TABLE DES MATIERES 3

Manuel de référence

TABLE DES MATIERES 3 TABLE DES MATIÈRES Manuel de référence...3 Table des matières...3 INTRODUCTION...7 CHAPITRE I GENERALITES...8 ICONES...8 ICONES STANDARDS...10 ICONES CONTEXTUELLES...11 ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION...18 ONGLET DES PARAMETRES...18 ONGLET DE SIMULATION...19 CHAPITRE II MENU FICHIER...21 TABLES...21 SIGNALETIQUE DES TIERS...23 SIGNALETIQUE CLIENTS...24 SIGNALETIQUE FOURNISSEURS...33 SIGNALETIQUE PROSPECTS...41 FICHIER DES PERSONNES...47 SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE...49 DICTIONNAIRES...55 CHAPITRE III MENU EDITION...61 DERNIERE VALEUR (Ctrl B)...61 TRANSFERT...61 IMPRESSION (Ctrl P)...61 PREVISUALISATION...61 RECHERCHE SEQUENTIELLE (Ctrl F)...62 PREFERENCE...62 INFORMATIONS GENERALES...62 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE...63 Conventions spéciales d encodage...63 ENCODAGE DES VENTES...67 ENCODAGE DES NOTES DE CREDIT SUR VENTES...75 ENCODAGE DES ACHATS...76 ENCODAGE DES NOTES DE CREDIT SUR ACHATS...84 ENCODAGE DES FINANCIERS...85 ENCODAGE DES OPERATIONS DIVERSES...95 ECRITURES EN ATTENTE...102 CHAPITRE V MENU CONSULTATION...104 HISTORIQUE DES COMPTES CLIENTS...105 HISTORIQUE DES COMPTES FOURNISSEURS...109 HISTORIQUE DES COMPTES GENERAUX...113

4 TABLE DES MATIERES RECHERCHE DE DOCUMENT... 116 JOURNAUX... 118 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS... 120 JOURNAUX... 122 EN ATTENTE... 123 GRANDS LIVRES... 124 CLIENTS FOURNISSEURS... 124 COMPTES GENERAUX... 125 BALANCE... 127 CLIENTS FOURNISSEURS... 127 COMPTES GENERAUX... 128 ECHEANCIER CLIENT ECHEANCIER FOURNISSEUR... 129 RAPPELS CLIENTS... 131 DOCUMENTS TVA... 134 DECLARATION TVA... 134 RELEVE INTRACOMMUNAUTAIRE... 135 LISTE DES CLIENTS ASSUJETTIS... 136 BALANCE PAR CODE TVA... 137 DECLARATION INTRASTAT... 138 FICHES DE COMMISSIONS... 139 ETATS FINANCIERS... 140 ANALYSES FINANCIERES... 141 TABLEAUX DE BORD TIERS... 142 STATISTIQUES ECRITURES... 143 LOTS DE TRAITEMENTS... 144 VISIONNEUSE... 145 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE... 146 INTRODUCTION... 146 SIGNALETIQUE DU PLAN ANALYTIQUE... 151 ENCODAGE DES OPERATIONS DIVERSES ANALYTIQUES... 155 CONSULTATIONS... 158 JOURNAUX... 158 HISTORIQUE DES COMPTES ANALYTIQUES... 160 IMPRESSIONS... 164 PLAN... 164 JOURNAUX... 165 GRAND LIVRE... 166 BALANCE... 167 CROISEMENT DE PLAN... 168 CONFIGURATION... 170 LISTE DES JOURNAUX... 170 DEFINITION DES PLANS ANALYTIQUES... 171

TABLE DES MATIERES 5 CHAPITRE VIII MENU BANQUE...174 FICHIERS DE PAIEMENTS...182 Paiements automatisés...184 Génération fichier ABB...193 Opérations diverses...194 CHAPITRE IX MENU FACTURATION...196 TABLES...198 CATEGORIE D ARTICLES...198 TARIFS...198 UNITES...198 MODES DE PAIEMENT...198 REPRESENTANT...198 LOT DE FACTURES TYPE...199 CAT. REMISE ARTICLE...199 CAT. REMISE CLIENT...199 TABLE DES REMISES...199 CONFIGURATION...200 LISTE DES JOURNAUX...200 DESSINS DE DOCUMENTS...202 ARTICLE...218 ENCODAGE - CLIENTS...222 FACTURES...223 NOTES DE CREDIT...228 NOTES D ENVOI...228 ENCODAGE - STOCK...229 MOUVEMENTS DE STOCK...229 INVENTAIRES...232 GENERATION AUTOMATIQUE...233 ENCODAGE FACTURES TYPE...233 GENERATION DE LOTS...234 GENERATION D UN DOCUMENT TYPE...236 CONSULTATION...238 HISTORIQUE CLIENTS...238 HISTORIQUE DES ARTICLES...240 IMPRESSION...243 DOCUMENTS SELECTIONNES...243 FICHIER DES ARTICLES...243 LISTE DES PRIX...244 LISTE DE CONTROLE DES DOCUMENTS...244 ETAT DE STOCK...245 HISTORIQUE ARTICLES...246 VALIDATION DES FACTURES...247

6 TABLE DES MATIERES MISE A JOURS DES TARIFS... 248 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES... 249 TABLES... 250 CATEGORIE D IMMOBILISES... 250 CATEGORIE FISCALE... 250 FICHES DE BASE... 251 OP. PERIODIQUES... 258 CONSULTATION... 261 HISTORIQUES... 261 IMPRESSION... 262 TABLEAUX D AMORTISSEMENT... 262 TABLEAU DES MOUVEMENTS... 264 ETAT DES IMMOBILISES... 266 ACQUISITIONS... 268 EXTOURNES... 270 DEDUCTIONS... 271 ACTIVATION DES NOUVEAUX ACHATS... 272 UTILITAIRES... 273 OUVERTURE D UN EXERCICE... 273 REPRISE TABLEAU EXISTANT... 274 RECUPERATION DONNEES EXTERNES... 277 PARAMETRAGE DU PLAN COMPTABLE... 278 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE... 279 CONFIGURATION... 280 PARAMETRES GENERAUX... 280 COMPTES AUTOMATIQUES... 280 LISTE DES JOURNAUX... 281 TAUX DE TVA... 282 PARAMETRES DES RAPPELS... 284 TEXTES DES RAPPELS... 285 PARAMETRAGE DES ETATS FINANCIERS... 286 TABLES SUPPLEMENTAIRES... 286 CHAMPS SUPPLEMENTAIRES... 286 MENU UTILISATEUR... 286 UTILISATEURS... 287 OPTIONS... 288 GESTION DES PERIODES... 291 OPERATION ANNUELLE... 292 OUVERTURE... 292 REEVALUATION... 292 BASCULEMENT VERS L EURO... 293 TESTS COMPTABLES... 294

TABLE DES MATIERES 5 CALCULATRICE...295 CALENDRIER...296 EXPORTATION / IMPORTATION...297 ANALYSES BILANTAIRES...297 LIAISON FIDUCIAIRE...298 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME...299 Comment choisir le mode de travail?...299 Comment changer de mode?...300 MENU FICHIER...302 NOUVEAU DOSSIER...302 OUVRIR DOSSIER...304 IMPRESSION DES FICHIERS...304 QUITTER...305 MENU EDITION...306 COUPER-COPIER-COLLER...306 DERNIERE VALEUR (Ctrl B)...306 TRANSFERT...306 IMPRESSION (Ctrl P)...306 PREVISUALISATION...306 RECHERCHE SEQUENTIELLE (Ctrl F)...307 PREFERENCES...307 INFORMATIONS GENERALES...307 MENU CONFIGURATION...308 UTILISATEURS...308 MENU MAINTENANCE...312 REORGANISATION...312 BACKUP/RESTORE...313 TABLES STANDARDS...314 OUTILS AVANCES...317 MENU UTILITAIRE...318 MENU FENETRES...319 AIDE...320 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE...321 INSTALLATION...321 INSTALLATION DE LA MACRO WORD...321 INSTALLATION DU MODELE FAX...321 UTILISATION DANS MICROSOFT EXCEL...322 MACROS COMPLEMENTAIRES...322 FONCTIONS DISPONIBLES...324 LISTE DES FONCTIONS...325 UTILISATION DANS MICROSOFT WORD...327

INTRODUCTION 7 INTRODUCTION Comme expliqué dans le manuel «Premiers pas», le logiciel propose deux modes de travail : le mode système et le mode dossier. Chacun donnant accès à une barre de menus qui lui est propre. Chaque menu donnant accès à une liste de fonctionnalités. Le mode système permet de configurer certains paramètres de votre application, de créer un nouvel utilisateur avec ses propres droits d accès, de créer un nouveau dossier, de réorganiser et de réparer les fichiers d un dossier bien précis, de mettre à jour une table commune à tous les dossiers,... Les manipulations dans ce mode de travail portent sur l ensemble des dossiers ou sur un dossier en particulier. Le mode dossier est destiné à une utilisation plus courante du programme, c est-à-dire à l encodage d écritures, de signalétiques,... Les manipulations dans ce mode de travail ne portent que sur le dossier actif. Le nom du dossier actif est affiché sur la barre d état en bas de la fenêtre de l application. Comment changer de mode? Mode Système Mode Dossier : Ouvrir un dossier via Fichier Ouvrir dossier. Mode Dossier Mode Système : Fermer le dossier via Fichier Fermer dossier. Ouvrir un autre dossier via l option Fichier Ouvrir dossier engendre la fermeture automatique du dossier précédent. Dès lors il n y a jamais qu un seul dossier ouvert par session. Les dix premiers chapitres de ce manuel développent le mode de travail dossier.

8 CHAPITRE I GENERALITES CHAPITRE I GENERALITES ICONES Avant d entrevoir ce que peut vous apporter le programme de comptabilité, il est essentiel de prendre connaissance des significations des icones que vous rencontrerez. Pour chaque fenêtre activée, BOB permet l utilisation d une barre d outils composée de plusieurs icones. En cliquant sur l une de ces icones, vous accédez rapidement à une fonction spécifique du programme. Ces icones sont toujours associées à une info-bulle (vous pouvez les visualiser en baladant le pointeur de votre souris sur la barre d outils) et sont accessibles via un raccourci clavier. La barre d outils principale est située sous la barre de menus. Le tableau suivant présente la signification de chacune des icones. Icone Nom / Infobulle Fichier des clients Fichier des fournisseurs Fichier des prospects Recherche personnes Plan comptable Comptes analytiques Couper Clic de la souris Ouvre une boîte de dialogue permettant de créer des fiches signalétiques clients. Ouvre une boîte de dialogue permettant de créer des fiches signalétiques fournisseurs. Ouvre une boîte de dialogue permettant de créer des fiches signalétiques prospects. Ouvre une boîte de dialogue permettant d effectuer une recherche sur le nom d une personne. Ouvre une boîte de dialogue permettant de configurer votre plan comptable et de visualiser la situation actuelle des différents comptes. Ouvre une boîte de dialogue permettant de configurer votre plan comptable analytique et de visualiser la situation actuelle des différentes rubriques. Efface le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers. Raccourci clavier F3 F4 F5 F6 F7 Ctrl + X

CHAPITRE I GENERALITES 9 Copier Coller Chercher Prévisualiser Imprimer Calculatrice Copie le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers. Colle le texte du presse-papiers dans la fenêtre activée. Ouvre une boîte de dialogue permettant d effectuer une recherche séquentielle Donne un aperçu des données à l écran avant impression sur papier Imprime les données relatives à la fenêtre active Affiche une calculatrice dans un coin de l écran Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + F Ctrl + P Shift + F2

10 CHAPITRE I GENERALITES Une barre d outils évolutive est également présente au bas de chaque fenêtre. Vous rencontrerez des icones standards et des icones contextuelles. ICONES STANDARDS Il s agit de plusieurs icones qui sont le plus souvent présentées au bas des fenêtres actives. Icones Contexte Action Rac. clavier MEMORISATION NAVIGATION Mémorisation ou annulation de la modification d un enregistrement, d une zone, Mémorise la saisie ou la modification Annule la saisie ou la modification Début de fichier Alt M Esc Alt D Enregistrement Précédent Alt P Navigation dans un fichier d enregistrements. Enregistrement Suivant Alt S Fin de fichier Alt F Chercher un enregistrement Alt C INSERTION-EFFACEMENT Ajout ou suppression d une fiche, d un enregistrement. Ajouter un enregistrement Effacer l enregistrement courant Alt A Alt E

CHAPITRE I GENERALITES 11 IMPRESSION Impressions de données relatives à la fenêtre active. Prévisualiser Imprimer Configurer l imprimante Ajouter dans un lot Alt P Alt I Alt R Alt A SELECTION Sélection dans les grilles Sélectionner tout Désélectionner tout Alt T Alt D OPERATION Génère des documents ou des calculs suivant une Exécuter l opération Alt G sélection Conversion des données en devise alternative Devise alternative Alt Z Calcul de certaines zones de total contenant le signe (?). ICONES CONTEXTUELLES Recalculer Il s agit de plusieurs icones qui peuvent apparaître en plus d une ou plusieurs icone(s) standard(s). Les icones contextuelles sont plus spécifiques aux fonctionnalités demandées. MENU FICHIER Icones Action Raccourci clavier Accès au fichier des personnes Alt X

12 CHAPITRE I GENERALITES Accès à l historique des comptes Alt H MENU ENCODAGE Icones Action Raccourci clavier Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V Permet d insérer les données Intrastat Alt I Importe les données du dictionnaire Alt T Exporte les données vers le dictionnaire Alt X Sauver lettrage Alt L Zoom Alt Z MENU CONSULTATION Icones Action Raccourci clavier Permet de passer du mode d affichage Détaillé (toutes les lignes de chaque pièce) vers le mode d affichage résumé (une seule ligne par pièce) et vice versa Alt V ou double clic sur l écriture Permet de modifier la remarque interne ou externe Alt U Permet de réconcilier les mouvements Alt R

CHAPITRE I GENERALITES 13 Calcule le total des mouvements Alt T Convertit les montants en devise alternative Alt Z Donne le détail ou le résumé (une ligne par document) des enregistrements Alt D MENU IMPRESSIONS Icones Action Raccourci clavier Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Constitue une disquette et une lettre d accompagnement. Concerne les documents officiels à envoyer Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt G Regroupe les clients possédant un numéro de TVA identique Alt R Annule le regroupement des clients possédant un numéro de TVA identique Alt A Permet de visualiser plus ou moins de détail concernant les informations d une fenêtre Lance un lot de traitement

14 CHAPITRE I GENERALITES Exporte le résultat d une impression dans un répertoire choisi Alt X Ces icones permettent d obtenir un gros plan du document ou une vue plus générale dans une taille réduite Permet d enregistrer les documents visionnés Permet d ouvrir les documents enregistrés antérieurement MENU ANALYTIQUE Icones Action Raccourci clavier Permet d accéder à l historique des comptes analytiques ou du journal analytique Alt H Converti les montants en devise alternative Alt Z Calcule le total des mouvements Alt T Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Permet de modifier un mouvement analytique Alt U Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V

CHAPITRE I GENERALITES 15 Importe les données du dictionnaire Alt T Exporte les données vers le dictionnaire Alt X Donne le détail ou le résumé (une ligne par document) des enregistrements Alt D Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G MENU BANQUE Icones Action Raccourci clavier Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Permet de générer un fichier sous le format ABB Alt X Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Permet la lecture du Coda Alt L

16 CHAPITRE I GENERALITES Attribue automatiquement un donneur d ordres aux différents paiements Alt T Enlève tous les donneurs d ordres attribués aux différents paiements Alt D MENU FACTURATION Icones Action Raccourci clavier Accès à l historique des articles ou des journaux Alt H Calcule le total des mouvements (fiche de l article) Alt T Présente le détail des montants encodés (journaux de facturation), le détail par taux de TVA et par compte d imputation Permet d insérer les données Intrastat Alt I Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt V Converti les montants en devise alternative Alt Z Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U

CHAPITRE I GENERALITES 17 Récupération d un dessin de document Alt R Permet de visualiser le dessin du document MENU UTILITAIRE Icones Action Raccourci clavier Permet d accéder à l historique du journal Alt H Permet d obtenir un dessin de rappel Remise à blanc des préférences : permet de remettre globalement la disposition originale de plusieurs modifications apportées Permet de clôturer une période

18 CHAPITRE I GENERALITES ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION Plusieurs fenêtres vous présenteront l onglet des paramètres et/ou l onglet de simulation. ONGLET DES PARAMETRES Cet onglet se retrouve lors du démarrage de chaque liste à imprimer. Il permet à l utilisateur de choisir la langue d impression et l imprimante à utiliser. Vous pouvez également préciser l affichage ou non de la date, de l heure, des critères de sélection et d un commentaire éventuel. Si vous souhaitez imprimer plusieurs exemplaires concernant votre sélection, vous pouvez en spécifier le nombre.

CHAPITRE I GENERALITES 19 ONGLET DE SIMULATION Une série de listes peut être imprimée en tenant compte des écritures en attente (une ligne par journal et par période). Si tel est le cas, cet onglet standard permet à l utilisateur de sélectionner les journaux temporaires et les périodes qui doivent être inclues dans la liste. Pour inclure une période d un journal temporaire, utilisez la barre d espacement.

20 CHAPITRE I GENERALITES

21 CHAPITRE II MENU FICHIER CHAPITRE II MENU FICHIER Bon nombre d informations caractéristiques des tiers peuvent être codifiées dans des tables. Cette codification assure la cohérence des données car le code reste unique. Il est donc essentiel, avant d aborder la description des signalétiques, de se concentrer sur la notion de tables. TABLES On distingue clairement trois catégories de tables de codes. Tables normalisées Ces tables -respectent, par souci de cohérence, la normalisation ISO. Il s agit de plusieurs codes représentant les pays, les devises utilisées et les masques TVA. La table des devises permet de spécifier si un code est visible. Lors des opérations comptables, le programme vous proposera uniquement les codes définis comme étant visibles. Cela empêchera ainsi de voir apparaître une liste composée de devises que vous n utilisez pas. Tables ordinaires Catégorie Clients Fournisseurs Prospects Personnes Comptes généraux Rappels Vous avez la possibilité de créer plusieurs codes représentant des groupes de clients, fournisseurs, Pour chaque table, le code le plus souvent utilisé peut être activé par défaut et sera ainsi proposé automatiquement lors de l ajout des fiches signalétiques. Ces classifications vous permettront d éditer les balances, les grands livres, les rappels de paiement, en tenant compte uniquement d une catégorie souhaitée. Langue Ce code sera utile pour tout ce qui a trait à la correspondance vis-à-vis des tiers. On retrouvera la possibilité de définir la terminologie liée à la langue comme par exemple civilité, calendrier, nombre, texte et facturation.

22 CHAPITRE II MENU FICHIER Délais de paiement Lors de l encodage des factures, le programme vous proposera un délai de paiement introduit dans les signalétiques. Lots de traitement Cette table vous sera très utile en fin de période comptable. En effet, les lots vont vous permettre d imprimer, en une seule opération, un ensemble de documents comptables. Le code 001 pourrait par exemple correspondre à l impression des documents à éditer mensuellement. Code postaux La liste déroulante vous expose plusieurs codes postaux. Cette liste n est pas exhaustive mais il vous est possible de la compléter. Tables personnalisées Cette fonctionnalité vous permet de créer vos propres tables. Vous pourriez par exemple créer des catégories représentant vos familles de produits et les associer aux clients à des fins de sélection (voir l explication relative aux TABLES SUPPLEMENTAIRES et aux CHAMPS SUPPLEMENTAIRES).

CHAPITRE II MENU FICHIER 23 Accompagnées de plusieurs ICONES STANDARDS, vous retrouverez les icones contextuelles reprises ci-dessous. Icones Action Raccourci clavier Accès au fichier des personnes Alt X Accès à l historique des comptes Alt H Conversion des données en devise alternative Alt Z SIGNALETIQUE DES TIERS Au sein d une entité, une même fiche tiers peut être simultanément client et fournisseur. C est pourquoi, toute modification que vous effectuerez sur un des signalétiques se répercutera sur l autre. Il va de soi qu au niveau des données comptables et financières, les informations doivent rester strictement distinctes. Certains intervenants ne sont ni client, ni fournisseur. Il peut s agir de bénéficiaires divers (les membres du personnel, par exemple), d administrations ou même de prospects. C est sous «prospect» que l on regroupe cette catégorie d intervenants. Les signalétiques des clients, fournisseurs et prospects auront donc tout naturellement une ossature commune.

24 CHAPITRE II MENU FICHIER SIGNALETIQUE CLIENTS La fenêtre du signalétique clients se compose de trois parties distinctes. La partie gauche regroupe toutes les informations de type signalétique (nom, adresse, ) ainsi que certaines données concernant la comptabilité (la devise, le numéro de compte général et le code TVA utilisés le plus fréquemment, ). A droite de la fenêtre apparaissent plusieurs onglets dont le principal présente un tableau qui reprend, pour une année choisie et période par période, le total des mouvements débit/crédit effectués en comptabilité. Grâce à la liste déroulante, vous avez la possibilité de consulter plusieurs années antérieures. En outre, pour chaque montant repris au débit ou au crédit, vous pouvez aisément accéder à l historique du compte client puis au journal concerné. Le tout sur un même écran. Il sera également possible de visualiser l échéancier à partir d une date souhaitée. Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ).

CHAPITRE II MENU FICHIER 25 La partie inférieure de la fenêtre est une zone réservée au fichier des personnes à contacter. PARTIE GAUCHE DE LA FICHE DESCRIPTION DES ZONES Complétez les différentes zones à l aide du clavier et/ou de la souris. Références Référence La zone «référence» doit être remplie obligatoirement. Elle sera toujours unique et non modifiable. Il est donc vivement conseillé de l encoder avec vigilance. En effet, c est le plus souvent sur base de la référence que sera appelée la fiche du client au cours des diverses opérations comptables. Il importe donc que votre référence soit cohérente. Vous pourrez également faire une recherche à partir du nom, du numéro de TVA, du numéro bancaire ou du code postal. La zone de référence accepte un maximum de 10 caractères (zone alphanumérique). Évitez les Caractères spéciaux et les points (/, -, ). Nom Dans cette zone sera indiqué le nom du client. Les personnes à contacter seront reprises dans une zone décrite ci-dessous. Il est possible d appeler la fiche prioritairement sur base du nom. Adresse Rue et numéro. Code Postal et localité 1ère zone : Code Postal. Tapez-le suivant le format PP9999 (BOB dispose de la table des codes postaux sous ce format), où PP est le code pays (exemple : BE=Belgique) et 9999 le code postal (exemple : 4200). Si le code postal n existe pas encore, BOB vous propose de l insérer dans la table. 2ème zone : Localité. Si le code postal est présent dans la table, BOB vous propose la ou les localités correspondantes. Dans le cas contraire, il vous propose de le créer.

26 CHAPITRE II MENU FICHIER Téléphone et fax A compléter si nécessaire. TVA Le numéro de TVA est composé de maximum 12 caractères précédés du code pays ISO (BE pour la Belgique, IT pour l Italie, ). Ce numéro identifie tous les clients et les fournisseurs intracommunautaires. Il sera donc nécessaire à l élaboration de votre listing intracommunautaire et de votre listing TVA. 1ère zone : correspond au régime TVA. Vous avez le choix entre assujetti, non assujetti et exonéré. Vous constaterez que si cette zone reste libre, le programme considérera toujours que le client est assujetti. 2ème zone : il s agit du code pays ISO (BE pour la Belgique). La liste présente plusieurs codes pour les pays membres de la CEE. Pour les pays non membres, tapez EX. 3ème zone : numéro de TVA de l assujetti. Un numéro non valide déclenchera un message d erreur. Le programme vous laissera la possibilité de poursuivre avec ce numéro. Néanmoins, il sera sans aucun doute préférable de vérifier celui-ci. Langue Tapez le code langue utilisé. S il n existe pas dans la liste, un message vous permettra de le créer dans la table. Ce code sera nécessaire à l impression des factures et des rappels de paiement destinés à la clientèle. Valeurs conseillées : D= Allemand, E = Anglais, F = Français, N = Néerlandais. Banque Indiquez dans cette zone le numéro du compte bancaire du client (contrôle modulo 97). Pour la version luxembourgeoise, une zone supplémentaire s affiche pour y introduire le code bancaire. La vérification de la validation du numéro est propre à chaque banque. Catégorie Choisissez une catégorie dans la liste. Si elle n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table. Par exemple, la catégorie 001 pourrait représenter tous vos clients détaillants. Cette classification vous permettra d éditer les balances, les grands livres, les rappels de paiement, en tenant compte uniquement de cette catégorie. Collectif

CHAPITRE II MENU FICHIER 27 Représente le compte général collectif des clients. Il vous est possible de scinder vos clients en plusieurs groupes. Par exemple, d un point de vue géographique, le compte d imputation 400000 correspondrait à tous les clients belges et le 400100 à tous les clients étrangers. La liste des comptes collectifs est définie par le menu utilitaire ( COMPTES AUTOMATIQUES). Il est impératif de compléter cette zone avec soin. Si vous laissez cette zone libre, le premier compte général de la liste sera utilisé lors de la validation des écritures. Dès que des mouvements auront été comptabilisés, il ne sera plus autorisé de modifier le compte collectif attribué. Fournisseur Lorsque vous créez une fiche client, sa fiche SIGNALETIQUE PROSPECT correspondante s élabore automatiquement. Si ce client est aussi votre fournisseur, cette case à cocher activée permet de créer automatiquement la fiche signalétique fournisseur. Un gain de temps est ainsi acquis étant donné que les références (nom, adresse, code postal, localité, ), le FICHIER DES PERSONNES et les zones personnalisées seront introduits au signalétique fournisseur. En outre, chaque modification que vous effectuerez ultérieurement sur un des signalétiques se répercutera sur les deux autres. Physiquement, l information n est présente qu une seule fois sur le disque dur. Par défaut Imputation Indiquez dans cette zone le compte général d imputation qui vous sera proposé par défaut lors de l encodage des factures de vente. Il s agit habituellement d un compte de produit (classe 7). Dictionnaire Cette zone permet d associer une page du dictionnaire des ventes. TVA 1 ère zone : régime (nature) TVA qui sera proposé par défaut lors d une écriture comptable. Cette zone n est présente que si la case «Gestion de la TVA» est cochée dans les PARAMETRES GENERAUX.

28 CHAPITRE II MENU FICHIER 2 ème zone : présente le taux de TVA qui sera proposé par défaut lors de l encodage. Ne remplissez cette zone que si le client dispose d un régime particulier. Dans le cas contraire, la nature de la vente déterminera la ventilation TVA par le biais des codes associés au compte général repris dans la zone imputation. Devise Devise qui sera proposée par défaut lors de l encodage d une écriture. Cette zone n est présente que si la case «Gestion des devises» est cochée dans les PARAMETRES GENERAUX. Elle doit rester vide si le tiers utilise la devise de base. Délai de paiement Choisissez un délai de paiement dans la liste. S il n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table (zone alphanumérique). Lors de l encodage des factures de vente, le programme vous proposera ainsi une date d échéance. Escompte Tapez un taux d escompte (Pour 3%, tapez 3). Ensuite, indiquez le délai (en nombre de jours) accepté afin que l escompte soit accordé. BOUTONS POUSSOIRS Ces cinq boutons sont situés à droite de la référence. Personne Physique : à activer lorsque votre client détient le statut de personne physique. Cela évitera un double emploi (zone nom + zone des personnes) du nom de votre client lorsque vous lui adressez un courrier. Bloqué : ce bouton activé vous empêchera d utiliser la fiche du client lorsque celui-ci n est pas en ordre de paiement. Vérifier la limite de crédit : limite de crédit accordée au client. Un signe d avertissement s affichera lors de l encodage des factures. Confidentiel : à activer lorsque vous souhaitez donnez un caractère confidentiel à cette fiche. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS.

CHAPITRE II MENU FICHIER 29 Non imputable : en activant ce bouton, la fiche du client ne pourra plus être utilisée. Un de vos clients pourrait par exemple subir une modification de son numéro de TVA (passage en société). Vous obtiendrez ainsi deux fiches bien distinctes avec abandon de la première.

30 CHAPITRE II MENU FICHIER PARTIE DROITE DE LA FICHE DESCRIPTION Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ). Pour ce faire, il suffit d activer l icone située au coin inférieur gauche. Cette partie de l écran regroupe (système d onglets) des informations concernant la comptabilité, la gestion des rappels de paiement, les données nécessaires pour la facturation et la tenue des statistiques INTRASTAT en fonction des modules installés. ONGLET Informations financières La liste déroulante dans le coin inférieur gauche permet de visualiser trois types d informations financières différentes : Débit/Crédit C.A./Solde Cette grille présente pour une année choisie et période par période le solde des mouvements inscrits au débit et au crédit du compte collectif. A partir de ces données, le programme vous permet de consulter l historique du compte client (double clic sur les montants ou ). A partir de cet historique, vous avez la possibilité de voir apparaître le détail de l écriture comptable (double clic sur la ligne désirée ou ). Si vous désirez obtenir ces informations dans la devise alternative, cliquez sur l icone. La grille vous présente également le solde actuel débiteur ou éventuellement créditeur des mouvements. Vous indique, par période, le chiffre d affaires ainsi que l évolution du solde.

CHAPITRE II MENU FICHIER 31 Echéancier Cette grille présente les mouvements échus et à échoir. L échéancier va dépendre de la date charnière choisie. Celle-ci peut être modifiée via le calendrier (liste déroulante). ONGLET Divers Il s agit des caractéristiques correspondant aux rappels de paiement et facultativement au système intrastat. ONGLET Facturation Toutes les zones qui composent cet onglet sont décrites dans le CHAPITRE IX MENU FACTURATION. Cet onglet n est pas visible si la gestion commerciale n est pas installée. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Personnel Cette zone va vous permettre de mémoriser des informations propres à votre entreprise en ce qui concerne vos clients. La création de ces CHAMPS SUPPLEMENTAIRES sera expliquée ultérieurement. GRILLE INFERIEURE DE LA FICHE DESCRIPTION Il s agit de zones complémentaires qui vous permettent de créer une ou plusieurs fiches de personnes que vous êtes susceptible de contacter lorsque vous traitez avec ce tiers. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, nous vous renvoyons à l explication relative au FICHIER DES PERSONNES.

32 CHAPITRE II MENU FICHIER

CHAPITRE II MENU FICHIER 33 SIGNALETIQUE FOURNISSEURS La fenêtre du signalétique fournisseurs se compose de trois parties distinctes. La partie gauche regroupe toutes les informations de type signalétique (nom, adresse, ) ainsi que certaines données concernant la comptabilité (la devise, le numéro de compte général et le code TVA utilisés le plus fréquemment, ). A droite de la fenêtre apparaissent plusieurs onglets dont le principal présente un tableau qui reprend, pour une année choisie et période par période, le total des mouvements débit/crédit effectués en comptabilité. Grâce à la liste déroulante, vous avez la possibilité de consulter plusieurs années antérieures. En outre, pour chaque montant repris au débit ou au crédit, vous pouvez aisément accéder à l historique du compte fournisseur puis au journal concerné. Le tout sur un même écran. Il sera également possible de visualiser l échéancier à partir d une date souhaitée. Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ).

34 CHAPITRE II MENU FICHIER La partie inférieure de la fenêtre est une zone réservée au fichier des personnes à contacter. PARTIE GAUCHE DE LA FICHE DESCRIPTION DES ZONES Complétez les différentes zones à l aide du clavier et/ou de la souris. Références Référence La zone «référence» doit être remplie obligatoirement. Elle sera toujours unique et non modifiable. Il est donc vivement conseillé de l encoder avec vigilance. En effet, c est le plus souvent sur base de la référence que sera appelée la fiche du fournisseur au cours des diverses opérations comptables. Il importe donc que votre référence soit cohérente. Vous pourrez également faire une recherche à partir du nom, du numéro de TVA, du numéro bancaire ou du code postal. La zone de référence accepte un maximum de 10 caractères (zone alphanumérique). Évitez les caractères spéciaux et les points (/, -, ). Nom Dans cette zone sera indiqué le nom du fournisseur. Les personnes à contacter seront reprises dans une zone distincte décrite ci-dessous. Il est possible d appeler la fiche prioritairement sur base du nom. Adresse Rue et numéro. Code Postal et localité 1ère zone : Code Postal. Tapez-le suivant le format PP9999 (BOB dispose de la table des codes postaux sous ce format), où PP est le code pays (ex: BE=Belgique) et 9999 le code postal (ex: 4200). Si le code postal n existe pas encore, BOB vous propose de l insérer dans la table. 2ème zone : Localité. Si le code postal est présent dans la table, BOB vous propose la ou les localités correspondant au code postal. Sinon, il vous propose de le créer.

CHAPITRE II MENU FICHIER 35 Téléphone et fax A compléter si nécessaire. TVA Le numéro de TVA est composé de maximum 12 caractères précédés du code pays ISO (BE pour la Belgique, IT pour l Italie, ). Ce numéro identifie tous les clients et les fournisseurs intracommunautaires. 1ère zone : correspond au régime TVA. Vous avez le choix entre assujetti, non assujetti et exonéré. Vous constaterez que si cette zone reste libre, le programme considérera toujours que le fournisseur est assujetti. 2ème zone : il s agit du code pays ISO (BE pour la Belgique). La liste présente plusieurs codes pour les pays membres de la CEE. Pour les pays non membres, tapez EX. 3ème zone : numéro de TVA de l assujetti. Un numéro non valide déclenchera un message d erreur.. Cependant, le programme vous laissera la possibilité de poursuivre avec ce numéro. Langue Tapez le code langue utilisé. S il n existe pas dans la liste, un message vous permettra de le créer dans la table. Valeurs conseillées : D= Allemand, E = Anglais, F = Français, N = Néerlandais. Banque Indiquez dans cette zone le numéro du compte bancaire du fournisseur (contrôle modulo 97). Pour la version BOB du Luxembourg, une zone supplémentaire s affiche pour y introduire le code bancaire. La vérification de la validation du numéro est propre à chaque banque. Catégorie Choisissez une catégorie dans la liste. Si elle n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table. Par exemple, la catégorie 001 pourrait représenter tous vos fournisseurs de matériel de bureau. Cette classification vous permettra d éditer les balances, les grands livres, en tenant compte uniquement de cette catégorie. Collectif Représente le compte général collectif des fournisseurs.

36 CHAPITRE II MENU FICHIER Il vous est possible de scinder vos fournisseurs en plusieurs groupes. Par exemple, d un point de vue géographique, le compte d imputation 440000 correspondrait à tous les fournisseurs belges et le 440100 à tous les fournisseurs étrangers. La liste des comptes collectifs est définie par le menu utilitaire ( COMPTES AUTOMATIQUES). Il est impératif de compléter cette zone avec soin. Si vous laissez cette zone libre, le premier compte général de la liste sera utilisé lors de la validation des écritures. Dès que des mouvements auront été comptabilisés, il ne sera plus autorisé de modifier le compte collectif attribué. Client Lorsque vous créez une fiche fournisseur, sa fiche SIGNALETIQUE PROSPECT correspondante s élabore automatiquement. Si ce fournisseur est aussi votre client, cette case à cocher activée permet de créer automatiquement la fiche client. Un gain de temps est ainsi acquis étant donné que les références (nom, adresse, code postal, localité, ), le fichier des personnes à contacter et les zones personnalisées seront introduits au signalétique client. En outre, chaque modification que vous effectuerez ultérieurement sur un des signalétiques se répercutera sur les deux autres. Physiquement, l information n est présente qu une seule fois sur le disque dur. Par défaut Imputation Indiquez dans cette zone le compte général d imputation qui vous sera proposé par défaut lors de l encodage des factures d achat. Il s agit habituellement d un compte de charge (classe 6). Dictionnaire Cette zone permet d associer une page du dictionnaire des achats. TVA 1 ère zone : régime (nature) TVA qui sera proposé par défaut lors d une écriture comptable. Cette zone n est présente que si la case «Gestion de la TVA» est cochée dans PARAMETRES GENERAUX.

CHAPITRE II MENU FICHIER 37 2 ème zone : présente le taux de TVA qui sera proposé par défaut lors de l encodage. Ne remplissez cette zone que si le fournisseur dispose d un régime particulier. Dans le cas contraire, la nature de l achat déterminera la ventilation TVA par le biais des codes associés au compte général repris dans la zone imputation. Devise Devise qui sera proposée par défaut lors de l encodage d une écriture. Cette zone n est présente que si la case «Gestion des devises» est cochée dans les PARAMETRES GENERAUX. Elle doit rester vide si le tiers utilise la devise de base. Délai de paiement Choisissez un délai de paiement dans la liste. S il n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table (zone alphanumérique). Lors de l encodage des factures d achat, le programme vous proposera ainsi une date d échéance. Escompte Tapez un taux d escompte (Pour 3%, tapez 3). Ensuite, indiquez le délai (en nombre de jours) accepté afin que l escompte vous soit accordé. Lors de la proposition de paiement via le module de liaison bancaire, l information encodée dans le facturier pourra ainsi être reprise. BOUTONS POUSSOIRS Ces cinq boutons sont situés à droite de la référence. Personne Physique : à activer lorsque votre fournisseur détient le statut de personne physique. Cela évitera un double emploi (zone nom + zone de personnes) du nom de votre fournisseur lorsque vous lui adressez un courrier. Bloqué : ce bouton activé vous empêchera d utiliser, à l encodage, la fiche du fournisseur pendant un laps de temps. Vérifier la limite de crédit : montant de la limite de crédit que vous accorde votre fournisseur. Un signe d avertissement s affichera lors de l encodage des factures.

38 CHAPITRE II MENU FICHIER Confidentiel : à activer lorsque vous souhaitez donnez un caractère confidentiel à cette fiche. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS. Non imputable : en activant ce bouton, la fiche du fournisseur ne pourra plus être utilisée. Un de vos fournisseurs pourrait en effet subir une modification de son numéro de TVA (passage en société, par exemple). Vous obtiendrez ainsi deux fiches bien distinctes avec abandon de la première. PARTIE DROITE DE LA FICHE : DESCRIPTION Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ). Pour ce faire, il suffit d activer l icone située au coin inférieur gauche. Cette partie de l écran regroupe (système d onglets) des informations concernant la comptabilité, la gestion des paiements bancaires et les données Intrastat en fonction des modules installés. ONGLET Informations financières La liste déroulante dans le coin inférieur gauche permet de visualiser trois types d informations financières différentes : Débit/Crédit Cette grille présente pour une année choisie et période par période le solde des mouvements inscrits au débit et au crédit du compte collectif. A partir de ces données, le programme vous permet de consulter l historique des comptes collectifs des fournisseurs (double clic sur les montants ou ). A partir de cet historique, vous avez la possibilité de voir apparaître le détail de l écriture comptable (double clic sur la ligne désirée ou ).

CHAPITRE II MENU FICHIER 39 C.A./Solde Si vous désirez obtenir ces informations dans la devise alternative, cliquez sur l icone. La grille vous présente également le solde actuel créditeur ou éventuellement débiteur des mouvements. Echéancier Vous indique, par période, le chiffre d affaires ainsi que l évolution du solde. Cette grille présente les mouvements échus et à échoir. L échéancier va dépendre de la date charnière choisie. Celle-ci peut être modifiée via le calendrier (liste déroulante). ONGLET Banque Toutes les zones qui composent cet onglet sont décrites dans le chapitre concernant le CHAPITRE VIII MENU BANQUE. Cet onglet n est pas visible si le module bancaire n est pas installé. ONGLET Divers Concerne les fiches de commission et facultativement, le listing intrastat. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Personnel Cette zone va vous permettre de mémoriser des informations propre à votre entreprise en ce qui concerne vos fournisseurs. La création de ces

40 CHAPITRE II MENU FICHIER CHAMPS SUPPLEMENTAIRES sera expliquée ultérieurement. GRILLE INFERIEURE DE LA FICHE DESCRIPTION Il s agit de zones complémentaires qui vous permettent de créer une ou plusieurs fiches de personnes que vous êtes susceptible de contacter lorsque vous traitez avec ce tiers. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, nous vous renvoyons à l explication du FICHIER DES PERSONNES.

CHAPITRE II MENU FICHIER 41 SIGNALETIQUE PROSPECTS Les prospects représentent des clients et/ou des fournisseurs potentiels avec lesquels vous êtes en contact. Cependant, aucune opération comptable n a encore eu lieu. N.B. : dès que vous créez une fiche client ou fournisseur, une fiche prospect correspondante se formera automatiquement. Complétez les différentes zones à l aide du clavier et/ou de la souris : Références Référence La zone référence doit être remplie obligatoirement. Elle sera toujours unique et non modifiable. Il est donc vivement conseillé de l encoder avec vigilance. En effet, lorsque le prospect deviendra client ou fournisseur, c est le plus souvent sur base de la référence que sera appelée la fiche au cours des diverses opérations comptables. Il importe donc que votre référence soit cohérente. Vous pourrez

42 CHAPITRE II MENU FICHIER également faire une recherche à partir du nom, du numéro de TVA, du numéro bancaire ou du code postal. La zone de référence accepte un maximum de 10 caractères (zone alphanumérique). Évitez les caractères spéciaux et les points (/,-, ). Nom Dans cette zone sera indiqué le nom du prospect. Les personnes à contacter seront reprises dans une zone décrite ci-dessous. Il est possible d appeler la fiche prioritairement sur base du nom. Adresse Rue et numéro. Code Postal et localité 1ère zone : Code Postal. Tapez-le suivant le format PP9999 (BOB dispose de la table des codes postaux sous ce format), où PP est le code pays (ex: BE=Belgique) et 9999 le code postal (ex: 4200). Si le code postal n existe pas encore, BOB vous propose de l insérer dans la table. 2ème zone : Localité. Si le code postal est présent dans la table, BOB vous propose la ou les localités correspondant au code postal. Sinon, il vous propose de le créer. Téléphone et fax A compléter si nécessaire. TVA Le numéro de TVA est composé de maximum 12 caractères précédés du code pays ISO (BE pour la Belgique, IT pour l Italie, ). Ce numéro identifie tous les clients et les fournisseurs intracommunautaires. Il sera donc nécessaire à l élaboration de votre listing intracommunautaire et de votre listing TVA. 1ère zone : correspond au régime TVA. Vous avez le choix entre assujetti, non assujetti et exonéré. Vous constaterez que si cette zone reste libre, le programme considèrera toujours que le prospect est assujetti. 2ème zone : il s agit du code pays ISO (BE pour la Belgique). La liste présente plusieurs codes pour les pays membres de la CEE. Pour les pays non membres, tapez EX. 3ème zone : numéro de TVA de l assujetti. Un numéro non valide déclenchera un message d erreur.. Cependant, le programme vous laissera la possibilité de poursuivre avec ce numéro. Il sera sans aucun doute préférable de vérifier le numéro que vous avez introduit.

CHAPITRE II MENU FICHIER 43 Langue Tapez le code langue utilisé. S il n existe pas dans la liste, un message vous permettra de le créer dans la table. Ce code sera nécessaire à l impression des factures et des rappels de paiement destinés à la clientèle. Valeurs conseillées : D= Allemand, E = Anglais, F = Français, N = Néerlandais. Banque Indiquez dans cette zone le numéro du compte bancaire du prospect (contrôle modulo 97). Pour la version BOB du Luxembourg, une zone supplémentaire s affiche pour y introduire le code bancaire. La vérification de la validation du numéro est propre à chaque banque. Catégorie Choisissez une catégorie dans la liste. Si elle n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table. Cette classification vous permettra d éditer les balances, les grands livres, les rappels de paiement, en tenant compte uniquement de cette catégorie. Responsable Concerne la personne au sein de votre société qui prend contact avec le prospect. Divers Client - Fournisseur Il suffira d activer ces zones pour que la fiche client et/ou la fiche fournisseur se créent automatiquement. C est-à-dire que cette activation permettra de rendre la fiche prospect accessible au fichier des clients et/ou au fichier des fournisseurs. Un gain de temps est ainsi acquis étant donné que les références (nom, adresse, code postal, localité, ), la zone des personnes à contacter et la zone personnalisée du signalétique prospect seront introduits aux fiches clients et/ou fournisseurs. En outre, chaque modification que vous effectuerez ultérieurement sur un des signalétiques se répercutera sur les deux autres. Physiquement, l information n est présente qu une seule fois sur le disque dur.

44 CHAPITRE II MENU FICHIER Catégorie client - fournisseur Choisissez une catégorie dans la liste. Si elle n existe pas, BOB vous propose de l insérer dans la table. Cette classification vous permettra d éditer les balances, les grands livres, les rappels de paiements, en tenant compte uniquement de la catégorie sélectionnée. Date modification Se met automatiquement à la date du jour à laquelle vous avez procédé à des modifications de la fiche prospect. BOUTONS POUSSOIRS Ces cinq boutons sont situés à droite de la référence. Personne Physique : à activer lorsque votre prospect détient le statut de personne physique. Cela évitera un double emploi (zone nom + zone de personnes) du nom de votre prospect lorsque vous lui adressez un courrier. Bloqué : ce bouton activé vous empêchera d utiliser, à l encodage, la fiche du tiers pendant un laps de temps. Vérifier la limite de crédit : limite de crédit accordée. Un signe d avertissement s affichera lors de l encodage des factures. Confidentiel : à activer lorsque vous souhaitez donnez un caractère confidentiel à cette fiche. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS. Non imputable : en activant ce bouton, la fiche du prospect ne pourra plus être utilisée. Un de vos prospects pourrait en effet subir une modification de son numéro de TVA (passage en société, par exemple). Vous obtiendrez ainsi deux fiches bien distinctes avec abandon de la première.

CHAPITRE II MENU FICHIER 45 PARTIE DROITE DE LA FICHE : DESCRIPTION Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ). Pour ce faire, il suffit d activer l icone située au coin inférieur gauche. Cette partie de l écran regroupe des informations concernant la comptabilité et le listing intrastat. ONGLET Informations financières (pour obtenir les renseignements concernant le prospect en tant que fournisseur, cliquez sur «Cli/Fo u») La liste déroulante dans le coin inférieur gauche permet de visualiser trois types d informations financières différentes : Débit/Crédit Cette grille présente pour une année choisie et période par période le solde des mouvements inscrits au débit et au crédit du compte collectif. A partir de ces données, le programme vous permet de consulter l historique des comptes collectifs des clients ou fournisseurs (double clic sur les montants ou ). A partir de cet historique, vous avez la possibilité de voir apparaître le détail de l écriture comptable (double clic sur la ligne désirée ou ). Si vous désirez obtenir ces informations en devise alternative, cliquez sur l icone. La grille vous présente également le solde actuel débiteur ou créditeur des mouvements.

46 CHAPITRE II MENU FICHIER C.A./Solde Echéancier Vous indique, par période, le chiffre d affaires ainsi que l évolution du solde. Cette grille présente les mouvements échus et à échoir. L échéancier va dépendre de la date. Celle-ci peut être modifiée via le calendrier (liste déroulante). ONGLET Divers Il s agit des caractéristiques correspondant au listing intrastat. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Personnel Cette zone va vous permettre de mémoriser des informations propre à votre entreprise en ce qui concerne vos prospects. La création de ces CHAMPS SUPPLEMENTAIRES sera expliquée ultérieurement. GRILLE INFERIEURE DE LA FICHE DESCRIPTION Il s agit de zones complémentaires qui vous permettent de créer une ou plusieurs fiches de personnes que vous êtes susceptible de contacter lorsque vous traiter avec ce tiers. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, nous vous renvoyons à l explication du FICHIER DES PERSONNES.

CHAPITRE II MENU FICHIER 47 FICHIER DES PERSONNES A partir de ce fichier, BOB vous permet de procéder à une recherche des personnes de contact (à partir de leur nom) et ainsi de visualiser la référence de la société à laquelle elles appartiennent. Il vous est également possible de créer, modifier et apporter de plus amples détails à vos fiches de personnes et au fichier des prospects. ONGLET Caractéristiques Titres Télécom Autres Fonction : notez la fonction de la personne. Civilité : il s agit des salutations reprises sur les lettres adressées à la personne de contact (Cher Maître, ). Numéro de téléphone et de GSM. Adresse E-mail. Catégorie : représente le secteur auquel appartient la personne (Achats, Comptabilité, ). Cette table est importante si vous effectuez des mailings. Langue : tapez le code langue utilisé. S il n existe pas dans la liste, un message vous permettra de le créer dans la table.

48 CHAPITRE II MENU FICHIER ONGLET Divers Valeurs conseillées : D= Allemand, E = Anglais, F = Français, N = Néerlandais. Niveau : importance de la personne dans son entreprise (0 = le plus important) Sexe : Monsieur, Dame, Demoiselle, Indéfini. Le programme propose plusieurs options. Elles vous permettent ainsi de détailler la fiche en apportant des informations complémentaires. Par exemple, vous pourriez noter l adresse privée de la personne de contact. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page.

CHAPITRE II MENU FICHIER 49 SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE DESCRIPTION DE LA PARTIE GAUCHE Références Numéro Cette zone, obligatoirement numérique, correspond au numéro du compte général. Sa longueur est définie lors de l installation (5 à 10). Il importe de créer le numéro avec vigilance. En effet, le numéro de compte général est unique et non modifiable. Il est indispensable de respecter la numérotation énoncée par le plan comptable minimum normalisé (si obligation légale) car le programme se basera sur cette numérotation pour effectuer les regroupements nécessaires au bilan et au compte de résultat. Si vous ne respectez pas la numérotation énoncée, il sera impératif de paramétrer les états financiers en fonction de la structure de votre plan comptable. Tous les comptes doivent avoir la même longueur. Plusieurs plans comptables sont fournis en standard lors de la création de la société.

50 CHAPITRE II MENU FICHIER A droite de certains comptes peut apparaître le signe suivant :. Il s agit de comptes titres qui permettent de libeller des rubriques. Celles-ci indiquent la globalisation de tous les soldes des comptes de même racine. Dans le cas, par exemple, d une longueur des comptes à 6 chiffres (décision prise lors de l installation du programme), tous les comptes à 1,2,3,4 ou 5 chiffre(s) que vous créerez représenteront toujours un compte titre. Il faudra donc être vigilant lors de la formation d un numéro comptable. En effet, la structure bilantaire en dépend. Au niveau de ces comptes titres apparaît l icone de recalcul. Celle-ci vous permet de visualiser la globalisation des informations de tous les comptes appartenant à la rubrique. Exemple : le compte 10 CAPITAL indique le total des soldes des comptes généraux 100000 Capital souscrit et 101000 Capital non appelé (-). Lorsque vous procédez à l impression d une balance des comptes généraux, il vous est possible d activer une zone afin d éditer le document avec les comptes titres. Nom Il s agit de l intitulé du compte. Celui-ci peut éventuellement être modifié. Type Chaque numéro que vous créerez reprendra toujours le type introduit à la fiche de son compte titre le plus rapproché. Ristourne accordée et Ristourne obtenue Ces types ont toute leur importance au niveau de la déclaration TVA. En effet, les montants imputés dans les comptes de type «Ristourne» diminueront le chiffre d affaires (ristourne accordée) ou les approvisionnements et marchandises (ristourne obtenue). Si vous n utilisez pas ces types, le programme va considérer que vos ristournes correspondent à des notes de crédit et va donc introduire les montants dans une case erronée de la déclaration TVA. Historique résumé Cette zone permet de préciser si l on souhaite l historique résumé de ce compte lors des impressions.

CHAPITRE II MENU FICHIER 51 Elle sera donc le plus souvent activée pour les comptes clients, fournisseurs et TVA ainsi que pour les comptes bancaires et les comptes de caisse. Cela évitera l édition de documents interminables. L activation de cette zone n affectera pas les opérations effectuées sur base des comptes. Vous pourrez toujours désactiver cette zone si vous souhaitez obtenir à nouveau le détail des écritures à l impression. Saisie TVA financier Si vous activez cette zone, une ventilation TVA s affichera directement lors de l encodage de vos journaux financiers. Pour que cette ventilation soit complète, il faut veiller à introduire les TAUX DE TVA. Saisie analytique Cette zone activée spécifie que le compte nécessite une ventilation analytique. Catégorie Il vous est possible de créer des classifications des comptes généraux. Celles-ci serviront essentiellement à l édition des balances, des grands livres, Cat. 281.50 Si vous activez cette zone, le programme considérera que les montants imputés sur ce compte général doivent être repris sur une FICHES DE COMMISSIONS. BOUTONS POUSSOIRS Ces deux boutons sont situés à droite de la référence. Confidentiel : à activer lorsque vous souhaitez donner un caractère confidentiel à ce compte général. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS. Non imputable : en activant ce bouton, le compte général ne pourra plus être utilisé à l encodage.

52 CHAPITRE II MENU FICHIER Par défaut Sens imputation Indique s il s agit d un compte débiteur ou créditeur. Taux de TVA National : codes TVA relatifs aux opérations nationales. CEE : codes TVA relatifs aux opérations intracommunautaires. Internat. : codes TVA relatifs aux opérations internationales (en dehors de l Union Européenne). il s agit des taux de TVA proposés par défaut lors de l imputation d un montant d une facture sur ce compte. La nature de l achat ou de la vente et donc le compte d imputation va déterminer le taux de TVA. Cette information est primordiale. Nous vous conseillons d encoder avec soin cette zone afin d accélérer au maximum l encodage de vos documents. La gestion des codes TVA sera expliquée ultérieurement (TAUX DE TVA). DESCRIPTION DE LA PARTIE DROITE Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ). Pour ce faire, il suffit d activer l icone située au coin inférieur gauche. ONGLET Informations financières La liste déroulante dans le coin inférieur gauche permet de visualiser deux types d informations financières différentes : Débit/Crédit Cette grille présente pour une année choisie et période par période le solde des mouvements inscrits au débit et au crédit du compte général. A partir de ces données, le programme vous permet de consulter l historique des comptes généraux (double clic sur les montants ou ). A partir de cet historique, vous avez la possibilité de voir apparaître le détail de l écriture comptable (double clic sur la ligne désirée ou ).

CHAPITRE II MENU FICHIER 53 Solde Vous pouvez convertir ces données en devise alternative en actionnant l icone. La grille vous présente également le solde actuel débiteur ou créditeur des mouvements. Vous indique, par période, le solde des mouvements. ONGLET Analytique Choisissez les sections reprises dans le

54 CHAPITRE II MENU FICHIER SIGNALETIQUE DU PLAN ANALYTIQUE. En comptabilité générale, toute imputation à partir de ce compte déclenchera une ventilation supplémentaire en comptabilité analytique. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page.

CHAPITRE II MENU FICHIER 55 DICTIONNAIRES Le dictionnaire est efficace si vous passez des écritures complexes et répétitives (loyers, amortissements, salaires, ). Il s agit d un ensemble d écritures auquel vous aurez accès lors de l encodage dans les différents journaux (achats-notes de crédit sur achats-ventes-notes de crédit sur ventes-financiers-opérations diverses-opérations diverses analytiques). Vous pourrez, à tout moment, appeler une ou plusieurs écritures ou introduire des écritures supplémentaires en vue d une réutilisation ultérieure. Pour ce faire, les icones suivantes seront présentes : Importe les données du dictionnaire Exporte les données vers le dictionnaire Alt T Alt X Prenons l exemple de l écriture relative à la dotation aux amortissements (journal des opérations diverses). Pour pouvoir y faire appel régulièrement (lors, par exemple, de situations intermédiaires de vos données comptables), il suffit de l exporter vers le dictionnaire. Un gain de temps sera ainsi acquis et les erreurs d imputation seront limitées lors des prochaines écritures.

56 CHAPITRE II MENU FICHIER Lorsque l écriture-type est encodée, il suffit d activer l icone fenêtre d exportation des données vers le dictionnaire. et de compléter la L icone vous permettra de récupérer l écriture-type ultérieurement. Le dialogue de recherche vous proposera les différentes écritures-type. Vous pouvez ensuite déterminer une base de calcul. Le programme notera une base égale à 1 c est-à-dire qu il reprendra les montants identiques à ceux de l écriture-type. Il sera possible de multiplier ou de diviser ces montants selon votre convenance. Ainsi, l introduction du chiffre 2 multipliera les montants par 2, l introduction du chiffre 0.25 divisera les montants en 4,

CHAPITRE II MENU FICHIER 57 Pour les récupérations d écritures au cours de l encodage dans les journaux de type achat, note de crédit sur achat, vente et note de crédit sur vente, la base de calcul est spécifiée par un système de case à cocher. Dans ce cas, il vous est possible de spécifier le montant à prendre en considération. Les trois boutons radio : Montants hors TVA : le programme exécutera le calcul à partir du montant introduit, celui-ci étant un montant hors TVA. Montants du dictionnaire : BOB reprendra les montants identiques à ceux repris dans le dictionnaire. Il sera toujours possible de modifier les montants proposés par le programme.

58 CHAPITRE II MENU FICHIER Toutes les écritures-type sont reprises dans le signalétique du dictionnaire. Le dictionnaire trie les écritures en fonction du type de journal. Par exemple, si vous encodez dans un journal d opérations diverses, vous obtiendrez uniquement les écritures-type concernant ce journal. Il vous est possible de modifier (icones de MEMORISATION) et d effacer (icone d effacement ) les écritures-type reprises dans le dictionnaire. Les icones de NAVIGATION sont également présentes afin de visualiser aisément l ensemble des écritures.

CHAPITRE II MENU FICHIER 59 DESCRIPTION DES ZONES Référence Chaque écriture est répertoriée sous une référence au sein du dictionnaire. Nous vous conseillons de créer des références cohérentes. En effet, celles-ci serviront à faire appel à l une des écritures contenue dans le dictionnaire lors des encodages. Une référence du dictionnaire peut être spécifiée au niveau des signalétiques clients et fournisseurs. Elle sera proposée par défaut lors des imputations du dictionnaire. La zone située à droite de la référence précise le type du journal concerné par l écriture-type (achat-note de crédit sur achat-vente-note de crédit sur ventefinanciers-opérations diverses-od analytiques). Libellé Intitulé complet de l écriture-type. Type A = compte général C = client S = fournisseur Compte Il s agit du numéro de compte général, de la référence du client ou du fournisseur. Montant Montant hors TVA (en devise de base) imputé dans le compte général, client ou fournisseur. D/C Correspond au sens de l imputation (débit ou crédit). TVA Montant de la taxe en devise de base.

60 CHAPITRE II MENU FICHIER Nat TVA - Taux Code TVA Correspond à la nature, au taux et au code de la taxe. La fonctionnalité TAUX DE TVA reprise dans le menu utilitaire vous présente de plus amples renseignements concernant la nature et le code TVA. Remarque Remarque (nom, commentaire, ) introduite au niveau de l écriture-type. Devise Spécifie la devise étrangère. Les trois colonnes suivantes indiquent le montant hors TVA et la taxe en devise étrangère ainsi que le montant de taxe en devise de base.

CHAPITRE III MENU EDITION 61 CHAPITRE III MENU EDITION Il s agit d un menu contextuel. En effet, les fonctions proposées se rapportent directement la fenêtre dans laquelle on se trouve. Vous pouvez accéder à ce menu en cliquant sur le bouton droit de la souris. DERNIERE VALEUR (Ctrl B) Cette fonctionnalité permet de récupérer la dernière valeur introduite dans la zone précédente. Vous l utiliserez le plus souvent lors des encodages. TRANSFERT Certaines créations ou modifications de fiches (le cours des devises étrangères par exemple) peuvent être communes à plusieurs dossiers. Ces créations ou ces modifications effectuées peuvent être transférées vers plusieurs dossiers en une seule opération. Cette fonctionnalité est profitable lorsque vous traiter un nombre important de dossiers. Elle fonctionne dans la plupart des fichiers de base : tiers, comptes généraux, tables, cours des devises. IMPRESSION (Ctrl P) Donne un accès direct à l information sur papier. Vous pouvez imprimer, de manière détaillée, les données de la fenêtre active sans la fermer. PREVISUALISATION Cette fonctionnalité vous permet de visualiser vos données à l écran avant l impression.

62 CHAPITRE III MENU EDITION RECHERCHE SEQUENTIELLE (Ctrl F) Vous pourrez établir une recherche séquentielle d une fiche signalétique en vous basant sur une de ses caractéristiques. La possibilité est même d établir une recherche sur un élément partiel d une fiche. Par exemple, une partie d adresse (rue, ). PREFERENCE Afin d éviter la gestion de certaines zones inutiles lorsque vous utilisez le programme, cette fonctionnalité vous permet de sélectionner vos préférences concernant les caractéristiques suivantes : - la langue utilisée pour l affichage à l écran de vos sélections - la devise alternative utilisée. - la langue utilisée à l impression ainsi que l affichage ou non de la date, de l heure d édition, des critères de sélection et d un commentaire éventuel. INFORMATIONS GENERALES Cette fonctionnalité vous procure plusieurs renseignements concernant le répertoire, le nom, la taille, la date de création, du fichier, de la fiche et de la fenêtre active lors de l appel.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 63 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Ce chapitre développe la marche à suivre afin d encoder vos documents comptables (factures de vente, factures d achat, notes de crédit sur vente, notes de crédit sur achat, journaux financiers et journaux des opérations diverses). Afin d être plus efficace, nous vous recommandons d effectuer certaines opérations avant l encodage de vos documents. Ces opérations peuvent cependant se faire lors de l enregistrement de vos pièces comptables. Création des journaux : chaque document sera intégré dans son journal correspondant ( LISTE DES JOURNAUX). Gestion des périodes : il est important d encoder vos pièces comptables dans la période adéquate, à savoir les documents de janvier 2000 dans la période 01/200, (GESTION DES PERIODES). Le SIGNALETIQUE DES TIERS et le SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE seront constamment accessibles au cours des encodages. Conventions spéciales d encodage Pour un encodage rapide des journaux, travaillez sans la souris. L écran de saisie des écritures d achats et ventes est scindé en 4 cadres : o o o o les informations d entête de facture (n de pièce, date, échéance, devise, montant, ), le corps de la facture (imputation comptable, ), les zones d exception, les imputations analytiques. Les touches <PgDn> et <PgUp> permettent d évoluer d un cadre à l autre. <Tab> ou <Shift>+<Tab> permet d évoluer dans les différentes zones de saisie. <Enter> amène directement le curseur sur la prochaine zone de saisie suivant une logique d encodage dite «la plus courante».

64 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE <End> permet d enregistrer l écran encodé (y compris lors d un lettrage et dans l écran de saisie des informations «Intrastat»). Nous vous conseillons également d être attentif aux deux notions suivantes : Zone date ou Zone d encodage spécialement adaptée pour la saisie de dates. Encodez les dates en tapant 6 chiffres JJMMAA (le programme se charge de formater votre saisie). Utilisez le calendrier : <Alt>+<Flèche bas> ou <Clic> sur à droite de la zone (le calendrier apparaît). Voyagez dans le calendrier : <Clic> sur l année, le mois, le jour, les boutons et, ou utilisez <Flèche haut>, <Flèche bas>, <Flèche gauche>, <Flèche droite>. Pour obtenir la date du jour : <Clic> sur Today.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 65 Dialogue de recherche Permet de faire un choix dans une table ou dans un fichier de données. <Clic> sur ou sélectionnez l objet, puis <Alt>+<Flèche bas>. Tapez le texte à rechercher. <Enter> ou <Double clic> sur la valeur à sélectionner. Pour changer la clé de recherche : <Clic> dans la liste déroulante ou <Enter> sur un texte vide. Ce menu présente, outre les certaines ICONES STANDARDS, les icones suivantes : Icones Action Raccourci clavier Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V Permet d insérer les données Intrastat Alt I Importe les données du dictionnaire Alt T Exporte les données vers le dictionnaire Alt X

66 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Permet d extourner une écriture Sauver lettrage Alt L Zoom Alt Z

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 67 ENCODAGE DES VENTES EN-TETE DE LA FACTURE Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux de vente que vous avez créé antérieurement ( LISTE DES JOURNAUX). Période Correspond à la période dans laquelle seront validées les écritures. Il n est pas nécessaire de valider les documents d une période avant l encodage dans la période suivante.

68 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Numéro de pièce Il s agit du numéro attribué à votre document. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimez les pièces (200001, 200002, ) et de ne pas modifier la numérotation en cours d exercice. Le programme vous demandera confirmation dès que vous tentez de vous éloigner de la numérotation séquentielle. Tiers Il s agit de la référence du client. Si la fiche signalétique du client est créée, il vous est possible soit d introduire la référence soit de procéder à sa recherche (

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 69 Dialogue de recherche). Dans le cas contraire, nous vous renvoyons au chapitre SIGNALETIQUE CLIENTS. Pour faciliter l encodage de plusieurs factures destinées au même client, la touche Ctrl B permet de récupérer la référence du dernier client inséré. Si une référence existe comme prospect, le programme propose de la convertir en client. Date Il s agit de la date de votre facture. L introduction d une date en dehors de la période active du journal est possible mais le programme exigera la confirmation de votre part. Le document sera cependant validé dans la période précisée. Les zones d échéance, de devise et d escompte sont complétées automatiquement suivant les informations reprises dans la fiche signalétique. Si ces zones sont complétées selon votre convenance au niveau de la fiche signalétique, vous pouvez utiliser la touche Enter pour vous situer directement sur la zone Montant. Échéance L échéance s indiquera automatiquement lorsqu elle est spécifiée dans la fiche du client. Elle pourra toujours être modifiée. La création d une nouvelle échéance dans la TABLE des délais de paiement pourra s établir à partir du journal. Date d échéance La date d échéance proposée est calculée sur base de la date du document ainsi que de l échéance introduite. Il vous est permis de modifier cette date selon votre convenance. Cette date sera utilisée par le programme au niveau des impressions des échéanciers, rappels, Lettrage Le programme vous permet de lettrer la facture que vous encodez avec un document déjà validé. Le dialogue de recherche vous transmet l HISTORIQUE DES COMPTES CLIENTS. Vous pouvez ainsi directement associer la facture avec un paiement antérieur dans le cas entre autre d un acompte perçu. Devise

70 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Si la facture est libellée en devise de base, il est obligatoire de laisser cette zone libre. S il s agit d une facture en devise étrangère, notez le code de la devise concernée (TABLE). Lorsque la devise étrangère est spécifiée au niveau de la fiche client, elle sera indiquée automatiquement. Montant en devise Cette zone peut uniquement contenir le montant de la facture en devise. Cours Ne concerne que les documents libellés en devise. Le cours proposé par défaut est défini à partir du fichier des cours des devises en fonction de la date de la facture. Si la devise est liée à l Euro, le cours n est plus modifiable. Après le 01/01/99, pour tous les dossiers gérés en devise liée à l Euro, tous les cours sont donnés par rapport à l Euro. Montant Il s agit du montant total à payer par le client. Pour une facture en devise étrangère, BOB le calcule à partir du montant en devise et du cours introduits. Escompte Correspond à un escompte conditionnel et est exprimé en %. Jour Spécifie le nombre de jours pendant lequel le client peut effectuer son paiement afin de bénéficier de l escompte. Soit BOB calcule le montant de l escompte accordé sur base du montant total TVAC et vous permet de préciser la date de validité de cet escompte. Communication Il s agit d une remarque externe reprise dans les rappels et les historiques clients. Remarque Il s agit d une remarque interne.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 71 ENCODAGE DU CORPS DE LA FACTURE Cette partie de la fenêtre à toute son importance étant donné qu elle permet d imputer le montant de base et la TVA dans les comptes adéquats. Elle doit donc être remplie correctement afin d éditer les documents légaux (déclaration TVA, ). Si vous avez complété la fiche client et le plan comptable de manière précise, vous bénéficierez d un gain de temps considérable étant donné que le programme remplira automatiquement les zones. Il vous suffira à ce moment de mémoriser votre facture (Alt M). Cependant, pour plus de rapidité, nous vous recommandons vivement de vous servir de la touche <End>. Compte Correspond au compte d imputation du plan comptable (SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE). Le programme indique par défaut le numéro spécifié dans la fiche client. Il vous est cependant permis d introduire un autre compte (

72 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Dialogue de recherche ou SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE pour la création). TVA nationale Il s agit du code TVA national. Le programme tiendra compte par défaut du code introduit dans la fiche client pour les cas d exception ou dans le plan comptable pour les cas ordinaires. Pour obtenir l ensemble de ces codes, servez-vous de la liste déroulante. Taux de TVA Détermine le taux de TVA de la vente. Montant Correspond au montant hors TVA. Taxe Cette zone représente le montant de la TVA à payer. Remarque Le programme indique par défaut la référence de la fiche client. A vous de modifier cette donnée suivant votre convenance. DETAIL DU MONTANT DE BASE ET DE LA TVA Ce tableau vous donne un aperçu du montant de base et du montant de TVA à payer (en devise de base ou en devise étrangère). Lorsque vous entamez les opérations d encodage, la colonne «solde» signale le montant qu il reste à imputer. Tant que ce solde n est pas nul, le programme ne vous permettra pas de mémoriser la facture. VENTILATION TVA

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 73 Cette grille est importante à vérifier car elle précise le régime TVA appliqué et la ventilation des montants qui seront introduits dans la déclaration TVA (TAUX DE TVA).

74 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE ANALYTIQUE BOB vous propose le(s) différent(s) plan(s) analytique(s). La liste déroulante vous expose les codes possibles. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 75 ENCODAGE DES NOTES DE CREDIT SUR VENTES La manière de procéder est identique à l encodage des factures de vente. La seule différence réside dans le sens des mouvements d imputation (débit/crédit). Les montants sont saisis positivement.

76 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE ENCODAGE DES ACHATS EN-TETE DE LA FACTURE Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux d achat que vous avez créé antérieurement ( LISTE DES JOURNAUX). Période Période dans laquelle seront validées les écritures. Il n est pas nécessaire de valider les documents d une période avant d entamer l encodage dans la période suivante. Numéro de pièce Il s agit du numéro attribué à votre document. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimer vos pièces (200001, 200002, ) et de ne pas modifier cette numérotation en cours d exercice. Le programme vous demandera confirmation dès que vous tentez de vous éloigner de la numérotation séquentielle.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 77 Tiers Il s agit de la référence du fournisseur. Si la fiche signalétique du fournisseur est créée, il vous est possible soit d introduire la référence soit de procéder à sa recherche (

78 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Dialogue de recherche). Dans le cas contraire, nous vous renvoyons au chapitre SIGNALETIQUE FOURNISSEURS. Pour faciliter l encodage de plusieurs factures destinées au même fournisseur, la touche Ctrl B permet de récupérer la référence du dernier fournisseur inséré. Si une référence existe comme prospect, le programme propose de la convertir en fournisseur. Date Il s agit de la date de votre facture. L introduction d une date en dehors de la période active du journal est possible mais le programme exigera la confirmation de votre part. Le document sera cependant validé dans la période activée. Les zones d échéance, de devise et d escompte sont complétées automatiquement suivant les informations reprises dans la fiche signalétique. Si ces zones sont complétées selon votre convenance au niveau de la fiche signalétique, vous pouvez utiliser la touche Enter pour vous situer directement sur la zone Montant. Échéance L échéance s indiquera automatiquement lorsqu elle est spécifiée dans la fiche du fournisseur. Elle pourra toujours être modifiée. La création d une nouvelle échéance dans la TABLE pourra s établir à partir du journal. Date d échéance La date d échéance proposée est calculée sur base de la date du document ainsi que de l échéance introduite. Il vous est permis de modifier cette date selon votre convenance. Cette date sera utilisée par le programme au niveau des impressions des échéanciers, génération des virements, Lettrage Le programme vous permet de lettrer la facture que vous encodez avec un document déjà validé. Le dialogue de recherche vous transmet à l HISTORIQUE DES COMPTES FOURNISSEURS. Vous pouvez ainsi directement associer la facture avec un paiement antérieur dans le cas entre autre d un acompte versé.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 79 Devise Si la facture est libellée en devise de base, il est obligatoire de laisser cette zone libre. S il s agit d une facture en devise étrangère, notez le code de la devise concernée (TABLE). Lorsque la devise étrangère est spécifiée au niveau de la fiche fournisseur, elle sera indiquée automatiquement. Montant en devise Cette zone peut uniquement contenir le montant de la facture en devise. Cours Ne concerne que les documents libellés en devise étrangère. Le cours proposé par défaut est défini à partir du fichier des cours des devises en fonction de la date de la facture. Si la devise est liée à l Euro, le cours n est plus modifiable. Après le 01/01/99, pour tous les dossiers gérés en devise liée à l Euro, tous les cours sont donnés par rapport à l Euro. Montant Il s agit du montant total à payer au fournisseur. Pour une facture en devise étrangère, BOB le calcule à partir du montant en devise et du cours introduits. Escompte Correspond à un escompte conditionnel et est exprimé en%. Jour Spécifie le nombre de jours pendant lequel vous pouvez effectuer le paiement afin de bénéficier de l escompte. Soit BOB calcule le montant de l escompte obtenu sur base du montant total TVAC et vous permet de préciser la date de validité de cet escompte. Communication Il s agit d une remarque externe publique reprise dans la communication au niveau des virements.

80 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Remarque Il s agit d une remarque interne reprise dans les historiques fournisseurs. ENCODAGE DU CORPS DE LA FACTURE Cette partie de la fenêtre à toute son importance étant donné qu elle permet d imputer le montant de base et la TVA dans les comptes adéquats. Elle doit donc être remplie correctement afin d éditer les documents légaux (déclaration TVA, ). Si vous avez complété la fiche fournisseur et le plan comptable de manière précise, vous bénéficierez d un gain de temps considérable étant donné que le programme remplira automatiquement les zones. Il vous suffira à ce moment de mémoriser votre facture (Alt M). Cependant, pour plus de rapidité, nous vous recommandons vivement de vous servir de la touche <End>. Compte Correspond au compte d imputation du plan comptable (SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE). Le programme indique par défaut le numéro spécifié dans la fiche fournisseur. Il vous est cependant permis d introduire un autre compte (

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 81 Dialogue de recherche ou SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE pour la création). TVA nationale Il s agit du code TVA national. Le programme tiendra compte par défaut du code introduit dans la fiche fournisseur pour les cas d exception ou du plan comptable pour les cas ordinaires. Pour obtenir l ensemble de ces codes, servez-vous de la liste déroulante. Taux de TVA Détermine les taux de TVA relatifs aux achats. Montant Correspond au montant hors TVA. Taxe Cette zone représente le montant de la TVA à récupérer.

82 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Remarque Le programme indique par défaut la référence de la fiche fournisseur. A vous de modifier cette donnée suivant votre convenance. DETAIL DU MONTANT DE BASE ET DE LA TVA Ce tableau vous donne un aperçu du montant de base et du montant de TVA à récupérer (en devise de base ou en devise étrangère). Lorsque vous entamez les opérations d encodage, la colonne «solde» signale le montant qu il reste à imputer. Tant que ce solde n est pas nul, le programme ne vous permettra pas de mémoriser la facture. VENTILATION TVA Cette grille est importante à vérifier car elle précise le régime TVA appliqué et la ventilation des montants qui seront introduits dans la déclaration TVA (TAUX DE TVA). Lorsque vous encodez une facture d un fournisseur intracommunautaire ou cocontractant, le signe la TVA. apparaît pour signaler qu il y a une double imputation de

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 83 ANALYTIQUE BOB vous propose le(s) différent(s) plan(s) analytique(s). La liste déroulante vous expose les codes des rubriques créées. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE.

84 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE ENCODAGE DES NOTES DE CREDIT SUR ACHATS La manière de procéder est identique à l encodage des factures d achat. La seule différence réside dans le sens des mouvements d imputation (débit/crédit).

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 85 ENCODAGE DES FINANCIERS Pour un encodage rapide, nous vous renvoyons aux Conventions spéciales d encodage. Pour de plus amples détails concernant les icones d importation et d exportation, nous vous renvoyons au chapitre des DICTIONNAIRES. EN-TETE Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux financiers que vous avez créés antérieurement ( LISTE DES JOURNAUX). Période Cette zone vous spécifie la période comptable activée pour ce journal.

86 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Devise Cette zone sera uniquement remplie en cas d encodage dans les journaux financiers en devise étrangère. Cette zone restera libre lorsque vous utilisez la devise de base. La devise étrangère est spécifiée lorsque vous créez le journal ( LISTE DES JOURNAUX). Solde de début Correspond au solde initial du document à encoder. Le programme vous propose le solde comptable (en devises pour les journaux financiers installés en devises) du compte associé au journal financier. Si vous modifiez ce solde, BOB vous demandera de confirmer ce changement. Solde de fin Correspond au solde final du dernier document à encoder. En fin d encodage, le programme va se servir du solde initial et du solde final pour vérifier l exactitude des mouvements introduits. Il ne vous permettra pas de valider vos données tant que le solde initial additionné de la somme des mouvements ne correspond pas au solde de fin. ECRITURE COMPTABLE Numéro du document Il s agit du numéro attribué à votre document. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimer vos pièces et de ne pas modifier cette numérotation. Le programme vous demandera confirmation dès que vous tenter de vous éloigner de la numérotation séquentielle. Date Correspond à la date inscrite sur le document à enregistrer. La dernière date introduite est proposée par défaut. BOB vous demandera confirmation si vous notez une date hors période. Cependant, le document sera centralisé sur la période.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 87 Type Lors de la saisie des journaux financiers, les numéros de compte sont précédés de leur type : C ou 1 pour Clients, F ou 2 pour Fournisseurs, G ou 3 pour Généraux, Une recherche multi-critères (montant, numéro, journal ) est possible en tapant? à la place du type de compte. ONGLET Sélection Valeur Spécifiez s il s agit d un montant en monnaie de base ou en devise. Notez le montant correspondant à votre recherche. Indiquez soit un pourcentage d écart soit un montant approximatif. Imputation Spécifier le(s) compte(s) (Clients, Fournisseurs, Comptes généraux) dans le(s)quel(s) vous estimez avoir imputé le montant recherché. Faites une recherche sur les mouvements ouverts, sur tous les mouvements ou avec lettrages partiels. Le programme établira une recherche à partir de la date de début jusqu à la date de fin.

88 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Document La recherche peut s effectuer à partir d un journal déterminé et d un numéro de pièce ou à partir des différents journaux. ONGLET Résultat Le programme vous présente le résultat de la recherche. Il vous est possible de sélectionner les mouvements (opérations diverses, financiers, achats, ventes) que vous souhaitez grâce aux boutons poussoirs. Vous pouvez également faire un tri à partir des boutons poussoirs des comptes généraux, clients et fournisseurs. Après avoir sélectionné la donnée qui vous convient, vous pouvez obtenir le détail de l écriture (double clic ou icone ). Pour que le mouvement souhaité apparaisse dans le journal des financiers, il suffit de vous servir de l icone «Sauver lettrage». Compte Vous introduirez un compte correspondant au type que vous avez choisi. Il s agira d un compte général, client, fournisseur ou dictionnaire. Cette zone sera accompagnée d un

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 89 Dialogue de recherche qui vous présentera les références relatives au type introduit. Il est évident que vous avez accès aux signalétiques afin de procéder à une éventuelle création. Il est possible de récupérer un document existant via son numéro. Exemple : encodage du paiement d un client. 1. Tapez le numéro du document précédé d un *

90 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 2. Récupération du document. Numéro de lettrage A partir de l historique des comptes, vous avez la possibilité de sélectionner (barre d espacement) un ou plusieurs document(s) et d intégrer le montant correspondant directement dans le journal. Le lettrage a réellement lieu lorsque vous validez le document en fin d encodage. Devise L utilisation de la devise de base vous oblige à laisser cette zone libre. Sinon, choisissez le code à l aide de la liste déroulante. Cours Le programme vous informe du cours introduit dans la fonctionnalité Cours des devises. Montant en devises Vous compléterez cette zone uniquement si vous avez effectué une transaction en devises étrangères. Montant Il s agira toujours du montant en devise de base. Lorsque vous avez introduit un montant en devises, BOB le convertit automatiquement en devise de base.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 91 Coûts/TVA Grâce à cette zone, vous avez la possibilité de saisir des imputations automatiques (frais bancaires, escomptes, ). Cette fenêtre permet de comptabiliser les différences de paiement dues à des escomptes, des frais bancaires,... Elle apparaîtra soit automatiquement lorsque le montant encodé ne correspond pas au le montant appelé par lettrage, soit volontairement en activant le

92 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Dialogue de recherche. Lorsque vous avez introduit vos données, cliquez sur l icone de MEMORISATION ou <End>. La valeur de la différence de paiement sera visible en partie inférieure de la fenêtre (Solde) et sera imputée directement dans un ou plusieurs COMPTES AUTOMATIQUES.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 93 Il vous est également possible de saisir directement une imputation TVA. Pour cela, il suffit d activer la case «Saisie TVA financier» sur la fiche du compte général (SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE). Le programme présentera la ventilation TVA. Celle-ci est déterminée suivant les critères complétés dans la fiche du compte général (SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE). Pour approuver la ventilation, cliquez sur l icone de MEMORISATION ou <End>. Libellé Vous pouvez insérer une remarque qui sera reprise dans les historiques. Le solde de vos mouvements s inscrit en bas de la grille des écritures comptables et devrait correspondre au solde de fin. Si ce n est pas le cas, le programme ne vous permettra pas de quitter le journal.

94 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE PARTIE INFERIEURE DE LA FENETRE Analytique BOB vous propose le(s) différent(s) plan(s) analytique(s). La liste déroulante vous expose les codes des rubriques créées. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 95 ENCODAGE DES OPERATIONS DIVERSES Pour un encodage rapide, nous vous renvoyons aux Conventions spéciales d encodage. Pour de plus amples détails concernant les icones d importation et d exportation, nous vous renvoyons au chapitre des DICTIONNAIRES. EN-TETE Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux d opérations diverses que vous avez créés antérieurement ( LISTE DES JOURNAUX). Période

96 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Cette zone vous spécifie la période comptable activée pour ce journal.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 97 ECRITURE COMPTABLE Numéro du document Il s agit du numéro attribué à votre opération diverse. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimez vos pièces (200001, 200002, ) et de ne pas modifier cette numérotation. Le programme vous demandera confirmation dès que vous tenter de vous éloigner de la numérotation séquentielle. Date Correspond à la date de votre opération. La dernière date introduite est proposée par défaut. BOB vous demandera confirmation si vous notez une date hors période. Cependant, le document sera centralisé dans la période. Type Lors de la saisie des journaux des opérations diverses, les références des comptes sont précédées de leur type : C ou 1 pour Clients, F ou 2 pour Fournisseurs, G ou 3 pour Généraux,

98 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Une recherche multi-critères (montant, numéro, journal ) est possible en tapant? à la place du type de compte. ONGLET Sélection Valeur Spécifiez s il s agit d un montant en monnaie de base ou en devise. Notez le montant correspondant à votre recherche. Indiquez soit un pourcentage d écart soit un montant approximatif. Imputation Spécifier le(s) compte(s) (Clients, Fournisseurs, Comptes généraux) dans le(s)quel(s) vous estimez avoir imputé le montant recherché. Faites une recherche sur les mouvements ouverts, sur tous les mouvements ou avec lettrages partiels. Le programme établira une recherche à partir de la date de début jusqu à la date de fin. Document La recherche peut s effectuer à partir d un journal déterminé et d un numéro de pièce ou à partir des différents journaux.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 99 ONGLET Résultat Le programme vous présente le résultat de la recherche. Il vous est possible de sélectionner les mouvements (opérations diverses, financiers, achats, ventes) que vous souhaitez grâce aux boutons poussoirs. Vous pouvez également faire un tri à partir des boutons poussoirs des comptes généraux, clients et fournisseurs. Après avoir sélectionné la donnée qui vous convient, vous pouvez obtenir le détail de l écriture (double clic ou icone ). Pour que le mouvement souhaité apparaisse au journal des opérations diverses, il suffit de vous servir de l icone «Sauver lettrage». Compte Vous introduirez un compte correspondant au type que vous avez choisi. Il s agira d un compte général, client, fournisseur ou dictionnaire. Cette zone sera accompagnée d un

100 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE Dialogue de recherche qui vous présentera les références relatives au type introduit. Il est évident que vous avez accès aux signalétiques afin de procéder à une éventuelle création. Il est possible de récupérer un document existant via son numéro. Exemple : encodage du paiement d un client. 1. Tapez le numéro du document précédé d un * 2. Récupération du document. Numéro de réconciliation A partir de l historique des comptes, vous avez la possibilité de sélectionner (barre d espacement) un ou plusieurs document(s) et d intégrer le montant correspondant directement dans le journal. Le lettrage a réellement lieu lorsque vous validez le document en fin d encodage. Devise L utilisation de la devise de base vous oblige à laisser cette zone libre. Sinon, choisissez le code à l aide de la liste déroulante. Cours Le programme vous informe du cours introduit dans la fonctionnalité Cours des devises. Montant en devises Vous compléterez cette zone uniquement si vous avez effectué une transaction en devises étrangères. Montant Il s agira toujours du montant en devise de base. Lorsque vous tapez un montant en devises, BOB le convertit automatiquement en devise de base.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 101 Débit/Crédit Sens d imputation. Remarque Vous pouvez insérer une remarque qui sera reprise dans les historiques. Le solde de vos mouvements s inscrit en bas de la grille des écritures comptables et devrait correspondre à 0. Si ce n est pas le cas, le programme ne vous permettra pas de quitter le journal. Si vous avez activé l option «Comptes généraux en devises» (sous-menu

102 CHAPITRE IV MENU ENCODAGE OPTIONS dans le menu utilitaire), il est obligatoire que les montants en devise soient également soldés. Nous vous rappelons que lors de l encodage des journaux, il vous est possible de prévisualiser les données introduites. Pour ce faire, utilisez l icone de prévisualisation (Icones d IMPRESSION). PARTIE INFERIEURE DE LA FENETRE Analytique BOB vous propose le(s) différent(s) plan(s) analytique(s). La liste déroulante vous expose les codes des rubriques créées. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE. ECRITURES EN ATTENTE Ce tableau affiche toutes les écritures non validées (une ligne par journal et par période comptable). Pour les valider, vous utiliserez les icones de SELECTION et un des icones d OPERATION. Une écriture validée signifie qu elle est enregistrée définitivement et ne sera donc plus modifiable. Une écriture non validée peut toujours être modifiée ou annulée.

CHAPITRE IV MENU ENCODAGE 103 Il vous sera possible de réaliser une simulation qui permettra de tenir compte de ces journaux lorsque vous imprimez les balances, grands livres,

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 104 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Ce menu vous permet de consulter à l écran les historiques des clients, des fournisseurs, et des comptes généraux ainsi que les différents journaux. En plus des icones de MEMORISATION et de NAVIGATION, vous pourrez utiliser les icones suivantes : Icones Action Raccourci clavier Permet de passer du mode d affichage Détaillé (toutes les lignes de chaque pièce) vers le mode d affichage résumé (une seule ligne par pièce) et vice versa Alt V ou double clic sur l écriture Permet de modifier la remarque interne ou externe Alt U Permet de réconcilier les mouvements Alt R Calcule le total des mouvements Alt T Converti les montants en devise alternative Alt Z Donne le détail ou le résumé (une ligne par document) des enregistrements Alt D

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 105 HISTORIQUE DES COMPTES CLIENTS L historique présente, pour le compte individuel du client, l ensemble des mouvements validés. Il est possible de parvenir à cet historique à partir de la fiche SIGNALETIQUE CLIENTS. Pour visualiser le détail de l écriture, double cliquez sur la ligne ou utilisez l icone. DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé concernant le client, vous trouverez les données suivantes : Solde actuel Correspond au montant à payer par le client.

106 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Total des mouvements Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que le programme exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du Total des mouvements. Il sera surtout nécessaire en type de consultation «périodique» (voir PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE). Documents Ces quatre boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de journal (factures, notes de crédit, financiers et opérations diverses). Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence du client vous permet de choisir cinq types de consultation (voir PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE). La présentation de l historique variera selon votre choix. Pour chaque type de consultation, plusieurs colonnes seront gelées c est à dire qu elles ne pourront pas être déplacées ou être modifiées en largeur. Quant aux autres colonnes, il vous est possible de modifier leur disposition et leur taille. Toute modification apportée sera mémorisée par le programme et vous sera proposée pour chaque consultation ultérieure. Vous pouvez rétablir la disposition originale manuellement ou globalement pour tout le dossier à l aide de l icone suivante présente dans le fichier des UTILISATEURS :. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents encodés : - période dans laquelle le document est centralisé - journal dans lequel la pièce est centralisée - numéro du document - date et la date d échéance - montant en devise de base - devise - montant en devise - remarque interne - remarque tiers externe

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 107 - base hors TVA - montant de TVA - pourcentage de l escompte - montant de l escompte (Mont. Rem) - date de validation du document (Validité) - niveau de rappel - date du rappel - état : T = document entièrement lettré. - numéro de lettrage - statut du client au niveau des rappels de paiement. L icone vous permet d indiquer le statut «bloqué» ou «actif» (T = bloqué). Ouverts / dates Ce type de consultation vous permet de visualiser l ensemble des mouvements ouverts triées par date. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro et la date des pièces comptables. Ouverts / lettrage Ce type donne une visualisation des mouvements ouverts triés par le numéro de lettrage attribué. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces comptables. Toutes / dates Ce type de consultation présente l ensemble de tous les mouvements triés par date. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro et la date des pièces. Toutes / lettrage Ce type donne une visualisation de tous les mouvements triés par la numérotation du lettrage. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces.

108 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Périodique Lorsque vous choisissez ce type de consultation, deux listes déroulantes pour le choix de période de début et de fin ainsi qu une zone de report de montant s affichent. Dans ce cas, l icone de réconciliation ne sera pas disponible. Ce type présentera tous les documents repris dans la fourchette des périodes. Les colonnes gelées sont la période, le journal et le numéro des pièces comptables.

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 109 HISTORIQUE DES COMPTES FOURNISSEURS L historique présente, pour le compte individuel du fournisseur, l ensemble des mouvements enregistrés. Il est possible de parvenir à cet historique à partir de la fiche SIGNALETIQUE FOURNISSEURS. Pour visualiser le détail de l écriture, double cliquez sur la ligne ou utilisez l icone. DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé concernant le fournisseur, vous trouverez les données suivantes : Solde actuel Correspond au montant total à payer au fournisseur.

110 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Total des mouvements Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que le programme exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du Total des mouvements. Il sera surtout nécessaire en type de consultation «périodique» (voir PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE). Documents Ces quatre boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de journal (factures, notes de crédit, financiers et opérations diverses). Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence du fournisseur vous permet de choisir cinq types de consultation (voir PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE). La présentation de l historique variera selon votre choix. Pour chaque type de consultation, plusieurs colonnes seront gelées c est à dire qu elles ne pourront pas être déplacées ou être modifiées en largeur. Quant aux autres colonnes, il vous est possible de modifier leur disposition et leur taille. Toute modification apportée sera mémorisée par le programme et vous sera proposée pour chaque consultation ultérieure. Vous pouvez rétablir la disposition originale manuellement ou globalement pour tout le dossier à l aide de l icone suivante présente dans le fichier des UTILISATEURS :. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents encodés : - période dans laquelle le document est centralisé - journal dans lequel la pièce est centralisée - numéro du document - date et la date d échéance - montant en devise de base - devise - montant en devise - remarque interne - remarque tiers externe - base hors TVA - montant de TVA

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 111 - pourcentage de l escompte - montant de l escompte (Mont. Rem) - date de validation du document (Validité) - niveau de rappel - date du rappel - état : T = document entièrement lettré. - numéro de lettrage - statut du fournisseur au niveau du paiement de la pièce comptable. L icone ou <Alt U> vous permet d activer la zone «Paiement en cours» (T = paiement en cours). Ouverts / dates Ce type de consultation vous permet de visualiser l ensemble des mouvements ouverts triées par date. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro et la date des pièces comptables. Ouverts / lettrage Ce type donne une visualisation des mouvements ouverts triés par le numéro de lettrage attribué. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces comptables. Toutes / dates Ce type de consultation présente l ensemble de tous les mouvements triés par date. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro et la date des pièces. Toutes / lettrage Ce type donne une visualisation de tous les mouvements triés par la numérotation du lettrage. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces.

112 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Périodique Lorsque vous choisissez ce type de consultation, deux listes déroulantes pour le choix de période de début et de fin ainsi qu une zone de report de montant s affichent. Dans ce cas, l icone de réconciliation ne sera pas disponible. Ce type présentera tous les documents repris dans la fourchette des périodes. Les colonnes gelées sont la période, le journal et le numéro des pièces comptables.

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 113 HISTORIQUE DES COMPTES GENERAUX L historique présente, pour un compte général, l ensemble des mouvements imputés sur un compte général choisi. Il est possible de parvenir à cet historique à partir de la fiche SIGNALETIQUE DU PLAN COMPTABLE. Pour obtenir le détail de l écriture, double cliquez sur la ligne ou utilisez l icone. DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé concernant le numéro général, vous trouverez les données suivantes : Solde actuel Correspond au montant solde débiteur ou créditeur du compte général.

114 CHAPITRE V MENU CONSULTATION Total des mouvements Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que le programme exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du Total des mouvements. Documents Ces quatre boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de journal (factures, notes de crédit, financiers et opérations diverses). Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence du compte général vous permet de choisir cinq types de consultation (voir PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE). La présentation de l historique variera selon votre choix. Pour chaque type de consultation, plusieurs colonnes seront gelées c est à dire qu elles ne pourront pas être déplacées ou être modifiées en largeur. Quant aux autres colonnes, il vous est possible de modifier leur disposition et leur taille. Toute modification apportée sera mémorisée par le programme et vous sera proposée pour chaque consultation ultérieure. Vous pouvez rétablir la disposition originale manuellement ou globalement pour tout le dossier à l aide de l icone suivante présente dans le fichier des UTILISATEURS :. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents pour lesquels le compte général a été utilisé : - période dans laquelle le document est centralisé - journal dans lequel la pièce est centralisée - numéro du document - la référence des Tiers - montant imputé au débit du compte général - montant imputé au crédit du compte général - date du document - devise - montant en devise - remarque interne - base hors TVA

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 115 - montant de la Taxe - code TVA - état - numéro de lettrage - le détail du plan comptable analytique (si le module analytique est installé). Ouverts / dates Ce type de consultation vous permet de visualiser l ensemble des mouvements ouverts triées par date. Les colonnes gelées sont la date, le journal et le numéro des pièces comptables. Ouverts / lettrage Ce type donne une visualisation des mouvements ouverts triés par le numéro de lettrage attribué. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces comptables. Toutes / dates Ce type de consultation présente l ensemble de tous les mouvements triés par date. Les colonnes gelées sont la date, le journal et le numéro des pièces. Toutes / lettrage Ce type donne une visualisation de tous les mouvements triés par la numérotation du lettrage. Les colonnes gelées sont l état, le numéro de lettrage, le journal et le numéro des pièces. Périodique Lorsque vous choisissez ce type de consultation, deux listes déroulantes pour le choix de période de début et de fin s affichent. Dans ce cas, l icone de réconciliation ne sera pas disponible. Ce type présentera tous les documents repris dans la fourchette des périodes. Les colonnes gelées sont la période, le journal et le numéro des pièces comptables.

116 CHAPITRE V MENU CONSULTATION RECHERCHE DE DOCUMENT Cette fonctionnalité vous permet d effectuer une recherche multi-critères d un mouvement quelconque. Elle est également accessible lorsque vous encodez les financiers et les opérations diverses en introduisant un «?» dans la zone du type de compte (voir ENCODAGE DES FINANCIERS et ENCODAGE DES OPERATIONS DIVERSES). ONGLET Sélection Valeur Spécifiez s il s agit d un montant en monnaie de base ou en devise. Notez le montant correspondant à votre recherche (en négatif si crédit). Indiquez soit un pourcentage d écart soit un montant approximatif. Imputation Spécifier le(s) compte(s) (Clients, Fournisseurs, Comptes généraux) dans le(s)quel(s) vous estimez avoir imputé la pièce recherchée. Faites une recherche sur les mouvements ouverts, sur tous les mouvements ou avec lettrages partiels. Le programme établira une recherche à partir de la date de début jusqu à la date de fin.

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 117 Document La recherche peut s effectuer à partir d un journal déterminé et d un numéro de pièce ou à partir des différents journaux. Comme il s agit d une recherche séquentielle, veillez à préciser au mieux les critères. ONGLET Résultat Apès avoir lancé la recherche en actionnant l icone présente le résultat de la recherche., le programme vous Il vous est possible de sélectionner les mouvements (opérations diverses, financiers, achats, ventes) que vous souhaitez grâce aux quatre boutons poussoirs suivants : Vous pouvez également faire une sélection à partir des boutons poussoirs des clients, fournisseurs et comptes généraux :. Après avoir sélectionné la donnée qui vous convient, vous pouvez obtenir le détail de l écriture (double clic sur la ligne ou ).

118 CHAPITRE V MENU CONSULTATION JOURNAUX DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE Journal Correspond à la référence du journal (voir LISTE DES JOURNAUX). Libellé Il s agit du nom attribué au journal. Type La liste déroulante vous propose une sélection par numéro de pièce ou par période. Si vous optez pour un tri par numéro, le programme vous demandera de spécifier l année qui vous intéresse. En ce qui concerne le second tri possible, il vous permettra de choisir la période souhaitée. Deux incrémenteurs

CHAPITRE V MENU CONSULTATION 119 Grâce à cette zone, vous pouvez saisir la fourchette des numéros de documents que vous désirez voir à l écran. Totaux débit et crédit Le programme indique le total des mouvements débit/crédit du journal. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Vous pouvez observer l ensemble des enregistrements (numéro de document, date, compte général utilisé, ). Lorsque vous activez l icone Détail/Résumé, le programme vous présente uniquement la première imputation de l écriture comptable. Ce mode de travail permet d examiner plus rapidement un grand nombre d écritures.

120 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS En plus de certaines ICONES STANDARDS, vous pourrez actionner les icones contextuelles reprises ci-dessous : Icones Action Raccourci clavier Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Constitue une disquette et une lettre d accompagnement. Concerne les documents officiels à envoyer Alt G Regroupe les clients possédant un numéro de TVA identique Alt R Annule le regroupement des clients possédant un numéro de TVA identique Alt A Permet de visualiser plus ou moins de détail concernant les informations d une fenêtre Lance un lot de traitement Exporte le résultat d une impression dans un répertoire choisi Alt X

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 121 Ces icones permettent d obtenir un gros plan du document ou une vue plus générale dans une taille réduite Permet d enregistrer les documents visionnés Permet d ouvrir les documents enregistrés antérieurement

122 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS JOURNAUX Il s agit de l impression des écritures validées. ONGLET Sélection Activez la ou les case(s) donnant l édition des opérations comptables (Journaux) et/ou l édition du résumé par compte (Centralisateurs). Vous pouvez sélectionner plusieurs périodes pour lesquelles vous désirez obtenir l impression des journaux. Il est possible de détailler vos impressions en faisant apparaître les imputations analytiques et/ou les informations en devise. Il vous est également possible de convertir les données en devise alternative. L impression se fait soit suivant une sélection individuelle (choix d un journal), soit suivant une sélection groupée (plusieurs journaux). Vous pouvez opérer un tri selon la référence ou le type du journal. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est décrit dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 123 EN ATTENTE Il s agit de l impression des écritures en attente de validation. ONGLET Sélection A l aide des icones de SELECTION, choisissez les journaux pour lesquels vous souhaitez une impression. Il vous est possible de voir apparaître les imputations analytiques et/ou les informations en devises. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est décrit dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

124 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS GRANDS LIVRES CLIENTS FOURNISSEURS ONGLET Sélection Déterminez l historique tiers que vous désirez imprimer (Clients ou Fournisseurs). Par le biais de la liste déroulante, il vous est possible d éditer les historiques par période, par postes ouverts par date,. Spécifiez la ou les période(s) à prendre en compte pour l impression si vous effectuez une impression par période et déterminez la date pour l impression des extraits de compte. Cases à cocher Avec report : le solde des mouvements antérieurs à la période sera affiché. Solde cumulé : une colonne supplémentaire affichera, ligne par ligne, le solde des mouvements. BEF converti en EUR : les données imprimées seront converties en Euro. Par devises : une classification par devises s effectuera pour chaque compte client ou fournisseur.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 125 1 compte/page : un saut de page sera généré entre chaque compte client ou fournisseur. Vous pouvez sélectionner les clients ou fournisseurs par référence ou par nom. Choisissez la liste des références (ou des noms) des clients ou fournisseurs que vous désirez imprimer. Il est également possible de spécifier la ou les catégorie(s) de clients ou fournisseurs. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités). COMPTES GENERAUX ONGLET Sélection Spécifiez la ou les période(s) à prendre en compte pour l impression. Par le biais de la liste déroulante, il vous est possible d éditer les historiques par période, par postes ouverts par date,. Cases à cocher Avec report : le solde des mouvements antérieurs à la période sera affiché.

126 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS Solde cumulé : une colonne supplémentaire affichera, ligne par ligne, le solde des mouvements. BEF converti en EUR : les données imprimées seront converties en Euro. Par devises : une classification par devises s effectuera pour chaque compte général. 1 compte/page : un saut de page sera généré entre chaque compte général. Vous pouvez sélectionner les comptes généraux par numéro ou par libellé. Choisissez la liste des numéros (ou libellés) des comptes généraux que vous désirez imprimer. Il est également possible de spécifier la ou les catégorie(s) de comptes. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 127 BALANCE CLIENTS FOURNISSEURS ONGLET Sélection Déterminez la balance tiers que vous désirez imprimer (Clients ou Fournisseurs). Par le biais de la liste déroulante, il vous est possible d éditer la balance pour une période, pour plusieurs périodes ou actuelle. Spécifiez la ou les période(s) à prendre en compte pour l impression si vous effectuez une impression par une ou plusieurs période(s). Les données imprimées peuvent être converties en Euro. Vous pouvez sélectionner les clients ou fournisseurs par référence ou par nom. Choisissez la liste des références (ou des noms) des clients ou fournisseurs que vous désirez imprimer. Il est possible de spécifier une fourchette sur les catégories de clients ou fournisseurs. Vous pouvez également décider de ne pas prendre en considération les comptes non mouvementés et/ou d opérer une impression uniquement des comptes clients créditeurs ou des comptes fournisseurs débiteurs. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation

128 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités). COMPTES GENERAUX ONGLET Sélection Vous pouvez imprimer une balance actuelle, une balance à une période déterminée ou une balance d une période à une autre. Case à cocher BEF converti en EUR : les données imprimées seront converties en Euro. Avec les comptes titres : les comptes titres seront imprimés. Sans les non mouvementés : les comptes non mouvementés ne seront pas repris Uniquement les comptes analytiques : balance reprenant uniquement les comptes analytiques. Il vous est possible de définir le nombre de positions pour générer les ruptures sur la codification (provoque le calcul des totaux au changement de préfixe). Par exemple, en optant pour des ruptures sur 3 positions pour une balance de la classe 4, vous obtiendrez le total des comptes de la classe 4, le total des comptes 40 à 49 et des comptes 400 à 499.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 129 Vous pouvez trier les comptes généraux par numéro ou par libellé. Choisissez la liste des numéros (ou libellés) des comptes généraux que vous désirez imprimer. Il est également possible de spécifier la ou les catégorie(s) de comptes. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre (Généralités) de ce manuel présentant l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION. ECHEANCIER CLIENT ECHEANCIER FOURNISSEUR

130 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS ONGLET Sélection Déterminez l échéancier tiers que vous désirez imprimer (Clients ou Fournisseurs). Choisissez également entre l impression des montants échus ou des montants à échoir. Complétez la zone date et spécifiez si vous souhaitez un résumé ou le détail par date ou par lettrage des données de l échéancier. Il vous est possible de faire apparaître les données enregistrées en devise ou de les convertir en Euro. Vous pouvez trier les comptes clients ou fournisseurs par référence ou par nom. Choisissez la liste des références (ou des noms) des comptes clients ou fournisseurs que vous désirez imprimer. Il est possible de spécifier la ou les catégorie(s) de clients ou fournisseurs. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre (Généralités) de ce manuel présentant l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 131 RAPPELS CLIENTS Cette fonctionnalité permet d imprimer automatiquement des lettres de rappel à adresser aux clients en retard de paiement. L impression des rappels dépend du paramétrage qui aura été effectué par le biais du menu utilitaire composé des fonctionnalités PARAMETRES DES RAPPELS et TEXTES DES RAPPELS. ONGLET Sélection Vous pouvez éditer une liste récapitulative détaillée ou résumée reprenant tous les clients débiteurs ainsi que les rappels. Ceux-ci peuvent être personnalisés suivant la catégorie de rappel associée à la fiche client. La date introduite est la date reprise dans le courrier. Elle constituera la base de calcul du retard de paiement mais pourra cependant être modifiée au niveau du deuxième onglet (Liste des rappels). Le programme ne reprendra que les clients dont la zone langue correspond (F pour le français, D pour l allemand, ). Il est nécessaire d avoir un texte de rappel pour la langue concernée.

132 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS Il vous est possible d imprimer une lettre de rappel par devise. Vous pouvez trier les comptes clients par référence ou par nom. Choisissez la liste des références (ou des noms) des comptes clients pour lesquels vous désirez imprimer la liste et/ou les rappels. Il est possible de spécifier la ou les catégorie(s) de clients. ONGLET Liste des rappels Après avoir complété le premier onglet Sélection et effectué le calcul en utilisant l icone, BOB vous présente un tableau récapitulatif des rappels. Vous pouvez observer, pour chaque client, les informations suivantes : Devise : Montant échu : Montant à échoir : Montant total : correspond à la devise utilisée pour le client. Le contenu est vide lorsqu il s agit de la devise de base du dossier. il s agit du montant total des transactions arrivées à échéance. indique le montant total des transactions non échues. détermine le total des montants échus et non échus. Si vous souhaitez obtenir le détail des imputations (journal, numéro de document, date, ), il suffit de cliquez deux fois sur la ligne. Niveau : Date : P : il s agit du niveau de la prochaine lettre de rappel proposé par le programme. Pour modifier cette proposition, voir cidessous une colonne «Niveau» supplémentaire. correspond à la date introduite dans l onglet Sélection. Elle peut être modifiée par le biais de la liste déroulante. correspond à «Print». Si vous activez cette zone, le programme imprimera le rappel pour ce client.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 133 Niveau : il s agit du niveau de la lettre qui sera effectivement envoyée. La gestion de ces niveaux sera expliquée dans le programme utilitaire ( PARAMETRES DES RAPPELS). Pour chaque niveau, vous devrez créer votre texte (TEXTES DES RAPPELS repris dans le menu utilitaire). Catégorie : Langue : correspond à la catégorie du client introduite dans sa fiche signalétique. langue utilisée pour s adresser au client. Il est donc nécessaire d avoir un texte pour chaque langue (F pour le français, E pour l anglais, ). Voir à ce sujet les TEXTES DES RAPPELS repris dans le menu utilitaire. ONGLET Paramètres L explication de l ONGLET DES PARAMETRES se trouve dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

134 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS DOCUMENTS TVA DECLARATION TVA Par le biais des listes déroulantes (zone inférieure de la fenêtre), spécifiez la ou les période(s) TVA concernée(s) par le calcul. ONGLET Sélection Déclaration interne : cette déclaration vous donne un aperçu des montants calculés et déclarés pour les différentes cases de la déclaration TVA officielle. Détail des calculs : le programme vous présente l écriture comptable (journal, facture ou note de crédit, période, type TVA, nature TVA, taux TVA et libellé) ainsi que le détail (montant de base et taxe) des montants calculés et déclarés. Détail des imputations : permet de vérifier la concordance entre les montants introduits dans les comptes centralisateurs TVA et les montants déclarés officiellement. Pour chaque montant, le programme vous présente l écriture comptable (journal, facture ou note de crédit, période, type TVA, nature TVA, taux TVA et libellé). Contrôles logiques : contrôle établi par le programme pour vérifier la cohérence des montants introduits dans les cases de la déclaration TVA. Déclaration officielle : il s agit de la déclaration à envoyer mensuellement ou trimestriellement à l Administration TVA. Les onglets suivants apparaissent après avoir actionné l icone. ONGLET Déclaration TVA Cet onglet vous présente les valeurs introduites dans chaque case de la déclaration. Pour obtenir des détails, double cliquez sur la ligne ou icone. A partir de cette fenêtre, il vous est possible d opérer une consultation des journaux en double cliquant sur la ligne ou en activant l icone.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 135 Pour opérer d éventuelles modifications, utilisez l icone ou double cliquez sur la ligne désirée. Toute modification sera visible dans la colonne des valeurs actuelles. ONGLET Informations complémentaires Cet onglet vous permet de compléter votre déclaration TVA officielle. Il s agit des données reprises sur l en-tête de la déclaration (numéro de TVA du comptable, commande de vignettes, ). Il vous est également possible de compléter les zones concernant les acomptes et le solde des déclarations précédentes. ONGLET Imputation des taxes Pour les montants imputés dans les comptes centralisateurs TVA (voir Comptes automatiques), le programme présente la période, la référence du journal, le type TVA et le libellé de la case TVA. Pour obtenir des détails, double cliquez sur la ligne. A partir de cette fenêtre, il vous est possible d opérer une consultation des journaux en double cliquant sur la ligne ou en activant l icone. ONGLET Contrôles BOB effectue un contrôle des montants introduits dans les différentes cases de la déclaration actuelle. Notons que si vous recalculez une déclaration antérieure dont le modèle était différent, cet onglet n apparaît pas. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités). RELEVE INTRACOMMUNAUTAIRE ONGLET Sélection Pour une période précisée, cet onglet permet l impression d un relevé des opérations intracommunautaires. Celui-ci est essentiel afin de vérifier l ensemble des données.

136 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS Vous avez la possibilité d enregistrer le relevé sur disquette avec une lettre d accompagnement. ONGLET Liste des documents Présente la référence du client, le code du pays, le numéro de TVA et le montant à déclarer. Le code affiche la lettre «T» lorsque qu il s agit d une opération triangulaire (mise en relation de trois opérateurs identifiés à la TVA dans trois états membres). ONGLET Informations complémentaires Cet onglet vous permet de compléter les données (votre numéro de TVA, adresse, ) reprises sur le relevé intracommunautaire. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités). LISTE DES CLIENTS ASSUJETTIS ONGLET Sélection Vous avez la possibilité d éditer la liste de contrôle et la liste officielle pour une année choisie. La liste de contrôle vous donne un tableau reprenant, pour chaque client assujetti, le numéro de TVA, le chiffre d affaires et la taxe. Elle vous permet de vérifier l exactitude des données. La liste officielle correspond au document qui doit être effectivement envoyé à l Administration TVA. ONGLET Liste des Clients Cet onglet vous présente la liste des clients avec leur numéro de TVA et leur référence ainsi que le chiffre d affaires et la taxe à signaler à l Administration TVA par le biais du listing TVA.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 137 ONGLET Informations complémentaires Cet onglet vous permet de compléter les données (votre numéro de TVA, adresse, ) reprises sur le listing TVA. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités). BALANCE PAR CODE TVA ONGLET Sélection Pour une période précisée et pour les comptes généraux choisis, cet onglet permet l impression d une balance par codes TVA. Ceux-ci sont détaillés par compte général. ONGLET Balance Cet onglet vous présente, par compte général, le type, la nature et le taux TVA ainsi que le montant de base et la taxe introduits. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) pour l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION

138 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS DECLARATION INTRASTAT ONGLET Sélection Cet onglet vous permet d éditer, pour une période sélectionnée, la liste de contrôle Intrastat des importations et exportations. Si vous le souhaitez, cette liste peut faire apparaître les informations les informations concernant les marchandises. Vous avez la possibilité d enregistrer le relevé sur disquette avec une lettre d accompagnement. ONGLET Importation Ce tableau vous présente les informations relatives aux marchandises importées. ONGLET Exportation Ce tableau vous présente les informations relatives aux marchandises exportées. ONGLET Informations complémentaires Cet onglet vous permet de compléter les données (votre numéro de TVA, adresse, ) qui seront reprises sur le listing Intrastat. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) pour l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 139 FICHES DE COMMISSIONS ONGLET Sélection Pour une année choisie, le programme édite une liste de contrôle des formulaires 281.50 et 325.50. ONGLET Liste des documents Ce tableau présente les documents encodés pour lesquels une fiche de commissions doit être formée. ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) pour l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION

140 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS ETATS FINANCIERS ONGLET Sélection Cette fonctionnalité permet, pour les années choisies, l impression du bilan sous le schéma abrégé ou complet. ONGLET Résultat Tous les postes du bilan sont repris dans une grille. Si vous souhaitez obtenir plus ou moins d informations concernant ces comptes titres, il suffit d utiliser les deux icones de détail (. et ). ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités).

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 141 ANALYSES FINANCIERES ONGLET Sélection Le programme compare les données d une période choisie par rapport à une, deux ou trois autre(s) période(s). Cette comparaison peut se faire au départ du tableau d exploitation ou du bilan. Ceux-ci peuvent apparaître en schéma complet ou abrégé. Il vous est possible d éditer l analyse financière en tenant compte uniquement de certaines catégories de comptes généraux. ONGLET Résultat Présente le résultat de votre sélection. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités).

142 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS TABLEAUX DE BORD TIERS Les tableaux de bord permettent d obtenir une vue de synthèse du chiffre d affaires des clients et des fournisseurs. ONGLET Sélection Spécifiez les données suivantes : chiffre d affaires des clients ou chiffre d affaires des fournisseurs représentation du chiffre d affaires en pourcentage ou cumulé détail du chiffre d affaires par mois ou par trimestre année(s) souhaitée(s) montant converti ou non en devise alternative choix de tri par référence ou par nom choix des clients ou fournisseurs repris sur le tableau de bord choix des catégories de clients ou fournisseurs (Tables) édition du tableau en tenant compte ou non des comptes clients ou fournisseurs non mouvementés ONGLET Paramètres et ONGLET Simulation Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) pour l explication des ONGLET DES PARAMETRES et ONGLET DE SIMULATION

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 143 STATISTIQUES ECRITURES ONGLET Sélection Vous pouvez observer, pour chaque type et référence des journaux ainsi que pour chaque période, le nombre de pièces comptables introduites et le nombre de lignes utilisées. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est expliqué au départ du premier chapitre de ce manuel (Généralités).

144 CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS LOTS DE TRAITEMENTS Cette fonctionnalité permet en une seule opération de programmer l impression de plusieurs documents comptables. Ce lancement de lot est utile en fin de période comptable. La création des codes de lots de traitement sont expliqués dans le chapitre des TABLES.

CHAPITRE VI MENU IMPRESSIONS 145 VISIONNEUSE Cette fonctionnalité vous permet de visualiser les documents enregistrés lors de la prévisualisation des éditions.

146 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE INTRODUCTION C'est évident, la comptabilité générale est indispensable à la bonne gestion d'une entreprise, de la plus petite à la plus grande, quel que soit son secteur d'activité. Cependant, il faut bien reconnaître que par son caractère légal et obligatoire, certaines de ses caractéristiques ont été imaginées à des fins de contrôle par l'administration fiscale et TVA plutôt que pour l'aide qu'elle pourrait apporter au gestionnaire. Un des buts fondamentaux de la comptabilité générale est de quantifier en francs des flux matériels et immatériels au sein de la société en les classant sur base de leur nature. Ainsi au niveau des comptes d'exploitation, tous les flux de même nature (par exemple achats d'électricité) sont comptabilisés au niveau d'un seul et même compte (par exemple le compte 610400). L'analyse de la société sera donc globale, et si elle permet de donner une vision très précise du résultat et du "bilan de santé", elle ne permet pas toujours au gestionnaire de mesurer l'effet et les conséquences de ses décisions et de ses investissements. La comptabilité analytique mesure, elle aussi, ces flux matériels et immatériels, mais cette fois, en les classant en fonction de leur destination, c'est-à-dire, en fonction du but de leur utilisation. Ainsi, tous les flux générés dans le même but (par exemple la réalisation du projet X) se comptabilisent au niveau d'un seul et même compte analytique (par exemple le compte PROX). Notons ici une différence importante dans la codification des comptes : la comptabilité générale utilise obligatoirement des comptes codifiés numériquement et respectant un standard bien défini (le plan comptable minimum normalisé), commun à toutes les entreprises. Alors que la comptabilité analytique utilise une ou plusieurs codifications alphanumériques tout à fait propres à l'entreprise et qui ne respectent aucun standard prédéfini. Nous reviendrons plus tard sur les grands soins à consacrer lors de l'élaboration de ces codifications, sous peine de limiter le potentiel et les possibilités d information du système. Généralités et Philosophie Décomposer un problème complexe en sous-problèmes simples Le mécanisme d'imputation par destination consiste à fractionner l'entreprise en différents sous-ensembles, et ainsi permet d'analyser séparément des parties (physiques et ou logiques) de l'entreprise.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 147 Lorsque tous les sous-ensembles seront totalisés, le gestionnaire devra obligatoirement retrouver les mêmes montants que ceux fournis par le compte d'exploitation de la comptabilité générale. Cette vérification doit être réalisée régulièrement afin de crédibiliser la comptabilité analytique et éviter toute dérive par rapport à la comptabilité générale. Cette découpe en sous-ensembles est indispensable pour mesurer les performances de chaque partie de l'entreprise. Ces informations permettront au gestionnaire de détecter les points faibles de la chaîne de production (au sens large) et d'agir en conséquence. Contrairement à la comptabilité générale qui pourrait être qualifiée de "passive", la mise en route d'une comptabilité analytique va dans le sens d'une gestion plus "active" de l'entreprise et joue un rôle important de responsabilisation du personnel à tous les différents niveaux hiérarchiques. La notion d'objectif sera introduite au niveau de chaque sous-ensemble et permettra de mesurer l'impact d'une décision, d'un investissement; ou encore l'efficacité, la motivation des responsables. Beaucoup de démarrages de comptabilité analytique ont échoué parce que les responsables ont voulu appliquer à des PME des modèles de comptabilité analytique de plus grosses sociétés. Une trop grande complexité ou un manque de temps et de moyens ont eu raison du système. La règle d'or : "Garder en permanence l'équilibre économique entre les coûts générés par l'encodage analytique et l'importance des renseignements qui seront fournis au gestionnaire." Si cette règle semble évidente à première vue, c'est elle qui va influencer le degré de précision que devront présenter les plans comptables analytiques. C'est au nom de cette même règle qu'il faudra négliger certains facteurs, certains postes, ayant une influence mineure sur le résultat. Si, dans l'esprit de tous, la comptabilité générale doit être tenue "au franc près", il faut bien souvent se satisfaire de résultats analytiques approchant la réalité à quelques "pour cents", sous peine de voir les coûts de la collecte et du traitement de l'information augmenter exponentiellement au fur et à mesure que l'on approche de cette réalité. Cependant et afin d'éviter toute confusion, s'il est admis que les résultats au niveau de chaque sous-ensemble n'approcheront la réalité qu'à quelques "pour cents près", le solde de l'ensemble des comptes analytiques doit nécessairement correspondre au franc près au solde des comptes de la comptabilité générale qui ont influencé la comptabilité analytique.

148 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE Imputation depuis la comptabilité générale Dans la philosophie BOB, c'est la comptabilité générale qui alimente la comptabilité analytique. L'utilisateur doit dès lors spécifier au niveau du plan comptable de la comptabilité générale les comptes qui doivent générer les imputations analytiques. Dans la majorité des cas, seuls des comptes d'exploitation seront définis comme "analytiques". Chaque imputation comptable sur un compte de la comptabilité générale répertorié comme analytique permettra à l'utilisateur de spécifier directement le ou les comptes correspondant pour l'imputation analytique. Le module analytique permet de consulter les données sur base du sous-ensembles, mais aussi sur base du compte de la comptabilité générale par lequel est passé un mouvement. Ainsi il est très simple de consulter les achats d'électricité département par département. La notion de "nature originelle" du mouvement est donc conservée au niveau de la comptabilité analytique. Afin de limiter les efforts d encodage, une association peut être réalisée entre un compte de la comptabilité générale et un compte de la comptabilité analytique. Par exemple, au niveau du compte général 610100 Frais de téléphone, l utilisateur peut associer une imputation analytique par défaut, comme par exemple le département administration. Lors de la saisie de la facture d achat relative a l utilisation du téléphone, le programme proposera automatiquement l imputation analytique sur le département administration, pour le plus grand confort de l utilisateur, qui pourra, le cas échéant corriger cette proposition d imputation analytique. Liaison avec le plan comptable par nature Au niveau du plan comptable la comptabilité générale, vous devez spécifier les comptes généraux qui doivent générer les imputations analytiques, et pour ces derniers, spécifier les plans analytiques à mouvementer ainsi que les imputations analytiques qui seront proposées lors des encodages. Pour ce faire, cochez la case «saisie analytique», puis activez l onglet «Analytique» dans la partie droite de l écran. Cochez ensuite les plans qui devront être mouvementés, et le cas échéant, saisissez une imputation par défaut pour chaque plan, afin d accélérer la saisie dans les journaux comptables. Si un plan analytique est obligatoire, il sera automatiquement «coché» lors de l enregistrement de la fiche.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 149 Saisies en comptabilité générale Lors de chaque imputation sur un compte répertorié comme analytique, les différents plans analytiques cochés au niveau du compte sont activés et le cas échéant, une imputation est proposée pour chaque plan. L opérateur peut alors valider les propositions, les modifier ou compléter les informations. Les systèmes habituels de recherche et création des comptes inexistants fonctionnent ici aussi. Les mouvements analytiques seront générés à partir des 4 types de journaux : Ventes, Achats, Financiers et Opérations Diverses. La mise à jour définitive et irréversible de la comptabilité analytique est réalisée au même moment que la mise à jour de la comptabilité générale. Outre plusieurs ICONES STANDARDS, les icones rencontrées dans le menu analytique sont les suivantes : Icones Action Raccourci clavier Permet d accéder à l historique des comptes analytiques ou du journal analytique Alt H Converti les montants en devise alternative Alt Z Calcule le total des mouvements Alt T Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Permet de modifier un mouvement analytique Alt U Permet de réconcilier les mouvements Alt R

150 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V Importe les données du dictionnaire Alt T Exporte les données vers le dictionnaire Alt X Donne le détail ou le résumé (une ligne par document) des enregistrements Alt D Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 151 SIGNALETIQUE DU PLAN ANALYTIQUE Le module analytique dispose d'un maximum de 8 plans comptables indépendants, auquel 2 plans de type quantité peuvent être associés. Chaque plan peut contenir un nombre illimité de comptes. Chaque plan reprend une manière d'analyser l'entreprise, c'est-à-dire un mode de vision de l'entreprise. La notion de sous-ensemble sera présente au niveau de chaque plan mais avec des formes, des approches très différentes. Ainsi par exemple dans le cas d'une entreprise de négoce, le premier plan pourrait décomposer l'entreprise en sous-ensembles tels que des départements (administration, achat, conditionnement, vente...) tandis qu un deuxième plan pourrait décomposer l'activité en sous-ensembles représentant la situation géographique des clients par pays. Ainsi les charges et produits pourront être ventilés par pays, ce qui permettra au gestionnaire de dégager la marge au niveau de chaque pays. Les imputations se font sur chacun des plans définis et ce de manière indépendante. Cette technique permet alors au niveau des éditions de "croiser deux plans" et donc de combiner deux manières d'analyser l'entreprise. Lorsque plusieurs plans analytiques sont définis, l'installateur peut définir pour chacun des plans le caractère obligatoire des imputations analytiques. Attention, il est primordial de rendre l'imputation obligatoire pour au moins un des plans définis.

152 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE En effet, c'est la seule façon de garantir la correspondance permanente entre les soldes des comptes généraux analytiques et le solde de la comptabilité générale. Attention, le mieux est l'ennemi du bien : il ne faut pas succomber à la tentation de créer plusieurs plans comptables analytiques si le problème peut être résolu avec un seul plan. En effet, les possibilités d'information et statistiques en souffriraient fortement. C'est le cas notamment des problèmes «hiérarchiques», c'est-à-dire pour lesquels il existe une relation univoque entre les éléments, les sous-ensembles. Dans ce cas, il suffit de jouer sur la codification d'un seul plan pour tenir compte de cette relation hiérarchique. Ainsi, par exemple, si la découpe en sous-ensemble d'une société débouche sur les notions de «Division», «Département» et «Section» et que chaque section est attachée à un et un seul département, et chaque département est attaché à une et une seule division, la résolution de ce problème passe nécessairement par la création d'un seul plan analytique (surtout pas trois!). Cependant, la codification de ce plan analytique devra être basée sur les sous-ensembles les plus "petits", c'est-à-dire les sections et devra intégrer en préfixe les notions de département et division. Les analyses des départements et des sections se feront par regroupement (rupture) sur la codification. Exemple de problème non hiérarchique : la découpe en sous-ensembles d'une société débouche sur la notion de départements et sur une notion de centres de frais (dossiers, chantiers, affaires...). Cependant, chaque département de l'entreprise est susceptible d'intervenir sur les différents centres de frais. Il n'existe donc pas de lien univoque entre un centre de frais et un département. La résolution de ce problème passe nécessairement par la création de deux plans analytiques distincts. Utilisation des plans de type quantité dans le cadre d une comptabilité forfaitaire. Pour résoudre le problème des comptabilités forfaitaires, nous proposons la création d un plan de type Alphanumérique qui reprendra les différents produits, ainsi qu un plan de type quantité. Lors de la saisie des achats, les imputations sur les comptes généraux «achats de marchandises» seront reventillées avec plus de détail sur les différents produits, et une quantité sera saisie pour chaque produit. En fin de période, l option croisement de plans analytiques permet l analyse par produit avec sommation des quantités et fournira l information recherchée.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 153 DESCRIPTION DE LA PARTIE GAUCHE DE LA FENETRE Les plans sont définis à partir de la fonctionnalité CONFIGURATION. En tête de fenêtre, une liste déroulante vous permet de spécifier le plan sur lequel vous souhaitez agir à l aide du navigateur standard repris en bas de la fenêtre. Un compte analytique comprend les paramètres suivants : La clé qui constitue la référence unique du compte. L attribut «titre de rubrique», qui permet de créer des séparateurs de classes de comptes sur base d un préfixe. Un compte titre est automatiquement interdit d imputation. Le nom1 : description du compte dans la langue de base. Le nom2 : description du compte dans la langue alternative. BOUTONS POUSSOIRS situés à droite du nom de la section Confidentiel : à activer lorsque vous souhaitez donner un caractère confidentiel à cette fiche. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS. Non imputable : en activant ce bouton, la section du plan ne pourra plus être utilisée à l encodage. DESCRIPTION DE LA PARTIE DROITE DE LA FENETRE Notons que cette partie peut être cachée afin de libérer la place sur l écran pour permettre l affichage d autres fenêtres (historique, ). Pour ce faire, il suffit d activer l icone située au coin inférieur gauche. ONGLET Informations financières La liste déroulante au coin inférieur gauche permet de visualiser deux types d informations financières différentes : Débit/Crédit Cette grille présente pour une année choisie (liste déroulante) et période par période le total des mouvements inscrits au débit et au crédit du compte général analytique. A partir de ces données, le programme vous permet de

154 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE consulter l historique des comptes analytiques (double clic sur les montants ou ). A partir de cet historique, vous avez la possibilité de voir apparaître le détail de l écriture comptable (double clic sur la ligne désirée ou icone ) Si vous désirez obtenir les informations dans la devise alternative, cliquez sur l icone. La grille vous présente également le solde actuel débiteur ou éventuellement créditeur des mouvements. Solde Vous indique, par période, le total des mouvements ainsi que l évolution du solde. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer à la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 155 ENCODAGE DES OPERATIONS DIVERSES ANALYTIQUES Une imputation analytique faite via la comptabilité générale peut toujours être modifiée par la suite, même après centralisation de l'écriture en comptabilité générale. Cette modification est mémorisée dans un journal d'opérations diverses analytiques et n'influence en rien la comptabilité générale. Cette faculté permet de ne pas bloquer l'encodage des pièces en comptabilité générale dans les cas fréquents ou l'imputation à faire en comptabilité analytique n'est pas encore connue. Outre la correction d une imputation fautive ou inconnue lors de la saisie d une pièce comptable, l utilisation des journaux d opérations diverses strictement analytiques permet aussi de mettre en œuvre la technique des comptes tampons, et ainsi limiter l effort de répartition. Par exemple, supposons qu une entreprise reçoive mensuellement une dizaine de factures relatives à l utilisation de lignes téléphoniques, et que les analyses analytiques doivent être pratiquées tous les 2 mois au niveau de chaque département. Dans ce cas, l utilisateur aura tout intérêt à imputer ces factures sur un compte tampon : téléphone à répartir plutôt que de ventiler chacune des factures par département. En effet, vu l analyse analytique bimensuelle, il suffira de répartir le solde du compte tampon en une seule opération sur les différents départements. Pour ce faire, l utilisateur dispose d un journal d opération diverse strictement analytique dans lequel il passera l écriture suivante : La comptabilité analytique permet donc de générer des opérations diverses «purement" analytiques», c'est-à-dire, ne faisant pas référence à une écriture de la comptabilité générale. Ces journaux d'opérations diverses purement analytiques serviront pour acter les écritures d'un sous-ensemble vers un autre. Afin de conserver les possibilités d analyse analytique suivant la nature originelle de la comptabilité générale, et ce même après de multiples transferts analytiques, vous avez la possibilité de saisir la nature originelle lors de l établissement d une opération diverse strictement analytique.

156 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE DESCRIPTION DES ZONES Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux divers que vous avez créés antérieurement. Période Cette zone vous spécifie la période comptable activée pour ce journal. ECRITURE COMPTABLE Numéro du document Il s agit du numéro attribué à votre opération diverse. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimez vos pièces (200001, 200002, ) et de ne pas modifier cette numérotation. Le programme vous demandera confirmation dès que vous tenter de vous éloigner de la numérotation séquentielle.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 157 Date Correspond à la date de votre opération. La dernière date introduite est proposée par défaut. BOB vous demandera confirmation si vous notez une date hors période. Cependant, le document sera centralisé dans la période correspondante. Compte Il s agit du compte général analytique qui nécessite une modification. Numéro de lettrage A partir de l historique des comptes analytiques, vous avez la possibilité de sélectionner (barre d espacement) un ou plusieurs document(s) et d intégrer le montant correspondant directement au journal. le lettrage a réellement lieu lorsque vous validez le journal en fin d encodage. Montant Il s agit du montant en devise de base. Débit/Crédit Sens d imputation. Remarque Vous pouvez insérer une remarque qui sera reprise dans les historiques. Colonne des plans analytiques Correspond aux codes des sous-sections analytiques. Le solde de vos mouvements s inscrit en bas à droite de la fenêtre et devrait correspondre à 0. Si ce n est pas le cas, le programme ne vous permettra pas de quitter le journal. Nous vous rappelons que lors de l encodage des journaux, il vous est possible de prévisualiser les données introduites en utilisant l icone.

158 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE CONSULTATIONS JOURNAUX La consultation des journaux analytiques permet le contrôle à l écran du contenu des journaux d opérations diverses strictement analytiques, c est à dire des opérations qui n ont eu aucun impact auprès de la comptabilité générale. DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE Journal Correspond à la référence du journal.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 159 Libellé Il s agit du nom attribué au journal. Type La liste déroulante vous propose une sélection par numéro de pièce ou par période. Si vous optez pour un tri par numéro, le programme vous demandera de spécifier l année qui vous intéresse. En ce qui concerne le second tri possible, il vous permettra de choisir la période souhaitée. Deux incrémenteurs Grâce à cette zone, vous pouvez saisir la fourchette des numéros de documents que vous désirez voir à l écran. Totaux débit et crédit Le programme indique le total des mouvements débit/crédit du journal. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Vous pouvez observer l ensemble des enregistrements (numéro de document, date, compte général utilisé, ). L icone permet de passer du mode d affichage Détaillé (toutes les lignes de chaque pièce) vers le mode d affichage résumé (Une seule ligne par pièce), et vice versa. Le mode d affichage résumé est très pratique pour se déplacer rapidement dans le journal avant de repasser en mode d affichage détaillé pour examiner la pièce recherchée.

160 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE HISTORIQUE DES COMPTES ANALYTIQUES A tout moment, vous pouvez consulter les soldes et les mouvements de chaque plan analytique (via le signalétique du plan comptable analytique). Cette fenêtre permet également d accéder à l historique des comptes analytiques. Celui-ci laisse également la possibilité d obtenir le détail de l écriture. L historique présente, pour un compte analytique, l ensemble des mouvements imputés sur le(s) compte(s) général(aux) choisi(s). Pour obtenir le détail de l écriture, actionnez l icone ligne. ou double cliquez sur la

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 161 DESCRIPTION DES ZONES PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé concernant le code analytique, vous trouverez les données suivantes : Solde actuel Correspond au montant solde débiteur ou créditeur du ou des compte(s) analytique(s). Total des mouvements Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que le programme exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du total des mouvements. Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence de la section analytique vous permet de choisir cinq types de consultation. La présentation de l historique variera selon votre choix. Pour chaque type de consultation, plusieurs colonnes seront gelées c est à dire qu elles ne pourront pas être déplacées ou être modifiées en largeur. Quant aux autres colonnes, il vous est possible de modifier leur disposition et leur taille. Toute modification apportée sera mémorisée par le programme et vous sera proposée pour chaque consultation ultérieure. Vous pouvez rétablir la disposition originale manuellement ou globalement pour tout le dossier à l aide de l icone suivante présente dans le fichier des UTILISATEURS :. Compte général Les deux dialogues de recherche vous permettent d établir une fourchette de comtes généraux. Ce système permet de n afficher que les mouvements analytiques qui ont été passés via les comptes généraux inclus dans cette fourchette. Il est très utile pour consulter par exemple les frais généraux imputés sur centre de frais particulier.

162 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents pour lesquels le code analytique a été utilisé : - période dans laquelle le document est centralisé - journal dans lequel la pièce est centralisée - numéro du document - compte général analytique - montant imputé au débit du compte général analytique - montant imputé au crédit du compte général analytique - date du document - remarque inscrite lors de l enregistrement de l écriture dans le journal - base hors TVA - état - numéro de lettrage Ouverts / dates Ce type de consultation vous permet de visualiser l ensemble des mouvements ouverts triés par date. Les colonnes gelées sont la date, le journal et le numéro des pièces comptables. Ouverts / lettrage Ce type donne une visualisation des mouvements ouverts triés par le numéro de lettrage attribué. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro de document, la date et le numéro de compte analytique. Toutes / dates Ce type de consultation présente l ensemble de tous les mouvements triés par date. Les colonnes gelées sont la date, le journal et le numéro des pièces. Toutes / lettrage Ce type donne une visualisation de tous les mouvements triés par la numérotation du lettrage. Les colonnes gelées sont le journal, le numéro des pièces, la date et le compte analytique.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 163 Périodique Lorsque vous choisissez ce type de consultation, deux listes déroulantes pour le choix de période de début et de fin s affichent. Dans ce cas, l icone de réconciliation ne sera pas disponible. Ce type présentera tous les documents repris dans la fourchette des périodes. Les colonnes gelées sont la période, le journal et le numéro des pièces comptables.

164 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE IMPRESSIONS PLAN Il s agit d une liste reprenant les références et libellés des comptes analytiques accompagnés de leurs statuts (compte titre-non imputable-confidentiel). ONGLET Sélection A l aide de la liste déroulante, choisissez le compte analytique pour lequel vous souhaitez une impression. Vous pouvez trier les comptes analytiques par code ou par libellé. Choisissez également la liste des références (ou des libellés) des comptes analytiques que vous désirez imprimer. ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est décrit dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 165 JOURNAUX Il s agit de l impression des journaux analytiques. ONGLET Sélection A l aide des listes déroulantes, sélectionnez une fourchette de périodes pour laquelle vous désirez obtenir l impression des journaux analytiques. Il vous est possible de convertir les données en devise alternative. L impression se fait suivant une sélection individuelle (choix d un journal). ONGLET Paramètres L ONGLET DES PARAMETRES est décrit dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

166 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE GRAND LIVRE ONGLET Sélection Spécifiez le compte analytique pour lequel vous désirez un historique. Cases à cocher Solde cumulé : une colonne supplémentaire affichera, ligne par ligne, le solde des mouvements. BEF converti en EUR : les données imprimées seront converties en Euro. 1 compte/page : un saut de page sera généré entre chaque compte général. Vous pouvez trier les comptes par code ou par libellé. Choisissez la liste des codes (ou libellés) des comptes analytiques. ONGLET Paramètres et Simulation L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 167 BALANCE ONGLET Sélection A l aide des listes déroulantes, déterminez s il s agit de l impression d une balance actuelle ou spécifiez la ou les période(s) à prendre en considération. Cases à cocher BEF converti en EUR : les données imprimées seront converties en Euro. Avec les comptes titres : les comptes titres seront imprimés. Il vous est possible de définir le nombre de positions pour générer les ruptures sur la codification (provoque le calcul des totaux au changement de préfixe). Par exemple, en optant pour des ruptures sur 3 positions pour une balance de la classe 4, vous obtiendrez le total des comptes de la classe 4, le total des comptes 40 à 49 et des comptes 400 à 499. Vous pouvez trier les comptes analytiques par code ou par libellé. Choisissez également la liste des codes (ou libellés) des comptes analytiques que vous désirez imprimer. Il est également possible d exclure l impression des comptes non mouvementés.

168 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE ONGLET Paramètres et Simulation L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités). CROISEMENT DE PLAN Cette option permet d imprimer le résultat du croisement de trois notions, choisies parmi les plans analytiques et le plan comptable de la comptabilité générale. ONGLET Sélection Activez la ou les cases donnant l édition de la balance croisée détaillée et/ou avec commentaire. L impression se fait suivant une sélection des comptes généraux et des comptes analytiques. Désignez ensuite la fourchette des périodes concernées.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 169 ONGLET Résultat Après avoir complété le premier onglet, il suffit d utiliser l icone résultat de votre sélection. pour obtenir le Balance détaillée Cette balance affichera les données suivantes : compte général analytique le code analytique le sens des mouvements (débit/crédit) le journal et le numéro de pièce la période la date la remarque Balance avec commentaire Cette balance présente les données en résumé (une ligne par code analytique associé au compte général). le compte général analytique le code analytique le solde des mouvements (débit/crédit) ONGLET Paramètres et Simulation L ONGLET DES PARAMETRES et l ONGLET DE SIMULATION sont décrits dans le premier chapitre de ce manuel (Généralités).

170 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE CONFIGURATION Afin de permettre l installation et la configuration du module analytique, celui-ci doit être libéré au niveau des paramètres généraux du dossier. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Utilitaire et réaliser l opération suivante : Utilitaire Configuration Paramètres Généraux. Validez la case à cochez en regard du module analytique (Ecran de l installation des modules). LISTE DES JOURNAUX La philosophie de Bob prévoit que la comptabilité générale alimente la comptabilité analytique lors de la validation des écritures. Afin d apporter des corrections sur les ventilations analytiques faites via la comptabilité générale sans qu il y ait de répercussion au niveau de la comptabilité générale, il convient de réaliser ces corrections via des journaux strictement analytiques. Vous pourrez créer plusieurs journaux strictement analytiques. L écran ci-dessus vous permet à l aide du navigateur standard de définir une fiche par journal analytique et de spécifier pour chaque journal : La référence du journal: identifie le journal de manière unique sur maximum 4 positions alphanumérique.

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 171 Le nom 1 : description succincte du journal dans la langue de base. Le nom 2 : description succincte du journal dans la langue alternative. Le type de journal souhaité: les différentes possibilités sont Opérations diverses (classique) ou Pointage (usages futures). ONGLET Caractéristiques L onglet vous présente le numéro et la période du prochain enregistrement dans le journal. Lorsque vous débutez une comptabilité, vous pouvez millésimez vos documents à partir de ces zones (pour l an 2000 : 200001, 200002, ). ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer à la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. DEFINITION DES PLANS ANALYTIQUES BOB permet la définition d un maximum de 8 plans analytiques, certains pouvant être de type Quantité ou Date. Chaque plan constitue un critère d analyse indépendant de l entreprise. Chaque plan défini pourra générer une saisie propre lors de l encodage des journaux comptables ou des journaux strictement analytiques. Chaque plan analytique sera codifié en AlphaNumérique sur une longueur de 1 à 10 positions. Pour Chaque plan, vous pouvez définir si l imputation est ou n est pas obligatoire. Lorsqu un plan a été défini comme obligatoire, le programme refusera de valider une pièce comptable dans laquelle l imputation dans ce plan n aurait pas été saisie. Afin de conserver à tout moment la cohérence par rapport à la comptabilité générale, nous vous conseillons de définir au moins un plan obligatoire. Ainsi, vous pourrez à tout moment vérifier que le solde des comptes généraux analytique est bien égale au solde de la comptabilité analytique, et ce période par période.

172 CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE L écran vous permet à l aide du navigateur standard de définir une fiche par plan analytique et spécifier pour chaque plan : Le Code : identifie le plan de manière unique. Cet identificateur doit être explicite car il sera affiché en face des saisies analytiques. La Description 1 : description du but du plan dans la langue de base. La Description 2 : description du but du plan dans la langue alternative. Le Numéro d ordre de saisie : spécifie l ordre de saisie du plan. Le Type de plan souhaité ; les différentes possibilités sont Alphabétique, Quantité et Date. Le caractère Obligatoire : permet de spécifier si le plan doit nécessairement recevoir une imputation ou s il peut rester vide d imputation lors des différents encodages. Nous recommandons qu au minimum 1 des plans soit obligatoire. Le caractère Réconciliable : Autorise la réconciliation des comptes de ce plan. Si vous définissez plusieurs plans, seul le premier plan pourra être réconcilié. Longueur : permet de spécifier le nombre maximum de positions pour les plans alphanumériques. Décimale : permet de définir le nombre de décimales pour les plans de type quantité. Masque : permet d imposer un masque de saisie des comptes. Par exemple, prenons de cas d une codification de chantiers qui devraient nécessairement démarrer par 5 lettres et se terminer par 2 chiffres. Dans ce cas, le masque à définir sera : AAAAA99?

CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE 173 Pour ajouter un nouveau plan : utiliser l icone Pour supprimer un plan : utilisez l icone Pour afficher les informations relatives à un des plans : utilisez les icones de NAVIGATION. Pour appliquer les modifications ou ajouter les nouveaux plans au niveau des fichiers de données, vous devez nécessairement procéder à l installation en utilisation le bouton «Installer». Attention : l installation des nouveaux plans ou la modification des paramètres d un des plans constitue un traitement majeur sur l ensemble des données, tant au niveau des comptabilités générale et analytique qu au niveau de la facturation. Il est dès lors impératif de disposer d une copie de sécurité des données avant de lancer la procédure d installation des nouveaux paramètres analytiques.

174 CHAPITRE VIII MENU BANQUE CHAPITRE VIII MENU BANQUE Outre plusieurs ICONES STANDARDS, vous trouverez les icones contextuelles suivantes : Icones Action Raccourci clavier Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Permet de générer un fichier sous le format ABB Alt X Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt D Permet la lecture du Coda Alt L Attribue automatiquement un donneur d ordres aux différents paiements Alt T Enlève tous les donneurs d ordres attribués aux différents paiements Alt D Le module de transfert bancaire vous permet d automatiser vos paiements. Sur base des transactions ouvertes de vos fournisseurs ou de vos clients créditeurs, BOB propose la liste des paiements à effectuer. Un paramétrage optimal de vos signalétiques vous fera gagner un temps appréciable à la génération des paiements. Ainsi ce manuel succinct va décrire les principales fonctionnalités du module ainsi que les informations à remplir, tout en attirant votre attention sur les valeurs nécessaires ou plus délicates.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 175 La procédure à suivre pour utiliser ce module est la suivante : Créer les comptes donneurs d ordres; Prédéfinir au maximum les paramètres des fournisseurs; Gérer les fichiers de traitements; Consulter et au besoin modifier les paiements proposés Le module de transfert bancaire possède un menu propre dans la barre de menus de BOB. Il fait cependant également appel à des écrans de la comptabilité générale. Ainsi, BOB utilise le fichier signalétique fournisseurs et le fichier des journaux pour y sauvegarder les informations relatives aux donneurs d ordres. Les donneurs d ordres Comme tout compte bancaire est associé à un seul journal financier, vous retrouverez les informations des donneurs d ordres au niveau de la liste des journaux. Ainsi, quand vous visualisez les informations des journaux financiers, vous constatez la présence d onglets supplémentaires (onglet Banque et éventuellement onglet Coda).

176 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Onglet Banque Intitulé Permet de déterminer le libellé exact du compte auprès de l établissement financier. Par défaut, cet intitulé correspond au nom du dossier géré par BOB. Compte bqe Permet de spécifier le numéro de compte bancaire associé au journal. Code Qualif. Extension du compte bancaire, ce code est uniquement d application pour effectuer des virements internationaux. Limite de crédit Ce montant, exprimé dans la devise du journal, détermine le découvert accepté par la banque sur le compte. Répertoire de transfert Ce répertoire sera proposé par défaut lors de la génération du fichier sous format ABB. De cette manière, vous pouvez spécifier le répertoire en relation avec votre logiciel ISABEL.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 177 Od automatiques Permet de déterminer un journal d opérations diverses et un compte d imputation de transfert de fonds pour les virements et pour les domiciliations. Bien entendu, vous pouvez spécifiez les mêmes journaux et comptes pour les deux types d opérations bancaires. Onglet Coda Nb de lignes à ne pas traiter Ces deux valeurs contiennent le nombre d enregistrements en début et en fin de fichiers Coda qui ne doivent pas être récupérés. Cette situation peut survenir en recevant les extraits de compte codifiés via transfert électronique. Répertoire de transfert Ce répertoire sera proposé par défaut lors de la récupération des fichiers Coda. Ainsi, vous pouvez y spécifier, par exemple, le répertoire dans lequel ISABEL reçoit les extraits de compte.

178 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Les fournisseurs Pourvu que vous ayez acquis le module de transfert bancaire, vous verrez apparaître l onglet Banque au niveau de votre fiche signalétique fournisseurs. Hormis le numéro de compte bancaire national du fournisseur, les informations relatives à ce menu se situent dans la partie droite de l écran. Au plus les valeurs par défaut sont remplies, au plus les traitements des montants à payer sont rapides. Lors de la préparation du fichier de paiements au format national, BOB reprendra le numéro de compte bancaire faisant partie de la fiche signalétique proprement dite. Pour la préparation d un fichier de paiements au format international, BOB prendra alors les informations faisant partie de l onglet Banque (y compris le numéro de compte bancaire). Les informations à saisir dans cet onglet se présentent comme suit:

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 179 Paramètres Code civilité Contient une valeur numérique associée à une table standard. Pour consulter les codes valides, il suffit d ouvrir la liste déroulante. Celle-ci vous propose, en regard de chaque code, le commentaire qui lui est associé. Ce code civilité doit impérativement être rempli lorsque vous désirez effectuer vos paiements à l aide de chèques circulaires. Code langue Cette valeur numérique est associée à une table standard. Pour consulter les données valides pour cette zone, vous pouvez ouvrir la liste déroulante. Celle-ci vous propose, en regard de chaque code, le commentaire qui lui est associé. Si cette valeur n est pas initialisée, BOB la traitera comme nulle (code inconnu). Jnl paiement Cette information vous permet d associer un donneur d ordres par défaut au fournisseur. Si cette valeur est remplie, lors de la génération d un fichier de paiements avec multidonneurs d ordres, ce code journal sera affecté automatiquement aux paiements du fournisseur. Si, par contre, la référence du donneur d ordres attribuée à cet endroit ne fait pas partie de la sélection demandée (lors de la création du fichier temporaire de paiements), aucun donneur d ordres ne sera attribué par défaut. Paiement manuel Cette case à cocher vous permet d exclure temporairement les paiements relatifs à ce fournisseur. Très pratique lorsqu on veut effectuer le paiement de manière manuelle, ou lorsqu on veut bloquer les paiements pour ce fournisseur.

180 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Virements internationaux Mode paiem. Mode de paiement repris par défaut lors des paiements destinés à ce fournisseur. Rubr. IBLC L information choisie dans cette liste déroulante permettra à BOB d initialiser par défaut la première rubrique IBLC associée aux paiements de ce fournisseur. Coordonnées institution financière Nom Nom de l institution financière du fournisseur Numéro Numéro de compte du fournisseur auprès de l institution financière précitée. Ce numéro de compte doit être introduit précautionneusement car BOB n effectue aucun contrôle de validité sur ce compte. Adr.SWIFT Adresse SWIFT de la banque du fournisseur. Si cette information est connue, il n est pas nécessaire (mais tout de même préférable) d introduire le nom et l adresse complète de la banque. L adresse SWIFT reprend sous forme de codification ces informations. Notez cependant que BOB ne valide pas cette adresse SWIFT, raison pour laquelle l introduction de l adresse complète n est pas inutile. Adresse Adresse de la banque du fournisseur Localité Ville ou commune où est localisée la banque du fournisseur Pays Code pays accessible via une liste déroulante en regard duquel vous trouverez le libellé du pays.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 181 En plus des ICONES STANDARDS, ce menu vous présentera les icones contextuelles suivantes : Icones Action Raccourci clavier Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Permet de générer un fichier sous le format ABB Alt X Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt V Permet la lecture du Coda Alt L Attribue automatiquement un donneur d ordres aux différents paiements Alt T Enlève tous les donneurs d ordres attribués aux différents paiements Alt D

182 CHAPITRE VIII MENU BANQUE FICHIERS DE PAIEMENTS Cette option permet de créer, modifier, supprimer ou générer les fichiers de paiements sous le format ABB (format dans lequel ils pourront être repris par le logiciel ISABEL). ONGLET Sélection Les informations décrites ici sont celles que vous avez introduites afin de générer le fichier temporaire de paiements ainsi que leurs résultantes (nombre de paiements et montant total). ONGLET Info. fichier Auteur Utilisateur de BOB qui a généré le fichier temporaire de paiements. Date de création Date et heure de création du fichier de paiements.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 183 Date de modification Date et heure de dernière mise à jour du fichier. Nom du fichier Numéro interne attribué au fichier par BOB. Les fichiers temporaires de BOB sont créés dans le répertoire BANK sous le répertoire des données et portent le nom suivant xxpayid (avec xx = code du dossier et id = nom du fichier décrit ici). Le nom du fichier est inscrit dans cet onglet afin de vous permettre, le cas échéant, d effectuer une relation entre le nom logique que vous avez donné au fichier et le nom physique attribué par BOB. Fichier ABB généré Case à cocher qui se met à jour automatiquement lors de la génération du fichier au format ABB. Lorsque la case est cochée, il n y a plus moyen de générer le fichier pour la banque. Si, pour une quelconque raison, vous deviez renvoyer une seconde fois le fichier, il vous suffirait de décocher cette case, de sauvegarder la fiche et de cliquer à nouveau sur l icone de génération. Attention : Veillez, le cas échéant, à ne pas créer une nouvelle opération diverse automatique. Date d exécution Date à laquelle le fichier a été définitivement généré au format ABB. Onglet Notes Commentaire libre et détaillé que vous pouvez lier à un fichier de paiements.

184 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Après avoir activé l icone d ajout afin de créer un fichier de paiement, l écran «Paiments automatisés» apparaîtra. Paiements automatisés Description du fichier Permet d identifier de manière explicite le fichier. Il sera ainsi plus aisé de retrouver le fichier lors d une mise à jour ultérieure ou lors du paiement via ISABEL. Type de paiements Permet de déterminer le type de paiements que vous désirez générer : format national ou format international. Cpt donneurs d ordre Contient par défaut la liste des donneurs d ordres définis dans le dossier courant de BOB. En ouvrant la liste déroulante, vous pourrez effectuer une sélection sur les comptes donneurs d ordres que vous voulez utiliser (un seul donneur d ordres ou plusieurs donneurs d ordres à attribuer manuellement en modification du fichier de paiements).

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 185 Type de sélection Cette information vous permet de préciser à BOB si vous désirez : que tous les paiements soient sélectionnés par défaut pour la génération finale du fichier au format ABB (Sélection automatique). Vous devrez dans ce cas déselectionner les paiements à ne pas réaliser; qu aucun de ces paiements proposés ne soient sélectionnés (Aucun paiement). Il vous appartiendra dans ce second cas de déterminer manuellement quels paiements vous désirez effectuer. BEF converti en EUR Cette case à cocher permet de définir à BOB le format de génération du fichier ABB. Attention : Si cette case est cochée, vous verrez tout de même les montants en devise de base. Ces montants seront convertis en EUR lors de la création du fichier au format ABB pour la banque. Regroupé par bénéficiaire Cette case à cocher permet de générer un seul paiement pour toutes les transactions ouvertes pour un même bénéficiaire. Echu le Date d échéance à tenir en compte pour la proposition de paiements des transactions ouvertes. Transactions BEF / EUR Cette case à cocher détermine à BOB si celui-ci doit tenir compte des transactions en BEF et en EUR. Transactions en devises étrangères Permet de spécifier si les transactions en devises étrangères doivent être reprises au niveau du fichier de paiements. Si tel est le cas, vous pouvez alors déterminer une seule devise. Dans le cas où la liste déroulante est vide et que la case est cochée, BOB récupérera toutes les transactions dans toutes les devises. Remboursement des notes de crédit clients Si cette case est cochée, des informations complémentaires seront à compléter dans la partie droite de l écran et le fichier des paiements contiendra tant des paiements à des fournisseurs que des remboursements de notes de crédit aux clients.

186 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Fournisseurs et bénéficiaires / Client créditeurs Les sélections habituelles sont d application pour ces renseignements ( Sélection sur référence ou nom, fourchette de catégories, ). Une fois toutes ces informations remplies, BOB vous propose le fichier temporaire sous la forme suivante : Seules la case à cocher Sélection et l information DO sont modifiables directement dans le tableau. Les autres informations pourront être modifiées dans un écran différent appelable via l icone de modification. Certaines lignes de paiements apparaissent en rouge. Effectivement, ces paiements sont incomplets ; Généralement, le compte bancaire du bénéficiaire est manquant. Notez cependant que même une ligne incomplète peut être sélectionnée. Effectivement, vous pourrez la compléter quand vous aurez reçu les informations nécessaires à cet effet.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 187 Sél. Case à cocher qui détermine si le paiement est sélectionné ou non pour le format ABB. A la sortie de cet écran, BOB vous demande si vous désirez effacer les enregistrements non sélectionnés. En répondant par l affirmative, vous retrouverez un fichier épuré de tous les paiements que vous n aviez pas cochés. DO Liste déroulante qui contient les donneurs d ordres que vous avez définis au stade précédent. En plus de la référence de ces donneurs d ordres, vous verrez apparaître les informations de gestion du disponible comme suit : Code : Référence du donneur d ordres. La référence vide correspond aux paiements non liés à un donneur d ordres. Libellé : Libellé du journal financier associé au donneur d ordres. Dev. : Devise du compte bancaire. Solde : Solde du compte bancaire. Tot Paiements : Montant total des paiements attribués au donneur d ordres. Disponible : Montant encore disponible par donneur d ordres. Référence Référence du bénéficiaire. Une référence n est pas toujours significative. C est pourquoi BOB vous rappelle en bas d écran les nom, adresse complète et numéro de TVA du bénéficiaire. Ainsi, vous vous assurez de toujours effectuer les paiements aux bénéficiaires concernés. Compte bancaire Le compte bancaire sur lequel le paiement sera effectué pour le bénéficiaire. Le compte bancaire provient directement de la fiche du fournisseur. Il est cependant possible de modifier ce numéro de compte (voir paragraphe suivant). Montant payé Montant que vous désirez payer au bénéficiaire. Ce montant correspondant au montant des transactions ouvertes pour ce fournisseur. Vous retrouverez un montant par transaction ou par groupe de transactions réconciliées entre elles.

188 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Commentaire Commentaire provenant directement des encodages. Pratique lors de traitement de VCS (Virement à communication structurée). Via l ascenseur horizontal, vous pouvez accéder à d autres informations. Les voici définies : Journal Code du journal dans lequel la transaction a été imputée. N document Numéro du document relatif à la transaction encodée dans le journal défini ci-dessus. Date fact. Date du document défini ci-dessus. Échéance Date d échéance du document défini ci-dessus. Escompte dev. Montant de l escompte accordé dans la devise du document ci-dessus. Montant devise Montant en devise à payer. Devise Devise du document ci-dessus. En bas de l écran, juste après les icones, vous découvrez une liste déroulante qui contient différents tris pour la visualisation. En fonction des différents tris, la grille de visualisation se présentera de manière différente. Dans le bas de cet écran, vous trouverez les icones permettant d imprimer le contenu du fichier, d ajouter, de supprimer ou de modifier une ligne de paiements, d attribuer automatiquement un donneur d ordres aux différents paiements ou d enlever tous les donneurs d ordres déjà attribués.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 189 L icone suivant : vous permet de modifier une ligne de paiement. Vous obtiendrez l écran Bénéf. Référence du bénéficiare à payer. Cette référence ne peut, bien entendu, pas être modifiée. Donneur d ordre Référence journal donneur d ordres qui effectuera le paiement. Nom Nom du bénéficiaire. Banque Numéro de compte bancaire du bénéficiaire. Montant Montant à payer au bénéficiaire.

190 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Escompte Escompte accordé sur le paiement. Paiement Montant effectivement payé. Commentaire Commentaire en provenance de la comptabilité. Ce commentaire peut être modifié ou complété. Onglet Bénef. Contient les informations complètes relatives au bénéficiaire à payer (adresse complète et numéro de TVA). Onglet Facture Contient les informations relatives aux documents ayant généré ce paiement (journal, numéro de document, date du document, date d échéance du document et information de lettrage). Impression Tout le fichier est imprimé avec une rupture de page sur les donneurs d ordres et une rupture de ligne sur les bénéficiaires. Vous y retrouvez également la case à cocher de sélection et les commentaires.

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 191 L icone permet l attribution automatique de donneurs d ordres aux différents paiements suivant les sélections demandées ci-dessous. Ordre de traitement Tri suivant lequel les donneurs d ordres seront attribués. Sélection automatique Attribuera tous les donneurs d ordres suivant leur disponible Donneur d ordres spécifique Attribuera uniquement le donneur d ordres choisi dans la liste déroulante. Jusque la limite de crédit L attribution automatique ne dépassera pas la limite de crédit par donneur d ordres. Pour un montant total de L attribution automatique des donneurs d ordres ne dépassera pas le montant introduit.

192 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Toutes devises L attribution des donneurs d ordres aura lieu sur tout le fichier quelque soit la devise des transactions à payer. Paiement en devise L attribution des donneurs d ordres ne touchera que les transaction dont la devise a été spécifiée dans la liste déroulante. Lorsque le fichier est complété ou que vous désirez momentanément abandonner les modifications en cours, il vous suffit de fermer la fenêtre à l aide de l icone standard de fermeture des fenêtres. A ce moment, BOB vous demande : Si vous désirez effacer les paiements non sélectionnés. Attention, le fait de répondre par l affirmative efface physiquement les paiements qui n étaient pas sélectionnés. Soyez vigilant et certain de la réponse à apporter sous peine de devoir regénérer un nouveau fichier temporaire de paiements. Si vous désirez scinder le fichier par donneur d ordres. Le fait de répondre par l affirmative générera un fichier par donneur d ordres qui gardera les paiements sélectionnés ou non (suivant la réponse à la question précédente) et qui aura pour nom le nom que vous aurez spécifié. L écran de saisie des noms se présente comme suit :

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 193 Cet écran donne le nom du fichier original à scinder par donneur d ordres et vous demande le nom à donner aux trois nouveaux fichier à créer. Lorsque les trois nouveaux fichiers auront été créés, le fichier original n existera plus. Génération fichier ABB Lorsque toutes les étapes précédentes ont été réalisées, il ne reste plus qu à effectuer la génération proprement dite sous le format ABB. Seul celui-ci sera accepté par votre logiciel ISABEL ainsi que par votre banque. Nom Nom du fichier sous le format ABB. BOB vous propose par défaut le nom ABBFILE1.TXT. Celui-ci peut être modifié. Nous vous conseillons de faire figurer dans l extension du fichier la devise dans laquelle le fichier sera généré. Pour la Belgique, BEF ou EUR; ceci facilitera votre gestion au niveau du logiciel ISABEL.

194 CHAPITRE VIII MENU BANQUE Création Date de création du fichier au format ABB. Exécution Date d exécution demandée pour les paiements figurant dans le fichier. Vous pouvez modifier cette date en ouvrant le calendrier à l aide de la flèche vers le bas accolée à la saisie. OD virements émis Case à cocher permettant la génération des opérations diverses sur virements émis. Les informations qui suivent proviennent directement : du journal financier pour initialiser le journal d opérations diverses et le compte de transfert de fonds du journal d opérations diverses pour initiliser la période d encodage et le numéro de document. Malgré que ces informations soient remplies par défaut, vous pouvez toujours modifier les paramètres suivants Le journal d opérations diverses, La date de création de l opération diverse, La période dans laquelle l opération diverse sera imputée (BOB initialisera le numéro de document en fonction de la période choisie), Le compte de transfert automatique. Maintenant que vous avez accepté toutes les informations, BOB vous demande le répertoire de création du fichier au format ABB et vous crée celui-ci avant de remplir le journal temporaire d opérations diverses. Opérations diverses Après avoir généré le fichier au format ABB, l opération diverse se présente comme suit :

CHAPITRE VIII MENU BANQUE 195 Il ne reste plus alors qu à valider cette opération diverse lors de la réception de l extrait de compte et de balancer le compte de transfert de compte (580000 dans le cas présent) avec votre financier.

196 CHAPITRE IX MENU FACTURATION CHAPITRE IX MENU FACTURATION Avant d aborder ce chapitre, il est essentiel de se concentrer sur la notion de tables relatives à la facturation. Plusieurs informations caractéristiques des articles peuvent être en effet codifiées dans des tables. Cette codification assure la cohérence des données car le code reste unique. Nous aborderons également les fonctions à configurer avant d entamer l encodage au journal de facturation. Chaque fonctionnalité comporte en plus de plusieurs ICONES STANDARDS, les icones contextuelles reprises ci-dessous. Icones Action Raccourci clavier Accès à l historique des articles ou des journaux Alt H Calcule le total des mouvements (fiche de l article) Alt T Présente le détail des montants encodés (journaux de facturation), le détail par taux de TVA et par compte d imputation Permet d insérer les données Intrastat Alt I Permet d accéder au détail d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt V Converti les montants en devise alternative Alt Z Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 197 Valide définitivement l ensemble des écritures encodées Alt V Permet de modifier le contenu d une donnée (une ligne) de la fenêtre active Alt U Récupération d un dessin de document Alt R Permet de visualiser le dessin du document

198 CHAPITRE IX MENU FACTURATION TABLES Pour chaque table, vous pouvez définir le code utilisé le plus fréquemment. Celui-ci s indiquera automatiquement dans sa zone correspondante lors des créations des fiches signalétiques et lors des encodages. Pour ce faire, il suffit d activer la case à cocher en regard du code (colonne «Déf»). CATEGORIE D ARTICLES Cette table vous permet de regrouper plusieurs articles en différentes catégories. La classification par catégorie vous permet d imprimer le fichier des articles et la liste des prix en tenant compte uniquement d une ou plusieurs catégories. TARIFS BOB permet la gestion de plusieurs tarifs par article. Chaque prix est associé à une catégorie de client (tarif grossiste, tarif particulier, ). UNITES Il s agit d une zone informative déterminant l unité correspondant à l article (kg, litre, pièce, ). MODES DE PAIEMENT Zone présentant le mode de paiement qui sera visible lors de l encodage à partir du journal de facturation. REPRESENTANT BOB permet la gestion de plusieurs tarifs par article. Chaque prix est associé à une catégorie de client (tarif grossiste, tarif particulier, ).

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 199 LOT DE FACTURES TYPE BOB permet la gestion de plusieurs tarifs par article. Chaque prix est associé à une catégorie de client (tarif grossiste, tarif particulier, ). Les tables suivantes ne sont accessibles qu après avoir coché l option «Tables des remises» dans le menu des Options de la Gestion Commerciale. CAT. REMISE ARTICLE Permet de créer en ligne des catégories de remise basées sur le type d article. CAT. REMISE CLIENT Permet de créer en ligne des catégories de remise basées sur le type de client. TABLE DES REMISES Permet de créer une table de remises à octroyer selon trois critères de référence, le type d article, le type de client, et la quantité facturée.

200 CHAPITRE IX MENU FACTURATION CONFIGURATION LISTE DES JOURNAUX Cette commande sert à créer les journaux de facturation. Il existe, pour l instant, trois types de journaux : journaux de ventes, journaux de notes de crédit et journaux de notes d envoi. Cette fonctionnalité vous permet de créer la référence sur base de laquelle il est fait appel au journal. Ce code est unique et non modifiable. La case à cocher «Sans validation» activée signifie que les écritures de ce journal ne peuvent pas être centralisées.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 201 ONGLET Caractéristiques Il est impératif de cocher la case : «Gestion de la TVA» pour que la ventilation TVA s effectue lors de l encodage des documents ; «Gestion des devises» pour permettre la saisie de montant en devise lors de l encodage ; «Journal patageable» pour gérer l encodage multi-utilisateurs en même temps dans le même journal. Cette fonction prend en charge la numérotation unique et chronologique des documents. L onglet vous présente également le numéro et la période du prochain enregistrement dans le journal. Lorsque vous débutez une comptabilité, vous pouvez millésimez vos documents à partir de ces zones (pour l an 2000 : 200001, 200002, ). ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer à la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. L icone vous permet d accéder à l historique du journal de facturation. Elle détaille, pour un ou plusieurs exercices (liste déroulante en dessous de la référence du journal) et par période, les numéros de page de début et de fin (numéros modifiables) ainsi que la date d impression. Elle présente également le nombre d écritures enregistrées.

202 CHAPITRE IX MENU FACTURATION DESSINS DE DOCUMENTS La création d un dessin de document demande toujours la récupération d un modèle standard. Celui-ci peut être adapté selon votre convenance. DESCRIPTION DES ZONES Code Il s agit d une description résumée du lay-out que vous allez créer. Ce code doit être unique. Type Correspond au type de lay-out (commande client, note d envoi, facture, note de crédit, document de transport). Langue Langue utilisée. Valeurs conseillées : D= Allemand, E = Anglais, F = Français, N = Néerlandais.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 203 Description Il s agit de la description complète du lay-out. La deuxième zone permet d indiquer le libellé alternatif. ONGLET Commentaire et ONGLET Notes Zones libres qui vous permettent d ajouter des remarques au lay-out. L icone permet de reprendre un lay-out standard. En sélectionnant la zone «Autres documents», vous obtenez également les dessins que vous avez créés vous-même (à partir d un modèle standard). À partir d un lay-out personnalisé, vous pouvez définir un nouveau lay-out et travailler par différence.

204 CHAPITRE IX MENU FACTURATION L icone présente le dessin du document. Ce dessin de document est fourni avec le programme et peut être personnalisé. L adaption d un dessin de document s effectue à l aide de l outil «Artist». Cet outil vous permet de générer des lay-out. Un lay-out est composé de sections (bands) dans lesquelles on peut ajouter des texte, des graphiques, des champs calculés,

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 205 Toute modification apportée dans la structure d un dessin standard doit s établir au départ du schéma suivant : ISPTVA TblSpTva Fichier split TVA IDSEL TblSelect Fichier de facture sélectionnées Haut et bas de facture IHDOC TblHeader Fichier d entête et bas de facture COMPAN TblCompan Coordonnées du client de facturation COMPAN TblCompanLiv Coordonnées du client de livraison IHISTO TblLine Fichier ligne de facture (corps) IART TblArt Fichier article Corps de la facture

206 CHAPITRE IX MENU FACTURATION Vous avez la possibilité d ajouter les champs repris dans la liste suivante : IHDDOC.DB Champs type Entête DBK Code journal FYEAR Année fiscale DOCNO Numéro de document YEAR Année MONTH Mois DBKTYPE Type de journal DOCDATE Date de document DUECAT Catégorie d échéance DUEDATE Date d échéance DELIVDELAY Délai de livraison DELIVDATE Date de livraison DELIVCON Code condition de livraison CPID Tiers (Client/Fournisseur) CPTYPE Type du tiers (C / S) PRINTABLE Ligne imprimable dans document (voir articles composés) DELIVID Client de livraison DELIVN1 Nom 1 du client de livraison DELIVN2 Nom 2 du client de livraison DELIVA1 Adresse 1 du client de livraison DELIVA2 Adresse 2 du client de livraison DELIVCP Code postal du client de livraison DELIVLOCAL Localité du client de livraison INTREM Nos référence EXTREM Vos référence REMARK Commentaire LAYOUT Codes lay-out LAYSEND Code lay-out Note d envoi LAYPICK Code lay-out Document de transport NBPRINT Nombre de documents à imprimer NBSEND Nombre de note d envoi à imprimer NBPICK Nombre de document de transport à imprimer PRCODE Code tarif LANCOD Langue PRCDISC Remise (%)

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 207 DISCOUNTCAT PRCCDTDISC DATEDISC PAYDISCDEL PAYMODE CURRENCY CURRATE STATUS GLOSSARY REPRESENT VCS VATINCLUDED CERTIFIED ISDOCPRINT ISBLOCKED ISCLOSED TOTLINE CURRTOTLINE BASEVATAMN CURRBASEVATAMN VATAMN CURRVATAMN DISCAMN CURRDISCAMN CDTDISCAMN CURRCDTDISCAMN PAYAMN CURRPAYAMN BASECURREURO ORIDBK ORIDOCNO ORIFYEAR LINKNO IART.DB NUM REF ISTITLE HEADING1 Catégorie de remise Escompte (%) (remise conditionnel) Date d escompte Délai d escompte en jours Code mode de paiement Code devise Cours devise Statut (ouvert/clôturé) Référence vers le glossaire (pas utilisé) Représentant VCS (liaison bancaire) (pas utilisé) Flag prix TVAC (pas utilisé) Flag si certifié (pas utilisé) Document déjà imprimé Document bloqué (en attente) Document soldé (commande) Total des lignes articles en devise base Total des lignes articles en devise de la facture Montant de la base (HTVA) en devise de base Montant de la base (HTVA) en devise de la facture Montant de la TVA en devise de base Montant de la TVA en devise de la facturation Montant de la remise global Montant de la remise global en devise de la facture Montant de l escompte en devise de base Montant de l escompte en devise de la facturation Montant à payer en devise de base Montant à payer en devise de la facturation Cours de conversion entre la devise de base et l EURO Journal d origine (Commande) N document d origine Année fiscale du document d origine Dernier N de link Champs type Article N d article (N automatique) Référence article Famille d article Description de l article

208 CHAPITRE IX MENU FACTURATION HEADING2 CAT DISCOUNT DISCOUNTCAT UNIT MODHEADING MODIMPUT DEFQTY NIMPUT EIMPUT IMPUT STOIMPUT VATNNAT1 VATNNAT2 VATNCMP VATENAT1 VATENAT2 VATECMP VATINAT1 VATINAT2 VATICMP SUPPID SUPPREF PURPRICE PURCURRENCY PURMINQUANT PUROPTQUANT PURDELIVDELAY PURLASTSUPP PURLASTPRICE PURLASTCURR ISNATURE ISINOUTCTRY ISGOODSCODE ISTRSPMEANS ISBLOCK ISWARNING ISINTERNALUSE ISREADONLY MEMO Description de l article (2 ème langue) Catégorie d article % de remise Catégorie de remise Unité Description modifiable (qui/non) Modification de l imputation autorisée Quantité par défaut dans les encodages Imputation National Imputation CEE Imputation intracommunautaire Imputation stock Nature TVA National Nature TVA National (2 ème langue) Taux de TVA National Nature TVA CEE Nature TVA CEE (2 ème langue) Taux de TVA CEE Nature TVA intracommunautaire Nature TVA intracommunautaire (2 ème langue) Taux de TVA intracommunautaire Référence du fournisseur Référence de l article chez le fournisseur Prix d achat Devise d achat Quantité minimum d achat Quantité optimum d achat Délai de livraison à l achat Dernier fournisseur Dernier prix d achat Dernière devise d achat Article bloqué (oui/non) Article garanti (oui/non) Article en usage interne Article non modifiable (oui/non) Mémo

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 209 CREATEDATE MODIFYDATE AUTHOR FAMILY PURUNIT SALUNIT STOUNIT STATUNIT SERAFTERSAL BARCODE BARCODECOMP WEIGHTEDPR COSTPRCMP COSTPR COSTPRTYP QTYCUSORD QTYSUPORD FIFO LEVVISI LEVVISICMP QTYINSTO ISNUMSERIAL ISSTO SALPRMIN QTYONLOAN PRDEFAULT SALPRCMP PURIMPUT ARTREPLACE QTYRESERVE STATUS STATWEIGHT VALUEPR VALUECMP IHISTO DBK FYEAR DOCNO Date de création Date de dernière modification Auteur Famille de l article Unité d achat Unité de vente Unité de stock Unité de statistique supplémentaire Quantité de service après vente Code barre Code barre article composé Prix moyen pondéré Formule de calcul du prix de revient Prix d achat Type prix de revient Quantité en commande client Quantité en commande fournisseur FIFO Niveau de visibilité Niveau de visibilité article composé Quantité en stock N de série (oui/non) En stock (oui/non) Prix de vente minimum Quantité en prêt Prix par défaut Prix de vente article composé Compte d imputation d achat Article de remplacement Quantité réservée Normale, échu, interne Poids statistique Prix de valorisation Méthode de valorisation Champs type Historique (historique des mouvement d article) Code journal Année fiscale N de document

210 CHAPITRE IX MENU FACTURATION DOCLINE N ligne du document YEAR Année MONTH Mois DOCDATE Date document CPID Client facturation DBKTYPE Type de journal LINETYPE Type de ligne ARTNUM Numéro d article ARTREF Référence de l article IMPUT Compte d imputation STATUS Statut de l enregistrement DOCLINKNO N document lié DOCLINKLINE N de ligne du document lié QTYMVT Quantité en unité de stockage QTYORDER Quantité commandée QTYDELIV Quantité livrée COMMENT Ligne de commentaire TYPEVALUE Type de valorisation VSTORED Code TVA (clé unique) TVATTYPE Type du code TVA TVATNAT1 Nature du code TVA TVATNAT2 Nature du code TVA 2 TVATCMP Taux TVA TVATOUTDAT TVA hors période WAREHOUSE Localisation de stock CURRENCY Devise WEIGHTEDPR Prix moyen pondéré PACKING Coefficient de conditionnement PUPRLIST Prix unitaire du tarif PRLISTCURR Devise de prix tarif PU Prix unitaire PRCDISC Remise % BASEAMN Base TVA en devise de base CURRBASEAMN Base TVA en devise de la facture PAYAMN Montant à payer (TVAC) en devise de base CURRPAYAMN Montant à payer (TVAC) en devise de la facture LINKDBK Code journal du document d origine lié LINKFYEAR Année du document d origine lié LINKDOCNO N document du document d origine lié LINKNO N de link

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 211 ORIDBK ORIFYEAR ORIDOCNO ORIDOCLINE ISPTVA.DB DBK FYEAR DOCNO YEAR MONTH VSTORED_1 VATCMP_1 BASEAMN_1 VATAMN_1 VSTORED_2 VATCMP_2 BASEAMN_2 VATAMN_2 VSTORED_3 VATCMP_3 BASEAMN_3 VATAMN_3 VSTORED_4 VATCMP_4 BASEAMN_4 VATAMN_4 VSTORED_5 VATCMP_5 BASEAMN_5 VATAMN_5 IDSEL.DB DBK FYEAR DOCNO LAYOUTNO SELECTED YEAR Code journal du document d origine transféré Année fiscale du document d origine transféré N du document d origine transféré N de ligne du document d origine transféré Champs type TVA (Split TVA avant impression de la facture) Code journal Année fiscale N document Année Mois Code TVA Taux de TVA Montant de la base en devise de la facturation Montant TVA en devise de la facturation Champs type Impression (Documents sélectionnés pour impression) Code journal Année fiscale N du document N du lay-out Document sélectionné pour l impression Année

212 CHAPITRE IX MENU FACTURATION MONTH RTOPRINT RREPORT RPRINTORD Mois A imprimer Nom lay-out L ordre d impression Le lay-out dans Artist se présente comme suit : En-tête de la facture PageHeader et/ou Detail Corps de la facture SubDetail (Childband) REMARQUE: SubDetail band: essayez de reduire le hauteur au minimum, car cette hauteur sera utilisée pour chaque ligne article!!! Pied de la facture Summary et/ou PageFooter La grandeur de l en-tête et du pied de la facture peut être modifiée comme vous le désirez. Le corps de la facture s adaptera en fonction du format du papier. La taille du corps est ainsi égale à la taille du papier diminuée de la taille de l en-tête et de la taille du pied.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 213 EXEMPLES EXEMPLE 1: Ajouter l adresse de livraison dans le bande Detail Rappeler le lay-out par la loupe dans le dessin de document: Sélectionnez dans l onglet Controls l icone DB Text et cliquez ensuite dans l écran. Sélectionnez TblCompliv.CNAME1 à l aide de la liste déroulante. Effectuez le même procédé pour les coordonnées de l adresse de livraison : TblCompanliv.CNAME2 TblCompanliv.CADDRESS1 TblCompanliv.CADDRESS2 TblCompanliv.CZIPCODE TblCompanliv.CLOCALITY Pour placer un titre au-dessus de l adresse, choisissez l icone Text label repris dans l onglet Controls. Via la barre de menu vous pouvez également adapter la mise en page du texte.

214 CHAPITRE IX MENU FACTURATION RESULTAT: L alignement des champs est réalisé à l aide de la pallette ci-dessous :

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 215 Prévisualisation dans la facturation (menu Facturation / Encodage clients / Factures): Dans une facture encodée et enregistrée, cliquez sur prévisualisation. dans la barre de menu :

216 CHAPITRE IX MENU FACTURATION EXEMPLE 2: Montant total de la facture en devise Euro Si la formule n existe pas dans le lay-out, il est possible de l ajouter manuellement : Choisissez dans l onglet Controls l icone Expression ajouter la formule. pour Cliquer sur l icône Expressionbuilder pour composer la formule. Collectez ces zones via le menu Database field. Faites une nouvelle facture et imprimez-la.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 217 Remarques utiles Création d un texte entouré d un cadre. Créez d abord le cadre, puis tapez le texte. Vous pouvez couper (CTRL+X) ou copier (CTRL+C) le texte d un contrôle pour le coller (CTRL+V) dans un autre. Placement de la référence d un article dans le lay-out. ARTREF à chercher dans CHISTO car les articles peuvent être hors stock. La hauteur de bande Summary est égale à la hauteur de la bande Pagefooter. Ces deux bandes doivent avoir la même grandeur, sinon les données ne seront pas correctement imprimées. Si vous ne voulez pas perdre des modifications. Il est important d effectuer une copie de sécurité des lay-out qui se trouvent dans le répertoire INVLAY. L ordre des pourcentages TVA dans la bande Summary. Affiché d après les lignes d imputations dans la facture. Si on a commencé avec l encodage à 12 % suivi de 6 %, ça sera repris comme tel dans l impression de la facture. Ne pas déplacer un champs d une bande à l autre avec la souris. Copier et coller dans l autre zone Si on a quand même déplacé un champ dans une autre bande, ce champ ne sera plus visible dans QuickReport Artist mais il va être imprimé.

218 CHAPITRE IX MENU FACTURATION ARTICLE Cette option permet d introduire toutes les données concernant les articles. Ces données sont reprises dans des fiches (une fiche par article) et peuvent être remises à jour à tout moment. DESCRIPTION DES ZONES PARTIE GAUCHE DE L ECRAN Coordonnées Référence Cette zone doit être remplie obligatoirement. Elle sera toujours unique. Il est donc vivement conseillé de l encoder avec vigilance. En effet, c est le plus souvent sur base de la référence que sera appelée la fiche de l article au cours des encodages dans le journal de facturation.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 219 Il importe doncque votre référence soit cohérente. Vous pourrez également faire une recherche à partir du libellé et du numéro de référence interne. La zone de référence accepte un maximum de 20 caractères (zone alphanumérique). Libellé Nom de l article (deux zones disponibles). Catégorie Catégorie à laquelle appartient l article. Unité Unité correspondant à l article (pièce, litre, ). Catégorie Remise Catégorie remise à laquelle appartient l article. Case à cocher Article en stock À activer pour que le programme gère le stock. N Réf.interne Il s agit du numéro attribué automatiquement à l article. Par défaut Lors de l encodage au journal de facturation, les données introduites serviront de valeurs par défaut. Remise Pourcentage de remise accordée pour cet article. Quantité Quantité d articles à facturer. Taux de TVA et Imputation Correspond au code TVA et au compte général qui seront pris en considération automatiquement lors de la saisie des écritures comptables. Pour davantage de renseignements concernant le code TVA, nous vous renvoyons au sous-menu TAUX DE TVA développé au départ du menu utilitaire.

220 CHAPITRE IX MENU FACTURATION BOUTONS POUSSOIRS Ces deux boutons sont situés à droite de la référence. Bloqué : ce bouton activé vous empêchera d utiliser la fiche de l article pendant un laps de temps. Usage interne : à activer lorsque vous souhaitez donnez un caractère confidentiel à cette fiche. Voir à ce sujet les «droits d accès» dans le fichier des UTILISATEURS. PARTIE DROITE DE L ECRAN Vous pouvez réduire la taille de la fiche en vous servant de l icone situé au coin inférieur droit. Vous constaterez que la partie droite est à ce moment non visible. ONGLET Tarif Ce tableau présente pour chaque catégorie de tarif, le prix de l article en devise de base et en devise alternative. ONGLET Statistiques La liste déroulante au coin inférieur gauche de la grille vous donne la possibilité d obtenir les informations soit pour les ventes de l article soit pour les achats de l article. Ces informations consistent à présenter, pour chaque mois, la quantité et la valeur de l article vendu ou acheté. ONGLET Achat Il s agit des informations relatives au fournisseur principal de l article. ONGLET Divers Concerne les données Intrastat.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 221 ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Analytique Il s agit de l imputation par défaut au compte analytique.

222 CHAPITRE IX MENU FACTURATION ENCODAGE - CLIENTS Pour un encodage rapide au journal de facturation, il est essentiel d avoir complété avec soin l onglet «Facturation» situé à droite de la fiche signalétique du client. Les données introduites via cet onglet seront reprises par défaut lors de la saisie des documents au journal de facturation.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 223 FACTURES EN-TETE DE LA FACTURE Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux de facturation que vous avez créés antérieurement par le biais du sous-menu LISTE DES JOURNAUX. Date Le programme ne vous permet pas d introduire une date pour laquelle la période correspondante GESTION DES PERIODES n existe pas.

224 CHAPITRE IX MENU FACTURATION Numéro de pièce Il s agit du numéro attribué à votre facture. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimez les pièces (200001, 200002, ). Il ne sera pas possible de modifier la numérotation. Si le journal est de type «partageable», le numéro définitif du document n est attribué que lors de l enregistrement de celui-ci. Pendant l encodage, BOB lui attribue un numéro temporaire (-1). Client Il s agit de la référence du client. Si la fiche signalétique du client est créée, il vous est possible soit d introduire la référence soit de procéder à sa recherche. Dans le cas contraire, vous pouvez procéder à la création via le SIGNALETIQUE CLIENT. Si une référence existe comme prospect, le programme propose de la convertir en client. Si la référence saisie n existe pas, il propose de créer le client. Adresse de livraison Cette zone vous permet d encoder la référence du client qui doit réceptionner les marchandises. Réprésentant Correspond à votre identification en tant qu utilisateur. Échéance L échéance s indique automatiquement lorsqu elle est spécifiée dans la fiche du client. Elle pourra toujours être modifiée. La création d une nouvelle échéance pourra s établir à partir du journal. Date d échéance La date d échéance proposée est calculée sur base de la date du document et de l échéance introduite. Il vous est permis de modifier cette date selon votre convenance. Cette date sera utilisée par le programme au niveau des impressions des échéanciers, rappels, Devise Si la facture est libellée en devise de base, il est obligatoire de laisser cette zone libre. S il s agit d une facture en devise étrangère, notez le code de la devise concernée.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 225 Lorsque la devise étrangère est spécifiée au niveau de la fiche client, elle sera indiquée automatiquement. La deuxième zone indique le cours de la devise. Si la devise est liée à l Euro, le cours n est plus modifiable. Après le 01/01/99, tous les cours sont donnés par rapport à l Euro. Si la devise n est pas liée à l Euro, le programme indique le cours de cette devise par rapport à l Euro et permet de le modifier. Tarif Tarif dans lequel BOB tentera de retrouver le prix unitaire de chaque article (valeur par défaut dans le signalétique du client). Famille Il s agit de familles d article et de client pour lesquelles une remise par quantité est accordée. Remise Remise accordée sur le prix net total à payer par le client. Escompte Correspond à l escompte conditionnel accordé au client. Jour Spécifie le nombre de jours auquel le client a droit pour effectuer son paiement afin de bénéficier de l escompte. Paiement Correspond au mode de paiement (par exemple, paiement au comptant). Nos références Vos références Références de la facture qui peuvent apparaîtrent sur le dessin du document. Dessin documents Ces zones vous permettent de spécifier le dessin et le nombre de documents à imprimer.

226 CHAPITRE IX MENU FACTURATION BOUTONS poussoirs Ceux-ci sont situés à côté de la référence du client. Ces boutons sont uniquement informatifs. Indique que le document est lié à la comptabilité Indique que le document est imprimé et peut donc être intégré (validé) en comptabilité CORPS DU DOCUMENT Article Correspond à la référence de l article. Celle-ci peut être saisie grâce au dialogue de recherche. Cette zone peut rester vide ou même contenir une référence qui ne se trouve pas dans le fichier des articles. Libellé Il s agit de la description de l article. Elle sera introduite automatiquement dès la saisie de la référence. Vous pouvez cependant noter un commentaire. Prix unitaire Le prix unitaire se notera automatiquement suivant le code du tarif introduit. Quantité commandée Quantité d article commandée. Il s agira de la valeur par défaut provenant de la fiche article. Quantité livrée Quantité d article livrée. Remise Correspond à une remise directement déduite du prix net de l article. Il s agira de la valeur par défaut provenant de la fiche article.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 227 Prix net Il s agit du prix hors TVA de ou des article(s). Il correspondra automatiquement au nombre introduit dans la colonne des quantités livrées. Lorsque vous encodez les données du corps du document, la partie inférieure de l écran donne les informations reprises par défaut au départ de la fiche de l article. Détail TVA Il s agit du régime TVA appliqué. La case à cocher activée vous permet d obtenir les données TVA hors période. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au sous-menu TAUX DE TVA (Menu Configuration). Imputation Il s agit du compte d imputation des montants hors TVA des articles vendus. Prix tarif Reprend le prix inscrit dans l onglet «Tarif» de la fiche de l article. Analytique BOB vous propose le(s) différent(s) plan(s) comptable(s) analytique(s). La liste déroulante vous expose les codes possibles. Pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons au CHAPITRE VII MENU ANALYTIQUE. Total Il s agit du total hors TVA de l ensemble des articles introduits.

228 CHAPITRE IX MENU FACTURATION L icone vous permet d accéder au tableau suivant : NOTES DE CREDIT La manière de procéder est identique à l encodage des factures de vente. Les montants sont saisis positivement. NOTES D ENVOI La manière de procéder est identique à celle de l encodage des factures de vente. Les montants sont saisis positivement. Remarque Lorsque vous encodez votre document, il vous est possible d obtenir l aperçu avant impression. Pour ce faire, il suffit d actionner l icone.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 229 ENCODAGE - STOCK Pour encoder les mouvements de stock et les inventaires, il est nécessaire de créer les journaux appropriés. Pour ce faire, il suffit de sélectionner l option Facturation Configuration Liste des journaux. MOUVEMENTS DE STOCK EN-TETE DES MOUVEMENTS DE STOCK Journal Précisez le code du journal dans lequel vous désirez encoder. La liste déroulante vous indiquera les codes des journaux de mouvements de stock que vous avez déjà créés

230 CHAPITRE IX MENU FACTURATION Date Précisez la date à laquelle vous désirez encoder le mouvement de stock. N Pièce Il s agit du numéro attribué à votre mouvement de stock. BOB vous permet de préciser votre propre numérotation croissante. Il est conseillé de millésimer les pièces (200001, 200002, ). Il ne sera pas possible de modifier la numérotation. Nos Ref BOB permet de saisir une référence interne dans cette zone alphanumérique. Tiers Il s agit de la référence du fournisseur. Dans l option où, via les mouvements de stock, on encode les bons de livraisons provenant de divers fournisseurs. Total Reprend la valorisation totale en devise de base du mouvement de stock encodé. CORPS DU MOUVEMENT DE STOCK Article Correspond à la référence de l article. Celle-ci peut être saisie grâce au dialogue de recherche. Cette zone ne peut rester vide et doit contenir une référence existant dans le fichier des articles. Libellé Il s agit de la description de l article. Elle sera introduite automatiquement dès la saisie de la référence. Commentaire Commentaire optionel au choix de l utilisateur. Stk Actuel Stock actuel de l article spécifié. Qu. Mvt Quantité mouvementée.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 231 Stk Final Stock final calculé sur base du stock initial et du mouvement. Val.Unit. Valorisation unitaire de l article. BOB reprend, par défaut, le prix d achat spécifié dans la fiche article. Ce montant peut être modifié à la saisie. Val. Tot. Valorisation totale par article calculée sur base du montant repris dans la colonne Val.Unit.

232 CHAPITRE IX MENU FACTURATION INVENTAIRES EN-TETE DE L INVENTAIRE Les zones Journal, Date, N Pièce, Nos Ref, Tiers, et Total sont semblables à celles décrites dans l en-tête des mouvements de stock ci-dessus, à l exception de la zone Tiers inexistante ici. CORPS DE L INVENTAIRE DE STOCK Les zones Article, Libellé, Commentaire, Stk Actuel, Val.Unit., et Val.Tot. sont décrites aussi dans la partie consacrée aux mouvements de stock. Stk réel Permet d encoder les rectifications constatées sur l état des stock.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 233 GENERATION AUTOMATIQUE ENCODAGE FACTURES TYPE La saisie des factures type se fait de la même manière que les factures ordinaires, à la différence que celles-ci ne sont pas validables et qu elles doivent être encodées dans un journal de type abonnement. Une nouvelle zone supplémentaire apparaît dans l en-tête : Cat Il est donc possible de créer et de gérer des catégories de facture type. L ajout d une nouvelle catégorie peut se faire directement via l encodage d une facture type ou via l option Facturation Tables Lots de factures type.

234 CHAPITRE IX MENU FACTURATION GENERATION DE LOTS Cette option propose de générer automatiquement un lot de factures type. Il est indispensable que ces factures type soient préalablement encodées dans un journal de type abonnement. ONGLET Sélection Journal dictionnaire Journal de type abonnement à partir duquel BOB va récupérer les factures type. Journal de la facturation Journal de vente où l on va injecter les factures récupérées du journal ci-dessus. Date de la facture Date attribuée au document final. Récupération des commentaires ou Nouveaux commentaires Il est encore possible de récupérer les commentaires présents dans les factures type ou d en inscrire de nouveaux.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 235 N de doc. Intervalle de sélection basé sur les n de docuemnts type. Réf jeu Intervalle de sélection basé sur les catégories de factures type. ONGLET Documents Revoie la liste des documents type répondant aux critères spécifiés dans l onglet précédent. C est ici qu il faut sélectionner les documents pour lesquels BOB doit générer une facture type. Pour sélectionner un document type, il suffit de cocher la case en regard dans la colonne Sél. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES.

236 CHAPITRE IX MENU FACTURATION GENERATION D UN DOCUMENT TYPE Cette option propose de générer automatiquement une même facture pour un ensemble de clients. Il est indispensable que ces factures type soient préalablement encodées dans un journal de type abonnement. ONGLET Sélection Journal dictionnaire Journal de type abonnement à partir duquel BOB va récupérer la facture type. N de doc. N du document type à récupérer. Journal de la facturation Journal de vente où l on va injecter la facture récupérée du journal ci-dessus. Date de la facture Date attribuée au document final.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 237 Récupération des commentaires ou Nouveaux commentaires Il est encore possible de récupérer les commentaires présents dans la facture type ou d en inscrire de nouveaux. Référence client Intervalle de sélection basé sur la référence tiers. Catégorie client Intervalle de sélection basé sur la catégorie tiers. ONGLET Documents Renvoie la liste des tiers répondant aux critères spécifiés dans l onglet précédent. C est ici qu il faut sélectionner les tiers pour lesquels BOB doit générer une facture type. Pour sélectionner un tiers, il suffit de cocher la case en regard dans la colonne Sél.

238 CHAPITRE IX MENU FACTURATION CONSULTATION HISTORIQUE CLIENTS L historique présente, pour chaque client, l ensemble des documents encodés au départ du sous-menu encodage de la facturation. PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé concernant le client, vous trouverez les données suivantes : Valeurs Correspond au total des montants facturés. Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que BOB exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du total des mouvements. Mouvement du stock Il s agit du mouvement physique (en quantité) du stock. Cette zone apparaît lorsque vous choisissez le type de consultation «Articles triés par date».

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 239 Documents Ces trois boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de journal (factures, notes d envoi, commandes). Etat Ces trois boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de document (en attente, imprimés, comptabilisés). Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence du client vous permet de choisir trois types de consultation. La présentation de l historique variera selon votre choix. PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents encodés : - journal - date - numéro du document - prix net - devise - montant en devise - pourcentage de remise - pourcentage d escompte - case cochée = document imprimé - case cochée = document validé - nos références - vos références - date d échéance - date de livraison - code du tarif - langue - famille de remise - délai d escompte - mode de paiement - virement de communication structurée - responsable

240 CHAPITRE IX MENU FACTURATION Documents triés par date Ce type donne une visualisation des documents triés par date. Documents triés par journal Ce type de consultation vous permet de visualiser l ensemble des documents triés par type de journal de facturation. Article triés par date Ce type de consultation présente l historique des mouvements de stock. Il s agit des informations (référence, prix unitaire, ) concernant l ensemble des articles repris dans chaque document encodé. HISTORIQUE DES ARTICLES L historique présente, pour chaque fiche d un article, l ensemble des documents encodés au départ des journaux de facturation.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 241 PARTIE SUPERIEURE DE LA FENETRE En plus de la référence et du libellé de l article, vous trouverez les données suivantes : Valeurs Correspond au total des montants facturés. Pour plus de rapidité à l affichage de l historique, le programme n indique pas ce total. Pour que BOB exécute le calcul, il suffit de vous servir de l icone du total des mouvements. Mouvement du stock Il s agit du mouvement physique (en quantité) du stock. Documents Ces trois boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de journal (factures, notes d envoi, commandes). Etat Ces trois boutons poussoirs vous permettent de filtrer l information sur base du type de document (en attente, imprimés, comptabilisés). Type de consultation La liste déroulante située en dessous de la référence de l article vous permet de choisir quatre types de consultation. La présentation de l historique variera selon votre choix.

242 CHAPITRE IX MENU FACTURATION PARTIE CENTRALE DE LA FENETRE Pour chaque type de consultation, vous avez la possibilité d observer plusieurs informations concernant les documents encodés : - journal - numéro du document - date - référence du tiers - mouvement du stock - quantité commandée - quantité livrée - tarif - prix unitaire - pourcentage de remise - prix net - devise - prix net total - compte général d imputation - type, nature et pourcentage TVA - libellé de l article Mouvements par date Ce type donne une visualisation de l ensemble des articles triés par date. Documents triés par journal Ce type de consultation vous permet de visualiser les articles triés par type de journal de facturation.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 243 IMPRESSION Cette option permet d imprimer et de visualiser à l écran tous les documents nécessaires à la gestion commerciale. DOCUMENTS SELECTIONNES ONGLET Sélection Il est possible d imprimer les factures de un ou plusieurs journaux repris à l aide du dialogue de recherche. Il vous est possible de spécifier l impression des documents déjà imprimés et/ou non imprimés. Déterminez également le nombre de copie et les documents à annexer (notes d envoi et documents de transport). La partie inférieure de l onglet vous permet de sélectionner les numéros de documents, une fourchette de dates et les références des clients. ONGLET Document Cet onglet présente le résultat de la sélection. Vous pouvez observer plusieurs informations (journal, numéro et date du document, ) concernant les documents à imprimer. Il est possible de désélectionner les factures. Si vous n avez pas spécifié de dessin de document, le document n apparaîtra pas dans la liste. FICHIER DES ARTICLES ONGLET Sélection Cet onglet vous permet d éditer une liste résumée ou détaillée des articles. Il vous est également possible d opter pour une liste reprenant les tarifs correspondant à chaque

244 CHAPITRE IX MENU FACTURATION article. Dans ce cas, vous pouvez effectuer une sélection globale (tous les codes de tarifs) ou individuelle (choix d un seul code de tarifs). Vous pouvez trier les articles par référence ou par description. Choisissez la liste des références (ou descriptions) ainsi que la ou les catégorie(s) d articles que vous désirez imprimer. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES. LISTE DES PRIX ONGLET Sélection Il s agit de l impression des prix par article. Vous pouvez effectuer une sélection globale (tous les tarifs) ou individuelle (choix d un seul code de tarifs). Le programme vous laisse le choix entre l édition des articles par référence ou par description. Choisissez la liste des références (ou descriptions) ainsi que la ou les catégorie(s) d articles que vous désirez imprimer. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES. LISTE DE CONTROLE DES DOCUMENTS Cette fonctionnalité vous donne la possibilité de vérifier l ensemble des documents clients introduits par le biais des journaux de facturation.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 245 ONGLET Sélection Vous pouvez effectuer une sélection globale (tous les journaux) ou individuelle (choix d un seul journal). Il vous est également possible de trier les données par la date, le numéro de document ou par la référence du client. Choississez également les types de journaux souhaités (factures, notes de crédit, notes d envoi et bons de commande) ainsi que les types de documents (en attente, soldés, imprimés et validés). Le programme permet l impression d une liste détaillée. Celle-ci reprend les références introduites au journal de facturation ainsi que le dessin et le nombre de copies des documents. La partie inférieure de l onglet vous permet de sélectionner les numéros de documents, une fourchette de dates et les références des clients. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES. ETAT DE STOCK ONGLET Sélection Permet d imprimer l état du stock, actuel ou à une date déterminée. Différents niveaux de détail sont disponibles, de même que différentes méthodes de valorisation. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES.

246 CHAPITRE IX MENU FACTURATION HISTORIQUE ARTICLES ONGLET Sélection Via cette option, il est possible d éditer l historique des mouvements de stock (par journal ou par date). ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES.

CHAPITRE IX MENU FACTURATION 247 VALIDATION DES FACTURES Un document ne sera validé que s il a été préalablement imprimé. L opération de validation est irréversible. Il ne sera plus possible d effectuer des modifications aux pièces encodées. La validation des journaux de facturation signifie également le transfert en comptabilité générale. ONGLET Sélection Vous pouvez effectuer une sélection globale (tous les journaux) ou individuelle (choix d un seul journal). Choisissez également le type de journal (factures et/ou notes de crédit). La partie inférieure de l onglet vous permet de sélectionner les numéros de documents, une fourchette de dates et les références des clients. ONGLET Document Cet onglet présente les documents à valider. ONGLET Paramètres Nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (Généralités) qui présente l explication de l ONGLET DES PARAMETRES.

248 CHAPITRE IX MENU FACTURATION MISE A JOURS DES TARIFS Permet la modification des prix des articles par tarif. Il est également possible de définir des tarifs spécifiques par client pour cela l option Tarifs spécifiques /client (Utilitaires Options Gestion commerciale) doit être cochée. Il suffit ensuite de cliquer sur l icone.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 249 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES Le module des Immobilisés vous permet d automatiser la gestion des Actifs Immobilisés. Vous pourrez, entre autres, calculer les amortissements et les opérations comptables qui en découlent, etc. Nous aborderons également les fonctions à configurer avant d entamer la génération des amortissements. Chaque fonctionnalité comporte en plus de plusieurs ICONES STANDARDS, les icones contextuelles reprises ci-dessous. Icones Action Raccourci clavier Génère des documents ou des calculs suivant une sélection Alt G Accès à l historique des immobilisés Alt H Sauvegarde d un régime d amortissement type Alt X Convertit les montants en devise alternative Alt Z

250 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES TABLES Pour chaque table, vous pouvez définir une série de codes ainsi que leurs intitulés respectifs. Si elle ne sont pas complètes, l utilisateur peut encore les complèter directement à partir de l encodage de la fiche de base. CATEGORIE D IMMOBILISES Cette table permet de regrouper plusieurs immobilisés en différentes catégories internes. Ces catégories pourront être utilisées dans les zones de sélection lors d impressions, de consultations, CATEGORIE FISCALE Cette table permet de regrouper plusieurs immobilisés en différentes catégories fiscales. Ces catégories pourront être utilisées dans les zones de sélection lors d impressions, de consultations, et lors de l édition la liste des déductions fiscales pour investissement.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 251 FICHES DE BASE Les fiches de base sont en fait les fiches signalétiques de chaque immobilisé (Description, Méthode d amortissement, Comportement comptable, etc.). Chaque fiche peut être créée non seulement par : - l option Immobilisés Fiches de base ; mais encore par : - l option Encodage Achats en spécifiant un compte d imputation de type «Actif immobilisé» ; - l option Immobilisés Utilitaires Reprise d un tableau existant ; - l option Immobilisés Utilitaires Récupération de données externes. Ces trois dernières méthodes sont décrites dans les chapitres qui leur sont consacrés.

252 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES DESCRIPTION DES ZONES PARTIE GAUCHE DE L ECRAN Réf. Cette zone doit être remplie obligatoirement. Elle sera toujours unique. Il est donc vivement conseillé de l encoder avec vigilance. La zone de référence accepte un maximum de 10 caractères (zone alphanumérique). Val acq. Valeur d acquisition de l immobilisé. Date acqu. Date d acquisition de l immobilisé. Cat. Choisir une catégorie interne dans la liste. Si elle n existe pas, BOB propose de l insérer dans la table. Cette classification permettra d éditer des listes, en tenant compte uniquement de cette catégorie. Cat. fisc. Choisir la catégorie fiscale dans laquelle est repris l immobilisé. Si elle n existe pas, BOB propose de l insérer dans la table. Cette classification permettra d éditer des listes, en tenant compte uniquement de cette catégorie. Elle permettra également d éditer la liste des déductions fiscales pour investissement. Caractéristiques Données nécessaires à l amortissement comptable de l immobilisé. Début Période à partir de laquelle l immobilisé sera amorti.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 253 Méthode Les différentes méthodes d amortissement sont Linéaire (amortissement constant), Dégressif (double du linéaire, puis retour au linéaire), Accéléré (linéaire double), Personnalisé. Fréq Fréquence de l amortissement (si non Personnalisé) : Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel. Taux Taux sur base duquel l immobilisé sera amorti. Annuité complète >< Prorata Concerne la première dotation aux amortissements après l acquisition du bien. Annuité complète : La dotation est calculée sur base d une annuité complète et répartie sur le nombre de périodes restant à amortir pour l exercice en cours. Prorata temporis : La dotation est calculée sur base de la fréquence d amortissement et du nombre de périodes restant à amortir pour l exercice en cours. Dans ce 2 ème cas, les zones suivantes doivent être complètées : - Première zone : nombre d unités spécifiées dans la seconde zone. - Seconde zone : unité de calcul du prorata : en 1/12 ème ou en jours (à choisir dans la liste déroulante). Particularité pour le Grand Duché de Luxembourg : la gestion des immobilisés se fait de six mois en six mois. Un bien acquis pendant les 6 premiers mois de l exercice peut être amorti en annuité complète, tandis qu un bien acquis dans la seconde moitié de l exercice l est en 6 mois. Déduct Quotité déductible de l amortissement. Intervient dans l édition de listes de DNA (dépenses non-admises), dans le transfert de charges de dotations au passif du bilan.

254 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES Liaison comptabilité Reprend les comptes généraux à mouvementer pour l amortissement de l immobilisé. Immob. Compte de bilan actant l aquisition de l immobilisé. (ex : 230000) Amort. Compte de bilan actant l amortissement sur l immobilisé. (ex : 230900) Dotation Compte de résultat prenant en compte la dotation aux amortissements. (ex : 630000) Remarque : Il est possible de sauvegarder les caractéristiques d un immobilisé sous la forme d un profil type. Ce dernier est récupérable lors de la création de toute nouvelle fiche d immobilisé. Pour sauver un profil d immobilisé : Cliquer sur l icône pour sauver les caractéristiques de l immobilisé affiché. Compléter les différentes zones et cliquer sur la disquette.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 255 Pour récupérer un profil d immobilisé : En création d une nouvelle fiche, une zone supplémentaire apparaît à côté de la référence de l immobilisé. Cette zone donne la possibilité de sélectionner un profil type à attribuer à l immobilisé en cours de création. BOUTONS POUSSOIRS Ces deux boutons sont situés à droite de la «Réf.» de l immobilisé. En attente : tout nouvel immobilisé est «en attente» tant qu il n a pas été activé. Pour activer un immobilisé, sélectionner l option Immobilisés Activation nouveaux achats. Remarque : Aucune OD d amortissement (etc.) ne pourra être passée sur un immobilisé tant qu il aura le statut «En attente». Non amortissable : à activer lorsque l immobilisé n est pas amortissable. PARTIE DROITE DE L ECRAN Vous pouvez réduire la taille de la fiche en vous servant de l icone situé dans le coin inférieur droit. La partie droite de l écran est alors non visible. ONGLET Divers Ce tableau présente pour chaque immobilisé, une série de données descriptives supplémentaires. Immobilisé principal L immobilisé en cours peut faire référence à un immobilisé principal (par exemple une grue peut faire référence au camion qui la supporte). Remarque : Cette zone peut être aussi utilisée pour lier une plus-value de réévaluation à son bien initial.

256 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES Amortissement coordonné Si la case est cochée, l immobilisé en cours sera amorti au même rythme que l amortissement principal. Remarque : Peut être aussi utilisée pour accorder l amortissement d une plusvalue de réévaluation avec celui de son bien initial. Surface Permet de spécifier la surface d un bâtiment (par exemple pour le calcul des précomptes immobiliers). Puissance Permet de spécifier la puissance d une machine. Info Achat Fournisseur Reprend les références du fournisseur. Celui-ci est à sélectionner dans le fichier des tiers. Journal Journal dans lequel l acquisition comptable de l immobilisé a été encodée. N doc Numéro de la pièce reprenant l acquisition de l immobilisé. Les 3 zones ci-dessus sont optionnelles. Cependant BOB les complétera automatiquement si l immobilisé est encodé via une écriture comptable dans un journal d achat. ONGLET Analytique Données analytiques associées à l immobilisé.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 257 ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Amortissement planifié Pour les immobilisés de type planifié, cet onglet permet de définir les dotations d amortissement pour chaque période.

258 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES OP. PERIODIQUES Cette fenêtre affiche l état d avancement des opérations périodiques sur les immobilisés. Pour les immobilisés encore «en attente» qui doivent être repris dans les opérations périodiques, l utilisateur doit préalablement lancer l option Immobilisés Activation des nouveaux achats afin de les libérer et de calculer leur première dotation annuelle. Pour les autres, à chaque début d exercice, il convient de lancer la procédure Immobilisés Utilitaires Ouverture d un exercice. Ceci afin de calculer la dotation annuelle pour le nouvel exercice. Calc. Les écritures d amortissement ont-t-elles été calculées pour l exercice sélectionné?

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 259 O.D. Les opérations diverses en rapport ont-elles été comptabilisées? Clot. Les écritures d amortissement ont-elles été clôturées? Remarque Complément d information sur l état des immobilisés. Cette zone est complétée par BOB. ICONES Lance la procédure de calcul des opérations d amortissements pour la période sélectionnée. Permet d effacer les écritures de la période pour un ou plusieurs immobilisés. Permet la visualisation et la modification des écritures de la période. Ce point permet d une part sur la période d ouverture l ajout et la modification des changements de rubrique et les changements de méthodes d amortissement et d autre part sur les autres périodes l ajout et la modification des amortissements exceptionnels et des extournes (vente) des immobilisés. Permet la comptabilisation des écritures d amortissement de la période (et des périodes antérieures non comptabilisées). Génération de l OD correspondante dans un temporaire de la comptabilité. Permet la dé comptabilisation des écritures d amortissement de la période (et des périodes postérieures). Génération de l OD d annulation correspondante dans un temporaire de la comptabilité.

260 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES Permet la clôture de la période du point de vue du module de gestion des immobilisés. Permet l affichage d un onglet supplémentaire donnant l état d avancement pour chaque immobilisé.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 261 CONSULTATION HISTORIQUES Consultations des historiques des Immobilisés.

262 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES IMPRESSION TABLEAUX D AMORTISSEMENT

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 263

264 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES TABLEAU DES MOUVEMENTS

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 265

266 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES ETAT DES IMMOBILISES

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 267

268 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES ACQUISITIONS

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 269

270 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES EXTOURNES

DEDUCTIONS CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 271

272 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES ACTIVATION DES NOUVEAUX ACHATS Passage obligé pour que BOB tienne compte des fiches d immobilisés pour la comptabilisation des opérations périodiques. Un immobilisé non encore activé a le statut «En attente» (voir Fiches de base). Cette opération fait office d Ouverture d exercice pour les nouveaux immobilisés. Elle calcule donc la dotation annuelle pour l année en cours pour chaque immobilisé activé. Il suffit alors de sélectionner les immobilisés à activer, et de lancer la procédure.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 273 UTILITAIRES OUVERTURE D UN EXERCICE Opération indispensable qui permettra le calcul de la dotation annuelle d amortissement pour l exercice à ouvrir.

274 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES REPRISE TABLEAU EXISTANT Attention, cette possibilité ne doit être envisagée que pour la récupération de données provenant de l exercice antérieur et non pour l encodage de nouveaux immobilisés de l exercice en cours.

CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 275 Après avoir précisé l exercice d ouverture, il suffit d encoder son tableau d amortissement en continu en indiquant : 4une référence (cette référence peut s incrémenter automatiquement menu utilitaire-option) 4un libellé 4un type d immobilisé que l on peut sauvegarder comme catégorie 4un compte d immobilisé (classe 2 en Belgique) 4la date d acquisition du bien 4la méthode d amortissement 4le taux 4la fréquence

276 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 4une catégorie facultative 4la valeur d acquisition 4le total amorti (amortissements cumulés) 4le total extourné

RECUPERATION DONNEES EXTERNES CHAPITRE X MENU IMMOBILISES 277

278 CHAPITRE X MENU IMMOBILISES PARAMETRAGE DU PLAN COMPTABLE Permet de ne visualiser que les comptes d actif immobilisé

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 279 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE Ce menu rassemble un ensemble de programmes utilisés moins fréquemment et concerne notamment la configuration de la comptabilité, la gestion des périodes, En plus des ICONES STANDARDS, vous trouverez les icones contextuelles suivantes : Icones Action Raccourci clavier Permet d accéder à l historique du journal Alt H Permet d obtenir un dessin de rappel Remise à blanc des préférences : permet de remettre globalement la disposition originale de plusieurs modifications apportées Permet de clôturer une période

280 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE CONFIGURATION PARAMETRES GENERAUX Cette fonctionnalité permet de revoir les paramètres du dossier au travers des mêmes écrans que lors de la création du dossier. Elle donne les informations concernant la sérialisation du logiciel, les coordonnées du dossier et l installation des modules. Elle vous donne également les renseignements concernant la langue et les devises utilisées. Langue : vous pouvez cocher la case «Gestion du libellé alternatif» et choisir la langue. Cette zone activée vous permettra d éditer vos documents en tenant compte de cette langue alternative. Pour ce faire, il suffit de le spécifier dans l ONGLET DES PARAMETRES présent dans le menu «Impression». Législation et devises : défini le code du pays et la monnaie de base. Vous pourrez éditer et visualiser vos documents comptables en convertissant les données en devise alternative. COMPTES AUTOMATIQUES Cette fonctionnalité permet de définir les comptes sur lesquels le programme imputera automatiquement : centralisateurs tiers, escompte, frais bancaires, TVA due Ces comptes automatiques sont installés suivant le plan comptable généré par le programme lors de l installation. Si ce n est pas le cas, veillez à les installer avec soin. Nous vous conseillons de vérifier l exactitude de tous les comptes centralisateurs avant de réaliser tout encodage. Comptes collectifs : il s agit des comptes centralisateurs attribués aux clients et aux fournisseurs. Il n est pas possible de supprimer ou de modifier ces comptes. Cependant, vous pouvez en rajouter.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 281 Comptes d imputation automatiques (quatres onglets) : correspond aux comptes centralisateurs attribués aux comptes de TVA (TVA à payer, cocontractant, ), aux comptes financiers (escompte, différences de change, ), aux comptes divers (bénéfice, perte, virements internes, ), et aux comptes de gestion des immobilisés (plus-values,...). Ces comptes peuvent être modifiés. Pour que ces modifications se répercutent au niveau des codes TVA (voir la fonctionnalité TAUX DE TVA), il suffit d effectuer une mise à jour en cliquant sur la case «MàJ Codes TVA». LISTE DES JOURNAUX Cette fonctionnalité sert à créer les journaux dans lesquels vous enregistrerez tous les documents comptables. Il existe plusieurs types de journaux : journaux de ventes, journaux d achats, journaux financiers, journaux d opérations diverses, des notes de crédit sur vente, sur achat et journal de réouverture. Celui-ci contient les écritures de réouverture (classe 1 à 5) en début d exercice comptable. Créez la référence sur base de laquelle il est fait appel au journal. Ce code est unique et non modifiable. La zone «Sans validation» peut être activée. Les écritures de ce journal ne peuvent pas être centralisées (encodage d écritures de salaires, ). ONGLET Caractéristiques Il est impératif de cocher la case «Gestion de la TVA» pour que la ventilation TVA s effectue lors de l encodage des documents. Lorsque vous créez un journal financier, vous devez complétez la fiche en mentionnant le numéro de compte bancaire et la devise utilisée. Ces deux caractéristiques ne seront pas modifiables. Pour la ventilation des frais bancaires avec TVA à récupérer, introduisez le type, le code et le pourcentage de la TVA. Certains journaux financiers (notamment la caisse) ne peuvent pas présenter un solde négatif. Le programme vous propose de ne pas établir de contrôle ou d afficher un signe d avertissement ou encore de vous interdire le déroulement de l encodage. L onglet vous présente également le numéro et la période du prochain enregistrement dans le journal. Lorsque vous débutez une comptabilité, vous pouvez millésimer vos documents à partir de ces zones (pour l an 2000 : 200001, 200002, ).

282 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE Dans le cas de la création d un journal financier, deux onglets supplémentaires apparaîtront. Il s agit de l onglet Banque et l onglet Coda. L explication de ces deux onglets se trouve dans le CHAPITRE VIII MENU BANQUE. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer à la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. L icone permet d accéder à l historique du journal. Celui-ci détaille, pour un ou plusieurs exercices (liste déroulante en dessous de la référence du journal) et par période, les numéros de page de début et de fin (numéros modifiables) ainsi que la date d impression. Il présente également le nombre d écritures enregistrées. TAUX DE TVA Permet d accéder au mécanisme des taux de TVA. Seul un comptable averti pourra modifier ces mécanismes ou ajouter un nouveau taux. Les codes TVA des achats et des ventes sont répartis en trois parties. Il existe trois types de codes : National : opérations effectuées au niveau national CEE : opérations intracommunautaires International : opérations internationales (en dehors de la CEE) Ces trois types sont subdivisés en plusieurs natures. Celles-ci seront différentes selon le type du code (National, CEE ou International). Chaque nature se subdivise en pourcentage (6%, 12%, 21%, ). Une liste des codes TVA est fournie en standard lors de l acquisition du programme.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 283 DESCRIPTION DES ZONES Type Nature simple : la TVA est imputée sur un seul compte centralisateur. Nature à contrepartie : la TVA est imputée sur deux comptes centralisateurs. Nature Il s agit de la nature du code TVA. Par exemple, au niveau national, BSD correspond aux services et biens divers et MD correspond aux marchandises. Taux Taux de TVA (6%, 12%, ). Visible À désactiver lorsque vous ne souhaitez pas voir apparaître ce code lors de vos saisies. Nom Libellé désignant la nature du code. ONGLET Caractéristiques Date de validité Les codes TVA se voient affecter d une période de validité. Celle-ci a pour objet de n autoriser l accès qu aux codes en vigueur lors de la période d encodage et d alléger la liste des codes TVA affichée lors des enregistrements. Vérification de la base et de la taxe Vous pouvez choisir que BOB n effectue pas de contrôle de la base et de la taxe ou qu au contraire il veille à vérifier que les montants sont différents ou égal à 0. Déductibilité Il s agit du pourcentage de déductibilité de la TVA. Listings Le programme peut proposer automatiquement l inscription de toutes les transactions enregistrées avec certains codes TVA lors du traitement du listing TVA,

284 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE intracommunautaire et intrastat. Il est également possible de tenir compte de ces transactions au niveau du chiffre d affaires. ONGLET Comportement Chaque code doit être affecté à une ou plusieurs case(s) de la déclaration TVA. Il est conseillé d être vigilant lorsque vous désirez opérer des modifications ou ajout. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le dialogue de recherche pour accéder au tableau de «Saisie des cases TVA». Choisissez une case dans la liste et cliquez sur la flèche gauche pour l introduire dans le tableau de sélection. Il est possible d attribuer le sens négatif à une case (liste déroulante + -). ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer à la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. La barre d outils située au bas de la fenêtre vous permet de choisir le schéma de la déclaration TVA (jusqu au 31.12.98 et à partir du 01.01.99). PARAMETRES DES RAPPELS Permet de spécifier les options relatives aux rappels de paiement (nombre de niveau, délai minimum entre deux rappels, ). Spécifiez les données suivantes : - nombre de niveaux de rappel que vous souhaitez créer - délai (jours) entre deux rappels - retard toléré avant le rappel - montant échu toléré Lors d une première utilisation des rappels, indiquez respectivement les valeurs 3, 0, 0, 0, pour vous familiariser avec le comportement de la procédure et pouvoir estimer par la suite les paramètres qui vous conviennent exactement.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 285 TEXTES DES RAPPELS Cette fonctionnalité vous permet de rédiger les textes des rappels dont le nombre a été défini dans les PARAMETRES DES RAPPELS. Vous avez la possibilité de personnaliser les textes suivant la catégorie, la langue du client et le niveau de rappel. La touche «F2» vous permettra d effectuer la mise en page. Pour personnaliser vos textes de rappel, nous vous renvoyons à la fonctionnalité

286 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE DESSINS DE DOCUMENTS reprise dans le chapitre IX (menu facturation). PARAMETRAGE DES ETATS FINANCIERS Cette option permet de définir les mécanismes de l établissement des bilans. Seul un comptable averti pourra modifier ou compléter ces mécanismes. TABLES SUPPLEMENTAIRES Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de définir ses propres tables qui serviront à valider des données dans la partie paramétrable des signalétiques. CHAMPS SUPPLEMENTAIRES Permet d adapter la partie libre des fiches Tiers, Personnes, Comptes généraux, Analytiques, Articles, et Immobilisés. MENU UTILISATEUR Permet de paramètrer différents types de menus utilisateurs. Principal : Contextuel : Menu qui apparaît en cliquant sur le bouton droit de la souris. Les options disponibles sont fonction de l endroit du programme où l utilisateur se trouve. Process :

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 287 UTILISATEURS ONGLET Caractéristiques Titres Télécom - Autres - Fonction : notez la fonction de la personne. Civilité : il s agit des salutations reprises sur les lettres adressées à la personne de contact (Cher Maître, ). Numéro de téléphone et de GSM. Adresse E-mail. Niveau : importance de la personne dans l entreprise (0 = le plus important) Sexe : Monsieur, Dame, Demoiselle, Indéfini. ONGLET Divers Le programme propose plusieurs options. Elles vous permettent ainsi de détailler la fiche en apportant des informations complémentaires. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Options Cet onglet vous permet, en tant qu utilisateur, de modifier vos options de travail. Il vous est possible de choisir la langue reprise à l écran et à l impression. Vous pouvez activer les cases à cocher pour faire apparaître les libellés alternatifs, l assistant et la devise alternative. Vous pouvez également indiquer votre mot de passe qui devra être signalé obligatoirement lorsque vous ouvrez un dossier. L icone vous permet de remettre toutes vos modifications apportées aux fenêtre (agrandissement des colonnes, ) sous la forme originale.

288 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE OPTIONS Cette fonctionnalité vous permet de paramétrer plusieurs zones rencontrées lors de l utilisation du logiciel. Cette configuration porte notamment sur la gestion de la comptabilité, la déclaration TVA, l échéancier, les impressions, la liaison comptable ainsi que certains onglets optionnels (déclaration Intrastat, gestion commerciale, dessin des documents, gestion commerciale et les liaisons bancaire et analytique). ONGLET Comptabilité Paramètres généraux Il vous est possible de spécifier les informations suivantes : Une recherche dans le fichier des tiers prioritairement à partir de la référence ou du nom La gestion de la TVA. Cette case activée vous permettra la ventilation de la TVA lors des encodages. La gestion des devises. Cette case activée provoquera par défaut, au niveau de la création des journaux, la gestion des devises La gestion de la déclaration Intrastat (optionnelle). La réconciliation multi-devises. Comptes généraux Référence secondaire : vous pouvez attribuer une deuxième référence aux comptes généraux. Une zone complémentaire vous permettra de la spécifier lors de la création des comptes généraux. Il vous est possible d effectuer une recherche du compte à partir de cette deuxième référence. Comptes généraux en devises : à partir du plan comptable, vous pouvez observer les montants en devises qui ont été imputés dans le compte général. Personnalisation comptes par défaut des financiers : les comptes par défaut (frais, escomptes, ) déterminés dans les COMPTES AUTOMATIQUES concernant les journaux financiers peuvent être modifiés. OD sur les comptes centralisateurs financiers : vous pouvez opérer des opérations diverses à partir des comptes centralisateurs attribués aux journaux financiers.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 289 ONGLET Gestion de la TVA Cet onglet apparaît si la case «Gestion de TVA» est activée dans les paramètres généraux de l onglet Comptabilité. Il sert à compléter certaines informations introduites sur la déclaration TVA officielle. ONGLET Intrastat Cet onglet apparaît si la case «Gestion de la déclaration Intrastat» est activée dans les paramètres généraux de l onglet Comptabilité. Il sert à compléter certaines informations introduites sur la déclaration Intrastat. ONGLET Echéancier Vous avez la possibilité de spécifier les délais à l affichage et à l impression des échéanciers. ONGLET Impressions Il s agit de données par défaut qui sont modifiables lors des impressions dans l ONGLET DES PARAMETRES. ONGLET Autres Concerne les données relatives à la liaison bancaire et à l analytique. ONGLET Gestion commerciale Présente les données concernant la gestion des stocks, des commandes, les tarifs, ONGLET Liaison comptable Cet onglet vous permet d indiquer les codes TVA et les comptes généraux qui seront repris par défaut lors de l encodage des factures, notes de crédit, à partir du menu facturation. ONGLET Documents Concerne les informations (en-tête, corps et dessin) relatives aux documents du menu facturation.

290 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE ONGLET Regroup. Doc Reprend le paramètrage de la méthode de regroupement des documents lors de la facturation (notes d envoi et factures types). ONGLET Immobilisés Concerne le paramètrage général relatif au module des immobilisés.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 291 GESTION DES PERIODES Vous pouvez conserver un nombre illimité d exercices en ligne. Vous pouvez encoder simultanément sur trois exercices. Le nombre de mois par exercice est libre et vous avez la possibilité de le redéfinir à la fin de chaque exercice fiscal. Il vous est également possible de choisir de travailler en périodes trimestrielles. Une période peut être : Ouverte : il s agit des périodes qui contiendront des écritures. Clôturée : clôturer une période qui a été ouverte et/ou définie consiste à la rendre définitivement inaccessible à l écriture. Elle reste cependant accessible à la consultation. L icone permet de clôturer une période. Définie : la période définie (case à cocher activée) est la période ouverte proposée par défaut lors de l encodage des journaux, des consultations et impressions. Une seule période peut être définie.

292 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE OPERATION ANNUELLE OUVERTURE Cette opération consiste à réouvrir les comptes généraux de la nouvelle année au départ de la balance générale de l année précédente. Elle doit obligatoirement être passée dans un journal d opérations diverses de réouverture. REEVALUATION Lorsque vous établissez un bilan ou une situation intermédiaire, vous êtes à même d effectuer une réévaluation de certains postes en devises. Grâce à cette fonctionnalité, le programme va réévaluer automatiquement les comptes en devise concernant les clients, les fournisseurs ainsi que certains comptes généraux. Il vous suffit de compléter la zone «Ecriture» pour que le programme établisse l écriture comptable de réévaluation.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 293 BASCULEMENT VERS L EURO Cette fonctionnalité permet à tout moment de basculer définitivement la comptabilité en EURO. Cependant, il faut être certain d avoir pris au préalable au moins deux copies de sécurité du dossier. De plus, l assemblée générale devra avoir approuvé le dernier bilan en BEF/LUFet tous les listings officiels auront été imprimés. En effet, après le basculement vers l Euro, il ne sera plus possible d encoder des pièces dans l ancienne devise de base (BEF ou LUF). Cependant, l inverseur permettra toujours d imprimer les listings comptables dans l ancienne devise, mais en mode «Conversion».

294 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE TESTS COMPTABLES Ces tests permettent à tout moment de s assurer de l intégrité des données.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 295 CALCULATRICE Affiche la calculatrice de Windows dans un coin de l écran. Vous pouvez aisément l utiliser via le pavé numérique de votre clavier.

296 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE CALENDRIER Affiche le calendrier dans un coin de l écran.

CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE 297 EXPORTATION / IMPORTATION ANALYSES BILANTAIRES Permet d exporter des analyses bilantaires vers d autres applications telles que : ANALBI CUBIC ; ACCON CED Samsom ; SUPER ACCOUNT FISCALC ; SOFISK Calcul de l impôt.

298 CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE LIAISON FIDUCIAIRE ********* Voir DLL ***********

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 299 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME Comme expliqué dans le manuel «Premiers pas», le logiciel propose deux modes de travail : le mode «Système» et le mode «Dossier». Chacun donnant accès à une barre de menus qui lui est propre. Chaque menu donnant accès à une liste de fonctionnalités. Le mode dossier (Chapitres I à X) est destiné à une utilisation plus courante du programme, c est-à-dire à l encodage d écritures, de signalétiques, Les manipulations dans ce mode travail ne portent que sur le dossier actif. Le nom du dossier actif est affiché sur la barre d état en bas de la fenêtre de l application. Le mode système permet de configurer certains paramètres de votre application, de créer un nouvel utilisateur avec ses propres droits d accès, de créer un nouveau dossier, de réorganiser et de réparer les fichiers d un dossier bien précis, de mettre à jour une table commune à tous les dossiers,. Les manipulations dans ce mode de travail portent sur l ensemble des dossiers ou sur un dossier en particulier. Comment choisir le mode de travail? Lors du lancement de l application, BOB vous demande un code dossier : Si vous laissez cette zone à blanc et que vous appuyez sur <OK>, vous accédez au Mode Système. Si par contre, vous spécifiez un code dossier existant, vous accédez au Mode Dossier et le dossier spécifié est ouvert.

300 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME Comment changer de mode? Mode Système Mode Dossier : Ouvrir un dossier via Fichier Ouvrir dossier. Mode Dossier Mode Système : Fermer le dossier via Fichier Fermer dossier. Ouvrir un autre dossier via l option Fichier Ouvrir dossier engendre la fermeture automatique du dossier précédent. Dès lors il n y a jamais qu un seul dossier ouvert par session. Avant d entamer l explication du mode de travail «Système», il est essentiel de prendre connaissance des significations des icones que vous rencontrerez. Pour chaque fenêtre activée, BOB permet l utilisation d une barre d outils composée de plusieurs icones. En cliquant sur l une de ces icones, vous accédez rapidement à une fonction spécifique du programme. Ces icones sont toujours associées à une info-bulle (vous pouvez les visualiser en baladant le pointeur de votre souris sur la barre d outils) et sont accessibles via un raccourci clavier. La barre d outils principale est située sous la barre de menus. Le tableau suivant présente la signification de chacune des icones. Icone Nom / Infobulle Couper Copier Coller Chercher Clic de la souris Efface le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers Copie le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers Colle le texte du presse-papiers dans la fenêtre activée. Ouvre une boîte de dialogue permettant d effectuer une recherche séquentielle Raccourci clavier Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + F Prévisualiser Donne un aperçu des données à l écran avant impression sur papier Imprimer Imprime les données relatives à la fenêtre active Ctrl + P

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 301 Assistant Calculatrice Permet d obtenir une aide concernant les fonctions du programme Affiche une calculatrice dans un coin de l écran Shift + F1 Shift + F2

302 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME MENU FICHIER NOUVEAU DOSSIER Cette fonctionnalité vous permet de créer un nouveau dossier. Avant d effectuer cette opération, le programme présente à l écran le contrat de licence d utilisation pour les logiciels de Gestion BOB Software. Celui-ci est bien entendu à lire attentivement. En installant, en copiant ou en utilisant le produit, vous reconnaissez être lié par les termes de ce contrat. Vous allez devoir compléter une succession d écrans. Certains paramètres saisis dans ces écrans pourront être modifiés et complétés après la création du dossier. Après avoir accepté le contrat de licence, vous obtenez les données de la sérialisation du logiciel. Pour continuer la création, vous devez indiquez le code d installation indiqué sur la fiche signalétique de votre licence. Toutes ces informations vous sont fournies (fiche imprimée qui accompagne le CD ROM) lors de l installation de BOB. Après avoir indiqué le code d installation, il vous est possible de spécifier les coordonnées du nouveau dossier. La référence est composée de deux caractères (zone alphanumérique). Complétez ensuite le nom, l adresse et le numéro de TVA. L écran suivant vous permet de déterminer l emplacement des informations relatives au dossier dans un répertoire, de noter le numéro de compte bancaire et éventuellement le numéro de téléphone et de fax. Cet écran vous permet également de spécifier la langue de base et la langue alternative du dossier. Le programme vous propose ensuite de choisir les modules à installer (comptabilié générale, comptabilité analytique, transferts bancaires et gestion commerciale). Pour ce faire, il suffit de cocher la ou les case(s) correspondant au(x) module(s) souhaité(s).

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 303 L écran suivant vous permet de récupérer les paramètres d un autre dossier existant (plan comptable, clients, ) ou de récupérer les données à partir d un autre logiciel (CUBIC for Dos, CUBIC for Windows, Excellent, COBUL Flash, COMPAC Version 6 et 7). Si la récupération à partir d un autre lobiciel est décidée, un écran supplémentaire vous permet de spécifier les coordonnées du dossier au niveau de cet autre logiciel. Définissez la législation (code pays ISO, c est-à-dire LU pour le Luxembourg, BE pour la Belgique) et la devise de base et alternative du dossier. Spécifiez les informations concernant le plan comptable (longueur des comptes généraux, récupération ou non d un plan comptable standard). Déterminez la date de début d exercice et la périodicité (trimestrielle ou mensuelle). Afin d optimiser votre travail, vous pouvez adapter une série de paramètres selon votre convenance. Vous pourrez modifier et compléter cette personnalisation à tout moment par la fonctionnalité des

304 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME OPTIONS (menu utilitaire en mode dossier). Lors de la récupération de données d un autre logiciel, le programme pourra éventuellement vous demander l une ou l autre confirmation. Lorsque la création du dossier est terminée, vérifiez soigneusement les paramètres du dossier. Avant d encoder, il convient également de vérifier attentivement les comptes d imputations automatiques et les comptes liés aux codes TVA ainsi que la liste des journaux. Toutes ces données sont reprises dans le CHAPITRE XI MENU UTILITAIRE en mode de travail dossier. Afin d accélérer les encodages, nous vous conseillons vivement de compléter les valeurs par défaut associées au niveau des comptes généraux ainsi qu au niveau des comptes tiers. En effet, le temps investi pour la préparation des valeurs par défaut (compte, Imputation analytique, code TVA, devise, délais de paiement, escompte ) sera, plus que largement, récupéré lors des encodages. S il s agit d un dossier créé à partir d un autre dossier BOB ou à partir de rien, il convient de procéder à l ouverture individuelle de chacun des postes ouverts pour les comptes qui devront être lettrés. Pour les comptes qui ne donneront pas lieu à un lettrage, une ouverture en solde est suffisante. Pour pouvoir encoder cette opération diverse d ouverture en plusieurs fois, il suffit d équilibrer chaque pièce à l aide d un compte spécifique d ouverture. Lorsque tous les comptes auront été ouverts, ce compte d ouverture sera évidemment soldé automatiquement. OUVRIR DOSSIER Permet d ouvrir un dossier existant. IMPRESSION DES FICHIERS Liste des dossiers

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 305 Le premier onglet (Sélection) vous permet d imprimer une liste de tous vos dossiers créés. Ceux-ci peuvent être sélectionnés par leur référence ou par leur nom. En ce qui concerne le deuxième onglet, nous vous renvoyons au premier chapitre de ce manuel (ONGLET DES PARAMETRES). Vous pouvez utiliser les icones d IMPRESSION. QUITTER Vous permet de quitter le programme.

306 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME MENU EDITION Il s agit d un menu contextuel. En effet, les fonctions proposées se rapportent directement la fenêtre dans laquelle on se trouve. Pour chaque fenêtre activée, vous pouvez aisément obtenir les fonctions de ce menu en cliquant sur le bouton droit de la souris. COUPER-COPIER-COLLER Efface ou copie le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers. Ce texte est ensuite collé dans la fenêtre activée. DERNIERE VALEUR (Ctrl B) Cette fonctionnalité permet de récupérer la dernière valeur introduite. Vous l utiliserez le plus souvent lors des encodages. TRANSFERT Certaines créations ou modifications de fiches (le cours des devises étrangères par exemple) peuvent être communes à plusieurs dossiers. Ces créations ou ces modifications effectuées peuvent être transférées vers plusieurs dossiers en une seule opération. Cette fonctionnalité est profitable lorsque vous traiter un nombre important de dossiers. Elle fonctionne dans la plupart des fichiers de base (Mode «Dossier») : tiers, comptes généraux, tables, cours des devises). IMPRESSION (Ctrl P) Donne un accès direct à l information sur papier. Vous pouvez imprimer, de manière détaillée, les données de la fenêtre active sans la fermer. PREVISUALISATION Cette fonctionnalité vous permet de visualiser vos données à l écran avant l impression.

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 307 RECHERCHE SEQUENTIELLE (Ctrl F) Vous pourrez établir une recherche séquentielle d une fiche signalétique en vous basant sur n importe quelle de ses caractéristiques. La possibilité est même d établir une recherche sur un élément partiel d une fiche. Par exemple, une partie d adresse (rue, ). PREFERENCES Afin d éviter la gestion de certaines zones inutiles lorsque vous utilisez le programme, cette fonctionnalité vous permet de sélectionner vos préférences concernant les caractéristiques suivantes : - la langue utilisée pour l affichage à l écran de vos sélections - la langue utilisée à l impression ainsi que l affichage ou non de la date, de l heure d édition, des critères de sélection et d un commentaire éventuel. - l imprimante - le nombre d exemplaires supplémentaires. INFORMATIONS GENERALES Cette fonctionnalité vous procure plusieurs renseignements concernant le répertoire, le nom, la taille, la date de création, du fichier, de la fiche et de la fenêtre active lors de l appel. En cas de problèmes, ces informations seront utiles au service du support.

220 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME MENU CONFIGURATION UTILISATEURS Cette fonctionnalité permet de créer de nouveaux utilisateurs, de définir leur profil ainsi que leur privilèges d accès dans chacun des dossiers. Vous rencontrerez les icones de MEMORISATION, de NAVIGATION et les icones d INSERTION-EFFACEMENT. Spécifiez le code, le nom et le prénom de l utilisateur. Le code est unique et sera demandé lors de l ouverture d un dossier. ONGLET Caractéristiques Titres Fonction : notez la fonction de la personne. Civilité : il s agit des salutations reprises sur les lettres adressées à la personne.

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 309 Télécom - Autres - Numéro de téléphone et de GSM. Adresse E-mail. Niveau : importance de la personne dans l entreprise (0 = le plus important) Sexe : Monsieur, Dame, Demoiselle, Indéfini. ONGLET Divers Le programme propose plusieurs options. Elles vous permettent ainsi de détailler la fiche en apportant des informations complémentaires. ONGLET Mémo Zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche «F2» vous permettra d opérer la mise en page. En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtiendrez plusieurs options qui vous permettront d effectuer la mise en page. ONGLET Options Cet onglet vous permet, en tant qu utilisateur, de modifier vos options de travail. Il vous est possible de choisir la langue reprise à l écran et à l impression. Vous pouvez activer les cases à cocher pour faire apparaître les libellés alternatifs, l assistant et la devise alternative. Vous pouvez également indiquer votre mot de passe qui devra être signalé obligatoirement lorsque vous ouvrez un dossier. L icone vous permet de remettre toutes vos modifications apportées aux fenêtre (agrandissement des colonnes, ) sous la forme originale. Grâce à l icone, vous pouvez définir, pour chaque utilisateur, les droits d accès dans chacun des dossiers.

310 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME Après avoir déterminé le dossier concerné, vous pouvez spécifier un profil correspondant à l utilisateur. Le programme vous propose six sortes de profils : superviseur (tous les droits) ; encodage (principalement encodage, impression documents légaux, ) ; consultation (uniquement visualisation des données) ; aucun droit ; prospect (uniquement accès aux comptes tiers) ; personnalisé (à compléter selon votre convenance). ONGLET Signalétiques Vous pouvez attribuer une caractéristique à chaque compte (clients-fournisseursgénéraux-analytiques) et fichier (prospects-dictionnaires-codes postaux-personnescours des devises-autres tables). Suivant le compte et le fichier, vous avez le choix entre deux à quatre caractéristiques : tous les droits ; maintenance (autorisation de modifier les données) ; visualisation ; pas d accès.

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 311 ONGLET Journaux Par type de journal, vous pouvez choisir entre quatre caractéristiques : tous les droits ; encodage ; visualisation ; pas d accès. Il vous est également possible de déterminer les droits (case à cocher) vis-à-vis des journaux en attente de validation (transferts ; destruction ; validation ; publication). ONGLET Publications Vous pouvez attribuer une caractéristique à chaque compte (clients-fournisseursgénéraux-analytiques). Vous avez le choix entre cinq caractéristiques : tous les droits ; pas d accès ; uniquement les historiques, les balances ou les signalétiques. Il est également possible de déterminer les droits (case à cocher) vis-à-vis des fichiers (prospect ; personnes ; dictionnaires ; rappels de paiement ; cours ; codes postaux ; autres tables ; virements). ONGLET Publications légales Concerne les droits attribués à l utilisateur au niveau des publications officielles (déclaration TVA ; déclaration Intrastat ; tableau de bord ; listing TVA ; bilans et comptes de résultats) ainsi qu au niveau des publications des journaux et centralisateurs. ONGLET Utilitaires Il s agit des droits attribués concernant la configuration (paramètres généraux ; comptes centralisateurs ; ajout, suppression et modification des journaux et des codes TVA), le paramétrage des documents tiers (rappels et virements), les périodes (gestion et clôture des périodes), ainsi que les opérations annuelles (réouverture). ONGLET Système Vous pouvez attribuer des droits (case à cocher) au niveau de plusieurs opérations (gestion des utilisateurs ; création de sociétés ; ).

312 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME MENU MAINTENANCE REORGANISATION Il s agit d une procédure interne qui consiste à reconstruire les tables d index donnant accès aux fichiers et à en effectuer un compactage. Les tables d index reprennent les différentes clés de tri des enregistrements au sein des fichiers. ONGLET Sélection Après avoir spécifié votre sélection (dossier concerné et traitement à effectuer), la réorganisation s effectuera en utilisant l icone d exécution d opération. Un deuxième onglet présentera le résultat de la reconstruction des index. Ce résultat peut éventuellement être imprimé. Pour ce faire, il est possible d utiliser les icones d IMPRESSION et de SELECTION. ONGLET Paramètres En ce qui concerne cet onglet, nous vous renvoyons au premier chapitre développant l explication de l ONGLET DES PARAMETRES.

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 313 BACKUP/RESTORE Vu l importance de la prise régulière de copies de sécurité des données comptables, le programme vous permet d effectuer aisément ces opérations nécessaires par le biais de la fonctionnalité «Backup/Restore». Par le biais du

314 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME Dialogue de recherche ou de la liste déroulante pour le choix d une unité extractible, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dossier(s) à traiter et spécifier l unité dans laquelle les données de la sauvegarde seront introduites (premier onglet). L opération inverse de la copie est la récupération (deuxième onglet). Celle-ci consiste à réinjecter une copie de sécurité dans le répertoire de BOB. Il est évident que les données présentes sur le disque seront écrasées et remplacées par celles de la copie. C est pourquoi, cette procédure ne sera lancée qu en cas de dommages importants constatés aux fichiers. En utilisant une des icones d OPERATION, vous lancerez la sauvegarde ou la récupération d un ou plusieurs dossier(s) sélectionné(s). Les informations concernant les copies de sécurité effectuées apparaîtront dans l onglet «Restaurer». Vous pouvez éventuellement les supprimer en vous servant de l icone d INSERTION- EFFACEMENT. Le troisième onglet «Expert» sert plus particulièrement à la récupération de toutes les données, y compris celles qui ne sont pas introduites dans l historique de sauvegarde. Cette opération sera par exemple utile à un expert comptable qui récupère habituellement les données de ses clients. TABLES STANDARDS La plupart de ces tables respectent, par souci de cohérence, la normalisation ISO. Il s agit de plusieurs codes représentant les devises, les pays, les numéros de TVA et les institutions bancaires. Pour chaque table, vous avez la possibilité d utiliser les icones de MEMORISATION et de NAVIGATION. Table des devises

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 315 La table des devises permet de spécifier si un code est visible. Lors des opérations comptables, le programme vous proposera uniquement les codes définis comme étant visibles. Cela permettra de voir apparaître une liste limitée composée de devises que vous utilisez le plus fréquemment. Il vous est également possible de déterminer le nombre de décimales et de lier la devise à l Euro.

316 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME Table des pays Il s agit des codes ISO représentant les pays. Tables des préfixes TVA

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 317 Un numéro de TVA est attribué à tous les assujettis. Chaque numéro sera précédé du code repris dans la table des préfixes TVA. Ces préfixes sont identiques aux codes attribués aux pays. Table des codes bancaires Il s agit de codes correspondant à différentes institutions bancaires. Description des signes repris dans le masque de saisie # permet l introduction d un caractère numérique ou un signe + ou -. \ / A OUTILS AVANCES Cette fonctionnalité va permettre d effectuer certaines opérations particulières. Nous vous conseillons vivement de sauvegarder vos données avant toute opération. En effet, une utilisation inadaptée de ces fonctions peut causer des dommages irréversibles au contenu des fichiers.

318 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME MENU UTILITAIRE Ce menu affiche une calculatrice dans un coin de l écran. Elle pourra être utilisée lors du traitement de vos dossiers.

CHAPITRE XII MODULE SYSTEME 319 MENU FENETRES CASCADES Cette fonctionnalité vous permet d organiser la disposition des fenêtres activées en cascades. FERMER TOUT Vous pouvez fermer toutes les fenêtres ouvertes en une seule opération.

320 CHAPITRE XII MODULE SYSTEME AIDE Il s agit de l assistance (Shift+F1), de l index et d informations concernant le programme BOB.

CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE 321 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE INSTALLATION Les macros complémentaires fournies avec le serveur BOB Ole fonctionnent avec la version 8.0 des programmes Word et Excel (Office 97). Le programme d installation de BOB ajoute automatiquement les macros pour Excel. Cependant, pour une utilisation des macros Word, il faut les installer manuellement. INSTALLATION DE LA MACRO WORD Dans le menu Outil (Tools), choisir Modèles et compléments (Template and Add- Ins ), cliquez sur Ajouter (Add) et ouvrez le fichier BOBWord.dot qui se trouve dans le sous-répertoire Office qui se trouve dans le répertoire d installation de votre programme BOB. Exemple : C:\Program File\BOB\Office INSTALLATION DU MODELE FAX Copier le fichier BOBFax.dot qui se trouve dans ce même sous-répertoire Office dans le répertoire où sont stockés l entièreté de vos modèles documents. Exemple : C:\Program Files\Microsoft Office\Template Pour plus de précision, référez-vous à votre manuel d installation d Office.

322 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE UTILISATION DANS MICROSOFT EXCEL MACROS COMPLEMENTAIRES Accompagnant le serveur OLE, il vous est donné une série de macros qui vous permettront de récupérer les données de votre comptabilité BOB dans vos feuilles de calcul. Si vos macros sont actives, un menu BOB vient s ajouter à votre Excel. Il vous permettra de lancer aisément celles-ci. Avant de pouvoir importer les données voulues, il est nécessaire d identifier le dossier à partir duquel les données seront récupérées. Le premier menu BOB permet de saisir le code dossier. Ilest nécessaire de remplir le code utilisateur. Alt+ permet d ouvrir la liste des dossiers disponibles. Toutes les macros disponibles proposent un écran de sélection dont les différents éléments varient suivant la macro. Un onglet Paramètre est, quant à lui, commun à toutes les saisies et vous permet de définir le format d impression (layout) qui sera créé. Il vous est possible d appliquer un titre reprenant le nom du dossier, le titre du rapport, une numérotation de page, mais aussi le format de la page (portrait, paysage, centrage de la liste ).

CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE 323 Cochez ou décochez l option pour appliquer le format voulu. Outre la sélection propre à l écran, il vous est demandé de préciser l endroit ou les éléments seront importés. Nouveau document : pour créer un nouveau document Excel. Feuille existante : pour effacer la feuille de calcul active et insérer les données. Nouvelle feuille : pour insérer en première position une nouvelle feuille de calcul. Après avoir sélectionné les éléments désirés, pour lancer la macro ou pour annuler le traitement.

324 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE Le résultat viendra, après traitement, s afficher dans la feuille de calcul voulue. FONCTIONS DISPONIBLES Il est également possible de définir des formules qui vous permettront de récupérer les données de manière interactive. Pour cela, tapez dans la cellule la touche = qui indique à Excel que ce qui suit est une formule. Il vous reste à introduire une des fonctions disponibles ainsi que les paramètres de celle-ci. Il est également possible de passer par un assistant pour composer votre formule. Appuyez sur le bouton pour passer dans un écran de sélection. Choisissez la catégorie Personnalisées pour avoir la listes des fonctions disponibles.

CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE 325 LISTE DES FONCTIONS ACCOUNT(Key, Field) Key Field CUSTOMER(Key, Field) Key Field Récupération d un élément du plan comptable Clé de recherche (le compte général) Champ que l on veut récupérer Récupération d un élément du fichier client Clé de recherche (la référence client) Champ que l on veut récupérer SUPPLIER(Key, Field) Récupération d un élément du fichier fournisseur Key Clé de recherche (la référence fournisseur) Field Champ que l on veut récupérer PROSPECT(Key, Field) Récupération d un élément du fichier prospect Key Clé de recherche (la référence prospect) Field Champ que l on veut récupérer PERSON(Key, Field) Key Field ANALYTICAL(Plan, Key, Field) Plan Key Field ACCOUNTBALANCE(Key, Field) Key Year Month Cumulate ISOCurrency Récupération d un élément du fichier des personnes Clé de recherche (le nom de la personne) Champ que l on veut récupérer Récupération d un élément du fichier analytique Numéro ou nom du plan Clé de recherche (la référence du code analytique) Champ que l on veut récupérer Récupération de la balance comptable Clé de recherche (la référence du compte générale) Année Mois False pour périodique, True pour cumulé Code ISO ou blanc pour la devise de base

326 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE CUSTOMERBALANCE(Key, Field) Key Year Month Cumulate ISOCurrency SUPPLIERBALANCE(Key, Field) Key Year Month Cumulate ISOCurrency CUSTOMERSOLDE(Key) Key SUPPLIERSOLDE(Key) Key Récupération de la balance client Clé de recherche (la référence du client) Année Mois False pour périodique, True pour cumulé Code ISO ou blanc pour la devise de base Récupération de la balance fournisseur Clé de recherche (la référence du fournisseur) Année Mois False pour périodique, True pour cumulé Code ISO ou blanc pour la devise de base Récupération du solde courant client Clé de recherche (la référence du client) Récupération du solde courant fournisseur Clé de recherche (la référence du fournisseur)

CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE 327 UTILISATION DANS MICROSOFT WORD A titre d exemple, il vous est également livré un modèle de document Fax et une macro qui permet facilement de créer vos propres fax avec saisie de l entête du document. Pour cela : Dans le menu fichier, choisissez Nouveau et BOBFax.dot Un menu BOB apparaît qui vous permet d ouvrir un dossier et de lancer un écran de sélection. Choisissez client, fournisseur, prospect ou personnes Enter ou le bouton Ok pour revenir à votre document

328 CHAPITRE XIII SERVEUR BOB-OLE Modèle du Fax