FirstW@ve Comptabilité débiteurs
ENVIRONNEMENT Fonctionne sous «Windows/NT» Base de données «SQL/Server» Outil de développement «MAGIC 8.3» Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -
GESTION DES FICHES CLIENTS Le fichier des clients est commun à toutes les sociétés. La gestion de ce fichier permet de traiter les données de chaque débiteur en se référant à une date de validité. Cela permet d avoir un historique des informations relatives au client dans le temps. Par exemple, un changement de conditions de paiement à partir d une date donnée ne provoque pas la perte des anciennes conditions. Les données d un client sont mémorisées sous forme d onglet et des recherches selon divers critères sont possibles. Diverses adresses différentes peuvent être gérées pour un même client. Ces différentes adresses seront traitées automatiquement dans les programmes ayant une relation avec le fichier clients. Page - 2 -
Les codes mémorisés au niveau des fiches clients sont tous en relation avec une table contenant les descriptifs et les paramètres propres à ceux-ci. Ces tables sont naturellement gérées par l utilisateur qui peut les personnaliser à sa convenance. FACTURATION Les factures enregistrées pour un client proviennent de deux sources distinctes : - Les factures traitées automatiquement par un programme spécifique et interfacées avec la comptabilité des débiteurs. - La saisie manuelle de factures. Page - 3 -
La saisie manuelle des factures permet d enregistrer toutes les données nécessaires à la gestion des postes ouverts débiteurs et également celles relatives à l imputation dans les comptes de produits de la comptabilité financière. Cette imputation permet d attribuer à chaque ligne détaillée des factures une imputation comptable, un taux TVA dont le montant correspondant sera calculé automatiquement et un texte descriptif qui sera repris en comptabilité. Il est également possible d enregistrer la zone de référence qui sera imprimée automatiquement sur un BVR lors de l édition de la facture. Une fois les factures enregistrées, un programme permet de les imprimer avec un bulletin de versement de type BVR. Un journal de facturation provisoire peut également être édité afin de permettre le contrôle du travail de saisie effectué. En cas d erreur, il suffit de rappeler la facture et de corriger les données fausses. Un programme de comptabilisation peut ensuite être exécuté ce qui provoquera l édition d un journal de facturation définitif et la mise à jour des comptes débiteurs, de la comptabilité financière et de la TVA. Page - 4 -
ENCAISSEMENTS Le programme d encaissement des paiements permet d identifier très rapidement le débiteur, d enregistrer les informations générales relatives au paiement (date de valeur, mode de paiement, N de document, montant payé net) et ensuite d imputer ce paiement sur une ou plusieurs factures ouvertes. Des escomptes peuvent naturellement être attribués. Dans ce cas, le programme calculera la part TVA et l imputera sur le compte financier correspondant. Des paiements «d avance» peuvent également être enregistrés. Leur imputation sur des postes ouverts sera effectuée plus tard. Page - 5 -
La reprise automatique d un fichier de paiement (BVR poste ou banque et/ou LSV) transmis via internet ou par envoi d un support magnétique, est également prévu dans l application. Dans ce cas, l imputation des paiements se fait sur la base de la zone de référence imprimée sur le BVR. En cas d anomalie et de non-concordance entre le paiement et les postes ouverts, il est possible de traiter le paiement manuellement. Comme pour le traitement des factures, un journal d encaissement provisoire peut être édité et lors de la comptabilisation des paiements, un journal définitif est imprimé parallèlement à la mise à jour des comptes débiteurs, des comptes financiers et de la TVA. RAPPELS Le traitement des rappels de factures impayées s effectue en plusieurs phases : - Génération des rappels. Sur la base d une date de référence, le programme extrait des comptes débiteurs tous les postes ouverts échus. - Gestion des rappels. L utilisateur a alors la possibilité de contrôler ces «propositions» de rappels et d y apporter des modifications (annulations, corrections, etc.) - Impression d une liste de contrôle. - Impression des rappels et des BVR correspondants si nécessaire. - Mise à jour des fichiers. Le code «niveau de rappel» ainsi que la date du prochain rappel sont mémorisés au niveau de la facture ouverte. Des frais de rappels peuvent être calculés et imputés lors de l édition des rappels. Ils ne seront cependant comptabilisés qu au moment du paiement. INTERROGATION ET IMPRESSIONS Des programmes d interrogation et d impressions des comptes débiteurs, des échéanciers et listes des postes ouverts sont également disponibles. Page - 6 -
GESTION DES PARAMETRES Les tables suivantes sont gérées : - Conditions de paiements - Codes mouvements - Paramétrage des codes mouvements D autres paramètres utilisés dans le module de logiciel de comptabilité débiteurs sont gérés au niveau de la comptabilité financière et de la gestion des sociétés. Page - 7 -