Introduction Ce document vous guidera à travers les étapes requises à la production des T4. Vous aurez à utiliser le formulaire fac-similé, image du T4 fournie par l Agence du Revenu Canada (ARC). Vous aurez la possibilité de transmettre à l ARC vos T4 par internet. Pour cela une planification est requise : Transmission par internet (obligatoire pour 50 feuillets et plus): Vous aurez besoin d'un numéro de transmetteur. Pour les besoins de ce guide, nous ferons l impression des T4 fac-similés et nous préparerons aussi le fichier XML des T4 pour se rendre jusqu à la transmission par internet. Si vous avez un employé qui a travaillé au Québec ET dans une autre province où il a contribué au RPC, l impression des T4 doit être faite avant la préparation des RL-1 afin d utiliser le montant des cases 16 et 26 du T4 et les reporter aux renseignements complémentaires B-1 et G-2 du RL-1. Si vous devez modifier le nom ou l adresse de vos employés, faites-le dans la fiche de l employé de l année courante, afin d avoir les renseignements les plus récents. (Seuls les champs nom, adresse-1, adresse-2, ville et code postal sont lus dans la fiche de l année courante.) 2013-01-17 Page 1 de 23
Sommaire Ce document vous guidera à travers les étapes requises à la production des T4....1 de Paie / Rapports / Rapports Annuels / Impression des T4 et Relevés 1...3 T4/RL-1 - MAINTENANCE DES CODES D'AJUSTEMENT...3 T4/RL-1 - EPURATION AJUSTEMENTS AUX EMPLOYES...3 T4/RL-1 - ENTREE DES AJUSTEMENTS PAR EMPLOYE...3 T4 - CALCUL DU FACTEUR D'EQUIVALENCE...4 T4 - MAINTENANCE FACTEURS D'EQUIVALENCE...5 T4 - Impression résumé des étapes...6 T4 - Impression (Nom / Numéro Employé) - copie de l employeur... 6 T4 - TRANSFERT DE FICHIER PAR INTERNET (XML)... 11 T4 - PARAMETRES FICHIER PAR INTERNET (XML)... 12 T4 - TRANSFERT DE FICHIER PAR INTERNET (XML)... 14 T4 - Impression (Nom / Numéro Employé) - copie de l employé... 16 Page 2
Système de Paie / Rapports / Rapports Annuels / Impression des T4 et Relevés 1 Il est possible d ajouter, de corriger et/ou d enlever des montants à chaque case des T4 pour chaque employé. Cette fonction est gérée par les ajustements. T4/RL-1 - MAINTENANCE DES CODES D'AJUSTEMENT o Définir vos codes d ajustement, quelles cases seront affectées par cet ajustement: o Pour le RL-1, les cases de renseignements complémentaires seront identifiées par un préfixe + (ex. : +G-1) T4/RL-1 - EPURATION AJUSTEMENTS AUX EMPLOYES o Effacer le contenu du fichier des ajustements de tous les employés. o Cette opération devrait être effectué une seule fois par année afin d effacer les montants d ajustement de l année précédente. T4/RL-1 - ENTREE DES AJUSTEMENTS PAR EMPLOYE o Inscrire le montant par employé : 2013-01-17 Page 3 de 23
T4 - CALCUL DU FACTEUR D'EQUIVALENCE Ce calcul du facteur d équivalence ne s applique qu aux employés du groupe 5, afin d établir le facteur d équivalence de la CCQ selon les heures travaillées. La CCQ vous envoie les taux, par l intermédiaire de la revue Bâtir. Il est arrivé par le passé que 2 taux s appliquent à l intérieur de la même année. Dans ce cas, la date de départ de calcul pour le taux 2 devra être spécifiée ainsi que les autres taux. Le résultat de ce calcul peut être vérifié dans l option suivante. NOTE : Un employé ayant travaillé sous le groupe 5 en cours d année mais ayant terminé l année sous un autre groupe n aura un calcul du facteur d équivalence que si vous remettez son groupe à 5 dans la fiche de l employé de l année traitée par le calcul (année précédente / année courante). Page 4
T4 - MAINTENANCE FACTEURS D'EQUIVALENCE Le premier champ est le résultat du total facteur d équivalence de cet employé. Les autres champs représentent la base du calcul : on y retrouve la somme des heures et le montant correspondant après y avoir appliqué le facteur d équivalence. 2013-01-17 Page 5 de 23
T4 - Impression résumé des étapes Copie de l employeur o Pour vérifier les montants o Pour conserver dans vos dossiers Transfert de votre fichier par Internet (XML) o Confirmation que votre fichier est accepté Copie des employés T4 - Impression (Nom / Numéro Employé) - copie de l employeur Utilisé pour la vérification des montants et pour vos dossiers, la copie de l employeur devrait être imprimée en premier lieu. Chaque page contient 2 employés. Pour l impression il est important de respecter les choix de l imprimante Windows illustrés ci-dessous. Les bornes d employé devraient être Du début / A la fin Page 6
Puis répondre aux questions suivantes : IMPRESSION DES T4 Impression des T4 pour : 1=Année PRÉCÉDENTE, 2=Année COURANTE : 1 Choix des dates selon : P=date de Période de paie, C=date de Chèque? Impression des T4 pour l'année : NNNN Date de début : NN/NN/NN Date de fin : NN/NN/NN Code d'assurance-emploi désiré: 1=Régulier (et sans AE), 2=Réduit? Désirez-vous seulement le total? N Entrez le numéro d'enregistrement de pension (CCQ) : Entrez le numéro d'enregistrement de pension (AUTRE) : Nombre de copies de chaque T4 (1 ou 2)? 1 RRQ: Cotisation maximale employé pour l'année : NNNN.NN Entrez le numéro de compte de l'employeur : 000000000RP0000 Désirez-vous un test d'impression : O=Oui, N=Non, F=Fin? N Impression des T4 pour :1- Année précédente 2 Année courante : Choisir 1 Année précédente Choix des dates selon : P = Date de période de paie C= Date de chèque P : Les données de vos T4 sont basées sur vos dates de fin de période de paie. C : Les données de vos T4 sont basées sur les dates de chèque. Impression des T4 pour l année : Vérifier l année Date de début : Selon la Période de paie, cette date s inscrit automatiquement d après le calendrier de paie. Selon les Dates de chèques, cette date s inscrit automatiquement d après le premier jour de l année soit le : 01/01/NN Date de fin : Selon la Période de paie, cette date s inscrit automatiquement d après le calendrier de paie. Selon les Dates de chèques, cette date s inscrit automatiquement d après le dernier jour de l année soit le : 31/12/NN Code d'assurance-emploi désiré: 1=Régulier (et sans AE), 2=Réduit? Vous ne pouvez pas produire les T4 pour les employés ayant un taux d assurance-emploi régulier en même temps que ceux ayant un taux réduit. Il vous faudra procéder en deux cycles de production si c est le cas. Pour les employés ayant contribué à l assurance-emploi avec le taux régulier, choisissez 1. Si vous avez obtenu un taux réduit du bureau d assurance-emploi, choisir 2. Les employés ayant la déduction réduite seront imprimés. Désirez-vous seulement le total : N = Le logiciel imprimera les T4. O = Le logiciel imprimera seulement un total pour chacune des cases. 2013-01-17 Page 7 de 23
Entrez le numéro d enregistrement de pension (CCQ) : Entrez le no. d enregistrement CCQ. Entrez le numéro d enregistrement de pension (Autre) : Entrez d autres nos d enregistrement s il y a lieu. Nombre de copie de chaque T4 (1 ou 2): Choisir 1 = Pour la copie de l employeur, le logiciel imprimera les T4 de 2 employés par page. Choisir 2 = Pour imprimer les T4 à remettre aux employés, le logiciel imprimera 2 fois le T4 de l employé sur une page pour qu il ait une copie à conserver et une copie à envoyer au gouvernement. RRQ- Cotisation maximale employé pour l année : Le montant s inscrit automatiquement, vous avez la possibilité de le changer si nécessaire. Il provient des configurations de paie. Entrez le numéro de compte de l employeur : Si vous avez choisi 1 dans le champ «Nombre de copie de chaque T4» pour faire l impression de la copie de l employeur, le logiciel vous propose le numéro d employeur à l assurance emploi inscrit dans la maintenance de la paie (000000000RP0000) Désirez-vous un test d impression : Taper N pour le formulaire Fac-similé ou F pour retourner au menu. Vos T4 s affichent! Page 8
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Vous devez les imprimer : NOTEZ que quelques listes s impriment une à la suite de l autre. Une sélection d imprimante sera proposée à chaque rapport, vous pouvez alors remettre la mise en page active. le sommaire des T4 la liste des ajustements aux T4 la liste des employés du Québec ayant contribué au RPC à l extérieur du Québec o seulement si cette situation survient Vous pouvez vérifier vos T4. Page 10
T4 - TRANSFERT DE FICHIER PAR INTERNET (XML) Avant de faire la distribution de vos T4 papiers à vos employés, faites le transfert de fichier par internet de ces derniers à l ARC pour vous assurez que toute l information de vos T4 sera acceptée. La transmission consiste en 3 étapes : 1. Vérification des données du préparateur 2. La création de votre fichier 3. La transmission du ficher à l ARC 2013-01-17 Page 11 de 23
1. Vérification des données du préparateur T4 - PARAMETRES FICHIER PAR INTERNET (XML) Page 12
#-Transmetteur: Numéro du transmetteur sur support magnétique que l ARC vous a attribué. Les deux premières positions du numéro du transmetteur comportent nécessairement les lettres MM. Remarque : Si vous êtes déjà un transmetteur sur support magnétique, utilisez le numéro MM que l ADRC vous a déjà attribué. Si vous ne possédez pas un numéro de préparateur, utilisez le numéro de préparateur générique MM555555. Si vous désirez obtenir un numéro de préparateur, appelez 1-800-665-5164 pour en obtenir un. Indic. Transmet: 3 si vous produisez les déclarations en votre nom à l aide d un logiciel que vous avez acheté. Nom Transmet.#1: Première ligne du nom du transmetteur. Nom Transmet.#2: Deuxième ligne du nom du transmetteur. Adr.Transmet.#1: Adr.Transmet.#2: Ville Transmet.: Prov. Transmet.: Entrez la province ou territoire canadien de résidence du transmetteur. Ex : QC Utilisez les abréviations énumérées sur la page Web du formulaire "Transmission de supports magnétiques " dans la section «Code de province ou de territoire du transmetteur». Pays Transmet.: CAN pour Canada Code Post.Trans: Votre code postal, sans espace. Contact: Entrez le prénom suivi du nom de famille de la personne-ressource pour les questions comptables. N indiquez pas les titres (M., Mme, etc.) Langue Corresp.: F ou E Courriel: du contact #-Télephone: du contact Extension: du contact Nas Propr. #1..: Numéro d assurance sociale (NAS) du premier propriétaire Si l employeur est une société privée dont le contrôle est canadien ou qu il n est pas constitué en société, inscrivez le NAS du premier propriétaire ou du propriétaire principal. Nas Propr. #2..: Numéro d assurance sociale (NAS) du second propriétaire Si l employeur est une société privée dont le contrôle est canadien ou qu il n est pas constitué en société, inscrivez le NAS du second propriétaire ou du second propriétaire principal. 2013-01-17 Page 13 de 23
T4 - TRANSFERT DE FICHIER PAR INTERNET (XML) Avertissement : Ne pas utiliser le même répertoire pour les T4 et les RL-1. Certains fichiers de validation de vos T4 et de vos RL-1 portent le même nom. Il ne faut surtout pas les mêler ensemble, la validation serait alors impossible. Il est donc très important de ne pas utiliser le même répertoire pour ces deux feuillets. Identification de référence de la soumission Ce numéro est un numéro unique pour identifier chaque soumission envoyée à l'arc. Automatiquement, le logiciel donne un nouveau numéro chaque fois que vous exécutez le programme avec succès. Si un fichier ne passe pas l étape de la validation et que ce fichier n a pas été transmis à l ARC, vous devez réutiliser son numéro. Type de feuillet Identifie si le fichier est l'original (O) que vous envoyez ou une correction (M). Répertoire du fichier résultat Répertoire dans lequel vous voulez que votre fichier résultat soit créé. Il est important de ne pas utiliser le même répertoire pour les T4 et les RL-1. Un problème de validation pourrait survenir. TRANSMISSION DES T4 SUR SUPPORT MAGNETIQUE Impression des T4 pour: 1=Année PRÉCÉDENTE, 2=Année COURANTE : Choix des dates selon : P=date de Période de paie, C=date de Chèque? Impression des T4 pour l'année : NNNN Date de début :NN/NN/NN Date de fin :NN/NN/NN Code d'assurance-emploi désiré: 1=Régulier, 2=Réduit? Entrez le numéro d'enregistrement de pension (CCQ) : Entrez le numéro d'enregistrement de pension (AUTRE) : RRQ: Cotisation maximale employé pour l'année : NNNN.NN Entrez le numéro de compte de l'employeur : 000000000RP0000 Autre compagnie à inclure (<Cr> pour terminer) : 00 Reprendre les mêmes réponses que lors de l impression des T4. Page 14
Le résultat de la création du fichier sera affiché : S il y a une anomalie, le Constucteur affichera un message à cet effet. Les diverses listes s imprimeront. 2. Transmission du fichier : Si votre fichier est INVALIDE, apportez les corrections requises dans vos fichiers du Constructeur et refaites le processus d'impression des T4 et la création du même fichier de T4, i.e. avec le même numéro d'ordre de transmission. Si l étape précédente s est terminée par le message «Votre fichier est valide», le fichier xml est prêt pour être expédié à http://www.cra-arc.gc.ca/esrvc-srvce/rf/thr/ift-tfi/menu-fra.html Le répertoire du fichier xml que vous aviez mentionné s ouvrira dans un explorateur. Votre fureteur internet s ouvrira à la page de l ARC. Ouvrez une session et faites la transmission de votre fichier. Votre fichier de T4 a été transmis avec succès, vous pouvez donc faire la distribution des T4 papiers à vos employés. 2013-01-17 Page 15 de 23
T4 - Impression (Nom / Numéro Employé) - copie de l employé Reprendre l option d impression des T4 et faites les même choix à l exception de : Nombre de copies de chaque T4 (1 ou 2)? 2 Ainsi, deux T4 identiques seront imprimés sur une page, pour vos employés. Le logiciel fera un décompte des T4 imprimés et vous avertira du nombre de versos à imprimer, prenez-en note. Puis l image du verso des T4 apparaîtra en document PDF. Page 16
Vous pouvez alors retourner les T4 précédemment imprimés et y imprimer la page verso sur chaque feuille. Portez une attention particulière à l orientation de votre papier pour que le recto et le verso s impriment dans le même sens. Il vous faudra spécifier le bon nombre de copies manuellement sur l écran de l impression du verso. Les pages qui suivent contiennent des exemples de formulaires et de listes. 2013-01-17 Page 17 de 23
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