Campagnes d e-mailings v.1.6

Campagnes d e-mailings v.1.6

Sommaire Objet Page I Préparation de la campagne 3 I 1 / Le compte de messagerie pour l envoi des emails 3 I 2 / Configurer le modèle de l email 4 I 3 / La préparation des cibles 7 II Création de la campagne 8 II 1 / Le choix des cibles 8 II 2 / Le suivi des liens 9 II 3 / Le choix du message à envoyer 9 III L envoi des messages 11 III 1 / L envoi des messages de test 11 III 2 / L envoi réel des messages 12 2

I Préparation de la campagne I - 1 / Le compte de messagerie pour l envoi des emails CARRENET doit configurer le compte de messagerie qui sera utilisé pour envoyer l ensemble des emails. Ce compte peut-être : - Un compte générique d une personne fictive qui travaillerait pour votre société. Avantages, vous recevez tous les retours d erreurs, désinscription directement dans cette messagerie SugarCRM. Inconvénient : cette personne n existe pas et ne peut donc être contactée par téléphone pour des suivis. - Un compte d une personne réelle qui travaille dans votre société : Avantages, cette personne peut-être contactée pour des suivis. Inconvénients : lorsque l email mailing est envoyé ; cette personne ne doit pas se connecter à sa boîte de messagerie Outlook pendant quelques heures (en fonction du nombre d emails envoyés), afin que SugarCRM puisse recevoir les erreurs éventuelles directement. Quelque soit l option retenue, il est nécessaire de nous envoyer les informations suivantes : - Le nom du compte (ci-dessous Marketing Carrenet). - Le nom de l utilisateur de la messagerie (demo@carrenet.com). - Le mot de passe de ce compte de messagerie. - Le nom de l expéditeur (ici Demo par défaut). - L adresse de l expéditeur (ici demo@carrenet.com par défaut) 3

I - 2 / Configurer le modèle de l email 1 / Dans l onglet Campagnes, cliquez sur le raccourci : Créer un modèle d email. - Donnez un nom à votre modèle. - Donnez lui une description éventuelle. - Donnez lui un objet qui sera l objet du mail que recevrons vos contacts. 2 / Vous pouvez cocher la case Envoie de texte seulement qui aura pour effet de n envoyer un mail qu au format texte ce qui présente l avantage d être compatible avec toutes les messageries. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez créer un email au format HTML. Soit en utilisant le bouton Modèle : soit en copiant le code source d un email réalisé à partir d un générateur HTML (type Nvu ou autres) puis en collant ce code source HTML dans le rectangle qui s ouvre lorsque vous cliquez sur le Source : 3 / Si vous avez cliqué sur le bouton Modèle, la fenêtre ci-dessous apparaît, vous pouvez choisir parmi ces 3 modèles. Dans notre exemple, nous choisissons le modèle Image and Title. 4

4 / Le formulaire ci-dessous apparaît. Vous pouvez personnaliser le texte, mettre des couleurs en utilisant l éditeur HTML interne SugarCRM. 5 / Pour personnaliser l image liée, il faut sélectionner une image publiée sur un site internet accessible au public. Dans votre navigateur internet, faites un clic-droit sur l image que vous souhaitez intégrer à votre email HTML, sélectionnez Propriétés. 6 / Dans les propriétés de l image, sélectionnez l emplacement et copiez simplement le lien 7 / Retournez dans SugarCRM et faites un clic droit sur l image vide puis sélectionnez Propriétés d image, collez ensuite le lien copié en 6 / dans la case URL. Cliquez ensuite sur le bouton OK. 5

8 / Le résultat s affiche ci-dessous, vous pouvez à présent retailler votre image. 9 / Répétez cette opération pour toutes les images de votre modèle d email. 10 / Cliquez sur le bouton Enregistrer. Votre email est prêt à être envoyé. Veuillez noter 2 points très importants : Le rendu de l email lorsque vous le visualisez dans SugarCRM peut varier en fonction du navigateur internet que vous utilisez. Le rendu de l email lorsqu il a été reçu dans une messagerie (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Yahoo Mail, Gmail, Hotmail, Wanadoo) peut fortement varier en fonction de l interprétation que fait ce client de messagerie du code HTML envoyé. Le client de messagerie Microsoft Outlook est connu pour souvent modifier le rendu : police, paragraphes 6

I - 3 / La préparation des cibles Cliquez dans l onglet Campagnes. Cliquez ensuite sur le raccourci : Créer une liste cible. Vous devez faire 2 grands types de listes : - Tester : une liste de personnes avec lesquelles vous voulez faire vos tests comme nous le verrons plus loin dans la campagne (Cf. II 1et III 1). - Par défaut : une liste de personnes auxquelles vous souhaitez envoyer votre email tout en prenant en compte et en analysant les retours. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. Votre liste apparaît, vous pouvez la compléter avec des personnes provenant de : - Cibles : simple personne sans précision de sa source. Les cibles ne peuvent pas être importées. - Contacts : les contacts de votre base de données SugarCRM. - Leads : contacts avec indication d origine. Les leads peuvent être importés. - Utilisateurs : vos collaborateurs. Chaque catégorie peut être complétée par des personnes provenant d une sélection manuelle et quasiment individuelle de contacts (bouton Sélectionner) ou d une requête de rapports (Sélectionner à partir de rapports). Lorsque vous avez complété votre liste cible, retournez dans l onglet Campagne. 7

II Création de la campagne Une campagne d emailing est le regroupement des informations préparées préalablement, à savoir: - Le compte de messagerie utilisé pour envoyer l email mailing. - Le modèle d email que vous allez envoyer. - La cible à laquelle vous allez envoyer cet email. Depuis l onglet Campagne, cliquez sur le raccourci, Créer une campagne. Remplissez les informations nécessaires, choisissez bien le Type : Email. Cliquez sur le bouton Enregistrer. II - 1 / Le choix des cibles Dans l onglet Liste des cibles de cette campagne, sélectionnez la liste des personnes auxquelles vous avez décidé d envoyer votre email (ici Les prospect), ajoutez aussi une liste de type Tester avec vos adresses de test. 8

II - 2 / Le suivi des liens Ces liens servent à tracer dans la campagne Marketing, le fait qu une des personnes destinataires ait pu le cliquer et donc exprimer un intérêt. Les clics seront visibles dans le bilan de la campagne (Voir le bilan). Lorsqu ils ont été créés, les liens doivent être insérés dans le message HTML choisi (Cf. II 3) - Dans l onglet Urls de suivi de cette campagne, cliquez sur le bouton Créer. - Donnez un nom à votre lien et l URL du site vers lequel il est renvoyé. - Si ce lien est un lien de désinscription, cochez la case Lien Opt-Out? - Vous pouvez insérer plusieurs liens pour une même campagne. - Notez que SugarCRM insère toujours un lien de désinscription par défaut. II - 3 / Le choix du message à envoyer Dans l onglet Email Marketing de cette campagne, sélectionnez le message créé en I 2 / auquel il est nécessaire d ajouter les liens (Urls de suivi) ajoutés au paragraphe précédent. - Cliquez sur le bouton Créer. - Donnez un nom à votre Email : ici Email rentrée 2007. - Spécifiez la boîte aux lettres que vous souhaitez utiliser pour cet envoi, ici : Marketing Carrenet. - Précisez la date et l heure d envoi de vos messages. Notez que par défaut, SugarCRM envoie les messages entre 02h00 et 06h00 du matin. Nous verrons en III 2 / qu il est possible de forcer l envoi des messages. 9

- Sélectionnez la liste cible à laquelle vous souhaitez envoyer ce message, dans un premier temps, les emails seront envoyés sur votre liste de type Tester uniquement. - Le Statut de l email doit être Actif. - L expéditeur de l email sera Marketing Carrenet (dans cet exemple), c est le nom qui apparaîtra dans les emails reçus par vos destinataires, l adresse étant celle précisée dans la boîte aux lettres que Carrenet aura créée. - Choisissez ensuite l email que vous allez envoyer : ici Invitation séminaire de rentrée 2007. - Pour insérer vos URLs de suivi, cliquez sur le libellé Editer. - La ligne : Insérer une URL de suivi apparaît. Dans l email en dessous, placez votre curseur à l endroit où vous souhaitez insérer le lien puis cliquez sur le bouton Insérer une URL de référence. Vous pouvez renommer le lien qui apparaît par défaut comme Lien texte par défaut en lui donnant le nom que vous souhaitez, dans cet exemple : Site internet de CARRENET. - Cliquez sur le bouton Enregistrer quand vous avez terminé. - Validez bien que vous n avez sélectionné que votre liste Test. - Puis cliquez à nouveau sur Enregistrer pour revenir à la campagne. - Votre campagne est prête! 10

III L envoi des messages III - 1 / L envoi des messages de test Dans votre campagne, cliquez sur le bouton Envoi du message test. Validez à nouveau le message à envoyer : Email rentrée 2007 Puis cliquez sur le bouton Envoyer. Les messages test sont envoyés directement et le bilan s affiche avec la liste des messages envoyés en fonction des types de cible (contacts, cibles ) Si vous rafraîchissez votre navigateur, apparaissent aussi les messages vus, liens cliqués etc. - Validez que votre message est correct en consultant les boites de réception de vos messages de test. - Faites les modifications nécessaires si besoin. - Lorsque vous êtes prêt, dans la page de bilan de votre campagne (Voir le bilan), cliquez sur le bouton Effacer les tests pour effacer toutes les données de test. - Retournez sur la page principale de votre campagne. 11

III - 2 / L envoi réel des messages - Retournez dans l onglet Email Marketing de votre campagne puis cliquez sur le bouton Modifier à droite de la ligne de l email. - Cochez cette fois la case Toutes les listes cibles de cette campagne, les destinataires de test seront alors intégrés à votre envoi principal ou sélectionnez juste la liste qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton Enregistrer. - Cliquez cette fois sur le bouton Envoi des emails. Et reprécisez le message que vous souhaitez envoyer. Les messages apparaissent cette fois dans l onglet Messages en attentes (du menu Voir le bilan), car ils sont en attente d être envoyés entre 02h00 et 06h00 du matin. 12

- Allez dans Mon compte puis tout en bas de la page (si vous en avez les droits). - Cliquez sur l option Gerer les files d attentes des emails / Manage mail queue - Sélectionnez tous les messages puis cliquez sur le bouton Envoyer les emails en attente sur une campagne, les messages partent en général 200 par 200. Répétez cette opération jusqu à ce que tous les messages soient partis. Il est cependant préférable d attendre la nuit pour que tous les messages soient envoyés dans le processus standard. Lorsque tous vos messages sont envoyés, vous pouvez retourner dans la campagne et consulter le bilan des emails envoyés, lus, cliqués. Et ajouter les résultats à une nouvelle Liste cible pour suivi en cliquant sur le bouton Ajouter à la liste cible en entête de chaque onglet. 13