CCTP LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES La ville d Arnage est située dans l agglmératin de Le Mans. Elle est membre de Le Mans Métrple (Cmmunauté Urbaine). L bjet de la cnsultatin cmprend la furniture, l installatin et la mise en rdre de marche d un système de gestin des Services de la cmmune mentinnés ci dessus. I) CONTENU ATTENDU Le lgiciel ressurces humaines devra bligatirement cmprter les mdules suivants : - Dssier de l agent - Paie - Planning - Gestin des carrières - Frmatin - Piltage RH Tus les mdules snt interdépendants. Si une infrmatin est mdifiée dans un mdule, elle est autmatiquement mdifiée dans les autres mdules dans laquelle elle est présente. II) FONCTIONNEMENT ATTENDU Le lgiciel ressurces humaines devra ffrir une présentatin ergnmique. L accès à l ensemble des mdules dit puvir se faire pur l ensemble des agents, pur un agent, pur une catégrie d agent, u à travers tut échantilln paramétré par l utilisateur. Il n est pas suhaitable en revanche que l accès aux mdules s effectue par exercice mais plutôt qu il y ait cntinuité entre chaque exercice. A) Dssier de l agent La slutin est rganisée autur du dssier de l agent créé lrs du recrutement. Il centralise tutes les dnnées relatives à l agent et sert de pint d appui à l ensemble des mdules. Chaque changement dans ce dssier alimente un histrique à la date réelle. Le dssier cmprend au minimum : - L état civil, la situatin familiale, la date de naissance des enfants, les crdnnées bancaires, le n SS, l adresse, le numér de téléphne, les diplômes, le permis, la mutuelle, l immatriculatin du véhicule, la puissance fiscale du véhicule, indicatin si SST. - La situatin administrative : statut, métier, échelle, grade, écheln, indices bruts et majrés, date d entrée fnctin publique, date d entrée cllectivité. - Le niveau de régime indemnitaire, et la u les natures de régime indemnitaire versées ; la nuvelle bnificatin indiciaire ; le drit u nn au SFT - La fractin de temps : temps cmplet, temps nn cmplet. - Les renseignements et paramètres nécessaires à l élabratin des paies : RIB et imputatin cmptable. - L histrique de carrière. - La fiche de pste. - Une phtgraphie. - Il dit être pssible d ajuter des rubriques à ce dssier. Le dssier de l agent est cnsultable de façn partagée et seln deux niveaux de drits : le dssier cmplet, accessible aux gestinnaires des RH, et le visu GRH accessible aux respnsables hiérarchiques. Le dssier de l agent se dévelppe autur de pages de synthèse qui ffrent une visin d ensemble aux gestinnaires des RH. Le dssier persnnel de l agent devra puvir être dématérialisé. Chaque agent devra puvir accéder à sn dssier persnnel. B) Mdule paie La slutin permet d effectuer tutes les pératins de calcul des paies des agents : titulaires u nn titulaires, élus, vacataires et emplis aidés. La paie est adssée au dssier des agents et à la gestin des carrières. Tus les éléments fixes récurrents participent à un prcessus de génératin autmatique des paies. Un tableau de brd de gestin des paies furnit aux pérateurs une visin d ensemble des pératins en curs et à effectuer. Ce tableau de brd est assrti de dates butirs et d alertes sur les tâches à réaliser. Avant clôture des pératins de paye, un util d analyse de chérence alerte sur tut écart à un prfil de référence u sur tute variatin imprtante du mntant d une rémunératin u d un ensemble de rémunératins.
La slutin intègre au minimum les éléments suivants : - Calcul du traitement brut indiciaire calculé à partir du dssier de l agent et du mdule planning. - Calcul de la nuvelle bnificatin indiciaire calculée à partir du dssier de l agent et du mdule planning. - Calcul du supplément familial calculé à partir du dssier de l agent et du mdule planning. - Calcul du régime indemnitaire calculé à partir du dssier de l agent et du mdule planning mais qui reste mdulable. - Calcul de la prime annuelle à partir du nmbre d heures effectuées et du dssier agent. - Calcul des avantages en nature saisis chaque mis et qui disparaissent autmatiquement le mis suivant u saisis par péride de référence. - Calcul du demi-traitement autmatiquement alimenté par le mdule planning. - Calcul des retenues pur grève autmatiquement alimentées par le mdule planning. - Calcul des impacts des avancements d écheln et de grade autmatiquement alimentés par le dssier agent, au prrata de la date réelle. - Astreintes : indemnités d explitatin et indemnités d interventin - Frais de missins : indemnités kilmétriques, indemnisatin frfaitaire pur repas, indemnisatin pur nuitée, rembursement de frais de rute. Ces éléments snt saisis chaque mis et disparaissent autmatiquement le mis suivant u snt saisis par péride de référence. - Calcul de la garantie individuelle du puvir d achat. Cet élément disparait autmatiquement le mis suivant. - Calcul autmatique des régularisatins sur rémunératins. Régularisatin par agent u grupe d agents. Prise en charge autmatique des régularisatins de charges sciales. - Calcul autmatique des indemnités jurnalières brutes à partir des indemnités jurnalières nettes. - Calcul des charges sciales. Editin des états péridiques, transmissin et/u télétransmissin aux rganismes sciaux, pur l ensemble des rganismes relevant du régime spécial et du régime général. - Persnnalisatin des bulletins de paie avec le lg de la Cmmune d Arnage. Pssibilité d intégrer un message cllectif u persnnalisé. Lisibilité du bulletin de paye : lecture en clair des éléments de rémunératin et charges sciales. Évlutin pssible vers la dématérialisatin des bulletins de paye. - Imputatin cmptable et ventilatin analytique de tus les éléments de paie (fixes et variables) en cnfrmité avec la ventilatin du dssier agent. Mandatement interfacé avec la cmptabilité. - Exprt des éléments de paie vers le lgiciel finances. - Calcul des états de fin d année : DADSU adaptable à de nuvelles nrmes - CNRACL IRCANTEC - Calcul des fiches individuelles d impsitin. - Prise en charge des prtcles d échanges avec le cmptable public et de virement des salaires (dématérialisatin des pératins de paie). C) Mdule planning La slutin dit permettre de paramétrer, créer, enregistrer, mdifier et supprimer les évènements suivants : - Emplis du temps - Heures effectuées par chaque agent. - Cngés annuels, ARTT, autrisatins d absence (incluant la gestin des drits) - Cngés pur maladie rdinaire, accidents de service, cngés de lngue maladie, cngés de lngue durée et temps partiels thérapeutiques. - Calcul du demi-traitement et répercussin autmatique en paie. - Cngés maternité, cngés pathlgiques et cngés paternité. - Sanctins disciplinaires. - Cntrats des agents nn-titulaires. - Grèves avec répercussin directe en paie. La slutin dit également permettre d éditer des histriques et des listings jurnaliers, hebdmadaires, mensuels et annuels de tus les évènements. Le décmpte peut s effectuer en jurs uvrés, en jurs calendaires u en heures. La péride de référence pur le calcul des drits peut être mensuelle u annuelle, fixe u glissante. Ce mdule permet de paramétrer des alertes pur chacun de ces évènements : - Maladie au-delà de 90 jurs - Passage à demi-traitement (avec distinctin en fnctin des drits) - Psitin administrative qui prend fin dans 3 mis - Sanctin disciplinaire qui prend fin dans 3 mis - Cntrat qui prend fin dans 8 jurs - Cngés nn utilisés au 31 décembre - Jurnée de slidarité nn psée au 1 er décembre Les absences peuvent se chevaucher. En cas de saisie d un chevauchement, le lgiciel alerte l pérateur autrisé et demande cnfirmatin. Pur les absences fndées sur un drit uvert (cngés annuel, ARTT, enfants malades ), le lgiciel calcule le slde dispnible sur une péride de référence. La gestin du mdule planning est interfacée avec la gestin des carrières et de la paye.
D) Mdule gestin des carrières. La gestin de carrières est rganisée autur de prcessus qui structurent le travail des pérateurs. Les prcessus snt : - Le recrutement. La slutin dit permettre : D enregistrer les candidatures spntanées et les candidatures sur ffre reçues par famille de cmpétences. De faire des requêtes à l intérieur de cette base De générer des répnses autmatisées pur les candidatures spntanées De dématérialiser la gestin des candidatures sur ffre en ajutant le CV et la lettre de mtivatin numérisés dans l espace d enregistrement. De générer la prcédure de recrutement : currier, liste de présence, cmmentaire détaillé sur la candidature - La nminatin. La slutin dit permettre : La créatin du dssier Un suivi de la cllecte des dcuments bligatires L émissin de la lettre d embauche La génératin de l agent dans le fichier visite médicale La génératin d un arrêté de nminatin u cntrat. - Le stage et la titularisatin. La slutin dit permettre : La gestin des échéances et alertes. Le suivi de l évaluatin Le suivi des frmatins statutaires bligatires La génératin d un arrêté de titularisatin u de prrgatin - L avancement d écheln. La slutin dit permettre : Le paramétrage et le calcul des échéances en fnctin des situatins statutaires La gestin des alertes La génératin de la liste des agents éligibles - L avancement de grade. La slutin dit permettre : Le paramétrage et le calcul des échéances en fnctin des situatins statutaires Le suivi des frmatins statutaires bligatires La génératin du tableau des agents éligibles à l avancement La génératin d un arrêté d avancement La génératin de la liste des agents éligibles. - La prmtin interne. La slutin dit permettre : Le paramétrage et le calcul des échéances en fnctin des situatins statutaires Le suivi des frmatins statutaires bligatires La génératin du tableau des agents éligibles à la prmtin interne La génératin d un arrêté de prmtin. - Le temps partiel. La slutin dit permettre : La gestin et le suivi des demandes La génératin autmatique des effets sur la carrière et la paye La génératin des curriers et arrêtés adéquats Le suivi des échéances et la génératin d alertes. - Les psitins administratives. La slutin dit permettre : Le suivi des demandes La génératin des effets sur la carrière et la paye La génératin des curriers et arrêtés, Le suivi des échéances et la génératin d alertes. - Suivi médical. La slutin dit permettre : La gestin des visites annuelles. Le déclenchement autmatiquement des alertes visites médicales en fnctin de la nature des fnctins des agents (ex : AMDA) et des reprises après accident u maladie de plus de 15 jurs. L identificatin de l aptitude de l agent sur un pste (apte, inapte, apte avec restrictin).
- Retraite. La slutin dit permettre : La génératin d alertes en fnctin des limites d âge La recnstitutin histrique de carrière Les calculs de rachats de ctisatins La génératin de curriers et arrêtés. - Mutatin. La slutin dit permettre : La génératin des curriers d accrds La génératin d arrêtés Le suivi des échéances et la génératin d alertes. - Médailles. La slutin dit permettre : Le paramétrage et calcul des échéances pur les différentes catégries de médailles du travail. - Fin de cntrat. La slutin dit permettre : Le suivi des échéances et la génératin d alertes. La génératin de certificats de travail. - Reprise d ancienneté à la nminatin. La slutin dit permettre : Le calcul autmatique du classement en fnctin de l ancienneté Les situatins individuelles au regard de la carrière snt cnslidées au sein d un tableau des emplis permanents, classés par filière, catégries, cadres d emplis et grades, et qui indique les pstes existants, purvus et vacants E) Mdule frmatin Le lgiciel devra intégrer la ntin d alertes évènementielles pur ptimiser les tâches des utilisateurs dans leur travail qutidien (évènements de gestin liés à une échéance tel que stagiairisatin, départ agent, muvement de carrière ). Le lgiciel devra permettre de cncevir le plan de frmatin et le budget frmatin, d enregistrer et de suivre les inscriptins aux frmatins. Le lgiciel devra cmprendre un cmpteur DIF, prfessinnalisatin et perfectinnement par agent alimenté par le dssier agent. Le lgiciel devra cmprendre un système de suivi et d alertes des habilitatins et permis. Le lgiciel permettra d éditer des rdres de missins en lien avec le dssier agent. F) Piltage RH Le lgiciel devra furnir au minimum : - Une pssibilité d exprt de l ensemble des dnnées (Wrd, Excel, PDF) - Un util de requête (de type tableau crisé dynamique) sur l ensemble des tables de la slutin cmprenant un ensemble de requêtes de référence. - Un util de représentatin graphique des dnnées. - Un util de cnstructin autmatisé de pyramides d âge - Un util de simulatin budgétaire par agent u au glbal avec exprt des éléments vers le lgiciel finances. - Un util de génératin de tableaux de brd de suivi de la masse salariale (prjectin annuelle et pluriannuelle de la masse salariale avec prise en cmpte des éléments individuels de carrière et simulatin des principaux paramètres). - Un util de génératin du bilan scial. G) Fnctinnalités transversales Gestin des arrêtés Le lgiciel dit permettre de générer de façn autmatique tus types d arrêtés en lien avec le dssier agent et les mdules (liaisn avec Wrd u Open ffice). Tus les prcessus intégrant des arrêtés divent cmprter un suivi avec alertes : de la ntificatin, des returs de ntificatin et de la transmissin au cntrôle de légalité. Les arrêtés divent puvir être mdifiables par les utilisateurs et mis en cnfrmité avec la charte graphique de la cllectivité. Dématérialisatin La slutin dit intégrer un prcessus de transmissin dématérialisée des actes au cntrôle de légalité et un prcessus de transmissin dématérialisée de l ensemble des éléments de paie.
III) CARACTERISTIQUES TECHNIQUES La slutin prpsée sera utilisée par envirn 6 utilisateurs cnnectés en réseau lcal. Une prestatin en mde ASP est acceptée. -Elle sera adaptée au serveur dnt vici les références : Nm : SRV2K8 Fnctin : Cntrôleur de dmaine unique fret ARNAGE-CA.LAN, serveur de fichiers et d impressin, lgiciel + base de dnnées gestin Mairie, serveur gestin antivirus NOD32 Dell Pweredge T610 Prcesseur : INTEL XEON X5550 Mémire : 8G Disque dur : Système : 2x146G SAS 15Ktpm en raid 1 matériel (100G d espace libre) Dnnées : 2x450G SAS 15Ktpm en raid 1 matériel (250 G d espace libre) OS Windws 2008 Serveur Std 64bits SP2 Sauvegarde : Backup exec, lecteur LTO3 Antivirus NOD32 v4 Serveur PROXY : Serveur sus linux Cents 5.5 Firewall Netfilter Prxy squid en mde transparent Certains pstes snt en bypass sur le prxy (le serveur SRV2K8 en fait partie) -Elle sera adaptée au parc infrmatique des utilisateurs cmpsé d rdinateurs individuels sus envirnnement Windws XP u Windws 2000. Les agents cmmunaux dispsent tus d un rdinateur individuel. -Le lgiciel sera de préférence interfaçable avec les autres applicatins utilisées par la cllectivité. L interface est requise avec le lgiciel retenu pur les Ressurces Financières - la slutin retenue présentera des utils de traitements de texte génériques (pssibilité de cpier/cller, Multi fenêtrage etc.) REPRISE DE L EXISTANT La reprise des dnnées antérieure est exigée. Les nuveaux lgiciels devrnt bligatirement récupérer la ttalité des dnnées existantes et rester cmpatible avec les lgiciels actuels. Le service travaille actuellement sur le lgiciel Milrd (éditeur : Segilg, langage de prgrammatin : SQL) PROTOCOLE D ECHANGE Le lgiciel respectera les prtcles d échanges standards en vigueur. DROITS UTILISATEURS Le lgiciel devra prévir différents niveaux d habilitatins pur permettre aux agents de renseigner certaines infrmatins (util de gestin partagée des cngés et absences), au service RH et aux respnsables de service de valider les prpsitins et de générer des répnses autmatiques d accrd u de refus. La slutin cmprtera une gestin des drits utilisateurs par mdule fnctinnel, en cnsultatin et/u actin, seln rganigramme hiérarchique et prfils utilisateurs. L interface de l utilisateur est persnnalisée en fnctin des drits qu il détient. VEILLE TECHNIQUE ET JURIDIQUE La prestatin cmprendra : - une assistance technique au démarrage - L assistance technique téléphnique cntinue du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 avec répnse immédiate et cnseiller persnnalisé. - La maintenance et la mise à jur réglementaire et évlutive du lgiciel
FORMATION La prestatin cmprendra La frmatin de 6 agents ressurces humaines et du respnsable infrmatique au démarrage et seln les évlutins du lgiciel ; Le prestataire prpsera un nmbre de jurs de frmatin nécessaires. Le furnisseur précisera dnc: - Le système d explitatin utilisé - Le langage de prgrammatin - L histrique des lgiciels : date de la première versin, date de la versin actuelle, évlutins successives et prévues, cmpatibilité avec les versins précédentes - Les mdalités d installatin - L articulatin avec traitement de texte: envirnnement Windws - les cnditins de maintenance - les cnditins de supprt technique - les cnditins de veille juridique