Evaluer et contråler vos fournisseurs

Les JournÄes QualitÄ SÄcuritÄ Environnement Evaluer et contråler vos fournisseurs Date : 08 avril 2008 Bureau Veritas 53-55 rue Crozatier 75578 PARIS Cedex 12 TÄl : 01 58 51 58 00 / Fax : 01 58 51 58 37 www.bureauveritas.fr

SOMMAIRE Contexte et objectif MÄthodologie : principe d Älaboration de É grilles d Ävaluation fournisseurs Ñ Exemple de grilles d Ävaluation (2 cas) Questions / observations 2

1- Contexte et objectif

1 Contexte et objectif Contexte : Norme ISO 9001, Ö7.4.1 É Processus d achat Ñ = L organisme doit Ävaluer et sälectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude Ç fournir un produit conforme aux exigences de l organisme. Les critéres de sälection, d Ävaluation et de räävaluation doivent Ñtre Ätablis. Les enregistrements des räsultats des Ävaluations et de toutes les actions näcessaires räsultant de l Ävaluation doivent Ñtre conserväs. Objectif : L Ävaluation et le contröle des fournisseurs doit permettre de fournir des ÄlÄments d aide Ç la däcision concernant la sous traitance. 4

1 Moyens Audit de seconde partie (audit externe) : L'auditÄ est un fournisseur du client : pour Ävaluer ou suivre un fournisseur. Autres outils : Entretiens (räunion annuelle) avec le fournisseur; Visite; Compte rendu commercial, de production; Grilles d Ävaluation complätäes en interne;.. Nous allons Åtudier ensemble l outil l : grille d Åd Åvaluation 5

2 Moyens Grilles d Ävaluation Audit fournisseur AVANTAGES Moins coüteux. Gestion de l Ävaluation plus facile. PossibilitÄs d'ächanges = plus d'objectivitä. INCONVENIENTS Une vision. Absence d Ächange. Outil unique. Plus cher. Gestion plus dälicate. Plus de compätences. 6

2- MÄthodologie : principe d Älaboration d une grille d Ävaluation

2 MÄthodologie Rappel de l exigence de la norme ISO 9001 : L organisme doit Ävaluer et sälectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude Ç fournir un produit conforme aux exigences de l organisme. Les critüres de sälection, d Ävaluation et de räävaluation doivent Ñtre Ätablis Objectif : un outil permettant d Ävaluer le fournisseur pour däcider de sa sälection et de son maintient ou non dans la liste des fournisseurs de l entreprise. 1 grille pour l aide Ç la däcision lors de la sälection : grille de type 1 1 grille pour l Ävaluation (suivi du fournisseur). Une grille applicable Ç l ensemble des fournisseurs : grille de type 2. 8

2 MÄthodologie : CritÜres d Ävaluation Grille de type 2 : Suivi du fournisseur Il faut däterminer des critüres qui permettent d effectuer une synthüse donnant la performance globale d un fournisseur. Il existe un grand nombre de critéres diffärents. Ces critüres varient selon la nature de l achat effectuä. Exemple : -QualitÄ -RÄputation -Livraison -IntÄrÑt manifestä -Performance passäe -ContrÖles opärationnels -Garanties -SAV proposä -CapacitÄs de production -Attitude du vendeur -Prix -Satisfaction sur le conditionnement -CompÄtence technique -Suivi du dossier client -Position financiére -Localisation gäographique -AdaptabilitÄ aux procädures -Importance des affaires passäes -SystÉme de communication -Formation proposäe -. 9

2 MÄthodologie : 4 principaux critüres Les quatre principaux critüres sont : prix, qualitä, dälai et service. Pour une meilleur cotation, chaque critéres doit Ñtre affinä en sous-rubrique, Exemple d une grille : CritÇres de notation 1. Niveau de prix par rapport aux concurrents Prix Note (1 Å 4) Cotation Total : 2. MÄthode de däcomposition / präsentation des prix 3. FiabilitÄ des prix annoncäs 4. Souplesse dans les conditions de paiement 5. SoliditÄ financiåre 1. CompÄtence technique du personnel 2. QualitÄ des moyens et matäriels utilisäs 3. Organisation de la fonction qualitä 4. QualitÄ des sous-traitants 5. ConformitÄ aux normes des prestations QualitÄ Total : 10

2 MÄthodologie : 4 principaux critüres CritÇres de notation 1. Respect des dälais contractuels DÄlai Note (1 Å 4) Cotation Total : 2. Niveau de dälai offert par rapport aux concurrents 3. RapiditÄ d intervention 4. Aptitude Ç Ävaluer les duräes 5. Aptitude Ç planifier 1. Services fournis hors contrat Service Total : 2. Climat social et Ätat d esprit des intervenants 3. DisponibilitÄ / flexibilitä vis-ç-vis des demandes 4. Fournitures et mise Ç jour de la documentation 5. Professionnalisme des interlocuteurs commerciaux 11

2 MÄthodologie : la sälection Grille de type 1 : Aide Ç la sälection des fournisseurs (pour le räfärencement) Comment choisir un sous-traitant? La sälection : comment et sur quels critüres räfärencer un fournisseur : Tester un fournisseur sur une à petite commande â puis application des grilles d Ävaluation de type 2. OU mise en place d une grille d Ävaluation pour la sälection d un fournisseur (grille de type 1). Exemple d une grille de type 1 : La sälection est effectuäe par le Responsable Achat selon les critüres suivants : Technique : caractäristique du produit en conformitä avec la demande (performance.) QualitÄ : qualification produit, certification ISO DÄlai de livraison : (engagements ) ProximitÄ : transport plus avantageux, frais de douane Prix : (dägressif en fonction quantitä, possibilitä de marchä nägociä annuellement ; garantie des prix pendant un an, formule de rävision de prix etc.) SoliditÄ financiére : (capital, actionnaires, ) 12

2 MÄthodologie : la sälection CritÇres de notation Note (1 Å 4) Cotation Facteur de prix 1. Niveau de prix par rapport aux concurrents Total : 2. Conditions de paiement 3. SoliditÄ financiåre QualitÄ 1. QualitÄ des räfärences donnäes Total : 2. Entreprise certifiä ISO 9001 (oui : 4, non : 1) 3. Certifications produit DÄlai 1. Niveau de dälai offert par rapport aux concurrents 2. Aptitude Ç Ävaluer les duräes 3. Aptitude Ç planifier Service 1. Services fournis hors contrat Total : 2. DisponibilitÄ / flexibilitä vis-ç-vis des demandes 3. Professionnalisme des interlocuteurs commerciaux 13

3- Exemples de grille d Ävaluation

3 Exemples PrÄsentation de deux grilles applicables pour l Ävaluation et la räävaluation d un fournisseur. Cas ná1 : Evaluation et suivi : une entreprise multi sites (plusieurs agence en France DÄcoupage en rägion) Cas ná2 : Evaluation et suivi : une PME 15

3 Exemple : cas ná1 Classement des sous traitants en trois catägories : CatÄgorie 1 : Sous-traitants nationaux, räfärencäs par le siége, titulaire d un contrat cadre national. CatÄgorie 2 : Sous-traitants utilisäs pour räaliser des interventions pour lesquelles le personnel de l entreprise est compätent. CatÄgorie 3 : Sous-traitants utilisäs pour räaliser des interventions pour lesquelles le personnel de l entreprise n est pas compätent. Suivi qualitatif des sous-traitants : Chaque sous-traitant de catçgorie 2 et 3 fait l objet annuellement d une cotation par le responsable de l Agence qui porte ce sous-traitant (Cf. support de cotation). Cette cotation däbouche sur la däcision de poursuivre, suspendre ou cesser la collaboration de l entreprise avec ce sous-traitant. Quelle que soit la catägorie du sous-traitant, tout problüme renconträ dans l exäcution d un contrat avec un sous-traitant fait l objet d une communication du service achats en central qui l enregistre => pour l Ävaluation des sous traitants de catägorie 1. 16

3 Exemple : cas ná1 Intervenants : CatÄgorie 1 : service des achats en central CatÄgorie 2 et 3 : le responsable d agence s appuie sur : - Les acteurs internes concernäs, - Les avis des clients ayant eu Ç faire avec les sous-traitants, - Les avis tiers recueillis, - L analyse des modifications d organisation Äventuelles des sous-traitants. Les cotations sont communiquäes aux responsables de chaque rägion pour consolidation. Cotation : Cette cotation comporte une analyse des ÄlÄments suivants : - AntÄcÄdents - QualitÄ du rendu - RÄactivitÄ - DisponibilitÄ - PrÄsentation gänärale - Mise en forme des livrables - Importance de l entreprise (nombre de personnes) 17

3 Exemple : cas ná1 Grille de cotation : Non disponible CommuniquÄe leur de la präsentation Cas ná1 Points forts Consolidation au niveau rägion + France Listing des fournisseurs en 3 catägories Points faibles Evaluation subjective Consolidation au niveau des prises de däcisions 18

3 Exemple : cas ná2 Classement des sous traitants en É sous-traitant critique Ñ et É non critique Ñ : DÄfinition en fonction : -Du chiffre d affaire annuel; -De l activitä du sous traitant (cœur du mätier); -Du nombre de commande Suivi qualitatif des sous-traitants : Chaque sous-traitant identifiç comme critique fait l objet annuellement d une cotation par la ou les personnes concernçes dans l entreprise (moyenne des cotations). Cette cotation dçbouche sur la dçcision de poursuivre, suspendre ou cesser la collaboration de l entreprise avec ce sous-traitant par le Directeur. 19

3 Exemple : cas ná2 Grilles de cotation : Non disponible CommuniquÄe leur de la präsentation Points forts Points faibles Cas ná2 Une Ävaluation moins subjective au niveau de la cotation Absence d Ächange 20

Merci de votre attention Questions?? Contact : Bureau Veritas Florence MONTENOT Mail : fmontenot@fr.bureauveritas.com Tel : 06.84.24.05.38 01.70.36.62.17 21

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