22ème Conven*on na*onale de l Intercommunalité 14 octobre 2011 Mutualisa*on : déployer les nouveaux ou*ls de la réforme
Grand Dole (Pdt : Claude Chalon) Créé en 2008, issu d une fusion, 41 communes, 53 000 habitants - 1 Ville centre : Dole : 26 000 habitants - 2 communes entre 3 500 et 5 000 hab - 30 communes de moins de 1 000 habitants La seule Communauté d Agglomération Jurassienne, la 4ème de Franche-Comté 150 agents, essentiellement : - Un service enfance jeunesse important (100 agents) - Des cadres contractuels liés aux missions «classiques de l interco» Beaune Ville de Dole (Maire : JC Wambst) 450 agents Ville, 30 agents CCAS
Constat, opportunités et contraintes Une CA en pleine montée en puissance, sous administree, une ville sous encadrée De plus en plus de dossiers communs et fortement imbriqués Un système de presta=ons de service insa=sfaisant et illisible, pour les élus et les services, mais qui a permis toutefois de laisser le temps au lancement de la démarche Une a?ente forte du personnel Départ du DGS de la Ville centre, pyramide des âges favorable Projet immobilier de la CA à proximité immédiate de la Mairie Une volonté poli=que forte au sein des exécu=fs, mais moins évidente au niveau des élus, notamment municipaux, Un problème culturel à ne pas sous es=mer
les choix stratégiques : la commande poli=que 4 OBJECTIFS GENERAUX AMELIORER LE SERVICE PUBLIC TOUT EN GARANTISSANT L IDENTITE DE CHACUN ASSURER LA BONNE MISE EN ŒUVRE DU PROJET COLLECTIF GARANTIR AUX ELUS ET AGENTS UN ENVIRONNEMENT CLAIR ET MOTIVANT S ADAPTER A UN CONTEXTE DIFFICILE ET OPTIMISER NOS MOYENS 4 FONDAMENTAUX A RESPECTER améliorer l efficience des services publics, à moyens constants, dans un rapport égalitaire entre les collec=vités, Créer un système lisible et transparent, ouvrir le système aux communes en garan=ssant leur indépendance tout en améliorant leur capacité de répondre aux a?entes de plus en plus fortes des popula=ons, s assurer de la pleine adhésion du personnel, dans le souci constant de l améliora=on des condi=ons de travail et de l évolu=on professionnelle, sous la forme d un projet d administra=on partagé et concerté. LES ENJEUX POUR LE 1 er JANVIER 2012 ASSURER LE FONCTIONNEMENT DE LA NOUVELLE ORGANISATION POUR REPONDRE AU MIEUX AUX ENJEUX DU TERRITOIRE DANS UN CADRE JURIDIQUE ET FINANCIER CLAIR ET EVALUABLE, AVEC UN MODE DE GOUVERNANCE EFFICACE, GRACE A UNE METHODE RAPIDE ET CONCERTEE Lancement de la démarche par délibéradons conjointes en janvier 2011 Mise en place de la DirecDon générale unique le 1er mars 2011
Les choix tac*ques (1) Une gouvernance qui préfigure la gouvernance future Le choix d un *ming court Décembre janvier : principes et adhésion de la part des élus Mars juillet : mise en œuvre de la démarche et de construc=on du projet Septembre novembre : valida=on défini=ve et premières mises en place Décembre : décisions ins=tu=onnelles Janvier : vœux au personnel mutualisé, déménagements Une Mutualisa*on totale des services sur la base d un organigramme unique (élus et services) qui concerne a minima l intégralité du personnel de la Communauté d Aggloméra*on et de la Ville Centre Des services à la fois communautaires, communs et municipaux, le tout dans une structure unifiée au moins tous les chefs de pôle sont communs Pas de changement d employeurs sauf opportunité L Ecriture de projets de services et la refonte totale des procédures Projet d administra=on Projets de pôles et de services sur 3 ans Projet individuel de l agent
Les choix tac*ques (2) : La concerta*on / Communica*on Informa*on et concerta*on générale avec les agents (communica=on interne) Mise en œuvre d un intranet commun Carrefour de la mutualisa=on Lancement du magazine «Entre Nous» mensuel Réfléchir aux répercussions statutaires de la mutualisadon dialogue social Comité Technique Paritaire commun Œuvres sociales (COS / CNAS) Réfléchir à notre rôle d agent public et au management : créa.on d un comité consulta.f réfléchir aux les aspects organisadonnels et foncdonnels liés à la réorganisadon : réunions obligatoires de concerta.on par service pour l élabora.on des projets
Les choix tac*ques (3) volonté de me^re en œuvre des éléments concrets très rapidement Locaux (regroupement par pôle, nouvel accueil commun inauguré le 25/11), Logis=que (notamment informa=que), Recrutements systéma=sés à la CAGD dès mi 2011 sur tous les postes mutualisés mobilité interne lancée en septembre 2011 La lisibilité financière à moyens constants Au final, la mutualisadon s appuie sur 5 documents fondamentaux projet de territoire, programme : Cadrage poli=que conven=on entre les deux collec=vités : Cadrage juridique et financier projet d administra=on et de service : Cadrage au niveau des pra=ques professionnelles Charte : Cadrage au niveau de la concerta=on, de la qualité de service Protocole syndical : Cadrage au niveau de la représenta=on du personnel
Et les autres communes? Objec*f majeur de la mutualisa*on Certaines ac*ons anciennes, pouvant se rapprocher de la mutualisa*on Mutualisa=on de l ac=on CAE/CUI, perme?ant parfois à plusieurs communes de se grouper sous un employeur unique Mise en place groupements de commandes Créa=on d une Plateforme aux communes en 2009 (aide aux subven=ons, aide juridique) En 2010, forte volonté de développement, sur la base de la plateforme, avec souplesse et sur volontariat : Mise en places de «packs» en ma=ère de RH, finances, marchés perme?ant aux communes volontaires de pouvoir adhérer à la démarche de mutualisa=on sur la base de presta=ons claires, transparentes, prédéfinies, à coût jus=fié et modéré Mise en place «pack Ressources Humaines» sur deux communes dès 01/01/2012, à prix coutant Poursuite des rencontres annuelles avec les secrétaires de Mairie, dans l ensemble réfractaires et aux sen*ments contradictoires
Le point sur la plus value immédiate apportée à la Ville et à l Aggloméra*on En ma*ère d organisa*on et de renforcements de services Créa=on d un service dédié au pilotage stratégique, à l audit, à la prospec=ve renforcement de services à moyens constants (marchés publics) redéfini=on de procédures organisa=on fonc=onnelle des locaux Redéfini=on complète des projets de service A?rac=vité accrue des campagnes de recrutements (marchés Publics, DRH ) En ma*ère d économies de fonc*onnement et d inves*ssement Fonc*onnement : suppression d abonnements ou de contrats (revues, abonnement machine à affranchir, ges=on des imprimantes, loca=on matériel, contrats maintenance logiciels ) Environ 10 à 15 k de gains dès 2012, nombreux gisements d économies à iden=fier Mutualisa=on de postes (Urba, DRH, DGS, ingénieur Travaux ) Environ 80 k de gains dès 2012 Généralisa=on des groupements de commandes (en septembre téléphonie, et élargissement aux autres communes) Economies à calculer sur la base du travail d agréga=on des comptes Inves*ssement Informa=que / logiciel logiciel Paie, logiciel RH Achat véhicules En ma*ère de lisibilité et de service aux usagers Créa=on d un accueil physique et téléphonique unique à court terme Nouvel organigramme lisible Réorganisa=on des procédures de traitement de réponses aux usagers (courriers, téléphone ) Démarche Qualité
Bilan à deux mois de la mise en œuvre : Quelques enseignements Pas de modèle unique mais une trame à =sser en fonc=on des par=cularismes locaux la mutualisa=on est avant tout un projet poli=que Mutualiser par le haut dès le départ de la démarche Profiter (ou créer) d un terrain favorable à la mutualisa=on Lier projet de mutualisa=on et projet de réorganisa=on : en dégager une plus value au niveau des services Être transparent : uniformité et con=nuité de la communica=on pour éviter les suspicions Être pédagogue et faire passer des messages clairs, A^en*on à ne pas confondre transfert de compétences et mutualisa*on Aller très vite vers le Concret (mobilité interne, locaux) pour le pas laisser de temps aux incer=tudes et prouver le gain apporté par la démarche : toute réorganisa=on apporte sa dose de crainte et d anxiété, notamment dans les communes Ne pas oublier que les fruits ne sont pas immédiats et que quelques surcoûts sont inhérents à la mise en œuvre Protéger les chefs de service impactés, veiller à une bonne prise de contact avec leurs nouveaux élus, veiller à renforcer leurs moyens administra=fs de ges=on par la mobilité interne Ne pas laisser de côté les autres communes, mais leur donner des clés d entrée