CapsAuto présente le portail Saisie de la facture en ligne sur www.nosaffaires.com Service Facturation : Tel : 01 30 09 75 55 E-mail : e-facturation@capsauto.fr
Les avantages du portail e-facturation sur l extranet nosaffaires.com Délai 1 de paiement réduit grâce à la saisie en ligne Pré-saisie des données et des tarifs de main d œuvre Arrêt 2 de l envoi des documents par la poste Zéro délai de transmission et accusé de réception immédiat 1 : Gain moyen de 7 jours constaté entre la date d envoi et la date de réception de la facture 2 : Pour certains clients tels que SIACI et les Flottes Auto, les originaux des factures sont indispensables 2
La découverte du module 3
Le module e-facturation IMPORTANT : Pour optimiser la connexion sur l extranet nosaffaires.com, il faut utiliser les navigateurs : Internet Explorer ou Firefox Cliquer sur «Saisie facture en ligne» afin d accéder au module e-facturation 4
Le tableau récapitulatif des affaires en-cours Référence des missions CapsAuto Informations transmises : dates d enregistrement des éléments de facturation Informations générales Statut des factures transmises Exemples : relance client, écart de règlement, absence du rapport d expertise définitif, etc. en cours de développement 5
La saisie en ligne : e-facture Informations générales Coûts principaux VDR Frais divers et accessoires (applicables selon conditions) Pied de facture 6
Navigation dans le module 7
1- Utilisation et fonctionnalités 2 possibilités de sélectionner une mission : 1 1 ère étape : Sélectionner l année de la mission concernée 2 2 ème étape : Sélectionner le dossier à saisir en cliquant sur la référence de la mission (Ex : «210090007») OU Saisir directement le numéro de la mission dans ce champ et cliquer sur OK 8
2- Informations générales 1/4 Informations concernant la mission Champ automatique Saisir directement les dates avec le calendrier 9
2- Informations générales 2/4 Saisir le numéro de la facture Saisir la date de la facture 10
2- Informations générales 3/4 Une bulle d aide s affiche avec des explications pour la saisie du champ Saisir la date du rapport d expertise 11
2- Informations générales 4/4 Saisir le montant total HT du rapport d expertise 12
3- Les champs de la facturation - 1/2 Saisir le nombre total d heures de main d œuvre Taux horaire unique CapsAuto. Taux ingrédients peinture appliqués (champs automatiques) Sélectionner le type de peinture utilisé (Opaque, Vernis ou Nacré) 13
3- Les champs de la facturation - 2/2 Saisir le montant total HT des pièces et fournitures 14
4- Indemnités véhicules de remplacement* La fenêtre «détail de la facturation du véhicule de prêt» est accessible uniquement pour les missions Premium (Voir détail de la fenêtre page suivante) * Applicables selon conditions de l avenant n 2 Premium (pour les clients signataires, ex : Groupama) 15
4- Indemnités véhicules de remplacement* Saisir les informations générales Cliquer sur la voiture pour visualiser et sélectionner le véhicule de prêt Champs automatiques Double cliquer sur le véhicule que vous souhaitez ajouter * Applicables selon conditions de l avenant n 2 Premium (pour les clients signataires, ex : Groupama) 16
5- Frais divers et accessoires * Champ facultatif Saisir le montant total des frais divers et accessoires*, selon conditions appliquées, ex : forfaits, contrôle technique, etc. 17
6- Les éléments du pied de facture Indemnités exceptionnelles* Frais remorquage suite épave* Frais de gardiennage applicables* Indemnités indiquées sur la mission* Montant de la facture Calcul automatique Champ automatique Champs facultatifs Montant à régler par la compagnie ou le client suivant la conclusion du rapport et/ou validation du devis Sauvegarde de la facture non finalisée Validation et transmission de la facture Conseil : Avant l intégration des documents (facture, contrôle qualité et rapport d expertise) sous format PDF (voir page suivante 7-Format d enregistrement des documents), il faut «Sauvegarder sans valider» ou «Valider» la saisie de la e-facture. * Champs facultatifs voir avenant client ou mission 18
7- Format d enregistrement des documents IMPORTANT : 1 Scanner tous les documents Enregistrer en format PDF 1 Enregistrer les documents scannés ou déjà enregistrés sous format PDF 2 Sélectionner le document à télécharger : facture, contrôle qualité et rapport d expertise 3 Rechercher dans vos dossiers les documents sous format PDF à transmettre Office Microsoft 2007 2 3 4 4 Confirmer la transmission des documents sous format PDF en cliquant sur «Envoyer»* * Renouveler l opération pour chaque document (un envoi pour la facture, un envoi pour le rapport d expertise, ) 19
8- Documents à transmettre à CapsAuto Nous vous conseillons de nous joindre également une copie de votre facture, ainsi que le rapport d expertise. Cependant, le contrôle qualité reste obligatoire. Attention : Pour les clients cités ci-dessous, une copie (ou un original) de la facture et du rapport d expertise (ou du bon de commande), sont obligatoires pour le règlement. Assureurs et Courtiers copie AGPM x x Casino Banque et Service x x CMMA x x x Gan Eurocourtage x x x Gan Gestion du personnel x x x La Banque Postale x x La Sham x x MAPA x x x SIACI* x x Zephir x x x * SIACI Apave : - envoyer les documents à l intention de Mr Ledoux - mettre la facture au nom de SIACI Apave (le nom de l assuré sera indiqué dans le corps de la facture) Facture Clients Flottes copie ** Assinco Partenaire : rapport obligatoire pour les sinistres garantis Facture original original Rapport d'expertise définif Rapport d'expertise définif Bon de commande Contrôle Qualité Contrôle Qualité Aramis x x Assinco Partenaire x x** x Europcar x x x Groupama Logistique x x Santé Service BMS x x x Sin&stes x x 20
Dès aujourd hui Vous pouvez accéder au portail A compter du 30 mai 2011, toutes les factures doivent être enregistrées sur le portail e-facturation via l extranet www.nosaffaires.com 21
En pratique! N oubliez pas de bien valider chaque étape et de vérifier la cohérence des informations saisies. Le Service Facturation est à votre disposition pour vous informer et vous orienter pour l enregistrement des factures sur le portail e-facturation : Tél. : 01 30 09 75 55 E-mail : e-facturation@capsauto.fr 22