Fiches de procédure Apogée Session 1 / juin

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1 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 1 Fiches de procédure Apogée Session 1 / juin SOMMAIRE Cliquer sur le numéro de la fiche recherchée (partie soulignée en bleu) / Pour revenir au Sommaire, cliquer sur la flèche précédent de la barre Web Gestion des diplômes : 1er et 2ème cycle et 3ème cycle sans admissibilité (session 1 et session 2)... FPA n 1 Diplôme avec admissibilité, une ou deux sessions... FPA n 3 Liste des étudiants autorisés à composer... FPA n 7 Gestion des examens...fpa n 11 Saisie de note par Import / Export... FPA n 8 Saisie des notes en masse... FPA n 12 Lancement des calculs / délivrance du diplôme...fpa n 13 Édition PV et relevé des notes / PV individuels... FPA n 14 Clôturer la session / Avancement des délibérations...fpa n 9 Report des notes...fpa n 15

2 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 2 Fiche n 1 1 er, 2 ème et 3 ème cycle sans admissibilité (Session 1 + Session 2) juin Session 1 juin Préparation de listes (affichage, émargement) 1ère façon de travailler Éditer listes des étudiants en CC par matière et enseignant (autorisés à composer avec filtre CC) et préparer la saisie des notes (cf. FPA n 7) Éditer listes des étudiants en ExT par matière (autorisés à composer avec Filtre ExT) et préparer la saisie des notes. 2ème façon de travailler Gérer les examens : attribution des salles / convocations étudiants (FPA n 11) Saisie des notes, calculs et délibérations Saisir les notes et les DEF (ABI si on note les épreuves) pour tous les étudiants inscrits à la matière (CC & ExT) (cf. FPA n 8 / FPA n 12 ) Lancer les calculs en commençant par le bas de la structure jusqu aux semestres avant bonus (xxxxsbxx), sans oublier les UE en principe avec Non calcul (cf. FPA n 13 ) Lancer les calculs sur le semestre (xxxxsnxx, n=2, 4 ou 6), l'année et la VET en principe avec 0 pour note manquante et résultat négatif si manquant (cf. FPA n 13 ) Éditer les PV (individuels ou globaux) pour les jurys (cf. FPA n 14) Tenir compte des décisions des jurys et relancer tous les calculs avec le même paramétrage ci-dessus décrit Edition des PV définitifs de la session 1-juin Affichage Fin de session 1 et préparation session 2. Lancer le calcul sur la VDI pour les années diplômantes, puis le calcul de la délivrance ( (en le limitant de préférence aux ADMis) Mettre l'état d'avancement de la VET à "T" Faire le report des notes session 1 2 au niveau de la VET Mettre l'état d'avancement de la VDI à "T" Attention Attention: - il faut tenir compte des non calcul dus à des erreurs dans la saisie des notes (confusion CC / ExT) et/ou dans l IP - il fautque tout étudiant inscrit pédagogiquement ait une note ou un ABI/DEF S'il y a plusieurs VETs attendre que toutes les VETs soient terminées avant de fermer la VDI

3 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 3 Fiche n 3 Diplômes avec admissibilité juin 1 ère session Admissibilité : Préparer les listes des étudiants autorisés à composer et saisir les notes et les DEF dans toutes les matières d Admissibilité (ADI) Lancer les calculs bloc ADI (.01.. ) avec NC année ADI (.A1.. ) avec NC VET ADI avec NC et Résultat non disponible est considéré comme négatif ATTENTION : lorsqu il y a des matières facultatives il faut lancer le calcul avec «neutralisation» à partir de l ELP relié à la bonification Attention aux étudiantss "régime long" : effacer leur résultat s'il manque des notes Préparer les PV d ADI pour le jury + correction + relancer les calculs à l année et à la VET avec paramétrage décrit + Attention + PV ADI pour affichage. Passer à l état T la session 1 de la VET ADI Seuls les étudiants admissibles figureront sur les listes d'admission Admission : Préparer les listes et saisir les notes et les DEF des matières d Admission (ADO) Lancer les calculs bloc ADO (.02.. ) avec NC année ADO (.A1.. ) avec NC VET ADO avec NC et Résultat non disponible négatif VDI avec NC et Résultat non disponible négatif Préparer les PV d ADO pour le jury + correction + relancer les calculs à l année, à la VET et à la VDI avec paramétrage décrit + PV pour affichage Lancer à la VDI le calcul de la délivrance du diplôme pour permettre l édition du diplôme des étudiants reçus à la session 1 Passer à l état T la session 1 de la VDI (ADO) Cela permet, s'il y a 2 sessions, de n'avoir en session 2 que les étudiants non reçus en session 1 Remarque : Pour les diplômes avec admissibilité et 2 sessions, attention aux reports de notes (ADI puis ADO), aux passages à l'état "T" de la VET (ADI, ADO), du passage à l'état "T" de la VDI et à l'ordre dans lequel ces opérations doivent être faites. (cf FPA n??)

4 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 4 Fiche n 7 Liste des étudiants autorisés à composer juin Procédures pré-requises : Inscriptions administratives et pédagogiques effectuées Saisie des interdits faite Domaine Résultat Menu Administration / Édition listes préparatoires /comptage Session 1 Édition Autorisés à composer Non autorisés à composer sans motif Non autorisés à composer avec motif Comptage des autorisés à composer Fichier Cocher la case pour créer un fichier texte (.txt) Version d étape Taper le code Bloc VET (IA) (cf. Nota Bene page suivante) Cocher Quelques et ensuite une ou plusieurs étapes. Dans Filtre population choisir les critères, s il y a lieu. Paramétrer Prévision d exécution. Bloc Élément (IP) (cf. Nota Bene page suivante) Cocher Quelques et ensuite un ou plusieurs ELP. Dans Filtre population choisir les critères, s il y a lieu. cocher la case voulue Le fichier texte peut ensuite être ouvert avec Excel pour être transformé en feuille de calcul Excel ( fichier.xls) Édition de la liste de tous les étudiants autorisés à composer inscrits à une ou plusieurs étapes. Remarque: un étudiant est "autorisé à composer" s'il est inscrit et en règle (IP faite, droits d'inscription payés, pas d'interdit de bibliothèque par exemple ET si aucune note n'a déjà été saisie ou calculée sur l'élément concerné) Filtre de population : après utilisation ne pas oublier de le vider. Édition de la liste de tous les étudiants autorisés à composer inscrits à un ou plusieurs ELP Mêmes remarques Paramétrer Prévision d exécution. Bloc Épreuve / Élément (IP) (cf. Nota Bene page suivante). Cocher Quelques et ensuite une ou plusieurs épreuves. Dans Filtre population choisir les critères, s il y a lieu. Édition de la liste des étudiants autorisés à composer inscrits à une ou plusieurs épreuves Mêmes remarques Paramétrer Prévision d exécution.

5 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 5 N.B. : Il faut choisir un seul Bloc de travail : généralement on utilise les listes des étudiants autorisés à composer (c est-à-dire qui demandent une note) soit à un ou plusieurs ELP/matières soit à une ou plusieurs épreuves. Pour rechercher une seule Étape, Élément pédagogique ou Épreuve dans la liste proposée, faire [F7] dans la Bloc prévue, saisir le code, puis [F8] pour lancer la recherche. Ne pas oublier de cocher les étapes, ELP ou épreuves voulus parmi ceux qu'apogée propose. Pour rechercher plusieurs étapes, ELP ou épreuves dans la liste proposée, saisir le 2 premières lettres ou chiffres (et les deux dernières pour les épreuves) suivis de % puis [F8] pour lancer la recherche. Ne pas oublier de cocher les étapes, ELP ou épreuves voulus parmi ceux qu'apogée propose. Attention à l utilisation des filtres : Dès qu un filtre n est plus utile, penser à le vider (dans la définition du filtre : bouton [Vider filtre ] puis [Accepter ])

6 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 6 Fiche n 11 Gestion des examens juin Procédures pré-requises : Création des épreuves liées aux matières concernées Domaine Organisation des épreuves Menu Calendrier Fonction Maquette Fonction Génération de tableaux d incompatibilités Domaine Organisation des épreuves Menu Administration Fonction Génération de tableaux d incompatibilités Cocher la période voulue Exécution : différé / immédiat [Accepter] Fonction Élaboration calendrier Introduire à coté de chaque épreuve : Date Heure Salle Insérer les noms des enseignants surveillants Contrôler que la maquette / calendrier a la bonne période (semestre 2) NB : Pour avoir la bonne maquette / calendrier taper les deux premiers chiffres de votre UFR suivis de [%] et [F8]. En se servant des flèches de déplacement (le curseur placé dans la cellule nom de la maquette ), chercher la maquette voulue et enregistrer. Contrôler que la maquette / calendrier a la bonne période (semestre 1) Sem. 2 (en septembre ce sera session 2) Contrôler dans Liste travaux différés, même menu si l opération a été bien effectuée : Fin normale. Apparaissent sur l écran les épreuves saisies dans la maquette. Toutes ces indications vont apparaître dans les convocations, dans les listes à afficher, dans les listes d émargement, dans les convocations pour les enseignants, dans les PV d examen. Si dans une salle il y a plusieurs épreuves : cliquer le bouton épreuve. Attention aussi lorsqu'il y a des épreuves dans plusieurs amphi. Attribuer une place aux étudiants en cliquant [numérotation] et ensuite [ Accepter ] la proposition offerte ou la changer. Procédures induites : Convocations aux examens (enseignants / étudiants), PV d'examen, listes d affichage et d émargement.

7 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 7 Fiche n 8 des notes IMPORT / EXPORT juin Procédures pré-requises : Inscriptions administratives et pédagogiques effectuées Elaboration d'une maquette d'import/export Domaine Résultats Menu Import/export / Maquette Saisie de la VDI et recherche du numéro d export voulu Choisir la session Saisir le nom du fichier (avec chemin) Saisir les objets à manipuler (épreuves ou éléments selon le cas) Saisir le Filtre de l élément Enregistrer la maquette Exemple d une maquette de langue en CC disquette pour un enseignant) DUGSH N export : 1 (curseur sur VDI, bouton "suivant") Toutes sessions a:\15ag01.txt ou C:\export\histoire_contempo.txt 2915A98CO A98CE (épreuves du CC) (un filtre sera éventuellement donné pour l'export) 2915A98 (code de l ELP/matière [F10] ou cliquer icône disquette Réalisation d'un export depuis Apogée Menu Import/export / Export Saisie de la VDI et du numéro d export [Filtre de population], s il y a lieu Cliquer bouton [Afficher étudiants] Cliquer [Export fichier Sortir de l écran en réduisant Apogée Icône Saisie externe Résultats (dans la fenêtre Apogée) Cliquer sur l icône Répondre toujours OUI Rechercher le fichier.txt dans son répertoire et l ouvrir Enregistrer Apogée prépare le fichier.txt Saisir Fex : CC / collection / groupe / puis [Accepter] ou bien: ExT / puis [Accepter] Répéter l opération pour compléter la disquette avec chacun des groupes de l enseignant. Icône Windows en haut à droite (la troisième à partir de la droite) Apogée transforme le fichier.txt en Fichier.xls (Attention aux versions d Excels!) Le chemin d'accès au fichier est celui indiqué dans la maquette d'import/export. Répéter ces opérations pour tous les fichiers concernés en utilisant le bouton [Importer d Apogée] Remarque: l'utilisation de filtres "découpant une promotion" n'est qu'une possibilité, non une obligation.

8 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 8 SAISIR LES NOTES DANS LE FICHIER.XLS TRANSMIS (sans le barême) Retour d'un fichier.xls complété Ouvrir le fichier.xls Compléter le barème. [Exporter] vers Apogée Il peut être sur disquette, joint à un courriel, sur clé USB, Attention: le fichier.xls doit être placé dans le même répertoire, sur le même support que lors de sa fabrication par les procédures d'exportation depuis Apogée Barème : se positionner sur la 1ère cellule de la colonne "Barème" et cliquer sur le bouton [Barème] : Apogée complète toute la colonne Apogée reconstitue le fichier.txt, dans le même répertoire que le fichier.xls De retour dans Apogée: Domaine : Résultats Menu : Import/export / Import. Code VDI + N export Cliquer [afficher étudiants ] Cliquer sur [Import base ] Apogée récupère les notes saisies et met à jour la base Procédures induites : Lancement des calculs

9 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 9 Fiche n 12 Saisie des notes en masse juin Procédures pré-requises : toutes les épreuves ont eu lieu et on dispose de toutes les notes Domaine : Résultats Menu : Saisie des notes Fonction : Saisie des notes aux épreuves ou Saisie/calcul par élément pédagogique En mode de requête ([F7]) saisir le code de l épreuve ou de l'élément pédagogique + [F8]. [afficher] les étudiants Saisir les notes dans les cellules prévues On peut éventuellement utiliser un [Filtre de population] si les notes à saisir sont regroupées d'une certaine façon (groupe de TD, groupe d'amphi, formule d'examen, ) Les décimales sont précédées par un point («.») dans Apogée N.B. : L étudiant qui ne s est pas présenté à l épreuve doit être déclaré ABI. Si la note est saisie sur la matière, et que l'étudiant est défaillant, il faut saisir DEF. ATTENTION : une note saisie prime sur une note calculée. Corrigez systématiquement au niveau le plus bas de la modélisation (aux ELP/matière ou aux épreuves) et n oubliez pas de relancer les calculs à l ELP UE, puis aux semestres concernés. Procédures induites : lancement des calculs.

10 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 10 Fiche n 13 Lancement des calculs juin Procédures pré-requises : toutes les notes qui devaient être saisies l'ont été. Domaine Résultats Menu Saisie des notes Fonction Saisie/calcul notes ELP [afficher] les étudiants Saisir le code de l ELP/matière + [F8]. Par le [Filtre de population], sélectionner la population des étudiants, s il y a lieu. Cliquer sur le bouton [lancer le calcul] Choisir le paramétrage : - "Non calcul" tant qu'il n'y a aucun elp facultatif (par exemple bonus) (a priori, pour les elp Matière, UE, "semestre avant bonus") - "0 pour note manquante" pour les "semestres avec bonus", année, VET, VDI s'il y a des éléments facultatifs (bonus), sinon rester en "Non calcul". Non calcul (pas de note et statut "N"): Si le calcul ne s'effectue pas pour certains étudiants Les 2 principales raisons sont: 1) au moins une note n'a pas été saisie 2) l'ip de l'étudiant est mal faite (elp en trop ou en moins dans des choix) Il faut corriger l'erreur ou l'oubli et relancer le calcul, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de note ou de résultat avec le stat "N" ("Non calcul"). N.B. : commencer à lancer les calculs toujours par l ELP le plus bas de l arborescence et remonter en corrigeant les NC (notes mal insérées, erreurs dans l inscription pédagogique). Si vous devez corriger des notes à une ou plusieurs épreuves et/ou matières, n oubliez pas de relancer les calculs à l ELP UE, ainsi qu'à tous les éléments clés situés au dessus (semestre, année, VET, VDI s'ils sont d'actualité). Procédures induites : édition des PV et RN

11 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 11 Fiche n 14 Édition PV des notes / PV individuels juin Procédures pré-requises : toutes les notes ont été rentrées dans Apogée et le lancement des calculs effectué jusqu'au niveau souhaité (matière, semestre, VET). Les maquettes de PV ont été créées. Domaine Résultats Menu Délibération / Édition de procès verbaux Cocher Admissibilité / Admission Édition / Fichier (si vous souhaitez un fichier à convertir en.xls) PV complet / PV condensé PV provisoire / PV définitif Tri par nom / par mérite cocher [Quelques] PV et choisir en cochant le PV voulu [F7] et ensuite le type (ELP) ainsi que le code de votre maquette de PV + [F8] [Imprimante] en différée / immédiat [F9] et aller à VISUALISATION WINDOWS (il suffit de taper V ) puis, si le PV convient, imprimer.

12 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 12 Domaine Résultats Menu Délibération / Édition RN / PV individuels Saisir les caractéristiques du PV individuel ou RN Paramétrer : Année universitaire Session Etudiants inscrits / avec notes et résultats RN / PV individuel Points ECTS / Résultat Adresse Quelques / Tous En janvier, choisir une maquette de RN sur l'elp semestre 1 (ou 3 ou 5) En juin ou septembre, choisir une maquette de RN sur la VET Contrôler toujours cette zone! Choisir la session Cliquer selon ses besoins id. id Aucune / Fixe / Annuelle selon ce qu'on souhaite [Quelques] permet de n'imprimer le RN/PV que pour quelques étudiants. [Imprimante] en différée / immédiat [F9] et aller à VISUALISATION WINDOWS (il suffit de taper V ) puis, si le PV convient, imprimer. ATTENTION : pour dupliquer une maquette de PV, placer le curseur sur le n de PV, ensuite taper F6 et enfin F4 (ou utiliser les icônes «page blanche» et «plusieurs pages». Procédures induites: Fermeture de la Session Report des notes de session 1 en session 2 Autorisation de délivrance des diplômes

13 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 13 Fiche n 9 Clôturer la session / Avancement des délibération juin Procédures pré-requises : Tous les calculs lancés jusqu à la délivrance du diplôme. Le jury à délibéré. Domaine Résultat Menu Délibération / Avancement des délibérations Code VDI Taper le code + [F8] Code Étape Contrôler si l étape est la bonne Effacer le A de la VET ou de la VDI que vous voulez fermer et taper T et avancer avec la touche [Tabulation] Attention : certains diplôme ont plusieurs étapes! A = Avant délibération T = Délibération Terminée ATTENTION Si vous passez à T une VET, tous les éléments qui la composent passent à T, y compris ceux qui sont communs à d autres diplômes. Si vous passez à T une VDI, toutes les VET qui la composent passent à T. Procédures induites : Inscription Administrative via internet au diplôme du niveau supérieur Publication sur Internet des résultats. Préparation Session 2 Pour annuler la fermeture de la session, cf. page suivante.

14 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 14 Pour revenir à l état "A" ou "E" Domaine Menu Code VDI Code Etape Résultat Délibération / Avancement des délibérations Taper le code + [F8] Choisir la bonne étape Pour corriger des erreurs nécessitant des modifications de notes et un nouveau lancement des calculs. Effacer le "T" de la VET ou de la VDI que vous voulez rouvrir et taper "A" ou "E" puis [entrée] A la demande "Mise à jour de la descendance?" cliquer sur la zone "oui" Attention : une fois les corrections faites, il faut tout remettre à l'état "T" Remarque : D'une façon générale, pour "revenir en arrière" il faut défaire ce qu'on a fait. Ceci doit être fait dans l'ordre inverse de celui où on l'a fait. En particulier pour les ouvertures et fermetures de sessions: pour revenir sur la session 1, il faut ré-ouvrir la session 2, annuler les reports de notes (au moins pour les étudiants concernés), rouvrir la session 1, corriger les notes à corriger, relancer les calculs, puis à nouveau fermer la session 1, faire le report de notes pour les étudiants auxquels il avait été annulé, si nécessaire refaire le traitement de la VDI pour les étudiants concernés, fermer la VDI session 1 et reprendre les traitements de la session 2 pour les étudiants concernés. La même logique de "retour en arrière" puis de "nouveau départ en avant partiel ou général" est à utiliser pour les diplômes avec admissibilité sur une ou deux sessions.

15 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 15 Fiche n 15 Report des notes juin Cas des diplômes sans admissibilité. Procédures pré-requises : Session 1 terminée. Fermeture de la session 1 à la VET (VET à l'état "T", ainsi que sa descendance. VDI à l'état "A") Domaine Résultats Menu Administration / Report des notes et résultats ADO Saisir la VET Cocher bouton quelques / Tous Exécution [immédiat] + [accepter] + [OK] Vérifier si Fin normale En fonction de vos besoins. Attention aux éventuels messages! Le seul message normal est "Résultat attendu pour VDI " Pour tout autre message: arrêter pour réessayer un peu plus tard Procédures induites : -D'abord et avant tout: terminer te traitement de la VDI 1 ère session pour les étapes diplômantes (moyenne, autorisation de délivrance, mise à "T" de la VDI session 1). - ensuite : préparation de la session 2.

16 Mars 2007 Université Paris 1 Panthéon Sorbonne 16 Cas des diplômes avec admissibilité. 1) report d'admissibilité Procédures pré-requises : Session 1 d'admissibilité terminée. Fermeture de la session 1 d'admissibilité à la VET (VET à l'état "T", ainsi que sa descendance) Domaine Résultats Menu Administration / Report des notes et résultats ADI Saisir la VET Cocher bouton quelques / Tous Exécution [immédiat] + [accepter] + [OK] Vérifier si Fin normale En fonction de vos besoins. Attention aux éventuels messages! Le seul message normal est "Résultat attendu pour VDI " Pour tout autre message: arrêter pour réessayer un peu plus tard Procédures induites : - préparation de la session 1 d'admission - saisie des notes et calculs d'admission 2) Report d'admission Procédures pré-requises : Session 1 d'admission terminée. Fermeture de la session 1 d'admission à la VET (VET à l'état "T", ainsi que sa descendance. VDI à l'état "A") Domaine Résultats Menu Administration / Report des notes et résultats ADO Saisir la VET Cocher bouton quelques / Tous Exécution [immédiat] + [accepter] + [OK] Vérifier si Fin normale En fonction de vos besoins. Attention aux éventuels messages! Le seul message normal est "Résultat attendu pour VDI " Pour tout autre message: arrêter pour réessayer un peu plus tard Procédures induites : - D'abord et avant tout: terminer te traitement de la VDI 1 ère session pour les étapes diplômantes (moyenne, autorisation de délivrance, mise à "T" de la VDI session 1). - ensuite : préparation de la session 2.