APPEL D OFFRES FRIO // BISS 30 janvier 2015 ACCOMPAGNEMENT A LA DEFINITION D UN NOUVEAU PROJET ASSOCIATIF «Engager la métamorphose de BISS : cap vers 2020» SYNTHESE DE LA PROPOSITION Présentation de l association Bolivia Inti Sud Soleil (BISS) a fêté ses 15 ans d activités à la fin de l année 2014. C est un moment charnière marqué par des mutations, des changements et des hésitations. L enjeu est donc de redonner du sens à l action de BISS, de fixer un nouveau cap et de permettre un nouvel élan associatif qui s inspire évidemment des valeurs originelles, des enseignements de notre expérience tout en s adaptant aussi à l évolution de notre environnement. Il ne s agit pas d une rupture avec l existant ou d un second souffle mais bien d engager une métamorphose de l association. L objet de notre demande porte donc sur l accompagnement à la définition d un nouveau projet associatif «cap vers 2020». Profil du consultant Consultant(e- s) expérimenté(e- s) dans les processus d accompagnement à la définition d un projet associatif : Expérience confirmée en stratégie associative Expertise des projets de développement et de solidarité internationale Connaissances approfondies en matière d évaluation de projets de développement Compétences pluridisciplinaires souhaitées pour apporter un éclairer le point de vue du Conseil d Administration Connaissances de bailleurs de fonds privés, institutionnels Approche participative, dans la co- construction de projet stratégique associative et de méthode d animation Analyse financière et économique de structures de l ESS Connaissances souhaitées de projets d accès à l énergie dans les Pays du Sud Budget et calendrier de la mission La présente mission se déroulera sur une durée d un an. Le lancement de la démarche se réalisera le 28 Mars 2015 lors de l Assemblée Générale de BISS à la Chapelle sur Erdre (44). La mission sera clôturée après la validation du projet associatif lors de l Assemblée Générale de Mars 2016. Le nombre de jours envisagés est d une trentaine de jours d intervention. Modalités de remise des offres Date de réception des offres : 20 février 2015 à 18h00 Envoi par E- mail à vincent.dulong@sud- soleil.org Responsable : Vincent DULONG, Directeur Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 1
1- PRESENTATION GLOBALE a) L association BISS est une association de solidarité internationale fondée en 1999 qui compte à ce jour près de 2000 adhérents sur toute la France et plus de 200 bénévoles regroupés dans 23 groupes locaux sur 13 régions (base associative et bénévole forte). D une ambition modeste à l origine, les activités de BISS ont connu plusieurs étapes de développement avec une 1ère séquence qui a été marquée par l émergence de la structure, puis à partir de 2005, une seconde caractérisée par une effervescence des activités et enfin, depuis 2011, une troisième étape définie par une «crise de croissance». La mission de l association est permettre et développer l accès à une énergie renouvelable pour la cuisson des aliments des communautés les plus vulnérables dans les Pays du Sud. BISS développe plusieurs activités : programmes opérationnels de diffusion de cuiseurs solaires ou à bois à haut rendement énergétique en Afrique et dans les Andes, plateforme d information et de sensibilisation (centre de ressources, publications, formations, capitalisation) et expertise & plaidoyer. L association intervient concrètement en Bolivie, au Pérou, au Chili, au Sénégal, en Guinée, au Bénin et en France. La gouvernance est assurée par l Assemblée Générale annuelle qui définit les orientations générales annuelles. Le Conseil d administration est l organe politique chargé de mettre en œuvre les orientations et politiques décidées par l Assemblée générale. A ce titre, le Conseil d administration est le lieu principal de pilotage de Bolivia Inti - Sud Soleil. Le Conseil d Administration se réunit une dizaine de fois chaque année. Le Bureau est l organe d exécution des décisions du Conseil d administration et de gestion des affaires courantes. Enfin il existe 3 commissions sectorielles (Afrique, Andes, France) et 3 commissions transversales (Département recherche et innovations», «Prospectives» et «Commission des finances») qui regroupe des bénévoles de l association. La vie bénévole et militante est très prégnante dans le fonctionnement global de la structure. L équipe technique est composée de 7 personnes au siège de l association à Nantes, 1 VSI en Guinée et 1 représentation en Bolivie. Le modèle économique de BISS est «atypique» : une indépendance budgétaire avec 50% d autofinancement (dons, adhésions, ventes, prestations) et 50% de subventions publiques ou privées une multiplicité de financeurs dont les plus importants ne dépassent pas 12% des ressources totales Une part importante de financeurs privés (mécénat, subventions de fondations) qui représentent 66% du total des subventions (contre 34% pour les subventions publiques) b) Le contexte Dès 2008, l association a sollicité une demande auprès du FRIO pour un appui à l autonomisation des partenaires de nos programmes dans les Andes. Tant la démarche, la méthode d intervention que les préconisations et les résultats obtenus ont reçu l adhésion et satisfait les administrateurs et les parties prenantes de l action. Le temps de maturation et de réalisation des propositions a été long et les derniers résultats se sont concrétisés cette Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 2
année 2014. Les transformations techniques peuvent s opérer sur du court terme mais les mutations culturelles demandent un temps plus long. En parallèle de la mise en œuvre des préconisations de ce premier FRIO, l association a connu de fortes évolutions : une ouverture de programmes dans 3 pays Africains une baisse des ressources pour les programmes dans les Andes une récession de ses ressources propres (boutiques solidaires et stages de formation) un renforcement du pôle expertise auprès d autres ONG ou institutions (NHCR) un développement de l activité de plaidoyer à l international avec des ONG américaines une absence de membres fondateurs depuis 2013 dans le Conseil d Administration un positionnement flou des activités en France Ces constats convergent vers un même besoin, celui de transformer cette crise de croissance en une opportunité pour métamorphoser l association et l inscrire dans un nouveau projet associatif. L association souhaite se saisir de cette phase de mutations, et de l anniversaire de ses 15 ans pour engager une réflexion participative et collaborative tant sur le fond que sur le fonctionnement et l organisation. Cette démarche permettra ainsi la définition du nouveau projet associatif pour la période 2016 / 2020 (vision, missions), ainsi que l élaboration d une stratégie de développement, la formalisation d un plan d actions et la définition des indicateurs de suivi. c) L impact attendu Le recours au FRIO vise à construire et partager un nouveau projet associatif pour la période 2016 / 2020. L impact de cette action sera fort tant dans l adaptation de sa vision, de ses missions, de sa gouvernance, que dans la hiérarchisation de ses orientations stratégiques et ses activités. Il s agit de conduire un processus de métamorphose qui s appuie sur nos valeurs originelles, nos forces, nos atouts et nos capacités à nous adapter et à innover. La finalité est bien d affirmer un cap stratégique partagé par les adhérents et clair pour les parties prenantes. C est un temps fort pour donner de la visibilité aux orientations de l association et l engager sur la voie d un probable changement d échelle tant dans sa stratégie que dans ses activités. 2- OBJET DE LA MISSION a) Les activités envisagées Pour mener à bien cette démarche d accompagnement, 6 activités sont prévues : Activité 1 : Lancement de la démarche partagée lors de l assemblée Générale de l association le 28 mars 2015 par l animation et la collecte d informations et d observations auprès des adhérents de l association. Ce temps permettra aussi une présentation globale de la démarche, des objectifs et du calendrier. Activité 2 : Consultation d une sélection de membres et partenaires (membres fondateurs, adhérents, bénévoles, partenaires techniques, financiers, administrateurs, salariés) par des entretiens individuels Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 3
Activité 3 : Animation d ateliers participatifs avec les membres du CA, les membres fondateurs et les salariés sur la vision et la mission de BISS (1), sur les activités et les moyens (2) et sur la gouvernance (3) et enfin sur la formulation des axes stratégiques (4) Activité 4 : Définition des objectifs opérationnels et élaboration du plan d actions pour la période 2016 / 2020 Activité 5 : Définition de la méthodologie et des indicateurs de suivi du projet associatif Activité 6 : Validation du projet associatif et du plan d actions lors de l Assemblée générale de Mars 2016 Il est aussi évident qu un travail préparatoire de consultation d éléments techniques et financiers et d échanges avec le comité de pilotage est à intégrer dès le lancement de la démarche. b) Méthodologie d intervention Le choix de la méthodologie d intervention sera prioritairement axé sur les capacités à conduire le changement auprès d une majorité d adhérents. Il convient donc de combiner une méthodologie qui concilie une approche participative avec un travail en groupes ou en ateliers et des temps plus directifs lors d entretiens individuels. Pour rappel, les parties prenantes de l action sont tous les administrateurs, l équipe technique de Bolivia Inti - Sud Soleil, les membres fondateurs, les bénévoles actifs, les adhérents, les partenaires techniques du Sud, les partenaires financiers et les «usagers» de la plateforme d information de BISS. c) Les résultats attendus Les résultats attendus sont : La consolidation de nos programmes en Amérique du Sud Le changement d échelle de nos programmes en Afrique Le développement de nos activités d éducation au développement et de plaidoyer Le déploiement de notre expertise auprès des autres porteurs de projets ou des bailleurs internationaux L accroissement des activités bénévoles de l association notamment dans les Régions Un plan de financement à l horizon 2020 La visibilité nationale et internationale de BISS dans les réseaux de solidarité internationale d) Coordination et suivi de la démarche Le dispositif de coordination de la démarche sera assuré par : un comité de pilotage regroupant le Président, le Bureau, un administrateur, un membre fondateur, le Directeur, 1 bénévole (ancien trésorier), un salarié, et le consultant. Ce comité de pilotage aura la charge du pilotage général (validation, redéfinition) de la démarche avec 5 à 6 réunions programmées sur la période du FRIO un comité de pilotage technique regroupant le Directeur, un administrateur, un salarié et le consultant. Ce comité technique sera chargé de coordonner les différentes activités, d animer la mise en place concrète de la démarche FRIO et Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 4
de veiller à la bonne réalisation de l action (il se réunira environ 1 fois / mois, réunions Skype possibles). De même, un point de situation et de validation globale sera effectué lors de 3 réunions du Conseil d administration (lancement, intermédiaire et final). Rappelons enfin que le lancement et la clôture de la démarche se feront lors des Assemblées Générales de Mars 2015 et Mars 2016. Pour chacune de ces réunions, la présence du consultant est souhaitée. 3- LIVRABLES ET RESTITUTION La production des éléments suivants est attendue : un document de synthèse sur le diagnostic organisationnel un projet associatif formalisé dans un document cadre (vision, valeurs, missions, axes stratégiques) un plan d actions à 5 ans (activités, actions prioritaires, moyens) un tableau de bord de suivi (indicateurs) de la mise en œuvre du nouveau projet associatif Le prestataire devra fournir un compte- rendu écrit synthétique de l action à chaque fin d activités, qui sera présenté au comité de pilotage.. De plus, un rapport écrit intermédiaire sera réalisé afin de le présenter lors d un conseil d Administration. A l issue de l accompagnement le prestataire rédigera un bilan global de la démarche avec des préconisations pour assurer le changement institutionnel et organisationnel. Une restitution finale est prévue à l issue de la démarche lors d un conseil d Administration. La présence de la consultance sera aussi souhaitée lors de l Assemblée Générale de Mars 2016. 4- CALENDRIER DE LA MISSION ET MODALITES FINANCIERES La présente mission se déroulera sur une durée d un an. Le lancement de la démarche se réalisera le 28 Mars 2015 lors de l Assemblée Générale de BISS à la Chapelle sur Erdre (44). La mission sera clôturée après la validation du projet associatif lors de l Assemblée Générale de Mars 2016. L ensemble des livrables sera remis pour la mi- mars 2016. Le bilan global du consultant pourra être adressé à la fin avril 2016. Le nombre de jours envisagés est d une trentaine de jours d intervention. Il est à prévoir des temps de réunions au siège administratif de BISS à Nantes (44). Les interviews individuelles pourront être effectuées par téléphone, sans déplacement dans les Régions. L action bénéficie d un soutien financier du FRIO (Fonds de Renforcement Institutionnel et Organisationnel). 5- PROFIL DU CONSULTANT Consultant(e- s) expérimenté(e- s) dans les processus d accompagnement à la définition d un projet associatif : Expérience confirmée en stratégie associative Expertise des projets de développement et de solidarité internationale Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 5
Connaissances approfondies en matière d évaluation de projets de développement Compétences pluridisciplinaires souhaitées pour apporter un éclairer le point de vue du Conseil d Administration Connaissances de bailleurs de fonds privés, institutionnels Approche participative, dans la co- construction de projet stratégique associative et de méthode d animation Analyse financière et économique de structures de l ESS Capacité à mobiliser des énergies dans des dynamiques collectives Connaissances souhaitées de projets d accès à l énergie dans les Pays du Sud 6- MODALITES DE LA REMISE DES PROPOSITIONS Le(s) consultant(e- s) intéressé(e- s) devra(ont) remettre un dossier d offre technique et financière (en euros) complet, incluant les documents suivants : Curriculum vitae du ou des consultant(s) Liste et exemples de travaux réalisés en lien avec la prestation sollicitée. Note méthodologique présentant la compréhension des termes de référence de l appel d offre et une proposition de méthodologie et plan de travail pour la réalisation de la mission d accompagnement Une proposition financière incluant, a minima, le détail des honoraires de consultance et des coûts opérationnels de la mission (déplacements, hébergement, matériel, etc.). L ensemble du dossier devra être transmis par courrier électronique au plus tard le 20/02/2015 à l adresse suivante : vincent.dulong@sud- soleil.org Les contacts téléphoniques ne seront pas possibles pendant la phase de remise des offres. Les consultants retenus seront invités à venir présenter leur offre lors d un entretien avec le comité de sélection le 5 ou 6 mars 2015 à Nantes. Cahier des charges de l appel d offres // FRIO 6