La gestion des ressources en ligne dans le logiciel BCDI : principes 1 Généralités sur le catalogage des ressources en ligne... 1 2 Le catalogage des ressources en lignes dans BCDI... 1 2.1- Avant la version 1.90 de BCDI Abonnement (jusqu à la version BCDI Abonnement 1.81 comprise)... 1 2.2 - Depuis la version 1.90... 3 3 L ajout d éléments venant enrichir la notice catalographique... 5 4- Précisions techniques... 6 4.1 - Sur la conversion lors du passage à la version 1.90... 6 4.2 - Sur les MémoDocnet... 6 4.3 - Sur les ressources en ligne autres que les Mémodocnet... 6 1 Généralités sur le catalogage des ressources en ligne Un point sur les normes Les normes de description bibliographique pour les ressources en ligne indiquent que la mention de l adresse URL est obligatoire pour les documents faisant partie de cette catégorie de ressource. Cf : Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques. ISBD(ER) : Description bibliographique internationale normalisée des ressources électroniques (International Standard Bibliographic Description for Electronic Resources). Paris : Bibliothèque nationale de France, 2000 Zones des Notes 7.5.2 Notes sur le mode d accès (obligatoires pour les ressources électroniques accessibles en ligne). Exemple de ressource en ligne : un site internet, une vidéo en ligne, un article de périodique en ligne, etc. 2 Le catalogage des ressources en lignes dans BCDI 2.1- Avant la version 1.90 de BCDI Abonnement (jusqu à la version BCDI Abonnement 1.81 comprise) Le fichier Ressources Depuis la version BCDI 3, le logiciel BCDI permet la description de ressources en ligne, avec l intégration dans la base de données du fichier Ressources. Il était donc utilisé pour la description de ressources en ligne proprement dites (sur le web, en réseau) : dans une notice décrivant un site internet par exemple, une «ressource» était alors déclarée en fichier Ressources Pour cela, il fallait enregistrer une fiche Ressource mentionnant, entre autres, le nom de la ressource, l URL, etc. - 1 -
Exemple d une fiche Ressource, reliée à une fiche Notice décrivant une page de site Web (jusqu à la version BCDI Abonnement 1.81) Cette ressource apparaissait alors en champ «Ressource 1» de la Notice : Ce champ a été rebaptisé «Elément associé 1» dans l onglet Analyse documentaire des masques de catalogage (implémentés depuis la version 1.70 de BCDI Abonnement) : La même page de site Web vu à travers l onglet Analyse documentaire des masques de catalogage - 2 -
2.2 - Depuis la version 1.90 Le mode de gestion à l aide du fichier Ressources était insatisfaisant, notamment en raison de la diversité des utilisations possibles de ce fichier. S il était utilisé pour la description de ressources en ligne (comme un site internet), il pouvait également servir à enrichir une notice catalographique, en y adjoignant, par exemple, une image de couverture, une biographie d auteur, le site de l éditeur, etc. (Cf Partie 3 : L ajout d éléments venant enrichir la notice catalographique) Le catalogage de ressources en ligne à partir de la version 1.90 Comme il a été rappelé précédemment, l URL fait partie intégrante de la description bibliographique d une ressource en ligne (sans URL, la description d une ressource en ligne n a pas de raison d être). Exemples de ressources en ligne : un livre numérique en ligne, un périodique en ligne, un site internet. Dans Gestion du fonds < Catalogage < Saisir Fenêtre de sélection des caractéristiques du document à cataloguer : exemples de différentes ressources en ligne Attention! Un nouveau champ consacré exclusivement à cet usage a donc été ajouté dans la base de données : le champ «Lien» - 3 -
La même page de site Web vu à travers les masques de catalogage de la version BCDI 1.90 Le nouveau champ «Lien» pour la description de Ressource en ligne : Dans le masque de saisie, le bouton «Voir» permet de visualiser la page web dont on a spécifié l adresse URL, directement dans le navigateur web. En résultats de Recherche usager Exemple d une fiche de site internet (avec le champ «Lien» renseigné) : coté Résultats de recherche - 4 -
3 L ajout d éléments venant enrichir la notice catalographique Le fichier Ressources, présent depuis la version BCDI 3, peut toujours être utilisé pour enrichir une notice à l aide d un élément «périphérique» : par exemple, une image de couverture, une biographie d auteur, le site de l éditeur, etc. Il conserve donc toute son utilité quelles que soient les versions de BCDI que vous utilisez. La procédure permettant, dans ce cas de figure, l enregistrement d une ressource associée («élément associé» dans les masques de catalogage) est exactement la même que celle décrite ci-dessus (Partie 2 : le catalogage des ressources en lignes dans BCDI : Avant la version 1.90 de BCDI Abonnement) Exemple : je souhaite ajouter dans une notice de roman, une bibliographie en ligne de l auteur En Gestion du fonds < Catalogage < Saisir : Fenêtre de sélection des caractéristiques du document à cataloguer Exemple de la fiche d un roman «enrichie» de la biographie en ligne de son auteur : côté Catalogage - 5 -
En résultats de Recherche usager Exemple de la fiche d un roman «enrichie» de la biographie en ligne de son auteur : coté Résultats de recherche 4- Précisions techniques 4.1 - Sur la conversion lors du passage à la version 1.90 Pour la gestion des ressources en ligne dans la version 1.90, le champ «Lien» a été ajouté dans la partie Description bibliographique. Lors de la conversion de la base de données, ce champ a été renseigné avec le contenu du champ Elément associé 1 (ou Ressource 1) de la partie Analyse documentaire. Il a été décidé de ne pas supprimer le contenu du champ «Elément associé 1» pour ne pas risquer de perdre une information d une autre nature, susceptible d être présente dans ce champ. 4.2 - Sur les MémoDocnet Pour des soucis de compatibilité avec les versions antérieures à la version antérieure 1.90, le format MéMoNotice des MémoDocNet comprend les deux champs «Ressource 1» («Elément associé 1») et «Lien». Si vous insérez vos MémoDocNet : - dans une version inférieure à 1.90, il n y a aucun changement : le champ «Ressource 1» est renseigné, puisqu il est le seul à être présent dans la notice - à partir de la version 1.90 : le nouveau champ «Lien» est renseigné. Après la conversion, les MémoDocnet présentes dans votre base documentaire sont apparues avec les deux champs «Lien» et «Ressource 1» («Elément associé 1») renseignés à l identique. Cette «anomalie», résultat de la conversion, est corrigée dès l intégration de nouvelles MémoDocnet : les anciennes étant supprimées, le traitement des nouvelles fiches prend en compte la présence du champ «Lien». 4.3 - Sur les ressources en ligne autres que les MémoDocnet Si vous avez catalogué des ressources en ligne dans votre base documentaire (par exemple des sites internet), après la conversion, ces fiches apparaissent dans les masques de catalogage avec : - le champ «Lien» renseigné dans la partie Description bibliographique, - le champ «Elément associé 1» renseigné dans la partie Analyse documentaire - 6 -
Rappel : pour cataloguer un site internet, l adresse URL du site doit être précisée dans le champ «Lien» et pas dans «Elément associé». Ceci est une conséquence de la conversion (CF Partie 4 : Précisions techniques sur la conversion lors du passage à la version 1.90) Exemple d une partie de site internet vue à travers les masques de catalogage après la conversion En résultats de Recherche usager Ces deux champs sont également visibles dans les résultats : - le champ «Lien» avec «Visiter le site» - le champ «Elément associé 1» avec «Ressource liée : Explorer le site» - 7 -
Si vous souhaitez que le champ «Ressource 1» n apparaisse plus dans les écrans de Recherche usager, nous vous proposons les manipulations suivantes pour vider ce champ. Pour vider le champ En Recherche experte, Notices, vous lancez l équation de recherche suivante : (Support N. = ~Internet~ ou Type Doc. = ~Ressource en ligne~) et Lien >! Puis, vous cliquez sur le bouton «Modifier par lot» pour vider, en une seule fois, le champ «Ressource 1» des notices que vous venez de trouver. Dans l'écran qui apparaît cochez «Ressource 1», puis dans le champ Rechercher, tapez "tout" et dans le champ Remplacer, n inscrivez rien. Décochez la case "Confirmer le changement à chaque fiche" et cliquez sur Ok. - 8 -