MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES COMPTABLES ET BUDGETAIRES

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1 Paix - Travail Patrie MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE PROGRAMME NATIONAL DE LUTTE CONTRE LA (PNLT) REPUBLIC OF CAMEROON Peace-Work-Fatherland MINISTRY OF PUBLIC HEALTH NATIONAL TUBERCULOSIS CONTROL PROGRAMME (NTCP) MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES COMPTABLES ET BUDGETAIRES MARS 2011

2 MARS 2011 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES COMPTABLES ET BUDGETAIRES

3 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : SOMMAIRE PRESENTATION DU MANUEL I. PRESENTATION DU MANUEL II. III. IV. PRESENTATION ET ORGANISATION GENERALE DU PNLT ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL GESTION ADMINISTRATIVE V. GESTION BUDGETAIRE VI. VII. VIII. IX. GESTION COMPTABLE GESTION FINANCIERE GESTION DU PERSONNEL ET DE LA PAIE PASSATION DES MARCHES X. GESTION DES STOCKS XI. XII. XC. GESTION DES IMMOBILISATIONS AUDIT CONTROLE ET SUPERISION SUPPORTS D INFORMATIONS 1/18

4 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL ABREVIATIONS ALES ANO AO AOI AON AON AON APCAS BCG BCH BP CAA CCM CDT CNLT CNLT CNPS CNRBM Aide aux Lépreux Emmaüs Suisse Avis de non-objection Appel d'offre Appel d'offres International Appel d'offres National Appel d'offre National Appel d'offres National Association pour la Promotion du Capital Social Vaccin Bilié De Calmette Et Guérin Biosafety Clearing-House Bénéficiaire Principal Caisse Autonome d'amortissement Country Coordinating Mechanism Centre de Diagnostic et de Traitement Comité National de Lutte contre la Tuberculose Comité National de Lutte contre la Tuberculose Caisse Nationale de Prévoyance Sociale Comité National Roll Back Malaria 2/18

5 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL COBAC DA DAO DPD DPD DRF DRF DSRP FESADE GTC GTC- TB GTR GTZ ICN IEC IEC IP LFA MST OHADA Commission Bancaire de l'afrique Centrale Demande d Achat Dossier d'appel d'offres Demande de Paiement Direct Demande de Paiement Direct Demande de Remboursement de Fonds Demande de Remboursement de Fonds Document de Stratégie de Réduction de la Pauvreté Femme Santé Développement Groupe Technique Central Groupe Technique Central/Tuberculose Groupe Technique Régional Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit Instance de Coordination Nationale Information, Education communication Information, Education communication Instruction Permanente Local Fund Agents (Agents locaux du Fonds) Maladie Sexuellement Transmissible Organisation pour l'harmonisation du Droit des Affaires 3/18

6 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL OMS ONG ONU PEV PNLT PSNLT PTBA PTBA RDPV SAF SIDA SP SSSE ST TB TDR TPM+ URLT VIH Organisation Mondiale de la Santé Organisation Non Gouvernementale Organisation des Nations Unies Programme Elargi de Vaccination Programme National de Lutte contre la Tuberculose Plan Stratégique National de Lutte contre la Tuberculose Programme de Travail et Budget Annuel Programme de Travail et Budget Annuel Raccoon Dog Parvovirus" = Parvovirus du Chien Viverrin Section Administration et Finances syndrome de l'immunoddéficience Acquise Secretairer Permanent Section Surveillance, Suivi et Evaluation Secrétariat Technique Tuberculose Termes De Références Tuberculose Pulmonaire à Microscopie Positive Unité Régionale de Lutte contre la Tuberculose Virus d'immuno-déficience Humaine 4/18

7 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Notes de présentation du manuel 5/18

8 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Introduction A quoi sert une procédure? Quand doit-on utiliser une procédure? Pourquoi utiliser une procédure? Qui va vérifier si le travail est effectué selon la procédure? Que doit-on faire quand la procédure est différente des pratiques, Que fait le responsable avec les procédures? Est-il possible de modifier les procédures? Contenu d une procédure. Légende des symboles utilisés dans ce manuel de procédure. 6/18

9 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Introduction Le présent manuel formalise les principales instructions permanentes de gestion administrative, financière, comptable et budgétaires du Programme National de Lutte contre la Tuberculose PNLT. Il a pour objectifs de: Décrire l'organisation administrative, financière comptable et budgétaire du PNLT ; Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier, comptable et budgétaire; Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ; Décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel du PNLT ainsi que les tâches qui lui incombent ; Utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que : le dispositif institutionnel ; le personnel ; le matériel ; les ressources financières. Maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ; 7/18

10 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Former à cette discipline non seulement le personnel directement engagé dans l'exécution du PNLT mais aussi l'ensemble des bénéficiaires de l'intervention ; Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du PNLT. Le respect et l application effectifs de ces contrôle interne. procédures conditionnent l efficacité du système de Ce manuel est le document de référence et permet d avoir une meilleure compréhension des directives de la Coordination du Programme en matière de gestion administrative, financière, comptable et budgétaire. Il a été élaboré sur la base de la documentation collectée au sein du programme, des entretiens réalisés avec les principaux intervenants ainsi que des règles standard généralement appliquées en matière de contrôle interne. En effet, les procédures décrites sont fondées sur les principes de gestion financière, comptable et budgétaire en rapport, d une part, avec les exigences liées à la gestion d un projet financé par les bailleurs de fonds internationaux, et d autre part, à la mise en œuvre du système comptable OHADA. En effet, l acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises dans les Etats-Parties au traité relatif à l'harmonisation du droit des affaires en Afrique, stipule ce qui suit en ses articles 16 et 17 : Article 16 Pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables. 8/18

11 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte. Article 17 L'organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes: 1. La tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l'unité monétaire légale du pays; 2. 1'emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un étant débité et l'autre crédité. Lorsqu'une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d'autres comptes; 3. La justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité; 4. 1e respect de l'enregistrement chronologique des opérations. Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de l'opération, ou celle de la réception des 9/18

12 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL pièces d'origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois. Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement de ces mouvements devra être mise en œuvre ; 5. L identification de chacun de ces enregistrements précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie; 6. Le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise. L'opération d'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date de l'inventaire. Les données d'inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine; 7. Le recours, pour la tenue de la comptabilité de l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le Système comptable OHADA ; 8. La tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre de procédures de traitement agréées, permettant d'établir les états financiers annuels. 10/18

13 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL A quoi sert une procédure? Une procédure sert à décrire ce qui se fait afin de: connaître ce qui se fait ; faire connaître ce qui se fait ; améliorer ce qui se fait. Il est important pour le PNLT de connaître ce qui se fait par les agents pour bien gérer ce qui se fait. Il est important pour le personnel de connaître ce qui se fait pour bien répondre aux exigences de la Direction. Il est important pour le PNLT de faire connaître ce qui se fait pour harmoniser les méthodes de travail et assurer ainsi le perfectionnement du personnel. Il est important pour les agents de partager leur savoir entre eux, afin de faciliter le travail et de l'améliorer en partageant les bonnes idées. Il est important pour le PNLT d'améliorer ce qui se fait afin d'aider le personnel à être plus productif. Il est important pour le personnel d'améliorer ce qui se fait afin de faire un travail plus intéressant et de contribuer ainsi au succès de la compagnie. 11/18

14 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Quand doit-on utiliser une procédure? Dans l exécution de ses tâches quotidiennes ; Lorsqu'il y a affectation d un collaborateur à un nouveau poste ; Lorsqu'il y a remplacement d'un agent ; Lorsque l'on a oublié ce qu'il faut faire ; Lorsque l'on ne sait pas ce qu'il faut faire ; Lorsque l'on doit régler un problème ; Lorsque l on n est pas d'accord sur ce qu'il y a à faire. Les procédures sont des outils de formation et de travail pour les agents. Elles font éviter des pertes de temps et des frustrations lors de la recherche de ce qui doit se faire. Elles libèrent ainsi le responsable du service lors de l'intégration d'un nouveau collaborateur. Les procédures sont un outil de référence qui permet de se rafraîchir la mémoire pour des procédures peu fréquemment utilisées. Les procédures sont aussi un outil de justification d'un refus face à la demande de poser des actes qui ne sont pas en accord avec les directives. 12/18

15 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : Pourquoi utiliser une procédure? PRESENTATION DU MANUEL La procédure offre un cadre de justification des décisions d un employé, avec comme conséquence la possibilité de : Faire confiance aux bonnes volontés, la procédure servant de gage ; Prendre des initiatives, la procédure servant de justificatif a posteriori ; Sanctionner sans craindre d être soupçonné d arrières pensées ; Réclamer sans craindre d être soupçonné d arrières pensées. Les procédures vont aider à séparer les actions des intentions de l agent. Il n est pas l unique responsable des décisions prises ; il est appuyé par les procédures dans ses actions. L agent peut prendre, à son niveau, des initiatives qu il juge nécessaires pour son travail sachant qu il peut les justifier après coup sur la base des procédures. Les procédures permettent aussi de savoir ce que l on est en droit d exiger pour soi-même, et ce que l on peut exiger des autres, parce que les règles sont claires et connues de tous. 13/18

16 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Qui va vérifier si le travail est fait selon la procédure? Soi-même et le responsable hiérarchique dans les activités de tous les jours, occasionnellement par les auditeurs et les contrôleurs de gestion : Ce qui a été fait par rapport à ce qui est écrit; Ce qui n est pas fait et demander pourquoi; Ce que l on aurait dû faire et l expliquer; Le personnel est le principal concerné par l utilisation des procédures. Il doit avoir un souci constant de se conformer à ce qui est dans la procédure. Les tâches à accomplir sont facilitées, si tous suivent ce qui a été convenu de faire. Les auditeurs ont un souci de rencontrer les exigences de la Coordination du Programme et les exigences légales. Il est important qu ils posent un regard externe sur les activités du personnel et qu ils puissent recommander des actions correctives. Les procédures les aident à juger des faits plutôt que les intentions. 14/18

17 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Que doit-on faire si la procédure est différente des pratiques? En discuter avec le chef hiérarchique ou la coordination du projet. il se pourrait que : La procédure écrite devra être révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain. La Coordination du Programme désire que l'on fasse les choses différemment. Les procédures sont un outil de communication entre le personnel et la hiérarchie. Ceci n'est possible que si de part et d'autre, il y a la même perception de ce qui se fait. Si certaines procédures posent un problème à l'application, l'employé chargé de l appliquer doit le signaler. Il revient à la Coordination du Programme de décider ce qui doit être modifié: la procédure écrite ou la procédure exécutée. Dans tous les cas, il est nécessaire d'ajuster l'une à l'autre. 15/18

18 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Que fait le responsable avec les procédures? Il s en sert pour : Décrire les postes de travail ; Préciser les formations à donner ; Spécifier les améliorations à apporter ; Exprimer les besoins à satisfaire. Évaluer la performance des collaborateurs. Les procédures constituent la police du programme la maison, elles sont utiles pour bien gérer les activités actuelles et proposer des améliorations. Comme elles représentent une façon de travailler que la Coordination du Programme a adoptée, tout responsable de section ou d unité veillera à l application de celles-ci par les collaborateurs. 16/18

19 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Est il possible de modifier les procédures? Une procédure comprend: Des directives qui sont des instructions permanentes émises par la Coordination du Programme : ces règles ne peuvent être changées que par Coordination du Programme. Une façon d'exécuter ces directives: il est possible de proposer des améliorations sur cette façon. Il faut bien souligner que ce sont des règles de gestion. Cependant, l'utilisateur peut faire remarquer que certaines règles existantes dans la procédure, ne correspondent pas aux éventuelles notes d'organisation et le souligner. La mise à jour du manuel des procédures est importante. En effet, s il n est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par l Auditeur Interne pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque fois qu une mise à jour sera opérée. La mise à jour du manuel peut être motivée par : Des changements intervenus dans la structure ou les activités du PNLT; 17/18

20 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : PRESENTATION DU MANUEL Des modifications des systèmes et procédures dans le but d améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ; Des changements rendus nécessaires par l application des textes et décrets concernant les lois et règles comptables en vigueur au Cameroun ; Des modifications en ce qui concerne l affectation du personnel ou des tâches lui incombant ; Des aménagements dans l organisation du Programme. La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel des procédures incombe Coordination du Programme. La décision de modification des procédures existantes est prise par le Secrétaire Technique sur son initiative ou du Secrétaire Permanent. 18/18

21 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : MISE A JOUR DU MANUEL Méthodologie de mise à jour du manuel Lorsque la décision de modification d une procédure existante est envisagée, le Secrétaire Permanent convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A l issue de cette réunion, un procès verbal est établi indiquant les éléments suivants : La procédure existante devant être modifiée ; Les raisons pour lesquelles une modification est demandée ; Les principes de la modification à apporter ; La personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures. La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet au Secrétaire Permanent qui y apporte les modifications qu il juge nécessaire pour arrêter le projet de texte définitif à soumettre à l approbation suivant le même mécanisme que celui mis en œuvre au moment de la mise en place. Après approbation du texte définitif par le Secrétaire Permanent, le Secrétaire Permanent se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés ; 1/4

22 Rempl ace : Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : MISE A JOUR DU MANUEL Le Secrétariat tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel ; Le Secrétariat note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant la réception des nouvelles sections et la remise des anciennes. Le Secrétariat classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un classeur intitulé «Manuel des Procédures Comptables et Administratives : Sections Périmées"». 2/4

23 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : MISE A JOUR DU MANUEL Date REGISTRE DE MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURES Références Section Mise à jour Références Section Périmée Section Sujet Annexe Pages Section Sujet Annexe Pages Rédigée par : Visa Approuvée par DG Visa le le Présentée par DFI Visa Destinataire nouvelle Procédure le /4

24 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : MISE A JOUR DU MANUEL Distribution des procédures modifiées Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Secrétaire Permanent se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Le Secrétariat du Secrétaire Permanent tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées correspondantes au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise des anciennes. Le responsable de la distribution classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un classeur intitulé/ «Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections Périmées». 4/4

25 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : LISTE DES PROCEDURES Contenu de chaque procédure 1 Présentation de la procédure Objet de la procédure Domaine d application Responsabilités Risques éventuels Eventuellement les comptes affectés 2 Description littérale de la procédure Le texte d une procédure précisera les points suivants : Où la procédure s exécute-t-elle? Quand cela se fait-il? Qui exécute les tâches? Que doit-on faire? Comment le faire? 1/4

26 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : LISTE DES PROCEDURES REFERENCE NATURE OBJET NB PAGES IP Présentation Présentation du manuel 18 IP Présentation Mise à jour du manuel 4 IP Présentation Présentation des procédures 4 IP Présentation Présentation du PNLT 2 IP Organisation du PNLT Composantes du PNLT 1 IP Organisation du PNLT Organes de suivi et de gestion 14 IP Attributions du personnel Le Secrétaire Permanent/Adjoint 2 IP Attributions du personnel L Auditeur Interne 2 IP Attributions du personnel Le Chef de section formation recherche et PEC 3 IP Attributions du personnel Le Chef de section laboratoire 1 IP Attributions du personnel Le Chef de section mobilisation sociale 3 IP Attributions du personnel Le Chef se section surveillance et suivi-évaluation 2 IP Attributions du personnel Le Chef de section administration et finances 2 IP Attributions du personnel Le Chef de l unité comptable et financière 1 IP Attributions du personnel Le Chef de l unité comptabilité matières 2 IP Attributions du personnel Le Chef de l unité contrôle de gestion 2 IP Attributions du personnel Le Chef de section passation des marchés 2 IP Attributions du personnel Le Chef d unité régionale 1 IP Attributions du personnel Le Comptable régional 1 IP Attributions du personnel Le Caissier régional 1 IP Attributions du personnel Le Cadre d appui régional N 1 1 IP Attributions du personnel Le Cadre d appui régional N 2 1 IP Attributions du personnel L infirmier chargé du registre CDT 1 IP Attributions du personnel Le Major du laboratoire 1 IP Gestion administrative Gestion du courrier 4 IP Gestion administrative Des dispositions sécuritaires et de l entretien 2 IP Gestion budgétaire Généralités de la gestion budgétaire 2 IP Gestion budgétaire Elaboration du programme de travail annuel et du budget 4 IP Gestion budgétaire Exécution du budget 5 IP Gestion budgétaire Contrôle budgétaire 2 2/4

27 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : LISTE DES PROCEDURES REFERENCE NATURE OBJET NB PAGES IP Gestion budgétaire Plan des catégories financières 1 IP Gestion comptable Organisation et système comptable 7 IP Gestion comptable Traitement des opérations 9 IP Gestion comptable Planning des travaux comptables 6 IP Gestion comptable Plan Comptable Général 16 IP Gestion comptable Plan Comptable Analytique 8 IP Gestion financière Organisation financière 3 IP Gestion financière Mobilisations des ressources 3 IP Gestion financière Décaissements 7 IP Gestion du personnel et de la paie Administration discipline et carrière 6 IP Gestion du personnel et de la paie Missions et déplacements 5 IP Gestion du personnel et de la paie Gestion de la paie 2 IP Passation des marches Normes de gouvernance du Fonds Mondial 30 IP Passation des marches Les modes de passations de marchés 4 IP Passation des marches Achats de biens et services inférieurs à 5 millions de FCFA 4 IP Passation des marches Système de classement des documents de passation des marchés 2 IP Gestions des stocks Gestion des fournitures et consommables 3 IP Gestions des stocks Gestion des carburants 7 IP Gestion des immobilisations Généralités sur la gestion des immobilisations 1 IP Gestion des immobilisations Suivi des immobilisations 3 IP Gestion des immobilisations Entretien et réparations 2 IP Gestion des immobilisations Gestion du matériel roulant 1 IP Audit contrôle supervision du programme Planification des missions d audit et des supervision 3 IP Audit contrôle supervision du programme Dépenses activités techniques inférieures à 5 millions de FCFA 2 IP Audit contrôle supervision du programme Dépenses activités techniques supérieures à 5 millions de FCFA 2 IP Audit contrôle supervision du programme Dépenses de fonctionnement inferieures à 5 millions de FCFA 2 IP Audit contrôle supervision du programme Dépenses de fonctionnement supérieures à cinq millions de FCFA 2 IP Audit contrôle supervision du programme Circuit et traitement de l information comptable et financière 3 IP Audit contrôle supervision du programme Aspects contrôle de gestion, passation des marches et audit interne 3 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Sommaire 4 3/4

28 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : LISTE DES PROCEDURES REFERENCE NATURE OBJET NB PAGES IP Gestion des Sous-bénéficiaires Généralités 5 IP Gestion des Sous-bénéficiaires les principes de mise en œuvre par les Sous-bénéficiaires 2 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Le cadre comptable et financier 11 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Le registre des immobilisations 2 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Le registre des stocks 2 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Le Gestion des demandes de transfert ou d avances de fonds 3 IP Gestion des Sous-bénéficiaires La justification des avances de fonds 4 IP Gestion des Sous-bénéficiaires Les outils de gestion programmatique 3 IP Supports d informations Bon de sortie carburants 1 IP Supports d informations Fiche d engagement des dépenses par ligne budgétaire 1 IP Supports d informations Demande d achat 1 IP Supports d informations Bon de commande 1 IP Supports d informations Fiche de stock 1 IP Supports d informations Registre des consommations des stocks de fournitures 1 IP Supports d informations Etat mensuel de consommation des fournitures 1 IP Supports d informations Fiche d immobilisation 1 IP Supports d informations Fiche d entretiens et de réparations 1 IP Supports d informations Fiche d inventaire des immobilisations 1 IP Supports d informations Bon de sortie 1 IP Supports d informations Bordereau de réception 1 IP Supports d informations Tableau des ressources/emplois pour la période 1 IP Supports d informations Tableau d utilisation des fonds par catégorie et type de dépenses 1 IP Supports d informations Rapport sur l avancement physique des activités 1 IP Supports d informations Tableau de suivi de la passation des marchés 2 TOTAL PAGES 291 4/4

29 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : OBJECTIFS DU PNLT OBJECTIFS DU PROGRAMME Au Cameroun, l augmentation du taux de prévalence en ce qui concerne le VIH/SIDA implique par définition la prolifération de la tuberculose qui est une affection opportuniste la plus fréquente au cours de l évolution de l infection à VIH. Ainsi, une augmentation importante du nombre de cas de tuberculose est prévisible dans les années à venir. La stratégie de lutte contre la tuberculose implique à la fois les activités préventives et les dispositions de prise en charge. Le Projet est concentré sur le renforcement et la couverture des capacités nécessaires aux acteurs essentiels de la société civile et le secteur public pour les aider à stabiliser et finalement réduire le taux de tuberculose, et par conséquent à minimiser l impact de l épidémie. En collaboration avec les autres partenaires, tous impliqués dans le Partenariat International de Lutte contre la Tuberculose, le Projet mobilise et met en place les capacités d une réponse multisectorielle pour l accroissement des moyens pour lutter contre l épidémie au Cameroun, en finançant l exécution des activités gérées par les communautés bénéficiaires elles-mêmes, et en privilégiant l exécution de la mise en œuvre des capacités internes à la fois des groupes communautaires et des ministères d exécution par des contractants extérieurs, dont les ONG, les associations caritatives, les formations sanitaires confessionnelles, les prestataires communautaires, les organisations professionnelles, et les agences du secteur privé. L objectif essentiel du PNLT est de diminuer progressivement la morbidité et la mortalité liées à la maladie par la prise en charge correcte des cas. Il se traduit par une politique d appui à la mise en œuvre d une riposte multisectorielle et soutenue collectivement par toutes les couches sociales, avec comme partie prenante tous les secteurs du Gouvernement concernés, le secteur privé, les Organisations Non Gouvernementales, les associations de la société civile, ainsi que les initiatives à la base pour la lutte contre la tuberculose. Le Projet National de Lutte contre la Tuberculose vise essentiellement à : - Guérir au moins 85 % des malades diagnostiqués par un traitement standardisé ; - Dépister au moins 70% de sources de contamination que sont les tuberculoses pulmonaires à bascilloscopie positive (objectif à atteindre dans un délai de trois ans à partir de la date de lancement du Programme); 1/2

30 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : OBJECTIFS DU PROGRAMME - Prendre correctement en charge au moins 95 % des malades (toutes formes confondues) diagnostiqués dans les CDT ; - Protéger 80 % des enfants nés chaque année par la vaccination BCG, objectif fixé dans le cadre du Programme Elargi de Vaccination (PEV). 2/2

31 Réf. : IP PRESENTATION DU PROGRAMME Date : Date : COMPOSANTES DU PNLT 2.2 COMPOSANTES DU PNLT Le projet appuie la mise en œuvre du Cadre Stratégique National de Lutte Contre la Tuberculose à travers cinq composantes principales : La prise en charge des malades. Cette composante comporte deux sous composantes : - Le dépistage; - Le traitement. La prévention. Cette composante comporte trois sous composantes : - Le dépistage et la guérison des cas TPM+; - La vaccination par le BCG des enfants dès la naissance ; - La chimio prophylaxie des sujets pour laquelle le contact n est pas recommandé. La formation du personnel du Projet. Cette composante regroupe quatre activités essentielles: - supervision ; - Monitoring; - dépistage; - traitement. L information, l éducation, la communication. La composante regroupe quatre sous composantes : - information de la population sur la curabilité de l affection ; - organisation des campagnes d information et de dépistage ; - suggestion d une consultation médicale ; - réintégration des malades guéris au sein de la communauté. La surveillance épidémiologique. Les actions à mener et les objectifs à atteindre par chaque composante et sous composante, sont décrits dans les décisions du Ministre de la Santé Publique portant organisation et fonctionnement du Groupe Technique Central et du Comité National de Lutte contre la Tuberculose. 1/1

32 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANES DE SUIVI ET DE GESTION Les organes de suivi de gestion du PNLT sont : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME La Commission mixte de Coordination et de Suivi des Comités Nationaux Le Comité National de Lutte contre la Tuberculose (CNLT) Le Groupe Technique Central 1 Les Unités Régionales de lutte contre la Tuberculose Commission mixte de Coordination et de Suivi des Comités Nationaux Présidé par le Ministre de la Santé Publique ou son représentant, la commission mixte de coordination et de suivi des comités nationaux de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme est composée de : Président : Le Ministre de la Santé Publique ou son représentant ; Vice-président : Le représentant de la Présidence de la République ; Membres : Un représentant des services du Premier Ministre ; Deux représentants du Ministère en charge de la Santé Publique ; Un représentant du Ministère en charge de l Economie et des Finances ; Un représentant du Ministère en charge de l Administration Territoriale ; Un représentant du Ministère en charge des Investissements Publics et de l Aménagement du Territoire ; Un représentant du Ministère en charge de l Education Nationale ; Un représentant du Ministère en charge de l Enseignement Supérieur ; Un représentant du Ministère en charge des Affaires Sociales ; 1/14

33 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Un représentant du Ministère en charge de la Condition Féminine ; Un représentant du Ministère en charge de la Recherche Scientifique et Technique ; Deux représentants du Parlement ; Un représentant des œuvres sanitaires Confessionnelles Catholiques ; Un représentant des œuvres sanitaires Confessionnelles Protestantes ; Un représentant des œuvres sanitaires Confessionnelles Islamiques ; Trois représentants des Associations/ONGs engagées dans la lutte contre le Sida, la tuberculose et le paludisme ; Un représentant des Associations des personnes vivant avec le VIH/SIDA ; Trois représentants des Organisations Patronales ; Le Doyen de la Faculté de Médecine et des Sciences Biomédicales ; Le Coordonnateur du système des Nations Unies au Cameroun ; Le Président du groupe thématique de l ONUSIDA ; Le représentant de l UNICEF. Le Délégué de l Union européenne Un représentant de la Coopération Française Un représentant de la GTZ La Commission se réunit en tant que de besoin et au moins une fois par semestre sur convocation de son président. Le secrétariat technique de la commission l assiste dans l accomplissement de ses missions. A ce titre, il est chargé de : 2/14

34 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME recevoir et étudier les dossiers adressés à la commission ; proposer l ordre du jour et préparer le dossier à soumettre à l examen de la commission ; dresser les procès verbaux et les rapports d activités de la commission ; veiller à la conservation des archives de la commission ; suivre la mise en œuvre par les Secrétaires Permanents des Groupes Techniques Centraux concernés des recommandations de la commission. Il assure toute autre mission à lui confiée par le Président. Le secrétariat technique est dirigé par une personnalité du Ministère de la Santé Publique, assistée des Secrétaires Permanents des Groupes Techniques centraux des comités nationaux de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme. Comité National de Lutte contre la Tuberculose (CNLT) Le Comité National de Lutte contre la Tuberculose (CNLT) est composé: d un Président : Ministre de la Santé Publique ; d un 1 er Vice-président : Une personnalité du monde médical nommée par le Ministre de la Santé Publique ; Membres : - Un représentant de la Présidence de la République ; - Un représentant des services du Premier Ministre ; - Deux représentants du Ministère de la Santé Publique ; - Un représentant du Ministère des Affaires Sociales ; - Un représentant du Ministère de l Education Nationale ; - Un représentant du Ministère de la Condition Féminine ; - Un représentant du Ministère de l Emploi, du Travail et de la Prévoyance Sociale ; - Un représentant du Ministère de la Communication ; 3/14

35 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME - Un représentant du ministère de la Recherche Scientifique et Technique ; - Un représentant du Ministère de l Enseignement Supérieur ; - Un représentant du Ministère de l Agriculture ; - Un représentant du Ministère des Finances ; - Un représentant du ministère de l Administration Territoriale ; - Un représentant du Ministère de la Défense ; - Un représentant du Ministère de l Urbanisme et de l Habitat ; - Un représentant du Ministère des Investissements Publics et de l Aménagement du Territoire ; - Deux représentants des Bailleurs de Fonds impliqués ; - Trois représentants du secteur Privé. - Deux représentants des Organismes Non Gouvernementaux ; - Trois représentants des Organisations Confessionnelles ; Le CNLT a pour attributions : Elaborer et mettre en œuvre la Politique Nationale de Lutte contre la Tuberculose; Coordonner, harmoniser et veiller à la cohérence de l ensemble des interventions des différents partenaires; Adopter les plans d actions annuels de lutte et les budgets y afférents; Mobiliser les ressources nécessaires aux activités de lutte contre la Tuberculose; Coordonner et suivre la mise en œuvre les activités de différents volets du PNLT; Suivre la réalisation des plans d actions et des objectifs; Evaluer la mise en œuvre du PNLT. 4/14

36 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Le CNLT se réunit deux (2) fois par an sur convocation de son Président ou du Vice-président. Il peut se réunir en session extraordinaire pour des questions à caractère urgent et exceptionnel. Le Groupe Technique Central (GTC) ; Les missions, la composition et les mécanismes de fonctionnement de chacune de ces structures sont décrites dans la décision du Ministre de la Santé Publique portant organisation et fonctionnement du Groupe Technique Central et du Comité National de Lutte contre la tuberculose Groupe Technique Central Le Groupe Technique Central est placé sous la tutelle du Comité National de Lutte contre la Tuberculose pour son fonctionnement et sous la Direction d un Secrétaire Permanent. Sa composition, son organisation et son fonctionnement sont déterminés par une décision du Ministre de la Santé Publique, président du CNLT. Placée sous l autorité du CNLT, cette structure assure la coordination technique des organes d exécution du projet sur l ensemble du territoire national. Dans ce contexte, les activités à mener par le Secrétaire Permanent qui sont la coordination des activités du programme de lutte contre la tuberculose au niveau national consiste à : Coordonner et gérer le Programme National de Lutte contre la Tuberculose sur l ensemble du territoire national, en collaboration avec les administrations, les collectivités locales, la société civile, les partenaires nationaux et internationaux impliqués; Apporter un appui gestionnaire, technique aux partenaires privés et publics ainsi qu aux services extérieurs du Ministère de la Santé Publique impliqués dans la lutte contre la tuberculose ; Coordonner la politique de communication en matière de lutte contre la tuberculose ; Appuyer toute structure partenaire (gouvernementale et non gouvernementale) dans l élaboration et l exécution des stratégies de communication appropriées ; Coordonner les activités de surveillance épidémiologique et comportementale ; Coordonner les activités de recherche et de formation. 5/14

37 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Il est en outre chargé de : Préparer le plan d action annuel budgétisé des activités de Lutte contre la Tuberculose suivant les orientations définies par le Comité National de Lutte contre la Tuberculose présente à celui-ci pour adoption ; Assurer le suivi-évaluation de la mise en œuvre du Plan Stratégique National de Lutte contre la Tuberculose ; Assurer la gestion des fonds mis à la disposition du Programme National de Lutte contre la Tuberculose par l Etat, les partenaires nationaux et internationaux et leur disponibilité au niveau des structures d exécution du programme conformément aux règles et procédures d utilisation mises en place ; Assurer la gestion du personnel mis à la disposition du Programme ; Instruire tout dossier à lui confié par le Comité National de Lutte contre la tuberculose ; Rendre semestriellement compte au Comité National de Lutte contre la Tuberculose de toutes les activités ; Tenir la comptabilité de ses opérations. Le GTC du programme national de lutte contre la tuberculose est structuré de la manière suivante : Une section formation, recherche et prise en charge des cas ; Une section mobilisation sociale, communication et partenariat ; Une section laboratoire ; Une section administration et finances Une section surveillance, suivi et évaluation. Une section passation des marchés Une section d Audit interne Une Unité de contrôle de gestion Les Unités Régionales ; Les Centres de Dépistage et de Traitement (CDT) ; 6/14

38 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Une section formation, recherche et prise en charge des cas Placés sous l autorité d un chef de section, la Section Prise en Charge des cas, Formation et Recherche est chargée de coordonner le développement et la mise en œuvre de la réponse sectorielle santé. A ce titre, elle est chargée de : Suivre les activités de prise en charge des malades atteints de tuberculose dans les formations sanitaires, les structures spécialisées et décentralisées ; Veiller à la disponibilité des médicaments antituberculeux et des dispositifs médicaux ; Suivre avec les administrations concernées les problèmes relatifs à la disponibilité et à l accessibilité des antituberculeux ainsi qu à l assurance de qualité ; Assister le service de lutte contre le SIDA, les MST et la Tuberculose dans le développement de la réponse sectorielle de santé. Elaborer le rapport de mise en œuvre de la réponse santé à l intention du Secrétaire Permanent. Evaluer les besoins en formation continue du personnel ; Planifier et organiser la formation continue du personnel en tenant compte des plans d action ; Organiser l élaboration des modules de formations du personnel ; Suivre l efficacité des protocoles thérapeutiques utilisés ; Valider les protocoles de recherche sur la tuberculose ; Planifier et organiser des enquêtes sur terrain ; Promouvoir la collaboration du Programme avec les instituts de recherche nationaux et internationaux ; Préparer pour le Groupe Technique Central les rapports sur la mise en œuvre des activités. 7/14

39 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Une section mobilisation sociale, communication et partenariat ; (1) Placée sous l autorité d un chef de Section, la Section Mobilisation Sociale, Communication et Partenariat est chargée de : Assurer la diffusion de la stratégie d information, Education et tracée par le Ministère de la Santé Publique ; Planifier et assurer le suivi des activités de plaidoyer, de mobilisation sociale et de communication pour le changement de comportements avec l appui technique des partenaires du Programme ; Préparer et exécuter les orientations et l appui technique aux Régions pour le développement des stratégies et des plans de communication/mobilisation sociales ; Coordonner le processus de production des messages et des supports éducatifs ; Collecter et investiguer toute sorte d information de nature à entraver ou à favoriser la lutte contre la tuberculose ; Participer aux activités intégrées de supervision, de monitoring et d évaluation ; Mettre en place un mécanisme d implication des ONG des associations et des média dans les activités en faveur de la lutte contre la tuberculose ; Négocier et élaborer des contrats dans le cadre du partenariat avec les ONG et associations ; Assister les ONG à l élaboration de leur plan d action ; Assurer la tenue du fichier et de la cartographie des interventions des partenaires sur le terrain ; (2) La Section Mobilisation Sociale, Communication et Partenariat comprend deux unités : Une unité chargée du plaidoyer et du partenariat social et communautaire ; Une unité chargée du renforcement des capacités en communication. 8/14

40 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Une section laboratoire ; Placée sous l autorité d un Chef de Section, cette Section dispose d un Laboratoire National de Référence. A ce titre, elle est chargée de : Inventorier périodiquement les équipements de laboratoire utilisés pour les activités du Programme : Assurer la commande du matériel spécifique de laboratoire ; Assurer la gestion des stocks des réactifs et consommables ; Organiser et suivre le système de contrôle de qualité des examens des crachats ; Suivre la résistance des mycobactéries au traitement disponible ; Organiser le réseau des laboratoires impliqués ; Participer à la recherche opérationnelle ; Elaborer le rapport de mise en œuvre des activités à l intention du Secrétaire Permanent. Une section administration et finances ; (1) Placée sous l autorité d un Chef Section, la Section Administration et Finances (SAF) assure, sous la responsabilité du Secrétaire Permanent, le fonctionnement administratif et la gestion financière et comptable du Groupe Technique Central du CNLT. Elle assure notamment : Le suivi des opérations de mise à disposition des fonds CNLT ; 9/14

41 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME Le transfert des fonds vers toutes les structures partenaires et communautés de base tant au niveau central que local, conformément au plan d action annuel approuvé par le CNLT et aux procédures éditées à cet effet ; La tenue de la comptabilité selon le référentiel OHADA et les normes comptables requises ; Le respect des procédures de passation des marchés et de décaissement ; L archivage et la mise à la disposition des auditeurs des pièces justificatives ; La préparation annuelle des missions d audit externe, La préparation trimestrielle des revues du Local Fund Agency. Le contrôle physique de l utilisation des fonds par les bénéficiaires ; Le suivi rigoureux des procédures financières et comptables adoptées conjointement par les bailleurs de fonds nationaux et internationaux et le CNLT ; La gestion du personnel technique et administratif mis à la disposition du Programme ; La gestion de la paie mensuelle et des relations avec l administration fiscale et la CNPS, ainsi que les autres administrations impliquées dans la mise en œuvre de la convention de financement Global Funds ; L élaboration du rapport de la gestion administrative et financière du programme et du reporting financier renforcé. (2) Elle assiste en outre le Secrétaire Permanent dans la gestion des fonds et la tenue des comptes consolidés du Groupe Technique Central et dans l organisation et le suivi des Audits des comptes du Groupe Technique Central. Une section surveillance, suivi et évaluation. Placée sous l autorité d un Chef de Section, la Section Surveillance, Suivi et Evaluation (SSSE) est chargée de : 10/14

42 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME La préparation du plan d action annuel consolidé et budgétisé à soumettre à l approbation du CNLT; Collecter, analyser et diffuser les données épidémiologiques sur la tuberculose ; Promouvoir et coordonner les activités de recherche opérationnelle en matière de Lutte contre la tuberculose ; Participer à la réalisation des enquêtes épidémiologiques ; Participer à la formation du personnel ; Veiller au respect du chronogramme et aux progrès de la mise œuvre du plan d action ; Calculer les indicateurs de progrès et d impact ; Préparer pour le Groupe Technique Central les rapports trimestriels sur la mise en œuvre des plans d action ; Organiser et suivre l évaluation de l impact du programme. La SSSE comprend deux unités : - Une Unité chargée de la gestion des données ; - Une Unité chargée du suivi et de l évaluation. Chaque unité est placée sous la responsabilité d un chef d unité Une section passation des marchés Placée sous l autorité d un Chef de Section, la Section des marchés est chargée de : La préparation et le suivi du planning de lancement et d exécution des appels d offres ; La programmation détaillée des activités relevant de la fonction de passation des marchés ; La préparation des dossiers d appel d offres conformément à réglementation en vigueur et les accords de financement et aux directives des bailleurs des fonds (fonds mondial notamment) en la matière ; La préparation, avec le concours des spécialistes en cas de nécessité (spécifications techniques), des termes de référence des dossiers d appel d offres ; La participation à l évaluation technique et financière des offres ; 11/14

43 Réf. : IP PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROGRAMME Date : Date : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME La rédaction et le classement des procès-verbaux de dépouillement et d analyse des offres ; La préparation des dossiers et correspondances à adresser au fonds mondial ; L établissement d un fichier des fournisseurs et des prix des articles les plus couramment utilisés par le cnrbm ; La consultation systématique d au moins trois fournisseurs pour chaque passation de commande ; La centralisation et la valorisation des demandes d approvisionnement émises par les différentes sections du gtc ; A la participation avec les sections utilisatrices à la réception des fournitures et équipements commandés en vue de la vérification de la conformité des livraisons ; Le suivi des commandes en cours ; La mise à disposition des normes de consommation pour l élaboration du budget annuel ; La préparation du calendrier de lancement des appels d offres et des commandes Une section d Audit interne Placé sous l autorité du Secrétariat Technique du bénéficiaire Principal, elle est chargée de : Le contrôle du respect des procédures administratives, comptables et financières du programme ; La mesure et l analyse des indicateurs de gestion en vue d apprécier les performances du programme en matière de gestion financière et comptable ; Le contrôle de la régularité des informations contenues dans les rapports financiers ; Le contrôle à posteriori des engagements et des dépenses ; Informer le Secrétariat Technique sur les forces et les faiblesses, ainsi que sur le niveau d avancement de la mise en œuvre du Programme à travers les rapports périodiques La détection des risques susceptibles d entraver la bonne marche du Programme sur le plan comptable, financier et organisationnel. Unité Régionale de lutte contre la Tuberculose L Unité Régionale de Lutte contre la Tuberculose mène ses activités au sein du groupe technique provincial de Lutte contre la Tuberculose à travers les Chefs d Unités Régionales. 12/14