La télétransmission des flux comptables en Trésorerie Conseil départemental des Côtes d Armor Jeudi 12 novembre 2015
L ordre du jour de cette matinée Etat de la dématérialisation comptable dans le département, objectifs et rappel du périmètre complet de la dématérialisation de la chaine financière et comptable Témoignage la Communauté de Communes Sud Goëlo / M. LE PRESIDENT Démonstration de signature électronique d un bordereau comptable La nécessaire gestion des pièces justificatives dématérialisées L archivage automatique des bordereaux comptables Les outils d aide : tutoriels vidéos et documents PDF Comment activer le service et/ou se former? 2
Etat de la dématérialisation comptable dans le département, objectifs et rappel du périmètre complet DDFiP des Côtes d Armor
Questions?
Témoignage de la Communauté de Communes Sud Goëlo M. LE PRESIDENT
Témoignage Depuis quand votre collectivité réalise-t-elle la télétransmission des flux comptables? Comment s'est déroulé le projet? Comment êtes-vous organisés autour cette télétransmission? Pouvez-nous nous décrire le processus complet depuis l'arrivée des pièces en mairie? Nommez-vous les pièces? Qui télétransmet? Qui dispose d'un certificat? Les certificats sont-ils installés sur plusieurs postes? Quel outil de signature? Validation papier du bordereau au préalable? Scan des pièces? Visa électronique des pièces? Cette démarche a-t-elle beaucoup impacté vos procédures en interne? M. LE PRESIDENT, pouvez-vous nous faire un retour concernant votre usage de la signature électronique? Selon vous, quels sont les freins à lever pour une commune pour passer à la télétransmission? Au final, quels sont les gains en commune liés à la télétransmission? 6
Questions?
La signature électronique Mégalis Bretagne
La signature électronique : une étape relativement simple à mettre en œuvre Une dimension organisationnelle peu importante Le choix de l outil : Parapheur électronique Outil transverse proposé par Mégalis et des prestataires privés Usages variés nécessitant une étude au cas par cas pour chaque collectivité Tiers de télétransmission Xémélios Le certificat de signature Certificat RGS** Ou certificat logiciel de la DGFIP Un accompagnement nécessaire de la/du signataire en amont Le premier test de signature est réalisé avec l assistance Mégalis 9
Un outil de signature : le tiers de télétransmission 10
Un outil de signature : le parapheur électronique 11
Démonstration d une signature électronique sur le tiers de télétransmission Mégalis Bretagne
Questions?
L organisation autour de la gestion des pièces justificatives Mégalis Bretagne
La gestion des pièces justificatives dématérialisées : une réflexion organisationnelle La numérisation de la pièce ou pas? La validation papier ou électronique? Les réflexions à mener portent sur : Le nommage? Le classement en interne? Les outils pour gérer les pièces dématérialisées? 15
Zoom sur un point important : le visa des pièces justificatives Scénario 1 : le visa des pièces reste en mode papier Les impacts en terme d organisation sont moins importants Peu de changement des pratiques de travail Pas de dématérialisation dès l entrée de la pièce dans la collectivité Pas de gain dans le délai pour le visa des pièces Le service comptabilité scanne toutes les pièces visées papiers avant télétransmission du bordereau dématérialisé La dématérialisation du processus ne s applique alors que «en fin de chaine» pour l envoi dématérialisé du bordereau signé électroniquement 16
Zoom sur un point important : le visa des pièces justificatives Scénario 2 : le visa des pièces passe en mode électronique Les impacts en terme d organisation sont importants Changement des pratiques de travail pour tous les services amenés à gérer des pièces justificatives Un objectif : un délai plus court pour le visa des pièces, notamment auprès de services externes (bibliothèques, cantine, services techniques ) Les pièces sont scannées dès leur arrivée dans la collectivité, à l accueil, puis envoyées par voie électronique (parapheur?) pour visa La dématérialisation du processus est alors totale : d un bout à l autre de la chaine (cf exemple d Orgères) 17
L archivage automatique des bordereaux comptables Mégalis Bretagne
L archivage des flux comptables sera automatique pour les collectivités qui passent par le tiers de télétransmission Mégalis Depuis juin 2015, le Syndicat mixte paramètre de manière automatique toutes les communes et CCAS utilisant le tiers de télétransmission Mégalis (Actes et/ou PES) Les flux comptables seront ainsi automatiquement archivés selon un profil d archive défini conjointement par les 4 archives départementales de Bretagne Chaque collectivité sera prévenue et une démonstration du service sera proposée, une fois les mises en production réalisées 19
Questions?
Les outils d aide : tutoriels vidéos et documents PDF Mégalis Bretagne
Les prochains travaux communs : la facture électronique et la monétique
Les outils d aide Des tutoriels vidéos sont disponibles depuis la page d accueil du site web de Mégalis 23
Les outils d aide La version PDF du tutoriel est, elle, disponible juste en dessous de la vidéo 24
Comment activer le service et/ou se former? Mégalis Bretagne
Comment activer le service ou se former? Activer le service Renvoyer la convention Mégalis (service sans facturation aux communes ou CCAS : pris en charge par la contribution des EPCI au bouquet de services numériques) Faire l acquisition d un certificat électronique Renvoyer la fiche navette Hélios complétée à : activation-helios@megalis.bretagne.bzh Se former Prendre contact avec l un des deux chargés de mission pour organiser des formations sur son territoire (communes + EPCI) ou en individuel à distance Contacts en fin de présentation 26
Documentation suite à la réunion L ensemble des documents suivants vous sera adressé par mail suite à cette réunion : Support de présentation de la réunion Mégalis + DDFIP / DRFIP Support de présentation de la commune témoin Fiche navette Hélios Lien vers les tutoriels vidéos et leurs versions PDF Documentation DDFIP / DRFIP 27
Pour être recontacté suite à cette réunion Cellule assistance utilisateurs Mégalis Bretagne 02 23 48 04 54 assistance@megalis.bretagne.bzh Pour toutes vos demandes techniques ou d assistance Mathilde Maglia Chargée de mission Mission Conseil, Promotion et Accompagnement mcpa@megalis.bretagne.bzh Pour toute question liée à la formation ou à l accompagnement sur les services Thomas Dubois Chargé de mission Mission Conseil, Promotion et Accompagnement mcpa@megalis.bretagne.bzh Pour toute question liée à la formation ou à l accompagnement sur les services 28
Fin de la réunion Merci de votre attention et bonne fin de journée 29