LA GESTION ORGANIQUE D UNE ASSOCIATION

LA GESTION ORGANIQUE D UNE ASSOCIATION Clymats d Entreprises 9, rue Trnchet 69006 Lyn Tél. 04 72 85 63 45 fax 04 72 85 63 49 email cntact@clymats.cm www.clymats.cm

SOMMAIRE 1. INTRODUCTION... 4 1.1. LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901... 4 2. LES ACTEURS DE L ASSOCIATION... 5 2.1. LES ADHERENTS... 5 2.2. LE BENEVOLE... 5 2.2.1. Les caractéristiques d un bénévle... 5 2.2.2. Les bligatins d un bénévle... 5 2.3. LE SALARIE... 5 2.3.1. Les caractéristiques du salarié... 5 2.3.2. Les bligatins de salarié... 5 3. REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS... 5 3.1. CONTENU DES STATUTS... 5 3.2. LA MODIFICATION DES STATUTS... 6 4. LE REGLEMENT INTERIEUR... 7 4.1. CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR... 7 5. LES ORGANES DE DIRECTION D UNE ASSOCIATION... 8 5.1. L ASSEMBLEE GENERALE... 8 5.2. LE CONSEIL D ADMINISTRATION... 9 5.3. LE BUREAU... 9 5.4. LA SECTION... 10 6. CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE... 10 6.1. LES FORMALITES PRECEDANT L ASSEMBLEE GENERALE :... 10 6.2. LA TENUE DE L ASSEMBLEE GENERALE... 11 6.3. LE DEROULEMENT DE L ASSEMBLEE GENERALE... 12 6.4. LE PROCES VERBAL... 14 www.clymats.cm 2

7. LES REGISTRES OBLIGATOIRES... 14 7.1. DROIT DU TRAVAIL... 14 7.1.1. Registre unique du persnnel... 14 7.1.2. Dcument unique d évaluatin des risques prfessinnels... 14 7.2. COMPTABILITE... 15 7.2.1. Livre Jurnal... 15 7.2.2. Grand Livre... 15 7.2.3. Livre d inventaire... 15 7.2.4. Le Plan Cmptable Assciatif... 15 7.3. JURIDIQUE... 16 7.3.1. Registre Spécial... 16 7.3.2. Registre des délibératins... 17 7.4. FICHIER DES ADHERENTS... 18 7.4.1. Infrmatique u papier?... 19 7.4.2. Fichiers infrmatisés : la déclaratin s impse... 19 7.4.3. Présentatin du fichier... 21 7.4.4. La cllecte des infrmatins... 22 8. QUESTIONS DIVERSES... 23 8.1. ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE DISTINCTION... 23 8.2. TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT?... 24 www.clymats.cm 3

1. INTRODUCTION 1.1. LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901 La Li de 1901 définit l assciatin cmme "la cnventin par laquelle deux u plusieurs persnnes mettent en cmmun, d une façn permanente, leurs cnnaissances u leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices". La frmatin d une assciatin est, dnc, dminée par un principe de liberté. Chacun peut, librement, avec un tiers cnsentant, cnstituer une assciatin. En utre, une grande liberté est laissée à l assciatin pur rédiger ses statuts. Les caractéristiques principales snt : l assciatin est une cnventin, un cntrat de drit privé entre adhérents. Le texte de référence, ce snt les statuts ; pas d bligatin de déclarer l assciatin, mais dans ce cas, pas de capacité juridique ; l assciatin est un grupement permanent, c est à dire que même si les membres changent, l assciatin pursuit sn fnctinnement (les cntrats restent valides, n ne réécrit pas tus les cntrats) ; nn lucrativité : l bjet principal de l assciatin n est pas la recherche du prfit ; nn partage des bénéfices : les gains que l assciatin réalise ne divent pas permettre l enrichissement persnnel de ses membres, ni pendant la vie de l assciatin, ni à la disslutin ; l bjet est sans limite : liberté ttale de l bjet assciatif, sauf prter atteinte à l rdre public et être cntraire aux bnnes mœurs ; l assciatin déclarée btient le statut de persnne mrale lrs de la parutin au Jurnal Officiel. Les différents types d assciatins La li de 1901 en dnne tris : Les assciatins nn déclarées Rien n blige les dirigeants d une assciatin à prcéder aux frmalités de déclaratin à la préfecture. Des assciatins nn déclarées peuvent exister. Cependant, l assciatin n a pas de capacité juridique et agit sus la respnsabilité persnnelle de chacun de ses membres. Les assciatins déclarées C est la structure la plus curante. Plus de un millin six cent mille assciatins nt été déclarées en France depuis 1901. Le simple fait de déclarer une assciatin crée une persnnalité mrale et permet d acquérir une capacité juridique. Elle peut alrs : - Exercer une actin en justice, tant en demande qu en défense, - Recevir des ctisatins, des dns, des subventins, - Acheter, psséder, administrer des biens, dès lrs que ces biens servent directement l bjet scial de l assciatin, - S engager par cntrat : cnventin, affiliatin, cntrat de travail pur le persnnel, uverture d un cmpte en banque, emprunt, cntrat d assurance... les assciatins recnnues d utilité publique L agrément de recnnaissance d utilité publique s btient après une prcédure assez lngue et ne cncerne que quelques "grandes assciatins" qui divent faire preuve de leur capacité à remplir une missin d intérêt général. On en dénmbre un peu plus de deux mille en France actuellement. Il faut qu elles appliquent des statuts types et les cnditins à remplir snt très strictes. Leur principal avantage, utre la ntriété, snt de puvir recevir des legs. www.clymats.cm 4

2. LES ACTEURS DE L ASSOCIATION Les acteurs d une assciatin snt au nmbre de tris : Les adhérents, Les bénévles, Les salariés. 2.1. LES ADHERENTS Un adhérent adhère à la vcatin de l assciatin ainsi il paye sa ctisatin chaque année. Il a un devir mral auprès de l assciatin, il se dit de participer à la vie assciative. Il a le drit s il le suhaite de devenir administrateur. 2.2. LE BENEVOLE Le bénévle est une persnne qui adhère à la vcatin de l assciatin ainsi il s engage librement pur mener à bien une actin nn salariale en directin d autrui. Le bénévle réalise ses actins en dehrs de sn temps prfessinnel et familial. Le bénévle agit sans bligatin et à titre gracieux. 2.2.1. LES CARACTERISTIQUES D UN BENEVOLE Le bénévle n est pas sumis aux sanctins car il n a pas de hiérarchie fficielle, il ne perçit pas de salaire, ne bénéficie pas de cuverture, il n a pas d hraire et ne bénéficie pas d un plan de carrière. 2.2.2. LES OBLIGATIONS D UN BENEVOLE Le bénévle a tut de même des bligatins à respecter. Le bénévle se dit de respecter les statuts de l assciatin ainsi que sn règlement intérieur. Il dit payer sa ctisatin chaque année. Le bénévle dit respecter les nrmes de sécurité dans sn activité. 2.3. LE SALARIE Il exerce sn activité dans les cnditins générales de l article L.311-2 du cde de la Sécurité Sciale. Le salarié est sumis à un lien de subrdinatin, il ne supprte aucune frme de risque écnmique, il bénéficie d une cnventin sciale et perçit un salaire en lien avec les cnventins cllectives. 2.3.1. LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE Le salarié perçit un salaire pur sn travail rendu, il peut être sanctinné car il a une hiérarchie fficielle, il bénéficie d une cuverture sciale et sn emplyeur est sn cnseil d administratin. 2.3.2. LES OBLIGATIONS DE SALARIE Le salarié se dit d accepter sn lien de subrdinatin avec sa hiérarchie, il a des hraires et il se dit de les respecter. Il dit exécuter cnsciensement sn travail. Il a l bligatin de lyauté et de respect envers sn emplyeur. 3. REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS 3.1. CONTENU DES STATUTS La première fnctin des statuts est d affirmer la raisn d être de l assciatin. La deuxième, c est de réguler le fnctinnement de l assciatin : en cas de désaccrds, vire de cnflits, c est le texte de référence qui dit permettre de dépasser ces difficultés. Chaque assciatin a un bjet, un but qui leur snt prpres. Et seuls des statuts prpres à cette assciatin peuvent furnir des règles adéquates de fnctinnement www.clymats.cm 5

En principe, le cntenu des statuts est ttalement libre, la li 1901 n impse que les articles suivants : titre, buts et siège scial. Mais sur le fnd ils divent : rappeler l bjet de l assciatin, préciser les myens d actin de l assciatin, indiquer les différentes catégries de ses membres, faire état du versement des ctisatins, respecter la liberté d adhésin et de retrait, prévir l électin des administrateurs par l assemblée des membres cmpsant le grupement. Les statuts-types n étant qu un guide de rédactin, il est recmmandé de ne pas se cntenter de les reprduire, mais de les rédiger en fnctin des besins de l assciatin. Les statuts peuvent être curts u lngs : trp brefs, ils risquent de laisser la prte uverte à des cntestatins, trp précis, ils bligent à prcéder à des mdificatins statutaires trp fréquentes. Aussi, il est cnseillé de n y faire figurer que les grands traits de l assciatin, et de renvyer pur le reste, à un règlement intérieur plus aisément mdifiable. Cf statuts cmmentés en annexe 3.2. LA MODIFICATION DES STATUTS Les statuts fixent librement les cnditins dans lesquelles peuvent être prises les décisins mdificatives. A défaut, cette décisin est de la cmpétence de l assemblée générale. Les assciatins snt tenues de faire cnnaître les mdificatins apprtées à leurs statuts. La déclaratin mdificative incmbe à ceux qui snt chargés de l administratin u de la directin de l assciatin, et dit être pérée auprès de la Préfecture. Divent être déclarés : les mdificatins apprtées aux statuts, les nuveaux établissements fndés, les changements d adresse du siège scial. La déclaratin est établie par écrit, sur papier libre, et signée par le Président et le Secrétaire. Divent être annexés à la déclaratin : deux exemplaires des nuveaux statuts, un extrait du prcès-verbal. Les assciatins nt tris mis pur faire cnnaître les mdificatins apprtées à leurs statuts. Elles ne snt pas tenues de les insérer au Jurnal Officiel. L autrité administrative dit délivrer un récépissé de cette déclaratin dès lrs qu elle est accmpagnée des pièces requises. Les mdificatins apprtées aux statuts divent être cnsignées sur un registre spécial cté et paraphé, qui dit être tenu au siège du grupement, aussi lngtemps que l assciatin existe. Snt sanctinnés d une amende de 1.500,00 au plus, les persnnes chargées de l administratin u de la directin de l assciatin, pur : l absence de déclaratin mdificative, tute déclaratin mdificative irrégulière u incmplète, le défaut de cnsignatin des mdificatins sur le registre spécial, tute cnsignatin irrégulière u incmplète sur le registre spécial, la nn-présentatin de ce registre spécial aux autrités administratives u judiciaires en ayant fait la demande. L administratin peut sanctinner l absence de déclaratin, u une déclaratin incmplète, par la suppressin d une subventin. www.clymats.cm 6

4. LE REGLEMENT INTERIEUR 4.1. CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR Les statuts peuvent être cmplétés par un u plusieurs règlements intérieurs prtant sur les mdalités de fnctinnement interne de l assciatin, cmme par exemple : les différentes catégries de membres et leurs cnditins d adhésin, le fnctinnement des assemblées générales et des rganes de directin, les cnditins d exercice de l activité de l assciatin, la prcédure disciplinaire et les sanctins pssibles. Le règlement intérieur a pur bjet de cmpléter et préciser les statuts. Il ne dit, dnc, ni les mdifier, ni les cntredire. Un règlement intérieur ne fait l bjet ni de déclaratin, ni de publicatin. En l absence de dispsitins statutaires, c est l rgane qui a élabré le règlement intérieur qui est cmpétent pur le mdifier. Mdèle type de règlement intérieur 1- COMPOSITION DE L ASSOCIATION - Quelles sernt les différentes catégries de membres? - Quelles snt les cnditins nécessaires pur qu une persnne puisse être membre d hnneur u bienfaiteur? - Quelles cnditins divent être remplies pur qu un membre puisse être admis (suscriptin d un bulletin d adhésin, dit d entrée, parrainage )? 2- COTISATION - Cmment sera établi, chaque année, le mntant de la ctisatin? - Cmment sera-t-elle calculée lrsque plusieurs membres de la même famille snt adhérents? 3- MOYEN D ACTION DE L ASSOCIATION Il peut être prévu un article pur chaque type d activités, ù le règlement se brnera à une énumératin des diverses activités et à renvyer, pur chacune, d elles à une nte de service établie par le président de l assciatin u le respnsable délégué. 4- RADIATION Si les statuts ne précisent pas, dans le détail, la prcédure à suivre, le règlement intérieur aura à indiquer : - cmment sera avisé l adhérent fautif de sa cmparutin devant le cnseil, - quel délai devra lui être laissé pur préparer sa défense, - s il purra u nn se faire assister d un autre asscié u de tute autre persnne, - la ntificatin de la décisin, - le délai imparti pur frmer un recurs devant l assemblée générale, - la frme de ce recurs, etc. 5- LE CONSEIL D ADMINISTRATION Il purra être dnné des précisin de détail cncernant la péridicité des réunins, leur lieu, la fixatin de l rdre du jur, les discussins, le vte, la rédactin des prcèsverbaux, les frais de missin. www.clymats.cm 7

6- ORGANISATION DU SECRETARIAT Des précisins purrnt être apprtées cncernant le persnnel salarié à emplyer et les tâches de chacun, les registres à tenir, l imputatin des frais de bureau, de crrespndance de téléphne. 7- COMPTES - Cmment sera tenue la cmptabilité? - Quels registres sernt uverts, qui aura la signature des chèques? - Cmment sernt mandatées les dépenses? Etc. 8- ASSEMBLEES GENERALES Il purra être apprté des précisins cncernant : - la fixatin de l rdre du jur, - les mdalités de cnvcatins, - les vtes par crrespndance, - le délai d envi des cnvcatins, - la frme des puvirs, - la cmputatin des vix, - la représentatin pssible, - la rédactin des prcès-verbaux, le tut à cnditin de ne pas se mettre en cntradictin avec les statuts. A nter que, utre le règlement intérieur, qui a une prtée générale et s applique à tus les membres, le bureau u sn président peut rédiger des ntes de service applicables à des questins nettement déterminées et n intéressant qu un secteur de l activité de l assciatin. 5. LES ORGANES DE DIRECTION D UNE ASSOCIATION La li de 1901 ne dnne pas d indicatin sur le fnctinnement et l rganisatin des assciatins. Elle ne précnise aucune règle particulière cncernant la cmpsitin, le fnctinnement des puvirs des rganes de l assciatin. La seule exigence, c est qu il faut des dirigeants dnt un sera le représentant légal de l assciatin. 5.1. L ASSEMBLEE GENERALE C est l instance suveraine de l assciatin. Elle réunit tus les membres dnt la présence est prévue par les statuts. On distingue principalement deux srtes d assemblées générales. L assemblée générale rdinaire Elle se réunit habituellement une fis par an. Elle fait le bilan de l année éculée et se prnnce sur les prjets. Les pints abrdés le plus suvent snt : - l apprbatin (u la désapprbatin) de la gestin de l année éculée sur présentatin d un rapprt mral (relatif à la vcatin de l assciatin), d un rapprt d activité (ensemble des activités réalisées) et d un rapprt financier (résultat financier et patrimine) ; - le vte d un rapprt d rientatin cntenant les prjets de l assciatin pur la nuvelle année et les directives à suivre par tutes les instances de l assciatin, - le vte du budget de l année à venir quand ce puvir n est pas attribué au cnseil d administratin, ce qui est généralement le cas ; - le renuvellement éventuel, par électin, des membres du cnseil d administratin ; - parfis l assemblée générale rdinaire élit directement le président de l assciatin ; - le mntant des ctisatins. www.clymats.cm 8

L assemblée générale extrardinaire Une assemblée générale extrardinaire peut être cnvquée par le cnseil d administratin u exceptinnellement à la demande d un certain nmbre d adhérents déterminé par les statuts, à n imprte quel mment de l année. Elle peut d ailleurs être réunie en même temps que l assemblée rdinaire. Le plus suvent, il s agit de décider de mdificatins dans les statuts, vire de se prnncer sur la disslutin de l assciatin. Cependant, certaines assciatins cnvquent des assemblées générales extrardinaires pur des situatins exceptinnelles. En absence de dispsitins statutaires spécifiques, elles fnctinnent cmme des assemblées générales rdinaires. 5.2. LE CONSEIL D ADMINISTRATION C est l instance dirigeante de l assciatin. C est un lieu de réflexin, de prpsitin, de décisin. Les membres du cnseil d administratin reçivent une délégatin de l assemblée générale pur gérer les affaires curantes et le bn fnctinnement de l assciatin. Le cnseil d administratin rend cmpte de sn mandat lrs de l assemblée générale suivante. Il est cmpsé de membres de l assciatin, généralement élus par l assemblée générale. Tut membre du cnseil d administratin est cnsidéré cmme dirigeant de l assciatin et peut vir sa respnsabilité persnnelle mise en cause. Des salariés de l assciatin peuvent faire partie du cnseil d administratin. Tutefis, le caractère nn lucratif exige, sur le plan du drit, que les salariés ne puissent avir une part prépndérante (exclure les pstes clés et une représentatin majritaire) à la directin de l assciatin. L usage le plus curant est leur présence à titre cnsultatif. Le nmbre des administrateurs est variable. Le cnseil d administratin se réunit plusieurs fis par an. Sn bureau prépare l rdre du jur de la réunin. Ce snt généralement les statuts qui fixent l étendue des puvirs des administrateurs. Le rôle du cnseil d administratin est avant tut d rganiser et de veiller à l animatin des activités de l assciatin. Il prend tutes les décisins utiles à la bnne marche de l assciatin, dans le cadre des statuts et de l bjet de l assciatin, mais aussi dans la limite des missins que lui a cnfié l assemblée générale et dans le respect du budget adpté par celle-ci. Les cmpétences habituelles du cnseil d administratin snt les suivantes : - Prgrammatin et suivi des activités ; - Préparatin de l assemblée générale, du budget annuel ; - Embauche et licenciement des salariés ; - Avis sur les admissins et les exclusins des membres. 5.3. LE BUREAU Le bureau est l rgane permanent de l assciatin. Il peut se cmpser d un président, d un secrétaire, d un trésrier, éventuellement d adjints, élus parmi les membres du cnseil d administratin. Ces pstes ne snt tutefis pas bligatires, la li n exigeant qu un représentant légal. Le rôle du président u de la présidente animer l assciatin, crdnner les activités ; assurer les relatins publiques, internes et externes ; représenter de plein drit l assciatin devant la justice ; diriger l administratin de l assciatin : signature des cntrats, embauche du persnnel, représentatin de l assciatin pur tus les actes engageant l assciatin à l égard des tiers ; faire le rapprt mral annuel à l assemblée générale. Le rôle du vice-président u de la vice-présidente Il u elle supplée au président u à la présidente en cas d absence de celui-ci u de celle-ci. Le rôle du trésrier u de la trésrière Le trésrier a la respnsabilité de gérer le patrimine financier de l assciatin. Il effectue les paiements, perçit les smmes dues à l assciatin, encaisse les ctisatins, prépare le cmpte de résultat et le bilan présentés à l assemblée générale annuelle ù il rendra cmpte de sa missin. Le rôle du secrétaire u de la secrétaire Le secrétaire tient la crrespndance de l assciatin. Il est respnsable des archives, établit les prcès-verbaux des réunins, tient le registre réglementaire (mdificatin des statuts et changement de cmpsitin du cnseil d administratin). Il peut juer un rôle clé dans la www.clymats.cm 9

cmmunicatin interne et externe de l assciatin, par exemple en tenant à jur les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des furnisseurs... 5.4. LA SECTION La sectin est un mde d rganisatin interne à l assciatin. La sectin n existe pas juridiquement : n ne dépse pas de statuts de la sectin à la préfecture, il n y a pas de publicatin au Jurnal fficiel. Elle n a dnc aucune capacité en sn nm prpre, sinn celle que lui accrde l assciatin "mère". Ainsi, tute décisin prise à l intérieur de la sectin engage l assciatin, et celle-ci dit être infrmée de ces décisins. Dans certains cas, c est l assciatin ellemême qui appruvera les décisins de la sectin et qui les mettra en œuvre : signature de cntrat, uverture de cmpte en banque. 6. CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE 6.1. LES FORMALITES PRECEDANT L ASSEMBLEE GENERALE : Qui peut cnvquer une Assemblée Générale? En principe, les statuts u le règlement intérieur précisent qui a le puvir de prendre l initiative de cnvquer une assemblée. par exemple, le cnseil d administratin, un certain nmbre de membres, Les persnnes à cnvquer? Les statuts fixent la cmpsitin des assemblées. Ils peuvent exclurent certaines catégries de sciétaires : Par exemple les membres hnraires, les membres ayant adhéré depuis trp peu de temps à l assciatin, les membres qui ne snt pas à jur de leurs ctisatins, Si les statuts ne précisent rien, les assemblées générales divent être cmpsées de tus les membres de l assciatin, c est à dire ; - les membres à jur de leurs ctisatins, - les membres dispensés d en verser (membres hnraires), - les membres n ayant pas encre versé leur ctisatin et n ayant pas encre démissinné. Fixatin de l rdre du jur? La cnvcatin dit indiquer l rdre du jur de la réunin. L rdre du jur = ce dnt il sera débattu. La fixatin de l rdre du jur est primrdiale, car le débat ne prtera que sur ces seules questins lrs de l assemblée générale. délai Mdalités de la cnvcatin? Le délai minimum légal de cnvcatin est de 15 jurs francs : n ne cmpte pas le jur de la présentatin de la lettre de cnvcatin et le jur de l assemblée générale, sinn, la cnvcatin serait nulle. Ex : une assemblée générale, se tenant le 30 septembre, dit être cnvquée au plus tard le 14 septembre, les 15 jurs s éculant du 15 au 29 septembre. péridicité L assemblée générale dit se réunir au mins une fis par an, dans les six mis de la clôture de l exercice en vue, ntamment de l apprbatin des cmptes annuels et du vte du budget. C est ce que l n appelle une assemblée générale rdinaire. www.clymats.cm 10

Lieu de la réunin Les statuts u un règlement intérieur fixent le lieu de la réunin. En général, il s agit du siège de l assciatin. Mdes de cnvcatin Les statuts u un règlement intérieur fixent le mde de cnvcatin de l assemblée, en stipulant par exemple : - Une cnvcatin individuelle, frmulée verbalement u par écrit (lettre simple u recmmandée) - Une cnvcatin cllective par annnce dans la presse, u par affichage dans les lcaux du grupement, à la mairie, etc Pur éviter tute cntestatin, nus cnseillns dnc : - de préciser dans les statuts u un règlement intérieur le u les mdes de cnvcatin des assemblées ; - de ne pas retenir la cnvcatin verbale (ne permet pas d apprter la preuve irréfutable que tus les membres nt bien été cnvqués) ; - d utiliser un prcédé permettant d être sûr de respecter un délai raisnnable entre la cnvcatin et la tenue de l assemblée. Cntenu de la cnvcatin La cnvcatin dit indiquer : - le jur, - l heure, - le lieu de l assemblée, - les questins inscrites à l rdre du jur, - les cnditins dans lesquelles les membres peuvent se faire représenter(si prévu dans les statuts), - les cnditins dans lesquelles le rapprt sur la situatin financière, de l exercice en curs peut être cnsulté au siège de l assciatin jusqu à la tenue de l assemblée générale Préalable à la tenue de l assemblée - signature de la feuille de présence - puvirs 6.2. LA TENUE DE L ASSEMBLEE GENERALE le bureau Les statuts u un règlement intérieur déterminent la persnne chargée d assurer la Présidence de l Assemblée. En pratique, il s agit le plus suvent du président de l assciatin. Ils peuvent lui adjindre un secrétaire de séance. Il est d usage que le bureau de l assemblée sit celui du cnseil. A défaut de précisins, tute assemblée dit élire sn Président et sn bureau : c est un mment clé de l assemblée, n dnne le tn de ce qui va se passer par la suite. Fnctins du président, du secrétaire : Le président a un rôle primrdial : - il vérifie les puvirs qui nt été dnnés, - il certifie la feuille de présence, - il fait prcéder à la nminatin du secrétaire, - il uvre la séance et présente les pints inscrits à l rdre du jur, - il dirige la discussin avant le vte d une décisin, - il sumet les réslutins au vte, - il prclame les résultats, - il authentifie le Prcès-Verbal en le signant. www.clymats.cm 11

Le président dit être rganisateur, agent de chésin. Il devra, en résumé, essayer de dévelpper les échanges en évitant les digressins. Le secrétaire a également un rôle imprtant, puisqu il est en charge de rédiger le Prcès-Verbal. 6.3. LE DEROULEMENT DE L ASSEMBLEE GENERALE L assemblée générale se dérule généralement en plusieurs étapes : Présentatin de l rdre du jur L assemblée dit statuer sur tutes les questins prtées à l rdre du jur. Elle ne peut pas prendre une décisin sur une questin qui n y figurerait pas. Il cnvient, dnc, lrs de l uverture de l assemblée générale, de présenter l rdre du jur définitif, qui est en fait l rdre du jur initial ainsi que les questins cmplémentaires éventuellement apprtées. LE RAPPORT MORAL Ce rapprt fait le bilan des bjectifs passés et intrduit le débat des adhérents sur les rientatins futures. C est un bilan «plitique» qui exprime les différentes rientatins prpsées par les dirigeants de l assciatin et sumises aux adhérents. Le président présente suvent ce rapprt qui s attache plus à la vie de l assciatin dans ses bjectifs généraux, passés et à venir, qu aux activités réalisées. Synthétique, il dit aller à l essentiel et dégager les idées frtes de l année éculée. Plusieurs questins peuvent être évquées : - la pursuite du prjet assciatif dans le cntexte lcal : un bref aperçu écnmique et scial pur resituer le prjet (besin de la ppulatin, mise en place d un nuveau service par la mairie, nuveaux financements du département, etc.) ; - le climat scial et la culture assciative : l ambiance au sein de l assciatin, les relatins avec les éventuels salariés, le nmbre de bénévles, leurs remarques et demandes, etc. ; - l évcatin des nuveaux prjets ; - le chix et l évlutin des partenaires, institutinnels, privés u assciatifs, - les difficultés apparues ; - les départs, les arrivées. Rapprts mraux et financiers Les dirigeants présentent devant l assemblée un cmpte rendu de la gestin de l année éculée en s appuyant sur le rapprt d activités, le rapprt financier, ainsi que les prjets de budget pur l année à venir. Il n existe aucune bligatin légale quant à la frme u au fnd de ces rapprts. Mais très suvent les statuts précisent que l assemblée générale les appruve et les valide par un vte dnt le résultat est mentinné dans le prcèsverbal de la séance. Et même si vs statuts ne le prévient pas, il est tujurs intéressant de présenter aux adhérents le bilan de l année de cette façn et ainsi de leur dnner l ccasin de s exprimer. LE RAPPORT D ACTIVITE Ce rapprt ne dit pas être lng. Il s agit de décrire les prjets, les actins menées tut au lng de l année éculée. Celles qui nt bien marché, celles qui nt dû être abandnnées. Au-delà de la simple descriptin des activités réalisées, qui reste néanmins un bn indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette évaluatin dit être faite aussi bien en termes cncrets (financiers, nmbre de participants, etc.) que symbliques (articles de jurnaux, sutiens exprimés). - L analyse permettra aux adhérents de mieux réagir aux prjets. - Par ailleurs, elle mntrera aux financeurs cmment nt été utilisés les fnds reçus et ce que la structure a prduit au curs de l année. www.clymats.cm 12

- Les supprts explicatifs divent être adaptés au public et aux différentes actins menées. - Une petite présentatin synthétique est nécessaire mais ne négligez pas d autres mdes de présentatin cmplémentaires : transparents prjetés avec tableaux et graphiques - expsitins phts pur dnner un aperçu plus vivant des activités témignages Dans tus les cas, pensez vs supprts pur qu ils sient le plus infrmatifs pssible et qu ils suscitent le débat. RAPPORT FINANCIER N ubliez pas que l infrmatin cmptable est illisible pur la majrité des participants. Aussi pensez à cmmenter le bilan u le budget, en insistant sur les grands équilibres, l rdre de grandeur des chiffres étant plus imprtant ici que l exactitude cmptable. Délibératin Le président dnne la parle aux différents membres de l assemblée qui désirent exprimer leur pinin sur la questin débattue. Quand il estime que la discussin n apprte plus d élément nuveau, il décide de passer au vte sur chaque questin. Qui peut vter? Cmment vter? les mdalités du vte. 1- la li du 1 er juillet 1901 n impse aucun qurum (c est à dire aucun nmbre minimum de membres présents u représentés) pur que l assemblée puisse délibérer. A défaut de précisin dans les statuts, chaque membre de l assciatin dispse d une vix. Le mde de scrutin : - vte à main levée (cas le plus fréquent), - vte par appel nminal, bulletins de vte, etc. A défaut de précisin dans les statuts, l assemblée dit décider du mde de scrutin. Mandats et mandataires Quand un membre ne peut lui-même se rendre à une assemblée générale, il peut dnner un puvir u un mandat à une persnne de sn chix même étrangère à l assciatin. Le mandat peut être écrit u verbal. Tutefis, en cas de nécessité de pruver sn existence, il cnvient d établir un dcument écrit et signé du mandant indiquant l assciatin cncernée, le lieu et la date de la réunin. Les règles de majrité Elles snt au nmbre de 4 : - la majrité simple (u relative). Les vtes favrables devant être plus nmbreux que les vtes défavrables ; - la majrité abslue (la mitié des vix plus une) ; - une majrité qualifiée (2/3, 3/4, etc.) ; - l unanimité. 2- les statuts u un règlement intérieur fixent le nmbre de vix recnnues à chaque membre ; ils peuvent ainsi accrder des vix supplémentaires à certaines catégries d adhérents. www.clymats.cm 13

La clôture de l assemblée générale Une fis tus les pints de l rdre du jur épuisé, le président de l assemblée lève la séance. 6.4. LE PROCES VERBAL À la fin de l assemblée générale, l établissement d un prcès-verbal est vivement cnseillé, même s il n est pas bligatire (sauf pur les assciatins sumises à des cnditins particulières) de le rédiger et de le cnserver. Mais cela apparaîtrait frt utile pur éviter tute cntestatin par la suite. Ce cmpte rendu de la réunin sera d autant plus facile à rédiger que des ntes aurnt été prises au curs de la réunin. À partir de cette prise de nte, le secrétaire élabre un prcès-verbal qu il sumet au président. Tus deux divent le signer cnjintement. FORME Nus cnseillns d établir un prcès-verbal et de la cnserver de façn systématique pur puvir apprter la preuve de la régularité des délibératins de l assemblée et de l adptin des réslutins qui seraient éventuellement cntestées. 7. LES REGISTRES OBLIGATOIRES 7.1. DROIT DU TRAVAIL 7.1.1. REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL Il dit être tenu par les assciatins qui emplient du persnnel salarié. Snt prtés de manière indélébile dans ce registre tus les salariés dans l rdre chrnlgique de leur embauche. Pur chaque salarié snt cnsignées, ntamment, les infrmatins suivantes : la natinalité, la date de naissance, le sexe, l empli, la qualificatin, la date d entrée (et, le cas échéant, de srtie), la date d autrisatin d embauche u de licenciement (u d autrisatin de licenciement). Pur servir pleinement de preuve, le prcès-verbal dit être établi avec une grande rigueur frmelle, sans blancs ni ratures, sur des feuillets u un registre numértés et cnservés au siège de l assciatin. CONTENU CF ANNEXE Ils divent préciser : - la dénminatin de l assciatin, - la date et le lieu de l assemblée, - le mde de cnvcatin et sn auteur, - les membres présents et représentés, - les autres persnnes assistant éventuellement à la réunin, - l éventuel qurum, - les dcuments et rapprts éventuellement mis à la dispsitin des membres, - l rdre du jur de la réunin, - le texte des délibératins mises aux vix, - le résultat des vtes délibératin par délibératin. Ce registre est tenu au siège de l assciatin (si l assciatin a des établissements, chacun d entre eux dit tenir un registre du persnnel). Il est cnservé pendant cinq ans à cmpter de la date de départ des salariés. 7.1.2. DOCUMENT UNIQUE D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS Issue du décret de nvembre 2001, applicable depuis nvembre 2002, le Dcument unique cnstitue un inventaire détaillé des risques liés à chaque pste de travail de l établissement : chix des prcédés de fabricatin, des matériels et équipements de travail, prduits, aménagement des lcaux, etc www.clymats.cm 14

Ce dcument dit : - Être mis à jur au mins une fis par an et systématiquement révisé à l ccasin de chaque événement mdifiant les cnditins d hygiène et de sécurité u les cnditins de travail. - Être tenu à la dispsitin du CHSCT, des délégués du persnnel u, à défaut, des persnnes sumises à un risque pur leur sécurité u leur santé. - Il dit également être tenu à la dispsitin des inspecteurs du travail u des agents des services de préventin des rganismes de sécurité sciale. Il s agit ainsi d assurer la «traçabilité» des résultats de l évaluatin des risques que l emplyeur est dans l bligatin de mener, sus peine de sanctins pénales. Il n existe pas de frmat impsé pur sa réalisatin. Vus truverez en annexe un mdèle. SANCTIONS - Cntraventin de 1500 pur l absence de réalisatin du Dcument Unique. - Délit d entrave à l actin de l inspecteur du travail, puni d une amende de 450. - La respnsabilité du président en cas d accident du travail et la faute inexcusable peuvent être retenues. Les peines d emprisnnement et les cnséquences financières (respnsabilité sur les biens prpres du chef d entreprise) risquent alrs d être extrêmement imprtantes. 7.2. COMPTABILITE Tute assciatin sumise au plan cmptable dit bligatirement tenir un livre-jurnal, un grand livre et un livre inventaire. Pur les autres assciatins, la tenue de ces dcuments est dnc facultative, bien que frtement recmmandée. 7.2.1. LIVRE JOURNAL Il enregistre chrnlgiquement pur chaque recette et chaque dépense, sa date, sn libellé, sn mntant et la référence de la pièce justificative qui s y rattache. Pur les assciatins qui tiennent une cmptabilité en partie duble (par ppsitin à la cmptabilité en partie simple u recette - dépense), plusieurs types de jurnaux snt tenus : jurnal des achats, jurnal des ventes, jurnal de banque, jurnal de caisse, jurnal des pératins diverses (OD). 7.2.2. GRAND LIVRE Il centralise les pératins du livre-jurnal (u des différents jurnaux) par pératins de même nature dans chacun des cmptes prévus par le plan cmptable des assciatins et fndatins. 7.2.3. LIVRE D INVENTAIRE Il regrupe les cmptes annuels c est-à-dire le cmpte de résultat, le bilan et l annexe ainsi que les dnnées d inventaire. 7.2.4. LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF Depuis 2000, la tenue des cmptes d une assciatin seln le Plan Cmptable Assciatif est Obligatire. Cette démarche a la particularité, d impser : - la valrisatin financière du bénévlat - la valrisatin des dns et mises à dispsitin en nature. La tenue d un registre du bénévlat est dnc cnseillée. www.clymats.cm 15

7.3. JURIDIQUE 7.3.1. REGISTRE SPECIAL Tute assciatin simplement déclarée u recnnue d utilité publique, quelle que sit sn bjet u sa activité, a l bligatin de tenir un «registre spécial». FORME Le législateur emplie l expressin «registre» : n peut en cnclure qu il s agit bien d un registre au sens matériel du terme, c est-à-dire d un dcument cntenant des feuillets blancs reliés de façn indissciable. Idéalement, le registre cmprte une paginatin. Cmme l écrit M. Rbert Brichet, «ce registre peut être un simple cahier». En tut cas, il ne semble pas pssible à une assciatin d utiliser cmme «registre spécial» des feuilles mbiles et indépendantes même enliassées par la suite dans un classeur u dans tut autre système de reliure mécanique. Ce registre spécial dit être cté et paraphé sur chaque feuille par la persnne habilitée à représenter l assciatin. C est dnc généralement au président de l assciatin qu incmbe cette frmalité. TENUE Le registre spécial dit être tenu au siège de l assciatin. Les mentins qui y snt prtées divent l être de façn chrnlgique et sans aucun blanc. Il faut ajuter que pur cnserver à ce registre sa valeur prbante, il cnvient d éviter tute rature et tute surcharge. La tenue d un véritable registre rend impssible l utilisatin de l infrmatique ; cette cnséquence résulte également de l empli du terme «inscriptin» qui laisse à penser qu les mentins divent être manuscrites. La pratique utilise parfis le prcédé qui cnsiste à saisir d abrd le texte sur infrmatique puis à cller l éditin «papier» sur le registre lui-même. Aucun texte, aucune répnse ministérielle ni aucune décisin judiciaire n a, à ntre cnnaissance, interdit ce prcédé. Signalns tutefis qu en matière de sciétés ce prcédé (en fait sn équivalent dactylgraphié de l épque) a été cndamné. Il cnvient dnc de se méfier d une telle pratique d autant que le cntenu de ce registre la rend le plus suvent inutile. CONTENU En effet, et cntrairement à ce que crient et fnt de nmbreux dirigeants d assciatins, il n est aucunement bligatire de transcrire sur le registre spécial les délibératins intégrales des rganes de directin (bureau, cmité, cnseil d administratin) et des assemblées générales, ni systématiquement tutes les délibératins. Seuls snt à transcrire les changements survenus dans l administratin u la directin de l assciatin et les mdificatins apprtées aux statuts. Cncrètement, il suffit dnc de prter dans le registre spécial la mentin seln laquelle, aux termes de la réunin du cnseil d administratin en date du Mnsieur X a été nmmé président en remplacement de Mnsieur Y, u celle indiquent qu a la suite du vte de l assemblée générale du, la rédactin de l article n des statut à été mdifiée. Ces mentins tiennent en quelques lignes seulement. Divent également être prtés sur le registre spécial : la fndatin de nuveaux établissements, le changement d adresse du siège scial, l achat et la vente d immeubles de l assciatin, l adhésin de nuvelles assciatins au sein d une unin d assciatins. Outre le fait que la reprductin de l intégralité des prcès-verbaux n est pas bligatire, celle-ci ne nus paraît pas pprtune. En effet, ce registre peut faire l bjet d un cntrôle de la part de l autrité administrative u judiciaire. Dès lrs, même si l assciatin n a rien à cacher, purqui sumettre à un cntrôle éventuel des infrmatins et des décisins qui n nt pas à l être et qui peuvent être cmplètement étrangères au changement de dirigeants u à la mdificatin des statuts (apprbatin des cmptes par exemple). Cntrôle et liberté d assciatin ne fnt pas bn ménage : purqui étendre vlntairement le premier au détriment de la secnde? Ntns enfin que divent être mentinnées bligatirement dans ce registre spécial, au regard des mdificatins transcrites, les dates des récépissés délivrés par les préfectures u sus-préfectures à la suite des déclaratins desdites mdificatins. Rappelns à cet égard que le législateur impse aux assciatins de déclarer à la préfecture u sus-préfecture, dans les tris mis, tus les changements survenus dans leur administratin u directin ainsi que tutes les mdificatins apprtées à leurs statuts. www.clymats.cm 16

RÔLE Ce registre spécial a essentiellement pur rôle de permettre un cntrôle des autrités administratives u judiciaires sur les principales mdificatins cncernant le fnctinnement de l assciatin. Il dit être présenté aux autrités administratives u judiciaires chaque fis qu elles en fnt la demande, et cette présentatin s effectue sans déplacement, au siège scial. On remarquera que la tenue du registre spécial fait duble empli avec les déclaratins mdificatives à la préfecture u sus-préfecture puisque les mentins transcrites et les mentins déclarées snt les mêmes. Le cntrôle purrait dnc s exercer uniquement sur les déclaratins mdificatives. Deux précautins valent mieux qu une mais les cntrôles de registres snt, pur l instant, relativement rares. Par ailleurs, la tenue du registre spécial peut cnstituer une mesure de publicité interne. Le sciétaire fera ainsi l écnmie d une démarche à la préfecture u suspréfecture en cnsultant le registre spécial de sn assciatin. Encre faudra-t-il que les dirigeants veuillent bien lui en dnner une cpie. SANCTIONS L inbservatin des bligatins cncernant le registre spécial peut dnner lieu a tris types de sanctins : civiles, pénales et administratives. Sanctins civiles : La disslutin peut être prnncée à le requête de tut intéressé u du ministère public pur défaut de cnsignatin des changements et mdificatins sur le registre spécial. Il s agit ici d une disslutin judiciaire facultative. C est là la seule sanctin civile prévue par les textes. En cnséquence, l absence de registre, l absence de ctatin u de paraphe u la nn-reprductin d un prcès verbal sur le registre ne saurait entraîner la nullité de la délibératin prise par un cnseil d administratin u par une assemblée. administratives et judiciaires. L infractin étant une cntraventin de plice, la bnne fi de l auteur est indifférente. Sanctins administratives : Le nn - -respect des bligatins relatives au registre spécial peut justifier la suppressin de la subventin accrdée par les puvirs publics u sn nn renuvellement. La tenue du registre spécial permet d exercer un cntrôle sur le bn fnctinnement de l assciatin, cntrôle d autant plus imprtant lrsque celle-ci reçit des fnds publics. Si ce cntrôle ne peut plus s exercer, les puvirs publics peuvent alrs retirer leur appui financier. 7.3.2. REGISTRE DES DELIBERATIONS Ce dcument, à l instar des registres uniques du persnnel et du registre spécial n est pas bligatire. Néanmins, il est recmmandé aux assciatins de tenir un registre sur lequel elles cnsignernt les délibératins de leurs divers rganes cllégiaux. Mais même si la tenue de cet util n est pas encadrée légalement, elle garantit une gestin saine et transparente de l assciatin. FORME Cmme il n existe aucune bligatin légale, les assciatins peuvent dnc utiliser le supprt matériel de leur chix : véritable registre mais aussi, de façn plus pratique, un classeur à feuilles mbiles dans lequel snt insérées et numértées les éditins infrmatiques des prcès-verbaux. Il est pssible également de reprduire par phtcpie sur les feuilles mbiles déjà paginées du registre les prcès-verbaux saisis sur infrmatique. Pur cnférer à ce registre une valeur prbante, il cnvient qu il sit cté et paraphé, cmme le registre spécial, par la persnne habilitée à représenter l assciatin, le plus suvent sn président. Sanctins pénales : Snt punies d une amende de 1500, dublée en cas de récidive, l absence de registre spécial, sa tenue irrégulière u incmplète et sa nn-prductin aux autrités www.clymats.cm 17

TENUE On ne saurait trp cnseiller aux dirigeants d assciatins d adpter, pur la tenue du registre des délibératins, les mêmes règles que celles impsées par la tenue du registre spécial : la valeur prbante de ce registre en sera renfrcée. A qui servirait-il de tenir un registre facultatif ne puvant juer aucun rôle en cas de cntestatin interne u judiciaire? Ce registre dit dnc être tenu au siège de l assciatin. Les délibératins qui y snt reprduites divent l être de façn chrnlgique, sans aucun blanc, sans rature ni surcharge. CONTENU Sernt cnsignées sur ce registre, sus frme de prcès verbaux, tutes les délibératins des assemblées générales et il sera prudent d y mentinner le jur, l heure et le lieu de la réunin, les nms et prénms des membres du bureau de l assemblée, les questins sumises au vte et le résultat btenu pur chacune d elles. Le prcès-verbal sera signé par le président et un membre du bureau faisant ffice de secrétaire pur attester de l exactitude des mentins prtées. Si les sciétaires snt peu nmbreux, il cnviendra d énumérer directement sur le prcès-verbal les présents, les représentés et absents, avec le nmbre de vix pssédé par chacun d eux. Dans le cas cntraire, il est suhaitable d utiliser une feuille de présence qui sera annexée au prcès-verbal. Il faut cnseiller aux assciatins de faire même pur les cmptes rendus des réunins de leurs rganes de directin : bureau, cmité, cnseil d administratin. Elles peuvent le faire sur le même registre dès lrs que ce dernier est tenu à jur de façn chrnlgique. Il n est ni utile ni suhaitable d uvrir par exemple un registre des délibératins pur le cnseil d administratin et un autre pur les assemblées générales : temps et argent snt ainsi écnmisés sans dmmage juridique. RÔLE Le registre des délibératins est certes facultatif mais il rend de tels services et peut être amené à juer un rôle si déterminant en cas de litige qu il est indispensable. Ce registre cnstitue d une part la mémire de l assciatin ; c est sn fnctinnement, sn évlutin, sa vie qui snt ainsi retracés page par page. Les sciétaires peuvent éventuellement en prendre cmmunicatin et même cpie, à leurs frais : il est suhaitable que ce drit leur sit recnnu dans les statuts u dans le règlement intérieur. Ce registre cnstitue d autre part un myen de preuve fndamental. Un sciétaire cnteste-t-il le régularité frmelle de telle u telle décisin de l assemblée u du cnseil? Le registre peut lui être ppsé et fera fi jusqu à preuve du cntraire. Il arrive de plus en plus fréquemment que les décisins des assemblées générales u des rganes de directin sient attaquées en justice. Cmment l assciatin purra-t-elle se défendre si elle ne présente pas aux juges la preuve matérielle de la réalité de la réunin litigieuse et de sa régularité frmelle? SANCTIONS Ce registre n étant pas impsé par la li, aucune sanctin n est envisageable. Il existe cependant une sanctin imprtante qui résulte de l impssibilité pur l assciatin de pruver la régularité d une réunin du cnseil u de l assemblée générale en cas de litige judiciaire. Un minimum de frmalisme assure dnc à la fis sécurité juridique pur l assciatin et tranquillité d esprit pur les dirigeants. 7.4. FICHIER DES ADHERENTS Tute assciatin ayant un nmbre quelque peu imprtant de membres peut avir recurs à des traitements infrmatisés pur gérer les adhésins, ses ctisatins u les dns de ses membres. La cnstitutin bet l utilisatin d un fichier infrmatique cmprtant des infrmatins nminatives snt réglementées. www.clymats.cm 18

7.4.1. INFORMATIQUE OU PAPIER? Un registre des adhérents sus la frme d un simple cahier peut suffire à lister les nms des adhérents. Mais il sera tujurs beaucup plus lurd à utiliser qu un fichier qu un fichier infrmatique de type tableur, base de dnnées u service Internet. En effet, la suplesse du traitement infrmatique vus permettra d effectuer plus aisément les mises à jur et crrectins (changements d adresse u de téléphne ) Surtut, elle permet d autmatiser un certain nmbre d pératins : tri et classement, cnsultatin simplifiée, éditin d étiquettes pur le currier, envi autmatisé de curriers électrniques pur certains systèmes, etc. Si vus vus limitez à une u deux cnvcatins par an et que vus êtes peu nmbreux, il peut être préférable d adpter une frmule papier, avec inscriptin manuscrite des nms, car vus n aurez pas à effectuer de déclaratin à la CNIL. 7.4.2. FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION S IMPOSE De manière générale, tut fichier infrmatique, cntenant des infrmatins nrmatives, permettant l identificatin de persnnes physiques (la simple cnsignatin du nm, du prénm et de l adresse des persnnes est cnsidérée cmme suffisante) y cmpris l enregistrement d un fichier dans un lgiciel de messagerie dit être déclaré auprès de la Cmmissin natinale de l infrmatique et des libertés. Cette déclaratin cnsiste à préciser les cnditins d utilisatin du fichier (finalité, type d infrmatins, persnnes y ayant accès, durée de cnservatin, etc.) afin d éviter les atteintes à la vie privée u aux libertés. Les assciatins divent dnc effectuer une déclaratin auprès de la CNIL pur leurs fichiers d adhérents infrmatisés. Un frmulaire de déclaratin simplifiée, CERFA n 99001, est à leur dispsitin. Vus puvez le retirer gratuitement auprès de la CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris Cedex 07, Tél. : 01 53 73 22 22, Fax : 01 53 73 22 00) et le returner en recmmandé avec accusé de réceptin u effectuer une déclaratin en ligne sur www.cnil.fr. C est seulement à partir de la réceptin d un récépissé de la CNIL que vus purrez mettre en œuvre vtre fichier d adhérents. Par ailleurs, vus êtes tenus d infrmer les persnnes figurant dans ce fichier de leur drit à cnsulter et à crriger les infrmatins les cncernant. Nuveauté! Depuis mai 2004 La li du 6 janvier 1978 dite "infrmatique, fichiers et libertés" est en curs de mdificatin devant le Parlement. Dans un suci de simplificatin administrative, ce nuveau texte permettra à la CNIL de dispenser de déclaratin les fichiers les plus curants et qui ne snt pas susceptibles de prter atteinte à la vie privée u aux libertés. Il ne fait pas de dute que des traitements aussi curants et standardisés que ceux permettant la gestin des pératins de paie aurnt vcatin à bénéficier d une telle dispense. Dans l attente de l adptin définitive de ce texte, la Cmmissin natinale de l infrmatique et des libertés a décidé, lrs de sa séance plénière du 27 mai 2004, la suspensin de l bligatin d adresser à la CNIL une déclaratin de cnfrmité à la nrme simplifiée n 28 u n 36 cncernant, respectivement pur le secteur privé et le secteur public : - la gestin de la paie, - la gestin des déclaratins sciales et fiscales bligatires, - ainsi que la tenue infrmatisée des registres bligatires (registre unique du persnnel ntamment). Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de l une de ces deux nrmes ne nécessitent plus d adresser préalablement à la CNIL une déclaratin (u une télédéclaratin) de cnfrmité. Bien entendu, la CNIL n engagera, à cmpter de cette date, aucune actin à l encntre des respnsables de fichiers de paie respectant les nrmes n 28 u 36 du simple fait de leur nn- déclaratin. Ce premier pas vers la suppressin de certaines frmalités déclaratives auprès de la CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pur les salariés et les agents publics cncernés : l ensemble des drits de ces emplyés (drit d ppsitin, d accès et de rectificatin) et des autres bligatins des respnsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, infrmatin des emplyés, cnfidentialité des dnnées, cnservatin limitée des dnnées, etc.) restent pleinement applicables. www.clymats.cm 19

Qui gère le fichier? C est la persnne qui signe le frmulaire de déclaratin qui est juridiquement respnsable du fichier. Il s agit généralement du président de l assciatin, mais il peut tut à fait désigner d autres persnnes, salariés, bénévles u même une cmmissin spéciale, pur administrer cncrètement le fichier. Dans ce cas, cela dit être ntifié dans la déclaratin. Prenez garde également à ce que vs statuts autrisent bien cette délégatin de gestin des adhérents. Le respnsable dit, dans tus les cas, s assurer que le traitement infrmatique respecte les dispsitins légales : le fichier ne dit pas servir à autre chse qu à l administratin des membres, la cllecte d infrmatins dit s accmpagner d une bnne infrmatin des persnnes, les infrmatins ne divent pas être cmmuniquées à des persnnes nn autrisées, le délai de cnservatin des dnnées dit être respecté. Par ailleurs, les différents respnsables divent avir le suci d effectuer une mise à jur régulière du fichier. Le fichier des adhérents peut-il être cédé, lué u échangé à des fins cmmerciales? La li 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l infrmatique, aux fichiers et aux libertés n interdit pas de le faire. Mais il faut au préalable en avir averti les adhérents qui divent puvir être en mesure de s y ppser avant tute cessin, lcatin u échange, par exemple au myen d une case à ccher figurant sur le bulletin d adhésin (vir page suivante). www.clymats.cm 20