Chorus Pro Guide utilisateur «Valider / Refuser une facture» Date de mise à jour : 22/12/2016
Les étapes de validation d une facture sur le portail 2 1. Présentation des statuts 2. Accéder à l espace de synthèse 3. Consulter une facture à valider 4. Valider ou refuser une facture A. En cas de validation unique B. En cas de validation multiple C. En cas de refus 5. Valider une facture de travaux
Présentation des cas de validation ou de refus 3 Dans Chorus Pro un processus de validation spécifique existe pour les factures de sous-traitance et de cotraitance. Ces factures sont identifiables par leur cadre de facturation (A9 et A12) : Concernant la validation et le refus de factures, 3 cas sont gérés dans Chorus Pro : - La cotraitance ; - La sous-traitance simple ; - La sous-traitance de cotraitance. Quelque soit le cas, le valideur a la possibilité de : - Valider la facture ; - Refuser la facture ; - Renvoyer la facture ; - Ne rien faire. Concernant la cotraitance : la facture ne sera acheminée au destinataire que si elle a été validée par le mandataire. Concernant la sous-traitance : la facture sera transmise au destinataire dans tous les cas, y compris si elle est refusée ou en l absence de validation dans un délai de 15 jours à compter de l envoi de la facture. Point d attention : Si le titulaire / mandataire n est pas encore inscrit dans Chorus Pro, il valide la facture en dehors de Chorus Pro. Le sous-traitant /cotraitant dépose ensuite la facture sur Chorus Pro avec en pièce jointe l attestation du titulaire /mandataire.
1 Présentation des statuts (1/3) 4 Cas de cotraitance ou de sous-traitance Le tableau ci-dessous liste les statuts nécessitant une action du valideur : Statut Fait générateur A valider 1 Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 1 Le tableau ci-dessous liste les statuts faisant suite à une action du valideur : Statut Fait générateur Validée 1 Facture validée par le valideur 1 Refusée 1 Facture refusée par le valideur 1 Erreur fournisseur sur valideur Facture envoyée mais le valideur renseigné n est pas le bon (nécessite une action du fournisseur) Le tableau ci-dessous liste les statuts sans action du valideur après 15 jours : Statut Absence validation 1 hors délai Fait générateur Le délai de validation 1 est dépassé, la facture est donc transmise au destinataire
1 Présentation des statuts (2/3) 5 Cotraitant / Sous-traitant Cotraitant / Sous-traitant Mandataire/Titulaire/ Mandataire/Titulaire/ Cotraitant (valideur 1) Cotraitant (valideur 1) Récepteur Récepteur ACTIVITE Déposer une facture Valider la facture Réceptionner la facture Absence validation 1 hors délai STATUT «Brouillon» A valider 1 Validée 1 «Mise à disposition» Erreur fournisseur sur valideur Erreur cotraitant sur valideur Refusée 1 Statuts automatiquement générés par la solution CPP 2017 Statuts générés suite à une action du valideur Statuts générés suite à l absence d action du valideur
1 Présentation des statuts (3/3) 6 Cas de sous-traitance de cotraitance (2 niveaux de validation) Le tableau ci-dessous liste les statuts nécessitant une action du valideur 2 : Statut Fait générateur A valider 2 Facture envoyée et en attente de validation par le valideur 2 Le tableau ci-dessous liste les statuts faisant suite à une action du valideur 2 : Statut Fait générateur Validée 2 Facture validée par le valideur 2 Refusée 2 Facture refusée par le valideur 2 Erreur cotraitant sur valideur Facture envoyée par le cotraitant mais le valideur renseigné n est pas le bon Le tableau ci-dessous liste les statuts sans action du valideur 2 après 15 jours : Statut Absence validation 2 hors délai Fait générateur Le délai de validation 2 est dépassé, la facture est donc transmise au destinataire
2 Accéder à l espace de synthèse 7 Depuis l écran d accueil, accéder à l espace de synthèse en sélectionnant l onglet «Factures à valider». En utilisant le filtre, l utilisateur peut sélectionner les informations par structure. A partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les factures reçues : A B C D A B C D L onglet «Synthèse» : indique les factures nécessitant un traitement par le récepteur. L onglet «Tableau de bord» : affiche les factures par statut. L onglet «Rechercher» : recherche des factures d après différents critères (numéro, date, ). L onglet «Consulter» : permet de visualiser la facture à valider Point d attention : Les factures présentes dans le bloc «Factures à traiter» de l onglet «Synthèse» nécessitent une action de la part du récepteur. Les factures mises à disposition, brouillons ou refusées n y apparaissent pas. Retrouver l ensemble des factures dans l onglet «Recherche».
3 Consulter une facture à valider 8 Après avoir effectué une recherche, les factures trouvées peuvent être consultées et l écran cicontre s affiche. Les actions spécifiques au traitement des factures de cotraitance ou sous-traitance sont : Valider la facture Refuser la facture
4 Valider ou refuser une facture 9 A En cas de la validation unique Après avoir cliqué sur le bouton «Valider», la fenêtre ci-dessous s affiche : Ajouter un commentaire dans le champ «Complément d information». Dans le cas de validation par le titulaire d une facture émise par le sous-traitant, cocher la case «Titulaire». Cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative ci-contre s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.
4 Valider ou refuser une facture 10 B En cas de validation multiple (cas d un sous-traitant de cotraitant) Après avoir cliqué sur le bouton «Valider», la fenêtre ci-contre s affiche. - Cocher «Cotraitant». Cliquer sur le bouton «Rechercher». La fenêtre de recherche ci-contre s affiche afin de sélectionner le mandataire de la facture : renseigner l identifiant et/ou le nom du service mandataire. Puis cliquer sur le bouton «Rechercher». Dans le tableau de résultats qui s affiche, cliquer sur la coche de sélection pour choisir le service correspondant parmi la liste proposée. L écran de validation de facture apparaît à nouveau. - Renseigner un complément d information. Pour valider le choix, cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.
4 Valider ou refuser une facture 11 C En cas de refus Après avoir cliqué sur le bouton «Refuser», la fenêtre ci-dessous s affiche : - Sélectionner un motif de refus parmi ceux proposés dans la liste déroulante : Sélectionner le motif «Erreur valideur» pour retourner la facture au cotraitant qui aura la possibilité de la réémettre en modifiant uniquement l identifiant du Valideur. - Renseigner complément d information pour expliquer ce refus. - Dans le cas de validation par le titulaire d une facture émise par le sous-traitant, cocher la case «Titulaire». En cas de refus de la facture par le valideur, celle-ci sera tout de même mise à disposition du destinataire. Cliquer sur le bouton «Enregistrer». La fenêtre récapitulative ci-contre s affiche et le valideur a la possibilité de télécharger le bordereau de suivi.
5 Valider ou refuser une facture de travaux (1/3) 12 La saisie de factures de travaux par l émetteur implique une action du valideur dans Chorus Pro. Les cadres de facturation concernés sont les suivants : A10 : Demande de paiement par un sous-traitant d une demande de paiement dans le cadre des marchés travaux A13 : Dépôt par un cotraitant d un projet de décompte mensuel A14 : Dépôt par un cotraitant d un projet de décompte final La validation des factures de travaux intervient dans l espace «Factures à valider». A En cas de validation Après avoir sélectionné la facture à valider, cliquer sur «Valider». L écran de validation de la facture s affiche Si la MOE n a pas été indiquée lors de la saisie de la facture de travaux par le fournisseur, cliquer sur «Rechercher».
5 Valider ou refuser une facture de travaux (2/3) 13 La saisie de la MOE est obligatoire pour les cadres de facturations A13 et A14. Saisir un des champs de recherche, puis cliquer sur le bouton «Rechercher» La liste des résultats s affiche Sélectionner la structure recherchée Sélectionner ensuite le rôle : titulaire ou cotraitant ; ainsi qu un commentaire le cas échéant Cliquer sur le bouton «Enregister». Point d attention : - Suite à validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE est renseignée, le statut passe à «Mise à disposition MOE» ; - Suite à validation des factures de travaux pour lesquelles la MOE n est pas renseignée (cas d un cadre A13), le statut passe à «Déposé» et part chez le destinataire
5 Valider ou refuser une facture de travaux (3/3) 14 Le récapitulatif de la validation s affiche Cliquer sur le bouton «Exporter le bordereau de suivi» pour obtenir le bordereau B En cas de refus Après avoir sélectionné la facture à valider, cliquer sur «Refuser». L écran de refus de la facture s affiche Sélectionner le motif de refus dans la liste déroulante Cliquer sur le bouton «Rechercher» pour identifier la MOE Sélectionner ensuite le rôle : titulaire ou cotraitant ; ainsi qu un commentaire le cas échéant Cliquer sur le bouton «Enregister».
Pour aller plus loin 15 Après avoir validé ou refusé une facture sur le portail, voici d autres guides susceptibles d intéresser l utilisateur dans ses prochaines actions sur le portail : Intitulé du guide Contenu du guide Saisir une facture Présentation des étapes de saisie d une facture sur le portail Suivre le traitement d une facture Présentation des différentes fonctionnalités de suivi des factures et de traitement des cas de rejet