I. Introduction Le quitus financier a pour fonction de présenter la gestion financière de l Association des Élèves de l École Centrale de Lille (AE EC LILLE) pendant le mandat effectué devant ses membres, c est-à-dire tous les élèves (actuels) de l École Centrale de Lille ayant payé leur cotisation à Centrale Lille Association, afin que ces derniers la valident par un vote en assemblée générale. Ce sont les statuts de l association qui prévoient une telle disposition. Il faut rappeler que j ai eu la chance d avoir un prédécesseur très rigoureux qui s est retrouvé en début de mandat sans bilan, sans Excel de comptabilité, et avec des chèques inconnus qui s encaissait sans pouvoir les retracer. Il a réussi à établir un bilan des Cosmopo Lille avec ce qu il a pu et m a laissé une trésorerie parfaitement gérée. Dans ce quitus je commencerai par vous présenter les différents éléments du budget annuel, divisé entre les soirées, le week-end d intégration, les voyages, les événements, les frais de fonctionnement, les «exceptionnels» et enfin les conférences. Puis je vous présenterai en détail certains évènements, et enfin je vous présenterai le bilan du mandat 2012/2013. - 2 -
II. Les soirées Date Soirée Charges Produits Résultat 10/05/12 Désintégration G2 2 675,88 1 650,00-1 025,88 02/06/12 Soirée des associations 460,06 419,30-40,76 14/06/12 Désintégration G1 122,16 203,55 81,39 03/09/12 Soirée d'intégration 2 240,13 2 325,00 84,87 05/09/12 Soirée Before WEI 639,15 580,90-58,25 15/09/12 Commune Party 90,00 - -90,00 25/09/12 Colocathon 425,08 - -425,08 03/11/11 Soirée Halloween 2 241,96 2 050,00-191,96 14/12/12 Soirée de Noël 8510,34 8156,6-353,74 11/03/13 Soirée internationale 308,81 348,03 39,22 14/03/13 DESINTE G3 2 403,76 1 586,00-817,76 18/03/13 LANCEMENT CAMPAGNE 102,09-102,09 TOTAL SOIREES 20 219,42 17 319,38-2 900,04 Globalement les soirées se sont passées comme prévues au niveau nombre d entrées. A part certaines telles que la désinté G2 où nous étions en dessous à cause de notre promo qui est dure à sortir (ou qui boude nos évènements) Encore une fois cette année le gros problème des soirées a été qu il est impossible de savoir exactement le nombre de personnes présentes sans avoir compté la caisse. Le système de paiement en ligne n est pas encore possible puisque cela ajouterai un coût de 75 ct sur les places et ce serait difficile à mettre en place vu le nombre de personnes qui arrivent à la dernière minute. Dans le détail on peut voir que notre plus grosse perte vient de la désinté G2. Nous avions prévu un gros budget pour cette soirée puisqu elle est importante et qu elle est notre première soirée de - 3 -
mandat. De plus nous devions avoir de la moquette gratuite mais finalement nous avions du l acheter. Les soirées d intégration et d Halloween ont été positives (oui ça existe) grâce à la forte affluence des G3, et la présence des deux promos G1 G2 à la soirée d intégration. La soirée de noël a connu un renouveau cette année avec un nombre conséquent de personnes présentes, environ 540, ce qui a permis de rentrer dans nos frais sans faire trop de perte au vu du risque que représente cette soirée. La désintégration G3 représente aussi une perte conséquente mais prévue dans le budget prévisionnel puisqu une fois encore nous avons des dépenses supplémentaires en animation, en champagne et en nourriture pour les G3. Il faut noter que les pertes ont été partagées avec le BDI à 1/3 2/3 en prenant en compte leur plus petit budget que le nôtre. La perte a aussi été limitée car il nous restait des stocks de la soirée de noël. La soirée de campagne n a pas eu lieu mais les courses avaient été déjà faites donc cette soirée représente une perte directe. Je rajoute ici un conseil pour la suite, puisque depuis le début des campagnes toutes les listes utilisent des bracelets en tissu. Il faut arrêter en mandat. Certes les bracelets en tyvek c est moche, mais au moins si quelqu un fait croire qu il le perd pour en ravoir un gratuit, il sera déchiré. Donc je conseille fortement d arrêter avec le tissu. Date WEI Dépenses Recettes Solde TOTAL Week-end d'intégration 55 041,03 55 408,04 367,01 III. Le week-end d intégration Grâce au sérieux des respo WEI cet événement représentant la moitié du budget du BDE n a pas été source de pertes. Cela est dû à la marge suffisante prévue et à la bonne budgétisation de toutes les dépenses. De plus nous avons réussi à remplir notre nombre de personnes grâce au nombre de G2 conséquent venu participer. Cependant, il faut noter qu il y a eu 650 de dépenses liées aux réparations des bus et 450 liées aux dégradations dans le camping. Elles ont été à la charge - 4 -
du BDE puisque les factures ont été reçues bien plus tard dans l année et il était devenu impossible d encaisser des cautions. IV. Les voyages Date Voyages Dépenses Recettes Solde 05/10/12 VOYAGE A BRUXELLES 1 326,70 1 275,00-51,70 01/03/13 Voyage à Londres 6 675,00 6 660,00-15,00 TOTAL VOYAGES 8 001,70 7 935,00-66,70 Suite à l échec du voyage C5 de l année dernière engendrant plus de 4000 de pertes, nous avons été réticents à l idée de recommencer. Une proposition avait été faite par Centrale Lyon pour faire un voyage à Lyon pour la fête des lumières mais cela n a pas abouti, heureusement. Notre premier voyage à Bruxelles s est bien passé, nous avons été au complet. La perte provient du site sur lequel nous avons payé les chambres qui donnaient des prix en Livres et qui se sont pris une grosse commission sur le taux de change que nous n avions pas prévu. Pour le voyage à Londres, malgré une vente des places difficile, nous avons réussi finalement à toutes les vendre en invitant des polytech et des personnes de l Edhec. La perte provient de la place que nous offrons au G1 en or. V. Evènements Date Evènements Dépenses Recettes Solde 05/06/12 Formation 1er secours 270,00 200,00-70,00 Aprem à la rez 143,97 - -143,97 03/12/12 Téléthon gateau 45,00 119,00 74,00-5 -
05/12/2012 REPAS TELETHON 91,32 261,00 169,68 20/12/2012 M&MS 651,04 1 302,08 651,04 20/12/2012 TELETHON 877,34 - -877,34 Sweat Centrale Lille 9 016,00 9 775,00 759,00 1Year1Book 4 370,00 2 652,00-1 718,00 BANKEEZ PULL ET YEARBOOK 122,70 - -122,70 SACOCHES CENTRALE LILLE 600,40 559,75-40,65 WER 610,00 618,00 8,00 Nespresso 893,70 231,67-662,03 TOTAL EVENEMENTS 17 691,47 15 718,50-1 972,97 Dans les évènements sont regroupées beaucoup de choses différentes. A commencer par la formation premier secours qui est obligatoire pour les respo WEI et soirées des BDX et le bureau de la Foy s. L école nous a versés une subvention l année dernière mais cette année elle ne le fait plus c est donc le CA qui prendra en charge cette formation. L aprem à la rez pendant l intégration a été coorganisé avec le BDA et le BDS donc le montant correspond à un tiers des dépenses. Pour le Téléthon, grâce aux gâteaux, aux repas et aux M&M s vendus nous avons pu donner 877,34 à l association. Pour les pulls Centrale Lille, vous voyez un solde très positif mais ne vous inquiétez pas le BDE ne vous a pas arnaqué cela correspond seulement aux pulls restant de l année dernière que nous avons vendus en fin de mandat. Le Yearbook est un échec cette année, nous nous sommes engagés à en acheter 150 pour diminuer les coûts de plateforme, mais nous n en avons vendu que 100, d où la perte si importante. C est dommage c est le seul réel échec financier du mandat. La ligne Bankeez correspond à la commission prise par le site sur la vente des Yearbook et des pulls. - 6 -
Pour les sacoches, nous avons commandé un peu plus que ce que les gens ont demandé en se disant que certains se réveilleraient à la dernière minute. Certaines ont été vendues mais suite au retard de livraison et au changement de modèle de School Touch, trois personnes se sont désistées. Cette année nous avons remis au goût du jour le WER. Malgré des débuts difficiles nous avons réussi à créer cet événement avec une centaine de participants et un bilan à l équilibre. Nespresso, bon aujourd hui on est très déficitaires dessus puisque selon mes estimations il faudra vendre près de 3000 capsules avant de rentabiliser l achat de la machine. Le problème étant que seuls certains habitués achètent des capsules, ce n est pas devenu un réflexe. Il suffira donc de bien conditionner les G1 l année prochaine et ce sera gagné. Après avoir rentabilisé la machine on pourrait même songer à passer les capsules à 40 cts. VI. Fonctionnement Date Fonctionnement Dépenses Recettes Solde Top office 2 796,00 2 515,44-280,56 Frais bancaires 396,12 - -396,12 Déplacements 47,00 - -47,00 Bureautique 50,00 - -50,00 Assurance 2013 2 934,25 - -2 934,25 MASTER 582,50 - -582,50 Autres Ecoles (C5, G15,...) 175,00 - -175,00 Nom de domaine 23,88-23,88 Subvention CA année civile 2012 (demandé par les ABSo) 0,00 5 644,43 5 644,43 TOTAL FONCTIONNEMENT 7 004,75 8 159,87 1 155,12 Le résultat négatif de Top Office correspond au frais d impression du BDE. - 7 -
Les frais bancaires peuvent être considérés comme lourds, mais il faut les mettre en lien avec la source de revenu que représente HSBC pour le BDE (plus de la moitié des recettes pures...). La ligne déplacement correspond à l aller-retour que doit faire le VPE pour signer le partenariat avec Mazars. La dépense pour le Master peut paraître conséquente, mais il faut noter que le respo logistique des Abso ne facturait pas le Master au BDE Donc j ai dû payer des trajets datant de 2011 VII. Exceptionnels Date Dépenses et recettes exceptionnelle Dépenses Recettes Solde 10/06/12 Team Building 282,80 - -282,80 01/07/12 Platines cassées desinté G3 410,00 - -410,00 01/10/12 Sono DF 440,00 380,00-60,00 03/09/12 Canape cassé foyer à rembourser 627,54 - -627,54 Vente de moquette 180,00 180,00 TEE SHIRT BDX 474,50-474,50 Comptes AE EC Lille fermé 89,89 89,89 Chèques encaissés inconnus 187,00-187,00 Créances non recouvrables 148,60-148,60 TOTAL DEPENSES EXCEPTIONELLE 2 570,44 649,89-1 920,55 Ce pôle représente toutes les dépenses où les recettes ne correspondant à aucun événement ou frais de fonctionnement. La ligne team building, correspond aux deux seuls événements que les membres du BDE s octroient sur son compte, qui sont le restaurant lors de la passation, et le repas BDX organisé en début d année - 8 -
pour apprendre à mieux se connaitre. Cette dépense ne me paraît pas énorme sur un budget de plus de 100000 et surtout pour 24 membres. La deuxième ligne correspond aux platines ayant été cassées lors de la désinté G3 de l année dernière, qui ont dû être remboursées au Club Mix. Le BDE se doit d avoir des bonnes enceintes, d où cet achat d enceintes en début de mandat qui a été financé quasiment en entier par le CA. La différence de prix vient d une montée en gamme lors de l achat car les enceintes choisies n étaient pas disponibles. A la soirée d intégration, un canapé tout neuf du foyer a été cassé, nous l avons donc racheté et mis au local BDX. Nous avons récupéré une bonne quantité de moquette en début d année et nous avons donné la possibilité aux associations de nous la racheter. Il faut avoir conscience que le but pour nous n était pas de faire des bénéfices, mais d offrir un service. Nous avons trouvé une moquette quasiment neuve, nous la stockons, et nous la vendons à près de 50% du prix le moins cher. Vendre cette moquette est en réalité une perte pour nous, puisque si nous la gardions, nous économisions de la moquette neuve à acheter pour la suite, or, là, nous avons diminué nos stocks à un prix moins cher que le marché, donc nous perdons de l argent. Je tenais à préciser ce point pour ceux qui accuseraient le BDE de se faire de l argent sur le dos des associations. Les tee-shirts BDX ont été achetés pour la soirée de Noël avec pour but de les garder dans le temps. Cet achat va être remboursé par le CA dans la subvention pour l année 2013. Les comptes cachés Lors de mon mandant j ai reçu des informations bancaires sur 3 comptes en plus de ceux «connus» du BDE. Ces comptes sont dispatchés entre la Sogé et la Caisse d Epargne. Par manque de temps nous n avons pu en fermer qu un seul (la procédure est un peu longue) et je laisserai mon successeur terminer ces fermetures de comptes. C est important qu ils soient fermés au plus vite, puisque si des frais sont débités tous les ans sur ces comptes, ils risquent de devenir négatifs, et c est interdit par la loi pour une association. Les créances non recouvrables sont les lignes de créance laissée par mon prédécesseur mais que je ne pas recouvrir puisque les personnes concernées contestent ces chiffres. Je les ai donc mises en perte. - 9 -
VIII. Conférences, Tables rondes, Partenariats Date Conférences, Tables rondes, Partenariats Dépenses Recettes Solde Conférence E&Y Cours sur le recrutement E&Y Diner Mazars Conférence Mazars Journée d'audit des associations Mazars Partenariat Mazars Partenariat E&Y Partenariat HSBC COMPTES OUVERTS HSBC Conférence Zodiac ECE PARTENARIAT C PERMIS TOTAL Conférences, Tables rondes, Partenariats 735,98 12 920,00 12 184,02 Le détail des partenariats est caché pour éviter que les entreprises compare les tarifs entres elles. Seules les recettes totales comptent. L année dernière elles étaient d environ 17000 mais cette année notre VPE a passé son année à se confronter à l administration qui fait la guerre aux entreprises ne payant pas la taxe d apprentissage. Nous avons donc été très limités au niveau des conférences. Heureusement, nous avons dépassé la barre des 50 ouvertures de comptes chez HSBC ce qui nous a permis de recevoir plus de 6000 de leur part cette année, et d avoir des recettes quand même conséquentes. Les dépenses ici correspondent aux achats pour les cocktails en fin de conférence. - 10 -
IX. Compte de résultat global : X. Détail du WEI Depenses Catégorie Somme Animation 172,29 Annexes 124,31 Assurance 484,74 Bankeez 701,96 Cautions 1 247,07 Courses 3 052,55 Prestataire 44 222,00 Soirées 4 164,00 Tee shirt 990,00 Transport autres que bus 584,07 Total 55 742,99-11 -
Recettes Nombre Prix unitaire Total Subvention Ecole 1 8 000 8 000 Cotisations G1 230 139 31 970 Cotisations G2 87 120 10 440 Cotisations BDX 57 100 5 700 Total 56 110 XI. Bilan financier au 04/04/2013-12 -
On peut voir que le résultat est important, pour une association en tout cas. L année dernière il avait été presque deux fois plus petit. Il faut mettre ça en parallèle avec le fait que l année dernière le BDE a reçu 5000 de plus de partenariats et conférences mais en même temps a perdu 7500 entre Munich, le WEI et la soirée de noël. Heureusement, nous n avons pas eu ce genre de désagréments puisqu en l absence de revenu à cause du manque de conférence, nous aurions eu surement un résultat négatif. Je pense que ce succès est dû au bon dimensionnement des évènements, au sérieux des responsables, et aussi à la détermination des respo voyage pour vendre les places de Londres. De plus, j ai réussi cette année à faire inscrire 50 centraliens chez HSBC grâce à des accords avec les listes BDX, ce qui a permis une rentrée d argent imprévue de 2500. Cette augmentation de fonds propres permettra à l association d avoir plus de marge de manœuvre puisqu à certains de moments de l année, le compte est descendu en dessous des 1000 à cause du décalage temporel entre les recettes et les dépenses. - 13 -
XII. Conclusion En conclusion, je dirai que nous avons fait un bon mandat, avec certes quelques ratés, mais globalement nous avons réussi à faire de bons évènements tout au long de l année, et cela sans faire de pertes conséquentes. J espère avoir bien détaillé tous les élèments de ce bilan, et avoir répondu aux questions qui peuvent se poser. Le détail de la gestion des comptes sera évidemment détaillée dans un autre document, le guide du trésorier, qui, j espère, se transmettra à travers les années. Je tiens à remercier les 23 autres membres des Adré pour leur sérieux, la majorité du temps, et pour le travail qu ils ont fourni. Enfin, je souhaite bon courage à mon successeur Louis. Simon Trésorier - 14 -