LE RAPPORT DE DÉPENSES

LE RAPPORT DE DÉPENSES Notes Champs jaunes : obligatoires à compléter lors de la saisie. Champs gris : générés par le système et non accessibles lors de la saisie. Champs blancs : optionnels. Documentation des champs et boutons Entité externe Indique le numéro et le nom de la personne à qui est destiné le paiement. La case de droite identifie l adresse du paiement. Pour Ce champ est utilisé par le système pour identifier le bénéficiaire lors de l importation de passerelle en provenance de système externe. Numéro du rapport Le numéro du rapport est généré automatiquement par le système et sert de référence. Type de document Permet d identifier les transactions et d exploiter cette information dans les recherches et à l écran. Numéro référence Ce champ est obligatoire et les 16 premiers caractères seront affichés sur le talon du chèque. Permet d inscrire une brève description du déplacement et le numéro du document porté en référence, le cas échéant. Le rapport de dépenses 1

Période comptable Elle est générée automatiquement par le système. La période comptable se présente sous la forme AA-PP (année - période). Exemple : 05-12. Il s agit donc ici de l année financière 2004-2005 et de la période 12, soit mai 2005. Date Permet d identifier la date effective de la transaction. Elle doit se situer à l intérieur de la période comptable. Requérant Comme pour tous les types de pièce, l usager saisit ici le numéro de l intervenant / requérant qui correspond au propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. C est l intervenant/requérant qui approuve le rapport de dépense afin que ce dernier poursuive son cheminement dans le cycle de traitement du système. Demandeur Ce champ identifie la personne qui demande le remboursement. Description Permet de fournir des détails ou des précisions sur la transaction. Les 16 premiers caractères seront imprimés sur le talon du chèque le cas échéant. Date départ Il s agit de la date de départ du séjour, ou dans le cas d un remboursement de fourniture, la date de la facture la plus ancienne. Date retour Il s agit de la date de retour du séjour, ou dans le cas d un remboursement de fourniture, la date de la facture la plus récente. Nbr. Jours ext. Québec Calcul effectué par le système. Pièce jointe Lorsque la case est cochée, elle signale à l usager qu une pièce justificative papier est jointe à notre rapport de dépenses imprimé et sera transmise pour l approbation. État Identifie l état actuel de la pièce. En plaçant le curseur dans la boîte de l état, le système nous indique le prochain état et le nom de l intervenant (lorsque l état le permet) qui devra agir sur la pièce pour que celle-ci poursuive son cycle Le rapport de dépenses 2

Vérification financière Cet indicateur signale à l usager que la pièce fait l objet d une révision par le Service des ressources financières et qu elle sera complétée de nouveau dès que les modifications auront été apportées. Refusé Cet indicateur informe l usager que la pièce a été refusée dans le processus d approbation hiérarchique. Document attaché Ce champ informe l usager qu un document (ou plusieurs) a été attaché à la pièce. Il peut s agir d un fichier Excel, document Word, fichier PDF ou autre. Le bouton permet de consulter ou attacher le document. Note Ce champ indique le nombre de note que les usagers ont créé pour ce document. Le bouton permet de consulter les notes ou d accéder à l écran pour en créer de nouvelles. Lorsqu on accède à l écran pour la première fois, il est en mode < insert > alors que les insertions subséquentes requièrent le bouton d imprimer chacune des notes, avec le bouton < Imprimer >.. Il est possible Le rapport de dépenses 3

Montant L usager indique le montant brut à rembourser à l individu. Solde à ventiler Indique à l usager le montant qui lui reste à répartir au niveau de la ventilation pour balancer avec le montant du rapport de dépense. Le solde doit être à zéro avant de compléter la pièce. Montant Payé Cette case indique si un paiement a été effectué à ce jour pour cette pièce. Solde à payer Indique le montant à payer. Devise Indique la devise de la pièce. Taux Indique le taux de conversion au système qui sera appliqué pour la transaction. ONGLET «Référence interne» Permet à l usager de référer au rapport de dépenses, à différents types de pièces ou documents. (avance, contrat, demande d achat, etc). Le système affiche les informations provenant du document fourni en référence (description, type de document, et le solde non utilisé à ce jour.) Permet d inscrire le montant à appliquer sur ce document. Pour bâtir automatiquement la ventilation à partir du document source et des informations entrées sur le montant à utiliser, cliquer sur le bouton «imputation», vérifier les informations, si vous avez à modifier le code de taxe, c est ici qu il faut le faire et sauver le tout avec le bouton enregistrer éléments dans l onglet Ventilation. pour créer ces ONGLET «Ventilation» Réf. : Indique lorsque coché, la présence dans l onglet «Référence interne» d un document référé par l usager. Le rapport de dépenses 4

UBR Compte CBS U.adm. Fds (Champ jaune) : Permet de saisir les différents segments qui forment la ventilation budgétaire (ex : 154001.122004.000.540010.1). Lorsqu un document est référé au rapport de dépenses, la ventilation de ce document est affichée. Montant inscrit : montant que l on souhaite appliquer sur cette ligne de ventilation. Champ «quantité» : utilisé pour identifier les éléments d information en regard de la taxe d accise. Taxe : Code de taxe puisé à même le dossier employé. Remb. : Code de remboursement pour les taxes généré par le système. Commentaire : Champ disponible pour un commentaire à la ventilation. Les boutons «Références» et «Messages» permettent d accéder aux informations générées par le système. (ex. manque de disponibilité) ONGLET «Produit / Activité» Permet à l usager d utiliser une table de Produits / Activités afin de payer des services offerts sur une base récurrente. (Note : La table des produits / activités devra être élaboré par les ressources des finances.) ONGLET «Autres détails» Permet à l usager de consulter l information complémentaire. Numéro de lot : utilisé par le Service des finances pour regrouper les transactions. Catégorie : utilisé par le Service des finances pour regrouper les transactions. Mode de paiement : (champ réservé au Service des finances) il permet de définir pour la pièce un mode de paiement différent de celui qui est codé dans le dossier du fournisseur. Entente de paiement : (champ réservé au Service des finances). Il permet de définir pour la pièce des termes différents de ceux qui sont codés dans le dossier du fournisseur. Employé dépositaire : champ réservé au Service des finances Numéro de résolution CD : indique le numéro du comité de direction Numéro de résolution CA : indique le numéro du conseil d administration Données bancaires : Utilisé lorsque le paiement est un transfert de fonds à l étranger. Le rapport de dépenses 5

BOUTON «Action» Permet de faire cheminer la pièce à travers l ensemble des étapes. Il permet de ramener la pièce à son état initial ou même de l annuler. BOUTON «Historique état» Permet d identifier tous les usagers qui sont intervenus sur la pièce ainsi que les dates et heures de leurs interventions. BOUTON «Disponibilité» Permet de situer et de consulter des informations complémentaires sur le manque de disponibilité identifié par le système. BOUTON «Impact budgétaire» Permet de visualiser les impacts budgétaires des différentes ventilations générées par la transaction. BOUTON «Impact financier» Permet de visualiser les postes comptables touchés par la transaction. BOUTON «Création rapide» Ce bouton est utilisé par les ressources des comptes à payer afin d accélérer la saisie. BOUTON «Fonction règlement» Ce bouton présente une fenêtre qui affiche les boutons suivants : BOUTON «Retenue» Réservé à un usage centralisé. Ce bouton permet à l usager de retenir et éventuellement de libérer le paiement de la pièce. BOUTON «Règlement(s)» Ce bouton permet de consulter les informations sur le paiement de la pièce. BOUTON «Paiement rapide» Réservé à un usage centralisé. Ce bouton permet à l usager d initier le paiement d une pièce. Le rapport de dépenses 6

BOUTON «Génération imp.» Permet de déclencher la génération des ventilations en fonction des informations saisies dans le bouton «Imputation» et celles contenues dans le bouton ventilation de l onglet «Produits / Activités». BOUTON «Imputation» Utilisé de façon complémentaire avec l onglet «Produits / Activités», il permet à l usager de saisir une ventilation que le système va appliquer pour tous les «Produits / Activités» qui auront été préalablement inscrit par l usager sous cet onglet. BOUTON «Loi 95» Ce bouton permet de ventiler les dépenses applicables à la «Loi 95» pour un ou plusieurs employés, selon le cas. S applique lorsque le bénéficiaire est assujetti à cette loi. BOUTON «Formulaire» Permet d imprimer le formulaire du rapport de dépenses. Le rapport de dépenses 7

PAS À PAS RAPPORT DE DÉPENSES Ouvrir le «Menu décentralisé» en double-cliquant sur le dossier. Sous le dossier «comptes payables», faire un double-clic sur «Transaction des comptes payables». Dans le système financier SOFE, lorsqu on accède à un type de document, le système présente d abord un écran multioccurrence à partir duquel il est possible de consulter un premier niveau d information sur l ensemble des pièces auxquelles l usager a accès. Cette consultation peut se faire à l aide des boutons de la barre d outils : sans critères pour visualiser tous les documents auxquels vous avez accès ; pour entrer des critères de recherche sur une ou plusieurs colonnes ; pour exécuter cette recherche. L écran permet aussi de sélectionner un document en cliquant sur la sélection et d y accéder en appuyant sur le bouton «ouvrir». L usager peut accéder à la pièce pour la consulter, la modifier, si son niveau d état d approbation le permet, et même l approuver. C est dans ce même écran que l usager va lancer la création d une nouvelle pièce dans le système. Lorsque l écran multioccurrence apparaît, cliquer sur le bouton «Rapport de dépenses» pour créer un nouveau rapport de dépense. Les champs identifiés en jaune sont des champs obligatoires. Entrer directement l employé que l on désire rembourser. Si on clique dans la partie droite de la boite du numéro, une liste de valeur s affiche. Valider l adresse de paiement avec la loupe. Le rapport de dépenses 8

Type de document : par défaut (CPRD) est offert à l usager. Pour le moment on s en tiendra à ce choix de pièce. Numéro référence : ce champ est obligatoire et les 16 premiers caractères seront affichés sur le talon du chèque. Indiquer une brève description du déplacement et le numéro du document porté en référence, le cas échéant. Date : ce champ va permettre d identifier la date effective de la transaction. Requérant : inscrire ici le numéro de l intervenant / requérant qui correspond au propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. C est l intervenant /requérant qui approuvera éventuellement cette pièce. Demandeur : identifier la personne qui demande le remboursement. Description : inscrire une description pour la pièce. Cette information sera exploitée au niveau des rapports et de la consultation. Date départ : indiquer la date de départ du déplacement. Date retour : indiquer la date de retour du déplacement. Pièce jointe : au besoin, cocher la case par un clic pour indiquer que des documents seront transmis en format papier. Onglet «Référence interne» : ce champ est optionnel. Il permet à l usager de référer au rapport de dépenses, à différents types de pièces ou documents (avance, contrat, demande d achat, etc). Lorsqu un numéro est donné en référence, le système affiche les informations provenant du document source (description, type de document, et le solde non utilisé à ce jour). Inscrire le montant à appliquer sur ce document. Pour bâtir automatiquement la ventilation à partir du document source et des informations entrées sur le montant à utiliser, cliquer sur le bouton imputation, vérifier les informations. Si vous avez à modifier le code de taxe, c est ici qu il faut le faire et sauver le tout avec le bouton enregistrer éléments vers l onglet Ventilation. pour pousser ces Onglet «Ventilation» : cliquer dans la case, inscrire les nos d UBR.COMPTE.CBS et inscrire le montant de la dépense. À cet endroit, on peut encore inscrire une explication supplémentaire (ex. : un no de facture) dans le champ commentaire de la ventilation. Cette information se retrouvera sur le formulaire du rapport de dépenses. Pour inscrire une deuxième ventilation, on clique sur la ligne suivante. Il faut s assurer que le total des ventilations balance avec le montant total de la pièce, car le système ne permettra pas de compléter la pièce le cas échéant. Lorsque la saisie de la pièce est terminée, cliquer sur le bouton «Enregistrer» : un no apparaît au haut de l écran. Le rapport de dépenses 9

Champ «Quantité» Dans les rapports de dépenses, le champ «quantité» doit être utilisé seulement sur la ligne où vous indiquez le remboursement de kilomètres. Indiquer le montant pour forfait de déplacement au Canada et l essence afin de produire un rapport sur les taxes d accises. Le montant correspondant au covoiturage ne doit pas être ajouté dans la case «Quantité». Exemple : Sherbrooke Montréal 141 $ Quantité : 141 Onglet «Autres détails» : champs optionnels permettant d inscrire de l information complémentaire liée au document. Bouton «Note» : vous pouvez ajouter de l information sous le bouton «Note», si le champ «Description» du panneau principal ne suffit pas. Pour incorporer une note, sélectionner cliquer sur le bouton et procéder à la saisie des champs en jaune. S il y avait déjà une note cliquer le bouton insérer : l ensemble des champs devient alors disponible pour y inscrire la note. Une fois terminé, cliquer sur le bouton : «Enregistrer» : c est à ce moment que le numéro de note se génère. Plusieurs notes peuvent être insérées avec la même procédure. Action : On peut cliquer maintenant sur le bouton «Action» pour compléter la pièce afin qu elle poursuive son cheminement à travers le cycle du système. Cliquer sur le bouton «Compléter». Le bouton «Retour initial» permet de ramener la pièce à son état initial afin de permettre des modifications et aura pour effet de désengager la pièce à l UBR. Le bouton «Annulé» permet d annuler la pièce. Si on est l équivalent du requérant, on peut approuver la pièce à même cet écran afin que celle-ci poursuive son cheminement hiérarchique. Lorsqu on clique sur «Complété», la fenêtre suivante apparaît pour confirmer notre choix. À ce moment, on peut cocher une des cases pour envoyer une notification par courriel au requérant et à l approbateur au besoin, ce qui pourrait avoir comme effet d accélérer le processus d approbation. L espace «Commentaire» sera reproduit sur notre courriel. La case «Intervenant» permet également de choisir un intervenant à qui ont veut expédier un courriel. La case «courriel» permet d inscrire Le rapport de dépenses 10

directement l adresse de courriel de la personne à joindre. (Ex. : monsieur untel@usherbrooke.ca) Ceci peut être pratique si l on veut rejoindre la personne équivalente au niveau de la structure d approbation. Impression : Une fois la pièce complétée, on ferme la fenêtre et on clique sur le bouton «Formulaire» pour imprimer le formulaire du rapport de dépenses. L approbation requérant est faite par le requérant ou son équivalent ; l approbation hiérarchique est faite par les personnes désignées ; la vérification financière se fait par le Service des finances. Une journalisation se fait automatiquement lorsque ces étapes sont complétées. Le requérant peut refuser votre pièce pour un montant à changer, un CBS, un compte, etc. POUR CORRIGER LE RAPPORT DE DÉPENSES Dans le dossier «Comptes payables», (un clic de souris sur le «+» du dossier, permettra de l ouvrir), double-cliquer sur la «transaction des comptes payables», pour accéder à l écran multioccurrence. Si vous connaissez déjà votre n o de pièce, insérer votre numéro après avoir cliquer sur «critère de recherche» et lancer la recherche à l aide du bouton. Cliquer par la suite sur le bouton «Ouvrir» afin d accéder à l information. NOTE : Plusieurs critères peuvent être utilisés simultanément pour rechercher les informations désirées. Cliquer sur le bouton «Action». Cliquer ensuite sur le bouton «Retour initial» pour ramener la pièce à l état initial afin de permettre les modifications. Cela implique qu elle devra passer de nouveau par toutes les étapes d approbation avant le report au grand-livre. Le rapport de dépenses 11

Cliquer dans le champ à modifier et une fois complétées enregistrer vos modifications à l aide du bouton «enregistrer» de la barre d outils. Le rapport de dépenses 12