Projet courrier Présentation de la chaîne de dématérialisation du courrier 02/10/2017
Enjeux et des objectifs L enjeu du projet est de gagner en efficience et en qualité de service dans la gestion des courriers de la collectivité grâce à la dématérialisation de cette gestion : Gagner du temps dans la gestion des courriers (numérisation des courriers, informatisation du processus de gestion), Mieux maîtriser la chaîne de traitement des courriers (accusé réception, courriers réponses ), Prendre en charge plus rapidement les courriers signalés. Les objectifs sont multiples Objectifs sur le plan fonctionnel et métier Mettre en place un automatisme dans la gestion du courrier (Workflow), Accompagner les directions opérationnelles dans l appropriation du nouveau processus et du nouvel outil (AMOA). Objectifs sur le plan technique Intégrer la solution de gestion de courriers dans le SI (inscription dans la démarche d urbanisation).
Les impacts attendus 1. Sur les politiques publiques : Important Réduction des coûts d impression notamment 2. Sur les populations et les usagers : Important Mise en œuvre charte Marianne; Respect des délais de réponse 3. Sur les modes d action / d intervention de la Collectivité : Très important Modifications profondes des processus métiers existants et donc les habitudes d une partie des agents de la collectivité 4. Sur l organisation et le fonctionnement des Services : Important Les processus métiers peuvent être différents de ceux existants 5. Sur les agents : Important Solution moderne pour maîtriser la chaîne de traitement des courriers (suivi des courriers.) 6. Sur l efficience de l action (résultats / moyens consommés) : Important Fiabilisation et traçabilité de la chaîne courrier
Les risques identifiés et et leur prévention-traitement Matrice d identification et d évaluation des risques (limité / modéré / significatif / critique) Impact R4 R5 Probabilité R2 R3 R1
Impact Le projet courrier Les risques identifiés et et leur prévention traitement Probabilité R2 R4 R5 R3 R1 N Risque Description du risque Actions préventives Actions correctives en cas de survenance R1 Incompréhension du projet dématérialisation du courrier => Rejet de l application Communication, Accompagnement de proximité, Implication des managers (des DO aux chefs de secteur), Soutien fort de la DG Rappel des objectifs de la direction générale par la direction générale Sponsor fort R2 Prise en charge de tous les courriers entrants au sein de la cellule courrier de la DRM Accompagnement de proximité, Simplification et automatisation des processus d acquisition du courrier (numérisation, vidéocodage ), Adaptation des outils et de l environnement de l utilisateur Double écran, Multiplication des scanners, Réorganisation spatiale de la salle, Choix d un mobilier adapté. Formations Révision de l organisation avec CHSCT, DRH, DCMB, DAPM R3 Usage du logiciel Identification d un référent courrier au sein de chaque direction, Création d une communauté regroupant l ensemble des référents et animation permanente de cette dernière (relais d information), Plan de formation en s appuyant sur les référents (contacts privilégiés des utilisateurs), E-learning (vidéo d utilisation sur E-gram) Modèle gagnant - gagnant Actions incitatives en faveur des agents et managers
Impact Le projet courrier Les risques identifiés et et leur prévention traitement Probabilité R2 R4 R5 R3 R1 N Risque Description du risque Actions préventives Actions correctives en cas de survenance R4 Mise en place adresse unique Communication Accompagnement de proximité Contrôle et correction le cas échéant des adresses sur les courriers + rediscussions organisation gestion courrier «papier» avec DO et référents des sites distants en question R5 Non appropriation du référentiel des contacts par les DO Communication sur les impacts d une telle non appropriation et sur l intérêt d un référentiel unique et commun pour le partage d information entre les briques logicielles de notre SI, Rassurer les utilisateurs quant à la confidentialité des données de leurs contacts, Mise en place d interfaces entre les outils (interopérabilités). Effort d automatisation là où les difficultés sont les plus évidentes
La chaîne de dématérialisation du courrier = ensemble de 13 applications métiers ou techniques : 90% sont nouvelles - Acquisition numérique des courriers (contributeur) - Gestion des contacts (contributeur) - Météo des courriers (contributeur) - Traitement des courriers - GED -. Toutes les applications métiers jouent un rôle dans le processus de dématérialisation des courriers
Présentation 14 69 2 10 Certains Si 25 78 -les En Les ODYSSEE En courriers logiciel cas agents fonction courriels échéant, de KOFAX est récupère, sont la des la pourront instruit chaîne clôturé sites un cellule des informations déposés lit courrier factures: distants automatiquement enregistre dans par être courrier la par le directement sortant direction numérisent logiciel celles-ci renseignées le ouvrent, et facteur sein distribue est ODYSSEE opérationnelle du ne les transmis trient à les Conseil sont documents la dans automatiquement courriers cellule les pas la la dans Départemental courriers météo orientées parapheur dans les déposés et ODYSSEE. directions prépare des en de vers les courriers électronique lots manuellement la les de DRM (factures, opérationnelles. Il l Essonne logiciel formulaires seront après concernant ou directement pour ensuite envoi courriers s appuyant par validation permettant les du l archivage instruits mais préarchivage, l aide définitif, comme Grand courriers échéant puis réponse est de Angle des un renvoyé dans sur leur normaux la cas dossier courriers la cellule afin copieur/scanner les météo échéant dans de boîtes en courrier créer des s appuyant ODYSSEE aux courriers automatiquement est de lettres est pour vidéo-coder déplacé lorsqu il les (pour des cas transmettre sites dans échéant les est ces les courriers distants prêt le Système derniers objets sur système à automatiquement la être signalés) facture. météo (=vérifier envoyé d Archivage d entrepôt des Ces au(x) courriers) et dernières valider) à Electronique la destinataire(s) cellule fichiers puis sont courrier numérisent ensuite (SAE) la collectivité centrale de transmises la courrier usagers signalés, par vers le interne les aux cas à usagers agents (GED) collectivité au module pour pour Service archivage archivage fait temporaire de la définitif GED Numérise sur les scanners dédiés cellule courrier DRM Agents cellule courrier ASTRE Annuaire des agents CD Identification expéditeur Référentiels communs Organigramme Adresses Gestion des contacts Base Adresses Nationales (BAN) Gestion du Protocole Gestion des événements Expéditeurs Acquisition numérique des courriers (KOFAX) Agents cellule courrier Traitement des courriers (ODYSSEE) Expéditeurs Parapheur électronique (i-parapheur) Numérise sur les copieurs pour transmettre à la cellule courrier central Quels sont les courriers signalés du jour? Météo des courriers Agents sites distants sites distants Factures Gestion financière (Grand Angle) Hors Factures Entrepôt fichiers (ALFRESCO) Service fait Archivage définitif (SAE) Factures Courriers Courriers non distribués par La Poste Robots Consultation Courriel Courriers réponses
La stratégie de déploiement 5 lots fonctionnels Lot 1 : les courriers signalés, Lot 2 : les courriers normaux, Lot 3 : les courriers arrivant dans les sites distants, Lot 4 : les courriers sortant en lien avec la parapheur électronique (signature), Lot 5 : les notes internes
Entrepôt fichiers (GED) Macro-planning PROJET GED PROJET PARAPHEUR GESTION DES CONTACTS METEO DES COURRIERS PROJET NUMERISATION EN MASSE METEO DES COURRIERS Mise en œuvre Analyse offre, négociation, notification Lot 1Bordereau de Lot 1Bordereau mandats de mandats PROJET PARAPHEUR ELECTRONIQUE GESTION DES CONTACTS Mise en œuvre (alimentation, paramétrage confidentialité ) PROJET COURRIER : ODYSSEE Mise en œuvre (installation et paramétrages fonctionnels et techniques) Lot 1 courriers signalés Lot 3 Courriers sites distants Lot 2 Courriers normaux Lot 4 Courriers sortants ACQUISITION NUMERIQUE Courriers signalés Courriers normaux Factures Septembre 17 Octobre 17 Novembre 17 Décembre 17 Janvier 18 Février 18