Traitement des acomptes A quoi sert le traitement des acomptes? Le traitement des acomptes permet, en quelques étapes, de fixer le montant de l acompte versé en cours de période, de sortir les états de règlements correspondants, et de constituer le fichier des virements (fichier standardisé à la norme interbancaire pour traitement des virements par la banque), le tout sans attendre la préparation de paie de la période en cours, traitement ayant souvent lieu en fin de mois. Détermination du montant de l acompte Il existe plusieurs façons de renseigner le montant d un acompte. Ce montant peut être fixé arbitrairement (d un commun accord entre l employeur et son salarié) pour les seuls salariés demandeurs. Il peut s agir d un montant fixe identique pour tous les salariés, ou enfin, d un montant calculé à partir d un élément du précédent bulletin de paie d un salarié. Saisie d un montant propre à chaque salarié Vous êtes dans le cas où l employeur accepte de verser un acompte à la demande. Le montant est fixé en accord avec le salarié, mais ne répond à aucune logique de calcul. Il vous faut, dans ce cas, préciser le montant personnel de l acompte versé à chaque salarié demandeur. Il existe deux possibilités pour renseigner cet acompte : Par la saisie du montant par le programmateur : Au menu sélectionnez Paie Traitements collectifs Saisie des éléments de paie : vous accédez au tableau présentant la liste des salariés. Pégase 3 - Traitement des acomptes 1
Il faut ajouter une rubrique (par un clic droit), en principe la rubrique 9300 Formule ACOMP. En colonne de saisie, sélectionner : Montant salarial. Puis cliquer sur Terminer. Saisir dans cette nouvelle colonne, le montant spécifique à verser à chaque salarié. Lorsque votre saisie est terminée, cliquer sur le bouton : Exporter vers le programmateur. Attention : ne pas omettre de renseigner la zone : date de valeur et de confirmer en cliquant sur : Exporter. Les bulletins créés reprendront les éléments exportés pour la période correspondante à cette date de valeur. Méfiez-vous : les acomptes non datés ne seront pas traités. Par la saisie dans le bulletin des salariés Indiquer, salarié par salarié, dans le montant salarial de la rubrique d acompte (en principe la rubrique 9300 Formule ACOMP), le montant versé. L acompte est un montant fixe identique pour chaque salarié L employeur accorde une prime exceptionnelle à tout ou partie de ses salariés. Il décide de verser une partie de cette prime sous forme d acompte en milieu de mois. Le montant de cet acompte est le même pour tous les salariés. Il convient de lancer le traitement de Génération des acomptes (accès depuis le menu Paie Gestion des acomptes Génération des acomptes). A Renseigner les bornes des salariés à traiter : Sélectionnez le ou les salariés qui bénéficient de cet acompte. Remarque : sur cette première page, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Rubriques d acomptes afin de vérifier quelles sont les rubriques qui peuvent être associées au traitement des acomptes. Attention : si parmi les salariés sélectionnés, certains d entre eux n ont pas la rubrique d acompte présente dans leur préparation de paie, celle-ci sera insérée automatiquement dès lors que vous confirmerez la génération des acomptes. Pégase 3 - Traitement des acomptes 2
B Choix de la rubrique. Si vous avez plusieurs rubriques d acomptes dans votre plan de paie (fichier des rubriques), choisissez celle qui figurera sur le bulletin de salaire. Remarque : Si vous ne possédez qu une seule rubrique d acompte dans votre plan de paie, la page 2/5 ne s affiche pas. Vous passez directement au paragraphe C suivant. C Saisie du montant de l acompte. Après avoir coché la proposition Fixe, précisez le montant unique de l acompte versé aux salariés (dans notre exemple : 150.00). La date de renseignement de l acompte, en bas de l écran, est obligatoire. D Saisie d un commentaire Dans la page suivante, vous avez la possibilité de rajouter un commentaire. Ce commentaire sera imprimé sur le bulletin, mais ne sera pas présent dans le fichier de virement. E Confirmation avant traitement Cette cinquième page vous permettra de vérifier tous vos critères de sélection avant le lancement du traitement. Pour confirmer votre choix, cliquez sur le bouton Terminer Remarque : une barre de progression s affiche au bas de cette page, en fonction du déroulement du traitement. Pégase 3 - Traitement des acomptes 3
L acompte est un montant calculé à partir d un élément du bulletin précédent A Renseigner les bornes des salariés à traiter : Votre société verse régulièrement des acomptes tous les mois, aux mêmes salariés. Le montant de cet acompte n est pas déterminé au hasard, mais correspond à tout ou partie d un élément figurant sur le précédent bulletin du salarié. Exemple : Il est convenu que chaque salarié reçoive en acompte le 15 du mois, la moitié du net imposable perçu le mois précédent. Cette disposition sera rapidement calculée par le module de Génération des acomptes (accès depuis le menu Paie Gestion des acomptes Génération des acomptes). Sélectionnez le ou les salariés qui bénéficient de cet acompte. Remarque : sur cette première page, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Rubriques d acomptes afin de vérifier quelles sont les rubriques qui peuvent être associées au traitement des acomptes. Attention : si parmi les salariés sélectionnés, certains d entre eux n ont pas la rubrique d acompte présente dans leur préparation de paie, celle-ci sera insérée automatiquement dès lors que vous confirmerez la génération des acomptes. B Choix de la rubrique. Si vous avez plusieurs rubriques d acomptes dans votre plan de paie (fichier des rubriques), choisissez celle qui figurera sur le bulletin de salaire. Pégase 3 - Traitement des acomptes 4
Remarque : Si vous ne possédez qu une seule rubrique d acompte dans votre plan de paie, cette page 2/5 ne s affiche pas. Vous passez directement au paragraphe C suivant. C Saisie du montant de l acompte. Après avoir coché la proposition Proportionnel aux rubriques sélectionnées ci-dessous, précisez le pourcentage et les rubriques concernées. Dans notre exemple, nous prévoyons de verser en acompte, 50 % du montant de la rubrique 8500 Total imposable du bulletin précédent. La date de renseignement de l acompte, en bas de l écran est obligatoire. D Saisie d un commentaire Dans la page suivante, vous avez la possibilité de rajouter un commentaire. Ce commentaire sera imprimé sur le bulletin, mais ne sera pas présent dans le fichier de virement. E Confirmation avant traitement Cette cinquième page vous permettra de vérifier tous vos critères de sélection avant le lancement du traitement. Pour confirmer votre choix, cliquez sur le bouton Terminer Pégase 3 - Traitement des acomptes 5
Remarque : une barre de progression s affiche au bas de cette page, en fonction du déroulement du traitement. L état des règlements d acomptes L état des règlement d acompte est en fait un état des différents versements d acompte effectué au cours de la période, très proche de l état des règlement habituel que l on édite en fin de mois, mais dont les montants déclarés ne proviennent plus des nets à payer des bulletins de paie, mais des montants de règlement d acompte (valeurs récupérées dans le montant salarial de la rubrique d acompte quelque soit la façon dont cette valeur aura été renseignée : saisie manuelle ou génération d acompte avec montant fixe ou montant calculé d après les éléments du bulletin de paie précédent). Pour obtenir cet état, veuillez sélectionner depuis le menu Paie : Gestion des acomptes Etat des règlements d acompte Ce module présente, quelques fonctionnalités complémentaires que celui de l état des règlements classique. Les montants imprimés sont issus : Des rubriques d acompte que vous pouvez, à présent,sélectionner. Elles correspondent aux rubriques que vous avez pu associer aux traitement des acomptes, dans le bouton Rubriques d acomptes du menu : Génération d acomptes. D une sélection Origine des acomptes à traiter permet de choisir : - Programmateur et bulletins : reprend les éléments issus du programmateur et/ou des bulletins déjà existants. Pégase 3 - Traitement des acomptes 6
- Programmateur seulement : reprend les éléments issus du programmateur seul. - Bulletins seulement : ne tient compte que des rubriques présentes dans les bulletins déjà validés. Des rubriques d acompte présentes dans le programmateur (attention : seuls les éléments du programmateur dont la date correspond à la période sont traités, les éléments sans date sont ignorés). Les montants des acomptes sont affectés à : Si le salarié ne possède qu un seul mode de règlement en Gestion Salariés page Règlements, c est ce mode de règlement qui reçoit l acompte. S il possède plusieurs mode de règlements, c est le mode avec Règlement acompte de coché qui reçoit l acompte. Et, si aucun des règlements n est coché comme règlement d acompte, c est le mode qui paie le solde qui reçoit l acompte. Liste des états L utilisateur peut sélectionner l état qu il souhaite imprimer : état des règlements standard état personnalisé Bornes de traitement L utilisateur peut sélectionner des bornes de traitement aux niveaux société, établissement, et salarié. Mode de sélection L état des règlements peut être effectué : De date à date. Dans le cas d acomptes versés à la semaine, il sera ainsi possible de sélectionner les acomptes versés au cours d une seule semaine. De période à période Note : la fonction Depuis le dernier paiement OK n est pas disponible dans l état des règlements d acompte, car le versement de l acompte n est pas lié au paiement du bulletin. Lorsqu on verse un acompte, il est évident que le bulletin n a pu subir la fonctionnalité Paiement OK. Monnaie Ordre de tri Options La monnaie par défaut est la monnaie de la société courante, mais l utilisateur peut la modifier s il le souhaite. Les états imprimés dans une autre monnaie que la monnaie de la société courante, sont imprimés à titre indicatif, et n'ont pas de valeur officielle. L état des règlements peut être trié par : Modes de paiement (Chèque, espèce, virements, ) Banques Selon vos besoins, vous pouvez sélectionner l une des options d impression suivantes (par défaut, ces options sont toutes sélectionnées) : Total par société Pégase 3 - Traitement des acomptes 7
Total par établissement Saut de page par mode de paiement ou par banque. Virements des acomptes Ce module permet de concevoir un fichier respectant la norme standardisée interbancaire et comprenant l ensemble des acomptes versés sous forme de virements. Quelque soit le mode de transmission de ce fichier à votre banque (envoi d une disquette par courrier, télétransmission, ), la banque réceptionnera la liste des virements à effectuer et pourra les traiter immédiatement et sans erreur, son travail de saisie étant supprimé. Ce traitement est accessible depuis le menu Paie : Gestion des acomptes Etat des règlements d acompte. Choix des sociétés Sélectionnez les bornes des salariés à traiter L utilisateur ne peut sélectionner qu une seule société, à l intérieur de laquelle il peut sélectionner des établissements et des salariés. L option Origine des acomptes à traiter, déjà présente dans l écran : Etat des règlements d acompte, permet de retrouver le tri selon : - Programmateur et bulletins. - Programmateur seulement. - Bulletin seulement. Remarque : Version Gardiens d immeuble Pour cette version uniquement, il est possible de sélectionner plusieurs société. Par contre, il n est pas possible dans ce cas, de sélectionner des établissements et des salariés. Pégase 3 - Traitement des acomptes 8
L écran suivant Assistant de création du fichier de virements des acomptes, permet le choix des rubriques : Choix de la banque Vous pouvez sélectionner la ou les rubriques souhaitées pour le virement d acompte. Si des banques sont paramétrées dans la gestion des sociétés, sélectionner la banque à traiter dans la liste. Le nom et le chemin du fichier de virements peuvent être modifiés par clic gauche sur le bouton Modifier. Pégase 3 - Traitement des acomptes 9
Remarque : Version Gardiens d immeuble Il faut renseigner la domiciliation bancaire, ainsi que le numéro de compte et le numéro d émetteur. Lors du passage à la page suivante, l assistant demande l enregistrement des informations bancaires pour les virements multi-sociétés. Ces informations seront reprises pour les prochains virements si elles ont été enregistrées. Virements à traiter Type de traitement Le type de traitement peut être effectué : De date à date De période à période Date d exécution La date d exécution est la date à laquelle les paiements seront effectués. Si la banque reçoit le fichier après cette date, les virements seront traités à réception du fichier. Dans le cas inverse, la banque attendra la date d exécution pour effectuer les opérations de virement. Monnaie La monnaie par défaut est la monnaie de la société courante, mais l utilisateur peut la modifier s il le souhaite. Lorsque votre paramétrage est correct, cliquez sur le bouton Terminer. Remarque : une barre de progression s affiche au bas de cette page, en fonction du déroulement du traitement. Lorsque ce dernier est terminé, un message affiche le nombre de virements pratiqués ainsi que le montant global des versements, vous autorisant ainsi, un dernier contrôle avant envoi du fichier à votre établissement bancaire. Vous pouvez alors demander une impression de contrôle de l état des virements. Pégase 3 - Traitement des acomptes 10