Ce chapitre vous aidera à : Effectuer une régularisation des charges par locataire. Créer un plan de charges Effectuer une régularisation des charges par immeuble. Editer différents documents (récapitulatif par locataire, détail de la répartition, lettre au locataire, relevé général des dépenses ). Sommaire 17 MODULE «REGULARISATION DES CHARGES»... 1 17.1 Barres d'icônes... 2 17.2 Régularisation par locataire... 2 17.3 Régularisation par immeuble... 6
17.1 Barres d'icônes Ces icônes sont toujours visibles mais peuvent être inactives selon l onglet sélectionné. Sélectionner le titre d une icône pour obtenir des instructions d utilisation. Filtrer Sélection Impression Validation Paramètres Historique Locataire Historique Propriétaire Consulter les écritures Plan de Charges Commentaires Ajouter Modifier Supprimer Permet d accéder à des critères de présélection. Permet de sélectionner / désélectionner tous les éléments. Lance l impression des documents pour les locataires sélectionnés. Lance la validation des locataires sélectionnés. Permet d accéder aux paramètres du module. Permet d accéder à l historique du locataire. Permet d accéder à l historique du propriétaire. Permet d accéder à la Consultation des écritures. Permet d accéder au plan de charges de l immeuble. Permet d accéder au paramétrage du commentaire de la lettre au locataire Permet d ajouter une ligne de charge. Permet de modifier une ligne de charge. Permet de supprimer une ligne de charge. Actualiser Modifier provision Répartir la Permet d actualiser les charges à répartir. Permet de modifier le montant de la nouvelle provision. Permet de répartir les charges de l immeuble. 17.2 Régularisation par locataire Présélection Pour effectuer une présélection, cliquez sur, l écran de sélection suivant s affiche : Type de régularisation : sélectionner la catégorie de provisions sur laquelle vous voulez effectuer la régularisation Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 2
Régularisation par locataire : Période du.. au.. : cocher cette option pour effectuer une régularisation de charges par locataire, indiquer ensuite sur quel locataire vous souhaitez effectuer la régularisation. indiquer la période de régularisation à traiter. Une fois les critères choisis, cliquer sur valider la présélection ou sur pour l annuler. La validation provoque l affichage d une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale. La grille peut afficher plusieurs locataires s'il y a des locataires passifs (anciens locataires ou locataires ayant donnés leur préavis de départ). Il s agit en fait d une régularisation par lot qui peut donc concerner plusieurs locataires. Le ou les locataires, issus de cette présélection, sont alors automatiquement sélectionnés. Dans la cadre d une régularisation des charges par locataire ou par immeuble, il est possible d obtenir le détail des charges par locataire, depuis l onglet Détail par locataire. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 3
Onglet Détail par locataire A partir de l onglet détail par locataire, contrôlez les charges attribuées au locataire : Le détail est affiché locataire par locataire. Vous pouvez passer d un locataire à l autre en utilisant la barre de navigation. JOHANNA sélectionne, par défaut, toutes les provisions appelées et toutes les factures saisies sur le locataire ou sur le lot pour la période de charge demandée. Il est possible de modifier, d ajouter ou de supprimer des charges. Sélectionnez charge sur lot (charges récupérables syndic, taxe ordures ménagères ), ou charge sur locataire (eau froide ), la rubrique qui vous concerne, saisir un libellé et un montant dans la zone Charges lot et valider. Après chaque modification du détail locataire, le récapitulatif de la régularisation du locataire est mis à jour. Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez définir le montant de la nouvelle provision en cliquant sur le bouton L écran suivant apparaît : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 4
Impression Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l écran suivant s affiche : Récapitulatif par locataire : Détail de la répartition : Relevé général des dépenses : Lettre locataire : En-tête : Ordre d état : Impression commentaire : Remplacer l envoi par mail par un courrier : permet d imprimer le récapitulatif des charges par locataire. permet d imprimer le détail de la répartition des charges par locataire. permet d imprimer le relevé général des dépenses, dans le cadre d une régularisation des charges par immeuble. permet d imprimer la lettre de régularisation au locataire. indiquer Oui si vous souhaitez imprimer l entête du cabinet. indiquer suivant quel ordre, Numéro ou Nom du locataire, vous souhaitez éditer les documents. indiquer Oui si on veut imprimer les commentaires définis. indiquer Oui si vous souhaitez imprimer les documents des locataires en envoi par mail. L envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d obtenir l aperçu des documents sélectionnés. permet de configurer l imprimante utilisée pour l édition. permet d effectuer la numérisation des documents sélectionnés. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d effectuer l impression et l envoi par mail des documents sélectionnés en fonction du mode d envoi du locataire. Tous les documents souhaités doivent être édités/envoyés avant d effectuer la validation. Validation La validation de la régularisation des charges s effectue en cliquant sur, l écran suivant s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 5
La validation permet de mettre à jour les dates de régularisation et le montant, éventuel, de la nouvelle provision dans la fiche locataire, et de générer une ligne d appel de régularisation des charges dans le module «Gestion des loyers» sur l encours du ou des locataires concernés. 17.3 Régularisation par immeuble A propos de la régularisation des charges par immeubles JOHANNA vous permet de comptabiliser les charges des immeubles, et en particulier lorsque ces immeubles sont gérés en totalité par votre cabinet pour le compte de propriétaires uniques. Un immeuble qui appartient à un seul propriétaire (ou à une SCI) et dont votre cabinet s est vu confier en gestion la totalité des lots de l immeuble est dit, dans ce guide utilisateur, géré en totalité. Vous pouvez gérer les charges de cet immeuble comme si c était une copropriété ayant un propriétaire unique. Ce paragraphe sur les tantièmes ne concerne que les immeubles gérés en totalité. JOHANNA permet de définir des rubriques de charges (EDF, Espaces verts...) de façon générale. Puis de définir pour chaque immeuble géré en totalité un plan des rubriques de charges. Chaque rubrique de charge du plan se voit affecter des tantièmes (ou millièmes), dits Tantièmes de l immeuble comme dans une copropriété. Chaque lot de l immeuble participe à une ou plusieurs rubriques de charges à hauteur des Tantièmes du lot. Pour chaque rubrique de charge, la somme des tantièmes des lots de l immeuble doit être égale aux tantièmes de la rubrique pour l immeuble. JOHANNA vérifie cette égalité dès que vous modifiez les tantièmes en place. Les tantièmes sont également appelés Quotes-Parts. Les tantièmes sont libres : ce peut-être des mètres carrés, un nombre d étages, un nombre de personnes, des mètres cubes... Création du plan de charges de l immeuble Cliquez sur, l écran suivant s affiche : Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 6
Pour sélectionner un immeuble, utiliser la barre de navigation ou indiquer le N de l immeuble dans la zone Onglet Quote part immeuble. Depuis cet onglet, sélectionnez les clés de répartition de l immeuble puis indiquez les tantièmes généraux correspondants. Onglet Quote part lot Depuis cet onglet, affectez les tantièmes au niveau de chaque lot en indiquant la quote part par tantième pour chacun. Les rubriques proposées sont les mêmes que celles saisies précédemment sur l immeuble. La barre de navigation vous permet de passer d un lot à l autre pour le même immeuble. Pour chaque clé, le total des tantièmes des lots de l immeuble doit être égal au tantième indiqué au niveau de l'immeuble. Vous pouvez imprimer la ventilation des tantièmes de l immeuble sélectionnés, en cliquant sur. Calcul de la répartition des charges Présélection Depuis l onglet Régularisation des charges, cliquez sur, l écran de sélection suivant s affiche : Régularisation par immeuble : Immeuble géré en totalité : Période du... au... : Cocher cette option pour effectuer une régularisation de charges par immeuble, puis sélectionner sur quel immeuble vous souhaitez effectuer la régularisation. Cocher la case pour visualiser que les immeubles en mono propriété que vous gérez entièrement indiquer la période de régularisation à traiter. Une fois les critères choisis, cliquer sur valider la présélection ou sur pour l annuler. La validation provoque l affichage d une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale qui affiche les différents locataires de l immeuble (y compris les locataires passifs, et les lots vacants). Onglet Dépenses par immeuble Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 7
Depuis cet onglet, il vous est possible de visualiser toutes les charges saisies sur l immeuble. Vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier ces charges. Le relevé général des dépenses s édite par rubrique et par ordre chronologique en faisant ressortir le montant de TVA. En cliquant sur, JOHANNA vous positionne sur l onglet Régularisation des charges, depuis lequel vous pouvez imprimer un Relevé général des dépenses pour l immeuble sélectionné. Depuis l onglet Détail par locataire, vous pouvez visualiser des charges imputées à la fois sur un locataire (ou sur un lot) et sur l immeuble. Cet onglet permet de faire des modifications sur les charges et provisions propres aux différents locataires en vous positionnant dessus à l aide de la barre de navigation depuis cet onglet.. Si besoin, le montant de la nouvelle provision par locataire doit être modifié Par contre, il n est pas possible sur cet onglet de modifier les charges imputées sur l immeuble. Pour effectuer des modifications sur les charges propres à l immeuble, cliquez sur l onglet Dépenses par immeuble. Onglet Détail par Locataire Vous visualiserez les provisions sur charges et les charges réparties par locataire. Vous avez la possibilité de consulter, et modifier les charges et provisions par locataire. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 8
Impression Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l écran suivant s affiche : Récapitulatif par locataire : Détail de la répartition : Relevé général des dépenses : Lettre locataire : En-tête : Ordre d état : Impression commentaire : Remplacer l envoi par mail par un courrier : permet d imprimer le récapitulatif des charges par locataire. permet d imprimer le détail de la répartition des charges par locataire. permet d imprimer le relevé général des dépenses, dans le cadre d une régularisation des charges par immeuble. permet d imprimer la lettre de régularisation au locataire. Si l option Groupement des factures par clé est à Oui au niveau du paramétrage des Charges, les factures locatives saisies sont regroupées par clé de répartition. Dans le cas inverse, toutes les factures saisies apparaissent sur la lettre. indiquer Oui si vous souhaitez imprimer l entête du cabinet. indiquer suivant quel ordre, Numéro ou Nom du locataire, vous souhaitez éditer les documents. indiquer Oui si on veut imprimer les commentaires définis. indiquer Oui si vous souhaitez imprimer les documents des locataires en envoi par mail. L envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d obtenir l aperçu des documents sélectionnés. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 9
permet de configurer l imprimante utilisée pour l édition. permet d effectuer la numérisation des documents sélectionnés. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le «Module + GED». permet d effectuer l impression et l envoi par mail des documents sélectionnés en fonction du mode d envoi du locataire. Tous les documents souhaités doivent être édités/envoyés avant d effectuer la validation. Validation La validation de la régularisation des charges s effectue en cliquant sur, l écran suivant s affiche : La validation permet de mettre à jour les dates de régularisation et le montant, éventuel, de la nouvelle provision dans la fiche locataire, et de générer une ligne d appel de frais de relance dans le module «Gestion des loyers» sur l encours du ou des locataires concernés. Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 10