Guide à l intention des nouveaux commissaires aux affidavits

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1 Guide à l intention des nouveaux commissaires aux affidavits Félicitations pour votre nomination en tant que commissaire aux affidavits! Le présent guide décrit vos nouveaux pouvoirs et responsabilités. Veuillez lire attentivement le présent guide et consulter la Loi sur les commissaires aux affidavits avant d exercer votre fonction de commissaire. GÉNÉRALITÉS Le ministère du Procureur général n offre ni conseils juridiques ni opinions aux commissaires aux affidavits. Si vous avez des questions sur la façon dont ces renseignements s appliquent à vous, veuillez consulter un avocat. En tant que commissaire aux affidavits vous êtes habilité à faire prêter serment, à recevoir des affidavits et des affirmations ou des déclarations solennelles lorsque la loi le permet ou l exige, et ce, dans le respect des restrictions précisées dans votre certificat de nomination. Les restrictions dont votre nomination fait l objet doivent être indiquées à l'aide d un tampon approuvé au nom du procureur général. Une empreinte du tampon doit être apposée sous la signature de chaque document que vous signez en tant que commissaire aux affidavits. o L énoncé approuvé de votre tampon se trouve dans le document Directives et avis d approbation de principe qui vous a été envoyé. Vous ne pouvez rien ajouter à votre tampon ni modifier celui-ci à la main. o Vous devez obtenir un nouveau tampon après chaque renouvellement de votre nomination indiquant sa nouvelle date d expiration. Un nouveau tampon est également requis pour refléter toute modification demandée par vous et approuvée par le Bureau des nominations judiciaires. Votre nomination à titre de commissaire NE vous autorise PAS à agir ou à vous présenter comme un avocat ou à fournir des conseils juridiques. Vous ne devez pas exercer vos pouvoirs de commissaire après la date d'expiration inscrite sur l'avis d'approbation ci-joint et sur votre tampon. Tout changement d emploi, d adresse ou de nom d entreprise durant la période de validité de la nomination doit être signalé au Bureau des nominations judiciaires du ministère du Procureur général. Dans certains cas, le tampon devra être modifié pour refléter le changement. 1

2 La Loi sur les commissaires aux affidavits en soi ne confère pas aux commissaires le pouvoir d authentifier des copies de documents originaux. Cependant, il se peut que d autres instruments légaux leur attribuant un tel pouvoir existent. Les commissaires qui prévoient certifier des copies de documents originaux devraient consulter leur avocat pour s assurer qu ils sont légalement habilités à le faire. Le procureur général peut révoquer la nomination d un commissaire. RENSEIGNEMENTS Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web. Si vous avez des questions au sujet de la nomination des commissaires aux affidavits, veuillez communiquer avec : Ministère du Procureur général Bureau des nominations judiciaires a/s Ministère des Services gouvernementaux 77, rue Wellesley Ouest, C.P. 720 Toronto (Ontario) M7A 1N3 Tél. : Télécopieur : Appel sans frais : (demander le Bureau des nominations judiciaires) Courriel : appointments@ontario.ca RENOUVELLEMENT D UNE NOMINATION Votre nomination est valide pour trois années, et peut être renouvelée par la suite. Pour ce faire, veuillez aviser le Bureau des nominations judiciaires au moins trois mois avant l expiration de votre nomination actuelle. Vous ne devez pas présenter un nouveau formulaire de demande, mais vous devez payer les droits de renouvellement. Vous devez également aviser le ministère si l un ou l autre renseignement a changé depuis votre nomination originale. Page 2 of 8

3 RESPONSABILITÉS L article 9 de la Loi sur les commissaires aux affidavits stipule ce qui suit : Devoirs du commissaire lors de l administration d un serment Tout serment est prêté et toute déclaration est faite par le déposant ou le déclarant en présence du commissaire, du notaire, du juge de paix ou d un autre agent ou de la personne qui fait prêter le serment ou reçoit la déclaration. Ces derniers s assurent de l authenticité de la signature du déposant ou du déclarant et font prêter le serment ou reçoivent la déclaration de la manière prévue par la loi avant de signer le constat d assermentation ou la déclaration. L.R.O. 1990, chap. C.17, art. 9. Les tâches décrites à l article 9 doivent être suivies. Le fait de ne pas se conformer à l article 9 ou aux restrictions de votre nomination pourrait remettre en question la validité juridique de la déclaration ou de l'affidavit que vous recevez. En tant que commissaire, vous pourriez être appelé au tribunal pour établir que le serment, l'affirmation ou la déclaration a été correctement administré. Vous pouvez aussi être tenu personnellement responsable d avoir fait prêter serment ou reçu une déclaration de façon irrégulière. Selon l article 10 de la Loi sur les commissaires aux affidavits, est coupable d une infraction punissable d une amende d au plus $ le commissaire qui : signe le constat d assermentation ou la déclaration sans s assurer de l authenticité de la signature du déposant ou du déclarant; omet de faire prêter le serment ou de recevoir la déclaration de la manière prévue par la loi avant de signer le constat d assermentation ou la déclaration. Par ailleurs, selon l article 138 du Code criminel du Canada, est coupable d un acte criminel passible d un emprisonnement maximal de deux ans, quiconque signe un écrit donné comme étant un affidavit ou une déclaration solennelle et comme ayant été fait sous serment ou déclaré devant lui, alors que cet écrit n a pas été ainsi fait sous serment ou déclaré; lorsqu il sait qu il n est pas autorisé à faire prêter le serment ou à recevoir la déclaration. Votre nomination pourrait être révoquée si vous enfreignez ces lois ou omettez de vous conformer à vos tâches, conformément à la Loi sur les commissaires aux affidavits. Page 3 of 8

4 ÉTAPES POUR LA RÉCEPTION DES DÉCLARATIONS ET DES AFFIDAVITS PAR ÉCRIT 1. Vérifier la signature Vous avez l obligation de vous assurer de l authenticité de la signature. L affidavit ou la déclaration doit par conséquent être signé en votre présence, et le déposant ou déclarant doit fournir une preuve d identité. 2. Faire prêter serment, administrer la déclaration ou l affirmation Déclarations La Loi sur la preuve de l Ontario et la Loi sur la preuve au Canada prescrivent toutes deux la forme de déclaration solennelle suivante (texte en italique ajouté) : «Je (nom du déclarant), déclare solennellement que (exposer le ou les faits déclarés), et je fais cette déclaration solennelle, la croyant consciencieusement vraie et sachant qu elle a la même force et le même effet que si elle était faite sous serment. Déclaré devant moi (signature du commissaire) à (ville ou localité) ce (date) jour de (mois), 20 (année). Serments et affirmations solennelles La Loi sur la preuve de l Ontario exige que le commissaire fasse prêter serment ou reçoive les affirmations solennelles d une manière qui, selon le déposant (la personne qui fait le serment ou l affirmation solennelle), engage sa conscience. Cela comprend, à titre d exemple, de faire un serment, avec ou sans texte ou icône religieux, ou une affirmation solennelle. Il n y a pas de formulation prescrite pour les serments de la même façon qu il y en a pour les déclarations. Ci-dessous, vous trouverez des formulations courantes de serments et d affirmations solennelles. Après avoir administré l affidavit, il serait bon de confirmer avec le témoin, «Êtes-vous lié par ce serment/cette affirmation solennelle?» i. Serment «Jurez-vous que le contenu de l'affidavit que vous avez signé est véridique, que Dieu vous vienne en aide?» ii) Affirmation solennelle Page 4 of 8

5 «Affirmez-vous solennellement que le contenu de l'affidavit que vous avez signé est véridique?» ii) Lorsque le déposant a besoin d un interprète Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que vous comprenez aussi bien la langue (nom de la langue d interprétation) que la langue française, que vous allez traduire fidèlement le serment au déposant ainsi que toute autre chose qui vous sera demandée, au mieux de vos connaissances et aptitudes? 3. Remplir le constat d assermentation Le constat d assermentation fait partie du document que vous certifiez au moment et à l endroit où vous recevez l affidavit ou la déclaration. Il figure habituellement au bas du document. Un constat d assermentation est couramment rédigé comme suit : Déclaré sous serment (ou affirmé ou déclaré solennellement) devant moi dans la (ville, localité, etc.) de.. dans le/la (comté, municipalité régionale, etc.) de..., le (date). Commissaire aux affidavits (UNE EMPREINTE DE VOTRE TAMPON DOIT ÊTRE PLACÉE ICI) Signer le constat d assermentation est la dernière étape du processus. L affidavit ou la déclaration est maintenant complet. CAS SPÉCIAUX : RÈGLES SUPPLÉMENTAIRES POUR LA RÉCEPTION DES AFFIDAVITS Les diverses règles du tribunal peuvent contenir certaines exigences supplémentaires pour la réception des affidavits, lesquelles sont suivies dans les instances auxquelles ces règles s appliquent. Ces règles sont disponibles en ligne sur le site Web des tribunaux de l Ontario. Pour votre information, nous avons reproduit ci-dessous certaines règles couramment utilisées. Vous êtes cependant responsable de déterminer quelles sont vos obligations dans toute situation donnée. Si vous n êtes pas certain de la façon dont les règles peuvent s appliquer à votre cas, vous devriez consulter un avocat. Page 5 of 8

6 Pièces jointes aux affidavits Règles de procédure civile R (3) Règles de procédure en matière criminelle R. 4.06(3) Règles de procédure de la Cour de justice de l Ontario en matière criminelle, R (3) Aux termes de ces règles, une pièce dont fait mention un affidavit est marquée comme telle par la personne qui reçoit l affidavit. Avant de marquer la pièce, il serait utile de confirmer avec le déposant : «Ce document est-il mentionné dans votre affidavit?» Une façon courante de marquer la pièce est d écrire ce qui suit au-dessus de votre signature : «Il s'agit de la pièce "A" mentionnée dans l'affidavit de (nom du déposant) assermenté devant moi ce (date) jour de (mois), 20(année).» De nombreux commissaires vont également parapher chaque page de la pièce pour confirmer qu aucune page n a été ajoutée par la suite. Affidavit par deux déposants ou plus Règles de procédure civile R (4) Règles de procédure en matière criminelle R. 4.06(4) Règles de procédure de la Cour de justice de l Ontario en matière criminelle, R (4) Aux termes de ces règles, s il y a plusieurs déposants, un constat d assermentation distinct est rempli pour chacun d eux, à moins qu ils ne prêtent serment en même temps et devant la même personne, auquel cas il peut n y avoir qu un seul constat portant la mention «déclaré sous serment (ou affirmé solennellement) par les déposants susnommés». Affidavit par une personne morale Règles de procédure civile R (5) Règles de procédure en matière criminelle R. 4.06(5) Règles de procédure de la Cour de justice de l Ontario en matière criminelle, R (5) Si les présentes règles exigent un affidavit d une partie qui est une personne morale, un de ses dirigeants, administrateurs ou employés peut prêter serment au nom de celle-ci. Page 6 of 8

7 Affidavit par une société en nom collectif Règles de procédure civile R (6) Si les présentes règles exigent un affidavit d une partie qui est une société en nom collectif, un de ses membres ou employés peut prêter serment au nom de celle-ci. Affidavit par une personne aveugle ou illettrée Règles de procédure civile R (7) Si la personne qui reçoit le serment constate que le déposant est illettré ou aveugle, elle certifie dans le constat d assermentation que l affidavit a été lu au déposant en sa présence, que le déposant a semblé en comprendre la teneur et qu il l a signé ou y a apposé sa marque en sa présence. Affidavit par une personne qui ne comprend pas la langue Règles de procédure civile R (8) Si la personne qui reçoit le serment constate que le déposant ne comprend pas la langue utilisée dans l affidavit, elle certifie dans le constat d assermentation que l affidavit a été traduit au déposant en sa présence par l interprète dont elle indique le nom, après avoir fait prêter serment à l interprète d en donner une traduction fidèle ou lui avoir fait faire une affirmation solennelle à cet effet. Modifications à un affidavit Règles de procédure civile R (9) Règles de procédure en matière criminelle R. 4.06(6) Règles de procédure de la Cour de justice de l Ontario en matière criminelle, R (6) Aux termes de ces règles, les modifications dans un affidavit sont paraphées par la personne qui a reçu le serment. À défaut, l affidavit ne peut être utilisé sans l autorisation du juge ou de l officier de justice qui préside. Dans l exemple ci-dessous, un commissaire marque les changements en apposant ses initiales (A.B) à côté de chaque changement, ainsi un crochet au début et à la fin de chacun. A.B. 5e juin A.B. J ai signifié l affidavit le 4e jour de mai, 2011 Certains commissaires demandent aussi au déposant de parapher tout changement. Page 7 of 8

8 SERMENTS ET AFFIRMATIONS SOLENNELLES NON RELIÉES À DES AFFIDAVITS Voici des exemples de serments et d affirmations qui sont couramment utilisés dans des situations autres que des affidavits. Comme mentionné ci-dessus, vous avez la responsabilité de demander au déposant quel type de serment ou d affirmation solennelle est susceptible d engager sa conscience. À un témoin durant un interrogatoire préalable «Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que le témoignage que vous allez rendre sera la vérité, toute la vérité et rien que la vérité?» À un interprète «Jurez-vous / affirmez-vous solennellement que vous comprenez aussi bien la langue (langue d interprétation) que la langue française, que vous allez traduire fidèlement le serment au déposant ainsi que toute autre chose qui vous sera demandée, au mieux de vos connaissances et aptitudes?» Page 8 of 8