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Guide RH du dirigeant TPE - PME/PMI «Gérer son personnel : conseils pratiques et aspects réglementaires» Les PME et TPE sont très souvent «désarmées» face à la gestion de leur personnel au quotidien. Elles n ont pas les moyens d avoir une personne spécialisée en ressources humaines et ne disposent pas toujours des informations de base qui pourraient leur éviter certaines erreurs. Les CCI de l Artois ont donc fait appel à quatre étudiants stagiaires pour à la fois, identifier les besoins au travers de visites d entreprise et concevoir ces fiches pratiques regroupées dans le présent guide. Nous remercions Aude BUIRON, Karine FREMEAUX, Rose-Line GOULIDEI et Dominique BIANCHI, étudiants du Master Management des Ressources Humaines de l Université de Lille 1 (www.master-rh.org) qui ont élaboré ce guide sous la direction de François GEUZE, Maître de Conférence Associé. Nos remerciements vont également aux entreprises qui ont accepté de recevoir ces étudiants et ont permis la réalisation de cet outil de travail. Nous sommes persuadés qu il sera largement utilisé par les PME et TPE de notre territoire. Les mises à jour de ces fiches sont disponibles sur le site www.artois-rh.com. N hésitez pas à le consulter régulièrement. Jean-Marc DEVISE Président de la CCI de l arrondissement d Arras Léonce-Michel DEPREZ Président de la CCI de l arrondissement de Béthune Président de la CRCI Nord - Pas-de-Calais Édouard MAGNAVAL Président de la CCI de l arrondissement de Lens
Sommaire 1 L embauche 11 Comment rémunérer et motiver (synthèse) 2 Le dossier du personnel 12 Les congés payés 3 Les documents obligatoires 13 Le temps de travail 4 L évaluation du personnel 14 La loi TEPA 5 Le plan de formation et le DIF 15 L hygiène et sécurité L'évaluation du personnel 6 La professionnalisation 16 L affichage obligatoire 7 Le financement de la formation professionnelle 17 Les IRP 8 Les congés individuels de formation 18 Le pouvoir disciplinaire 9 La participation des salariés dans l'entreprise (rémunérer et motiver) 19 Le licenciement 10 L'intéressement (comment rémunérer et motiver) 20 Contacts utiles Ce document réalisé le 31 octobre 2008 est susceptible de modifications en fonction de l évolution de la législation.
01L'embauche 10/12/08 16:50 Page 1 01 e h c u a b m e L >
> L'embauche 01 > La détermination du type de contrat de travail envisagé pour le salarié Document réalisé le 1 er mars 2008 susceptible de modifications en fonction de l évolution de la législation. > Le principe est l embauche de la personne en CDI (Contrat à Durée Indéterminée) : dans ce cas, une période d essai s applique au contrat, à condition que cela soit prévu conventionnellement. > Autre possibilité : l embauche en CDD (Contrat à Durée Déterminée) dans quatre motifs prévus par la loi : Remplacement d un salarié absent, Accroissement temporaire de l activité, Emploi saisonnier, Contrat d usage c est-à-dire lorsque, dans une entreprise, le recours à un CDI en raison du caractère temporaire de l emploi n a jamais eu lieu. En aucun cas, le contrat à durée déterminée ne doit avoir pour objet de pourvoir à un emploi lié à l activité normale et permanente de l entreprise. La loi interdit d utiliser un CDD comme une période d essai. > La déclaration unique d embauche > QUAND FAIRE CETTE DÉCLARATION? Votre déclaration doit être envoyée à l URSSAF dont vous dépendez dans les huit jours précédant la date prévue pour l embauche. Ce délai est conseillé, la déclaration se fait avant l embauche. > AUPRÈS DE QUELLE URSSAF? Votre URSSAF est celle de la circonscription dans laquelle se trouve l établissement qui emploiera le salarié. Un récépissé prouvant la réception est envoyé à l'entreprise (délai variant en fonction du mode de déclaration utilisé) ; ce document contient un volet détachable à remettre impérativement au salarié. > QUELLES FORMALITÉS ADMINISTRATIVES COMPREND CETTE DÉCLARATION UNIQUE? La déclaration préalable à l embauche, La déclaration d une première embauche dans un établissement, La demande d immatriculation d un salarié à la sécurité sociale, La demande d affiliation au régime général d assurance-chômage, La demande d adhésion à un service de santé au travail, La déclaration d embauche d un salarié auprès d un service de santé en vue de la visite médicale obligatoire, La liste des salariés permettant le pré établissement de la DADS (Déclaration annuelle de données sociales). > Cas particuliers dans votre entreprise > VOUS N EMPLOYEZ PAS PLUS DE 5 SALARIÉS : PENSEZ AU CHÈQUE EMPLOI Il existe, pour les très petites entreprises, le service «chèque-emploi» institué par l'ordonnance du 2 août 2005. Ce chèque emploi est facultatif et utilisable uniquement dans certains secteurs d activités (Bâtiments et travaux publics, boucherie, charcuterie, boulangerie, pâtisserie..). Retrouvez la liste complète sur le site suivant : www.emploitpe.fr GUIDE RH du dirigeant TPE - PME/PMI
01 > L'embauche > VOUS EMBAUCHEZ UN ÉTRANGER Dans ce cas, vérifiez que l intéressé est en possession d un titre l autorisant à exercer une activité salariée et assurez vous de la validité du document auprès de l administration compétente. POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, CONSULTER LE SITE SUIVANT : www.travail-solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/ fiches-pratiques/embauche/embauche-un-etranger-660.html > A savoir IL EXISTE DEUX TYPES D'AIDES DESTINÉES À FAVORISER L'EMBAUCHE DE SALARIÉS : > Les exonérations ou allègements de charges sociales mises en œuvre dans certaines zones du territoire : Zones de redynamisation urbaine (ZRU), Zones de revitalisation rurale (ZRR), Zones franches urbaines, Depuis le 1 er janvier 2007, on évoque les bassins d'emploi à redynamiser (BER). > Les contrats de travail aidés : contrat initiative emploi (CIE), contrat d'insertion revenu minimum d'activité (CIRMA), contrat de professionnalisation, contrat d apprentissage. Ils sont destinés à certains salariés et ouvrent droit, selon le contrat, à des exonérations de cotisations, des primes ou encore à des aides à la formation... Il existe également un dispositif général d'allègement des cotisations patronales de sécurité sociale sur les bas et moyens salaires applicable en principe à toutes les entreprises. POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, CONSULTER LES SITES SUIVANTS : www.travail-solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/ embauche/panorama-aides-embauche.html www.travail-solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/ contrats-travail/contrat-apprentissage.html www.artois-rh.com www.artois-apprentissage.com > Zoom sur le contrat d apprentissage L'apprentissage a pour but de donner à des jeunes travailleurs une formation générale, théorique et pratique, en vue de l'obtention d'une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme de l'enseignement professionnel ou technologique, un titre d'ingénieur ou un titre répertorié. Tout jeune âgé de 16 à 25 ans peut entrer en apprentissage. Des dérogations à ces limites d'âge sont possibles. POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, CONSULTER LES SITES CITÉS CI-DESSUS. > L'embauche
02dossierdupersonnel 10/12/08 17:01 Page 1 02 r e i l s e s o n d n > Le du perso
02 > Le dossier du personnel > Le dossier du personnel Le dossier individuel du personnel n est pas obligatoire. Néanmoins, il est vivement conseillé de le constituer car il retracera la vie professionnelle et parfois extraprofessionnelle des salariés. > Que doit-il contenir? Le dossier doit contenir les informations nécessaires à l employeur pour remplir ses obligations (inscription sur les listes d électeurs, envoi du bulletin de paie si nécessaire, convocation à entretien préalable ). Il est donc conseillé d introduire dans le contrat de travail une clause engageant le salarié à transmettre sans délai les modifications intervenant dans son état civil, sa situation de famille, son adresse, etc. Le dossier du personnel sera constitué de différents sous-dossiers permettant de classer et donc de retrouver rapidement les pièces. > Classification des différentes informations L identité du salarié, Les informations protection sociale, Les certificats de travail, Les activités professionnelles antérieures ou simultanées, L embauche, La modification du contrat, Les absences et congés, Les sanctions. > Mentions ou documents interdits LES MENTIONS DISCRIMINATOIRES Est considéré comme discriminant, tout acte envers un salarié réalisé en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de sa situation de famille ou de son état de grossesse, de son appartenance ou de sa nonappartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son patronyme ou, sauf inaptitude constatée par le médecin du travail, en raison de son état de santé, de son handicap ou de ses caractéristiques génétiques. L employeur ne peut pas rechercher d éléments sur tous ces aspects. > Pour plus d informations, consulter : La HALDE 11 rue Saint Georges - 75009 PARIS Tél : 01.55.31.61.00 - Fax : 01.55.31.61.49 www.halde.fr > Le dossier du personnel
> Le dossier du personnel 02 > Identité du salarié - Nom, prénoms, nom d usage - Domicile légal - Date et lieu de naissance - Nationalité - Numéro de Sécurité Sociale - Titre de séjour et autorisation de travail - Avis d aptitude à l emploi du médecin du travail > Protection sociale - Nécessaire pour les régimes de prévoyance ou de mutualisation - Situation familiale - Nombre d enfants à charge et dates de naissance - Liste des bénéficiaires du capital décès > Certificats de travail Peuvent être nécessaires à une reprise d ancienneté ou pour justifier d une expérience professionnelle. Ces documents peuvent être produits mais non obligatoirement donnés. > Absences et congés - Maladie et accident du travail (déclaration d AT, arrêts de travail et prolongations, tout échange de courriers avec le salarié et les différents organismes intervenant dans le processus) - Maternité (certificat médical ou document de la sécurité sociale faisant apparaître la date présumée de l accouchement, arrêt pour congé pathologique, lettre précisant les aménagements éventuels ou changement de poste temporaire) - Congés : tout échange de courriers entre le salarié et l employeur. DOSSIER DU PERSONNEL > Activités professionnelles - Attestation du salarié d être libre de tout engagement ou attestation précisant le nombre d heures de travail effectuées chez d autres employeurs - Nécessité de connaître l existence d une clause de non concurrence chez le précédent employeur (risque de dommages et intérêts pour concurrence déloyale) - Nombre de trimestres de cotisation (en fonction de l âge du salarié). > Sanctions - L employeur gardera trace des sanctions sous réserve de la loi d amnistie et des délais de prescription. - Lettres d avertissement - Blâme - Lettres de réponse du salarié - Lettres de convocation à un entretien préalable et notification de sanction. > Modification du contrat Tout document relatif à la modification du contrat - Avenants au contrat - Courriers échangés avec le salarié à l occasion de la modification. > Embauche - Lettre de candidature du salarié - Curriculum Vitae - Contrat de travail ou lettre d embauche - Diplômes invoqués dans le curriculum vitae - Tout document nécessaire à l exercice de l emploi (extrait de casier judiciaire pour des emplois de surveillance, gardiennage, carnet de vaccinations.) GUIDE RH du dirigeant TPE - PME/PMI
03doc Obligatoires 10/12/08 16:52 Page 1 03 ts n e s m e r u i c o o t a D g i > obl
> Documents obligatoires 03 Le Code du Travail oblige à conserver plusieurs types de documents. En dehors des cas prévus par la loi, l employeur peut avoir intérêt à conserver certains dossiers (contentieux, contrôle administratif). C est pourquoi les délais conseillés tiennent compte des durées de prescription de l action en justice ou de sanctions pénales. Documents à conserver Délai prévu Délai obligatoirement par la loi conseillé Registre unique du personnel 5 ans après 10 ans A remplir par ordre chronologique, sans passer le départ du salarié de ligne (amende de 750 par salarié manquant) Double des bulletins de paie 5 ans Documents permettant de comptabiliser Non fixé 1 an (prescription pénale) les heures de travail effectuées par chaque salarié (pointeuse ou auto-enregistrement) Registre des accidents du travail bénins Concerne les accidents non déclarés. La tenue de ce registre est soumise à l autorisation de la CRAM (sous certaines conditions cumulatives) 1 année civile (à envoyer à la CRAM à la fin de chaque année civile) Fiches d aptitude médicales Non fixé 1 an (prescription pénale) Registre unique de sécurité Regroupe tous les documents de contrôle et de vérification au titre de l hygiène et de la sécurité (y compris exercices incendie, vérification installations électriques, machines dangereuses) 5 ans Registre des dérogations au Non fixé 1 an (prescription pénale) repos hebdomadaire Document réalisé le 1 er mars 2008 susceptible de modifications en fonction de l évolution de la législation. GUIDE RH du dirigeant TPE - PME/PMI
03 > Documents obligatoires Documents à conserver Conclusion et exécution du contrat de travail Contrat de travail (quel que soit le type de contrat) Contrat de mission des salariés intérimaires Rupture du contrat de travail Courriers concernant la procédure de licenciement Reçu pour solde de tout compte Transaction Contrats commerciaux Prestation services entreprise intérimaire Contrat de sous-traitance Représentant du personnel en fonction de la taille de l entreprise : Registres délégués du personnel, CHSCT Procès-verbaux du CE Rapports à établir pour les représentants Règlement intérieur du CE Bilan social Accords Accord de salaire Accord intéressement et participation Congés payés Calendrier Notes de service Règlement intérieur Formation continue (conventions, déclaration, cotisations) Handicapés (déclaration, contribution) Délai minimum conseillé Pendant la durée du contrat et 30 ans après la fin du contrat 3 ans 30 ans à compter du départ du salarié 5 ans 30 ans 10 ans 10 ans 3 ans Mandat en cours et précédent 3 ans Illimité 3 ans 5 ans 30 ans Minimum 1 an 3 ans Illimité 3 ans minimum 3 ans minimum > Obligations envers la CNIL La CNIL exige la destruction d un certain nombre de données informatiques concernant les salariés au-delà d un certain délai. CNIL 8 rue Vivienne CS 30223 75083 PARIS CEDEX 02 Tél : 01.53.73.22.22 Fax : 01.53.73.22.00 http://www.cnil.fr > Documents obligatoires