Notes de frais Synopsis : Les dépenses professionnelles de déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration, etc, nécessitent d'être traitées par le service RH, dans le cas où elles ont été à la charge du salarié. Il est parfois difficile de s'occuper de toute la paperasse correspondante, mais il est désormais possible de tout regrouper sous le module Notes de frais, qui pourra être relié à votre comptabilité et/ou directement à votre banque, via un connecteur. Ses principaux atouts sont : - La notification par email des demandes de remboursement au manager - L'analyse des dépenses par client et par projet - L'exportation des données vers votre comptabilité - La dématérialisation des documents papiers (justificatifs, etc) - La gestion des règles et contraintes liées aux notes de frais 1
Différentes capacités du module Notes de frais : - Répartition des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant, etc). - Saisies multidevises avec l'application automatique des taux de change. - Imputation des frais par comptes projets, clients ou activités. - Le manager est notifié automatiquement et immédiatement des demandes par email, il peut les valider ou les refuser. - Calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature. - Gestion des frais réels, plafonds, forfaits et frais kilométriques. - Déclenchement automatique du processus de remboursement en cas de validation de la demande. - Création de synthèses et tableaux de bord sur les frais par nature et par période, la TVA récupérable, etc. - Exportation de données en un clic vers la comptabilité. - Scan des justificatifs depuis un smartphone Répartition des dépenses en fonction de leur nature 2
Les Avantages du module Notes de frais : Pour le collaborateur - La saisie et l'enregistrement des notes de frais et des justificatifs se font en ligne avec répartition des dépenses effectuées par nature (transport, hébergements, repas, etc). - Il est possible d'ajouter un justificatif global ou par dépense à la note de frais. - Le calcul des frais à rembourser se fait automatiquement. - La demande est notifiée automatiquement par email au manager. - Le collaborateur peut consulter à tout moment l'historique des notes de frais et le suivi du circuit de validation. - Le collaborateur peut scanner les justificatifs et en saisir le détail depuis son mobile. - Il peut également suivre en temps réel l'état de traitement de sa note de frais. Pour le manager - Le manager a la possibilité de valider ou refuser les demandes de remboursement avec une option d'ajout d'un commentaire. La décision est par la suite notifiée par email aux salariés concernés. - Il peut également consulter l'historique des notes de frais des collaborateurs, l'analyse et la consultation des frais peut se faire par période de traitement, par catégorie des dépenses, par collaborateur ou par axe d'analyse (client, projet, etc). Il peut également déléguer de façon ponctuelle ou permanente la validation des demandes de notes de frais en cas d'absence. - Le module Notes de frais permet un contrôle très strict des règles françaises (par exemple, la gestion des invités ou des indemnités kilométriques). Les dépenses saisies sont contrôlées automatiquement sur la base des règles prédéfinies (comme l'interdiction de saisir deux restaurants différents le même midi). - Le manager peut également consulter à tout moment les synthèses, états et tableaux de bord. 3
Pour l'administrateur - Le module Notes de frais permet d'accélérer et de simplifier la gestion des remboursements de frais et de responsabiliser les collaborateurs dans la saisie de leurs dépenses. - Le responsable pourra définir des modalités de remboursements selon la nature : Barème kilométrique Frais réels Frais réels plafonnés Forfaits Et une limitation des abus et des erreurs grâce à : Une gestion des alertes en cas de dépassement du plafond autorisé Une gestion des plafonds communs Une gestion des règles de contrôle de cohérence des saisies - Il a la possibilité de gérer les invités internes et externes pour les repas. - Il calcule automatiquement la TVA récupérable avec l'application directe du bon taux et, en option, le nombre de titres restaurant à commander. - Il dispose d'une saisie multidevises avec l'application d'un taux de change, mis à jour quotidiennement, ainsi que la gestion de plusieurs types de notes de frais (Union Européenne, hors Union Européenne, etc), la gestion de la loi Bertrand (loi sur la transparence santé) et la gestion des avances sur frais. Le module Notes de frais permet aussi de refacturer les clients ou sociétés tierces et de faire un suivi de l'évolution des dépenses par société, service, période, nature, équipe ou collaborateur. On peut également le retrouver dans le pack de législation Bilan Social, composé des modules : socle SIRH gratuit, Notes de frais, Rémunération, Temps & Activités, Congés & Absences, Formation & e-learning et BI/ Indicateurs RH. Le bilan social doit être établi chaque année par les entreprises de plus de 250 salariés, il permet d'avoir une vision globale de la santé sociale de l'entreprise. 4
Une solution simple et efficace : Pour vous accompagner au mieux, MonPortailRH vous propose un socle SIRH gratuit qui vous permet de ne plus avoir à gérer vos ressources humaines à travers une feuille de calcul: Le socle SIRH gratuit comprend: 1. Une base de données sécurisée RH des salariés 2. Un annuaire d'entreprises et des organigrammes 3. Une gestion intelligente des CV et des compétences 4. Une dématérialisation des documents RH 5. Une édition automatique du registre du personnel 6. Un outil d'extraction et reporting RH 7. Une base de données économique et sociale 8. Une gestion des visites médicales 9. Un accès à une communauté d'experts et partenaires techniques et métiers 10. Un accès à un catalogue de formations gratuites Les services supplémentaires : - Pack d experts : Accès à un pack d experts pour faire appel à leurs services depuis le socle SIRH gratuit. - Team metrics : Accès à un questionnaire de satisfaction en interne afin de mesurer votre climat social et le bien être de vos employés - Catalogues de formations : Accès à des catalogues de formations gratuites ainsi qu à des trainings labs. Pour installer le module Notes de frais, vous devrez suivre plusieurs étapes : Il faut d abord procéder à l'enregistrement de votre société et de vos collaborateurs (nom, prénom, email, etc). Puis définir, si besoin, les différentes structures de comptes d'imputation. Enfin, vous devez définir les profils et droits d'accès des collaborateurs et des managers pour qu'ils puissent gérer les futures demandes. Vous pouvez continuer à personnaliser votre SIRH grâce à une large gamme de modules personnalisables selon vos besoins. * - Se reporter aux conditions générales de vente 5