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1 PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES POUR LE SECTEUR DE L ÉNERGIE (PRECESSE) MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES VERSION DÉFINITIVE Décembre 2009

2 SOMMAIRE ABREVIATIONS... 7 INTRODUCTION... 8 CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS PRÉSENTATION DU PROJET CONTEXTE ET JUSTIFICATION OBJECTIF DU PROJET INDICATEURS PROJET COMPOSANTES DU PROJET COÛT DU PROJET CADRE INSTITUTIONNEL MINISTERE DE L ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET IDA CAISSE AUTONOME D AMORTISSEMENT ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET ORGANIGRAMME DE L UNITE DE COORDINATION DU PROJET FICHES DE FONCTION II - PROCEDURES BUDGETAIRES PREPARATION DU BUDGET CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE L IDA CALENDRIER D ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE EXECUTION DU BUDGET SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET REVISION DU BUDGET CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER PRESENTATION DE LA FONCTION TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART TRAITEMENT DU COURRIER A L ARRIVEE TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L ARRIVEE SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 2

3 3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES OBJET ET DOMAINE D APPLICATION IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION IDENTIFICATION STRUCTRURE GESTION DES VERSIONS REVISIONS OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL PRESENTATION DE LA FONCTION RECRUTEMENT GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES EVALUATION ET SANCTIONS DEPARTS EN CONGES GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS CESSATIONS DE FONCTIONS V PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE IMMOBILISATIONS PRESENTATION DE LA FONCTION ENTREE DANS LE PATRIMOINE SORTIES DESTRUCTION VOL MISE AU REBUT INVENTAIRE GESTION DU MATERIEL ROULANT MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE STOCKS PRESENTATION DE LA FONCTION ENTREE EN MAGASIN CONSOMMATION INVENTAIRE FICHE D UTILISATION DE VEHICULE VALORISATION RENOUVELLEMENT DE STOCK VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES REGLEMENTATION APPLICABLE PLAN DE PASSATION DE MARCHES DOCUMENTS SUPPORTS DOCUMENTS SUPPORTS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 3

4 6.4. SCHEMAS PLANIFICATION DES MARCHES CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR SELECTION DE FOURNISSEURS ENGAGEMENT PROCEDURES VII - PROCEDURES FINANCIERES PRESENTATION DE LA FONCTION CADRE DE LA GESTION FINANCIERE FLUX FINANCIERS DU PRECESSE LA MOBILISATION DES RESSOURCES LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L IDA LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE LA GESTION DE TRESORERIE LA BANQUE PRESENTATION DE LA FONCTION ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITE DE PROJET (MODELE I) ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE MISE A DISPOSITION DE FONDS PRESENTATION DE LA FONCTION PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS PAIEMENT DES DEPENSES VIII - PROCEDURES COMPTABLES ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE CONFIGURATION COMPTABLE COMPTABILITE INFORMATISEE REGLES COMPTABLES CONCEPT D IMAGE FIDELE SINCERITE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 4

5 REGULARITE PRINCIPES COMPTABLES CONTINUITE DE L'EXPLOITATION PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE PRINCIPE DE PRUDENCE PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES PIECES COMPTABLES JOURNAUX COMPTABLES PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS SCHEMAS D ECRITURES COMPTABLES METHODES DE COMPTABILISATION RECEPTION DES FONDS ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L AVANCE INITIALE EMISSION DE LA DRF PAIEMENT DE LA DRF PAR L IDA EMISSION DE LA DPD ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES REGLEMENT DES FACTURES VERSEMENT D UNE AVANCE DE DEMARRAGE PAIEMENT DE LA DPD PAR L IDA OPERATIONS DE CAISSE ALIMENTATION DE LA CAISSE RECEPTION A LA CAISSE COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL COMPTABILISATION DE L ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL PAIEMENT DES HONORAIRES OPERATIONS PARTICULIERES OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS AJUSTEMENTS BANCAIRES AGIOS BANCAIRES SERVICES BANCAIRES DIVERS TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE ANALYSE DES COMPTES DE TIERS RECLASSEMENT DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR COMPTABILISATION DES OPERATIONS D INVENTAIRES INVENTAIRE DE CAISSE COMPTABILISATION DES STOCKS ANNULATION DU STOCK INITIAL COMPTABILISATION DU STOCK FINAL CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L EXERCICE D ORIGINE PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 5

6 8.2. ETATS FINANCIERS LES MODELES DES DIFFERENTS ETATS FINANCIERS SONT JOINTS EN ANNEXE PLANNING D ARRETE DES COMPTES ANNUELS CONSOLIDATION PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION ANNEXES : ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER DISPONIBILITE LORS DES AUDITS DESTINATAIRE DES RAPPORTS D AUDIT AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE AUDIT INTERNE SUPERVISION DE L IDA CONTRÔLE DE L ETAT TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES X CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX GARANTIES POLICE D ASSURANCES CONTROLE DE L EXECUTION AVANCES PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 6

7 AFD AOI AON ABREVIATIONS CAPECE CEMAC CIE FCFA FPP IDA MinCulture MinDAF MinEE MinEP MinEPAT MinFOF MinSanté MinAS ODM ODP ONG OSC PGE PPA Agence française de développement Appel d offres international Appel d offre national Projet de renforcement des capacités de gestion environnementale dans le secteur pétrolier au Cameroun (Cameroon Petroleum Environment Capacity Enhancement Project) Communauté économique et monétaire de l'afrique centrale Comité interministériel sur l environnement Franc de la Communauté française d Afrique Fonds de préparation du projet Association internationale de développement (International Development Association) Ministère de la Culture Ministère des Domaines et des Affaires foncières Ministère de l Énergie et de l Eau Ministère de l Environnement et de la Protection de la nature Ministère de l Économie et de la Planification et de l Aménagement du territoire Ministère des Forêts et de la Faune Ministère de la Santé publique Ministère des Affaires Sociales Objectifs de développement pour le millénaire Objectif de développement du projet Organisation non gouvernementale Organisation de la société civile Plan de gestion de l environnement Plan en faveur des peuples autochtones PReCESSE Projet de renforcement des capacités environnementales et sociales dans le secteur de l énergie QCBS RFI RFE SBD SFI SNH SOE WWF Sélection fondée sur la qualité et le coût (Quality-and Cost-Based Selection) Rapport financier intermédiaire Rapport de fin d exécution Documents d appel d offre normalisés (Standard Bidding Documents) Société financière internationale Société nationale des hydrocarbures État de dépenses (Statement of expenses) World Wide Fund for Nature (organisation mondiale de protection de la nature) PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 7

8 INTRODUCTION Le présent manuel précise l organisation, les principes de gestion, les tâches et les procédures à appliquer dans le cadre de l exécution du Projet de Renforcement des Capacités Environnementales et Sociales pour le Secteur de l Énergie (PRECESSE). Il vise les objectifs suivants : Décrire l organisation du Projet, fixer les tâches et niveaux de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans la mise en œuvre des opérations ; Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs comptables, et financiers ; Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place ; Permettre l élaboration d états financiers pertinents et fiables relatifs à l exécution du budget, des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts. Assurer le contrôle périodique de l ensemble des opérations. Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes fonctions. A chacune d elles correspondent plusieurs tâches à mener sous la forme d opérations successives détaillées à exécuter. Une telle approche permet à chaque intervenant d assimiler aisément la méthodologie de mise en œuvre des opérations. Le manuel est subdivisé en neuf chapitres à savoir : Les aspects institutionnels La procédure budgétaire La gestion des courriers la gestion du personnel la gestion du patrimoine la procédure de passation des marchés o la procédure financière la procédure comptable la procédure d audit et révision des comptes PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 8

9 Ce manuel est conforme aux prescriptions de la convention de financement et au document d évaluation du Projet. Le manuel devra être actualisé pour prendre en compte les futures mutations. Sa révision peut être induite par les faits suivants : - modification du cadre institutionnel ; - création de nouveaux services consécutifs à l accroissement ou à la modification de la nature de l activité ou des objectifs à atteindre ; - modification des systèmes et procédures pour faire face à des situations nouvelles (Changement du système d information, Mise en place de nouveaux logiciels de gestion, accroissement ou diminution des entités faisant l objet du Projet, etc.). La responsabilité de la mise à jour revient au Ministère de l Environnement et de la Protection de la nature à travers l UCP. Il a la possibilité d adopter les principes et méthodes de mise à jour suivants : - Chaque année, il recense tous les éléments éventuels de mise à jour qui sont soumis par les organes de liaison et les institutions respectives qui interviennent dans la mise en œuvre du Projet ; - Une session de mise à jour est organisée par l UCP regroupant tous les représentants des acteurs impliqués dans la gestion du PRECESSE. Le projet pourra dans la mesure du possible se faire assister par un consultant - Les éléments de mise à jour doivent être portés à l avis de la Banque Mondiale avant leur entrée en vigueur. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 9

10 CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 10

11 1.1- PRÉSENTATION DU PROJET CONTEXTE ET JUSTIFICATION Les investissements envisagés dans les secteurs de l énergie et de l exploitation minière sont susceptibles de générer des avantages sociaux et économiques considérables, mais ils suscitent en même temps, au niveau social et environnemental, des risques substantiels qui exigent l'adoption de mesures d'atténuation appropriées, d'un programme de planification transparent et de procédures de supervision L ampleur des questions suscitées par les investissements actuellement envisagés dans les secteurs de l énergie et de l exploitation minière est au moins deux fois plus importante que celle des risques liés au projet de centrale hydroélectrique de Lom Pangar, ou même à l oléoduc Tchad-Cameroun. Le CAPECE a développé les compétences d un certain nombre de personnes, mais n a pas renforcé les institutions environnementales et le personnel des ministères techniques mobilisé par le CAPECE a eu tendance à rendre compte de ses travaux directement au CPSP plutôt qu aux administrations dont il relevait, ce qui sapait le renforcement des capacités institutionnelles. Le Gouvernement du Cameroun a manifesté son intention de corriger cette situation en appliquant pleinement les dispositions de la Loi de gestion environnementale de Il a créé en 2004 un ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature (MinEP) qui est chargé d élaborer, de coordonner et de contrôler la politique camerounaise en matière d environnement. La nécessité d accorder une plus grande priorité à la gestion des impacts sociaux des grands projets d infrastructure est une question fondamentale qui a été mise en évidence à l'occasion du projet CAPECE, tout particulièrement en ce qui concerne: (i) les répercussions sur les peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), (ii) l acquisition foncière en vue de la réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), (iii) les répercussions sur la santé de la population implantée sur les sites (ministère de la Santé Publique), et (iv) les impacts sur les ressources culturelles physiques (ministère de la Culture). De surcroît, les ministères cités ci-dessus n ont pas les capacités nécessaires pour traiter les impacts qui entrent dans leur compétence et qui sont dus aux grands projets d infrastructure. Le dernier point que le CAPECE souligne, c est la nécessité d associer étroitement les organisations de la société civile à la gestion des questions environnementales et sociales liées aux grands projets d infrastructure La mise en œuvre du CAPECE, la création du MinEP et l adoption du décret EE témoignent de l engagement ferme de la part du Gouvernement à gérer les questions environnementales et sociales associées aux grands projets d infrastructure PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 11

12 Le dialogue soutenu entre le Gouvernement du Cameroun et la Banque sur la façon de gérer les clauses de sauvegarde environnementales et sociales du projet hydraulique de Lom Pangar, et la volonté du Gouvernement du Cameroun de prendre en considération et d'appliquer les recommandations de la Banque témoignent encore de l adhésion du Gouvernement aux principes de protection de l environnement Le ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature(MinEP) a demandé à la Banque, dans une lettre datée du 5 Novembre 2007, qu elle soutienne directement le MinEP à remplir son mandat de régulateur environnemental. Indépendamment, le ministère de l Énergie et de l Eau (MinEE) a sollicité de l aide pour renforcer ses capacités de réaction aux questions environnementales et sociales, dans le cadre de l intervention de la Banque dans le secteur de l énergie. Enfin, quatre ministères intervenant dans la gestion des impacts sociaux des grands projets d infrastructure ont sollicité directement l aide de la Banque, pour le traitement des questions relatives aux peuples autochtones (ministère des Affaires Sociales), à la réinstallation involontaire de la population (ministère des Affaires foncières), à la santé de la population implantée sur les sites des projets (ministère de la Santé), et aux ressources culturelles physiques (ministère de la Culture). La Banque a décidé d examiner ces demandes d'une façon coordonnée dans le cadre d'un projet unique mettant en évidence la complémentarité des fonctions assumées par chacun des intervenants mentionnés ci-dessus. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 12

13 1.1.2 OBJECTIF DU PROJET L objectif de développement du projet est d améliorer la gestion et la redevabilité pour les questions environnementales et sociales liées aux grands investissements d infrastructure, l accent étant mis initialement sur le secteur énergétique Le projet se concentrera initialement sur les efforts de renforcement des capacités dans le secteur énergétique, en appui au Projet de développement du secteur énergétique. La mobilisation de ressources supplémentaires pour faire face de façon plus explicite aux problèmes dans les secteurs de l exploitation minière et du transport sera explorée lors de l examen à mi-parcours du projet. Les avantages qui découleront à long terme de ce projet sont les suivants : (i) (ii) (iii) réduire les externalités négatives des grands projets d'infrastructure, développer un cadre transparent, stable et équitable pour la gestion des risques environnementaux et sociaux afin d encourager un environnement favorable aux grands investissements d infrastructure, et institutionnaliser le flux d informations entre la population affectée par les grands projets d infrastructure et d autres parties prenantes, et les décideurs politiques INDICATEURS PROJET Les principaux indicateurs de performance sont présentés à l annexe 3 et incluent les quatre indicateurs de niveau des objectifs de développement du projet (ODP) suivants : % de grands projets d infrastructure (barrages, centrales électriques, lignes électriques) dans le secteur énergétique (excepté pétrole/gaz et pipelines) approuvés chaque année qui sont conformes aux meilleures pratiques et normes internationales pour la gestion des problèmes environnementaux et sociaux. % des aménagements du secteur énergétique existants (y compris les centrales électriques, les barrages et les lignes de transport d électricité) pour lesquels tous les impacts environnementaux et sociaux ont été traités (en mettant en œuvre des actions d'atténuation convenues, en délivrant des permis et/ou des contraventions, etc.). % des aménagements pour lesquels le rapport annuel de performance environnementale est certifié conforme par le Ministère de l Environnement et Protection de la Nature. % des principales parties prenantes camerounaises ciblées (y compris les autorités locales, les ONG et les journalistes) ayant une compréhension satisfaisante PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 13

14 COMPOSANTES DU PROJET Le projet est décomposé en trois composantes qui sont présentées dans les lignes qui suivent. : COMPOSANTE 1. Renforcement du ministère en charge de l Environnement Cette composante vise le Renforcement du Ministère en charge de l Environnement afin qu il remplisse son mandat qui est entre autres de définir, suivre et contrôler les obligations environnementales et sociales des grands projets d'infrastructure, conformément à la loi environnementale de 1996 et à ses décrets d'application. Dans le cadre de cette composante, le projet financera les biens, l équipement, l assistance technique, la formation et les coûts d opérations afin de : développer et finaliser la réglementation sur l environnement ; préparer les directives sectorielles pour les secteurs de l'électricité, de l'exploitation minière et du transport, en coopération avec les services correspondants et les investisseurs privés ; harmoniser les normes et procédures environnementales nationales avec les meilleures pratiques internationales ; développer la capacité de gestion du processus d évaluation environnementale, en processus de suivi et de vérification des Plans de gestion et d inspection environnementales ; et préparer une évaluation d'options de financement institutionnel permanent. COMPOSANTE 2. Etablissement des cadres de gestion des impacts sociaux Elle a pour finalité l établissement des cadres de gestion des impacts sociaux associées aux grands projets d infrastructure, conformément aux meilleures pratiques internationales. En se basant sur les leçons retenues du projet Tchad Cameroun, la composante renforcera les ministères des Affaires Sociales, de la Santé, de la Culture ainsi que des Domaines et Affaires Foncières, selon leurs mandats statutaires respectifs ainsi que les organisations de la société civile y compris les coûts récurrents associés au renforcement des capacités. Plus spécifiquement, cette composante inclura 5 sous composantes: Appuyer le Ministère des Affaires Sociales, qui est la structure gouvernementale en charge des populations marginales, notamment les peuples autochtones, et la FEDEC sous la supervision de ce Ministère ; renforcer la capacité au sein du ministère des Domaines et des Affaires Foncières et aider à harmoniser la législation nationale sur la relocalisation involontaire et les questions foncières ; PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 14

15 fournir une assistance au ministère de la Santé afin de mieux gérer les impacts des grands projets de Développement sur la santé de la population ; renforcer la capacité du ministère de la Culture qui est responsable du suivi des impacts des projets sur les ressources culturelles physiques ; et renforcer la capacité de la société civile afin qu elle puisse servir d intermédiaire pour les problèmes de société et de sentinelle pour assurer une application rigoureuse de la réglementation nationale. COMPOSANTE 3. Appui à l Unité environnementale au sein du ministère de l'énergie et de l'eau Elle vise un appui à l Unité environnementale au sein du ministère de l'énergie et de l'eau pour assurer que les problèmes environnementaux et sociaux liés aux grands projets d infrastructure du secteur énergie soient traités conformément aux meilleures pratiques internationales. Le Ministère de l Énergie et de l'eau est la structure responsable du secteur énergétique ainsi que de la supervision de la mise en œuvre du plan de développement à moindre coût. Le projet appuiera l'unité par une assistance technique, des petits travaux et la formation afin que le Ministère puisse: suivre et conseiller les promoteurs sur la préparation des évaluations et des audits environnementaux, ainsi que du Plan de gestion environnemental pour les projets d'infrastructure du secteur énergétique, avant leur soumission au Ministère de l'environnement pour leur examen ; fournir des examens approfondis des évaluations d'impact environnemental pour les projets du secteur énergétique qui sont soumis par les promoteurs ; participer au suivi de l exécution des plans de gestion convenus et approuvés par le ministère chargé de l Environnement ; contribuer à la préparation de directives sectorielles environnementales et sociales pour le secteur de l électricité ; superviser la préparation d une Evaluation Environnementale Stratégique pour le secteur énergétique ; et organiser une plateforme de consultation entre la société civile, les opérateurs et le bénéficiaire concernant le développement du secteur énergétique. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 15

16 COÛT DU PROJET Le projet est cofinancé conjointement par l IDA et l Etat camerounais. La quote part de l IDA est synthétisée dans le tableau ci-dessous : Coûts du projet par composante et/ou activité Local (en millions de dollars EU) Étranger (en millions de dollars EU) Total (en millions de dollars EU) Renforcement des capacités du MinEP 2,00 5,40 7,40 Mise en place des cadres sociaux 2,50 5,70 8,20 MinAS 3,50 MinDAF 1,80 MinSanté 1,35 MinCulture 0,75 OSC 0,80 Appui en matière d environnement au MinEE 1,00 1,50 2,50 Travaux d Ekounou 0,30 0,30 Fonds de préparation du projet 0,00 0,60 0,60 Coûts de base total 5,50 13,50 19,00 Contingences physiques et financières 0,50 0,50 1,00 Total quote part IDA 6,00 14,00 20,00 La contrepartie de l Etat camerounais sera déterminée chaque année sur la durée du projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 16

17 1.2- CADRE INSTITUTIONNEL La gestion du PRECESSE repose sur plusieurs organismes et acteurs. Le développement qui suit énumère et indique leurs rôles dans la mise en œuvre du projet MINISTERE DE L ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L AMENAGEMENT DU TERRITOIRE Il veille au respect de la mise en œuvre des termes de l accord de crédit et de la convention de maîtrise d œuvre déléguée,, Il s assure de la mobilisation des fonds de la contrepartie du Cameroun et le suivi du Projet à travers respectivement le MinEP. le suivi et la gestion des conventions signées entre l Etat camerounais et l IDA ; MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET Le Ministère de L Environnement assure la reconnaissance administrative du Projet, la coordination entre les ministères et les Organisations de la Société Civile qui interviennent ou qui sont impliqués dans la mise en œuvre du Projet.et entérine les actes officiels concernant le Projet. Le mandat du MinEP est de : Coordonner et suivre les institutions de coopération régionales ou internationales impliquées dans les questions environnementales ; Déterminer avec les ministères et organismes techniques, des mesures visant à rationaliser la gestion des ressources naturelles ; Informer le public sur les moyens de favoriser la participation, la gestion, la protection et la restauration de l environnement ; Elaborer les politiques environnementales pour les différents secteurs, en coopération avec les ministères chargés de ces secteurs ; Négocier les conventions et accords internationaux pour la protection de l environnement et le respect de leur application. La mise en œuvre du projet repose sur le Bureau des évaluations environnementales au sein du Département de la Planification Politique et Environnementale qui appuie le travail du Comité interministériel sur l environnement (CIE). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 17

18 Le Bureau des évaluations environnementales sert de secrétariat technique du CIE, coordonnera et facilitera la communication entre les membres du CIE en ce qui concerne les évaluations et les audits environnementaux, et les PGE. Plus précisément, le Bureau des évaluations environnementales a pour tâche de : (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) IDA préparer et gérer la correspondance et les communications avec les promoteurs, gérer la documentation liée aux évaluations environnementales et aux audits (dont la rédaction des projets de Termes de mandat et des projets d évaluation environnementale), aux PGE, aux permis et contraventions, rédiger des examens et les résultats des auditions publiques, requérir les opinions des institutions régulatrices subsidiaires sur les questions qui ressortent de leur compétence, conseiller le ministère sur la délivrance des permis et des licences de pollution, examiner chaque année les rapports de conformité préparés par les promoteurs, et conduire les inspections sur le terrain pour vérifier la conformité, déclencher des actions légales contre les contrevenants, et préparer les certificats de conformité pour la signature du ministère. Le rôle de l IDA, dans le cadre du projet, est de : veiller au respect de ses procédures tout au long de la mise en œuvre du Projet ; procéder aux décaissements des fonds nécessaires à l exécution du Projet, dans les délais fixés ; assurer la supervision de la mise en œuvre du projet et de procéder, en temps opportun, aux réajustements et aux nouvelles orientations souhaitées conjointement avec le gouvernement ; mettre à la disposition de l UCP les informations et les expériences pertinentes existantes dans des projets similaires à travers le monde CAISSE AUTONOME D AMORTISSEMENT La CAA est chargée entre autres attributions, de la gestion des fonds d emprunt et d aide extérieurs. A ce titre, elle reçoit les dossiers de paiement en provenance des Unités de Gestion des Projets. En fonction des dispositions de la Banque Mondiale en matière de décaissement, les dossiers relatifs aux décaissements de fonds de ce bailleur peuvent alors être transmis à la Banque ou réglés sur place. La CAA joue également le rôle de comptable public dans le cadre des paiements des dépenses sur ressources budgétaires (fonds de contrepartie). PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 18

19 ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET Les organes d exécution du projet comprend : une unité de coordination sept entités d exécution dans les ministères et organisations ci-après : - Ministère des Affaires Sociales (MinAS) - Ministère des Domaines et des Affaires Foncières (MinDAF) - Ministère de la Santé Publique (MinSanté) - Ministère de la Culture (MinCult) - Ministère de l Environnement et de la Protection de la Nature (MinEP) - Ministère de l Energie et de l Eau (MinEE) - Organisations de la Société Civile (OSC) UNITE DE COORDINATION DU PROJET L UCP a pour principales missions : - l exécution, le contrôle et le suivi et évaluation de l ensemble des activités du projet ; - la consolidation du programme de travail, des budgets et la mise en œuvre des activités du projet ; - la préparation des dossiers d appel d offres ainsi que les diverses conventions avec les partenaires du projet ; - la préparation et la transmission à la CAA des requêtes pour la mobilisation des ressources auprès de l IDA ; - la préparation des rapports d activités périodiques et des rapports sur l exécution financière et physique du projet - l élaboration des états financiers et des rapports d exécution du projet ; - la préparation et le suivi des missions d audit annuel ; - la préparation des missions de supervision de l IDA et du Gouvernement. Elle peut faire appel à toutes autres personnes ressources dont les compétences et expériences pourraient être utiles à l accomplissement correct de sa mission. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 19

20 ENTITÉS D EXÉCUTION DU PROJET Les entités d exécution ont la responsabilité de tous les aspects techniques de leur composante ou sous-composante, y compris la préparation des programmes de travail et des termes de mandat, la supervision des consultants et les demandes de paiements à la fin des consultances. Chaque entité d exécution comprend deux points focaux désignés par les ministères et organisations auxquels ils appartiennent. La désignation des points focaux est constatée par un texte du Ministre de l Environnement et de la Protection de la Nature. Ils sont responsables de la définition des priorités, des programmes de travail et du contenu ou des activités de leurs composantes ou sous composantes respectives dans le projet. Les points focaux bénéficient d une indemnité mensuelle supportée par les fonds de contrepartie du projet. Toutes autres indemnités éventuelles sont exclusivement payées sur les fonds de contrepartie. Les points focaux sont appuyés dans leur mission par un personnel d appui. Les points focaux au nombre de deux (2) par entité concernée seront responsables de l exécution technique des activités du projet au niveau du ministère dont ils dépendent. A ce titre ils doivent : assurer la direction générale stratégique et la supervision de l exécution des activités de la composante ou sous composante ; assurer la communication et la concertation entre toutes les parties prenantes de la composante ou sous composante ; approuver les programmes des travaux et les budgets annuels ; examiner les rapports d étape et les rapports d audits du Projet. Les entités représentées par les points focaux se réunissent une fois par mois sur convocation du coordonnateur du projet. Toutefois, en cas d urgence, ils peuvent se réunir à tout moment toujours sur convocation du coordonnateur du projet. En cas d indisponibilité des deux représentants de l entité, cette dernière doit faire parvenir son rapport à l UCP avant la tenue de la réunion. Les convocations indiquent l ordre du jour, la date, le lieu et l heure de la réunion. Le secrétariat des séances est assuré par l Unité de Coordination du projet. Chaque réunion est sanctionnée par un compte rendu qui est distribué à tous les acteurs. Les frais de fonctionnement des points focaux (à l exception des indemnités mensuelles ou autres indemnités éventuelles) sont supportés par le budget du Projet. PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 20

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