Gestour Distribution
Index _ 1 GESTION DES FOURNISSEURS... 3 1.1 La fiche fournisseur... 3 1.2 Interdiction fournisseur... 11 _ 2 GESTION DES FACTURES FOURNISSEURS (HORS BILLETTERIE)... 13 2.1 Le mono rapprochement (1 facture / 1 vente)... 13 2.2 Le multi rapprochement (1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs ventes)... 16 2.2.1 1 ère étape : Création de la pièce fournisseur... 16 2.2.2 2 ème étape : Rapprochement Achat(s) / Vente(s)... 18 2.3 Visualisation d un rapprochement depuis une commande client... 22 2.4 Comment consulter la commission / la marge sur une commande?... 23 2.5 Le paiement et le lettrage fournisseur... 24 2.5.1 Le mono paiement (1 facture / 1 paiement)... 24 2.5.2 Le multi paiement (1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs paiements)26 _ 3 GESTION DES FACTURES FOURNISSEUR BILLETTERIE... 30 3.1 Rapprochement billetterie (manuel)... 30 3.1.1 1 ère méthode : Rapprochement des titres, puis création de la facture fournisseur... 30 3.1.2 2 ème méthode : Création de la facture, puis rapprochement des titres33 3.1.3 Les divergences billetterie... 35 3.2 Rapprochement billetterie (automatique)... 36 3.3 Visualisation d un rapprochement billetterie... 36 3.4 Paiement et lettrage d une facture fournisseur billetterie... 37 _ 4 MODIFICATIONS D UNE FACTURE FOURNISSEUR... 37 4.1 Comment annuler un rapprochement?... 37 4.1.1 Annuler un rapprochement depuis une commande... 37 4.1.2 Annuler un rapprochement depuis la facture fournisseur... 39 4.2 Comment supprimer une facture fournisseur?... 40 4.3 Comment annuler un lettrage fournisseur?... 41 4.4 Comment supprimer un paiement fournisseur?... 42 _ 5 EDITIONS DE CONTROLE BACK OFFICE... 43 5.1 Synthèse des ventes non rapprochées... 43 5.2 Factures fournisseur à échéance... 45 5.3 Synthèse des factures non soldées... 47 5.4 Journal fournisseur... 49 5.5 Balance fournisseur... 50 Page 2 / 50
1 GESTION DES FOURNISSEURS La fiche fournisseur permet de gérer toutes les informations et les paramétres spécifiques pour chaque fournisseur. La fiche fournisseur se compose de 4 parties différentes : 1. La barre d icône 2. La zone d identification du fournisseur : nom et type de fournisseur 3. Le «suivi des modifications» : affiche la date et le nom de l agent ayant effectué la dernière modification 4. Les onglets et zone de sélection des clés de recherche fournisseurs 1.1 La fiche fournisseur La fiche fournisseur permet de créer un fournisseur. Les modifications se font également sur cette fiche. Fournisseur / Fournisseur 1 2 3 4 4 Page 3 / 50
Afin de créer un nouveau fournisseur, il faudra dans un premier temps compléter la zone «2» de la fiche fournisseur. 1. Compléter la zone 2 2. Cliquer sur le bouton Enregistrer 3. Toute une série d onglets apparait 4. Compléter la zone 4 5. Renseigner les différents onglet Libellé du champ Nom Usuel Code Nom complet Type fournisseur Description Saisir le nom du fournisseur. Cette zone sera également utilisée pour la recherche du fournisseur Code interne du fournisseur (facultatif) Saisir le nom du fournisseur comme il apparaîtra sur les différentes éditions fournisseur Par défaut le type fournisseur est «Firme» - actuellement non modifiable. CLIQUER SUR ENREGISTRER onglet général Compléter les différentes zones avec les coordonnées postales du fournisseur. Dans la zone «Pays», saisir le code ISO du pays de résidence du fournisseur (ex : FR France) ou utiliser la touche F4 pour ouvrir la liste des pays. Page 4 / 50
Libellé du champ Clés fournisseurs Description Pour sélectionner les clés fournisseurs à associer à celui-ci : cliquer sur le signe [+] placé devant «Clés fournisseurs disponibles». Choisir les clés souhaitées en double cliquant sur chacune d elles. Les clés attribuées au fournisseur se positionnent dans la zone «Clés fournisseurs sélectionnées». Pour désélectionner une clé à un fournisseur, faire l inverse. Il en existe 3 types : standard, vente et achat Profil fournisseur Fournisseur de référence Standard : C est le cas le plus courant, c'est-à-dire un fournisseur utilisé pour la vente et pour l achat Vente : Le fournisseur sera uniquement utilisable pour la vente (commande) et ne sera pas visible pour l achat (facture fournisseur) Achat : Le fournisseur sera uniquement utilisable pour les achats (facture fournisseur) et ne sera pas visible pour la vente (commande). Lorsque l on créé un fournisseur de vente, il faut obligatoirement créer un fournisseur d achat lié à celui-ci Compléter cette zone uniquement dans le cas des fournisseurs de vente ou d achat. Dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs d achat pour un fournisseur de vente : saisir, pour chaque fournisseur d achat, le nom du fournisseur de vente puis valider avec la touche F4. Dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs de vente pour un fournisseur d achat : saisir, pour chaque fournisseur de vente, le nom du fournisseur d achat puis valider avec la touche F4 onglet supplément Cet onglet est composé de 2 zones : une zone observation une zone données complémentaires (active si définie dans le dictionnaire) Page 5 / 50
onglet adresse Cette option permet de gérer plusieurs adresses pour le fournisseur Libellé du champ Créer un contact Modifier Supprimer Description Si les zones de saisies ne sont pas vides, cliquer sur Nettoyer avant de commencer la saisie. Compléter les zones : Codes, adresse, code postal, ville et pays, puis appuyer sur le bouton Ajouter. L adresse enregistrée apparaitra à gauche de l écran Cliquer dans la partie gauche de l écran sur une adresse référencée et ses données apparaitront dans la partie droite de l écran. Faites les modifications, puis valider en cliquant sur Modifier Cliquer dans la partie gauche de l écran sur une adresse référencée et ses données apparaitront dans la partie droite de l écran. Cliquer sur Retirer pour supprimer l adresse Page 6 / 50
onglet contacts Permet de gérer un répertoire «téléphonique» pour le fournisseur Libellé du champ Créer un contact Modifier Supprimer Description Si les zones de saisies ne sont pas vides, cliquer sur Nettoyer avant de commencer la saisie. Compléter les zones : type, nom et données et appuyer sur Ajouter. Le contact enregistré apparaît à gauche dans l écran et se trie en fonction du type défini lors de la saisie. Cliquer sur le contact dans la partie gauche de l écran pour faire apparaitre le détail du contact dans la partie droite de l écran. Faites les modifications nécessaires puis valider en cliquant sur Modifier Cliquer sur le contact dans la partie gauche de l écran pour faire apparaitre le détail du contact dans la partie droite de l écran. Cliquer sur le bouton Retirer pour supprimer le client. Page 7 / 50
onglet annulation Permet de paramétrer les conditions d annulation du fournisseur Libellé du champ Code Libellé Bornes de date Tableau Description Permet de donner un nom (ex : nom de la brochure) afin d identifier la correspondance des conditions d annulation saisie ensuite. Texte libre Permet de mettre une période de validité aux conditions d annulations (période de départ pour les dossiers Tourisme) Saisir les conditions d annulations du fournisseur Les boutons Enregistrer : enregistre les conditions d annulation Recherche : permet de rechercher les différentes conditions d annulation saisies sur le fournisseur Supprimer : supprime les conditions d annulations affichées Nouveau : permet de saisir de nouvelles conditions d annulation onglet hiérarchie Cet onglet est utilisé essentiellement pour les statistiques. Il est possible de créer une hiérarchie pour un fournisseur et de le rattacher à un fournisseur principal. Exemple : FRAM : fournisseur principal FRAM PAR : nouveau fournisseur que l on pourra rattacher à FRAM en le notant dans la case «nom de la hiérarchie» Page 8 / 50
onglet autorisations Permet de paramétrer les éléments d autorisations d utilisation du fournisseur Libellé du champ Description Par défaut toutes les agences sont autorisées à utiliser le fournisseur. Agence autorisée Pour spécifier des agences pouvant utiliser le fournisseur : Décocher la case «Toutes les agences» Cliquer sur le bouton de sélection des agences préenregistrées Sélectionner les agences autorisées (de la gauche vers la droite) Cliquer sur le bouton Valider Par défaut toutes les prestations sont autorisées à être saisie pour le fournisseur. Pour spécifier des prestations pouvant utiliser le fournisseur : Prestations autorisées Décocher la case «Toutes les prestations» Cliquer sur le bouton de sélection des prestations préenregistrées Sélectionner les prestations autorisées (de la gauche vers la droite) Cliquer sur le bouton Valider Pour chaque prestation sélectionnée, il est possible de définir : Le % de commission prévisionnelle (utilisé lors du rapprochement A/V et par le module synthèse marge pour définir une marge prévisionnelle) Cocher «com» si le % correspond à de la commission Cocher «taxe» si le % correspond à de la taxe Page 9 / 50
onglet comptabilité Permet de paramétrer des éléments de «facturation» lié au fournisseur Libellé du champ Echéance Mode de paiement (facultatif) Description Sélectionner l échéance de paiement du fournisseur. Le paramétrage de cette liste s effectue dans les Dictionnaires Sélectionner le mode de paiement par défaut du fournisseur puis remplir les zones obligatoires demandées. onglet réf externe Permet de paramétrer de multiples références externes. Libellé du champ Description Saisie d un code, indispensable pour le bon fonctionnement des MIR TO, MIR Résa et Théophile : Valeur MIR TO et MCTO : le code est fourni par le TO MIR RESA : saisir BSP THEOPHILE : saisir THEOPHILE Date minimale création? Date minimale départ? Il y a actuellement quatre types de références externes : MESSAGETO Type références externes WEBSERVICE HARP WINGS Valeur Permet d associer une valeur au type de référence externe Page 10 / 50
1.2 Interdiction fournisseur Le but de l interdiction fournisseur est d empêcher soit la vente de prestation, soit la saisie de factures fournisseurs, soit les deux, et ceci de manière définitive ou sur une période donnée. Fournisseur / Fournisseur 1. Se positionner sur une fiche fournisseur 2. Cliquer sur le bouton Action 3. Sélectionner la fonction Interdiction fournisseur 4. Compléter les informations 2 3 Libellé du champ Date de fin Définitive Raison Description Le fournisseur est mis en interdiction pour une période donnée. Dans ce cas saisir une date de fin et dès que cette période est passée, le fournisseur sera à nouveau autorisé L interdiction est définitive Sélectionner dans la liste déroulante un motif d interdiction fournisseur. Les motifs se paramètres dans le dictionnaire Vente Achat Complète Observations Choisir le type d interdiction : Vente : il n est plus possible de saisir des lignes de prestations sur une commande pour ce fournisseur. Par contre, il est toujours possible de saisir des factures pour ce fournisseur et de les régler Achat : ni facture, ni règlement ne pourront être enregistrés pour ce fournisseur, mais il sera toujours de l affecté sur une prestation depuis une commande Complète : regroupe les deux choix précédent Permet de saisir un commentaire quand à l interdiction du fournisseur Page 11 / 50
Quand un fournisseur est interdit, une couleur rouge apparait à différents endroits pour que visuellement le vendeur sache que le fournisseur ne peut être utilisé : Fiche fournisseur : zone de modification en rouge Recherche fournisseur : ligne rouge Fiche commande : le nom du fournisseur apparait en rouge. Page 12 / 50
2 GESTION DES FACTURES FOURNISSEURS (HORS BILLETTERIE) La gestion des factures fournisseurs (hors billetterie) consiste à : Enregistrer la facture fournisseur Rapprocher la facture fournisseur avec une vente client Payer et lettrer la facture fournisseur Selon le type de facture fournisseur, vous avez le choix entres différentes méthodes de saisies : Le mono rapprochement : 1 facture fournisseur / 1 vente client Le multi rapprochement : 1 ou plusieurs factures fournisseur / 1 ou plusieurs ventes client 2.1 Le mono rapprochement (1 facture / 1 vente) Le mono rapprochement consiste à rapprocher et enregistrer en une seule opération une facture fournisseur. Cette méthode est la plus souvent utilisée lors de la réception d une facture fournisseur de type Revente TO pour laquelle une seule prestation client correspond à la facture. Travaux / Commande 1. Ouvrir une commande 2. Sélectionner la ligne de prestation (ayant un fournisseur) à rapprocher 3. Puis cliquer sur le bouton Action 4. Sélectionner Acheter la vente sélectionnée Saisir les informations obligatoires concernant la facture fournisseur. Page 13 / 50
Libellé du champ Agence concernée Fournisseur Numéro pièce fournisseur Bouton Vérifier Référence du fournisseur Date facture Echéance Sens de la pièce Bon à payer Description L agence de connexion s affiche par défaut Le fournisseur est renseigné par défaut avec celui de la ligne de prestation sélectionnée depuis la commande Saisir le numéro de la facture ou de l avoir du fournisseur Permet de vérifier si le numéro de pièce a déjà été saisi Saisir le numéro du dossier de réservation du fournisseur (facultatif) Saisir la date de la facture du fournisseur Elle s affiche automatiquement en fonction du type d échéance paramétrée sur la fiche du fournisseur. Sinon cette zone peut être renseignée manuellement, ou peut rester vide Par défaut «Facture» est cochée. A modifier lorsqu il s agit de l enregistrement d un avoir fournisseur Est cochée par défaut. A décocher dans le cas où vous souhaitez ne pas régler le fournisseur immédiatement (litige par exemple). La comptabilité en sera ainsi avertie Montants Saisir les montants de la facture du fournisseur : Montant brut = saisir le montant de vente client Commission : selon la taxabilité paramétrée sur la prestation utilisée lors de la vente, la case commission taxable ou non est active Montant net = saisir le montant à régler au fournisseur Ou cliquer sur le bouton MAJ Montants CLIQUER SUR ENREGISTRER Page 14 / 50
1. Valider le message et le numéro de pièce fournisseur généré par Gestour apparait 2. Cliquer sur le bouton Quitter pour revenir à la commande 3. Puis cliquer sur le bouton Raffraichir de la commande pour visualiser la validation du rapprochement (pastille verte sur la ligne de prestation) Page 15 / 50
2.2 Le multi rapprochement (1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs ventes) Le multi rapprochement s effectue en deux étapes : La création de la pièce fournisseur Le rapprochement du ou des factures (achat) avec la ou les commandes (vente) Cette méthode est la plus souvent utilisée lors de la réception d une facture fournisseur de type Relevé pour laquelle plusieurs commandes correspondent (exemple : relevé de facture d un loueur de véhicule ou d un assureur). 2.2.1 1 ère étape : Création de la pièce fournisseur Fournisseur / Réception pièce fournisseur Page 16 / 50
Libellé du champ Agence concernée Fournisseur Numéro pièce fournisseur Bouton [Vérifier] Date facture Description L agence de connexion s affiche par défaut Saisir le fournisseur, valider avec la touche F4 Saisir le numéro de la facture ou de l avoir du fournisseur Permet de vérifier si le numéro de pièce a déjà été saisi Saisir la date de la facture du fournisseur Choisir le type de pièce dans le menu déroulant Type de pièce Date comptable Echéance Sens de la pièce Revente ou service : le plus souvent utilisé Billetterie : s il s agit d une facture de billetterie Sur commissionnement : s il s agit d une facture de sur commissionnement (pas de rapprochement à faire ensuite) Rétro cession de commission : pas de rapprochement à faire ensuite Saisir la date comptable de l enregistrement de la facture (en général, la date de la facture du fournisseur) Elle s affiche automatiquement en fonction du type d échéance paramétrée sur la fiche du fournisseur. Sinon cette zone peut être renseignée manuellement ou peut rester vide Par défaut «Facture» est cochée. A modifier lorsqu il s agit de l enregistrement d un avoir fournisseur Saisir les montants de la facture du fournisseur Montants Bon à payer Observation Montant brut = montant vendu au client Commission : saisir le montant de la commission figurant sur la facture du fournisseur Montant net = montant à régler au fournisseur (calculé automatiquement en fonction de la commission saisie) Est cochée par défaut Ces observations seront visibles lors de la consultation de la pièce fournisseur CLIQUER SUR ENREGISTRER Page 17 / 50
La pièce fournisseur s affiche avec le numéro interne (référence Gestour de la pièce) 2.2.2 2 ème étape : Rapprochement Achat(s) / Vente(s) 2.2.2.1 Procédure standard de rapprochement : 1. Afficher la pièce fournisseur 2. Cliquer sur le bouton RAPPRO A/V 2 Ecran d affichage pour le rapprochement Page 18 / 50
La ligne verte au bas de l écran correspond à la ligne de la facture fournisseur pour laquelle on souhaite effectuer le rapprochement. 3. Cliquer que le bouton Ventes Clients qui doit être actif pour tout rapprochement 4. Cliquer sur le bouton Filtre. La fenêtre permet de saisir des critères de recherches des ventes à rapprocher 3 5. Cliquer sur le bouton Ajouter pour valider les critères de recherche. Par défaut, le champ fournisseur est renseigné par le nom de celui de la pièce fournisseur 6. L ensemble des ventes non rapprochées apparaît Page 19 / 50
Cliquer et glisser les ventes souhaitées vers le bas de l écran (ligne verte) : Cliquer / glisser la ou les factures fournisseurs Tant que la ligne Solde non rapproché n est pas nulle (hormis la commission), le rapprochement ne peut être validé et le bouton Enregistrer reste grisé se référer au chapitre 2.2.2.2. Cliquer sur le bouton Equilibrer lorsque le solde correspond à la facture TO Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider le rapprochement Cliquer sur le bouton Quitter Une ligne de rapprochement apparaît sur la pièce fournisseur : Page 20 / 50
2.2.2.2 Les divergences 2.2.2.2.1 Divergences de Brut Dans le cas où le montant de la facture fournisseur est supérieur ou inférieur aux ventes sélectionnées, on procède à un rapprochement partiel de la facture du fournisseur. En sélectionnant la ligne de facture TO, le bas de l écran vous donne la possibilité soit : De saisir le montant souhaité, puis de valider avec le bouton Mettre à jour De mettre à jour le montant automatiquement en utilisant le bouton Equilibrer Une option Gestour permet de ne pas autoriser le rapprochement partiel d une facture fournisseur. 2.2.2.2.2 Rapprochement manuel Dans le cas d une divergence constatée, une rapprochement manuel est possible en cliquant sur le bouton Rappro Manuel. Une fenêtre de saisie de la régularisation s ouvre et permet de saisir la divergence constatée. Une fois validée, une ligne de rapprochement manuel apparaît sous la ligne verte de la facture fournisseur. 2.2.2.2.3 Rapprochement de la commission Pour valider la commission, il suffit de sélectionner l une des ventes (souvent la ligne de vente la plus importante est choisie), et de cliquer sur le bouton Equilibrer pour affecter la commission à la vente sélectionnée. En général, la commission est rapprochée globalement sur l une des ventes. Mais elle peut également être affectée ligne par ligne, en indiquant pour chacune, le montant de la commission souhaitée. 2.2.2.2.4 Rapprochement d une facture au net Pour rapprocher globalement la divergence (brut + commission), il suffit de sélectionner l une des lignes de vente (souvent la ligne de vente la plus importante est choisie), et de cliquer sur le bouton Equilibrer pour affecter la divergence à la vente sélectionnée. Dans ce cas, le montant équilibér passe en Marge et non en Commission! Page 21 / 50
2.3 Visualisation d un rapprochement depuis une commande client Ouvrir une commande rapprochée. Une pastille verte apparaît devant la référence du fournisseur : Page 22 / 50
2.4 Comment consulter la commission / la marge sur une commande? Travaux / Commande 1. Ouvrir une commande 2. Cliquer sur le bouton Rappro AV Une ligne verte indique que celle-ci est totalement rapprochée. Pour les prestations de type frais, les montants sont automatiquement affectés en marge. La dernière ligne (grise) totalise l ensemble des lignes. Page 23 / 50
2.5 Le paiement et le lettrage fournisseur Le paiement d une facture fournisseur peut se faire de deux manières, soit : Il s agit d un mono paiement : 1 facture / 1 paiement Il s agit d un multi paiement : 1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs paiements 2.5.1 Le mono paiement (1 facture / 1 paiement) Dans ce cas, le paiement et le lettrage peuvent être effectués depuis la pièce fournisseur. Fournisseur / Gestion pièce fournisseur 1. Ouvrir une pièce fournisseur 2. Cliquer sur le bouton Action 3. Sélectionner la fonction paiement fournisseur 3 4 4. Saisir le paiement fournisseur Page 24 / 50
Libellé du champ Numéro Agence Date comptable Fournisseur Sens Mouvement Montant Mode de paiement Banque Onglet Général Onglet Observation Onglet Coordonnées Description Le numéro du paiement fournisseur est attribué automatiquement à l enregistrement de celui-ci L agence de connexion s affiche par défaut Saisir la date comptable d enregistrement du paiement Le fournisseur de la pièce fournisseur d affiche par défaut Par défaut il s agit d un paiement. A adapter en fonction du sens du mouvement souhaité Le montant net de la pièce fournisseur s affiche par défaut Sélectionner dans la liste déroulante le mode de paiement souhaité Sélectionner dans le menu déroulant la banque souhaitée. En fonction des options choisies lors du paramétrage initial, la banque peut ne pas être obligatoire Renseigner les zones obligatoires demandées en fonction du mode de paiement Permet de saisir une observation concernant le paiement Permet de saisir des coordonnées fournisseurs différentes de sa fiche d origine CLIQUER SUR ENREGISTRER Page 25 / 50
Le lettrage entre le paiement et la pièce fournisseur s effectue automatiquement dès la validation du paiement 2.5.2 Le multi paiement (1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs paiements) Le multi paiement s effectue en deux étapes : Création du paiement fournisseur Lettrage du ou des paiements avec la ou les factures fournisseurs Page 26 / 50
2.5.2.1 1 ère étape : la création du paiement fournisseur Fournisseur / Paiement fournisseur Libellé du champ Numéro Agence Date comptable Fournisseur Sens Mouvement Montant Mode de paiement Banque Onglet Général Onglet Observation Onglet Coordonnées Description Le numéro du paiement fournisseur est attribué automatiquement à l enregistrement de celui-ci L agence de connexion s affiche par défaut Saisir la date comptable d enregistrement du paiement. Saisir le fournisseur et valider avec la touche [F4] Par défaut il s agit d un paiement. A adapter en fonction du sens du mouvement souhaité Saisir le montant du paiement Sélectionner dans la liste déroulante le mode de paiement souhaité Sélectionner dans la liste déroulante la banque souhaitée Renseigner les zones obligatoires demandées en fonction du mode de paiement Permet de saisir une observation concernant le paiement Permet de saisir des coordonnées fournisseurs différentes de sa fiche d origine CLIQUER SUR ENREGISTRER Page 27 / 50
2.5.2.2 2 ème étape : le lettrage fournisseur 1. Afficher le paiment fournisseur 2. Cliquer sur le bouton Lettrer 3. Un nouvel écran s affiche 2 La ligne verte au bas de l écran correspond à la ligne du paiement fournisseur depuis lequel on veut faire le lettrage. 4. Activer l option factures fournisseur 5. Cliquer sur le bouton Filtrer 6 8 Page 28 / 50
6. Saisir le nom du fournisseur souhaité 7. Valider avec la touche F4 8. Cliquer sur le bouton Valider Si le résultat du filtre ne correspond pas, cliquer à nouveau sur le bouton Filtrer et cocher Toutes les factures fournisseurs. 9. Cliquer / glisser les factures souhaitées sous le paiement fournisseur (ligne verte) 10. Cliquer sur le bouton Enregistrer Cliquer / glisser le ou les factures fournisseurs Aussi longtemps que la ligne Solde lettrage est apparente, le lettrage ne peut être validé. Le bouton Enregistrer reste grisé. Page 29 / 50
3 GESTION DES FACTURES FOURNISSEUR BILLETTERIE La gestion des factures fournisseur billetterie consiste à : Enregistrer la facture du fournisseur (BSP, SNCF ) Rapprocher la facture du fournisseur avec les titres vendus et présents dans Gestour Payer et lettrer la facture du fournisseur Le rapprochement des factures fournisseur billetterie peut se faire de plusieurs manières : Rapprochement du relevé billetterie, puis création de la facture fournisseur Création de la facture fournisseur, puis rapprochement des titres correspondants Rapprochement automatique, depuis les modules complémentaires «Rapprochement automatique BSP ou SNCF» (contacter votre commercial Gestour pour ces modules) 3.1 Rapprochement billetterie (manuel) 3.1.1 1 ère méthode : Rapprochement des titres, puis création de la facture fournisseur Cette méthode permet, depuis un seul écran, d effectuer à la fois le rapprochement des titres et la création de la facture correspondante. Fournisseur / Rapprochement billetterie Page 30 / 50
1. Sélectionner le Stock Titre à rapprocher 2. Saisir la période d émission des titres à rapprocher (Période pointage), selon la période du relevé correspondant 3. Cliquer sur le bouton Charger 3 2 1 Des codes de couleurs permettent de distinguer les billets suivants : Ligne noire : billet en émission Ligne verte : billet annulé Ligne rouge : billet remboursé Pour une meilleure lisibilité de la liste des billets à rapprocher, un tri est possible en cliquant sur l entête de chaque colonne. Exemple : cliquer sur la colonne Numéro pour trier les billets par numéro. Page 31 / 50
4. Cliquer sur le bouton Tout sélectionner afin de sélectionner tous les billets proposés en une seule opération, et de les affecter à la partie inférieure de l écran. 5. Cliquer sur le bouton Enregistrer 6 5 4 Une ligne Solde apparaît, en première ligne du tableau inférieur, et totalise les montants des titres sélectionnés : Montant brut / RTU+DE+MCO / Commission / TVA+Com / Montant Net 6. Cliquer sur le bouton Créer facture 7. Compléter les zones obligatoires 8. Cliquer sur le bouton Valider En cas de divergence dans les montants, se reporter au chapitre 3.1.3. Page 32 / 50
3.1.2 2 ème méthode : Création de la facture, puis rapprochement des titres Avec cette méthode, il faudra en premier lieu créer la pièce fournisseur puis effectuer le pointage des titres correspondants. Fournisseur / Réception pièce fournisseur 1. Saisir la facture fournisseur, comme indiqué au chapitre 2.2.1. ATTENTION : le type de pièce doit IMPERATIVEMENT être Billetterie. 2. Cliquer sur le bouton Enregistrer 3. La pièce fournisseur correspondant s affiche avec le numéro interne Page 33 / 50
4. Depuis la pièce fournisseur, cliquer sur le bouton Pointer titres 4 La ligne verte au bas de l écran correspond à la ligne de la facture fournisseur depuis laquelle on veut faire le rapprochement. 5. Faire le pointage des titres selon la méthode détaillée dans le précédent chapitre 3.1.1 o Soit sélectionner les titres individuellement o Soit en sélection globale «tout sélectionner» 6. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider le pointage 7. Une ligne de rapprochement apparaît sur la pièce fournisseur 7 Page 34 / 50
3.1.3 Les divergences billetterie 3.1.3.1 Modifier le montant des titres Il arive que le montant de titres sélectionnés ne correspondent pas au montant fcaturé par le fournisseur. Une modification du montant des titres est possible. 1. Cliquer sur le bouton Modifier Titres 2. Modifier les éléments souhaités dans les colonnes correspondantes 3. Valider les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer La saisie automatisée permet de modifier en une seule opération toutes les lignes de billets. Il suffira de cocher la ligne dont les valeurs sont à modifer, et de saisir la valeur souhaitée. 3.1.3.2 Divergences de solde Dans le cas où le solde calculé par la sélection des titres ne correspond pas à celui de la facture du fournisseur, il est possible de saisir manuellement un complément au solde. 1. Cliquer sur le bouton Forcer le solde 2. Saisir les éléments souhaités puis cliquer sur le bouton Valider Une ligne de rapprochement manuel apparaît au dessus de la ligne verte de la facture fournisseur. Page 35 / 50
3.1.3.3 Des titres ne correspondent pas à la facture Dans le cas où un ou plusieurs titres ne correspondent pas à la facture fournisseur, il suffit de les extraire de la sélection. Soit Cliquer / glisser la ligne de titre du bas vers le haut Soit Sélectionner le titre, puis cliquer sur le bouton Libérer 3.2 Rapprochement billetterie (automatique) Un module complémentaire de rapprochement automatique permet d effectuer le rapprochement billetterie par le traitement d un fichier informatique envoyé par BSP (ou la SNCF). L intégration du fichier permettra de comparer les données BSP (ou SNCF) à Gestour. Le résultat sera la création d une pièce fournisseur de manière automatisée. Le rapprochement est ainsi plus rapide si vous avez un volume important de billet. Se référer à la documentation : POINTAGE_AUTO_BSP ou SNCF. 3.3 Visualisation d un rapprochement billetterie La visualisation d un rapprochement billetterie se fait depuis la commande. Afficher la commande Une pastille verte apparait devant le ou les titre(s) rapproché(s) et ainsi que dans la synthèse financière Page 36 / 50
3.4 Paiement et lettrage d une facture fournisseur billetterie Le paiement d une facture fournisseur billetterie peut se faire de deux manières : Un mono paiement : 1 facture / 1 paiement Un multi paiement : 1 ou plusieurs factures / 1 ou plusieurs paiements La procédure est identique au paiement d un fournisseur hors billetterie. Se référer au chapitre 2.5. 4 MODIFICATIONS D UNE FACTURE FOURNISSEUR 4.1 Comment annuler un rapprochement? Il est possible d annuler le rapprochement d une facture fournisseur. Il existe deux méthodes d annulation. Annuler le rapprochement depuis la commande Annuler le rapprochement depuis la facture fournisseur L autorisation d annuler un rapprochement dépend du profil de l utilisateur. Contacter votre Gestionnaire. 4.1.1 Annuler un rapprochement depuis une commande 1. Afficher la commande 2. Cliquer sur le bouton Rappro AV 3. Sélectionner la ligne fournisseur dont le rapprochement est à annuler (ou à consulter) 4. Cliquer sur le bouton Détailler les Rappro AV Page 37 / 50
Le détail du rapprochement apparaît dans la partie inférieure de l écran. 5. Double cliquer sur la ligne du détail du rapprochement (partie inférieure) : En fonction du rapprochement effectué, différents onglets peuvent apparaîtrent : Pièces fournisseur : affiche le détail des factures fournisseurs rapprochées Ventes client : affiche le détail des ventes clients rapprochées Manuel : affiche le détail des rapprochements manuels 6. Cliquer sur le bouton Annuler Rapp Si l annulation du rapprochement s effectue dans la même journée que sa création, aucune écriture comptable ne sera générée. Dans le cas contraire, un message d alerte apparaitra et indiquera que ce rapprochement sera contre passé dans la comptabilité. Pour refaire le rapprochement, se référer aux chapitres 2 ou 3 (selon type de facture). Page 38 / 50
4.1.2 Annuler un rapprochement depuis la facture fournisseur 1. Afficher la facture fournisseur 2. Double cliquer sur la ligne de rapprochement de la facture pour voir le détail du rapprochement 2 En fonction du rapprochement effectué, différents onglets peuvent apparaîtrent : Pièces fournisseur : affiche le détail des factures fournisseurs rapprochées Ventes client : affiche le détail des ventes clients rapprochées Manuel : affiche le détail des rapprochements manuels 3. Cliquer sur le bouton Annuler Rapp Si l annulation du rapprochement s effectue dans la même journée que sa création, aucune écriture comptable ne sera générée. Dans le cas contraire un message d alerte apparaitra et indiquera que ce rapprochement sera contre passé dans la comptabilité. Pour refaire le rapprochement, se référer aux chapitres 2 ou 3 (selon type de facture). Page 39 / 50
4.2 Comment supprimer une facture fournisseur? La suppression d une pièce fournisseur n est possible que si celle-ci n est ni rapprochée, ni payée, ni lettrée, et surtout non transférée en comptabilité. 1. Afficher une facture fournisseur 2. Cliquer sur le bouton Action 3. Sélectionner l option Annuler la pièce L autorisation de supprimer une facture fournisseur dépend du profil de l utilisateur. ATTENTION : cette manipulation ne peut être effectuée que dans la même journée de création de la pièce fournisseur ou si celle-ci n a JAMAIS été rapprochée. Page 40 / 50
4.3 Comment annuler un lettrage fournisseur? Des conditions particulières sont appliquées si une lettrage fournisseur doit être annulé. Si le lettrage est déjà passé en comptabilité, une contre partie est automatiquement créée en comptabilité. 1. Afficher une facture fournisseur 2. Double cliquer sur la donnée de lettrage de la pièce fournisseur 3. Cliquer sur le bouton Supprimer 2 3 L autorisation d annuler un lettrage fournisseur dépend du profil de l utilisateur. Page 41 / 50
4.4 Comment supprimer un paiement fournisseur? La suppression d un paiement fournisseur n est possible que si celui-ci n est pas lettré et surtout non transféré en comptabilité. 1. Afficher un paiement fournisseur 2. Cliquer sur le bouton Supprimer 3. Cliquer sur Oui pour confirmer la suppression 2 3 Si le bouton Supprimer est grisé, c est que le paiement est toujours lettré. L autorisation de supprimer un paiement fournisseur dépend du profil de l utilisateur. Page 42 / 50
5 EDITIONS DE CONTROLE BACK OFFICE 5.1 Synthèse des ventes non rapprochées La synthèse des ventes non rapprochées permet, depuis un seul écran, la visualisation et le traitement des ventes non rapprochées. Fournisseur / Synthèse des ventes non rapprochées Libellé du champ Nouveau Rechercher Imprimer Quitter Description Permet de redéfinir de nouveaux critères de recherche Permet de lancer la recherche des ventes non rapprochées Permet d imprimer la liste des ventes non rapprochées Ferme la fenêtre Sélectionner le type de période de recherche : Sélection par date de Agence Fournisseur Prestation Facturé / Non facturé Facturation : sur les dates de factures clients Création : sur la date de création des commandes Départ : sur la date de départ de la commande Selon besoin, saisir la période de début et de fin de recherche L agence de connexion s affiche par défaut Permet de chercher les ventes non rapprochées pour un fournisseur donné, valider la saisie du fournisseur avec la touche F4 Permet de sélectionner une prestation spécifique Permet de chercher les ventes non rapprochées, facturées ou non aux clients. Par défaut les 2 cases sont cochées Page 43 / 50
1. Saisir les critères de recherche souhaités 2. Cliquer sur le bouton Rechercher Une ligne par fournisseur apparaît, correspondant au total cumulé sur la période 3. Double cliquer sur la ligne d un fournisseur pour avoir le détail par prestation des ventes non rapprochées 3 4. Double cliquer ou cliquer sur le bouton Zoom Commande pour afficher la commande correspondante à la vente sélectionnée Vous pouvez, depuis l écran commande, effectuer le rapprochement de la vente correspondante : se référer au chapitre 2.1. Page 44 / 50
5.2 Factures fournisseur à échéance La liste des factures fournisseurs à échéances correspond aux factures dont le règlement n est pas encore effectué. Cet écran permet de traiter massivement le lettrage et les paiements fournisseurs. Fournisseur / Liste des paiements à échéance Libellé du champ Charger Nettoyer Imprimer Quitter Agence Date d échéance Agence Fournisseur Pièces non échues Description Permet de lancer la recherche des pièces non réglées Permet de saisir de nouveaux critères de recherche Permet d imprimer la liste des factures à échéance Ferme la fenêtre L agence de connexion s affiche par défaut Saisir la période de recherche d échéance L agence de connexion s affiche par défaut Permet de chercher les ventes non rapprochées pour un fournisseur donné. Valider la saisie du fournisseur avec la touche F4 A cocher pour n obtenir que les pièces échues. Cette case n est pas cochée par défaut Page 45 / 50
Les onglets : Libellé du champ Pièces à échéances Retard échéances Pièces à problèmes Pièces non échues MFF non soldés Description Liste des factures fournisseurs non réglées et entrant dans la période de recherche Liste des factures fournisseurs non réglées n entrant pas dans la période de recherche Liste des factures fournisseurs non réglées dont la date d échéance est en ERREUR (non renseignée). Les lignes apparaissent en rouge Liste des factures fournisseurs n entrant pas dans la période de recherche dont le règlement est à venir Liste des règlements déjà saisis mais non lettrés avec une facture fournisseur 1. Faire glisser les pièces souhaitées dans la partie inférieure de l écran 2. Cliquer sur le bouton Générer paiement 3. Cliquer sur le bouton Valider 1 Page 46 / 50
Libellé du champ Mode de paiement Date comptable Banque Référence pièce Description Sélectionner dans la liste déroulante le mode de paiement fournisseur souhaité La date du jour s affiche par défaut En fonction du mode de paiement choisi, sélectionner la banque concernée Saisir la référence de la pièces (ex : numéro du chèque du paiement) Si plusieurs fournisseurs sont sélectionnés dans l écran de validation du paiement, un paiement par fournisseur sera créé. Particularité des modes de paiement dont la référence pièce doit être saisie (exemple CHQ) : les paiements ne peuvent être effectués que l un après l autre. Il faudra cocher seulement le paiement souhaité et décocher les autres. Dans le cas contraire, un message d erreur apparaît. 5.3 Synthèse des factures non soldées Cet écran permet d afficher une synthèse des factures fournisseurs non soldées, non réglées. Fournisseur / Synthèse des factures non soldées 1. Cliquer sur le bouton Afficher synthèse Libellé du champ Afficher synthèse Recalculer les soldes Quitter Agence Description Affiche la synthèse des factures non soldées Permet de recalculer les soldes Ferme la fenêtre L agence de connexion s affiche par défaut Une ligne par fournisseur est alors générée. Page 47 / 50
2. Double cliquer sur un fournisseur pour afficher le détail Les différents états affichés : Rapprochés : indique que la pièce correspondante est déjà rapprochée En cours : indique que la pièce fournisseur est créée mais n est pas encore rapprochée 3. Double cliquer sur une ligne pour obtenir le détail de celle-ci 2 3 Page 48 / 50
5.4 Journal fournisseur Le journal fournisseur permet d avoir un état reprenant l ensemble des pièces et règlements effectués sur une période. 1. Saisir la période de recherche 2. Cliquer sur le bouton Préparer Fournisseur / Journal fournisseur Page 49 / 50
5.5 Balance fournisseur La balance fournisseur est un état reprenant les débits / crédits et le solde par fournisseurs. Fournisseur / Balance fournisseur 1. Saisir la période de recherche et la devise de référence 2. Cliquer sur le bouton Visualiser Page 50 / 50