce menu ouvre l'écran Statistiques et affiche le nombre de records pour les principales tables du DSA. 10.11 Impression de l'écran Envoie l écran affiché à l imprimante par défaut de l ordinateur. 10.12 Sauvegarde des données Ce menu est divisé en deux sections : 1. La sauvegarde des données 2. La restauration des données déjà sauvegardées MICRONOMIE INC. 136

10.12.1 Sauvegarde de données L écran suivant s affiche pour la sauvegarde des données. Le DSA utilise deux répertoires pour les données. Le premier est «DATA» où toutes les tables de données sont conservées. Le second est «LETTRE» où tous les documents sont conservés (à la condition qu ils y aient été placés) En choisissant «DATA Seul» toutes les tables sont compressées dans un fichier ZIP est sauvegardées dans le répertoire «Archives» du DSA. Le nom de ce fichier comporte la date (année mois jour) et le mot «Data». ZIP En choisissant «LETTRE Seul» tous les documents sont compressées dans un fichier ZIP est sauvegardées dans le répertoire «Archives» du DSA. Le nom de ce fichier comporte la date (année mois jour) et le mot «Lettre». ZIP IMPORTANT : -Il est important que toutes les fenêtres du DSA soient fermées. -Qu il n y ait aucun autre utilisateur en fonction sur le DSA. -S assurer d avoir suffisamment d espace disque pour la sauvegarde. -Une deuxième sauvegarde la même journée écrasera la première. Pour éviter ceci il faut aller dans le répertoire «Archives» du DSA avec Windows Explorer et renommer le premier fichier. RECOMMENDATION : -Nous vous recommandons d effectuer des copies de sécurité à la fin de chaque journée de travail. -Ayez trois séries de copies de sécurité sur une série de disquette et utilisez les en alternance d un jour à l autre. -Conservez la plus récente copie de sécurité dans un endroit sûr à l épreuve du vol et du feu (exemple : à la maison ou dans un coffret de sécurité à la banque). MICRONOMIE INC. 137

10.12.2 Restauration de la sauvegarde En choisissant «Restauration de la sauvegarde de données» l écran suivant apparaît. Choisir le fichier des données à restaurer, puis double cliquer dessus ou cliquez sur OK. IMPORTANT : En mesure de sécurité, il est très important de créer une copie de sauvegarde avant de restaurer des données. -Il est important que toutes les fenêtres du DSA soient fermées. -Qu il n y ait aucun autre utilisateur en fonction sur le DSA. 10.13 Options Cet écran comprend des paramètres spécifiques au DSA. Il n y en a aucun pour le moment. L écran ci-dessus est un exemple de paramètre spécifique. MICRONOMIE INC. 138

10.14 Administration Menu Paramètres Réindexation Épuration Normalise Sujets Enlève en groupe Ajoute Sujet Générer sujets par Région Remplace champs Normaliser Responsables et Codes Responsables Importation Exportation Synchronisation Sécurité Description Affiche le menu des paramètres Utilisez l'écran des Bases de données : voir 10.6 Bases de données (placé ici pour être compatible avec la version DSAW) Utilisez l'écran des Bases de données : voir 10.6 Bases de données (placé ici pour être compatible avec la version DSAW) Corrige plusieurs Sujets à la fois Efface plusieurs dossiers à la fois selon les critères choisis. Ajoute un Sujet à plusieurs dossiers à la fois selon les critères choisis Génère des Sujest selon les régions choisies Remplace les données d un champ de plusieurs dossiers à la fois selon les critères choisis. Normalise les codes et les nom des Responsables Affiche le menu des Importations Affiche le menu des Exportations Synchronise les données du DSA Utiliser le menu OUTILS SAUVEGARDE DES DONNÉES (placé ici pour être compatible avec la version DSAW) MICRONOMIE INC. 139

10.14.1 Paramètres 10.14.1.1 Structure de la Table description Affiche la structure de la table Per (pour programmeur seulement) 10.14.1.2 Variables Systèmes Ouvre l écran «Variables Systèmes» Voir la section «Variables Systèmes» 10.14.1.3 Variables Usagers Ouvre l écran «Variables Utilisateurs» Voir la section «Variables Utilisateurs» 10.14.1.4 Divers Utilisé par les développeurs 10.14.2 Réindexation Utilisez l'écran des Bases de données : voir 10.6 Bases de données. (Placé ici pour être compatible avec la version DSAW) 10.14.3 Épuration Utilisez l'écran des Bases de données : voir 10.6 Bases de données. (Placé ici pour être compatible avec la version DSAW) 10.14.4 Normalise Sujets MICRONOMIE INC. 140

Lorsque vous choisissez l option «Normalise Sujets», l écran ci-dessus apparaît. ATTENTION : Nous vous conseillons de faire une copie de sécurité avant de faire cette opération. Cette option permet de remplacer un groupe ou un sujet ou un groupe/sujet quelconque par un autre à travers tous les groupes et sujets existants dans le système. Ceci a pour but de vous donner la possibilité de normaliser vos sujets. Choisissez l option «Groupe complet» pour remplacer un groupe en entier par celui inscrit au casier NOUVEAU. Choisissez l option «Sujet complet» pour remplacer un sujet en entier par celui inscrit au casier NOUVEAU. Choisissez l option «Partie de groupe» pour remplacer les mots que vous avez inscrits dans ANCIEN GROUPE qui se retrouvent tel quel dans un sujet par les mots que vous avez inscrits dans NOUVEAU GROUPE. Choisissez l option «Partie de sujet» pour remplacer les mots que vous avez inscrits dans ANCIEN SUJET qui se retrouvent tel quel dans un sujet par les mots que vous avez inscrits dans NOUVEAU SUJET. «Remplace» : exécute le remplacement. «Enlève complet» : enlève les sujets qui correspondent au sujet «Ancien» «Annuler» : n exécute rien et retourne à l écran de départ. 10.14.5 Enlève en groupe MICRONOMIE INC. 141

Lorsque l option «Enlever en groupe» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d enlever toutes les fiches du système correspondant à des critères spécifiques. (Ex : enlever toutes les fiches dont la catégorie = «PR»). ATTENTION : Nous vous conseillons de faire une copie de sécurité avant de faire cette opération. Il vous est possible d entrer un sujet comme critère. Dans ce cas le système enlèvera toutes les fiches du système qui ont le sujet spécifié. Si vous voulez enlever des fiches selon d autres critères que sujet, n entrez rien pour le critère sujet et cliquez sur OUI à «Autres critères». L écran habituel de saisie des autres critères apparaîtra et vous pourrez alors entrer les critères désirés de la façon habituelle. Seuls les champs du fichier «2-Dossier» sont admissibles. Il vous est possible de faire imprimer une liste des dossiers enlevés en cliquant sur OUI à «Liste des dossiers enlevés». La liste sortira sous le format suivant : PAGE NO. 1 94.01.09 LISTE DES DOSSIERS ENLEVES CODE NOM PRENOM COMPAGNIE ==================================================================== GENEDA Genest Daniel Micronomie Inc. THIBJY Thibault Jean-Yves Micronomie Inc................... Pour obtenir une liste avant d enlever en groupe, faire imprimer un rapport selon les mêmes critères. Au cours de l opération, le traitement est présenté de la façon suivante : Sur la troisième ligne à partir du bas de l écran, le nom de la base de donnée traitée est indiqué. (Ex : Enlève dans la base PERSONNE). Sur la dernière ligne de l écran, le nombre de fiches traitées et le nombre de fiches enlevées sont indiqués. (Ex : Nombre traité : 1533 / 3346 Nombre enlevées : 569 / 3346) Pour épurer la base de données, cliquez sur OUI à «Épurer les bases». MICRONOMIE INC. 142

10.14.6 Ajoute Sujet Lorsque l option «Ajoute sujet» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. Cette fonction permet d ajouter un sujet à tous les dossiers répondants à des critères spécifiques. ATTENTION : Nous vous conseillons de faire une copie de sécurité avant de faire cette opération. 10.14.7 Remplace champs Lorsque l option «remplace» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. ATTENTION : Nous vous conseillons de faire une copie de sécurité avant de faire cette opération. MICRONOMIE INC. 143

Cette fonction permet de remplacer la valeur d un champ par une autre pour tous les dossiers répondants à des critères spécifiques. 1. Entrez le nom du «Champ à remplacer» (ex : CATEGORIE, CLASSE, DIVERS, etc...). Ou cliquez sur la flèche à la droite pour avoir la liste des champs disponibles. 2. Entrez la valeur de remplacement à «Par». 3. Entrez les critères de sélection. 4. S il y a d autres critères à ajouter, cliquez sur le bouton «Autres Critères». 5. Cliquez sur le bouton «Commencer pour exécuter» ou «Annuler» pour sortir. 10.14.8 Normaliser Responsables et Codes Responsables Cette fonction normalise les codes de responsables en vérifiant bien que le nom du responsable corresponde bien au code de responsable. MICRONOMIE INC. 144

10.14.9 Importation Lorsque l option IMPORTATION est choisie, le sous-menu ci-dessus apparaît. Choisissez l option désirée. 10.14.9.1 A. DSAW (Windows) Ce menu requiert le niveau Superviseur. ATTENTION : LES DESTINATION ET SOURCES DE DSA DOIVENT ÊTRE DES VERSIONS PLUS GRANDES OU ÉGALES À 4.90 Lorsque l option «A. DSA» du menu «Importation» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d importer des fiches d un autre système DSA. Description des champs de l écran : SOURCE : Chemin où se trouve les bases de données et indexes contenant les données à importer. DESTINATION : Chemin où il faut envoyer les données. Dans l exemple les données du système situé dans C:\DSAW2 seront importés dans le système situé dans C:\DSAW. Si C:\DSAW est vide le système vous demandera si vous voulez créer les bases de données destination. Les champs suivants servent à standardiser la destination : MICRONOMIE INC. 145

CATÉGORIE : La Catégorie de toutes les fiches importées, aura la valeur entrée dans ce champ. CLASSE : RESP. : SOURCE : STATUT : DIVERS : SUJET 1 : SUJET 2 : La Classe de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. Le Responsable de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. La Source de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. Le Statut de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. Le champ Divers de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. Pour chaque fiche importée un Sujet ayant la valeur entrée dans ce champ sera ajouté. Pour chaque fiche importée un deuxième Sujet ayant la valeur entrée dans ce champ sera ajouté. REMARQUE : La Remarque de toutes les fiches importées aura la valeur entrée dans ce champ. NOTE : Si vous n entrez rien dans un de ces champs, le champ Destination aura la valeur du champ Source correspondant. MICRONOMIE INC. 146

Les champs suivants sont les critères d importation ou d exportation : SUJET : Il est possible d importer ou d exporter des fiches selon un sujet spécifique. Note : N entrez rien si vous voulez utiliser seulement d Autres Critères. AUTRES CRITÈRES : Il est possible d importer ou d exporter des fiches selon des critères spécifiques. En entrant «O» dans ce champ, l écran de saisie de critères apparaît. Pour plus d information sur cet écran, voir la section «Autres critères». Note : Si vous n entrez rien dans le champ sujet et répondez Non à Autres Critères, Toutes les fiches sans exception seront transférées. Il est possible de normaliser les codes de Personnes/Dossiers, par Nom et prénom ou par Compagnie, pour toutes les fiches, au fur et à mesure qu elles sont importées ou exportées, en répondant «O» à la question «Désirez vous normaliser les codes de personnes» et en entrant ensuite (N)om ou (C)ompagnies. Pour plus d information sur la normalisation des codes voir la section «Normalisation des codes». Si vous choisissez de ne pas Normaliser les codes. Les codes Sources sont conservés. Si le code existe déjà dans la Destination, une extension de 01 à ZZ sera ajoutée pour en faire un code unique. Si le nom, prénom et la compagnie existent dans la destination, la source n est pas importée. Il est possible de détruire les fiches des bases sources une fois qu elles ont été transférées. Pour ce faire, répondez Oui à la question «Désirez vous enlever les dossiers transférés (Oui/Non)?». Au fur et à mesure que l importation se fait, le système affiche les fiches transférées de la façon suivante : BASE FICHES TRANSFÉRÉES SOURCE DESTINATION Personne 100 Suivi 100 / 100 Adresse 100 / 100 Téléphone 100 / 100 Sujet 100 / 100 Document 34 / 100 BLANMI PAPIMO Pour chaque base, le nombre de fiches transférées est indiqué ainsi que le code Dossier de la fiche source et ce qu il devient dans la destination. MICRONOMIE INC. 147

10.14.9.2 B. Avantage Ce menu requiert le niveau Superviseur. Lorsque l option «B. Avantage» du menu «Importation» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d importer des données à partir des bases clients, fournisseurs et employés du logiciel de comptabilité Avantage. L importation fonctionne comme pour l importation à partir d un autre système DSA. MICRONOMIE INC. 148

Voici comment les champs d Avantage sont transformés dans DSA : Transfert des clients (Base 01CLIENT) (FICHIER DES CLIENTS) AVANTAGE NOM DU CHAMP AVANTAGE TITRE À L ÉCRAN MICRONOMIE INC. 149 PARTIE TRANSFÉRÉE DSA NOM DU CHAMP DSA TITRE À L ÉCRAN Dans la base PERSONNE qui correspond à 2- Dossier CGROS Facturé à Champ complet MODIFIABL2 Facturé à CNOM Nom Champ complet COMPAGNIE Compagnie CNUM Numéro Champ complet (10C) MODIFIABL1 Clé/M1 CREM Remarque Champ complet NOTE Remarque CRESP Nom du responsable Partie avant l espace blanc PRENOM Prénom CRESP Nom du responsable Partie après l espace blanc NOM Nom CVEND No. de vendeur Champ complet RESPONSABL Responsable Avantage AAAA.MM.JJ SOURCE Source CL (Clients) CATEGORIE Catégorie Classe CLASSE Classe Resp. RESPONSABLE Responsable Statut STATUT Statut Divers DIVERS Responsable Dans la base ADRESSE.DBF qui correspond à 5-Adresse CADR Adresse Partie avant 1 ière virgule NO_CIVIQUE No civique CADR Adresse Partie après 1 ière virgule RUE Rue CADR Adresse Partie avant 2 ième virgule SUITE Suite CVIL Ville/Province Partie avant virgule VILLE Ville CVIL Ville/Province Partie après virgule PROVINCE Province CCOD Code Postal Champ complet CODE_POST Code Postal Dans la base TELEPHONE.DBF qui correspond à 4-Téléphone CTELB Téléphone bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELR Téléphone bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «TRA» CEXTB Tél. bur. extension 5 caractères TEL_EXTEN Extention TEL_TYPE= «TRA» CTELF Fax bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELF Fax bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «FAX» CTELR Téléphone résidence 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELR Téléphone résidence 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «RES» CTELA Téléphone bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELA Téléphone bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «AUT» CCNAME1 Facturation (version 9.3) TR1, DESCRIPTIO TR1, Description CCNAME2 Comptes Clients (version 9.3) TR2, DESCRIPTIO TR2, Description CCNAME3 Projets (version 9.3) TR3, DESCRIPTIO TR3, Description CCNAME4 Commandes (version 9.3) TR4, DESCRIPTIO TR4, Description CCTEL1 Teléphone 1 (version 9.3) TR1, NUMERO TR1, Numéro CCTEL2 Teléphone 2 (version 9.3) TR2, NUMERO TR2, Numéro CCTEL3 Teléphone 3 (version 9.3) TR3, NUMERO TR3, Numéro CCTEL4 Teléphone 4 (version 9.3) TR4, NUMERO TR4, Numéro

CCFAX1 Fax1 (version 9.3) FA1, NUMERO FA1, Numéro CCFAX2 Fax2 (version 9.3) FA2, NUMERO FA2, Numéro CCFAX3 Fax3 (version 9.3) FA3, NUMERO FA3, Numéro CCFAX4 Fax4 (version 9.3) FA4, NUMERO FA4, Numéro CCMAIL1 Email1 (version 9.3) SUJET.Email1: CCMAIL2 Email2 (version 9.3) SUJET.Email2: CCMAIL3 Email3 (version 9.3) SUJET.Email3: CCMAIL4 Email4 (version 9.3) SUJET.Email4: CCPOSTE1 Poste1 (version 9.3) TR1, TEL_EXTENT TR1, Extention CCPOSTE2 Poste2 (version 9.3) TR2, TEL_EXTENT TR2, Extention CCPOSTE3 Poste3 (version 9.3) TR3, TEL_EXTENT TR3, Extention CCPOSTE4 Poste4 (version 9.3) TR4, TEL_EXTENT TR4, Extention Dans la base SUJET.DBF qui correspond à 6-Sujet Import Avantage AAA.MM.JJ SUJET Sujet Sujet1 SUJET Sujet Sujet2 SUJET Sujet MICRONOMIE INC. 150

Transfert des fournisseurs (Base 01FOURNI) (FICHIER DES FOURNISSEURS) AVANTAGE NOM DU CHAMP AVANTAGE TITRE À L ÉCRAN PARTIE TRANSFERÉE DSA NOM DU CHAMP DSA TITRE A L ÉCRAN Dans la base PERSONNE qui correspond à 2- Dossier FNOM Nom Champ complet COMPAGNIE Compagnie FNUM Numéro Champ complet (10C) MODIFIABL1 Clé/M1 FRESP Nom du responsable Partie avant l espace blanc PRENOM Prénom FRESP Nom du responsable Partie après l espace blanc NOM Nom Avantage AAAA.MM.JJ SOURCE Source FO (Fournisseurs) CATEGORIE Catégorie Classe CLASSE Classe Resp. RESPONSABLE Responsable Statut STATUT Statut Divers DIVERS Responsable Dans la base ADRESSE.DBF qui correspond à 5-Adresse FADR Adresse Partie avant 1 ière virgule NO_CIVIQUE No civique FADR Adresse Partie après 1 ière virgule RUE Rue FADR Adresse Partie avant 2 ième virgule SUITE Suite FVIL Ville/Province Partie avant virgule VILLE Ville FVIL Ville/Province Partie après virgule PROVINCE Province FCOD Code Postal Champ complet CODE_POST Code Postal Dans la base TELEPHONE.DBF qui correspond à 4-Téléphone FTEL Téléphone bureau 3 premiers caractères TEL_REGION Région FTEL Téléphone bureau 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «TRA» FTELF Fax 3 premiers caractères TEL_REGION Région FTELF Fax 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «FAX» FTELD Téléphone résidence 3 premiers caractères TEL_REGION Région FTELD Téléphone résidence 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «RES» FTELA Téléphone autre 3 premiers caractères TEL_REGION Région FTELA Téléphone autre 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «AUT» Dans la base SUJET.DBF qui correspond à 6-Sujet Import Avantage AAA.MM.JJ SUJET Sujet Sujet1 SUJET Sujet Sujet2 SUJET Sujet MICRONOMIE INC. 151

Transfert des employés (Base 01EMPLOY) (FICHIER DES EMPLOYÉS) AVANTAGE NOM DU CHAMP AVANTAGE TITRE À L ÉCRAN PARTIE TRANSFERÉE DSA NOM DU CHAMP DSA TITRE A L ÉCRAN Dans la base PERSONNE qui correspond à 2- Dossier EPNOM Nom de l employé Partie avant l espace blanc PRENOM Prénom EPNOM Nom de l employé Partie après l espace blanc NOM Nom EPNUM Numéro Champ complet (10C) MODIFIABL1 Clé/M1 Avantage AAAA.MM.JJ SOURCE Source EM (Employés) CATEGORIE Catégorie Classe CLASSE Classe Resp. RESPONSABLE Responsable Statut STATUT Statut Divers DIVERS Responsable Dans la base ADRESSE.DBF qui correspond à 5-Adresse EADR Adresse Partie avant 1 ière virgule NO_CIVIQUE No civique EADR Adresse Partie après 1 ière virgule RUE Rue EADR Adresse Partie avant 2 ième virgule SUITE Suite EVIL Ville/Province Partie avant virgule VILLE Ville EVIL Ville/Province Partie après virgule PROVINCE Province ECOD Code Postal Champ complet CODE_POST Code Postal Dans la base TELEPHONE.DBF qui correspond à 4-Téléphone ETEL Téléphone 3 premiers caractères TEL_REGION Région ETEL Téléphone 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «RES» CTELA Téléphone autre 3 premiers caractères TEL_REGION Région CTELA Téléphone autre 7 derniers caractères TEL_NUMERO Numéro TEL_TYPE= «FAX» Dans la base SUJET.DBF qui correspond à 6-Sujet Import Avantage AAA.MM.JJ SUJET Sujet Sujet1 SUJET Sujet Sujet2 SUJET Sujet 10.14.9.3 LCM (Logiciel de Comptabilité MKS) Ce menu requiert le niveau Superviseur. Lorsque l option «J. LCM» du menu «Importation» est choisie, le programme s exécute automatiquement. Cette option permet d importer les fichiers DSACLI (clients) DSAFOU (Fournisseurs) du répertoire IMPORT et les efface par après. Ce module est complètement automatique : il est aussi déclenché à chaque fois que le DSA part et que le logiciel LCM a créé ces fichiers. Le logiciel LCM crée ces fichiers pour chaque modification : ajout, corrige, enlève. L importation fonctionne comme pour l importation à partir d un autre système DSA. MICRONOMIE INC. 152

10.14.9.4 CRIQ: Ce menu requiert le niveau Superviseur. Lorsque l option «M. CRIQ» du menu «Importation» est choisie, l écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d importer des données à partir de la base PERSON\CRIQ.DBF. L importation fonctionne comme pour l importation à partir d un autre système DSA. 10.14.9.5 dbase III DBF MICRONOMIE INC. 153

Ce menu requiert le niveau Superviseur. Lorsque l'option «K. dbase 3/4.dbf» du menu «Importation» est choisie, l'écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d'importer des données à partir des bases de dbase III, dbase IV, Fox ou tout autre langage xbase. Les chiffriers, tel Excel et Lotus 1-2-3, peuvent facilement exporter un tableau en format dbf, qui peut ensuite être importé dans le DSA. 10.14.9.5.1 Règles importantes: Les noms des champs de la base dbf source doivent être identiques à ceux de la base db32dsa.dbf qui se trouve dans le répertoire dbfs (inp_dbf.dbf). La longueur des champs ne doit pas être plus grande que celle de la base db32dsa.dbf qui se trouve dans le répertoire dbfs. Pour les téléphones internationaux, utiliser les champs TE_TRA, TE_FAX, TE_800 et TE_RES comme noms de champs. Ce qui est compris dans ces champs sera inscrit tel quel dans le champ description de la base Téléphone et le numéro sera adapté à notre standard dans les champs REGION, TELEPHONE et EXTENSION. Si un dossier existe déjà dans le DSA, l'intgration veut dire que les nouvelles informations seulement seront ajoutés au dossier: Téléphones, Adresses, Sujets. 10.14.9.5.2 Sur l'écran: Inscrire le nom de la base à importer. Il est suggéré de la placer dans le répertoire DSAW\IMPORT MICRONOMIE INC. 154

Standardisation de la destination: Tout ce qui est inscrit dans ces champs sera inscrit dans chacun des dossiers importés mais n'écrasera pas les champs existants. Par défaut, un sujet indiquant que ce dossier a été importé avec la date du jour est ajoutée à chaque dossier, exemple: Import DBF: 2001.09.04 10.14.9.5.3 Intégrer au Dossier si même Intégrer si même Compagnie, Téléphone, Nom, Prénom: Choisir cette option pour que les données de la base importée s'intègrent à celles qui sont déjà dans le DSA seulement lorsque la Compagnie, le Téléphone, le Nom et le Prénom sont identiques. Au niveau des Télephones, des Adresses et des Sujets, les fiches identiques ne seront pas ajoutées, exemple : TEL = «TRA 514-321-3345». Au niveau de la base Personne, seulement les champs vides seront remplacés exemple : Fonction = «Responsable». Intégrer si même Compagnie, Téléphone: Choisir cette option pour que les données de la base importée s'intègrent à celles qui sont déjà dans le DSA lorsque la Compagnie et le Téléphone sont identiques Inscrire de nouveaux dossiers: Choisir cette option pour que les données de la base importée s'ajoutent à celles qui sont déjà dans le DSA. Même s'il y a déjà un dossier semblable, celui de la base d'importation sera ajouté avec un nouveau code dossier. 10.14.9.5.4 Convertir à page code Aucune Utiliser en premier cette option et vérifier les accents dans les nouvelles données qui ont été importées dans le DSA. Page code 0 Utiliser cette option en second lorsque vous avez des difficultés avec les accents lors de l intégration des nouvelles données. Page code 850 Utiliser cette option en troisième lorsque vous avez encore des difficultés avec les accents lors de l intégration des nouvelles données. La structure de la base DB32DSA.DBF est fournie en annexe. MICRONOMIE INC. 155

10.14.9.6 "Tab delimited" (.txt) Ce menu requiert le niveau Superviseur Lorsque l'option «L. Tab delimited.txt» du menu «Importation» est choisie, l'écran ci-dessus apparaît. Cette option permet d'importer des données à partir de fichiers dont chaque champ a été délimité par un "TAB". (voir aussi «Importation DBASE III») Bien qu'il soit possible de créer un fichier Tab delimited en utilisant un traitement de texte et en le sauvegardant en fichier "MS-DOS texte.txt" il est normalement préférable de générer un fichier Tab delimited par un programme qui le fait. Les chiffriers, tels Excel et Lotus 1-2-3, peuvent facilement exporter un tableau en format Tab Délimité, qui peut ensuite être importé dans le DSA. Règle importante: La première ligne doit contenir les noms des champs qui doivent être identiques à ceux de la base db32dsa.dbf qui se trouve dans le répertoire dbfs. MICRONOMIE INC. 156

10.14.9.6.1 Sur l'écran: Inscrire le nom du fichier texte à importer. Il est suggéré de la placer dans le répertoire DSAW\IMPORT Standardisation de la destination: Tout ce qui est inscrit dans ces champs sera inscrit dans chacun des dossiers importés. Par défaut, un sujet indiquant que ce dossier a été importé avec la date du jour sont ajoutés à chaque dossier, exemple: Import TAB: 2000.06.26 Intégrer si même Compagnie + téléphone: Cliquer cette option pour que les données du fichier importé s'intègrent à celles qui sont déjà dans le DSA. Inscrire de nouveaux dossiers: Cliquer cette option pour que les données du fichier importé s'ajoutent à celles qui sont déjà dans le DSA. Si y a déjà un dossier semblable, celui du fichier d'importation sera ajouté avec un nouveau code dossier. La structure de la base DB32DSA.DBF est fournie en annexe. MICRONOMIE INC. 157

10.14.9.7 Excel (Imp_DSA.XLS) Voir procédure DSAV Importation Excel 10.14.10 Exportation Lorsqu on clique sur Exportation l écran «Fusion Exportation des données» s ouvre. Cette option permet d exporter des données choisies à partir des bases du DSA. 1. SOURCE : Le répertoire du DSAV MICRONOMIE INC. 158

2. DESTINATION : Choisir à quel nom de fichier se fera l exportation. 3. CRITÈRES DE SÉLECTION : - dossier : un dossier ou laisser blanc pour tous les dossiers - sujet : un sujet ou laisser blanc pour tous les dossiers - autres critères pour plus de raffinement 4. CRITÈRES D EXPORTATION : - Quels téléphones et quelles adresses seront choisies et dans quelle séquence? - Sujets automatiques pour tous les sujets ou la séquence des sujets Exemples : NAS :12345 seulement ce qui est à la droite des 2 points TEST tout ce qui commence par test. 5. ORDRE DU TRI DU FICHIER : - Compagnie, Code dossier ou Nom 6. TYPES DE FICHIERS D EXPORTATION : dbase, Word, Quick Link2 ou Winfax (dans ce cas spécifier le nom du fichier) Word (même que Winfax) En cliquant dans la case ZIP, le fichier «dsa2exp.zip» est créé dans le répertoire selon les critères choisis plus haut. Après avoir dézippé ce fichier, on obtient un fichier «.dbf (dbase)» qui peut être traité de nombreuses façons. En cliquant dans la case OUTLOOK, le fichier «dsa2out.dbf» est créé selon les critères choisis plus haut. Les données dans ce fichier peuvent être importées facilement dans Outlook. En cliquant dans la case EXCEL, le fichier «dsa2exp.xls» est créé selon les critères choisis plus haut. Les données dans ce fichier peuvent être importées facilement dans Excel. En cliquant dans la case PALM, le fichier «PalAdr.csv» est créé selon les critères choisis plus haut. Les données dans ce fichier peuvent être importées facilement dans Palm. Tous ces fichiers sont créés dans votre répertoire «C:\DS\Export» La structure de la base DSA2EXP.DBF est fournie en annexe. MICRONOMIE INC. 159

MICRONOMIE INC. 160

10.15 Gestion de programmes Faire exécuter AUTRE PROGRAMMES 10.16 Commandes directes VFP9 10.17 Commandes directes DSAV Niveau Administrateur : exécute une commande de Visual FoxPro directement. Vous devez connaitre VFP. MICRONOMIE INC. 161

10.18 Accès au DOS Ce choix ouvre une fenêtre DOS. Pour revenir à DSA tapez «EXIT» + la touche ENTER dans la fenêtre DOS. MICRONOMIE INC. 162

11. MENU RAPPORT L option RAPPORT du menu horizontal, présente un sous-menu composé de plusieurs choix. 11.1 Champs et boutons communs Dans cette section nous couvrirons les champs et boutons qui se retrouvent dans plusieurs écrans d impression. A titre d exemple voici l écran «Rapport par Catégories» MICRONOMIE INC. 163

Code Dossier (rien pour tous) : Compagnie (rien pour toutes) : Catégorie (rien pour toutes) : Responsable (rien pour tous) : Sujet (rien pour tous ) : Sujets multiples: Autres critères : Ordre : Titre Optionnel Direction (Écran/Imprimante/ Disque/Fax) : /messagerie (voir note au bas) Entrez ici le Code du Dossier pour lequel un rapport ou document doit être imprimé. Notez que le Dossier contient le code actif par défaut. Vous devez l enlever pour choisir d autres critères. N entrez rien si vous voulez imprimer des rapports ou documents pour plusieurs Dossiers. Entrez ici la Compagnie des Dossiers pour lesquels des rapports ou documents doivent être imprimés. N entrez rien si vous avez entré un code de Dossier ou si vous voulez imprimer des rapports ou documents pour plusieurs Dossiers, peut importe leur Compagnie. Entrez ici la Catégorie des Dossiers pour lesquels des rapports ou documents doivent être imprimés. N entrez rien si vous avez entré un code de Dossier ou si vous voulez imprimer des rapports ou documents pour plusieurs Dossiers, peut importe leur Catégorie. Entrez ici le Responsable des Dossiers pour lesquels des rapports ou documents doivent être imprimés. N entrez rien si vous avez entré un code de Dossier ou si vous voulez imprimer des rapports ou documents pour plusieurs Dossiers, peut importe leur Responsable. Entrez ici un Sujet d intérêt concernant les Dossiers pour lesquels des rapports ou documents doivent être imprimés. N entrez rien si vous avez entré un code de Dossier ou si vous voulez imprimer des rapports ou documents pour plusieurs Dossiers, peut importe leurs Sujets d intérêt Cliquez sur le bouton Sujets Multiples pour avoir la possibilité d ajouter d autres sujets de sélection pour l impression de rapports ou documents. Cette fonction est décrite plus loin au chapitre Sujets Multiples. Cliquez sur le bouton Autres Critères pour avoir la possibilité d ajouter d autres critères de sélection pour l impression de rapports ou documents. Cette fonction est décrite plus loin au chapitre Autres critères. Ordre de tri selon lequel les dossiers seront imprimés Compagnie Par nom de compagnie Dossier : Par code de dossier Nom : Par nom et prénom Ligne de texte qui est ajoutée au titre du rapport. Où diriger l impression. Écran Dirige le rapport à l écran Imprimante Dirige le rapport à l imprimante Disque Dirige le rapport dans un fichier Messagerie Dirige le rapport dans la messagerie Fax Dirige le rapport à un fax MICRONOMIE INC. 164

Configurer l imprimante : Génération de suivis: OK: Annuler: Cochez ce carré pour appeler l écran de configuration pour l imprimante juste avant l impression du rapport ou document. Cocher ce carré pour générer automatiquement des suivis à chaque Dossier pour lequel une fiche est imprimée. Cette fonction sera décrite plus loin. Cliquez sur le bouton OK pour exécuter le rapport. Cliquez sur le bouton ANNULER (ou sur la touche ESC) pour annuler cette opération et revenir à l écran précédent. NOTE : Toutes ces options de direction ne sont pas disponibles pour tous les rapports ou documents. Certains écrans ont un encadré avec les 3 options suivantes : OPTIONS Carré coché Carré non coché Adresse sur ligne 2 l adresse s imprime sur la 2 ième l adresse ne s imprime pas ligne Ligne Sous-Grouper Sous-Totaux Sommaire Seulement Appliquer le filtre Statut = (A) Actif lignes graphiques de contour s impriment (ce qui implique plus de consommation d encre et l impression est plus lente) Sous-groupe les données s il y a lieu Fait des sous-totaux lorsqu il y a des sous-groupes Seul les sous-totaux s impriment Les données s applicant au filtre général s impriment Lors de la génération de Emails, ne choisit que les emails actifs aucune ligne ne s imprime Ne fait pas de sous groupe Ne fait pas de sous totaux Tout le détail et les sous-totaux s impriment Toutes les données s impriment selon les conditions choisies Lors de la génération de Emails, choisit tous les emails Chaque écran pour l impression d un rapport ou document est décrit dans les sections suivantes avec les champs qui lui sont particuliers. A l annexe 1 vous trouverez une copie exemplaire de ce que donne chaque rapport. MICRONOMIE INC. 165

11.2 A- Fiche Dossier Ce rapport imprime la fiche complète ou partielle d une ou plusieurs Personnes/ Dossiers. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi la section 8.1 Champs et Boutons Communs.) Complétés Oui Seulement les suivis dont le champ complété = «O» seront choisis. Non Seulement les suivis dont le champ complété = «N» seront choisis. Tous Tous les suivis (Complété = «N» et «O») seront choisis. Les options Cette section demande quels sont les détails que vous voulez inclure sur la ou les fiches à imprimer. Dossier Complet Tous les champs de l écran «2-Dossier» seront imprimés. Partiel Seulement les champs principaux de l écran «2-Dossier» seront imprimés. Aucun Aucun champ de l écran «2-Dossier» ne sera imprimé. MICRONOMIE INC. 166

OPTION OUI NON Suivis : Tous les suivis selon le critère Aucun suivi ne sera imprimé COMPLÉTÉ seront imprimés. Téléphone : Tous les téléphones seront imprimés. Aucun téléphone ne sera imprimé. Adresse : Toutes les adresses seront imprimées Aucune adresse ne sera imprimée Sujets d intérêts Documents : Note Lignes de commentaires. Tous les sujets d intérêt seront imprimés Tous les titres de documents seront imprimés La note du dossier (champ mémo) sera imprimée Des lignes vides (soulignements) seront imprimées pour permettre l ajout de commentaire à la main. Aucun sujet d intérêt ne sera imprimé Aucun titre de document ne sera imprimé La note du dossier (champ mémo) ne sera pas imprimée. Aucune ligne vide ne sera imprimée Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. Autre Destinataire = Responsable Générer suivis Configurer imprimante Si cochée, les Suivis sont générés avec le code du Responsable du Dossier comme Destinataire Appelle l'écran Générer Suivis Permet de configurer l'imprimante MICRONOMIE INC. 167

11.3 B- Étiquettes Ce rapport qui permet l impression d étiquettes n'est utilisé que pour la version DOS du DSA. En Windows, utilisez plutôt le Rapport "L-Cible" et choisissez un format " d étiquettes " avec Word. 11.4 C- Enveloppes Ce rapport qui permet l impression d enveloppes n'est utilisé que pour la version DOS du DSA. En Windows, utilisez plutôt le Rapport "L-Cible" et choisissez un format "d'enveloppe" avec Word. MICRONOMIE INC. 168

11.5 D- Dossiers par responsable Ce rapport comprend tous les dossiers pour un responsable donné. GROUPE : Responsable CHAMPS DU RAPPORT : LIGNE ENTETE DESCRIPTION Ligne 1 1) CODE Code du dossier 2) PRÉNOM + NOM Prénom et Nom 3) COMPAGNIE Nom de la compagnie 4) TELEPHONE 1 Numéro de téléphone (contact = A ) 5) TELEPHONE 2 Numéro de téléphone (contact = B ) 6) CATÉGORIE Catégorie 7) STATUT Statut Ligne 2 8) FONCTION Fonction 9) ADRESSE Adresse 10) TÉLÉPHONE 3 Numéro de téléphone (contact = C ) 10) TÉLÉPHONE 4 Numéro de téléphone (contact = D ) Voir aussi Champs et Boutons Communs. Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. MICRONOMIE INC. 169

11.6 E- Dossiers par catégorie Ce rapport comprend tous les dossiers pour une catégorie donnée. CHAMPS DU RAPPORT : Groupe : CATÉGORIE Voir champs du rapport «Dossier par Responsable.» Voir aussi Champs et Boutons Communs. Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. MICRONOMIE INC. 170

11.7 F- Dossiers par sujet Ce rapport comprend tous les dossiers pour un sujet donné. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : CHAMPS DU RAPPORT : Groupe : SUJET Voir champs du rapport «Dossier par Responsable.» Voir aussi Champs et Boutons Communs. Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. Dans le rapport F- Dossier par Sujet, nous pouvons spécifier le nombre de caractères en partant de la gauche sur lequel nous voulons trier le Sujet. Exemple : si des sujets «SCIB-2001» et «SCIB-2002» ont été entrés et que nous voulons un rapport par tous les SCIB, il suffit d inscrire SCIB dans le champ «Sujet» et inscrire 4 dans le champ «nombre de caractères du groupe» pour les obtenir. MICRONOMIE INC. 171

11.8 G- Dossiers par Source Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : CHAMPS DU RAPPORT : SOURCE Voir champs du rapport «Dossier par Responsable.» Voir aussi Champs et Boutons Communs. Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. MICRONOMIE INC. 172

11.9 H- Agenda Ce rapport comprend tous les suivis pour un ou plusieurs dossiers/émetteurs/destinataires donné(s). Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi Champs et Boutons Communs.) Agenda par (Dossier/ Émetteur/Destinataire): Date de : A : Priorité de: A: R (Résultat): = Complété (Oui/Non/Tous) : Option Date : Option Références : Option Remarque : Défini le type du rapport Dates entres lesquelles les suivis à imprimer doivent se situer. Priorités entre lesquelles les suivis à imprimer doivent se situer Filtre les suivis sur Résultat = xx Exemple : imprimer tous les agendas dont les «Résultats = 4» pour le «Destinataire = Service». Vous avez le choix de tous les opérateurs. Imprimer seulement les suivis dont le champ Complété est égal à «O» ou à «N» ou imprimer Tous les suivis. Lorsque cette case est cochée, groupe les suivis par date, si non, aucun groupement. Lorsque cette case est cochée, imprime les Références, compagnie, prénom, nom, téléphone (contact A) Adresse (contact A) si non, n'imprime aucune Référence. Lorsque cette case est cochée, imprime les Remarques à l'écran MICRONOMIE INC. 173

Option Ligne : Option Ligne Blanche Option Configurer l'imprimante Option Saut de Page Option Ligne 1 Option Note Dossier, si non, imprime aucune Remarque. Lorsque cette case est cochée, imprime des lignes blanches entre chaque suivi, si non, n'imprime aucune ligne. Ajoute 2 lignes blanches après les suivis Permet de configurer l'imprimante Insère un saut de page entre chaque groupe Imprime seulement les lignes no 1 des 9 lignes de suivis Imprime les Notes de Suivis 11.9.1 Statistiques Pour obtenir un rapport de statistiques des R en plus du rapport Agenda, cliquez dans Statistiques R aussi. Pour obtenir SEULEMENT un rapport de statistiques des R sans le rapport Agenda, cliquez dans Statistiques R seulement Compléter (ou non pour tous) R = dans les Critères de sélection. CHAMPS DU RAPPORT ENTETE DESCRIPTION 1) Dossier Numéro, nom, prénom de personne 2) C Complété 3) Date Activité du suivi 4) Activité Code de l émetteur 5) Émetteur Code du destinataire 6) Destinataire Date de rappel 7) R Résultat 7) S Sécurité Un exemple de ce rapport est fourni en annexe. MICRONOMIE INC. 174

11.10 K- Ouvrir Document ou Fichier Ce menu ouvre le document sur lequel pointe le curseur dans l écran 7-Document. 11.11 L- Fusion Document Cible (principal) Voir la procédure «DSAV Gestion des Documents et Fichiers» 11.12 M- Fusion document formulaire (principal) Voir la procédure «DSAV Gestion des Documents et Fichiers» 11.13 N- Fusion source de données (export) Voir la section Exportation. 11.14 Y- Autres rapports MICRONOMIE INC. 175

Lorsque vous choisissez l option «Y. Autres rapports», un sous-menu composé de plusieurs choix apparaît. MICRONOMIE INC. 176

11.14.1 Dossier par A- Modifiable 1, B- Modifiable 2 ou C- Modifiable 3 Chaque rapport comprend toutes les personnes pour un «modifiable» donné (1, 2 ou 3). Nous avons l écran pour le champ MODIFIABLE-1. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi Champs et Boutons Communs.) Modifiable-1 (rien pour tous) : Ici à la place de «modifiable», le contenu du titre du champ «modifiable» sera affiché (ex. : Fumeur (O/N)). Les contenus du titre et du champ sont entrés à partir de l écran des paramètres par défauts du système. Voir l option «Fichier, Administration, paramètre système, Défaut» pour une description. Entrez le «modifiable» pour lequel vous voulez imprimer la liste. N entrez rien si vous voulez que la liste soit imprimée pour tous les «modifiable» du système. Pour ce rapport, le système crée un index temporaire sur le champ «modifiable-1, 2 ou 3» MICRONOMIE INC. 177

CHAMP DU RAPPORT MODIFIABLE 1 Groupe : MODIFIABLE 1 Voir champs du rapport responsable. CHAMP DU RAPPORT MODIFIABLE 2 Groupe : MODIFIABLE 2 Voir champs du rapport responsable. CHAMP DU RAPPORT MODIFIABLE 3 Groupe : MODIFIABLE 3 Voir champs du rapport responsable. MICRONOMIE INC. 178

11.14.2 D- Dossier par ville Ce rapport comprend tous les dossiers pour une ville donnée. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : Ville (rien pour toutes) : Ville pour laquelle vous voulez imprimer la liste. N entrez rien si vous voulez que la liste soit imprimée pour toutes les villes du système. Pour ce rapport, le système crée un index temporaire sur le champ ville. CHAMPS DU RAPPORT : Groupe : VILLE Voir champs du rapport responsable. Voir aussi Champs et Boutons Communs. MICRONOMIE INC. 179

11.14.3 E- Dossier par province Ce rapport comprend tous les dossiers pour une province/ville donnée. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : Catégorie Province DE Province A Ville (rien pour toutes) : Permet de choisir d'une province à une autre en ordre alphabétique (ex: Ontario) Ville pour laquelle vous voulez imprimer la liste. N entrez rien si vous voulez que la liste soit imprimée pour toutes les villes du système. Ville Pour ce rapport, le système crée un index temporaire sur le champ province.. CHAMPS DU RAPPORT : Groupe : PROVINCE Voir champs du rapport responsable. Voir aussi Champs et Boutons Communs. MICRONOMIE INC. 180

11.14.4 F- Liste d adresses Ce rapport comprend une liste d adresses et de téléphones des Dossiers répondant à des critères spécifiques. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi la section 8.1 Champs et Boutons Communs.) Colonne 1 (Adr. RES /Sujets) : Indique si le contenu de la première colonne du rapport comprend les adresses dont le type est RESidence ou quatre sujets d intérêt correspondants à «Critère Sujet. Colonne 2 (Adr. TRA /Sujets) : Indique si le contenu de la deuxième colonne du rapport comprend les adresses dont le type est TRAvail ou quatre sujets d intérêt correspondants à «Critère Sujet. Critère Sujet : Critère auquel doivent correspondre les sujets qui doivent être imprimés dans les colonnes 2 et/ou 3. MICRONOMIE INC. 181

CHAMPS DU RAPPORT Colonne 1 Si colonne 1 = (A)dresse RES : Si colonne 1 = (S)ujets : Prénom et Nom Prénom et Nom Civique et Rue de la résidence. 1 er Sujet répondant au Critère Sujet Adresse_2 2 ième Sujet répondant au Critère Sujet Ville et Province 3 ième Sujet répondant au Critère Sujet Pays et Code postal 4 ième Sujet répondant au Critère Sujet Colonne 2 Si colonne 2 = (A)dresse TRA : Si colonne 2 = (S)ujets : Compagnie Prénom et Nom Civique et Rue du Travail 1 er Sujet répondant au Critère Sujet Adresse_2 2 ième Sujet répondant au Critère Sujet Ville et Province 3 ième Sujet répondant au Critère Sujet Pays et Code postal 4 ième Sujet répondant au Critère Sujet Colonne 3 Code, Catégorie, Classe, Statut, Langue, Modifiable1 et Modifiable2 Responsable 1 er Numéro de téléphone 2 ième Numéro de téléphone 3 ième Numéro de téléphone Cette option permet entre autre aux associations de gérer leurs Bottins des membres. MICRONOMIE INC. 182

11.14.5 G- Liste des codes Ce rapport comprend une liste des codes utilisés dans le système (fichier «Code») pour un type de code donné. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi la section 8.1 Champs et Boutons Communs.) Type de code (rien pour tous) : Type de code pour lequel une liste doit être imprimée. N entrez rien pour imprimer tous les codes du système. CHAMPS DU RAPPORT ENTETE DESCRIPTION 1) TYPE Type de code 2) CODE Code de la personne 3) DESCRIPTION Description du code 4) PRIX VENT * Prix de vente 5) COMM * % de la commission 6) DEL Délai (en jour) 7) DATE MAJ Date de la dernière mise à jour Note : * = Champs servants dans les personnalisations (ex : Provente) (Voir en annexe pour exemple) MICRONOMIE INC. 183

11.14.6 H- Liste des sujets Ce rapport comprend une liste des sujets d intérêt contenus dans le système. Pour chaque sujet, le nombre de fois qu il apparaît dans le système est indiqué. Lorsque cette option est choisie, l écran ci-dessus apparaît. En voici la description : (Voir aussi la section 8.1 Champs et Boutons Communs.) Du Sujet (rien pour premier) : Sujet à partir duquel la liste doit débuter. N entrez rien si vous voulez que la liste débute à partir du premier sujet. Au Sujet (rien pour dernier) : Sujet jusqu auquel la liste doit s imprimer. N entrez rien si vous voulez que la liste s imprime jusqu au dernier sujet. CHAMPS DU RAPPORT ENTETE DESCRIPTION 1) SUJET Le sujet d intérêt 2) TOTAL Le nombre de fois où il apparaît dans le système (Voir en annexe pour exemple) MICRONOMIE INC. 184

12. MENU AUTRE (OU ALT+U) L option Autre du menu horizontal, présente un sous-menu composé de plusieurs choix. MICRONOMIE INC. 185

12.1 Téléphone 12.1.1 Avec Windows 3.1 et Windows NT Lorsque vous choisissez l option Téléphoner ou que vous cliquez sur le bouton TÉLÉPHONE, une fenêtre, contenant tous les numéros de téléphone du dossier courant, apparaît. Cliquez sur la ligne correspondant au numéro de téléphone à signaler puis tapez sur ENTER et la fenêtre suivante apparaîtra : Ouvrir votre numéroteur téléphonique et coller votre numéro de téléphone en faisant Ctrl+V. Note : Il faut un Modem branché à une ligne téléphonique pour profiter de cette option. Le Modem doit être configurer pour opérer sur COM1 ou COM2. MICRONOMIE INC. 186

12.1.2 Avec Windows 95/98/XP Le DSA lance l application Windows «Numéroteur téléphonique» (Dialer). Les numéros de téléphone sont transférer dans les options «Appel Rapide», il suffit de cliquer sur le numéro que vous voulez. Et l écran suivant apparaîtra : Il suffit de suivre ces instructions. MICRONOMIE INC. 187

12.2 Ouvrir un fichier L option «Voir document» permet de consulter un document (ex. lettre) sans avoir à le corriger en mode «Lecture seulement». Ce choix est disponible dans l écran «7-Document», cliquez sur le document avant de faire ce choix. 12.3 Rapport A-Fiche Dossier 12.4 Macro (ou Shift+F10) Une macro est une combinaison de touches réunies dans une seule pour exécuter des tâches répétitives. En choisissant l option MACRO l écran de gauche apparaît. On arrive au même écran en pesant sur Shift+F10 pour partir la macro. Choisissez une combinaison de touche pour enregistrer votre macro (dans notre exemple nous avons choisi ALT+A. Cliquez sur OK pour débuter l enregistrement. Cet écran apparaît et demeure jusqu'à ce que vous pesiez sur SHIFT+F10 pour terminer l enregistrement de la MICRONOMIE INC. 188

macro. Après avoir peser sur SHIFT+F10 cet écran permet de sauver la macro. Cliquez sur OK. l usager accède le DSA. Quand vous quittez DSA vos macros sont sauvées dans le code de l usager et sont réactivées lorsque Les macros F3, F4 F12 sont les mêmes pour tous les usagers. Les macros Shift+F1 Shiht+F12, Alt+F1 Alt+F12 sont spécifiques à chaque usager. 12.5 Copier Numéro Comptable 12.6 Menu des boutons de la Barre d Actions Les treize prochains items font référence aux boutons de la Barre d Actions. Il servent principalement dans des Macros. 12.6.1 Rapport A-Fiche Dossier (Ctrl+I) Affiche le rapport A-Fiche Dossier pour une vue d ensemble du Dossier Actif. 12.6.2 Modifier Suivi (Alt+F1) Ouvre l écran «Modifier Suivi/Agenda» Qui est synchronisé avec A-Agenda et 2-Suivi. Voir 5.1.2 La modification pour l Agenda et le Suivi 12.6.3 Nouveau Suivi (Alt+F2) Sélectionne l écran «2-Suivi» et ajoute un suivi MICRONOMIE INC. 189

12.6.4 Nouveau Document (Alt+F3) Sélectionne l écran «6-Document» et ajoute un document. 12.6.5 Nouveau Document Cible (Ctrl+L) Ouvre le menu Rapport, L-Fusion Doc. Cible. 12.6.6 Nouveau Document Formulaire (Ctrl+M) Sélectionne l écran 6-Document Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Doc. Formulaire. 12.6.7 Nouveau Document Courriel (Alt+F5) Sélectionne l écran 6-Document Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Doc. Formulaire Sélectionne le formulaire de Courriel. 12.6.8 Nouveau Doc. Fax (Fusion Doc. Formulaire) (Alt+F6) Sélectionne l écran 6-Document et Ouvre le menu Rapport, M-Fusion Formulaire Sélectionne le formulaire de Fax. 12.6.9 Nouveau Doc. Scanneur (Alt+F7) Sélectionne l écran 6-Document et Ouvre l écran «Scanneur» pour capturer un document. 12.6.10 Ouvrir le site Web (Sujet Web) (Alt+F9) Ouvre Internet Explorer à l'adresse WEB pointée sur la page SUJET ou la première adresse WEB du dossier 12.6.11 Copier Email (Alt+F10) Copie en mémoire l'adresse email pointé sur la page SUJET ou la première adresse email du dossier 12.6.12 Nouveau Email (Sujet Email) (Alt+F11) Ouvre Outlook avec l'adresse email pointé sur la page SUJET ou la première adresse email du dossier 12.6.13 Filtre dossiers recevables Filtre les dossiers sur les clients qui ont des recevables MICRONOMIE INC. 190

12.7 Fichiers des différents Types de Document 12.7.1 Document Cible (principal)) Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du Dossier «Cibles» qui permet de regrouper les documents «Cibles» ou personnalisées. Vous pouvez alors ajouter (Édition, Ajout) ou corriger (Édition, Corrige) un document «Cible». Un Document Cible contient le nom de certains champs de fusion (ex : [nom] [prénom]) qui seront remplacés par l information d une fiche lors du processus de fusion. Vous trouverez une «Liste des champs de fusion» en annexe. Pour imprimer un document cible (principal), il suffit de faire : «Rapport, L- Fusion Document Cible (Principal)». Notez qu il est possible de fusionner un document cible pour le Dossier courant ou pour plusieurs Personnes selon différents critères. Le critère «Sujet :» est très flexible. De plus, le logiciel vous permet de générer un suivi en relation avec les cibles choisies de façon automatique. Ce suivi apparaît automatiquement dans l agenda (fichier «1-Agenda») du destinataire et l agenda de l émetteur. Référez à la section Document Cible du menu rapport. (Voir en annexe pour exemple de document cible) 12.7.2 Document Formulaires (principal) Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «Formulaires» qui permet de regrouper les «Formulaires». Vous pouvez alors ajouter (Édition, Ajout) ou corriger (Édition, Corrige) un «Formulaire». Un «Formulaire» est un document qui contient le nom de certains champs qui seront remplacés par l information d une fiche lors du processus de fusion. Il est semblable à un «document cible» mais vous pouvez le compléter après la fusion et le sauvegarder dans les «Documents». Vous trouverez une «Liste des champs de fusion» en annexe. Pour imprimer un «Formulaire», il suffit de faire : «Rapport, M-Formulaire». Notez, qu il est possible de fusionner un «Formulaire» pour le Dossier courant seulement. De plus, le logiciel vous permet de générer un suivi en relation avec le dossier choisi. Ce suivi apparaît automatiquement dans l agenda (fichier «1-Agenda») du destinataire et l agenda de l émetteur. Référez à la section Formulaire du menu rapport. MICRONOMIE INC. 191

(Voir en annexe pour exemple de Formulaire) 12.7.3 Mémos Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «Mémos» qui permet de regrouper les «Mémos». Vous pouvez alors ajouter (Édition, Ajout) ou corriger (Édition, Corrige) un «Mémo». Un «Mémo» est un document ordinaire qui contient le texte d un mémo. Pour imprimer un «Mémo», il suffit de faire : «rapport, K- Document individuel». Référez à la section «Document individuel» du menu rapport. (Voir en annexe pour exemple de Mémo) 12.7.4 Procédures Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «Procédures» qui permet de regrouper les «Procédures». Vous pouvez alors ajouter (Édition, Ajout) ou corriger (Édition, Corrige) une «Procédure». Une «Procédure» est un document ordinaire qui contient le texte d une procédure. Pour imprimer une «Procédure», il suffit de faire : «rapport, K- Document individuel». Référez à la section «Document individuel» du menu rapport. (Voir en annexe pour exemple de Procédure) 12.7.5 Étiquettes (LBL, LBX) Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «LBL» qui permet de regrouper les fichiers «*.LBL,LBX». Ces fichiers sont les «Label Form» (i.e. les formats d étiquettes) utilisés par le système. Il vous est possible de les modifier en choisissant l option (Édition, Corrige). En effet si le système détecte que l extension du fichier est «LBL,LBX», il appelle le «MODIFY LABEL» de FoxPro au lieu de «MODIFY FILE». ATTENTION : Il est fortement recommandé de faire une copie des fichiers «*.LBL,LBX» et d avoir les connaissances requises en FoxPro avant de corriger un «LABEL FORM». MICRONOMIE INC. 192

12.7.6 Liens Affiche le dossier «Liens» dans lequel on peut inscrire des liens que l on veut conserver. 12.7.7 Programmes (PRG) Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «PRG» qui permet de regrouper les fichiers «*.PRG. Ces fichiers sont les programmes sources créés par l usager. Il vous est possible de les modifier en choisissant l option (Édition, Corrige). En effet si le système détecte que l extension du fichier est «PRG, il appelle le «MODIFY COMMAND» de FoxPro au lieu de «MODIFY FILE». ATTENTION : Il est fortement recommandé de faire une copie des fichiers «*.PRG» et d avoir les connaissances requises en FoxPro avant de corriger un «PROGRAMME». 12.7.8 Rapports (FRM,FRX) Ce choix permet de se déplacer dans le fichier «7-Document» du dossier «FRM» qui permet de regrouper les fichiers «*.FRM, FRX». Ces fichiers sont les «Report Form» (i.e. les formats de rapports) utilisés par le système. Il vous est possible de les modifier en choisissant l option (Édition, Corrige). En effet si le système détecte que l extension du fichier est «FRM,FRX», il appelle le «MODIFY REPORT» de FoxPro au lieu de «MODIFY FILE». ATTENTION : Il est fortement recommandé de faire une copie des fichiers «*.FRM,FRX» et d avoir les connaissances requises en FoxPro avant de corriger un «REPORT FORM». MICRONOMIE INC. 193

12.7.9 Rapports personnalisés Chaque usager peut corriger les formats de rapports du DSA. Pour ce faire 1) Copier le fichier original dans le répertoire..\module\frm Ex : copier?\dsav\report\rra_fich.frx dans?\dsav\module\ REPORT\RRA_FICH.FRX 2) Trouver le dossier du rapport TROUVE, DOCUMENT, RAPPORTS (FRM) 3) Ajouter le nouveau fichier corriger 4) Vous obtiendrez le générateur de rapport. Tous les changements feront partie de ce format pour votre DSA. 12.7.10 Variables.Dossier «VARIABLE» qui contient les variables dans l onglet Sujet. Ex : Prochain numéro de facture: 123456 MICRONOMIE INC. 194

12.8 Gestion des Emails Voir la procédure «Gestion des Emails» 12.9 WEB 12.9.1 WEB Gestion Pour inscrire l'adresse d'un site WEB: Cliquez sur le bouton 6-SUJET ou faire Alt+6 Ajoutez un sujet qui commence par un point (.) suivi du mot WEB et de deux points (:), un espace suivi de l'adresse du site WEB du dossier. Voir ci-dessous. Sauvez ce sujet 12.9.2 Utiliser l adresse WEB Pour utiliser une adresse WEB. Trouvez le Dossier dans le DSA Appuyez sur Alt+M ou Autres, Email/Web, et la liste des Emails et Sites Webs s affiche MICRONOMIE INC. 195

Choisissez l'adresse du site WEB désirée et appuyez sur ENTER Le DSA lance MS Internet Explorer (ou votre navigateur) et ouvre le site Web. MICRONOMIE INC. 196

13. MENU fenêtre Ce menu présente les fenêtres qui sont ouvertes dans le logiciel. Pour naviguer dans le logiciel, utilisez les Barre de Menu, Barre de Contrôle et Barre d'écran. MICRONOMIE INC. 197

14. MENU? (Aide) L option? (Aide) du menu horizontal, présente un sous-menu composé de plusieurs choix. 14.1 Contenu En cliquant sur AIDE on obtient la table des matières de l aide du DSA qui est en format Windows. 14.2 Recherche de l aide sur En cliquant sur ce menu on obtient le tableau de recherche de l aide du DSA MICRONOMIE INC. 198

14.3 Sommaire DSA Ouvre le Manuel Sommaire du DSA en format PDF. 14.4 Manuel de l Usager Ouvre le Manuel de l Usager du DSA en format PDF. 14.5 Tutoriel Ouvre le Manuel Tutoriel du DSA en format PDF. 14.6 Gérer les Ventes Ouvre le Manuel Gérer les Ventes du DSA en format PDF. 14.7 Liste des procédures Ouvre le site de Micronomie.com à la page des Procédure qui affiche la liste des procédures. Vous pourrez alors télécharger les procédures qui s y trouvent 14.8 Liste des Révisions Ouvre le fichier texte qui comprend toute la liste des révisions du DSA. 14.9 Site de Micronomie Ouvre la page principale du site de Micronomie.com MICRONOMIE INC. 199

14.10 Mise à jour de l application 14.11 Assistance CrossLoop Ouvre l application CrossLoop qui permet à Micronomie de travailler à distance sur votre ordinateur pour vous aider. 14.12 Installer des Outils complémentaires 14.12.1 Click Yes Ouvre la page pour télécharger le programme Click Yes. http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ Ce petit programme evite de répondre aux messages de Outlook lorsque vous faite un Trainer et Relacher (Drag and Drop) d un message de Outlook au DSA 14.12.2 CrossLoop Ouvre la page pour télécharger le programme CrossLoop. http://www.crossloop.com/ Ce logiciel permet de vous apporter de l aide à distance. Il est très sécuritaire car vous devez autorisé à chaque fois l accès à votre ordinateur. 14.12.3 Acrobat Reader Ouvre la page chez Adobe qui vous permet de télécharger la dernière version du lecteur de fichiers PDF : Acrobat Reader. http://www.adobe.com/fr/products/acrobat/readstep2.html 14.12.4 Total Commander Ouvre la page pour télécharger le programme Total Commander (Réservé au à l administrateur) http://www.ghisler.com/ Ce logiciel permet d ouvrir deux répertoires à la fois et de pouvoir y faire toutes les opérations nécessaires. MICRONOMIE INC. 200

14.13 A propos de DSA Ouvre cette fenêtre indiquant la version de DSA que vous avez d installée. 14.13.1 Info Système En cliquant sur le bouton info systeme une fenêtre vous donnera toutes les informations sur votre ordinateur, comme l image qui suit. MICRONOMIE INC. 201

15. FONCTIONS DU SYSTEME 15.1 Suivi par priorité Il est possible de classer les suivis par priorité. En effet, au lieu d entrer une date dans le champ date de rappel, vous pouvez entrer une priorité. Une priorité s écrit à l aide d une lettre suivi d un chiffre (ex : A1, B2,..., Z9). Pour entrer une priorité, vous n avez qu à entrer la lettre désirée suivie du chiffre désirer lorsque le calendrier est actif. Ceci permet de gérer facilement tout ce qui n est pas cédulé. Suggestions no 1 pour gérer les priorités : A0 A1 Z0 Urgent Peut attendre Note au dossier En entrant «*», la priorité A0 s inscrit automatiquement. En pesant sur «+», la priorité augment de 1 : A1 En pesant sur «-», la priorité diminue de 1 : A0 En pesant sur «=», la priorité devient la date du jour. Voir F1 (Aide) pour la liste complète des raccourcis. Suggestions numéro 2 pour gérer les priorités : A1 Jour C1 Mois A2 Jour Administratif C2 Mois Administratif A3 Jour Divers C3 Mois Divers B1 Semaine D1 An B2 Semaine Administratif D2 An Administratif B3 Semaine Divers D3 An Divers Les «A» représentent les tâches à effectuer à échéance d un jour. Les «B» représentent les tâches à effectuer à échéance d une semaine Les «C» représentent les tâches à effectuer à échéance d un mois Les «D» représentent les tâches à effectuer à échéance d une année Etc... Les «1» signifient très important, rapporte de l argent Les «2» signifient important, activités administratives Les «3» signifient moins important, activités diverses. MICRONOMIE INC. 202

Une fois vos suivis entrés avec des priorités, vous pouvez les visionner à l écran de la façon habituelle. Il s agit de mettre la priorité à A1, A2, ou B1 etc. Vous pouvez aussi sortir les rapports habituels, soit "G. Agenda ou J.Agnda Financier", en entrant comme date, des priorités (ex : Du A1 au A3). MICRONOMIE INC. 203

15.2 Autres critères Dans la plupart des rapports et dans certains traitements il est possible de choisir l option Autres Critères. Lorsque vous choisissez cette option l écran suivant apparaît. A partir de cet écran vous pouvez ajouter jusqu à trois autres critères pour le rapport ou le traitement. Ex : Catégorie = CL où catégorie est le nom du champ = est l opérateur CL est la valeur que le champ doit avoir ou ne pas avoir, selon l opérateur MICRONOMIE INC. 204

Les champs disponibles sont : Voir liste des champs en annexe. Les opérateurs disponibles sont : Égal Plus petit Plus grand Plus petit ou égal Plus grand ou égal Compris dans Différent de Mois égal Année égale ATTENTION : seul le sujet actif est disponible pour Autre Critère. MICRONOMIE INC. 205

15.3 Sujets multiples Pour tous les rapports ou les traitements qui peuvent avoir comme critère un sujet, une option permet de faire des requêtes concernant plusieurs sujets. Exemple : Toutes les personnes ayant comme sujet : PROJ : 9439 et SPEC : 03050 et SPEC : 03051 ou PROJ : 9440 et SPEC : 03050 et SPEC : 03052 Pour choisir cette option, cliquez sur le bouton SUJETS MULTIPLES des critères du rapport et l écran suivant apparaît : Vous avez la possibilité de demander un nombre illimité de combinaisons de dix sujets (ET) pour une requête. Une fois la première combinaison complétée, le nombre de dossiers ayant cette combinaison de sujets ou les précédentes (s il y a lieu), ainsi qu un menu de quatre choix, est affichée de la façon suivante : Ou : Compter : OK : Annuler : Fait apparaître un nouvel écran pour vous permettre d entrer une autre combinaison pour la requête. Compte le nombre de dossiers correspondant à la requête. Exécute le rapport à partir des dossiers trouvés. Annule la requête et retourne au menu précédent Pour chaque combinaison, les dossiers trouvés s ajoutent aux dossiers déjà trouvés avec les combinaisons précédentes. MICRONOMIE INC. 206

Pour faire la requête de notre exemple, suivez les étapes suivantes : Au numéro 1 choisissez «=» comme opérateur et «PROJ : 9439» comme sujet. Au numéro 2 choisissez«=» comme opérateur et «SPEC : 03050» comme sujet. Au numéro 3 choisissez«=» comme opérateur et «SPEC : 03051» comme sujet. Cliquez ensuite sur COMPTER pour terminer la première combinaison et Cliquez sur le bouton OU pour passer à un autre écran de sujet multiple : Au numéro 1 choisissez«=» comme opérateur et «PROJ : 9440» comme sujet. Au numéro 2 choisissez«=» comme opérateur et «SPEC : 03050» comme sujet. Au numéro 3 choisissez«=» comme opérateur et «SPEC : 03052» comme sujet. Cliquez sur COMPTER pour terminer la deuxième combinaison Cliquez sur OK pour exécuter la requête. MICRONOMIE INC. 207

15.4 Génération de suivis Permet de créer un suivi pour chaque dossier qui correspond aux critères. Voir «Modification pour l Agenda et le Suivi» 15.5 Fusion à partir de WORD Lors de l impression de rapports de fusion, le DSA crée une base de données qui contient les informations requises : C:\DSA\EXPORT\DSA2EXP.DOC (format Word) C:\DSA\EXPORT \DSA2EXP.DBF (format dbase IV, FoxPro) Utilisez cette base comme «Source de données» dans vos documents de fusion avec WORD. Vous trouverez en annexe une liste des champs de la base temporaire. Voici les rapports qui créent cette base : MICRONOMIE INC. 208 L- Fusion document cible (principal M- Fusion document formulaire (principal) N- Fusion source de données (export) Il s agit d une fonction très puissante qui vous permet d utiliser WORD pour créer des rapports sur mesure.

15.6 Envoi de FAX Dans les écrans de rapport, choisissez la Direction «Fax. 15.7 Envoi de messagerie électronique Dans les écrans de rapport, choisissez la Direction «Messagerie». 15.8 Gestion de programmes DSA permet à ses usagers de créer leurs propres programmes qui seront intégrés à DSA. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : Positionnez-vous dans le fichier «7-Document» du dossier «PRG» en faisant : Autre, Programmes (PRG/FRX). Ajoutez un programme en faisant : Nouveau Détail. Entrez le titre du programme. Ce qui apparaîtra dans le menu. Entrez le nom du programme à créer (Extension «PRG» ex : A.PRG). Ex : A-Programme no 1. Acceptez le nom du fichier proposé (ex : C :\suivi\lettre\a.prg) Vous êtes maintenant dans l éditeur de texte prêt(e) à entrer votre programme. Note : Pour vous servir du générateur de programmes, vous devez posséder des notions Visual FoxPro. Vous devez aussi posséder Visual FoxPro pour pouvoir compiler vos programmes sources (.PRG) ou les compiler. Voici les étapes à suivre pour exécuter vos programmes : Choisissez le menu «Autre - Programmes» Choisissez le programme à exécuter. Cliquez sur le bouton Note : Des exemples de programmes sont fournis avec DSA. Vous pouvez les consulter et les tester pour comprendre le fonctionnement du générateur. MICRONOMIE INC. 209

15.9 Générateur d étiquettes DSA permet à ses usagers de créer leurs propres formats d étiquettes qui seront intégrés à DSA. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : Choisissez Menu Autre, Étiquettes Ajoutez un format d étiquette en cliquant : NOUVEAU DÉTAIL Entrez le titre du «LABEL FORM». Ce qui apparaîtra dans le menu. Entrez le nom du «LABEL FORM» à créer (Extension «LBX» ex : A.LBX). Ex : A-Format 3 ½» x 2» x 1. Acceptez le nom du fichier proposé (ex : C :\suivi\lettre\a.lbx). Vous êtes maintenant dans le «MODIFY LABEL» prêt(e) à entrer votre format d étiquette. Note : Pour vous servir du générateur d étiquettes, vous devez posséder des notions Visual FoxPro. Les formats d étiquettes ainsi créés seront disponibles lors de l impression d étiquettes (rapport, B-Etiquettes). Répondez «Oui» à la question «Choisir un format d étiquette (Oui/Non) :», Choisissez ensuite l option «Z. Générateur d étiquettes». Vous n avez ensuite qu à choisir un de vos formats. Note : Des exemples de formats d étiquettes sont fournis avec DSA. Vous pouvez les consulter et les tester pour comprendre le fonctionnement du générateur. Pour personnaliser un format d étiquette du DSA vous pouvez le copier : Du répertoire : DSAV\REPORT\ETI_11.LBX Au répertoire : DSAV\MODULE\REPORT\ETI_11.LBX Ajoutez et corrigez ensuite le fichier du répertoire «DSAV\MODULE\REPORT» MICRONOMIE INC. 210

15.10 Générateur de rapports DSA permet à ses usagers de créer leurs propres rapports qui seront intégrés à DSA. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : * Choisissez Menu Autre, Rapports * Ajoutez un rapport en faisant : NOUVEAU DÉTAIL * Entrez le titre du «REPORT FORM». Ce qui apparaîtra dans le menu. Ex : A-Liste no 1. * Entrez le nom du «REPORT FORM» à créer (Extension «FRX» ex : A.FRX). * Acceptez le nom du fichier proposé (ex : C :\DSAV\LETTRE\RAYMOND\A.FRX) * Vous êtes maintenant dans le «MODIFY REPORT» prêt à entrer votre rapport. Note : Pour vous servir du générateur de rapports, vous devez posséder des notions Visual FoxPro. Les rapports ainsi créés seront disponibles dans le menu Rapports. Choisissez l option «Z-Générateur de rapports». Vous n avez ensuite qu à choisir un de vos rapports. Note : Des exemples de rapports sont fournis avec DSA. Vous pouvez les consulter et les tester pour comprendre le fonctionnement du générateur. Pour personnaliser un format de rapport du DSA vous pouvez le copier : Du répertoire : DSAV\REPORT\RRA_FICHE.FRX Au répertoire : DSAV\MODULE\ REPORT\RRA_FICHE.FRX Ajoutez et corrigez ensuite le fichier du répertoire «\MODULE\REPORT» MICRONOMIE INC. 211

15.11 Validation et listes de choix possibles Vous pouvez valider et/ou avoir la possibilité de consulter une liste de choix pour certains champs du système grâce au fichier «Code». Voici ces champs : Onglet A-Agenda et 3-Suivi 2-Dossier Champ Fonction Catégorie Classe Fichier Fichier «2-Dossier» Fichier «2-Dossier» Profession Fichier «2-Dossier» Responsable Fichier «2-Dossier» Source Fichier «2-Dossier» Langue Fichier «2-Dossier» Statut Fichier «2-Dossier» Divers Fichier «2-Dossier» modifiable-1 Fichier «2-Dossier» modifiable-2 Fichier «2-Dossier» modifiable-3 Fichier «2-Dossier» Priorité Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» Dossier Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» Activité Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» Émetteur Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» Destinataire Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» R (résultat ) Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» S (sécurité) Fichier «3-Suivi» et «1-Agenda» Contact Code téléphone Fichier «4-Téléphone» Type Téléphone Fichier «4-Téléphone» Statut Fichier «4-Téléphone» Type Adresse Fichier «5-Adresse» Sécurité Tous les fichiers MICRONOMIE INC. 212

Sujet Fichier «6-Sujet» Si pour une raison ou pour une autre vous ne désirez pas cette validation pour un champ quelconque, suivez les étapes suivantes : Choisissez l écran «9- CODE». Choisissez la catégorie désirée. Choisissez ensuite l option «Ajout». Entrez comme code «*». Voir aussi la section sur les CODES. Répétez l opération pour chaque champ dont vous ne voulez pas de validation. Le caractère «*» indique au système que ce champ ne doit pas être validé. 15.12 Couleurs Les couleurs sont attribuées par Windows. Pour tout changement couleur dans la présentation des écrans il faut modifier les couleurs de votre bureau dans Windows. MICRONOMIE INC. 213

16. AIDE INTERACTIVE Où que vous soyez dans le DSA, appuyez sur la touche «F1» et vous obtiendrez de l aide. En plaçant votre curseur sur un menu et en appuyant sur la touche F1 vous obtiendrez de l'aide interactive. Appuyez sur [ESC] pour quitter l Aide Appuyez sur [PRINT] pour imprimer cette rubrique. 17. GESTION DE LA SÉCURITÉ Consulter Micronomie pour le document «DSAV Procédure Sécurité». MICRONOMIE INC. 214

18. MODULES SUR MESURE Micronomie Inc. peut développer des MODULES-SUR-MESURES qui complètent le DSA selon les spécifications du client. Cette section présente un sommaire des MODULES déjà faits pour plusieurs clients. Lorsqu un usager requiert une personnalisation du DSA, nous intégrons les points qui améliorent le logiciel DSA. Nous programmons de plus le MODULE-SUR-MESURE qui répond au besoin du client. Il s agit toujours d un DSA STANDARD plus un MODULE-SUR-MESURE. Ainsi, chaque usager du DSA profite des bonnes idées et suggestions des autres en plus de pouvoir avoir son DSA-MODULE-SUR-MESURE. N est ce pas brillant? Chaque usager qui possède un MODULE peut mettre à jour son DSA STANDARD et profiter des améliorations continuelles du logiciel. Votre abonnement au SUPPORT TELEPHONIQUE DSA inclut les mises à jour majeures. N est ce pas un investissement rentable pour chaque usager du DSA? Il est possible d acquérir la plus part des MODULES-SUR-MESURE ci décrit sauf certains qui sont confidentiels. Veuillez communiquer avec MICRONOMIE à ce sujet. MICRONOMIE INC. 215

18.1 DSA-AVANTAGE (Les Logiciels de comptabilité Avantage) Le module DSA-AVANTAGE permet de faire un lien entre le DSA et le logiciel de comptabilité Avantage. Fonctions spécifiques: Import des clients d'avantage. Ajout, Corrige des clients vers Avantage (automatique). Onglet 8-Facture d'avantage. Écran Facture d Avantage avec détail. Facturation vers Avantage (sur mesure). Recevables vers Avantage (sur mesure). Statistiques des ventes. Voir Manuel «Module Avantage Client» 18.2 DSA-LCM GLOBAL (Logiciel de Comptabilité) Le module DSA-LCM Global permet de faire un lien entre le DSA et le logiciel de comptabilité Global de LCM. Fonctions spécifiques: a. Import des Clients de Global (automatique). b. Synchronisation des clients entre DSA et Global dans les deux sens. c. Synchronisation des soumissions dans les deux sens. Voir «Module LCM Global Manuel de l Utilisateur» MICRONOMIE INC. 216

19. INSTALLATION DU SYSTEME 19.1 Installation du système Voir «DSAV Procédure d Installation» 19.2 Revision du DSA à partir de l Internet Les usagers abonnés au «PROGRAMME DE SUPPORT TÉLÉPHONIQUE» annuel peuvent réviser leur DSA à partir de l Internet. Voir «DSAV Procédure de Révision» MICRONOMIE INC. 217

20. ANNEXE 1 EXEMPLES DES RAPPORTS 20.1 Fiche dossier MICRONOMIE INC. 218

20.2 Étiquettes SYLVIE HOULE CAISSE POPULAIRE STE-THÉRÈSE 498 JAMES PORTEOUS MONTRÉAL QUÉBEC J7C 3Z7 JEAN-YVES THIBAULT MICRONOMIE INC 262 HENRI-BOURASSA MONTRÉAL QUÉBEC H3L 1N6 JOCELYN DELISLE MICRONOMIE INC 12 PLACE BELLEMARE,#2003 CHOMEDEY LAVAL QUÉBEC H2L 3B1 PAUL MARTEL BETA CONCEPTS INC. 5427 DUMAIS PIERREFONDS QUÉBEC H9B 2T7 MARTINE BÉRUBÉ MICRONOMIE INC. 100 BOUL. LAPORTE OUEST FABREVILLE LAVAL QUÉBEC H7R 1L2 GILLES SAVOIE MICRONOMIE INC. 12 CHABOT MONTRÉAL QUÉBEC H2G 2S6. MICRONOMIE INC. 219

20.3 Liste des Dossiers par Responsable 20.4 Liste des Dossiers par Catégorie 20.5 Liste des Dossiers par Sujet MICRONOMIE INC. 220

20.6 Agenda par Dossier MICRONOMIE INC. 221

20.7 Agenda par Émetteur MICRONOMIE INC. 222

20.8 Agenda par Destinataire MICRONOMIE INC. 223

20.9 Statistiques des résultats (avec le rapport Agenda) MICRONOMIE INC. 224

20.10 Suivis/Agenda Financier RAPPORT FINANCIER DES OFFRES COMPLÉTÉES par Destinataire, Complété = O, Émetteur = OFFRE) VENDEUR1, NOM, PRENOM Dossier C Date Activité Émetteur Destina. R S ABC O 2004.06.01 Logiciel DSA 2004.06.01 % 80 OFFRE VENDEUR1 4O $1000.00 Total : $1200.00 GD O 2004.06.01 Imprimante Laser HP IV %50 $2000.00 OFFRE VENDEUR1 4O alternative HP Série II $1000.00 Total : $2000.00 *** SOUS-TOTAL % MONTANT MOYENNE Nombre de dossier : 2 $3000.00 $1500 Probabilité : 60% $1800.00 $0900 Résultat : 107% $3200.00 $1600 VENDEUR2, NOM, PRENOM... *** SOUS-TOTAL... *** TOTAL : % MONTANT MOYENNE Nombre de dossier : 10 $34000.00 $3400 Probabilité : 50% $17000.00 $1700 Résultat : 88% $30000.00 $3000 MICRONOMIE INC. 225

20.11 Document MICRONOMIE INC. Montréal le 21 juin 2000 Monsieur François Bergeron ABC Inc. 560 Henri-Bourassa Ouest 301 Montréal QC H3L 1P4 OBJET: PROGRAMME DE SUPPORT TÉLÉPHONIQUE DU DSA Monsieur Bergeron Vous trouverez ci-joint votre mise à jour du logiciel DSA. Votre programme de SUPPORT TÉLÉPHONIQUE comprend : Mise à jour du logiciel Dossier-Suivi/Agenda (DSA) Un (1) An de support téléphonique Veuillez accepter l'expression de nos sentiments distingués, Jean-Yves Thibault, ing. Président MICRONOMIE INC. 226

20.12 Fusion document cible (principal) MICRONOMIE INC. Montréal, le «DATE FRANCAISE» «PRENOM» «NOM» «COMPAGNIE» «A_CIVIQUE» «A_RUE» «A_SUITE» «A_AUTRE» «A_VILLE» «A_PROVINC» «A_POSTAL» OBJET: OFFRE DU LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA (DSA) «SALUTATION» «NOM», Voulez-vous améliorer vos affaires, augmenter vos ventes, récupérer du temps précieux pour votre vie personnelle, être plus efficace et plus disponible? Si vous répondez "OUI", continuez de lire cette lettre. Le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA (DSA) est l'outil qu'il vous faut pour SURVIVRE A LA CROISSANCE DE L'INFORMATION des années 2000 et conserver votre SANTE et GOUT de vivre. Il permet la GESTION DE VOS DOSSIERS d'une façon simple et complète: - GESTION des Clients, Prospects, Projets, Fournisseurs - AGENDA des Suivis par Dossiers, Émetteurs et Destinataires - HISTORIQUE des Suivis sans limites - CARDEX SUJETS des PRODUITS et SERVICES - IMPRESSION ou FAX de Lettres personnalisées avec Suivis - Création et fusion de FORMULAIRES à l'écran - CORRESPONDANCE classée automatiquement par Dossier - et bien d'autre... De plus, vous pouvez commencer à profiter du logiciel DSA en quelques heures. Vous trouverez ci-joint deux pages résumant le logiciel DSA. Micronomie à conçu DSA spécialement pour VOUS. Merci de votre attention. N'hésitez pas à communiquer avec nous pour de plus amples informations. «RESPONSABLE» MICRONOMIE INC. 227

20.13 Fusion document formulaire (principal) NOTE : Le formulaire sera classé automatiquement dans l écran «Document» du Dossier. Micronomie Inc. C.P. 157 Suc. Henri Bourassa, Montréal, QC, H3L 1P4 A: «PRENOM» «NOM», «COMPAGNIE» FAX : («T2_REGION») «T2_NUMERO» TEL : («T1_REGION») «T1_NUMERO» «T1_EXTENT» DE: Jean-Yves Thibault, MICRONOMIE Inc. FAX : (514) 952-9347 TEL : (514) 952-9347 LE: «DATE» PAGES: «NB PAGE» SUJET:... «SALUTATION» «NOM» Espérant le tout conforme, n hésitez pas à nous contacter pour plus d information. «RESPONSABLE» MICRONOMIE INC. 228

20.14 Dossier par modifiable 1, 2 ou 3 20.15 Dossier par ville MICRONOMIE INC. 229

Impossible d'afficher l'image liée. Le fichier a peut-être été déplacé, renommé ou supprimé. Vérifiez que la liaison pointe vers le fichier et l'emplacement corrects. DOSSIER-SUIVI/AGENDA 20.16 Liste des sujets MICRONOMIE INC. 230

20.17 Liste des Codes Suggérés TYPE CODE DESCRIPTION FRANCAISE Activité AC A Appeler 0 AC C Comm. verbale 0 AC CL Classer 0 AC E Écrire 0 AC EX Expédier 10 AC F Faire 0 AC L Lire! AC P Payer 0 AC R Rencontre 0 AC RC Réseau échéance 365 AC RE Rechercher 0 AC S Faire le suivi 0 Catégorie CA AS Associe 0 CA AU Autre 0 CA BE Bénévole 0 CA CL Client(e) 0 CA CO Concessionnaire 0 CA DI Distributeur 0 CA EM EMPLOYE 0 CA FO FOURNISSEUR 3 CA IN Groupe des Inities (vende 14 CA ME MEMBRE 0 CA PR PROSPECT 0 CA SU Suspect 0 Classe CL A BON 0 CL B MOYEN 0 CL C MAUVAIS 0 CL N NON DISPONIBLE 0 Statut ST A ACTIF 0 ST D DECEDE 0 ST N NON DISPONIBLE 0 Type Adresse TA FAX FAX 0 TA RES RESIDENCE 0 TA TRA TRAVAIL 0 Catégorie Téléphone TC D DISTANCE 0 TC L LOCAL 0 TC W WATT 0 MICRONOMIE INC. 231

Type Téléphone TT AUT Autres 0 TT CEL Cellulaire 0 TT CHA Chalet 0 TT FAX FAX 0 TT MOD MODEM 0 TT PAR Parents (père/mère) 0 TT RES RESIDENCE 0 TT SUP Support aux usagers 0 TT TRA TRAVAIL 8 MICRONOMIE INC. 232

21. ANNEXE 2 : STRUCTURE DES BASES DE DONNÉES 21.1 Personne (Dossier) Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\personne.dbf Number of data records: 57 Date of last update: 99-06-21 Memo file block size: 64 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 NOM Character 30 3 PRENOM Character 30 4 SEXE Character 1 5 COMPAGNIE Character 70 6 NAISSANCE Date 8 7 CATEGORIE Character 2 8 CLASSE Character 2 9 RESPONC Character 8 10 RESPONSABL Character 70 11 SOURCE Character 30 12 SALUTATION Character 50 13 PROFESSION Character 30 14 FONCTION Character 60 15 STATUT Character 2 16 NOTE Character 100 17 C_MEMO Character 1 18 MEMO Memo 10 19 DATE_DEB Date 8 20 DATE_FIN Date 8 21 DATE_MAJ Date 8 22 LANGUE Character 1 23 ACTIVITE Character 2 24 MODIFIABL1 Character 12 25 MODIFIABL2 Character 12 26 MODIFIABL3 Character 12 27 MODIFIABL4 Character 12 28 MODIFIABL5 Character 12 29 MODIFIABL6 Character 12 30 MODIFIABL7 Character 12 31 MODIFIABL8 Character 12 32 MODIFIABL9 Character 12 33 A1 Character 12 (usager) 34 A2 Character 12 (usager) 35 A3 Character 12 (usager) 36 A4 Character 12 (usager) 37 A5 Character 12 (usager) 38 A6 Character 12 (usager) 39 A7 Character 12 (usager) 40 A8 Character 12 (usager) MICRONOMIE INC. 233

41 A9 Character 12 (usager) 42 A10 Character 12 (usager) 43 A11 Character 12 (usager) 44 A12 Character 12 (usager) 45 A13 Character 12 (usager) 46 A14 Character 12 (usager) 47 A15 Character 12 (usager) 48 A16 Character 12 (usager) 49 A17 Character 12 (usager) 50 A18 Character 12 (usager) 51 A19 Character 12 (usager) 52 G Character 1 53 SYNC Logical 1 54 SYNC2 Character 9 55 MOD Logical 1 ** Total ** 888 21.2 Suivi Number of data records: 26 Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\suivi.dbf Date of last update: 99-06-21 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 COMPLETE Character 1 3 ACTIVITE Character 45 4 PRIORITE Character 5 5 D_RAPPEL Date 8 6 EMETTEUR Character 8 7 DESTINATAI Character 8 8 MODIFIABL1 Character 2 9 NO_SUIVI Character 13 10 DATE_MAJ Date 8 11 NOTE Memo 10 12 G Character 1 13 SYNC Logical 1 14 SYNC2 Character 9 15 MOD Logical 1 ** Total ** 129 MICRONOMIE INC. 234

21.3 Téléphone Structure for table c:\dsaw-dev\dbfs\telephon.dbf Number of data records: 24 Date of last update: 99-06-17 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 TEL_CODE Character 1 3 TEL_TYPE Character 3 4 TEL_PAYS Character 3 5 TEL_REGION Character 3 6 TEL_NUMERO Character 8 7 TEL_EXTENT Character 6 8 DATE_MAJ Date 8 9 CONTACT Character 1 10 ACTIVITE Character 1 11 DESCRIPTIO Character 70 12 G Character 1 13 SYNC Logical 1 14 SYNC2 Character 9 15 MOD Logical 1 ** Total ** 125 21.4 Adresse Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\adresse.dbf Number of data records: 10 Date of last update: 99-06-17 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 TYPE_ADRES Character 3 3 REFERENCE Character 8 4 NO_CIVIQUE Character 6 5 RUE Character 60 6 SUITE Character 10 7 AUTRE_ADR Character 60 8 VILLE Character 60 9 PROVINCE Character 10 10 PAYS Character 15 11 CODE_POST Character 10 12 ACTIVITE Character 1 13 DATE_MAJ Date 8 14 CONTACT Character 1 15 G Character 1 16 SYNC Logical 1 17 SYNC2 Character 9 18 MOD Logical 1 ** Total ** 233 MICRONOMIE INC. 235

21.5 Sujet Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\sujet.dbf Number of data records: 52 Date of last update: 99-06-17 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 SUJET Character 75 3 DATE_MAJ Date 8 4 G Character 1 5 SYNC Logical 1 6 SYNC2 Character 9 7 MOD Logical 1 ** Total ** 104 21.6 Correspo (Document) Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\correspo.dbf Number of data records: 24 Date of last update: 99-06-15 Memo file block size: 64 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 N_PERSONNE Character 8 2 DOCUMENT General 10 3 REPERTOIRE Character 78 4 NOM_LETTRE Character 12 5 DESCRIPTIO Character 78 6 DATE_CORRE Date 8 7 EN_MODIF Logical 1 8 DATE_MAJ Date 8 9 G Character 1 10 SYNC Logical 1 11 SYNC2 Character 9 12 MOD Logical 1 ** Total ** 216 MICRONOMIE INC. 236

21.7 Code Structure for table: c:\dsaw-dev\dbfs\code.dbf Number of data records: 291 Date of last update: 98-09-08 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 TYPE_CODE Character 2 2 CODE Character 10 3 DESCRIPTIO Character 60 4 DESCANGL Character 60 5 PRIX_VENTE Numeric 9 2 6 POURC_COMM Numeric 3 7 DELAIS_JOU Numeric 5 8 DATE_MAJ Date 8 9 G Character 1 10 SYNC Logical 1 11 SYNC2 Character 9 12 MOD Logical 1 ** Total ** 170 MICRONOMIE INC. 237

21.8 DSA2EXP (export vers dbase III, Word, Excel, WinfaxPro) BASE DSA2EXP.DBF Structure for table: c:\dsaw\export\dsa2exp.dbf Number of data records: 1 Date of last update: 2001.05.07 Memo file block size: 512 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate 1 ACTIVITE Character 2 2 C_MEMO Character 1 3 CATEGORIE Character 2 4 CATE_DESC Character 20 5 CLASSE Character 2 6 COMPAGNIE Character 70 7 DATE_DEB Date 8 8 DATE_FIN Date 8 9 DATE_JOUR Character 20 10 DATE_MAJ Date 8 11 FONCTION Character 60 12 G Character 1 13 LANGUE Character 1 14 N_PERSONNE Character 8 15 NAISSANCE Date 8 16 NOM Character 30 17 MEMO Memo 10 18 MEMO_254 Character 254 19 MODIFIABL1 Character 12 20 MODIFIABL2 Character 12 21 MODIFIABL3 Character 12 22 MODIFIABL4 Character 12 23 MODIFIABL5 Character 12 24 MODIFIABL6 Character 12 25 MODIFIABL7 Character 12 26 MODIFIABL8 Character 12 27 MODIFIABL9 Character 12 28 NOTE Character 100 29 PRENOM Character 30 30 PROFESSION Character 30 31 SEXE Character 1 32 RESPONC Character 8 33 RESPONSABL Character 70 34 SALUTATION Character 50 35 SOURCE Character 30 36 STATUT Character 2 37 A1 Character 12 38 A2 Character 12 39 A3 Character 12 40 A4 Character 12 41 A5 Character 12 42 A6 Character 12 43 A7 Character 12 44 A8 Character 12 MICRONOMIE INC. 238

45 A9 Character 12 46 A10 Character 12 47 A11 Character 12 48 A12 Character 12 49 A13 Character 12 50 A14 Character 12 51 A15 Character 12 52 A16 Character 12 53 A17 Character 12 54 A18 Character 12 55 A19 Character 12 56 TE_E_MAIL Character 75 57 TE_FAX Character 30 58 TE_WEB Character 75 59 T1_CODE Character 1 60 T1_TYPE Character 3 61 T1_REGION Character 3 62 T1_NUMERO Character 8 63 T1_EXTENT Character 6 64 T1_CONTACT Character 1 65 T2_CODE Character 1 66 T2_TYPE Character 3 67 T2_REGION Character 3 68 T2_NUMERO Character 8 69 T2_EXTENT Character 6 70 T2_CONTACT Character 1 71 T3_CODE Character 1 72 T3_TYPE Character 3 73 T3_REGION Character 3 74 T3_NUMERO Character 8 75 T3_EXTENT Character 6 76 T3_CONTACT Character 1 77 T4_CODE Character 1 78 T4_TYPE Character 3 79 T4_REGION Character 3 80 T4_NUMERO Character 8 81 T4_EXTENT Character 6 82 T4_CONTACT Character 1 83 A_TYPE Character 3 84 A_CIVIQUE Character 6 85 A_RUE Character 60 86 A_SUITE Character 30 87 A_AUTRE Character 30 88 A_VILLE Character 60 89 A_PROVINC Character 10 90 A_PAYS Character 15 91 A_POSTAL Character 10 92 A_CONTACT Character 1 93 A1_TYPE Character 3 94 A1_CIVIQUE Character 6 95 A1_RUE Character 60 96 A1_SUITE Character 10 97 A1_AUTRE Character 30 98 A1_VILLE Character 60 99 A1_PROVINC Character 10 MICRONOMIE INC. 239

100 A1_PAYS Character 15 101 A1_POSTAL Character 10 102 A1_CONTACT Character 1 103 A2_TYPE Character 3 104 A2_CIVIQUE Character 6 105 A2_RUE Character 60 106 A2_SUITE Character 10 107 A2_AUTRE Character 30 108 A2_VILLE Character 60 109 A2_PROVINC Character 10 110 A2_PAYS Character 15 111 A2_POSTAL Character 10 112 A2_CONTACT Character 1 113 S0_SUJET Character 75 114 S1_SUJET Character 75 115 S2_SUJET Character 75 116 S3_SUJET Character 75 117 S4_SUJET Character 75 118 S5_SUJET Character 75 119 S6_SUJET Character 75 120 S7_SUJET Character 75 121 S8_SUJET Character 75 122 S9_SUJET Character 75 123 S_ACT1 Character 45 124 S_ACT2 Character 45 125 S_ACT3 Character 45 126 S_ACT4 Character 45 127 S_ACT5 Character 45 128 S_ACT6 Character 45 129 S_ACT7 Character 45 130 S_ACT8 Character 45 131 S_ACT9 Character 45 132 S_C Character 1 133 S_DATE Date 8 134 S_EMETTE Character 8 135 S_DESTIN Character 8 136 S_R Character 2 137 S_NO Character 10 138 S_TITRE Character 78 139 S_FICHIER Character 78 ** Total ** 3534 MICRONOMIE INC. 240

21.9 DB32DSA (import de dbase III, Tab) Structure de db32dsa.dbf Situé dans: c:\dsaw-dev\dbfs\db32dsa.dbf NO CHAMPS TYPE LARGEUR ECRAN TITRE 1 ACTIVITE Caractère 2 DOSSIER DIVERS 2 C_MEMO Caractère 1 DOSSIER N/A 3 CATEGORIE Caractère 2 DOSSIER CATEGORIE 4 CATE_DESC Caractère 20 DOSSIER N/A 5 CLASSE Caractère 2 DOSSIER CLASSE 6 COMPAGNIE Caractère 70 DOSSIER COMPAGNIE 7 DATE_DEB Date 8 DOSSIER DEBUT 8 DATE_FIN Date 8 DOSSIER FIN 9 DATE_JOUR Caractère 10 DOSSIER N/A (date du jour) 10 DATE_MAJ Date 8 DOSSIER MISE A JOUR 11 FONCTION Caractère 60 DOSSIER FONCTION 12 G Caractère 1 DOSSIER SECURITE 13 LANGUE Caractère 1 DOSSIER LANGUE 14 N_PERSONNE Caractère 8 DOSSIER DOSSIER 15 NAISSANCE Date 8 DOSSIER DATE DE NAISSANCE 16 NOM Caractère 30 DOSSIER NOM 17 MEMO_254 Caractère 254 DOSSIER 254 CAR. DE NOTE 18 MODIFIABL1 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 1 19 MODIFIABL2 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 2 20 MODIFIABL3 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 3 21 MODIFIABL4 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 4 22 MODIFIABL5 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 5 23 MODIFIABL6 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 6 24 MODIFIABL7 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 7 25 MODIFIABL8 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 8 26 MODIFIABL9 Caractère 12 DOSSIER MODIFIABLE 9 27 NOTE Caractère 100 DOSSIER REMARQUE 28 PRENOM Caractère 30 DOSSIER PRENOM 29 PROFESSION Caractère 30 DOSSIER PROFESSION 30 SEXE Caractère 1 DOSSIER SEXE 31 RESPONC Caractère 8 DOSSIER RESPONSABLE 32 RESPONSABL Caractère 70 DOSSIER RESPONSABLE 33 SALUTATION Caractère 50 DOSSIER SALUTATION 34 SOURCE Caractère 30 DOSSIER SOURCE 35 STATUT Caractère 2 DOSSIER STATUT 36 A1 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A1 37 A2 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A2 38 A3 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A3 39 A4 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A4 40 A5 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A5 41 A6 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A6 42 A7 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A7 43 A8 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A8 44 A9 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A9 45 A10 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A10 46 A11 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A11 MICRONOMIE INC. 241

47 A12 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A12 48 A13 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A13 49 A14 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A14 50 A15 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A15 51 A16 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A16 52 A17 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A17 53 A18 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A18 54 A19 Caractère 12 DOSSIER PAGE 2 A19 55 TE_E_MAIL Caractère 75 SUJET -MAIL: 56 TE_WEB Caractère 75 SUJET EB: 57 TE_TRA Caractère 30 TELEPHONE TRA ex: 514-123-4567 58 TE_FAX Caractère 30 TELEPHONE FAX ex: 514-123-4568 59 TE_800 Caractère 30 TELEPHONE 800 ex: 800-987-6543 60 TE_RES Caractère 30 TELEPHONE RES ex: 450-456-1230 Pour un premier téléphone: 61 T1_CODE Caractère 1 TELEPHONE CODE 62 T1_TYPE Caractère 3 TELEPHONE TYPE 63 T1_REGION Caractère 3 TELEPHONE REGION 64 T1_NUMERO Caractère 8 TELEPHONE NUMERO 65 T1_EXTENT Caractère 6 TELEPHONE EXTENTION 66 T1_CONTACT Caractère 1 TELEPHONE CONTACT 67 T1_G Caractère 1 TELEPHONE SECURITE Pour un deuxième téléphone: 68 T2_CODE Caractère 1 TELEPHONE CODE 69 T2_TYPE Caractère 3 TELEPHONE TYPE 70 T2_REGION Caractère 3 TELEPHONE REGION 71 T2_NUMERO Caractère 8 TELEPHONE NUMERO 72 T2_EXTENT Caractère 6 TELEPHONE EXTENTION 73 T2_CONTACT Caractère 1 TELEPHONE CONTACT 74 T2_G Caractère 1 TELEPHONE SECURITE Pour un troisième téléphone: 75 T3_CODE Caractère 1 TELEPHONE CODE 76 T3_TYPE Caractère 3 TELEPHONE TYPE 77 T3_REGION Caractère 3 TELEPHONE REGION 78 T3_NUMERO Caractère 8 TELEPHONE NUMERO 79 T3_EXTENT Caractère 6 TELEPHONE EXTENTION 80 T3_CONTACT Caractère 1 TELEPHONE CONTACT 81 T3_G Caractère 1 TELEPHONE SECURITE Pour un quatrième téléphone: 82 T4_CODE Caractère 1 TELEPHONE CODE 83 T4_TYPE Caractère 3 TELEPHONE TYPE 84 T4_REGION Caractère 3 TELEPHONE REGION 85 T4_NUMERO Caractère 8 TELEPHONE NUMERO 86 T4_EXTENT Caractère 6 TELEPHONE EXTENTION 87 T4_CONTACT Caractère 1 TELEPHONE CONTACT 88 T4_G Caractère 1 TELEPHONE SECURITE Pour une première adresse: 89 A_TYPE Caractère 3 ADRESSE TYPE MICRONOMIE INC. 242

90 A_CIVIQUE Caractère 6 ADRESSE NO CIVIQUE 91 A_RUE Caractère 60 ADRESSE RUE 92 A_SUITE Caractère 30 ADRESSE SUITE 93 A_AUTRE Caractère 30 ADRESSE AUTRE ADRESSE 94 A_VILLE Caractère 60 ADRESSE VILLE 95 A_PROVINC Caractère 10 ADRESSE PROVINCE 96 A_PAYS Caractère 15 ADRESSE PAYS 97 A_POSTAL Caractère 10 ADRESSE CODE POSTAL 98 A_CONTACT Caractère 1 ADRESSE CONTACT 99 A_G Caractère 1 ADRESSE SECURITE Pour une deuxième adresse: 100 A1_TYPE Caractère 3 ADRESSE TYPE 101 A1_CIVIQUE Caractère 6 ADRESSE NO CIVIQUE 102 A1_RUE Caractère 60 ADRESSE RUE 103 A1_SUITE Caractère 10 ADRESSE SUITE 104 A1_AUTRE Caractère 30 ADRESSE AUTRE ADRESSE 105 A1_VILLE Caractère 60 ADRESSE VILLE 106 A1_PROVINC Caractère 10 ADRESSE PROVINCE 107 A1_PAYS Caractère 15 ADRESSE PAYS 108 A1_POSTAL Caractère 10 ADRESSE CODE POSTAL 109 A1_CONTACT Caractère 1 ADRESSE CONTACT 110 A1_G Caractère 1 ADRESSE SECURITE Pour une troisième adresse: 111 A2_TYPE Caractère 3 ADRESSE TYPE 112 A2_CIVIQUE Caractère 6 ADRESSE NO CIVIQUE 113 A2_RUE Caractère 60 ADRESSE RUE 114 A2_SUITE Caractère 10 ADRESSE SUITE 115 A2_AUTRE Caractère 30 ADRESSE AUTRE ADRESSE 116 A2_VILLE Caractère 60 ADRESSE VILLE 117 A2_PROVINC Caractère 10 ADRESSE PROVINCE 118 A2_PAYS Caractère 15 ADRESSE PAYS 119 A2_POSTAL Caractère 10 ADRESSE CODE POSTAL 120 A2_CONTACT Caractère 1 ADRESSE CONTACT 121 A2_G Caractère 1 ADRESSE SECURITE 122 S0_SUJET Caractère 75 SUJET PREMIER SUJET 123 S1_SUJET Caractère 75 SUJET DEUXIEME SUJET 124 S2_SUJET Caractère 75 SUJET TROISIEME SUJET 125 S3_SUJET Caractère 75 SUJET QUATRIEME SUJET 126 S4_SUJET Caractère 75 SUJET CINQUIEME SUJET 127 S5_SUJET Caractère 75 SUJET SIXIEME SUJET 128 S6_SUJET Caractère 75 SUJET SEPTIEME SUJET 129 S7_SUJET Caractère 75 SUJET HUITIEME SUJET 130 S8_SUJET Caractère 75 SUJET NEUVIEME SUJET 131 S9_SUJET Caractère 75 SUJET DIXIEME SUJET 132 S_ACT1 Caractère 45 SUIVI PREMIERE LIGNE DU SUIVI 133 S_ACT2 Caractère 45 SUIVI DEUXIEME LIGNE DU SUIVI 134 S_ACT3 Caractère 45 SUIVI TROISIEME LIGNE DU SUIVI 135 S_ACT4 Caractère 45 SUIVI QUATRIEME LIGNE DU SUIVI 136 S_ACT5 Caractère 45 SUIVI CINQUIEME LIGNE DU SUIVI 137 S_ACT6 Caractère 45 SUIVI SIXIEME LIGNE DU SUIVI 138 S_ACT7 Caractère 45 SUIVI SEPTIEME LIGNE DU SUIVI MICRONOMIE INC. 243

139 S_ACT8 Caractère 45 SUIVI HUITIEME LIGNE DU SUIVI 140 S_ACT9 Caractère 45 SUIVI NEUVIEME LIGNE DU SUIVI 141 S_C Caractère 1 SUIVI COMPLETE 142 S_DATE Date 8 SUIVI DATE 143 S_EMETTE Caractère 8 SUIVI EMETTEUR 144 S_DESTIN Caractère 8 SUIVI DESTINATAIRE 145 S_R Caractère 2 SUIVI RESULTAT 146 S_NO Caractère 10 SUIVI NUMERO DE SUIVI 147 S_G Caractère 1 SUIVI SECURITE **TOTAL 3350 MICRONOMIE INC. 244

21.10 LISTE DES CHAMPS FUSIONNABLES Pour que ces champs soient remplacés par leur contenu dans la lettre personnalisé ou le formulaire, ils doivent être entrés entre crochets exactement comme ci-dessous. BASE PERSONNE [code]: Code de la personne cible [nom] : Nom de la personne cible [prenom]: Prénom de la personne cible [compagnie] : Compagnie de la personne cible [sexe] : Sexe de la personne cible [categorie] : Catégorie de la personne cible [classe] : Classe de la personne cible [profession] : Profession de la personne cible [fonction] : Fonction de la personne cible [naissance] : Date de naissance de la personne cible [responc] Code du responsable [responsabl] : Prénom Nom, Fonctin du Responsable [source] : Code de la source de la personne cible [salutation] : Salutation de la personne cible [statut]: Statut de la personne cible [divers]: Divers [note]: Note [note_o-n]: Note (O)ui ou (N)on [date_deb]: Date de début [date_fin]: Date de fin [date_maj]: Date de dernière mise à jour [langue]: Langue de la personne cible [modifiabl1] : Modifiable 1 [modifiabl2] : Modifiable 2 [modifiabl3] : Modifiable 3 [modifiabl4] : Modifiable 4 [modifiabl5] : Modifiable 5 [modifiabl6] : Modifiable 6 [modifiabl7] : Modifiable 7 [modifiabl8] : Modifiable 8 [modifiabl9] : Modifiable 9 [a1] : Autre 1 [a2] : Autre 2 [a3] : Autre 3 [a4] : Autre 4 [a5] : Autre 5 [a6] : Autre 6 [a7] : Autre 7 [a8] : Autre 8 [a9] : Autre 9 MICRONOMIE INC. 245

[a10] : Autre 10 [a11] : Autre 11 [a12] : Autre 12 [a13] : Autre 13 [a14] : Autre 14 [a15] : Autre 15 [a16] : Autre 16 [a17] : Autre 17 [a18] : Autre 18 [a19] : Autre 19 [remarque] : Remarque BASE ADRESSE (contact = A) [code_ad]: Code d adresse [type_adres] : Type de l adresse de la personne cible [no_civique] : No civique de la personne cible [rue] : Rue de la personne cible [suite] : Suite de la personne cible [adresse_2] : Adresse 2 de la personne cible [ville]: Ville de la personne cible [province]: Province de la personne cible [pays]: Pays de la personne cible [code_post] : Code postal de la personne cible [divers_ad] : Divers [dmj_ad]: Date dernière mise à jour [contact_ad] : Contact BASE TELEPHONE (contact = A) [code_te] : Code de téléphone de la personne cible [type_te] : Type de téléphone de la personne cible [pays_te] : Code pays de la personne cible [region_te] : Code régional de la personne cible [numero_te] : Numéro de téléphone de la personne cible [extent_te] : Extention de la personne cible [dmj_te] : Date dernière mise à jour [divers_te] : Divers [contact_te] : Contact MICRONOMIE INC. 246

BASE SUIVI (le premier) [c]: Complété [activite] : Activité [emetteur] : Émetteur [destinat] : Destinataire [rappel]: Date de rappel [note] : Note du suivi [r] : Résultat BASE SUJET (le premier) [sujet] : Sujet AUTRES CODES DE FUSION [date] : Date du jour format internationnal ex : 2000.12.28 [date_f] : Date du jour format français ex : 28 Janvier 2000 [date_a] : Date du jour format anglais ex : January 28, 2000 MICRONOMIE INC. 247

INDEX Abreviations... 60 ACCESS... 14 Accord... 2 Adresse... 66, 235 Sur ligne 2, Imprimer... 165 Agenda... 41 Agenda Financier... 225 Ajout... 44, 59, 189 Imprimer... 173 Par Destinataire... 223 Par Dossier... 221 Par Émetteur... 222 Aide... 214 Ajout Pour l Agenda et le Suivi... 44 Autre rapports, menu... 176 Autres critères Écran... 204 Imprimer... 164 Avantage... 148 AVANTAGE... 216 Bienvenue... 4 Boutons Mémorise... 32 Période... 32 Calcul des CONGÉS... 118 Calcul des SEMAINE DE TRAVAIL... 117 Catégorie Imprimer... 164 Champs et boutons communs pour Imprimer... 163 Champs fusionnables... 244 Cible principal Imprimer... 175 Clipper... 14 Code... 237 Codes... 231 Imprimer Codes Dossier... 164 Liste des codes... 183 Liste des Codes Suggérés... 231 Compagnie Imprimer... 164 Compter Autre-Critères... 206 Configurer l imprimante Imprimer... 165 Correspo... 236 Corriger Formulaire... 191 Couleurs... 213 Date de DÉBUT... 118 Date de Départ/Fin... 117 Dates de rappel... 117 DBase... 14, 238 Démarrer le système... 23 Diagramme de fonctionnement... 16 Diagramme des données... 17 Direction, Imprimer... 164 Document... 72, 175, 236 Documents Cible principal... 191 Étiquettes (LBL,LBX)... 192 Formulaire principal... 191 Idées... 193 Mémos... 192 Procédures... 192 Programmes (PRG)... 193 Rapports (FRM,FRX)... 193 Réunions... 194 Dossier... 233 Dossiers par catégorie... 220 Imprimer... 170 Dossiers par modifiable 1, 2 ou 3 Imprimer... 177 Dossiers par responsable Imprimer... 169 Dossiers par Responsable... 220 Dossiers par sujet Imprimer... 171 Dossiers par Sujet... 220 DSA Description du produit...14 Gérer les Ventes...15 Manuel de l usager...15 Sommaire...15 Tutoriel...15 Écran du DSA...25 Barre de Contrôle...26 Barre de Menus...25 Ligne de Titre...25 E-mail...64 E-Mal... 209 Enveloppes Imprimer... 168 Envoi de FAX... 209 Étiquettes (LBL,LBX)... 192 Exemple... 219 Générateur d'... 210 Imprimer... 168 Excel... 154, 156, 238 Exemples des rapports... 218 FAX... 209 Fiche d une personne... 166 Exemple de rapport... 218 Fonctions...60 Fonctions du système... 202 Formulaire... 228 Principal... 191 Fusion à partir de WORD... 208 Document cible principal... 175 Documents Formulaires... 191 Fusion document cible... 227 Fusion source de données... 175 Garantie... 3 Générateur D étiquettes... 210 de rapports... 211 Génération de suivis... 208 Génération de Suivis... 165 Gestion De la Sécurité... 214 De programmes... 209 Idées... 193 Importation Avantage... 148 CRIQ... 153 DBASE... 153 DSA... 145 TAB délimté... 156 Imprimante... 165 Installation... 22 Du système... 217 Internet Révision du DSA... 217 Introduction... 14 LCM (Logiciel de Comptabilité- MKS)... 152, 216 Lettre Individuelle... 226 Liste d adresses... 181 Des Codes Suggérés... 231 Des sujets... 184 par ville... 179, 180 Lotus 1-2-3... 154, 156 Macro... 188 Mémorise... 32 Mémos... 192 Menu? Aide... 198 Autre... 185 Fenêtre... 197 Fichier... 75, 112 Rapport... 163 MENU... 163 Messagerie électronique... 209 MKS... 152, 216 Modules sur mesure... 215 DSA-AVANTAGE... 216 DSA-LCM... 216 Nomenclature et clés de contrôle 18 Ordre, Imprimer... 164 Période... 32 Préface... 5 Procédures... 192 Programmes (PRG)... 193 Quitter... 24 Rappel... 122 Rapport... 175 Rapport Agendas... 173 Champs et boutons communs163 Document individuel... 175 Dossiers par catégorie... 170 Dossiers par responsable... 169 MICRONOMIE INC. 248

Dossiers par sujet... 171 Enveloppes... 168 Étiquettes... 168 Fiche d une personne... 166 Formulaire... 175 Fusion document cible principal... 175 Ligne... 165 Rapport Fusion source de données... 175 Rapport Autre rapports... 176 Rapport Dossier par modifiable 1, 2 ou 3... 177 Rapport Liste par ville... 179 Rapport Liste par ville... 180 Rapport Liste d adresses... 181 Rapport Liste des codes... 183 Rapport Liste des sujets... 184 Rapports Agenda par Destinataire... 223 Agenda par Dossier... 221 Agenda par Émetteur... 222 Dossier par modifiable 1, 2 ou 3... 229 Dossier par ville... 229 Étiquettes... 219 Fiche d une personne... 218 Formulaire... 228 Fusion document cible... 227 Générateur de... 211 Lettre Individuelle... 226 Liste des Codes Suggérés... 231 Liste des Dossiers par Catégorie... 220 Liste des Dossiers par Responsable... 220 Liste des Dossiers par Sujet.. 220 Liste des sujets... 230 Statistiques des résultats... 224 Suivis/Agenda Financier... 225 Rapports (FRM,FRX)... 193 Rapports personnalisés... 194 Responsable... 164 Réunions... 194 Revision À partir d'internet... 217 Sécurité Gestion... 214 Sommaire imprimer seulement sommaire... 165 Statistiques des résultats... 224 Structure Adresse... 235 Code... 237 Correspo (Document)... 236 DB32DSA(Import dbase-tab... 241 Dossier... 233 Suivi... 234 Sujet... 236 Téléphone... 235 Suivi... 57, 234 Agenda... 44 Agenda Financier... 225 Par Priorité... 202 Sujet... 230, 236 D intérêt... 68 Imprimer... 164 Sujets multiples Écran... 206 Imprimer... 164 Table des matières... 6 Téléphone... 235 Touches Alt (Alternatives)... 19 Touches Ctrl (Contrôle)... 21 Touches de raccourci... 59 Touches Shift (Majuscules)... 22 Types de codes... 81 Validation et listes de choix possibles... 212 ville... 229 Visual Foxpro... 14 Web... 70 Windows... 14 WinfaxPro... 238 Word... 208, 238 MICRONOMIE INC. 249