Version février 2016 Pôle Santé et soins Mode d emploi de l outil de suivi des vaccinations antigrippales Un publipostage (ou «mailing») consiste à envoyer plusieurs fois la même lettre à des destinataires différents. L objectif de l outil que nous vous proposons est de pouvoir créer un courrier personnalisé à destination de chaque médecin traitant, listant ses patients ayant fait l objet d une vaccination anti-grippale par le centre de soins infirmiers. Cet outil est composé de deux fichiers : 1. Le fichier Excel «Fichier Médecins», 2. Le fichier Word «Lettre Médecins». Etape 1 : enregistrement des fichiers Enregistrez le fichier Excel «Fichier Médecins» et le fichier Word «Lettre Médecins» dans un même dossier sur votre ordinateur. Etape 2 : adaptation du fichier à votre centre Le fichier Excel «Fichier Médecins» est un tableau qui est à compléter au fur et à mesure des vaccinations antigrippales des patients du centre. Chaque patient vacciné dans ce cadre est répertorié par onglet, en fonction de son médecin traitant : Dans le fichier original que nous vous avons transmis, nous avons répertorié 10 médecins (1, 2, 3, 10) et donc 10 onglets : Pour adapter ce fichier à votre centre : 1. Répertorier les noms et adresses des médecins traitants et attribuer à chaque médecin traitant un onglet en modifiant l intitulé de cet onglet (cliquer droit sur le nom de l onglet pour le renommer). 2. Une fois ces différents onglets nommés, modifier l adresse du médecin traitant de l onglet correspondant : pour cela, il vous suffit de cliquer sur la case A2 (en jaune sur l image suivante) et de modifier l adresse. Les autres cases de la colonne «Coordonnées du médecin» se modifient automatiquement : 1
Etape 3 : alimentation du fichier Excel avec les données des patients ayant reçu la vaccination antigrippale (hors primo-injection) Compléter les colonnes «nom du patient», «prénom du patient» et «date de vaccination» au fur et à mesure des vaccinations des patients du centre, sur l onglet correspondant au médecin traitant du patient. Le format de cellule de la colonne «Date de vaccination» doit toujours être en catégorie «texte» afin que cela soit compatible avec le fichier Word. Enregistrer le document avant fermeture. 2
Nous vous conseillons de respecter un délai maximum de 15 jours pour transmettre au médecin traitant du patient l information de sa vaccination par un professionnel du centre. L étape 4 et suivante décrite ci-dessous peut donc être réalisée à ce rythme. Quel est le principe? Le fichier Excel «Fichier Médecins» ayant été complété avec les données relatives aux patients de chaque médecin traitant, les étapes suivantes ont pour objectif de faire apparaitre dans la lettre qui sera envoyée au médecin les informations sur la vaccination de leurs patients : nom et prénom du patient, date de vaccination par le centre. Les données que vous remplissez dans le fichier Excel sont celles qui sont envoyées aux médecins traitant dans la lettre (fichier Word), comme le montre le schéma cidessous : Fichier Excel «Fichier Médecins» Fichier Word «Lettre Médecins» 3
Etape 4 : ouverture du fichier Word «Lettre Médecins» pour le publipostage Ouvrir le fichier Word «Lettre Médecins». Ce message s affiche : Répondre «Oui» à la question. Dans le cas où le document ne s ouvre pas et qu une autre fenêtre s ouvre, reportez-vous à la page 7 de ce mode d emploi. Ouvrir le fichier Excel «Fichier Médecins» Etape 5 : adaptation du fichier Word «Lettre Médecins» à votre centre Compléter les zones surlignées en jaune sur le document : Logo et adresse du centre, Ville de votre centre, Signature du centre. Enregistrer le fichier. Etape 6 : démarrer le publipostage 1. Choisir l onglet «Outils/Publipostage» dans la barre de menu principal, puis cliquer sur «Démarrer la fusion et le publipostage» et «Assistant fusion et publipostage pas à pas». 2. Vérifier que la sélection du type de document est «Lettres» : 4
3. Sur la colonne qui s affiche à droite de votre écran, cocher dans le choix de la sélection des destinataires «Utilisation d une liste existante» : 4. Cliquer ensuite sur «Sélectionner une autre liste» : sélectionner le fichier Excel «Fichier Médecins», à l emplacement que vous avez choisi. 5. Apparaît alors le nom des onglets que vous avez créés pour chaque médecin traitant : l exemple cidessous est avec Docteur XXX. 6. Sélectionner l onglet du médecin auquel vous souhaitez envoyer la liste des patients vaccinés. Attention, il faut bien choisir le nom de fichier de ce type certaines versions de Word) et non. (ou Database sur 7. Cliquer sur «OK» après avoir éventuellement décocher de la liste des lignes que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans la lettre. 5
8. Sur la colonne qui s affiche à droite de votre écran, cliquer en bas sur «Suivante : Ecriture de votre lettre» puis cliquer sur «Aperçu de vos lettres» pour vous assurer que la lettre contient l ensemble des données relatives au médecin (coordonnées, noms des patients, ). 9. Faire «Enregistrer sous» à l emplacement choisi pour sauvegarder le fichier. Nous vous conseillons de nommer les deux fichiers Word et Excel en gardant le titre initial et en ajoutant le numéro de la semaine concernée (par exemple «Fichier Médecins semaine 48»). Les étapes 4 à 6 sont à réaliser pour chacun des médecins traitant répertoriés dans le fichier Excel (un médecin par onglet). Après chaque envoi de lettre au médecin traitant, nous vous conseillons de conserver le fichier Word de la lettre envoyée ainsi que la liste du fichier Excel comprenant les informations des patients dans un dossier à part : cela sécurise la conservation des données relatives à la vaccination antigrippale des patients du centre. Pour garder une certaine cohérence, cette opération est à renouveler tous les 15 jours environ. 6
Que faire en cas de problème pour l ouverture du fichier Word? Dans le cas où le document ne s ouvre pas et qu une autre fenêtre s ouvre, voici la démarche à suivre : 1. Cliquer sur «OUI» lorsque cette fenêtre s affiche : 2. Une autre fenêtre s affiche ensuite : cliquer sur «OK». 3. Sélectionner alors le fichier Excel «Fichier Médecins» dans lequel se trouvent les données relatives à la vaccination des patients : 4. Si le fichier Word «Lettre médecins» ne s ouvre pas, la fenêtre suivante peut alors s afficher, répondre «OK» dans ce cas : 5. Sélectionner alors le fichier Excel «Fichier Médecins» dans lequel se trouvent les données relatives à la vaccination des patients : 7