Alcatel OmniPCX Office PIMphny la puissance de la parle pur vtre lgiciel de gestin de cntacts Guide d intégratin CTI Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 1
Alcatel OmniPCX Office Guide d intégratin CTI de PIMphny Intrductin 3 Lgiciels de gestin de cntacts 4 Qu est-ce que la gestin de cntacts? 4 PIMphny et les lgiciels de gestin de cntacts 5 Cnfiguratin du lgiciel de gestin de cntacts 6 Cntraintes seln le gestinnaire de cntacts 6 Synchrnisatin de la base de dnnées de cntacts 7 Mdule d affichage à l écran 9 Définitin de l affichage à l écran 10 Assistant d affichage à l écran 13 Affichage manuel 13 Intégratin de PIMphny avec le gestinnaire de cntacts 14 Intégratin de Micrsft Outlk 14 Intégratin du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft avec Outlk 2003 16 Intégratin de GldMine 17 Intégratin de Micrsft Access 19 Glssaire 26 Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 2
Intrductin PIMphny est un lgiciel de gestin de cmmunicatin persnnel pur Alcatel OmniPCX Office, qui cntrôle les appels srtants et entrants. Il cmbine les deux utils prfessinnels les plus utilisés, le téléphne et l rdinateur. PIMphny a été cnçu sur la base des cnstatatins suivantes : L industrie infrmatique prduit un nmbre cnsidérable d applicatins lgicielles. Ces applicatins et leur utilisatin diffèrent d un utilisateur à l'autre : suite Office, navigateur Web, bases de dnnées, lgiciels rientés métier cmme la cmptabilité, lgiciels de relatin client, u lgiciels pur secteurs spécifiques cmme la vente au détail. Dans la plupart des cas, ces applicatins cntiennent des infrmatins de cntacts prfessinnels (listes de clients, de furnisseurs, de cllabrateurs) et leurs numérs de téléphne respectifs. Une utilisatin efficace de ces infrmatins téléphniques serait d en permettre l accès directement à partir de l'applicatin installée sur le PC, évitant ainsi d'avir recurs à deux utils différents pur passer des appels. C est précisément ce que prpse PIMphny. La secnde cnstatatin est que les persnnes très ccupées gèrent efficacement leur temps avec un lgiciel de gestin de cntacts. Il peut s agir d un PIM (gestinnaire d infrmatins persnnelles), d un gestinnaire de cntacts de grupe de travail u d un CRM (gestinnaire de la relatin client). Dans ce type de lgiciel, les bases de dnnées de cntacts fnt partie des fnctinnalités de base et permettent de centraliser les infrmatins de cntacts prfessinnels u persnnels. Alcatel PIMphny s'intègre de manière transparente à ces applicatins afin d amélirer la prductivité de l utilisateur par l affichage à l écran des fiches cntacts du lgiciel de gestin de cntacts sur la base de l identificatin de l appelant, permettant ainsi l appel par le nm sur plusieurs numérs de téléphne et la gestin des appels multilignes dans une interface utilisateur unique. La gestin efficace de la relatin client est une questin critique pur les petites et myennes entreprises (PME) Alcatel PIMphny ffre un haut niveau d intégratin avec les PIM les plus réputés du marché, basée sur l intégratin téléphnie et infrmatique (CTI). L bjet de ce dcument est de décrire en détail les différents niveaux d intégratin de PIMphny avec ces lgiciels de gestin de cntacts. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 3
Lgiciels de gestin de cntacts Les principaux utilisateurs de ce type de lgiciels snt les vendeurs. Tutefis, ces lgiciels peuvent également aider de nmbreuses autres persnnes dans l entreprise à ptimiser la gestin de leurs relatins prfessinnelles. En utre, ils furnissent une vue unifiée de tutes les infrmatins relatives aux clients. Qu est-ce que la gestin de cntacts? Il s agit de la gestin de tutes les tâches et infrmatins liées au dévelppement et à la maintenance des relatins avec les persnnes avec lesquelles vus traitez. Ceci implique de nmbreuses activités, parmi lesquelles, ntamment, les activités suivantes : truver et cntacter facilement de nuveaux prspects et clients ; assurer le suivi des prspects et des clients par téléphne, télécpie, currier pstal et e-mail ; planifier des rendez-vus et des réunins ; cnserver parfaitement à jur les enregistrements de tutes les interactins avec les cntacts ; Seln le niveau de service ffert par le lgiciel, le marché peut être segmenté cmme suit : Gestinnaire d infrmatins persnnelles Gestinnaire de cntacts de grupe de travail Autmatisatin des équipes de ventes Gestinnaire de la relatin client Fnctinnalités SFA/CRM (GrupWare) Systèmes Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 de pinte page 4 PIM Gestin de cntacts de grupe de travail
PIMphny et les lgiciels de gestin de cntacts PIMphny est intégré aux lgiciels suivants : Micrsft Outlk 97/98, 2000, 2002, 2003 L un des PIM les plus réputés est Outlk de Micrsft. Outlk 2003 est la dernière versin d Outlk (jusqu à présent!). Outlk facilite cmme jamais la cnnexin avec des cllabrateurs et ptimise les cmmunicatins. Qu il s agisse de planifier des réunins, d envyer et de recevir des e-mails, u d assurer le suivi de cntacts clients, Outlk met à vtre dispsitin tus les utils faciles d utilisatin qui vus permettent de cllabrer plus efficacement. Il vus aide à rganiser tutes vs infrmatins qutidiennes à un emplacement unique et pratique, de srte que vus puvez tujurs truver les infrmatins dnt vus avez besin, lrsque vus en avez besin. Prfitez de l intégratin transparente entre Micrsft Outlk et les autres applicatins Office, ainsi que de Micrsft Exchange pur partager les infrmatins, travailler de manière plus prductive et cllabrer au sein de vtre sciété aussi bien qu avec le mnde entier. Micrsft Business Cntact Manager pur Outlk 2003 (Outlk 2003 avec le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels) Le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft est un add-n d Outlk 2003, cnçu pur répndre aux besins des petites entreprises. Il s agit d une applicatin de bureau mnutilisateur qui aide les entrepreneurs, les vendeurs et les emplyés à ptimiser leur efficacité. Il gère vs cmptes u vs clients, de même que vs cntacts prfessinnels. Il permet de lier à ces éléments des ntes, des rendez-vus, des tâches et des pprtunités cmmerciales et d assurer le suivi des perfrmances de ventes grâce à des rapprts persnnalisés. Micrsft Access 97, 2000, 2002, 2003 Micrsft Access est devenu l un des prduits leaders de la catégrie des bases de dnnées de bureau pur un large éventail d'utilisateurs. Les utilisateurs et dévelppeurs équipés d Access truvernt de nuvelles manières de prfiter du succès d Access parmi les utilisateurs finaux en augmentant l évlutivité d Access 2003 avec une intégratin plus pussée aux bases de dnnées d entreprise. Que les utilisateurs créent une base de dnnées pur gérer des cntacts et des clients, u qu ils créent un système de suivi d inventaire, Access facilite la recherche, la gestin et le partage de dnnées pur les utilisateurs de bureau de tut niveau. Act! 4.x, 2000, 5.04 et 6.0 de Best Sftware, filiale de Sage Grup ACT! est le premier gestinnaire de cntacts de grupware du secteur, avec plus de 2 millins d utilisateurs à travers le mnde et plus de 16 000 clients d entreprise. Il est idéal pur les persnnes cncentrées sur l extérieur et désireuses de dévelpper leurs activités, que leur activité sit un secteur de vente, une petite entreprise u un cabinet de cnseil. Pur les prfessinnels de la vente et les cadres cmmerciaux, ACT! est un util de ventes persnnalisable qui furnit un emplacement unique pur gérer, suivre et visualiser la filière de ventes dans sn intégralité. GldMine 4.x, 5.0, 5.7, 6.0 et 6.5 de FrntRange Slutins GldMine est l une des slutins leaders en matière de lgiciels ptimisant les équipes pur la gestin des relatins et l autmatisatin des tâches de ventes et de marketing. Cette slutin de grupe de travail a été cnçue pur les entrepreneurs, les petites entreprises de 5 à 100 emplyés u les sciétés de plus grande taille. Sa base de dnnées est véritablement multiutilisateur et prend en charge les accès simultanés aux dnnées depuis tute plate-frme réseau vers un serveur central. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 5
GldMine regrupe à la fis les infrmatins de cntacts et les utilisateurs de ces infrmatins. La plupart des rganisatins, ntamment celles dispsant d une équipe de ventes, nt besin d assurer le suivi nn seulement des cntacts, mais aussi de leur histrique et de leurs activités en attente. Le service client, les ventes, la gestin et la cmptabilité divent tus être en mesure de cmmuniquer en interne à prps de leurs prspects, de leurs clients et de leurs furnisseurs. GldMine intègre dans des grupes de travail efficaces et basés sur des équipes ces entités de services auparavant distinctes, en remntant l ensemble des cmmunicatins et des activités au cntact. Cnfiguratin du lgiciel de gestin de cntacts Pendant l installatin de PIMphny, le lgiciel de gestin de cntacts installé sur le PC est recherché dans l rdre Outlk, Act, GldMine, Access et la première entité truvée est précnfigurée avec PIMphny. Tutefis, l utilisateur peut chisir une autre entité que le lgiciel sélectinné. L utilisateur peut également cnfigurer le PIM directement dans le menu de cnfiguratin de PIMphny. Liste des lgiciels de gestin de cntacts pris en charge Cntraintes seln le gestinnaire de cntacts La prise en charge du lgiciel de gestin de cntacts est véritablement «plug and play», à l exceptin de Micrsft Access qui requiert un paramétrage spécifique décrit plus lin dans ce dcument. Si PIMphny est utilisé avec Outlk, il n est pas nécessaire de lancer Outlk. Lrsqu il est cnfiguré avec ACT! u GldMine, PIMphny lance l applicatin crrespndante avant de démarrer (s il n est pas déjà en curs d exécutin). L utilisateur a la pssibilité de cnfigurer sn nm et sn mt de passe pur une cnnexin autmatique. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 6
À prps de Micrsft Access : avec Access 97, il suffit que le mteur d exécutin sit installé (par PIMphny) sur le PC client ; pur les autres versins de Micrsft Access, le mteur d exécutin dit être installé sur le PC. Il n est pas nécessaire de lancer Micrsft Access lrs de l utilisatin de PIMphny. Lrsqu il est cnfiguré avec PIMphny, PIMphny lance autmatiquement le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft avec Outlk 2003. Synchrnisatin de la base de dnnées de cntacts Dans la plupart des cas, PIMphny travaille directement avec la base de dnnées du gestinnaire de cntacts. La synchrnisatin avec les dnnées (nuvelles fiches cntacts u nuveaux numérs de téléphne, mdificatin de numérs de téléphne) est autmatique. Tutefis, dans certains cas et en raisn des cntraintes du lgiciel de gestin de cntacts, PIMphny requiert une base de dnnées intermédiaire qui sit autmatiquement synchrnisée lrsqu il démarre. Cette base de dnnées intermédiaire est gérée par PIMphny lui-même et n implique aucune actin de la part de l utilisateur. Avec Outlk 97/98 Alcatel PIMphny se synchrnise autmatiquement avec la base de dnnées de cntacts Outlk 97/98 à chaque démarrage de PIMphny. Deux fnctinnalités supplémentaires vus permettent de mettre à jur la base de dnnées de cntacts : le butn Synchrniser lance une synchrnisatin incrémentielle avec les fiches cntacts Outlk (menu de cnfiguratin de l affichage à l écran) ; le butn Initialiser lance une synchrnisatin cmplète de la base de dnnées de cntacts. Avec le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels Le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft dit être synchrnisé avec PIMphny. PIMphny ne prend en cmpte les nuveaux cntacts u les Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 7
nuveaux numérs de téléphne créés dans le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels que lrs de l exécutin suivante de PIMphny. Avec Outlk 2000/2002/2003 PIMphny reçit les infrmatins via un cmplément ajuté dans Outlk. Avec les autres PIM Aucune synchrnisatin n est requise cncernant Micrsft Access, ACT! u GldMine. PIMphny reçit les dnnées directement de la base de dnnées de ce lgiciel de gestin de cntacts. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 8
Mdule d affichage à l écran PIMphny prend une nuvelle dimensin lrsqu il est utilisé avec un lgiciel de gestin de cntact. Sn mdule d affichage à l écran permet une étrite intégratin avec la base de dnnées de cntacts. Lrsqu un appel entrant survient, en fnctin des infrmatins CLI (numér de l appelant) u DDI (numér de l appelé), PIMphny affiche à l écran la fiche cntact crrespndante. De même, lrsqu un appel srtant est émis, la fiche cntact peut également être affichée à l écran. Exemple avec une fiche cntact Outlk Fiche cntact Gldmine avec barre à nglets présentant des infrmatins détaillées sur le cntact (résumé, vues persnnalisées, ntes, activités en attente, histrique) Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 9
Fiche cntact ACT! 2000 avec une nuvelle présentatin Le mdule d affichage à l écran furnit l interface entre le lgiciel Alcatel PIMphny et le gestinnaire de cntacts. Il affiche les entrées de cntacts téléphniques sur la base des critères définis pendant la cnfiguratin. Cnfigurer l affichage à l écran permet à l utilisateur de définir les critères d uverture et de fermeture des entrées affichées (actins, événements, filtres). Définitin de l affichage à l écran Pur définir les critères d affichage à l écran, PIMphny est livré avec des scénaris persnnalisables d affichage à l écran. ÉVÉNEM. FILTRE ACTION SCÉNARIO POP UP SCENARIO D AFFICHAGE Un scénari d affichage à l écran est basé sur tris stades : Événement : un événement d affichage à l écran décrit les types d appels pur lesquels est exécuté l affichage à l écran : sur appels entrants (au premier appel, au secnd appel u à chaque appel) lrsque le téléphne snne lrsque le cmbiné est décrché à la fin de l appel sur appels srtants (au premier appel, au secnd appel u à chaque appel) lrsque le cmbiné est décrché à la fin de l appel ATTENTION!!! Une seule actin peut être définie par type d événement (par exemple, vus puvez uvrir une fiche cntact lrsque le téléphne snne et enregistrer une entrée dans le jurnal à la fin de l appel, mais vus ne puvez pas uvrir une fiche cntact et enregistrer une entrée dans le jurnal lrsque le téléphne snne). Fenêtre de cnfiguratin de l é é t Filtre : le filtre a pur bjet de limiter l affichage à l écran à des types d appels spécifiques : appels entrants u srtants appelant cnnu et incnnu Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 10
appels externes et/u internes Actin : quelle actin sera exécutée sur la base des événements définis (certaines restrictins peuvent s appliquer seln le lgiciel de gestin de cntacts) : Liste des actins pssibles (1) Afficher la fiche cntact lrsque l appelant est identifié u créer une fiche si l appelant est incnnu : Uniquement si existante uvre la fiche si elle existe ; Nuvelle si inexistante créée une fiche si le numér de téléphne est incnnu ; Tujurs uvre la fiche si elle existe et en crée une si le numér de téléphne est incnnu. (2) Fermer la fiche cntact à la fin de l appel avec temprisatin (en travail cmplémentaire) (3) Enregistrer une trace de l appel dans le jurnal u la fenêtre des activités (4) Envyer un e-mail à une persnne (pur Micrsft Outlk uniquement) Spécifier l adresse e-mail Envyer l e-mail autmatiquement u nn ATTENTION!!! Micrsft Outlk peut être prtégé. Dans ce cas, une fenêtre d avertissement s affiche, vus invitant à cnfirmer l actin dans le jurnal Outlk u pur envyer l email (l envi autmatique d e-mail ne fnctinnera pas). Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 11
Exemple d envi d e-mail (5) Lancer une applicatin avec des paramètres facultatifs : l applicatin est lancée pur tus les PIM, sauf si aucun PIM n est cnfiguré et si l ptin Tujurs est sélectinnée (si le numér de téléphne est cnnu u nn). Paramètres pssibles : $1 : numér de téléphne (appelant u numér appelé seln le filtre défini) $2 : numér lcal (l EDN de PIMphny u les 4 derniers chiffres du numér DDI appelé) $3 : type d appel (INC : entrant, OUT : srtant) $4 : surce de l appel (INT : interne, OUT : externe) À la fin de l appel, la cmmande suivante est lancée : c:\path\mycnt act.exe 0390675521 clse Exemple : l appel externe (0390675521) est présenté à PIMphny avec le DDI 0390678723, la cmmande suivante est lancée : c:\path\mycntact.exe 0390675521 8723 INC EXT ring Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 12
Assistant d affichage à l écran PIMphny inclut un assistant dédié, qui simplifie la définitin par l utilisateur du scénari d affichage à l écran. Étape par étape, l utilisateur sélectinne les paramètres de sn chix. PIMphny peut enregistrer différents scénaris. Ces scénaris peuvent être uverts à la demande. Les scénaris snt définis en 3 étapes : (1) Types d appels pur l affichage Appels entrants, appels srtants, les deux, appels entrants avec identificatin de l appelé. Quand exécuter l affichage : Lrsque le téléphne snne Lrsque je décrche le cmbiné (2) Fermer u nn la fiche à la fin de la cnnexin Affichage manuel Pendant un appel téléphnique, vus puvez avir besin de prendre des ntes sur la cnversatin en curs. L affichage à l écran manuel vus permet d afficher la fiche cntact en cliquant sur le butn d affichage manuel (dans la barre u la fenêtre du téléphne). Affichage manuel Le nm affiché à l écran est pris dans la zne d appel par le nm. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 13
Intégratin de PIMphny avec le gestinnaire de cntacts PIMphny s intègre au lgiciel de gestin de cntacts et se synchrnise avec leur base de dnnées, furnissant ce qui suit : Fnctins de numértatin Appel par le nm dans PIMphny Numértatin à partir de la fiche cntact Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact sur infrmatins CLI u DDI Sur appels entrants Sur appels srtants Histrique des appels incluant le nm et le numér de téléphne de l appelant Envi d e-mail Saisie dans le jurnal Intégratin de Micrsft Outlk Détails des fnctinnalités Versins prises en charge Micrsft Outlk 97/98 Micrsft Outlk 2000 Micrsft Outlk 2002 Micrsft Outlk 2003 Appel par le nm Appel par le nm depuis PIMphny sur la base des infrmatins de la Appel depuis une fiche cntact Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact Ouverture de plusieurs fiches cntacts Saisie dans le jurnal Envi d e-mail fiche cntact Outlk (nm, liste de numérs de téléphne) Génère un appel dans la fiche cntact (chix dans la liste des numérs de téléphne) et libère l appel. Outlk dit être cnfiguré avec la ligne Alcatel TAPI crrecte dans les ptins de numértatin du butn de nuvel appel. Affichage à l écran de la fiche cntact sur activité d appel seln vs paramètres (cnfiguratin manuelle u avec l assistant). Si plusieurs fiches présentent le même numér, PIMphny vus prpse la liste des cntacts. Pssibilité d avir plusieurs fiches cntacts uvertes Génère une entrée d activité de type d appel seln vs paramètres dans le dssier de jurnal générique de Micrsft Outlk. Les infrmatins snt : Nm u numér du crrespndant Date et heure de l appel Lien avec la fiche cntact si existante Envie un e-mail à une adresse dnnée seln vs paramètres. Permet de vus transmettre un e-mail lrsque vus êtes absent du bureau, par exemple. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 14
Cnseils pur le lgiciel de gestin de cntacts Frmat de fiche cntact Frmat du nm d un cntact : <prénm> <nm> dans le champ Full name (Nm cmplet) Frmat du numér de téléphne : <frmat standard Micrsft> pur les numérs externes <numér> pur les numérs internes Exemple France : +33 (3) 88677700 Exemple Allemagne : +49 (541) 33 26 456 Numérs de téléphne utilisés Spécificité pur la cnfiguratin du PIM Synchrnisatin de base de dnnées Activatin du gestinnaire de cntacts Infrmatins de cntacts centralisées Créatin d un cntact avec PIMphny Limites Les champs suivants snt utilisés pur les numérs de téléphne et l rdre de recherche : Business (Prfessinnel), Business2 (Prfessinnel2), Hme (Persnnel), Hme2 (Persnnel2), Assistant, Mbile, Car (Viture), Primary (Principal), Callback (Rappel), Cmpany (Sciété), ISDN (RNIS), Business Fax (Télécpieur prfessinnel), Hme Fax (Télécpieur persnnel), Other (Autre), Other Fax (Autre télécpieur), Pager (Système de recherche de persnne), Radi, Telex (Télex), TTY/TDD Vus puvez sélectinner les dssiers. Par défaut, le dssier Cntacts est utilisé. Avec Outlk 97/98, les dssiers divent se truver dans vtre dssier persnnel. Depuis la versin 2000 d Outlk, les dssiers multiples et publics snt pris en charge. La synchrnisatin est requise avec la base de dnnées de cntacts de Micrsft Outlk 97/98, mais pas dans les versins suivantes (synchrnisatin autmatique). La synchrnisatin est requise pur l ajut/la suppressin/la mdificatin d un cntact : synchrnisatin incrémentielle (dans Advanced ppup cnfiguratin (Cnfiguratin d affichage avancée), butn Synchrnize (Synchrniser)) ; u redémarrez PIMphny. Il n est pas nécessaire de lancer Micrsft Outlk. L bjet Outlk est démarré directement par PIMphny. Il est pssible d utiliser un serveur Micrsft Exchange pur bénéficier de la centralisatin des infrmatins et du partage des dnnées (c est-àdire une architecture réseau pur le lgiciel de gestin de cntacts). L emplacement d un nuveau cntact créé par PIMphny est le dssier persnnel par défaut.pst, dans le dssier Cntacts. Dssiers multiples et publics Cntact déplacé avec Outlk 97/98 Suppressin de cntact Sélectin de dssier de cntacts Pris en charge uniquement à partir de la versin 2000 d Outlk (pas de prise en charge par Outlk 97/98) Si vus déplacez des cntacts u des répertires cntenant des cntacts, Outlk mdifie ses identificateurs de cntacts internes. Le résultat est que les fnctinnalités d appel par le nm et d affichage autmatique ne fnctinnent plus. Lancez une synchrnisatin cmplète pur tut crriger. Si vus supprimez un cntact, vus devez également le supprimer dans le dssier Deleted items (Éléments supprimés) si vus suhaitez que ce cntact ne sit plus visible pur PIMphny. Avec Outlk 97/98, une synchrnisatin incrémentielle est requise après cette pératin. Les actins suivantes snt requises lrsque vus mdifiez la sélectin de dssier de cntacts : à partir de la versin 2000 d Outlk : quittez PIMphny, quittez Outlk, puis redémarrez PIMphny. Outlk 97/98 : exécutez une synchrnisatin cmplète. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 15
Référence à des dssiers nn valides Suppressin d un dssier persnnel Aucun champ de téléphne pur le cntact Si la fnctinnalité d appel par le nm semble ne pas fnctinner crrectement pur un u plusieurs cntacts, assurez-vus qu Outlk ne cntient aucune référence à un fichier.pst nn valide. Pur ce faire, sélectinnez chaque dssier cntenant Persnal Flder (Dssier persnnel). Si Outlk affiche une erreur, la fnctinnalité d appel par le nm et la fnctinnalité d affichage ne fnctinnernt pas. Crrigez en supprimant le dssier nn valide. Si le prblème n est tujurs pas crrigé, exécutez une synchrnisatin cmplète. Si vus supprimez un dssier persnnel (.pst) dans Outlk, vus devez exécuter de nuveau la fenêtre de sélectin de dssier PIM et valider avec OK pur que les cntacts du dssier supprimé ne sient plus pris en cmpte. Si tus les champs de téléphne snt vides, l appel par le nm ne sélectinnera pas le cntact asscié dans la fnctinnalité d appel par le nm. Intégratin du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft avec Outlk 2003 Le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels étant un add-n de Micrsft Outlk 2003, les détails décrits ci-avant à prps d Outlk restent valables. Vus puvez, par exemple, bénéficier de l affichage à l écran de la fiche cntact Outlk et de la fiche cntact du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels. Détails des fnctinnalités Versins prises en charge Micrsft Business Cntact Manager pur Outlk 2003 (Outlk 2003 avec le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels) Appel par le nm Appel par le nm depuis PIMphny sur la base des infrmatins de la fiche cntact du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels (nm, liste de numérs de téléphne) Appel depuis une fiche cntact Génère un appel dans la fiche cntact du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels (chix dans la liste des numérs de téléphne) et libère l appel. Outlk dit être cnfiguré avec la ligne Alcatel TAPI crrecte dans les ptins de numértatin du butn de nuvel appel. Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact Ouverture de plusieurs fiches cntacts Cnseils pur le lgiciel de gestin de cntacts Vus puvez également générer un appel à partir d une fiche de cmpte. Affichage à l écran de la fiche cntact du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels u, si elle est intruvable, de la fiche cntact du cmpte. Pssibilité d avir plusieurs fiches cntacts uvertes Frmat de fiche cntact du Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels Synchrnisatin de base de dnnées Activatin du gestinnaire de cntacts Frmat du nm d un cntact : <prénm> <nm> dans le champ Full name (Nm cmplet) Frmat du numér de téléphne : <frmat standard Micrsft> pur les numérs externes <numér> pur les numérs internes Exemple France : +33 (3) 88677700 Exemple Allemagne : +49 (541) 33 26 456 La synchrnisatin est requise avec le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels. Si un cntact est créé u une mdificatin apprtée, PIMphny dit être redémarré. Le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels de Micrsft est lancé avant PIMphny. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 16
Infrmatins de cntacts centralisées Intégratin de GldMine Le Gestinnaire de Cntacts Prfessinnels étant une applicatin de bureau mn-utilisateur, sa base de dnnées ne peut pas être partagée entre plusieurs utilisateurs. Détails des fnctinnalités Versins prises en charge GldMine 4.0, 5.0, 5.7, 6.0 et 6.5 Appel par le nm Appel par le nm depuis PIMphny sur la base des infrmatins de la fiche cntact GldMine (nm, numérs de téléphne) Appel depuis une fiche Nn cntact ATTENTION : la génératin d un appel depuis GldMine uvre une fenêtre de numértatin qui est une fenêtre de blcage (plus aucune interactin pssible avec la fiche cntact jusqu à la fin de Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact Ouverture de plusieurs fiches cntacts Saisie dans le jurnal Envi d e-mail Cnseils pur le lgiciel de gestin de cntacts l appel). La fermeture de la fenêtre met fin à l appel. Affichage à l écran de la fiche cntact sur activité d appel seln vs paramètres (cnfiguratin manuelle u avec l assistant) Pssibilité d avir plusieurs fiches cntacts uvertes Nn prise en charge Nn pris en charge Frmat de fiche cntact Frmat du nm d un cntact : <nm> <prénm> dans le champ Name (Nm) Frmat du numér de téléphne : les numérs de téléphne que vus entrez divent puvir être cmpsés directement, c est-à-dire qu ils divent inclure un préfixe d accès extérieur, un indicatif réginal, etc. Ils ne peuvent pas être au frmat TAPI standard. Cette règle est bligatire pur l affichage à l écran et l appel direct dans GldMine. Numérs de téléphne utilisés Spécificité pur la cnfiguratin du PIM Synchrnisatin de base de dnnées Activatin du gestinnaire de cntacts Infrmatins de cntacts centralisées Créatin d un cntact avec PIMphny Limites Le champ suivant est utilisé pur la recherche (affichage à l'écran) : Phne1 (Téléphne1) Les champs de numérs de téléphne suivants snt utilisés pur la numértatin : Phne1 (Téléphne1), Phne2 (Téléphne2), Phne3 (Téléphne3) Le nm et le mt de passe de l utilisateur peuvent être cnfigurés pur lancer autmatiquement GldMine. Aucune (synchrnisatin autmatique) GldMine est lancé par PIMphny au démarrage, mais dit rester actif. Il est pssible d installer GldMine avec une base de dnnées centralisée (dnnées partagées, c'est-à-dire architecture réseau pur le lgiciel de gestin de cntacts). La base de dnnées curante est l emplacement d un nuveau cntact créé par PIMphny. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 17
Affichage à l écran de fiche cntact Intégratin d Act! L affichage à l écran de la fiche cntact GldMine est basé sur le champ Phne1 (Téléphne1) uniquement. Il s agit du seul champ de téléphne de la base de dnnées GldMine à être indexé. Détails des fnctinnalités Versins prises en charge Act! 4.0, 2000, 5.04 et 6.0, de Sage Cntact Appel par le nm Appel par le nm depuis PIMphny sur la base des infrmatins de la fiche cntact Act! (nm, numérs de téléphne) Appel depuis une fiche cntact Génère un appel dans la fiche cntact (chix dans la liste des numérs de téléphne). Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact Ouverture de plusieurs fiches cntacts Saisie dans le jurnal Envi d e-mail Au préalable, vus devez cnfigurer la ligne Alcatel TAPI utilisée dans Act! Affichage à l écran de la fiche cntact. Si plusieurs fiches présentent le même numér, PIMphny vus prpse la liste des cntacts. Nn Cnseils pur le lgiciel de gestin de cntacts Génère une entrée dans le jurnal sur activité d appel seln les paramètres que vus avez définis. Nn Frmat de fiche cntact Frmat du nm d un cntact : <prénm> <nm> dans le champ Cntact Frmat du numér de téléphne : <frmat Micrsft standard> pur les numérs externes dans le champ Phne (Téléphne) <numér> pur les numérs internes dans les champs Ext (Pste) Numérs de téléphne utilisés Spécificité pur la cnfiguratin du PIM Synchrnisatin de base de dnnées Activatin du gestinnaire de cntacts Infrmatins de cntacts centralisées Créatin d un cntact avec PIMphny Limites Les champs suivants snt utilisés pur la réslutin des numérs de téléphne : Uniquement les champs indexés dans la liste suivante : Phne (Téléphne), Ext (Pste), Mbile, Hme (Persnnel), Alt (Autre) Le nm et le mt de passe de l utilisateur peuvent être cnfigurés pur permettre le lancement autmatique d Act! Aucune (synchrnisatin autmatique) Act! est lancé (si pas déjà en curs d exécutin) par PIMphny au démarrage, mais dit rester actif. Il est pssible de cnfigurer Act! avec une base de dnnées multiutilisateur centralisée (dnnées partagées, c'est-à-dire architecture réseau pur le lgiciel de gestin de cntacts). La base de dnnées curante est l emplacement d un nuveau cntact créé par PIMphny. Si PIMphny ne peut pas démarrer Act! (par exemple, lrsque vus définissez les rappels Act! pur la maintenance de la base de dnnées u la cnnexin, le mt de passe de l utilisateur n a pas été cnfiguré dans PIMphny), alrs la base de dnnées Act! ne peut pas être uverte et la synchrnisatin entre PIMphny et Act! ne peut pas avir lieu. Dans ce cas, vus devez redémarrer PIMphny après l uverture d Act! Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 18
Lrsqu une entrée est générée dans le jurnal d Act!, il arrive qu elle ne sit pas immédiatement visible. L utilisateur dit alrs cnturner le prblème (mdifier l enregistrement) pur visualiser la nuvelle entrée. Intégratin de Micrsft Access PIMphny peut utiliser la base de dnnées Micrsft Access pur rechercher des nms et des numérs de téléphne. Tutefis, cette pssibilité n est pas «plug and play» et l utilisateur dit cnfigurer les champs de la base de dnnées cntenant les infrmatins de cntacts et les actins à lancer pur l affichage. Avant de détailler la cnfiguratin de Micrsft Access, cnsultez le résumé simplifié suivant : Détails des fnctinnalités Versins prises en charge Appel par le nm Appel depuis une fiche cntact Affichage autmatique à l écran de la fiche cntact Ouverture de plusieurs fiches cntacts Saisie dans le jurnal Envi d e-mail Micrsft Access 97/98 Micrsft Access 2000 Micrsft Access 2002 Micrsft Access 2003 Appel par le nm depuis PIMphny sur la base des infrmatins de la base de dnnées (nm, numérs de téléphne cnfigurés) Avec l exemple Micrsft Access furni, mais veillez à ce que le numérteur TAPI sit cnfiguré avec la ligne Alcatel TAPI. Affichage à l écran de la fiche cntact sur activité d appel seln vs paramètres (cnfiguratin manuelle u avec l assistant) Nn Nn Nn Cnseils pur le lgiciel de gestin de cntacts Frmat de fiche cntact Frmat du nm d un cntact : spécifié par l utilisateur pendant le prcessus de cnfiguratin. L utilisateur spécifie les champs Last name (Nm) et First name (Prénm) dans la base de dnnées. Frmat du numér de téléphne : numérs puvant être cmpsés pur les numérs externes et internes. Les numérs externes divent inclure un préfixe d accès extérieur, un indicatif réginal, etc. Numérs de téléphne L utilisateur définit les champs utilisés pur les numérs de utilisés téléphne et l rdre de recherche pendant la phase de cnfiguratin. Synchrnisatin de Aucune (synchrnisatin autmatique) base de dnnées Créatin d un cntact Nn avec PIMphny Limites Lgiciel Micrsft Access Depuis la versin 2000 de Micrsft Access, Access dit être installé sur le PC. Avec Micrsft Access 97/98, le mteur d exécutin suffit. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 19
MS Access peut vir une table externe d une autre base de dnnées via un mde lié. PIMphny ne peut pas utiliser ce type de table externe. Guide d intégratin CTI de PIMphny Éditin 1 Alcatel 2004 page 20