Déploiement SCTD Délégations de Gif-sur-Yvette et de Meudon Formation des Formateurs Jour 1 : Introduction et gestion du projet 15 septembre 2015 1
2 Ordre du jour 10h30 Introduction 10h45 12h Présentation SCTD Alain Dedenis Organisation globale du déploiement (Partie 1) David Champigneux 12h45 14h 15h30 16h Pause déjeuner Organisation globale du déploiement (Partie 2) David Champigneux Pause café Présentation de la logistique de déploiement David Champigneux
3 Sommaire A. Introduction A. Contexte & enjeux de la mise en place du SCTD B. Objectifs de la mise en place du SCTD B. Présentation du Service Central du Traitement de la Dépense (SCTD) A. Rattachement fonctionnel et hiérarchique du SCTD B. Synthèse des activités du SCTD C. Organisation & principales tâches du SCTD D. Périmètre d'intervention et volumétrie C. Organisation globale du déploiement A. Equipe projet B. Planning de déploiement par TSA C. Principes structurants D. Déploiement unités E. Assistance D. Présentation de la logistique de déploiement A. Constitution du kit de déploiement B. Présentation des outils de préparation C. Démonstration CORE
Introduction Contexte et enjeux de la mise en place du SCTD La mise en place d'un service central de traitement de la dépense représente un projet prioritaire pour l établissement, voté par le conseil d administration du CNRS : L occasion de poursuivre une démarche de modernisation engagée depuis 2005 (cf. le Protocole de modernisation) qui a notamment permis au CNRS : de généraliser une logique de contrôle a posteriori, de produire des comptes certifiés par des CAC, de systématiser le recours à la monétique, etc. Permet d anticiper et d accompagner les conséquences des contraintes budgétaires: redéployer les ressources sur des tâches à fort enjeux Une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées : au non déploiement de services facturiers, aux limites de la carte achat, à l hétérogénéité des pratiques entre DR, à la conservation et au classement des PJ, etc. 4
Introduction Objectifs de la mise en place du SCTD Objectif poursuivi : la dématérialisation sur l ensemble de la chaîne de la dépense (du marché jusqu aux états de synthèse) Mise en place d'un Service Central du Traitement de la Dépense ayant les missions suivantes : Centraliser le traitement des factures en un lieu unique Dématérialiser l ensemble des flux relatifs à la dépense Automatiser des contrôles a priori Automatiser la prise en charge des factures Conserver les factures en un lieu unique Harmoniser la base fournisseur (traitement central) La mise en place du SCTD ne remet pas en cause : La place du délégué et de la délégation régionale Les attributions de l ACS en tant que comptable assignataire de la dépense Le rôle des unités dans les décisions d achat, et les relations avec ses fournisseurs 5
6 Sommaire A. Introduction A. Contexte & enjeux de la mise en place du SCTD B. Objectifs de la mise en place du SCTD B. Présentation du Service Central du Traitement de la Dépense (SCTD) A. Rattachement fonctionnel et hiérarchique du SCTD B. Synthèse des activités du SCTD C. Organisation & principales tâches du SCTD D. Périmètre d'intervention et volumétrie C. Organisation globale du déploiement A. Equipe projet B. Planning de déploiement du TSA C. Principes structurants D. Déploiement unités E. Assistance A. Présentation de la logistique de déploiement A. Constitution du kit de déploiement B. Présentation des outils de préparation C. Démonstration CORE
Recette & recouvrement Service central de la paie Service central du traitement de la dépense Présentation SCTD Rattachement fonctionnel et hiérarchique du SCTD Le SCTD est sous la direction fonctionnelle et hiérarchique du directeur de la DCIF (Marie-Laure Inisan-Ehret) et son adjointe (Sandrine Loridan) "Audit conformité financière & comptable" Directeur DCIF Marie-Laure Inisan-Ehret Secrétariat Fonctions supports Suivi financier & qualité de l'information (DSFQI) S. Loridan-Torchy Traitement des données & des SI (DTDSI) A. Dedenis Systèmes comptables & communication financière Comptabilité budgétaire & analyse coûts MOA Finances Coordination MOA Maîtrise & qualité données Optimisation solutions informatiques Outils laboratoire Patrimoine Production information financière Contrôle interne Administration données Gestion référentiels chargement données Agents comptables secondaires Cellule Animation filière financière & comptable 7
Présentation SCTD Synthèse des activités du SCTD Les activités du SCTD sont réalisées sur le site dédié de Nancy et pilotées par un responsable de service et deux responsables de pôles Responsable du service SCTD Sandrine Loridan-Torchy, par interim puis Nicole Benoit (1 er novembre 2015) Responsable Pôle Traitement de la Dépense : Rosaria Donato Responsable Pôle pilotage : Sylvie Dupuis Cellule Facture - Dématérialisation des pièces papier et intégration des flux - Prise en charge des factures Cellule Tiers - Tenue des référentiels (tiers, fournisseurs, RIB, etc.) Cellule Pilotage - Veille réglementaire et juridique - Respect des règles et des procédures - Maîtrise des risques et contrôle interne - Restitutions et valorisation 8
Présentation SCTD Organisation du SCTD Organigramme 2015 Principes d organisation Directeur des comptes et de l'information financière du CNRS Marie-Laure Inisan-Ehret Plate-forme unique de traitement des factures : Chef du service SCTD Nicole Benoit (1 er novembre 2015) Responsable Pôle Traitement de la Dépense Rosaria Donato Responsable pôle Pilotage S. Dupuis Centralisation de la réception des factures au SCTD Traitement de la prise en charge des factures par grandes régions (TSA) Centralisation de la gestion base fournisseurs Région IDF Cellule Facture Région Grand Ouest Région Grand-Est Région Sud Cellule Tiers Cellule Pilotage Pilotage national de la qualité des opérations de la chaine de la dépense 9
Présentation SCTD Principales activités du Pôle Traitement de la Dépense Le Pôle Traitement de la Dépense est sous la responsabilité d'un Manager : Rosaria Donato Les principales activités du pole Traitement de la Dépense sont : Directeur des comptes et de l'information financière du CNRS Marie_Laure Inisan-Ehret Traitement du courrier Scan des factures Vidéocodage Interprétation automatique des données Chef du service SCTD Nicole Benoit (1 er novembre 2015) Responsable Pôle Traitement de la Dépense Rosaria Donato Responsable pôle Pilotage S. Dupuis Contrôle et prise en charge des factures Cellule Facture Cellule Tiers Cellule Pilotage Archivage des factures Création/ modification Tiers Région IDF Région Grand Ouest Région Grand-Est Région Sud 10
Présentation SCTD Principales activités du Pôle Pilotage Le pôle Pilotage est sous la responsabilité d'un Manager : Sylvie Dupuis Les principales activités du pôle Pilotage sont : Production de la documentation opérationnelle liée à la chaine de dépense (modes opératoires, notes, fiches techniques, etc.) Production & analyse des reportings (performance & qualité comptable) Préparation à la validation des plans de contrôles des ACS Synthèse & analyse des résultats des plans de contrôles ACS (recommandation & programme animation SFC) Région IDF Chef du service SCTD Nicole Benoit (1 er novembre 2015) Responsable Pôle Traitement de la Dépense Région Grand Ouest Directeur des comptes et de l'information financière du CNRS Marie_Laure Inisan-Ehret Rosaria Donato Cellule Facture Région Grand-Est Région Sud CelluleTiers Responsable pôle Pilotage S. Dupuis Cellule Pilotage 11
Présentation SCTD Périmètre d'intervention et volumétrie A court terme, le SCTD aura à : Dématérialiser 540 000 factures papier Factures hors périmètre SCTD Dépenses sans factures fournisseurs : Missions : frais agents, carte logée Vacations/Personnel Remboursement direct à agent Perte de change, frais bancaires Décisions de subventions, frais de changement de résidence, congés bonifiés Convention d accueil en délégation / détachement / chaires d excellence allocations enfants handicapés, décision CORAS Dépenses avec factures fournisseurs : Factures de médecins Restauration hébergée Opérations immobilières (marché de travaux, marché de maitrise d'œuvre) Factures de droit d auteur (avec AGESSA) Factures de dédouanement Factures droits & taxes à l importation Facture d avance Facture de pénalités de retard et de frais de recouvrement Inscriptions colloque Dépenses particulières : Facturation interne Factures carte achat Intégrer les flux liés aux relevés d opération de la monétique, soit 333 000 factures nativement dématérialisés (dont 38 000 factures de cartes d achats, 277 000 factures et 18 000 avoirs de carte logée) A traiter les factures dématérialisées fiscalement, pour lesquelles il n existe pas d exemplaire papier, mais uniquement un flux de données constituant l original fiscal de la facture A moyen terme, le SCTD aura à : Gérer les états de frais dématérialisés (plus de 150 000 états de frais) Assurer le stockage et l archivage légal de près d un million de pièces par an 12
Questions - Réponses 13
14 Sommaire A. Introduction A. Contexte & enjeux de la mise en place du SCTD B. Objectifs de la mise en place du SCTD B. Présentation du Service Central du Traitement de la Dépense (SCTD) A. Rattachement fonctionnel et hiérarchique du SCTD B. Synthèse des activités du SCTD C. Organisation & principales tâches du SCTD D. Périmètre d'intervention et volumétrie C. Organisation globale du déploiement A. Equipe projet B. Planning de déploiement de la DR4 C. Principes structurants du déploiement en unités D. Déploiement unités E. Assistance D. Présentation de la logistique de déploiement A. Constitution du kit de déploiement B. Présentation des outils de préparation C. Démonstration CORE
Organisation globale du déploiement Equipe projet Pilotage stratégique du projet - Arbitre les points critiques en COPIL - Co-anime les réunions de lancement de chaque DR Gestion opérationnelle du déploiement - Coordonne l'ensemble des unités à déployer - Anime les réunions de lancement pour chaque DR - Contrôle le déroulement des formations au niveau national - Contrôle les indicateurs de suivi et remonte les points critiques en COPIL Directeurs du projet Alain Dedenis / Sandrine Loridan-Torchy Chargé de mission déploiement David Champigneux puis Sophie Chevalier Interface Applicatif / DSI Thierry Robin (Responsable MOA) Equipe Production (SCTD) Rosaria Donato (Traitement de la Dépense) Validation de la mise en production finale des unités déployées Thierry Robin Equipe Déploiement Formateurs Animation des formations unités Assistance proximité Unités au démarrage En charge des évolutions applicatives Co- animation des formations formateurs 15
Organisation globale du déploiement Planning déploiement de la DR4 Stratégie de déploiement DR4 DR5 2015-2016 Septembre 2015 Octobre Novembre Décembre Janvier 2016 Février 15-16-17 Déploiement Formation formateurs DR4 et DR5 24/09 formations formations Call hebdo : Validation passage en production Formations Go/No Go Go/No Go Go/No Go Go/No Go Assistance & coordination au déploiement Go/No Go Go/No Go Légende Go Live / Kick Off Fin déploiement Formations unités 16
Organisation globale du déploiement Planning déploiement de la DR4 Objectif et planning call Go/NoGo Les call hebdomadaires «Go/NoGo» : se déroulent en vision conférence, sont animés par Sophie Chevalier et y participent les formateurs ayant conduit une session depuis le dernier call exemple : call du 8/10 avec les formateurs étant intervenus lors des sessions des 2 et 5/10. L objectif est de décider collégialement de la mise en production ou non des unités formées. C est enfin le lieu de faire remonter les éventuelles difficultés rencontrées. Planning prévisionnel complet, disponible sous CORE déploiement 17
Organisation globale du déploiement Principes structurants du déploiement en unités Organisation des formations Unités - La formation d'une unité dure 1 journée - Chaque formateur est mobilisable pour d autres DR - Aucune session n a lieu un mercredi - Il ne peut y avoir plus de 2 sessions sur la même journée - 12 stagiaires maximum par session dans une salle équipée de 6 postes connectés - Tous les membres d une unité sont dans la même session - Le délai de déploiement doit être conforme au planning - Les sessions de formations sont animées en binôme de formateurs (si possible Labo SFC) 18
Déjeuner 19
Organisation globale du déploiement Déploiement unité Les formations des unités sont réalisées sur 1 journée et présenteront les principaux points ci-dessous : A. Introduction B. Processus de la dépense B. Cas pratiques
Organisation globale du déploiement Déploiement unité En fin de formation, vous aurez des consignes à donner aux gestionnaires : - Tester les habilitations aux outils DMF à leur retour au bureau - Modifier l adresse de facturation dans GESLAB Ces actions sont nécessaires à la bascule en production de l unité. Vous devrez mettre à jour CORE au fur et à mesure des retours de la part des unités.
Organisation globale du déploiement Assistance L'assistance utilisateur est composée de deux niveau de criticité. Passé le premier niveau, l'interlocuteur sera la DSI ou le SCTD en fonction de la nature de la problématique Utilisateurs Support Liens BFC / DMF Assistance de proximité Assistance Niveau 1 Fonctionnel Technique Analyse de la demande Assistance DSI Assistance Niveau 2 22
Questions - Réponses 23
24 Sommaire A. Introduction A. Contexte & enjeux de la mise en place du SCTD B. Objectifs de la mise en place du SCTD B. Présentation du Service Central du Traitement de la Dépense (SCTD) A. Rattachement fonctionnel et hiérarchique du SCTD B. Synthèse des activités du SCTD C. Organisation & principales tâches du SCTD D. Périmètre d'intervention et volumétrie C. Organisation globale du déploiement A. Equipe projet B. Planning de déploiement du TSA C. Principes structurants D. Echange sur le planning prévisionnel E. Déploiement unités F. Assistance D. Présentation de la logistique de déploiement A. Constitution du kit de déploiement B. Présentation des outils de préparation C. Démonstration CORE
Présentation de la logistique de déploiement Constitution du Kit de déploiement Synthèse de la documentation mise à disposition des formateurs dans les phases de préparation et de déploiement : Liste des documents et dispositions pour préparer les formations : Fichier Excel de recensement Liste nominative des stagiaires par laboratoires et des formations par lieu / date / Formateur Fichier Excel de mise en production Check list de la préparation du déploiement et du déploiement Liste des supports à votre disposition pour réaliser les formations : Support de Formations Unités Environnement de formation pour les cas pratiques Modes opératoires DMF (outil de dématérialisation des factures) Lettre d'information à destination des fournisseurs locaux Fiches d'évaluation des formations 25
Présentation de la logistique de déploiement Présentation des outils de préparation Liste des documents et dispositions pour préparer les formations : Fichier Excel de recensement formations par lieu / date / Formateur : Liste nominative des stagiaires par laboratoires et des https://extra.corecloud.net/projets/s CTD- DEPL/SitePages/A ccueil.aspx Fichier Excel de mise en production : Check list de la préparation du déploiement et du déploiement cf. Démonstration CORE 26
Présentation de la logistique de déploiement Démonstration CORE Démonstration CORE https://extra.corecloud.net/projets/s CTD- DEPL/SitePages/A ccueil.aspx 27