Gestion des évènements indésirables avec un CRF électronique Anne-Lise Septans, ICO Paul Papin, Angers Journées des data managers académiques, Caen 12 juin 2012
I- Contexte / historique II- Idée III- Solution IV- Faisons le point
I- Contexte / historique 1-Textes de loi Art R1123-40 Code de la santé publique (26 avril 2006) L autorité compétente définie à l article L.1123-12 met en œuvre le système de vigilance relatif aux recherches biomédicales. Elle prend, le cas échéant, les mesures appropriées pour assurer la sécurité des personnes qui se prêtent à des recherches biomédicales.
Art. R1123-39 Code de la santé publique (26 avril 2006) 1 Evènement indésirable, toute manifestation nocive survenant chez une personne qui se prête à une recherche biomédicale que cette manifestation soit liée ou non à la recherche ou au produit sur lequel porte cette recherche. Art R1123-42 Code de la santé publique (26 avril 2006) [ ] le promoteur transmet au comité de protection des personnes concerné [ ] toutes les suspicions d effets indésirables graves inattendus pour les recherches biomédicales [ ]
Art. R1123-43 [ ]le promoteur déclare semestriellement au CPP sous forme d une liste accompagnée d une synthèse, les effets, [ ] survenus [ ] Art. R1123-44 Le promoteur tient des registres détaillés de tous évènements indésirables qui lui sont notifiés [ ] Art R1123-47 [ ]Le promoteur déclare à l Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé les suspicions d effets indésirables graves inattendus [ ] Art R1123-53 Une fois par an [ ]Le promoteur transmet à l autorité compétente [ ] et au comité de protection des personnes concerné un rapport de sécurité [ ] comprend notamment la liste de toutes les suspicions d effets indésirables graves et une analyse [ ]
Bonnes Pratiques de pharmacovigilance (arrêté du 28 avril 2005) Chap 2 «Rôle des professionnels de santé» «1.Déclarer le plus rapidement possible au centre régional de pharmacovigilance (CRPV) tout effet indésirable grave ou tout effet indésirable inattendu susceptible d être dû à un ou plusieurs médicaments ou produits [ ] «3.Conserver tous les documents sources relatifs à la notification et informer les patients, conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, des déclarations les concernant et de leur droit d accès.»
Données devant être présentes sur une fiche de SAE «5. Inclure dans la publication les éléments permettant d évaluer l observation de façon optimale : la description des caractéristiques du sujet concerné : âge, sexe, antécédents et maladies en cours ; la description de l effet indésirable présumé : date de survenue, éléments cliniques et biologiques du diagnostic positif, évolution en précisant la durée du suivi et la gravité appréciée selon les critères internationaux ; la description des médicaments suspectés et associés : dénomination commune internationale, dénomination de spécialité, forme pharmaceutique, indication(s), posologie(s), dates de prise et d arrêt éventuels ; les données permettant d évaluer le lien de causalité : délais, effet de l arrêt et de la réadministration éventuelle du ou des médicament(s) suspecté(s), éléments cliniques ou biologiques évocateurs du rôle possible du ou des médicament(s) impliqué(s) ; les diagnostics non médicamenteux envisagés et les éléments permettant de les éliminer ; les éléments bibliographiques permettant l évaluation de l originalité de l observation.»
Contexte/Historique Idée Solution Problème 2-Gestion des SAEs (2004-2010) Gestion papier des SAE puis incrémentation des données dans un CRF dédié SAE spécifique à chaque étude, En parallèle fichier Excel qui associe un n de SAE à un patient + récap rapide du SAE Une fiche standard avec en-tête modifié selon l étude (Initiales et identifiant patient) tout sur une page pour éviter les erreurs de fax (inspiré des documents de la Fédération des CLCC) Logiciel de gestion des bases de données Capture System (Clinsight) (sans accès en ligne)
Fichier Excel : suivi des SAEs
Contexte/Historique Idée Solution Problème 2-Gestion des SAEs (2004-2010) Gestion papier des SAE puis incrémentation des données dans un CRF dédié SAE spécifique à chaque étude, En parallèle fichier Excel qui associe un de SAE à un patient + récap rapide du SAE Une fiche standard avec en-tête modifié selon l étude (Initiales et identifiant patient) tout sur une page pour éviter les erreurs de fax (inspiré des documents de la Fédération des CLCC) Logiciel de gestion des bases de données Capture System (Clinsight) (sans accès en ligne)
2-Gestion des SAEs (2004-2010) Gestion papier des SAE puis incrémentation des données dans un CRF dédié SAE spécifique à chaque étude, En parallèle fichier Excel qui associe un de SAE à un patient + récap rapide du SAE Une fiche standard avec en-tête modifié selon l étude (Initiales et identifiant patient) tout sur une page pour éviter les erreurs de fax (inspiré des documents de la Fédération des CLCC) Logiciel de gestion des bases de données Capture System (Clinsight) (sans accès en ligne)
3-Difficultés rencontrées Côté promotion: Temps de saisie important Déchiffrage des fiches faxées Fiche souvent incomplète ou mal complétée Réconciliation fastidieuse car 2 bases différentes avec n d enregistrements différents (CRF Id patient, SAE Id évènement) Politique du centre de réduire le papier La solution d origine devenait désuète et surtout chronophage Pas de logiciel dédié vigilance et pas de moyen pour investir
3-Difficultés rencontrées Côté promotion: Temps de saisie important Déchiffrage des fiches faxées Fiche souvent incomplète ou mal complétée Réconciliation fastidieuse car 2 bases différentes avec n d enregistrements différents (CRF Id patient, SAE Id évènement) Politique du centre de réduire le papier La solution d origine devenait désuète et surtout chronophage Pas de logiciel dédié vigilance et pas de moyen pour investir
3-Difficultés rencontrées Côté promotion: Temps de saisie important Déchiffrage des fiches faxées Fiche souvent incomplète ou mal complétée Réconciliation fastidieuse car 2 bases différentes avec n d enregistrements différents (CRF Id patient, SAE Id évènement) Politique du centre de réduire le papier La solution d origine devenait désuète et surtout chronophage Pas de logiciel dédié vigilance et pas de moyen pour investir
3-Difficultés rencontrées Côté investigation: Impression de la fiche de SAE propre à l étude Récupération des données (traitement, dose ) ré écriture de données Champs petits laissant peu de place pour écrire les informations Plus la page est photocopiée moins elle est claire
II- Idée Côté promotion: Ne plus avoir la saisie à gérer Intégrer au CRF de l étude S assurer de la signature de l investigateur Etre informé rapidement d un évènement indésirable grave Intégrer codage meddra Utiliser un paramétrage permettant d «universaliser» la page facilement Arc promoteur informé si SUSAR Préparer les Rapports Annuels de Sécurité (RAS)
II- Idée Côté investigation: Accès en ligne Pas de multiplication de sites internet pour une même étude Faciliter le remplissage Pourquoi pas récupération des données déjà saisies sur le CRF électronique
II- Solution Saisie / accès en ligne ( Réduction papier) e-crf, utilisation du logiciel de data-management (Clinsight) et du module CSonline (opportunité, amélioration de notre logiciel de datamanagement via l intervention de la DIRC HUGO, avec création d e-crf possible) Intégrer au CRF global / 1 seul compte par étude Insertion d une rubrique SAE dans chaque CRF (Cf CsDesigner) Faciliter le remplissage (Cf CsDesigner et CsOnline) Programmation de formules permettant de récupérer les données déjà saisies dans le CRF Prévoir champ si la saisie n est pas à jour Document d aide pour la saisie Scission de la page unique en plusieurs pages
Paramétrage Programmation en «CDISC» pour faciliter la récupération des fiches S + AE (CDISC SDTM, Events, Version 3.1) Ex: SAECAT,SAETERM,SAECO, SAESTDTC, SAECYCL, SAEGRD, SAETEST, SAERES, DEATHDTC.. S assurer de la signature de l investigateur La signature électronique via le logiciel n est pas satisfaisante Conservation d une signature manuelle Papier Programmation d une fiche récapitulative pour avoir toutes les infos sur une seule et même fiche en vue de la signature investigateur (CS online) sans devoir re saisir les données. Etre informé rapidement d un SAE Programmation d Alerte (CS entry)
Codage Codage MedDRA (CS coder) + Codage manuel avec vérification par un médecin Rapport annuel de sécurité Programmation tables export (CS export)
IV- Faisons le point Côté investigation: Papier toujours, mais comment faire autrement? (signature investigateur, compte rendu d hospitalisation ) Beaucoup de données à compléter, notamment doses et dates des traitements concomitants Gain de temps
IV- Faisons le point Côté promotion: Papier toujours, mais comment faire autrement? Les ARCs site ne sont pas toujours (voir rarement) à jour dans la saisie, utilité des champs «récupération de données»? Module CSCoder pas terrible (codage manuel principalement) Champ texte trop long dépasse sur page RECAP, si solution je suis preneuse Facilite le monitoring, tout en version électronique sur une seule et même base de données Plus la saisie à gérer en interne
Solution pas parfaite mais qui nous convient pour le moment (/ temps /budget) Actuellement 4 études avec cette gestion des SAEs En attente, solution pour une étude incluant à terme + 2000 patients (Plus de 200 SAE répertorié à ce jour pour cette étude) Et vous comment gérer vous les fiches de SAE? - Département pharmacovigilance? - Logiciel dédié? - Vos conseils, idées?