Installation de preps.fr Avant de commencer l'importation: 1- Les données Base Elève doivent être complètes L'importation des données Base Elèves porte sur: les élèves les reponsables légaux les classes etleur composition il est par conséquent important que toutes ces données soient renseignées dans Base Elève avant d'exporter les fichiers à destination de preps. 2- L'année en cours de votre établissement doit correspondre aux données importées Vous devez vérifier que l'année en cours de votre établissement (affichée sous le logo preps) doit être l'année qui débute, et correspond aux données que vous allez importer. Si ce n'est pas le cas, modifiez-la ('paramètres', onglet 'année scolaire'): Attention: il est nécessaire de se déconnecter/reconnecter pour mettre à jour l'année en cours. 3- il n'est pas possible de ré-importer des données Base Elèves en cours d'année Si vous tentez de ré-importer des fichiers Base Elèves en cours d'année, un message vous indiquera que l'opération n'est pas autorisée. Si nécessaire, contactez l'administrateurs admin@preps.fr afin de pouvoir pouvoir passer outre cette sécurité.
Etape 1 Cette opération nécessite d'accéder à l'application Base Eleves pour extraire 2 fichiers. C'est le directeur qui dispose en général de cet accès, et qui aura par conséquent à effectuer la procédure décrite cidessous. Extraction des élèves de "Base Elèves" L'utilisation d'internet explorer entraine des problemes d'importation dans la deuxième étape. Veuillez utiliser un autre navigateur (Mozilla Firefox, Chrome), Choisir Gestion courante: Choisir Extraction: Cliquer sur Ensemble des élèves de votre école: n'entrer aucun critère de tri, sélectionnez Elève puis cliquer sur Chercher: Cliquer sur Extraction - format CSV: enregistrer le fichier "CSVExtraction.csv": Attention: - il est possible que votre ordinateur enregistre automatiquement dans le dossier "téléchargement", - le fichier CSV peut s'ouvrir dans l'application qui est attribuée à ce type de fichier (en principe Excel ou Open Office, ou le bloc-note). Utiliser alors l'option "enregistrer sous" pour enregistrer le fichier sous le nom "CSVExtraction.csv". si nécessaire, spécifier comme séparateur le point-virgule. Extraction des responsables de "Base Elèves" Répéter la même procédure:
Se connecter à Base-Élèves (utiliser un navigateur différent de Internet Explorer), Choisir Gestion courante: Choisir Extraction: Cliquer sur Ensemble des élèves de votre école: n'entrer aucun critère de tri, sélectionnez Responsable puis cliquer sur Chercher: Cliquer sur Extraction - format CSV: enregistrer le fichier "CSVExtraction.csv": Attention: - il est possible que votre ordinateur enregistre automatiquement dans le dossier "téléchargement", - le fichier CSV peut s'ouvrir dans l'application qui est attribuée à ce type de fichier (en principe Excel ou Open Office, ou le bloc-note). Utiliser alors l'option "enregistrer sous" pour enregistrer directement le fichier sous le nom "responsables.csv"
Etape 2 : importation dans preps Lecture des fichers dans Preps Dans le menu Importation, cliquer sur l'onglet Lecture des fichiers, Indiquer le chemin d'acces aux fichiers "eleves.csv" et "responsables.csv" précédement enregistrés, Cliquer sur Lecture. Après quelques secondes, un message vous indique la fin de la lecture. Finalisation de l'importation Cliquer sur le menu Importation, Cliquer sur l'onglet Finalisation de l'importation, Cliquer sur chacun des élèves surlignés en rouge dans la liste de gauche Pour chacun de ces élèves, preps va vous poser une question car il a reconnu l'un des cas suivants: l'élève a déja un compte preps dans un autre établissement l'élève semble correspondre à un compte preps, mais que l'orthographe ou la date de naissance ne correspondent pas parfaitement Lorsque vous avez apporté une réponse, l'élève est surligné en vert. Il est essentiel d'apporter une réponse exacte à ces questions. Vous devrez certainement confirmer (ou non) que certains élèves précédemment inscrits dans d'autres écoles feront leur rentrée dans la votre. Si vous ne disposez pas d'une réponse immédiatement, vous pouvez vous déconnecter et reprendre la procédure plus tard: les réponses déjà apportées sont automatiquement enregistrées. Les élèves surlignés en vert peuvent par ailleurs être ignorés: l'élève ne sera pas créé (il arrive que les listes Base Elève contiennent des élèves qui ne seront pas réellement présents). Lorsqu'aucun élève n'est plus surligné en rouge, vous pouvez finaliser l'importation en cliquant sur Finaliser l'importation.
Etape 3 : Création des comptes enseignants Vous devez créer un compte preps pour chacun des enseignants de votre école. Cliquer sur le menu Utilisateurs, Cliquer sur l'onglet Enseignants, Pour les enseignants de votre école qui ne figurent pas encore dans la liste de gauche, suivre la procédure suivante: Si le bouton Nouveau est présent dans la fenêtre "Créer/Modifier/Supprimer/Consulter", cliquez dessus, remplissez les champs civilité, nom, prénom, Cliquer sur Enregistrer. Etape 4 : Affectation des enseignants A cette étape, les classes définies dans Base Elèves ont été importées. Il est nécessaire d'effectuer quelques vérifications et d'apporter quelques informations. Cliquer sur le menu Utilisateurs, Cliquer sur l'onglet Classes, Pour toutes les classes de la liste de gauche (pour les classes sur plusieurs niveaux, il suffit de renseigner l'un des niveaux): A noter: Choisir le professeur principal de la classe (le professeur référent au primaire), Cliquer sur Enregistrer. lorsque deux enseignants (ou plus) interviennent sur une même classe (décharge), il faut sélectionner le premier enseignant, cliquer sur "enregistrer", puis sélectionner le deuxième enseignant et cliquer à nouveau sur "enregistrer".
Etape 5 : administration des référentiels Attention: cette étape n'est nécessaire que lors de la première inscription. S'il ne s'agit que d'une importation de données base élèves de début d'année scolaire, passer directement à l'étape 6. Si votre établissement est le premier de votre réseau a s'inscire à Preps.fr, il faut désigner un administrateur pour chacun des référentiels (un référentiel est une liste de compétences évaluables à un niveau donné pour une matière donnée: on parlera ainsi du "référentiel de mathématiques de CM1"), ou vous coordonner avec les autres établissements de votre réseau afin que chaque référentiel ait un administrateur Des référentiels par défaut sont proposés par preps.fr. Cependant, les enseignants de votre réseau peuvent vouloir les modifier. C'est l'administrateur qui aura seul a les droits d'effectuer ces opérations qui ne sont qu'optionnelles. Bien sûr, vous aurez a tout moment la possibilité de désigner un autre enseignant. Désignation des administrateurs de référentiels Cliquer sur le menu Compétences, Cliquer sur l'onglet Référentiels, Dans la liste de gauche, ouvrir le premier réseau en vert en cliquant sur '+' Pour toutes les matières apparaissant en rouge: Cliquez sur la matière, Ouvrez la fenêtre 'administrateurs' dans le panneau de droite, Si pour un niveau du primaire aucun administrateur n'est désigné, cliquez sur ce niveau: la liste des enseignants succeptibles de l'administrer apparait dans le tableau de droite, cliquez sur un enseignant dans la liste de droite puis sur la flêche entre les deux tableau pour affecter cet enseignant à l'administration du référentiel.
Etape 6 : diffusion des identifiants Diffusion des identifiants Cliquer sur le menu Utilisateurs, Cliquer sur l'onglet Enseignant, Dans le panneau de droite "Initialisation", cliquez sur le bouton "réinitialier et lister les mots de passe", imprimez le document pdf et distribuez le aux enseignants, Attention: le mot de passe des enseignants ayant renseigné leur adresse mail n'est pas réinitialisé. Ces derniers peuvent demander la réinitialisation de leur mot de passe directement à partir de la page d'accueil de preps.fr en cliquant sur 'mot de passe oublié'.