Nomination et Rotation du Réviseur Marc Bihain Secretary-general IBR-IRE 17 janvier 2017
Agenda Introduction Procédure de nomination du commissaire Rotation externe Rotation interne Extraterritorialité Mesures transitoires 2
Introduction 3
Procédure de nomination du commissaire 4
Procédure de nomination du Commissaire dans les EIP Initiation de la procédure par l organe de gestion Rôle central du comité d audit Appel d offres obligatoire (sauf certaines hypothèses de renouvellement) Distinction entre Appel d offres privé Appel d offres public Législation sur les marchés publics Conseil d entreprise Décision par Assemblée générale 5
Rotation externe 6
Rotation externe Pour tous les mandats d audits: EIP et non-eip Maintien de la durée des mandats de commissaire à 3 ans Pour les mandats EIP (uniquement) Maximum 3 mandats consécutifs (9 ans maximum) Extension possible de 9 ans à 18 ans, si appel d offres public après le 3 e mandat Extension possible de 9 ans à 24 ans en cas de collège de commissaires Délai de viduité (cooling off) : 4 ans => de facto 2 mandats (= 6 ans) Extension exceptionnelle de 2 ans maximum en cas d accord du Collège Pour les mandats non-eip Pas de rotation externe obligatoire 7
Rotation externe: précisions sur la procédure d appel d offres public L appel d offre doit avoir un caractère public uniquement à l issue des 3 premiers mandats et le si le commissaire en place est invité à se représenter L appel d offres public n est pas d une offre soumise à la loi sur les marchés publics Le caractère «public» peut résulter par exemple de la publication sur le site internet de la société à contrôler du fait que le mandat de commissaire arrive à échéance. Cela n implique pas que le cahier des charges soit directement accessible par le biais de cette annonce, mais que tout réviseur peut marquer son intérêt et demander communication du cahier des charges 8
Rotation externe: précisions sur toutes les procédures d appel d offres Procédure de sélection sous la responsabilité du comité d audit Préparation d un dossier avec mention des critères de sélection Interdiction des clauses excluant les cabinets ayant une activité réduite dans les contrôles des EIP Interdiction de clauses contractuelles conclues avec un tiers ayant pour effet de restreindre le choix du commissaire de l EIP à certaines catégories ou listes de cabinets d'audit (applicable à partir du 17 juin 2017) Recommandation (en tenant compte des critères de sélection) du comité d audit au conseil d administration comportant au moins 2 choix possibles avec préférence motivée pour l un d entre eux => si renouvellement (y3-y6-y12-y15) simple recommandation Proposition du conseil d administration à l assemblée générale Si la proposition du conseil d administration diffère de la préférence du comité d audit, motivation nécessaire Intervention, le cas échéant, du Conseil d entreprise Décision par l AG des actionnaires L entité contrôlée doit être en mesure de démontrer (sur demande) au Collège que la procédure de sélection a été organisée de manière équitable 9
En résumé Appel d offre privé Si désignation d un premier commissaire Si le commissaire en place ne peut pas remettre une offre Si désignation d un 2 nd commissaire pour former un collège Appel d offre public Si nomination d un commissaire au terme du 3 ème mandat et que le commissaire en place est autorisé à remettre une offre Le caractère public est respecté si publication de l appel d offres sur le site web Législation sur les marchés publics Uniquement si la société contrôlée est soumise à cette législation 10
Présentation schématique du processus de nomination du commissaire Initiation de la procédure de nomination d un commissaire par le conseil d administration Supervision de la procédure de sélection par le comité d audit Si désignation d un nouveau commissaire - Appel d offres privé - Recommandation du Comité d audit - 2 choix possibles avec préférence motivée Si simple renouvellement (ex: Y3, Y6, Y12 ou Y15) - Recommandation du Comité d audit Si renouvellement après période de 9 ans - Appel d offres public - Recommandation du Comité d audit - 2 choix possibles avec préférence motivée Si après 9 ans, désignation d un nouveau commissaire pour former un collège - Appel d offres privé - Recommandation du Comité d audit - 2 choix possibles avec préférence motivée Décision du Conseil d administration de suivre ou non la recommandation du comité d audit Si le Conseil d administration s écarte de la recommandation du comité d audit => motivation nécessaire Si Conseil d entreprise Le conseil d administration transmet au Conseil d entreprise la recommandation du Comité d audit et les éléments essentiels à la procédure de sélection Si le conseil d administration s écarte de la recommandation du comité d audit => motivation nécessaire Si pas de conseil d entreprise, le dossier est directement transmis à l assemblée générale Délibération par le conseil d entreprises (double majorité représentants employeur et travailleurs) Décision de nomination du commissaire par l assemblée générale 11
Rotation externe = > présentation schématique (1) 0 1 er mandat 3 2 ème mandat 6 3 ème mandat 9 Désignation d un commissaire Appel d offres privé Renouvellement possible du commissaire en place Pas d appel d offres requis Simple recom. du Comité d audit Un changement de commissaire avec appel d offre privé est également possible (alors on repart à zéro) Renouvellement possible du commissaire en place Pas d appel d offres requis Simple recom. du Comité d audit Un changement de commissaire avec appel d offre privé est également possible (alors on repart à zéro) 3 hypothèses 1. Renouvellement du commissaire en place suite à un appel d offres public 2. Désignation d un nouveau commissaire (sans possibilité de renouvellement du commissaire en place) suite à un appel d offres privé 3. Renouvellement du commissaire en place avec adjonction d un nouveau commissaire afin de former un collège. Désignation de ce nouveau commissaire suite à une appel d offres privé 12
Rotation externe = > présentation schématique (2) si Renouvellement du commissaire en place 9 4 ème mandat 12 5 ème mandat 15 6 ème mandat 18 Renouvellement du commissaire en place suite à un appel d offre public Renouvellement possible du commissaire en place Pas d appel d offres requis Simple recom. du Comité d audit Un changement de commissaire avec appel d offre privé est également possible (alors on repart à zéro) Renouvellement possible du commissaire en place Pas d appel d offres requis Simple recom. du Comité d audit Un changement de commissaire avec appel d offre privé est également possible (alors on repart à zéro) Plus de renouvellement possible du commissaire en place Délai de viduité de 4 ans pour le commissaire en place (de facto 2 mandats) Désignation - Soit d un nouveau commissaire (appel d offres privé) - Soit d un collège de commissaires (= 2 nouveaux commissaires) suite à un appel d offre privé 13
Rotation externe = > présentation schématique (4) si Collège de commissaires 9 4 ème mandat 12 15 18 21 24 5 ème mandat 6 ème mandat 7 ème mandat 8 ème mandat Renouvellement du commissaire en place avec adjonction d un nouveau commissaire afin de former un collège. Désignation de ce nouveau commissaire suite à une appel d offres privé Renouvellement possible du collège de commissaires en place Pas d appel d offres requis Simple recom. du Comité d audit Idem Idem Idem Plus de renouvellement possible du 1 er commissaire en place Délai de viduité de 4 ans pour le 1 er commissaire en place (de facto 2 mandats) Possibilités - Soit désignation d un nouveau commissaire suite à un appel d offres privé - Soit renouvellement du 2 nd commissaire en place avec adjonction d un nouveau commissaire afin de former un collège. Désignation de ce nouveau commissaire suite à une appel d offres privé. Le nouveau collège peut être renouvelé pour 3 mandats (max 24 ans pour le 2 nd commissaire) - Soit désignation d un collège de commissaires (= 2 nouveaux commissaires) suite à un appel d offres privé 14
Rotation interne 15
Rotation interne pour les mandats EIP + les filiales importantes belges et étrangères d une EIP belge qui établit des comptes consolidés Selon l avant-projet de loi, un délai de rotation interne de 6 ans (comme déjà prévu actuellement en droit belge) du ou des représentants permanents du cabinet de révision sera maintenu en Belgique (7 ans maximum dans le RE). En cas de mandat exercé par une personne physique ou par un cabinet n ayant qu un réviseur habilité à le représenter, cette rotation interne équivaut à une rotation externe (après 6 ans). Délai de viduité de 3 ans (jusqu à présent 2 ans en Belgique). Mécanisme de rotation progressive pour les membres du personnel hiérarchiquement les plus élevés (au moins les réviseurs d entreprises qui participent à la mission de contrôle). Le mécanisme de rotation doit être adapté à la taille et à la complexité des activités du commissaire. Il se fait progressivement, sur base des personnes individuelles (il ne faut pas remplacer l équipe d audit dans son ensemble). 16
Extraterritorialité 17
Extraterritorialité Champ d application de la rotation externe pour les EIP Société mère EIP en dehors de l Union européenne EIP située dans l Union européenne Filiale située en dehors de l Union européenne Pas de rotation externe obligatoire Rotation externe obligatoire Pas de rotation externe obligatoire Les critères de rotation tels que prévus par les différentes législations doivent être respectés selon les règles locales dans chacun des pays de l UE, ce qui posera des problèmes, entre autres, dans les groupes bancaires et d assurance, car les filiales y sont qualifiées d EIP Filiale située dans l Union européenne Pas de rotation externe obligatoire sauf si la filiale est elle-même une EIP 18
Extraterritorialité a true European patchwork Mandatory audit firm rotation (as of September) 10Y + 10Y extension 10Y + extension unclear 9Y + 9Y (+15 joint audit) 10Y+10Y without extension foreseen for banks and/or insurance undertakings 10Y 10Y but limited duration for banks and/or insurance undertakings <10Y * 10Y + 6Y if no joint audit + 14Y when mandatory joint audit * Bulgaria 7, Italy 9, Portugal 8/9 This document is for general illustration purpose only
Mesures transitoires 20
Mesures transitoires Le Règlement est entré en vigueur le 16 juin 2014, mais est entré en application le 17 juin 2016. En ce qui concerne les mandats en cours au 17 juin 2016 : Mandats de 20 ans ou + au 16 juin 2014 C.-à-d. les mandats obtenus avant le 17 juin 1994 interdiction de renouveler le mandat de commissaire à partir du 17 juin 2020. Mandats entre 11 ans et 20 ans au 16 juin 2014 C.-à-d. les mandats obtenus entre le 17 juin 1994 et le 16 juin 2003 interdiction de renouveler le mandat de commissaire à partir du 17 juin 2023. Mandats depuis - de 11 ans au 16 juin 2014 C.-à-d. les mandats obtenus entre le 17 juin 2003 et le 16 juin 2014 : Régime normal : dès que le mandat dépasse 9 ans à l AG statutaire portant sur le premier exercice terminé après le 16 juin 2016, renouvellement possible uniquement par appel d offres public ou en adjoignant un autre commissaire (collège de commissaires). 21