MaGestia Informatique MaCompta Module de gestion des immobilisations Version 2015 Mise à jour du 1 janvier 2015 Page 1 sur 20
SOMMAIRE...4 ORGANISATION DU LOGICIEL...4 GESTION DES IMMOBILISATIONS...6 PREAMBULE...6 GESTION DES BASES IMMOBILISATIONS: REEL OU SIMULATION/SAUVEGARDE...6 Préparation d une simulation/sauvegarde...6 Validation d une simulation/restauration d une sauvegarde...6 Choix de la base de travail...6 GESTION DES FICHES IMMOBILISATIONS : PARAMETRES ET TRAITEMENT...7 LE BOUTON «BADGES»...7 LE BOUTON «PLAN ECONOMIQUE»...7 LE BOUTON «PLAN GENERAL»...7 LE BOUTON «COPIE»...8 LE BOUTON «RECHERCHE MULTICRITERES»...8 LE BOUTON «RAZ»...8 LES BOUTONS ACTIONS : NOUVEAU, OUVRIR, SUPPRIMER...8 Onglet «Général»...8 Onglet «Définition du bien»...9 Onglet «Cumuls : fiscal + exceptionnel + consolidable»... 10 Onglet «Amortissement économique»... 10 Onglet «Cession + réévaluation»... 11 LE BOUTON «INTERVENTIONS»... 11 LE BOUTON «ASSURANCES»... 11 Base assurances... 11 LE BOUTON «FAMILLES»... 12 LE BOUTON «SOUS FAMILLES»... 12 BOUTON «COMPTES»... 12 BOUTON «COEFFICIENTS DE CALCULS»... 13 BOUTON «COEFFICIENTS DEGRESSIFS»... 13 BOUTON «SCISSION D UNE FICHE»... 14 BOUTON «BASE TAXE PRO»... 14 BOUTON LISTE «IMMOBILISATIONS»... 14 BOUTON PREVISIONS AMORTISSEMENTS ECO. + FISCAL... 14 BOUTON LISTE «SITUATIONS DES ELEMENTS CEDES +/- VALUES CT LT»... 15 LISTE DES CESSIONS... 15 Liste «Reversement TVA en cas de cession»... 15 BOUTON PREPARATOIRE FEUILLET 2054N ET 2055N... 15 BOUTON «CALCUL DES AMORTISSEMENTS»... 15 Calcul des valeurs intermédiaires... 16 Calcul d un amortissement linéaire... 16 Calcul d un amortissement dégressif... 16 Calcul de l amortissement exceptionnel... 16 Calcul des amortissements sur valeur d origine... 16 Amortissements différables et différés... 16 Amortissement économique... 17 BOUTON «PASSER EN SIMULATION OU PASSER EN REEL»... 17 BOUTON «PREFERENCES»... 17 Page 2 sur 20
BOUTON «EPURATIONS DES FICHES»... 17 TRAITEMENTS... 18 CALCUL DES AMORTISSEMENTS TECHNIQUES... 18 REEVALUATION DES IMMOBILISATIONS... 18 Liste des Immobilisations réévaluées... 19 COMPTABILISATION... 19 LE MENU FENETRE... 19 LE MENU AIDE... 19 CALCULETTE EN EURO... 19 A PROPOS DE... 19 POUR NOUS JOINDRE... 20 Page 3 sur 20
Sommaire MaCompta est un logiciel de gestion de la comptabilité sous Windows. Il fonctionne en monoposte ou réseau. Toutes les versions de Windows sont supportées : de XP à Windows 8, 32 ou 64 bits, Windows Server 2003 à Windows Server 2012. MaCompta fait partie de MAGESTION, un ensemble de modules créés pour les entreprises comprenant la gestion commerciale avec les achats, les ventes, les stocks, la production. Pour la comptabilité, différents modules existent en complément : La gestion des immobilisations, La gestion de trésorerie en valeur, La gestion de trésorerie prévisionnelle. Toutes les fonctions nécessaires sont gérées : Gestion des comptes par nature, Gestion des journaux, La saisie des écritures en brouillard, Les interfaces automatiques pour les achats et les ventes, La comptabilité tiers clients avec les remises en banque, les relances, La comptabilité tiers fournisseurs avec les règlements (chèques, BAO, BOR, virements SEPA ), La comptabilité financière avec le rapprochement bancaire, Lettrage automatique par document ou par les montants, Les impressions des journaux, les grands livres et les balances, Recherche multicritères des écritures, Ecritures extracomptables, Module analytique multiaxes, Les budgets, Clôtures mensuelles et annuelles, exportation FEC L47A du LPF. Organisation du logiciel Le logiciel est organisé avec un menu général et une barre de boutons d accès rapide. Ces deux éléments sont affichés dynamiquement d après les droits de l utilisateur : pour être efficaces, les procédures dont il n a pas l accès sont cachées automatiquement. Pour un accès rapide, toutes les procédures ouvertes sont visibles par un système d onglet rappelant le titre de la procédure ; vous pouvez avoir ainsi plusieurs actions ouvertes simultanément: mise à jour d un compte, saisie d une écriture, consultation d un compte Pour chaque procédure, vous avez des boutons actions : Ajouter, Modifier, Supprimer et selon la procédure, des boutons Liste, extraction, recherche Vous avez également une recherche hypertexte permettant de trouver par exemple un tiers par son téléphone, sa ville Toutes les listes peuvent être prévisualisées sur écran avant impression : dans la prévisualisation, vous pouvez : zoomer les pages, atteindre une page directement, faire une recherche sur un mot pour atteindre directement la page ou il se trouve, exporter la liste sur un format XML, Textes, Html ou PDF. Page 4 sur 20
Tous les affichages peuvent être triés en dynamique en cliquant sur l entête de la colonne voulue. Aucune déconnexion automatique du logiciel est prévu. Des colonnes peuvent être éventuellement cachées. Page 5 sur 20
Gestion des Immobilisations Préambule Le module Immobilisations est un module autonome pouvant fonctionner seul sans la comptabilité Magestia ou intégré à la comptabilité Magestia permettant l interface automatique des écritures. Une gestion des accès utilisateurs peut être utilisée pour sécuriser les mises à jour et les accès. Gestion des bases Immobilisations: Réel ou simulation/sauvegarde Vous avez accès à deux bases pour gérer les immobilisations : une base réelle et une base simulation. Toutes vos opérations doivent se faire dans la base réelle. La base Simulation est une base de la base réelle que vous copiez à un instant T ; toutes les opérations faites sur l une ou l autre base n affecte pas l autre base. La copie de la base réelle se fait par l option «Préparation d une simulation». Néanmoins, vous pouvez copier la base Simulation dans la base réelle par l option «Validation d une simulation». Préparation d une simulation/sauvegarde Cette option permet de dupliquer votre base de travail et de la copier dans une copie simulation : toutes les fiches sont dupliquées et les modifications faites sur la base simulation ne sont pas répercutées sur la base réelle. Toute nouvelle copie écrase la simulation précédente. Cette fonction peut permettre de sauvegarder les données avant un traitement important sur la base réelle. Validation d une simulation/restauration d une sauvegarde Suite à une duplication de la base réelle et une simulation sur la base copiée, vous pouvez valider vos modifications en validant la simulation : dans ce cas, la base réelle est irrémédiablement écrasée par la base simulation/sauvegarde. Choix de la base de travail NB : Vous devez fermer toutes les fenêtres ouvertes avant de changer de base de données, sinon vous n aurez pas des données cohérentes. Sur chaque fenêtre et sur chaque liste, vous avez l indication de la base de données en cours : Réel ou Simulation. Dans le menu Immobilisations, vous avez l option permettant de choisir la base de travail : Changement de mode (Réel/Simulation). NB : vous pouvez passer une seule fiche dans l autre mode par le bouton «Passer en réel» ou «Passer en simulation». Page 6 sur 20
Gestion des fiches immobilisations : paramètres et traitement Vous avez un menu «Immobilisations» qui regroupe toutes les fonctions de ce module. La gestion des fiches intègre également toutes les mises à jour des tables paramètres (comptes, coefficients, calcul ); vous avez accès à cette fonction également par le bouton : Sur cet affichage, vous avez : -Un tri des immobilisations grâce à différents onglets permettent d afficher selon un ordre défini. -Un filtre possible sur le type : propriété, leasing -un filtre sur la situation : en cours, sorties, cédées -un filtre plus complexe avec une recherche hypertexte : Le bouton «Badges» Ce bouton permet d éditer des étiquettes/badges avec un code barres permettant d identifier l article. Le bouton «Plan économique» Ce bouton permet d afficher ou de visualiser les calculs d amortissements sans réel traitement. Le bouton «Plan général» Ce bouton permet d afficher ou de visualiser les calculs d amortissements sans réel traitement. Page 7 sur 20
Le bouton «Copie» Le bouton «Copie» permet de dupliquer la fiche sélectionnée en remettant les calculs à 0 de la nouvelle fiche. Le bouton «Recherche multicritères» Le bouton «Recherche multi critères» permet d afficher que les fiches correspondantes aux critères demandés. Le bouton «RAZ» Le bouton «RAZ» remet à blanc les filtres du bouton «Recherche» et affiche toutes les immobilisations. Les boutons actions : Nouveau, Ouvrir, Supprimer NB : Vous ne pouvez pas supprimer une fiche non totalement amortie. Vous ne pouvez pas amortir en dégressif un bien acquis d''occasion. Onglet «Général» Vous pouvez gérer : Un numéro d immobilisations unique et une description sur 4 lignes plus un mémo. Une affectation famille (obligatoire) et sous famille (facultatif). Des biens défini en type de bien : propriété, location ou leasing. Un type d acquisition : neuf, occasion, rachat leasing, apport actif, création propre. Une date d acquisition (obligatoire). Une immatriculation (facultatif). Un type : corporelle, incorporelle, financière. Une quantité de biens qui servira éventuellement pour le calcul des scissions. Le compte général d immobilisations (obligatoire) : le compte est contrôlé dans la table de définition des comptes des immobilisations et dans le plan comptable si vous utilisez la comptabilité Magestia. Le compte analytique (facultatif). Le lieu. (facultatif). Le secteur (facultatif). Une date de début d amortissement : elle peut être différente de la date d acquisition : indiquez ici la date à laquelle doit commencer l amortissement ; si cette date est identique à la date d acquisition, il est inutile de la saisir (la date d acquisition est prise par défaut). Rappel : pour un amortissement dégressif, le calcul commence au début du mois d acquisition. Une durée : Durée d amortissement à partir de la date de début d amortissement. Page 8 sur 20
Une durée restante: Durée restant à amortir au moment de la saisie de l amortissement ; durée restante = durée initiale si l immobilisation n est pas amortie. Un type d amortissement : linéaire, dégressif, non calculé. Taux annuel : Vous devez préciser le taux annuel de l amortissement ; pour un calcul linéaire, vous devez indiquer le taux global, pour le dégressif, il y aura application du coefficient multiplicateur sur ce taux. Le taux doit être cohérent avec la durée. Un amortissement fiscal et économique différent ou similaire avec une durée, un taux, un amortissement exceptionnel, un amortissement linéaire, dégressif ou non calculé... Le taux annuel sert au calcul des amortissements : pour un calcul linéaire, vous devez saisir le taux global, pour un calcul dégressif, il y aura application du coefficient multiplicateur sur ce taux. Un coefficient multiplicateur est appliqué sur le taux annuel ; il doit être supérieur à 1 ; ce taux est obligatoire pour un calcul dégressif : il est proposé par défaut d après les paramètres de la table «Coeff.Calculs» et d après la durée de l amortissement du bien. Ce taux est également nécessaire pour pratiquer un amortissement exceptionnel sur une immobilisation définie en linéaire. Un taux d amortissement exceptionnel correspond à une aide fiscale est possible : ce taux sera appliqué sur la première annuité de l amortissement dégressif avec ou sans prorata pour la durée de rétention. Une assurance avec un code risque. Des commentaires. En bas, vous avez l affichage des dates de dernier traitement de la fiche ; elle sert également à ne pas retraiter cette fiche sur la même période. Onglet «Définition du bien» Le montant HT d acquisition avec la TVA, la déduction initiale ce qui donnera la base de calcul. En cas de cession, le calcul de reversement de TVA est calculé. La base amortissable est calculée automatiquement = HT déduction initiale. La valeur à neuf estimée: elle servira dans le calcul des amortissements techniques et le calcul des bases d assurance. Des compléments libres comme la date de fin de garantie, le fournisseur, le type d investissement... La taxe professionnelle avec le taux et la base, la commune: à renseigner que si l immobilisation est assujettie à la TP ; la base TP doit être renseignée si elle est différente de la valeur d acquisition. Page 9 sur 20
Onglet «Cumuls : fiscal + exceptionnel + consolidable» Les différents cumuls: amortissement antérieur : pour une reprise ou un changement de logiciel, vous devez saisir le montant des amortissements antérieurs y compris les amortissements exceptionnels. Par la suite, la mise à jour est automatique. Amortissement exercice : pour une reprise, vous devez saisir le montant des amortissements en cours y compris les amortissements exceptionnels. L amortissement consolidable est l amortissement linéaire calculé sur la même base que le fiscal. Par la suite, la mise à jour est automatique. Onglet «Amortissement économique» Le taux économique est affichée automatiquement. Page 10 sur 20
Onglet «Cession + réévaluation» La cession avec le type de cession et les réévaluations. Le bouton «Interventions» Ce bouton permet de suivre l historique des interventions sur l immobilisation sélectionnée: ces interventions peuvent être des interventions internes ou externes, des révisions, des modifications Le bouton «Assurances» Ce bouton permet de gérer une base Assurances permettant d affecter une assurance à une immobilisation. Base assurances Cette édition reprend les immobilisations pour lesquelles : Le code compagnie est renseigné. La cession est postérieure à la date de traitement demandée. L acquisition est antérieure à la date de traitement. La valeur à neuf = HT x coefficient ou valeur à neuf saisie. La valeur de vétusté déduite = valeur à neuf x coefficient de vétusté. Page 11 sur 20
Le bouton «Familles» Ce bouton permet de gérer une base Familles d immobilisations permettant d affecter une famille à une immobilisation. Le bouton «Sous Familles» Ce bouton permet de gérer une base sous Familles d immobilisations permettant d affecter une sous famille à une immobilisation. Bouton «Comptes» Cette option permet de codifier les comptes ainsi que les comptes amortissements, dérogatoires et de reprise liées pour chaque type d amortissement. Page 12 sur 20
Bouton «Coefficients de calculs» Cette option permet de créer les taux utiles par an pour les différents calculs. Le bouton «Copie» permet de copier une année déjà créée sur plusieurs années. Bouton «Coefficients dégressifs» Cette option permet d associer les coefficients et les taux dégressifs correspondant à la durée pour les calculs d amortissements dégressifs. Page 13 sur 20
Bouton «Scission d une fiche» Cette option permet de choisir une fiche qui regroupe plusieurs biens et de créer des fiches dupliquées en précisant la quantité et le nouveau code fiche pour chaque fiche dupliquée. Si la fiche comporte un seul bien, la scission ne change que le numéro de la fiche. Tous les montants de l immobilisation à scinder sont calculés au prorata de la quantité ; toutes les autres informations sont reportées sur les nouvelles fiches. Bouton «Base taxe Pro» Cette option permet de lister à l écran ou sur imprimante les fiches immobilisations selon certains critères et soumises à la taxe PRO : cette option édite toutes les fiches participant au calcul de la taxe professionnelle avec le calcul du montant d après le taux spécifié avec un cumul par compte. Bouton liste «Immobilisations» Cette option permet de lister à l écran ou sur imprimante les fiches immobilisations selon certains critères à préciser. Vous pouvez lister en liste réduite ou en fiche complète. Vous pouvez aussi imprimer la liste des acquisitions selon ces critères. NB : la date test en cours/cédé permet de filtrer les fiches d après la date de cession pour savoir si la fiche était encore active sur la période demandée. Bouton Prévisions amortissements éco. + fiscal Cette liste donne les prévisionnels d amortissements sur les années à venir par compte général. Page 14 sur 20
Bouton liste «Situations des éléments cédés +/- values CT LT» En cas de cession, il y a calcul des plus ou moins-values de cession et de leur terme selon la nature (amortissables ou non), les plus ou moins-values selon la durée (moins de deux ans et plus de deux ans). Une sortie de l immobilisation (mise au rebut, destruction) doit être considérée comme une cession interne à valeur zéro. En cas de reversement de la TVA, la valeur nette comptable est corrigée du montant à reverser. Liste des Cessions Vous pouvez gérer plusieurs types de cessions : externe ou interne avec ou sans TVA ou un transfert interne ou fictif en indiquant la date et le montant de cession. La TVA est implicite selon la cession interne ou externe. CF cession fictive sans TVA VN vente externe avec TVA VO vente externe sans TVA HS mise hors service sans TVA TR transfert interne sans TVA Liste «Reversement TVA en cas de cession» Pour chaque cession externe, il y a calcul automatique de la TVA à reverser en fonction de la règle suivante : NB - N TVA à reverser = TVA initiale x ------------ NB Ou N = Nombre ou fraction d années d utilisation. NB = Nombre d années par la table des préférences, par défaut = 5. Bouton Préparatoire feuillet 2054N et 2055N Cette option édite un état préparatoire à la déclaration du feuillet 2054 ou 2055. Bouton «Calcul des amortissements» NB : -Si un calcul a été fait sur une période, il ne peut pas être recalculé. -Sur la fiche, vous avez l aperçu des dates de dernier traitement effectuée sur chaque fiche. Page 15 sur 20
L amortissement se calcule sur la période donnée dans les préférences. Cette période est éventuellement réduite en fonction des dates de début d amortissement ou de cession. Pour les amortissements linéaires, le nombre de jours est calculé exactement (1 mois égal 30 jours), alors que pour les amortissements dégressifs, la date de début est ramenée au premier du mois. Pour le montant de la dotation aux amortissements de l année de cession, le calcul se fait du premier jour de l année de cession jusqu à la date de sortie du bien du patrimoine. Calcul des valeurs intermédiaires Base = Hors taxe déduction initiale Amortissement cumulé = Antérieur + Exercice Valeur nette = Base amortissement cumulé Calcul d un amortissement linéaire Amortissement exercice = (Base x taux x NB mois période) / 12 Calcul d un amortissement dégressif L amortissement sera la plus grande valeur de A, B, C. A = (Valeur nette x taux x Coeff. multiplicateur x NB mois période) / 12 B = (Valeur nette x NB mois période) / (Durée restante en mois) C = Valeur nette en fin d amortissement seulement Calcul de l amortissement exceptionnel L amortissement exceptionnel est calculé si l acquisition a été faite pendant l exercice. Amort.except.total = Bas x Taux x Coeff.Multiplicateur x Taux except. Si le code prorata = Non coché, Amort.except.exercice = Amort.except.total Sinon, l amortissement exceptionnel total est réparti sur les deux premiers exercices selon la formule suivante : Amort.except.exercice = (Amort.except.total x NB de mois sur l exercice) / 12 L exercice exceptionnel est praticable même sur des immobilisations linéaires ; dans ce cas, la dotation annuelle est calculée linéairement et l amortissement exceptionnel est basé sur la dotation dégressive (linéaire premier exercice x coefficient). L amortissement linéaire des années suivantes est alors calculé en divisant la valeur nette par la durée restante. La durée restante est alors diminuée du nombre de mois de l exercice. Calcul des amortissements sur valeur d origine Au cas où une immobilisation aurait été réévaluée, le calcul des amortissements s effectue également sur la valeur d origine. Les montants résultants : les amortissements cumulés et de l exercice correspondent aux même montants sur la valeur réévaluée, divisés par l indice de réévaluation. Amortissements différables et différés Fiscalement, l amortissement minimum à effectuer correspond à l amortissement linéaire. Dans certains cas, il est possible d accélérer l amortissement en utilisant l amortissement dégressif. La différence entre les deux montants résultants constitue l amortissement différable. Celui-ci peut être différé pour des raisons comptables, en tout ou partie en fonction du taux donné dans la table des préférences. Page 16 sur 20
Amortissement économique Si vous voulez un calcul économique sur les mêmes bases que le fiscal, il est inutile de renseigner les zones de l économique. L écart entre l amortissement fiscal et économique donnera l amortissement dérogatoire (en dotation ou en reprise selon le sens de l écart). Bouton «Passer en simulation ou passer en réel» Si vous êtes en réel, le texte du bouton est «Passer en simulation et vice et versa. Il permet de passer une seule fiche immobilisations dans l autre mode sans générer toutes les fiches. Bouton «Préférences» Cette option permet de modifier la date de traitement, le journal comptable de passation des écritures, la période de traitement pour le calcul des amortissements. La valeur arrondi dans le calcul d amortissement: toute valeur nette inférieure ou égale à ce montant sera remise à 0 ; ce solde sera intégré dans la dotation de l exercice en cours. Exemple : 0.02. Bouton «Epurations des fiches» Cette option permet de supprimer les fiches dont les cumuls d amortissements de l exercice en cours sont nuls, la durée restante d amortissement est nulle. Vous pouvez également supprimer les fiches dont les cessions sont antérieures à une date que vous précisez. L épuration des fichiers est une épuration physique et irrémédiable. Page 17 sur 20
Traitements Calcul des amortissements techniques L amortissement fiscal et économique peut ne pas correspondre à la dévaluation effective de l immobilisation telle que l on veut l intégrer à la comptabilité analytique. Pour ce besoin particulier, vous pouvez calculer un amortissement technique sur différentes bases : valeur nette, à neuf, d usage, d acquisition, base TP... avec différents taux. L amortissement technique est calculé de la date d acquisition à la date de cession, même si le bien est totalement amorti fiscalement. Si la table des coefficients n est pas renseignée ou si le coefficient de calcul est égal à zéro, le système calcule le montant de l amortissement technique à partir du taux fiscal indiqué sur la fiche immobilisation. Aucun résultat n est mémorisé. Réévaluation des immobilisations Dans certains cas, il s avère nécessaire de réévaluer certaines immobilisations (que les non cédés) pour mieux les faire correspondre à leur valeur effective. L administration publie des indices de réévaluation dépendant de la catégorie et de l année d acquisition ; vous pouvez réévaluer jusqu à concurrence d une valeur d acquisition multipliée par l indice de la table. Ces coefficients de réévaluation doivent être créés dans l option «Coeff. calculs» dans l affichage des Immobilisations. Lors du traitement, vous pouvez choisir les immobilisations par année et compte. Vous pouvez éditer le résultat par l option se trouvant dans l onglet «Liste». Page 18 sur 20
Liste des Immobilisations réévaluées Cette option édite le résultat du traitement «Réévaluations des immobilisations». Comptabilisation Vous pouvez comptabiliser les amortissements mensuellement ou annuellement. Au préalable, vous devez calculer les amortissements et lors de la validation des paramètres «Choix du traitement», vous précisez la période que vous voulez comptabiliser : un mois, six mois, un an au choix. Les amortissements à comptabiliser sont calculés au prorata de présence de l immobilisation dans la période comptable et de la durée de l immobilisation dans la période de calcul en cours. Les écritures sont générées en comptabilité dans la fonction «OD/Trésorerie» et sont validées par le programme de comptabilité. Le journal utilisé est le journal comptable défini dans les préférences. Le menu Fenêtre Vous pouvez dans ce menu réorganiser les icônes et choisir une fenêtre de travail différente. La fenêtre actuellement active est cochée. Le logiciel étant développé en mode WINDOWS, vous pouvez gérer votre travail quotidien en ouvrant plusieurs fenêtres et passer de l une à l autre sans fermer successivement chaque partie. Vous pouvez ouvrir la gestion des articles en même temps que la gestion des clients et saisir également une commande. Vous pouvez ouvrir également plusieurs fois la même option. Ouvrir la gestion des articles sur une famille 01 et avoir une autre fenêtre sur une autre famille. A noter que vous pouvez avoir également à l écran plusieurs modules ouverts en même temps (comptabilité, facturation...) et même sur des sociétés différentes. Le menu Aide Vous pouvez dans ce menu appeler l aide en ligne. Calculette en Euro Vous pouvez également appeler la calculette intégrée avec double affichage en Euro. A propos de L option «A propos de...» permet de vérifier la version que vous utilisez, la taille en nombre d enregistrements des principaux fichiers, de vérifier sur l onglet «système» si votre licence est correcte. Après avoir cliqué sur le bouton «Contrôle licence», le message suivant doit apparaître «Votre Page 19 sur 20
licence est bien enregistrée et correspond aux options choisies» ; dans le cas, contraire, une fenêtre apparaît vous précisant que vous êtes en situation de démonstration et que l utilisation du logiciel est limitée. Pour nous joindre Vous pouvez nous envoyer un Email en cliquant sur notre adresse Internet dans le menu Aide, l option A propos de. Page 20 sur 20