Préparation de la mise en œuvre de l habilitation de service public Concertation n 1 avec les têtes de réseau des opérateurs de formation Réunion du 3 juillet 2014 Note de problématique La Région Basse Normandie a décidé de mettre en place au 1 er janvier 2016 une nouvelle politique d orientation rapprochant les dispositifs Espoirs, Elans et les actions de lutte contre l illettrisme, pour la mise en place des parcours «réussite vers la qualif» le nouveau mode de contractualisation prévu par la loi du 5 mars 2014, intitulé «habilitation de service public» 1. Il s agit pour la Région de franchir une nouvelle étape, après la création de son service public régional de la formation en mettant en œuvre un mode de contractualisation innovant, qui s intègre dans la définition de SIEG au sens du droit communautaire, et qui permette de renforcer son service public, à partir de la définition des missions et obligations de service public et des mécanismes de compensation financière de ces obligations de service public. Ce mode de contractualisation est porteur de nombreuses évolutions dans la façon de contracter avec les opérateurs de formation. Ce projet traduit une préoccupation du renforcement de la qualité de l intervention régionale par une meilleure coopération avec les opérateurs de formation, un meilleur suivi et au final par des évaluations. 1 La loi prévoit ainsi d autoriser les régions à habiliter, par voie de convention, des organismes pour mettre en œuvre des actions d insertion et de formation destinées à des publics rencontrant des difficultés, moyennant compensation financière. L habilitation, dont la durée ne peut pas excéder cinq ans, précise notamment les obligations de service public qui pèsent sur les cosignataires. 1
Ce nouveau mode de contractualisation modifie en profondeur les relations entre la Collectivité et les opérateurs de formation autour du triptyque suivant : meilleure formalisation des attentes de la collectivité à l égard des opérateurs, à travers la définition des obligations de service public ; allongement de la durée de contractualisation et compensation des coûts liés à la gestion du service public (contrepartie des obligations de service public) ; et en corollaire, redéfinition des modalités de suivi, de pilotage, d animation et d évaluation et donc, plus globalement, de gouvernance du service rendu à l usager. En ce qui concerne le volet financier, les règles encadrant la «compensation» représentant la contrepartie de prestations effectuées par des organismes de formation pour exécuter les obligations de service public sont encadrées par le droit communautaire et doivent notamment remplir les conditions cumulatives suivantes : L opérateur doit avoir été chargé de l exécution d obligations de service public (OSP) et ces obligations ont été clairement définies ; Les paramètres sur la base desquels est calculée la compensation doivent être préalablement définis de façon objective et transparente (et supposent le déploiement d une comptabilité analytique) ; La compensation ne doit pas dépasser ce qui est nécessaire pour couvrir tout ou partie des coûts occasionnés par l exécution des obligations de service public, en tenant compte des recettes qui y sont relatives ainsi que d un bénéfice raisonnable ; Par ailleurs, dans le cadre de l habilitation, la Région peut inviter les candidats à présenter un plan d'amélioration du service afin de leur permettre une amélioration progressive du service rendu aux usagers. En vue de préparer la mise en œuvre de l habilitation comme modalité de contractualisation dans le cadre des parcours «réussite», la Région Basse Normandie a souhaité réaliser des concertations avec les organismes de formation, en vue de préparer et d accompagner les changements induits par cette nouvelle organisation du service de formation. 2
1.1 Le cadre, les modalités et les thèmes de la concertation Les concertations se tiendront sur trois demi-journées et porteront sur les thèmes suivants : 1. Le 3 Juillet (9h30-12h30): Concertation n 1 : Périmètre du projet, obligations de service public et activités à suivre et à isoler dans la grille des coûts, en lien avec les obligations de service public. 2. le 29 septembre (9h30 12h30) : Concertation n 2: Modalités de construction de la juste compensation, grille des coûts, unité d œuvre et bénéfice raisonnable, clés de répartition pertinentes et modalités de contrôle de surcompensation 3. le 20 Octobre (14h00 17h00) : Concertation n 3 : Qualité de l offre de formation : critères et indicateurs pertinents de suivi et de pilotage, mise en place d un Plan d amélioration de service (contenu, voies de progrès, modalités d appréciation), nouvelles modalités de pilotage et d animation Une note de problématique présentant le thème à traiter sera mise à disposition des acteurs en amont de chacune de ces réunions et ce avec assez d avance pour permettre aux organismes de formation ou à leurs représentants (têtes de réseaux) de faire parvenir à la Région et au cabinet Sémaphores, qui accompagne la Région dans la mise en œuvre du projet, des contributions écrites, qui permettront l enrichir les travaux de concertation. Cette note de problématique sera également mise en ligne sur le site de l ERREFOM et téléchargeable. Les contributions écrites adressées à la Région seront également mises en ligne, sauf si le rédacteur s y oppose. En outre, tout acteur (organisme de formation ou réseau) aura la possibilité de contribuer. Il est vivement souhaité la rédaction de contributions écrites à adresser à la Région et à Sémaphores. Pour chaque réunion, ces contributions seront compilées, analysées, synthétisées et pourront alimenter la réflexion de la Région dans la construction du système global de l habilitation. 3
1.2 Concertation n 1 sur le périmètre du projet, les obligations de service public et activités à suivre dans la grille des coûts, en lien avec les obligations de service public La concertation qui s ouvre doit permettre lors de cette première réunion d échanger sur le périmètre défini par la Région, de présenter les obligations de service public et les attentes définies par la Région en modalités de mise en œuvre opérationnelle par les opérateurs qui seront susceptibles d être «habilités». Elle doit notamment permettre d appréhender avec précision les activités qui devront être suivies au travers de la grille des coûts, en fonction des OSP identifiées par la Région. Il s agit pour les opérateurs d évoquer avec la Région les modalités concrètes de mise en œuvre de ces objectifs, dans une double optique : enrichir et compléter l approche de la région et par voie de conséquent la rédaction des attendus et demain du contrat d habilitation à partir des expériences de terrain ; vérifier la faisabilité des obligations de service public prévues dans le cadre de l habilitation, pour ajuster le cas échéant le contenu des activités qui seront susceptible d être suivies, c'est-à-dire de donner lieu à un coût qui fera l objet d une compensation dans le cadre de l habilitation des opérateurs. Les contributions écrites sont à adresser à la Région et à Sémaphores avant le 1 er juillet. 1.2.1 PERIMETRE DU PROJET Le périmètre défini par la Région, pour la mise en œuvre du SIEG, concerne l accompagnement vers la qualification. Il s agit d opérer un rapprochement des dispositifs ESPOIR, ELAN et PFB (y compris volet illettrisme des Compétences clés), ce qui supposera la prolongation en 2015 des marchés en cours ESPOIR, une programmation annuelle des actions ELAN et un marché annuel 2015 PFB (avec inclusion des dotations Etat transférées) Le périmètre inclut donc ce que sont aujourd hui les Elan s, Espoirs et les programmes Compétences Clés (Région et Direccte) mais dans une approche revisitée et ne comprend pas la préqualification. Il est notamment attendu des réseaux un retour sur la façon dont devront s articuler les programmes dans ce nouveau périmètre qui intègre la (nouvelle) compétence de la Région en matière de lutte contre l illettrisme. 4
1.2.2 DEFINITION DES OBLIGATIONS DE SERVICE PUBLIC (OSP) La notion d'obligation de service public est utilisée par la Région dans un sens large pour désigner les obligations spécifiques imposées par les autorités publiques à un opérateur afin de garantir la réalisation des objectifs d'intérêt public poursuivis par le service public. Ces obligations de service public sont les obligations contractuelles qui s imposeront aux opérateurs. On en distingue trois types : Certaines sont conçues comme des obligations de service public (OSP) «stratégiques» dont la mise en œuvre aura un impact sur les activités tracées dans la grille des coûts (par exemple, rendre le bénéficiaire autonome dans le portage de son projet et identifier un référent pédagogique unique ciblé «parcours de réussite», identifier les freins périphériques d accès à la formation et articuler les actions permettant leur résolution.); Certaines sont définies comme des contraintes de service dont le non-respect pourra entraîner des mesures de réfaction. (Par exemple, gratuité de la formation, horaires d ouverture des centres de formation, accessibilité pour les personnes handicapées ). Certaines pourront être incorporées dans un plan d amélioration de service. Elles feront l objet d une appréciation du degré de réalisation des objectifs. Ces OSP constituent le squelette du dispositif. Le calcul de la compensation des coûts (telle que prévue dans le cadre de l habilitation) repose sur l évaluation des coûts nécessaires à la mise en œuvre de ces OSP. Cette notion est donc centrale et présente des conséquences opérationnelles importantes. Les Obligations de service public (OSP) définies par la Région dans le cadre des parcours «Réussite vers la qualif» sont présentées pages suivantes. 5
Présentation des obligations de service public OSP stratégiques Formaliser l engagement des parties prenantes de l action réussite via la charte du bénéficiaire l engagement dans une démarche d éducation au développement durable des structures éducatives au sein de la structure et résultats obtenus. OSP contraintes de service Cadre général de déploiement du service Accompagnement des stagiaires Gratuité de la formation. Horaires d ouverture du centre, spécifiés par territoire, sur une amplitude du lundi au vendredi, toute l année, sauf jours fériés Utiliser les documents de communication de la Région, les visuels et la charte graphique Répondre aux sollicitations de la Région pour témoigner dans des évènementiels du type salon, forum ou séminaire Utiliser les SI mis en œuvre par la Région ou ses prestataires pour le dispositif (SAFIR 3, DEFI) ainsi que participer aux sessions de formation et garantir la qualité de la saisie des données Certification des comptes annuels par le CAC OSP stratégiques Rendre le bénéficiaire autonome dans le portage de son projet et identifier un référent pédagogique unique ciblé «parcours réussite» ; Accompagner le bénéficiaire vers la qualification dans un parcours de X mois ; A partir d un diagnostic initial, mettre en place des plans d actions personnalisés successifs répondant aux besoins du bénéficiaire et co-construits avec lui, permettant l obtention d une qualification. Identifier les freins périphériques d accès à la formation et articuler les actions permettant leur résolution Mettre en place les conditions de la sécurisation des parcours des bénéficiaires : recherche d une solution de logement, de restauration et ou de transport pour faciliter l entrée en formation qualifiante OSP contraintes de service Constituer les dossiers de rémunération des bénéficiaires OSP stratégiques Coopération des acteurs Constituer un réseau d acteurs économiques locaux et l activer pour favoriser pour les bénéficiaires la découverte des métiers, la possibilité de stages Participation des salariés de la structure au plan de professionnalisation régional Participation de la structure aux actions de la politique éducative de la Région Participer aux instances partenariales notamment territoriales pilotées par la Région pour partager avec les partenaires sur la situation des bénéficiaires, dans le respect de la confidentialité partagée des informations OSP «contraintes de service» Participation obligatoire aux réunions d animation régionale du dispositif organisée par la Région. 6
OSP stratégiques Pratique pédagogique Plan d amélioration de service Garantir la continuité des compétences des équipes pédagogiques favoriser la stabilité des équipes pédagogiques sur la prestation la mise en place d une démarche d évaluation continue des pratiques pédagogiques dans un souci d amélioration continue. Contribution au développement des usages numériques dans la pratique pédagogique, dont notamment en lien avec le centre de ressources communotic ; Garantir l accessibilité des personnes en grande difficulté d insertion sociale et professionnelle, dont handicapées, bénéficiaires des minima sociaux, détenus etc... au dispositif de formation. Il s agit d adaptation à construire sur le volet pédagogique (ingénierie pédagogique). Il est notamment attendu des réseaux un retour sur les obligations de service public définies par la Région : niveau de service attendu et modalités de mise en œuvre envisagées et, le cas échéant, la proposition de rédaction ou de reformulation jugées plus pertinentes. 1.2.3 LES ACTIVITES ATTACHEES A CES OBLIGATIONS DE SERVICE PUBLIC ET LES COUTS QUI EN DECOULENT Pour mettre en œuvre ces obligations de service public, plusieurs activités devront être suivies par les organismes habilités et être tracées dans la grille des coûts. L identification de ces activités dans la grille des coûts permettra pour la Région de s assurer de la mise en œuvre de ces nouvelles OSP mais pourra également induire des coûts (à identifier dès lors). Les activités identifiées à ce stade sont les suivantes : Activité de face à face pédagogique ; Activité de référent de parcours (ratio référent par stagiaires à déterminer) ; Activité d animation, de coordination et d évaluation du programme (coordination pédagogique, communication et animation auprès des prescripteurs ). Activité d administration (inscription, gestion, coordination administrative du groupement le cas échéant ); Activité de management (y compris fonctions supports) ; Activité «lien avec les entreprises». La grille des coûts permettra ainsi de refléter / prendre en compte les activités à mettre en œuvre pour remplir les obligations de service public. Il est notamment attendu des réseaux un retour sur les activités pertinentes à tracer dans la grille des coûts et, le cas échéant, la proposition de fiches descriptives de ces activités intégrées à la grille des coûts. 7