GESTION D UNE SECTION REGIONALE : DEMARCHE DE QUALITE DEPENSES Toute dépense doit correspondre au règlement d une facture ou d une demande de remboursement de frais. Elle génère une ligne dans le document excel (onglet dépense) de comptabilité de l année comptable. On y indiquera le numéro de chèque, la date d émission, le montant TTC et dans la colonne de la réunion pour laquelle il est émis le montant HT noté sur la facture ou les justificatifs. FACTURE à régler : Factures faisant ressortir la TVA FACTURES RECUES PAR MAIL Enregistrement : dans un dossier DEPENSES : classées par réunion + / dans un dossier «TVA justificatifs» : classée par mois à réception du document envoyé par Arnaud indiquant les mouvements bancaires pour calcul de la TVA ENVOI à ARNAUD par mail avec le numéro du chèque si elle est réglée immédiatement FACTURES RECUES PAR COURRIER Noter sur la facture le numéro du chèque envoyé en règlement Scanner le document Enregistrement : dans un dossier DEPENSES : classées par réunion + / dans un dossier «TVA justificatifs» : classée par mois à réception du document envoyé par Arnaud indiquant les mouvements bancaires pour calcul de la TVA ENVOI à ARNAUD par courrier du document original Sur lequel a été noté le numéro du chèque REMBOURSEMENT DE FRAIS DEMANDE de REMBOURSEMENT Tout remboursement de frais doit se faire après réception d une demande de remboursement de frais signée En signant sa demande. de remboursement de frais la personne s engage à ne pas se faire rembourser deux fois ses frais ou à ne pas les déduire dans sa comptabilité. JUSTIFICATIFS «ORIGINAUX» La demande de remboursement sera accompagnée des justificatifs (ticket de parking, taxis ). Dans la mesure où la demande de remboursement a été signée, les justificatifs électronique (E billets) sont acceptés et peuvent être envoyés au siège par mail.
RECETTES Toute recette doit être justifiée par une facture. Ces factures seront sauf exception (repas accompagnants ) éditées à partir de l outil des sections régionales INSCRIPTIONS à une REUNION Gestion OBLIGATOIRE par l outil des sections régionales CREATION de la REUNION AJOUTER UN PARTICIPANT : Toute inscription donne lieu à une facture numérotée EDITION des FACTURES avant la REUNION IMPRIMER LES FACTURES L édition des factures avant la réunion permettra de les donner le jour même aux congressistes, limitant ainsi la charge de travail à l issue de la réunion REEDITION des FACTURES Après enregistrement du paiement de toutes les factures congressistes Les factures seront rééditées afin que sur l outil des sections régionales elles soient enregistrées comme étant réglées ENREGISTRER LES FACTURES Dans un dossier RECETTES EDITION d un BORDEREAU de REMISE de CHEQUES Lors du dépôt en banque générer une ligne dans le document excel (onglet «RECETTES»). On y indiquera le numéro du bordereau, la date de remise en banque, le montant TTC et dans la colonne de la réunion concernée le montant HT des inscriptions (noté dans le bilan de la réunion dans l outil des sections régionales) FACTURE ACCOMPAGNANT Utiliser les modèles de «factures congressiste» pour la numérotation
PARTENARIAT : FACTURES PARTENAIRES Gestion OBLIGATOIRE par l outil des sections régionales Pour les congrès géré par le siège : ou Factures gérées par le siège Le numéro de toute devra figurer dans le document excel de comptabilité (onglet «FACTURE partenaire») afin de pouvoir en effectuer le suivi. Factures gérées par la section régionale : Possibilité de créer le congrès dans l outil des sections régionales afin de pouvoir générer les factures partenaires, sans pour autant gérer les inscriptions par l outil. Le numéro de toute facture édité par l outil des sections régionales devra figurer dans le document excel de comptabilité (onglet «FACTURE partenaire») afin de pouvoir en effectuer le suivi. EDITION d un BORDEREAU de REMISE de CHEQUES Faire un bordereau de remise en banque uniquement dédié au partenariat d une même réunion afin de faciliter les comptes Lors du dépôt en banque générer une ligne dans le document excel (onglet «RECETTES»). On y indiquera le numéro du bordereau, la date de remise en banque, le montant TTC et dans la colonne de la réunion concernée le montant HT des inscriptions (noté dans le bilan de la réunion dans l outil des sections régionales) GESTION MENSUELLE RECEPTION ETAT DES COMPTES DE LA SECTION Après tout mois écoulé Arnaud vous envoie un document sur lequel figure les mouvements effectués sur le compte pour le mois clôturé. VERIFICATION DES IMPUTATIONS Si comme il est maintenant convenu vous avez envoyé à Arnaud toutes les factures réglées, le document que vous enverra Arnaud sera dûment complété, il n y aura plus qu à vérifier les imputations notées et le renvoyer accompagné du document excel de comptabilité ainsi que des éventuelles pièces manquantes. S il y a eu des modifications Arnaud vous le renverra complété. A partir de ce document : vous noterez les dates de valeurs dans le document excel de comptabilité de la région ainsi que les éventuels prélèvements fait par le siège pour lequel les imputations sont également à noter (frais CB ) Les virements enregistrés par le siège dans les recettes Vous pourrez notez les éventuels montant HT vous manquant pour remplir votre tableau excel de comptabilité. Il sera alors facile de repérer les chèques non encaissés les factures non réglées et donc de faire un suivi comptable. Le grand livre des comptes et le grand livre analytique ne vous sera plus envoyé. Il peut être demandé à Arnaud si vous souhaitez le recevoir.
UTILISATION DU DOCUMENT EXCEL pour la COMPTABILITE de la SECTION «trésorerie 2013 2014» Le document excel créé pour la comptabilité des sections régionales comprend trois onglets principaux : Un onglet «DEPENSES» : Dans ce tableau sont notés tous les chèques émis : Dans les lignes rouges : les chèques émis l année comptable n 1 pour des réunions de l année comptables n 1 encaissés l année comptable n Dans les lignes oranges : les chèques émis l année comptable n 1 pour des réunions de l année comptables n Dans les lignes blanches :les chèques émis pendant l année comptable n pour des réunions de l année n 1 et n+1 (colonnes oranges) et pour des réunions de l année n (une colonne de couleur différente par réunion) Dans ce tableau sont également notés lors de la réception du document envoyé par Arnaud indiquant les mouvements bancaires pour le calcul de la TVA les virements effectués par le siège (lignes grises) (TVA Cotisation CB.) Le montant TTC est noté dans la colonne «MONTANT TTC», le montant HT dans la colonne correspondant à l imputation du règlement. Lorsqu on effectue un acompte le montant HT sera en général noté lors du solde (le montant HT n est en général pas connu avant) Le total des dépenses HT pour une réunion se calculera automatiquement.
Il conviendra de toujours laisser vide la ligne précédent celle du «TOTAL DEPENSES»: En sélectionnant cette ligne et en cliquant sur le bouton droit de la souris on pourra insérer autant de lignes de dépenses que nécessaire. De cette manière la forme du tableau sera reproduite et la somme des dépenses se fera automatiquement. Un onglet RECETTES : Dans ce tableau sont notées toutes les remises et tous les virements Effectués du siège sur le compte de la section (la TVA est déjà déduite) D un partenaire sur le compte de la section Le montant de la remise ou du virement est noté dans la colonne MONTANT TTC L e montant HT dans la colonne correspondant à l imputation de la remise ou du virement. Une recette en cas de partenariat à l année pourtant être répartis sur plusieurs réunions Comme dans le tableau des dépenses : Il conviendra de toujours laisser la ligne avant celle du «TOTAL RECETTES» vide. En sélectionnant cette ligne et en cliquant sur le bouton droit de la souris on pourra insérer autant de lignes de recettes que nécessaire. De cette manière la forme du tableau sera reproduite et la somme des dépenses se fera automatiquement. un onglet FACTURES partenaires : Dans ce tableau seront répertoriées toutes les factures envoyées aux partenaires, La date d envoi de la facture sera notée, son montant TTC ainsi que son imputation en HT
A réception de l état des comptes envoyé par Arnaud Actuellement en banque Dates de valeurs Les dates de valeurs de chaque dépense seront notées dans le fichier excel de comptabilité (onglet dépenses) indiquant ainsi que les chèques ont bien été encaissés. (cf tableau de dépenses partiel donné en exemple : chèque non encaissé, perdu au courrier sur lequel il a été fait opposition : cases mises en rouge) De même au niveau des recettes et surtout des factures : en renseignant la date de règlement, Il sera alors aisé de visualiser les factures restées non réglées (cf tableau partiel des factures partenaires donné en exemple : ci dessus cases jaunes) Remarque : si dorénavant toutes les factures sont envoyées au fur et à mesure le tableau reçu sera entièrement complété. Il sera lors aisé de compléter les tableaux de dépenses et de recettes en ce qui concerne les prix HT si vous ne les aviez pas notés auparavant où s il persistait un doute quant à leur montant. BILAN des REUNIONS Pour chaque réunion il est dès lors facile de faire un bilan de chaque réunion: Total recettes total dépenses % inscriptions 7 / inscrit (pour la FC) BUDGET PREVISIONNEL Pour tout congrès ayant déjà eu lieu, toute soirée le bilan détaillé (en copiant pour chaque réunion les désignations et les montants HT de toutes les dépenses et recettes relatif à la dite réunion : il suffit pour cela de copier les tableaux, de ne garder que les colonnes concernant la réunion et de supprimer toutes les lignes correspondant à d autres réunions) pourra servi pour la réalisation du budget prévisonnel de l année suivante Pour toute nouvelle formation on utilisera le dossier excel pour la réalisation d un budget prévisionnel (annexe 1)