Archivage des e- mails Solution Info Stockage et recherche - Indexation systématique dans les armoires La messagerie électronique, devenue un moyen de communication privilégié dans le monde professionnel, est en voie de supplanter le courrier postal et les télécopies. Dans un tel contexte, il devient crucial d investir dans une méthode d archivage professionnelle et systématique pour traiter la correspondance électronique. La messagerie électronique: un bienfait ou une sinécure? Les avantages de DocuWare Au cours des dernières années, la messagerie électronique a permis d abolir les frontières. De plus en plus, les contrats, les offres, les lettres etc. parviennent quasi instantanément sur le poste de travail du destinataire. Toutefois, le défi qui se pose est le traitement de ces volumes de messages électroniques. Moins de 20% des entreprises se sont penchées sur le problème du stockage des messages électroniques. Encore moins ont mis en place leur propre stratégie de gestion de la messagerie électronique. Pourtant, la nécessité d organiser les messages électroniques et de les archiver d une manière efficace et logique se fait sentir de plus en plus. Le problème: la capacité de stockage Stockage inaltérable des messages électroniques Aucune perte de données importantes Partage de toutes les informations Allègement des systèmes de messagerie électronique Le flot grandissant de messages électroniques et de pièces jointes inonde les boîtes de réception des employés. En moyenne, un employé consacre plus d une heure par jour à la lecture et au traitement des messages électroniques entrants. Qu advient-il lorsqu une boîte de réception ou un serveur de messagerie électronique atteint ses limites? Ou lorsque l administrateur ne peut plus sécuriser les messages électroniques? En limitant la taille des boîtes de réception, l administrateur contraint les utilisateurs à supprimer des messages électroniques, ce qui induit le risque de perdre des informations importantes. 1
Même le stockage de messages électroniques et de pièces jointes en local ou sur un lecteur réseau dédié ne fournit qu une solution à court terme, qui s accompagne d inconvénients, comme l incapacité de partager les informations ou de procéder à un stockage automatique. L impression des messages électroniques et leur rangement dans un classeur semblent être le dernier recours, mais annulent les avantages de la communication électronique. Quelle que soit la manière d appréhender le problème, une chose est certaine: les systèmes de messagerie électronique ne sont simplement pas conçus en vue d un stockage à long terme. Une conformité nécessaire De plus en plus, les documents électroniques revêtent la même valeur juridique que les documents papier. Ceci signifie, par exemple, que des contrats sont signés par le biais de messages électroniques ou que des messages électroniques sont présentés comme preuve lors de procès. Cette tendance à valoriser les données électroniques au même titre que les données papier s accompagne d une série de lois, de règlements et d obligations. Le Sarbanes-Oxley Act (SOX ou SOA), réglementation la plus médiatisée aux États-Unis, a été conçu pour améliorer la transparence, la légalité et la fiabilité des données financières fournies par les sociétés cotées en bourse. Il existe de nombreuses autres réglementations dans le monde, notamment les lois HIPAA, AO, GDPdU et Basel II, pour ne citer qu elles. Toutes ces lois et obligations ont directement influencé la manière dont les messages électroniques sont gérés. Par exemple, si un message électronique comprend une signature électronique conforme aux dispositions légales d un pays donné, il doit être considéré comme un document original ayant force obligatoire et devant être centralisé et stocké pour un accès à long terme. Exploitez le potentiel de vos documents La solution DocuWare apporte une valeur ajoutée considérable au fond documentaire des entreprises quel que soit leur taille ou leur secteur d activité. Peu importe le format ou la source, les processus métiers et les wokflow sont automatisés au sein de la GED DocuWare. Les documents liés à un dossier sont accessibles à tout moment en un clic de souris. Les informations envoyées par message électronique ayant trait à la fiscalité doivent, selon la loi GDPdU, être stockées dans un format numérique permettant l accès immédiat et à long terme à un centre des impôts (de six à 10 ans en général). Toute entreprise ou organisation devra, un jour ou l autre, se plier à ces exigences légales. Il est donc impératif de trouver la bonne solution. Les avantages de DocuWare Avec DocuWare qui vous garantie l archivage inaltérable des messages électroniques, vous respectez les différentes normes légales et êtes en mesure de partager les informations. Les conditions de travail dans votre entreprise s en trouvent améliorées. Élimination des îlots d informations Les messages électroniques sont trop importants pour qu une entreprise autorise leur stockage dans un dossier, une boîte de réception ou un répertoire personnel. Aujourd hui, les messages électroniques sont souvent considérés comme la propriété privée des employés. Sans aucune norme définie au niveau de l entreprise, ces messages relèvent de la sphère privée. Que se passe-t-il si un employé est en vacances et si vous avez besoin d accéder à sa boîte de réception, ou bien si celui-ci a supprimé des messages? Si l entreprise n administre pas correctement cette importante source d informations, elle ne peut pas fournir un service de qualité et s expose davantage à des risques juridiques. La solution est simple : une approche cohérente pour l archivage de toutes les informations concernant l entreprise, englobant les messages électroniques. 2
Les avantages de DocuWare Avec un stockage global dans les armoires communes DocuWare, tous les messages électroniques sont organisés conjointement avec les documents d autres sources. Ainsi, un commercial peut visionner toutes les informations sur un client, qu il s agisse de lettres, de télécopies ou de messages électroniques. Même les pièces jointes de messages électroniques, lesquelles contiennent souvent les données les plus cruciales, sont dès lors disponibles. La réduction du temps nécessaire à l archivage et à la recherche de documents ne concerne pas seulement les coûts: elle améliore également le service client en diminuant considérablement le temps de réponse. Les fonctions d archivage de messages électroniques avec DocuWare Recherche simplifiée de messages électroniques et de pièces jointes grâce aux recherches plein texte Stockage de messages électroniques inaltérable pour la reconstitution d anciens processus Archivage automatique des messages électroniques depuis un système de messagerie (tel qu Outlook ou Lotus Notes), sans intervention manuelle Les employés travaillant à distance peuvent utiliser le module INTERNET-SERVER pour accéder aux armoires contenant les messages électroniques Les messages électroniques peuvent être stockés au format.txt, ce qui garantit qu ils pourront être lus dans les années à venir Le problème des boîtes de réception et des serveurs de messagerie saturés est complètement résolu Les dispositions réglementaires sont facilement respectées Les index peuvent être améliorés par l ajout de critères depuis des carnets d adresses ou des sources de données externes Les Processus Avec l intégration de l archivage des messages électroniques dans votre entreprise, une question se pose d emblée: qui enregistre quels messages électroniques et à quel moment? Il existe deux approches fondamentales: l archivage décentralisé effectué par les employés euxmêmes depuis leur poste de travail ou l archivage centralisé, réalisé directement au niveau du serveur. DocuWare permet les deux. Archivage décentralisé depuis un poste de travail Cette approche s apparente au traitement habituel des documents papier. Chaque employé décide des messages électroniques à stocker et à quel moment. DocuWare permet d améliorer l indexation en intégrant les informations d un carnet d adresses ou d une autre base de données, autorisant ainsi l ajout d importantes informations d index, comme le nom d une société ou le nom d un contact. L objet, l expéditeur, le destinataire et la date sont bien sûr automatiquement intégrés. Le principe de fonctionnement est simple: DocuWare contrôle un dossier défini dans Outlook (ou toute solution de messagerie compatible MAPI). Dès qu un utilisateur place un message électronique dans ce dossier, le message est archivé. Les pièces jointes peuvent automatiquement être stockées avec le texte du message électronique ou séparément dans l armoire, puis ajoutées à un index plein texte à des fins de recherche ultérieure. Dès lors, le message électronique peut être supprimé dans Outlook. 3
Les messages électroniques peuvent être stockés dans leur format d origine ou convertis dans d autres formats par DocuWare. La configuration du module ACTIVE IMPORT de DocuWare, nécessaire au contrôle, s effectue en quelques minutes. Des instructions pas à pas vous guident tout au long du processus. Archivage centralisé L archivage centralisé depuis un serveur peut devenir une nécessité, pour des raisons de responsabilité ou pour les sociétés cotées en bourse (loi SOX). La configuration intervient sur Exchange Server et ACTIVE IMPORT. Cette approche garantit l archivage de l intégralité des messages électroniques. L indexation automatique exploite les informations pertinentes du message électronique, telles que le destinataire, l objet et la date 4
Exemple concret Chaque jour, environ un millier de documents sont automatiquement stockés dans les archives de documents centralisées de ce fournisseur de pièces automobiles. De plus, le système de gestion de processus intégré permet la simplification et l accélération des opérations. La dernière nouveauté de TECHNO COLOR: l archivage électronique de tous les messages électroniques. Depuis mi-2004, de multiples services de TECHNO COLOR utilisent la gestion documentaire et le flux de travail intégré, notamment l équipe de direction, ainsi que les services comptabilité, ressources humaines, achats, traitement des commandes, ventes, contrôle de qualité, gestion de projets, R&D, production, logistique et informatique. TECHNO COLOR fournit des revêtements spéciaux pour les pièces automobiles haut de gamme une activité très pointue. Avec un système ERP appelé B2, développé par la société Bäurer, ils gèrent les documents sortants comme les bons de livraison, les bons de commande, les factures, les documents concernant la fabrication et les rapports de test du laboratoire, ainsi que les informations d un programme de capture de données en masse L ensemble des informations est stocké automatiquement dans leurs archives centralisées. Tous les documents entrants, qu il s agisse de bons de livraison ou de factures, sont étiquetés avec un code barres (permettant l archivage automatique) et numérisés. Défi Accéder à des armoires centralisées à partir de tous les postes améliorer le flux de travail stocker les messages électroniques gagner de l espace et du temps Les messages électroniques étant comparables à la correspondance papier, ils doivent également être stockés pour respecter les dispositions légales actuelles. Avec DocuWare, TECHNO COLOR stocke ses messages électroniques depuis longtemps déjà. Les utilisateurs doivent stocker tous leurs messages électroniques avant de pouvoir les supprimer. Cependant, ils peuvent également ajouter des critères d indexation organisationnels pour faciliter les futures recherches, ce qui s avère particulièrement utile compte tenu du nombre incroyable de messages électroniques reçus chaque jour par une entreprise. 5
Avantages Des processus de travail transparents un gain de temps pour les employés (moins de copies, d appels téléphoniques et de recherches) un meilleur service client Solution ACTIVE IMPORT AUTOINDEX COLD/READ CONTENT-FOLDER RECOGNITION Christian Haimerl, Directeur informatique de TECHNO COLOR GmbH «L archivage systématique des messages électroniques a eu un effet positif : les multiples transferts de messages contenant des images ou des pièces jointes superflues ont diminué de façon significative.» Vous trouvez ce document ici: http://pub.docuware.com/fr/archivage-des-e-mails Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse www.docuware.com 6