Gérer les formateurs Ce document traite de la gestion des formateurs dans Forprev : comment les rattacher aux entités habilitées, aux entités associées, comment leur affecter des droits. Il s adresse principalement aux CEH (correspondants d entité habilité) qui possèdent l ensemble des droits concernant les formateurs. Le CEH peut déléguer une partie de ces droits aux CEA (correspondants d entité associée) et aux assistantes d établissement. L enregistrement des formateurs par le CEH est nécessaire pour ouvrir des sessions sur Forprev. 3 étapes doivent être réalisées : 1. Déclaration des qualifications : enregistrement du formateur dans Forprev. Cette étape permet de créer le numéro Forprev et de générer les numéros de certificat Forprev 2. Référencement des formateurs : rattachement des formateurs à l entité habilitée. 3. Rattacher / détacher formateurs : affectation des formateurs aux habilitations et aux entités associées. 1 - Déclarer une qualification sur l honneur pour un formateur La déclaration sur l honneur est une procédure de confiance qui permet d attester qu un formateur possède bien une qualification. Cette action vise à reprendre l existant et à créer les comptes des formateurs dans Forprev. Elle s applique donc à un formateur qui ne possède pas encore de compte Forprev. Cette procédure n est réalisable qu une fois pour un formateur et une qualification. Lorsque le formateur suit un recyclage enregistré dans Forprev, un nouveau numéro de certificat est généré, il faut alors référencer ce nouveau certificat. Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent déclarer des qualifications sur l honneur. Référentiels > Formateurs > Déclarer une qualification L écran «Rechercher pour déclarer qualification sur l honneur» s affiche.
2 types de recherches peuvent être réalisés par «N Forprev» ou par «Nom», «Prénom» et «Date de naissance». Rechercher par «N Forprev» Saisir le «N Forprev» de l individu s il est connu, sinon voir Rechercher par nom, prénom et date de naissance, page suivante. Les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» se désactivent. Cliquez sur pour lancer la recherche.
Le résultat de la recherche s affiche dans le tableau, cliquez sur la ligne pour la sélectionner. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquer sur pour afficher le détail de l individu. Accéder maintenant à la partie Ajouter la qualification (3 pages plus bas). Rechercher par nom, prénom et date de naissance Si le numéro Forprev n est pas connu, il est possible d effectuer une recherche en combinant les «Nom», «Prénom» et «Date de naissance». Cliquez ensuite sur => 2 cas possibles :
Cas 1 : l individu est trouvé. Cliquez sur la ligne de résultat pour la sélectionner. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquez sur. La page «Détail de l individu» s affiche, accédez maintenant à la partie Ajouter la qualification (2 pages plus bas). Cas 2 : le message «Aucun résultat» s affiche au dessus du tableau de résultats.
Saisir le champ «Civilité» puis cliquez sur. La page «Détail de l individu» s affiche. Complétez le champ «Adresse mail», puis ajouter la ou les qualifications du formateur (cf. Ajouter la qualification). Bien saisir l adresse mail du formateur, il faut qu il puisse accéder à ses données. Ajouter la qualification Lorsque les informations d identification du formateur sont saisies («Civilité», «Nom», «Prénom», «Date de naissance» et «Adresse mail»), ajoutez la ou les qualifications. Cliquez sur, les champs «Qualification», «Date de délivrance» «Date fin validité» et «Justificatif présenté» s activent.
Sélectionnez dans la liste déroulante la «Qualification» dont dispose le formateur. Il sera possible par la suite d enregistrer d autres qualifications du formateur. La «Date de délivrance» est la date de la dernière formation du formateur (initiale ou recyclage). Saisir la date de fin de validité de la qualification dans le champ «Date fin validité». Dans le champ «Justificatif présenté», précisez le justificatif de la qualification déclarée sur l honneur. Il est possible de saisir directement les dates en respectant le format : JJ/MM/AAAA. Lorsque ces quatre champs sont renseignés, cliquez sur. 2 cas possibles : Cas 1 : affichage du message : «Le formateur possède déjà la qualification Il vous suffit de le référencer pour cette qualification». La qualification est déjà enregistrée. Elle n est pas visible car il s agit d une donnée personnelle du formateur, accéder à la partie, pour réaliser le référencement du formateur. Cas 2 : aucun message, l enregistrement de la qualification a été pris en compte. Les informations saisies sont affichées dans le tableau.
Saisir une seconde qualification pour ce formateur Si le formateur possède d autres qualifications, cliquez sur. Renseignez les champs «Qualification», «Date de délivrance» «Date fin validité» et «Justificatif présenté», puis cliquez sur. Enregistrer les données saisies Vérifiez l exactitude des informations saisies avant l enregistrement, celles ci ne seront plus modifiables après. Seul l enregistrement d autres qualifications restera possible. Lorsque toutes les informations sur le formateur sont saisies, cliquez sur. La fenêtre «Edition effectuée» s ouvre.
Cliquez sur le lien du ou des documents pour les télécharger. Une fois les documents téléchargés, cliquez sur. Confirmez la fermeture de la fenêtre en cliquant sur compte du formateur ou directement depuis cette page). (le certificat est accessible depuis le Le numéro Forprev du formateur et son numéro de certificat sont générés, il reçoit ses identifiants de connexion sur sa boite mail.
2 - Référencer un formateur Référencer un formateur permet de l ajouter à la liste de ses formateurs suite à la présentation d un certificat Forprev. Un formateur non référencé ne pourra pas travailler pour l organisme. Cette procédure s applique donc à un formateur qui possède déjà un numéro FORPREV, ce numéro ayant été soit déclaré par un autre organisme de formation, soit déclaré sur l honneur. Si la qualification du formateur à référencer a été déclarée par un autre organisme, il est nécessaire que le formateur fournisse : son numéro Forprev, son N de certificat Forprev et la date de fin de validité de son certificat. Toutes ces informations sont disponibles sur le certificat Forprev du formateur. Si le formateur a suivi une session de recyclage enregistrée dans Forprev, il faut référencer le nouveau certificat généré fourni par le formateur. Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent référencer des formateurs. Référencer un formateur nécessite de posséder son n Forprev. Si le formateur n est pas enregistré dans Forprev, il faut effectuer la procédure de déclaration sur l honneur (cf. 1 Déclarer une qualification sur l honneur pour un formateur). Référentiels -> Formateurs -> Référencer formateur La recherche des formateurs en vue d un référencement se fait par «N Forprev», depuis la page «Référencer un formateur». Saisir le «N Forprev», cliquez sur de résultats. puis sélectionnez le formateur dans le tableau
La page «Détail de l individu» s affiche. Cliquez sur pour commencer le référencement. Les champs «Domaine/Niveau» et «Qualification» s activent. Domaine/Niveau Sélectionnez le domaine/niveau pour lequel le formateur pourra dispenser des formations. Ne pas renseigner le domaine/niveau de la qualification du formateur, mais bien celui pour lequel il dispensera des formations. Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner SST niveau 1 (Acteur SST).
Qualification Sélectionnez la qualification dont dispose le formateur. Exemple : pour un formateur possédant un certificat SST niveau 2 (Formateur SST) et dispensant des formations SST niveau 1 (Acteur SST), sélectionner Certificat de formateur SST. Le bouton, les champs «N de certificat» et «Date fin validité» s activent. N de certificat/date de fin validité => 2 cas possibles : Cas 1 : un autre organisme a enregistré la qualification de ce formateur. Renseignez les champs «N de certificat» et «Date fin validité» avec les informations qui se trouvent sur le certificat Forprev du formateur (qui doit être transmis par le formateur). Puis cliquez sur puis sur. Cas 2 : si c est vous qui avez déclaré la qualification sur l honneur du formateur, alors cliquez sur.
Affichage du message : Confirmez l action en cliquant sur. Les champs «N de certificat» et «Date fin validité» sont renseignés automatiquement. Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquez sur pour finaliser le référencement. puis sur Référencer une autre qualification Pour référencer une autre qualification cliquez sur.
3 - Rattacher/détacher formateurs Le CEH vient de référencer des formateurs, c est à dire de leur donner la possibilité de travailler pour son organisme de formation. Il reste à les affecter aux habilitations et, s il en existe, aux différentes entités associées. Le CEH peut, éventuellement, leur donner le droit de déclarer euxmêmes leurs propres sessions de formation. Un formateur est, par défaut, rattaché uniquement à l entité habilitée. Il faut explicitement le rattacher aux entités associées si l on souhaite qu il puisse assurer des sessions de formation pour ces entités associées. Référentiels >Formateurs > Rattacher/détacher formateurs La page «Liste des formateurs rattachés à une habilitation» permet de : - rattacher/détacher des formateurs, - paramétrer les droits des formateurs à déclarer des sessions, - déclarer un formateur référent par habilitation. Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) et les correspondants entité associée (CEA) qui en possèdent l autorisation peuvent rattacher des formateurs et paramétrer leur droit à déclarer des sessions. Seuls les correspondants habilitation entité (CEH) peuvent enregistrer des formateurs référents. Sélectionnez une habilitation dans le champ «Habilitation». S il existe un nombre important d entités pour cette habilitation, sélectionnez l entité recherchée dans le menu déroulant «Entité associée». S il existe un nombre important de formateurs pour cette habilitation, sélectionnez le formateur recherché dans le menu déroulant «Formateur». Appliquez les filtres sélectionnés en cliquant sur.
Sélectionner une habilitation Sélectionner une entité associée Sélectionner un formateur si leur nombre est important Rattacher/Détacher le formateur à une session Donner/Supprimer le droit au formateur de déclarer une session Cochez la case «Rattaché» pour rattacher le formateur à une habilitation afin de lui permettre d animer des sessions des stages de l habilitation du domaine/niveau concerné. Décochez la case pour effectuer l opération inverse. Lorsqu un formateur n est plus rattaché à une habilitation pour une entité, il n est plus possible de le rattacher à des sessions pour cette entité. Cochez la case «Déclarer session» pour donner au formateur le droit de déclarer des sessions pour l habilitation sélectionnée. Décochez la case pour effectuer l opération inverse. Cochez la case «Référent» pour que le formateur devienne le formateur référent de l habilitation. Il faut un formateur référent par habilitation, et un seul. Cliquez sur. Exemple : Ce formateur peut être rattaché aux sessions des 4 premières entités, mais ne peut l être pour la dernière entité. Le formateur peut déclarer lui-même les sessions des trois premières entités mais ne le peut pas pour les deux dernières entités. Ce sera au CEH de le faire. Il s agit du formateur référent pour cette habilitation.
Accéder à la liste des formateurs référencés La page «Liste des formateurs référencés» permet de consulter la liste des formateurs référencés, savoir s ils sont rattachés, référents ou si leur référencement est à jour. Formateur référencé : l organisme de formation vérifie l authenticité du certificat dans Forprev et peut rattacher ce formateur à son habilitation. Formateur rattaché : l organisme de formation rattache le formateur à son habilitation et à ses entités associées. Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés La page «Liste des formateurs référencés» s affiche. Pour afficher les informations d un formateur en particulier, sélectionnez un formateur dans le champ «Formateur» puis cliquez sur. Pour afficher l ensemble des formateurs, cliquez directement sur. Habilitation Liste des formateurs référencés Le formateur rattaché à une habilitation peut animer les sessions des stages de ce domaine/niveau Obligation d un formateur référent par habilitation La qualification déclarée pour le formateur est valide ou non
Dans la colonne «Valide», 3 données peuvent s afficher : Le référencement du formateur est valide. Le référencement du formateur arrive à échéance dans moins d un mois. Il faut que le formateur suive un recyclage et référencer la nouvelle qualification obtenue suite à ce recyclage dès que possible. Le référencement du formateur est échu. Il faut que le formateur suive un recyclage et référencer la nouvelle qualification obtenue suite à ce recyclage dès que possible. Dans les 2 derniers cas («obsolète dans un mois» ou «obsolète») le formateur peut néanmoins toujours déclarer et clôturer des sessions.