GUIDE DU STAGIAIRE [2015] OPTIFORMATION - Guide du Stagiaire
Table des matières VOS INTERLOCUTEURS... 3 VOTRE PLATEFORME... 3 FONCTIONNALITES GENERIQUES DE LA PLATEFORME... 3 FONCTIONNALITES PROPRES A VOTRE ROLE DE STAGIAIRE... 3 COMMENT CONSULTER L OFFRE DE FORMATION?... 4 A partir de votre menu d accueil... 4 A partir des menus déroulants... 4 COMMENT VOUS INSCRIRE?... 5 A partir de votre menu d accueil... 5 A partir du menu déroulant... 5 COMMENT CONFIRMER VOTRE DEMANDE D INSCRIPTION AUPRES DE L ADEME?... 6 QUAND EST CE QUE VOTRE INSCRIPTION SERA CONFIRMEE?... 6 A QUEL MOMENT SEREZ-VOUS AVERTI EN CAS D ANNULATION DE LA SESSION?... 6 COMMENT SAVOIR AVANT LA RECEPTION DE LA CONVOCATION, OU SE DEROULERA LA SESSION?... 7 COMMENT CONSULTER LES DONNEES SUR LE LIEU D ACCUEIL ET LES PARTICIPANTS... 8 COMMENT EVALUER LA SESSION... 8 QUAND EST-CE QUE VOUS RECEVREZ VOTRE ATTESTATION?... 8 COMMENT FAIRE SI VOUS AVEZ PERDU UN DOCUMENT OU SI VOUS SOUHAITEZ UN DUPLICATA?... 8 Page 2
PREAMBULE Vos Interlocuteurs Elodie Mendes et Martine Parisot Un N de téléphone : 01.43.60.15.91 Une adresse mail : inscription.formation@ademe.fr Votre Plateforme La plateforme formation est composée : D un site internet, ouvert au public et donc accessible par tous : http://formations.ademe.fr D un espace privatisé qui vous est dédié et qui est accessible uniquement par identifiant et mot de passe Fonctionnalités génériques de la plateforme Voir guide des fonctionnalités génériques Fonctionnalités propres à votre rôle de stagiaire A partir de votre espace, vous pourrez : Consulter les modules et les sessions, Vous inscrire, Retrouver tous les documents relatifs à votre inscription : bordereau d inscription, convention, convocation et facture, Evaluer la session de formation. Page 3
Comment consulter l offre de formation? A partir de votre menu d accueil En cliquant sur «voir la liste» au niveau du tableau de bord «sessions inter ouvertes aux inscriptions» : S affichent toutes les sessions qui vous concernent et sur lesquelles les inscriptions sont ouvertes : A partir des menus déroulants Cliquez sur le menu «catalogue de formation» Page 4
En choisissant «liste des sessions de formation» : vous accédez à toutes les sessions de formation qui concernent votre périmètre, dont la date de démarrage commence à partir de la date du jour+1. En choisissant «modules» : vous accédez à l ensemble de l offre stage de l ADEME sur votre périmètre En choisissant «planning des sessions par module», vous accédez à la programmation au format planning Pensez à déplier le module de recherche pour appliquer les filtres de votre choix Puis cliquer sur l enregistrement choisi pour consulter les informations. Comment vous inscrire? Deux chemins d accès ont possibles : A partir de votre menu d accueil Cliquez sur le bouton «s inscrire à une session» A partir du menu déroulant Catalogue de formations >liste des sessions de formation puis cliquez sur l icône dans la colonne «s inscrire» de la liste d affichage Cliquez sur l icône «s inscrire» NB : à partir du menu déroulant «inscriptions» vous visualisez les inscriptions que vous avez réalisées Page 5
Comment confirmer votre demande d inscription auprès de l ADEME? Après avoir enregistré votre inscription, si vous êtes le créateur de celle-ci, vous recevrez automatiquement un mail avec un lien vers le bordereau de pré-inscription à compléter puis à nous retourner signé par mail dans les plus brefs délais à l adresse ci-dessous. inscription.formation@ademe.fr Vous recevrez un AR de ce bordereau dès réception par nos soins. Sans ce bordereau de pré-inscription retourné signé, votre demande ne sera pas prise en compte NB : Vous pourrez retrouver ce bordereau de pré-inscription sur votre espace privatisé : Au niveau du menu d accueil ou A partir du menu documents> bordereau de pré-inscription Quand est ce que votre inscription sera confirmée? Votre demande d inscription est étudiée sur la base des prérequis définis est validée ou refusée dans un délai maximum à J-3 semaines de la date de démarrage de la session. Vous recevrez un mail de confirmation ou éventuellement de refus. Vous recevrez alors un lien pointant vers votre convention qui sera à nous retourner signée. 22 jours au plus tôt et 14 jours au plus tard avant le démarrage de la session nous vous enverrons votre convocation. A quel moment serez-vous averti en cas d annulation de la session? En cas d annulation de la session, vous serez averti par mail au plus tard à trois semaines de la date de démarrage de la session Page 6
Comment savoir avant la réception de la convocation, où se déroulera la session? Le lieu de la session vous est communiqué au moment de l envoi de la convocation. Mais, si nous avons déjà réservé le site, vous avez accès à l information en amont de l envoi de la convocation à partir du formulaire de la session : Cliquez sur l icône «Localisation, planification et prix» Cliquez sur le lien pour consulter les informations sur le site Attention : Il est extrêmement rare mais possible que le site associé à la session change en cours de processus tant que la convocation n est pas envoyée. Page 7
Comment consulter les données sur le lieu d accueil et les participants A J-14 jours de la date de démarrage de la session, vous pourrez consulter à partir du menu documents>documents logistiques : Le récapitulatif de la session Le Plan d accès du site de formation La liste des participants Comment évaluer la session Vous serez alerté par mail avec un lien pointant vers le formulaire d évaluation à chaud de la formation que vous venez de suivre. Nous vous demanderons au début de cette évaluation de renseigner quelques informations concernant votre mode de déplacement à la formation afin de calculer le bilan carbone de la session. Une fois votre questionnaire réalisé, en cliquant sur le menu «questionnaire», vous pourrez consulter vos réponses au questionnaire que vous venez de réaliser. Quand est-ce que vous recevrez votre attestation? A réception de votre évaluation remplie, nous vous enverrons votre attestation de formation par mail. Comment faire si vous avez perdu un document ou si vous souhaitez un duplicata? Tous les documents qui vous sont envoyés sont également accessibles à partir du menu «documents». A partir de ce menu, vous retrouverez : - Votre bordereau de préinscription et / ou demandes de devis - Votre convention - Votre attestation - Ces documents sont imprimables en cliquant sur l icône en haut à droite de l écran Page 8