MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS. Décembre 2014

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1 MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS Décembre 2014 Présentés et adoptés au Conseil d administration du CHUS du 1 décembre 2014

2 TABLES DES MATIÈRES MON Titre Version 1 Développement, approbation et modification des modes opératoires normalisés Organisation d un site pour la recherche clinique retiré 3 Équipe de recherche : rôles, responsabilités et délégations des tâches retiré 4 Équipe de recherche : compétences, connaissances et formation retiré 5 Préparation d une recherche clinique retiré 6 Évaluation de la faisabilité d une recherche clinique retiré 7 Demande ou modification de demande d essai clinique au Canada DEC ou MDEC 06 8 Protocole : soumission au CER, modification ou déviation ou protocole retiré 9 Processus de consentement et FC du sujet retiré 10 Droits et protection du sujet dans une recherche retiré 11 Conflits d intérêt Recrutement des sujets retiré 13 Suivi des sujets retiré 14 Inconduite scientifique et violation du protocole Comité d éthique de la recherche en santé chez l humain du CHUS (CÉR du CHUS) : communication durant l essai 16 Gestion des données d un formulaire d exposé de cas (FEC), sécurité, confidentialité retiré 17 Gestion des réactions indésirables et incidents thérapeutiques Gestion du produit de recherche de l essai clinique retiré 19 Gestion des échantillons biologiques Préparation pour une visite de surveillance Préparation pour une visite d audit ou d inspection Fermeture de recherche clinique Gestion des équipements Frais et contrat financier Acronymes et terminologie retiré retiré

3 26 Types de recherche clinique Équipe de recherche: Rôles, responsabilités, délégation des tâches, compétence et formation Préparation, évaluation de la faisabilité et mise en place d une recherche clinique Procédures pour le dépôt d un projet, les demandes de modification et les communications avec le comité d éthique de la recherche (CÉR) 30 Biobanques et Banques de données Recrutement, consentement, formulaire de consentement et suivi des participants Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Gestion du médicament de recherche à l étude Gestion de l instrument médical à l étude Gestion des systèmes informatiques et des données électroniques Dossier médical informatisé ARIANE 01 Recueil des définitions et acronymes Recueil des Lois et règlements Table de conversion 01.1

4 MON01FR06.1 TITRE CODIFICATION MON 01 VERSION 06.1 NOMBRE TOTAL DE PAGES 24 DÉVELOPPEMENT, APPROBATION ET MODIFICATION DES MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS (MON) HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Identification des responsables 17/déc/2009 Référer page 1 de chacun des MON 21/nov/ Changement coordonnatrice clinique 29/fév/ /fév/ Précision à l effet que le masculin est employé pour alléger le texte 03/jun/ Format de date utilisé = jj/mmm/aaaa 13 Changement directeur scientifique 30/oct/ Mise à jour sur le formulaire de formation 15/jul/ /sep/ toutes Réécriture du MON (les grandes lignes sont inscrites dans le tableau) 1 Modification des tableaux Suppression de la section «Politique», ajout de la 4 section «Portée» Ajout de la responsabilité du chercheur principal, 4-5 du comité de la recherche et du conseil d administration du CHUS 5 Ajout de la section «Définitions». Le logigramme a été supprimé. Modification des sous-sections de la section «Procédures» 6 Ajout des modifications mineures des MON 8 Modification du processus de révision des MON Modification des obligations de signature des 9 MON. Prolongation du délai avant l entrée en vigueur. Clarification du processus de formation Précision sur le processus d archivage et la 10 disponibilité des MON Page 1 sur 24

5 MON01FR Mise à jour du formulaire de formation Ajout d un formulaire d auto-formation 23 20/fév/ Mise à jour du formulaire de délégation des tâches Annexe 5 : Ajout d une case pour la signature des délégations de tâches APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 24

6 MON01FR06.1 Table des matières 1. Objectif Portée Responsabilités Définitions Procédure Directives générales Numérotation des MON du CHUS Contenu d un MON Création et modification des MON au CHUS Révision, approbation et implantation des MON a. Attestation de lecture ou de formation Gestion et archivage des MON Références Annexes Annexe 1 : Demande de création de nouvelle(s) procédure(s) Annexe 2 : Demande de modification de procédure Annexe 3 : Documentation de la formation (MON) Annexe 4 : Formulaire d auto-formation des MON Annexe 5 : Formulaire de délégation des tâches ou attribution des responsabilités concernant les MON Page 3 sur 24

7 MON01FR Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les procédures de développement, d approbation, d implantation, de gestion et de modification des modes opératoires normalisés et énonce les politiques d opération au Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) et au Centre de Recherche du CHUS (CRCHUS). 2. Portée Ce MON s adresse à tout le personnel de l établissement travaillant en recherche clinique et il doit être observé par tous ceux qui travaillent à la réalisation de recherches cliniques avec sujets humains. 3. Responsabilités Le directeur du centre de recherche ou son délégué est responsable : a) d approuver ou de mettre à jour les MON qui seront utilisés au CHUS selon le processus interne de validation décrit dans ce MON; b) d informer les membres du comité d éthique de la recherche (CÉR) de l existence des MON en application au CHUS; c) d implanter et de gérer les MON au CHUS; d) de nommer un responsable des MON au CHUS; e) de compléter et de maintenir à jour le formulaire Délégation des tâches ou d attribution des responsabilités présenté à l annexe 1, s il y a délégation de tâches ou de responsabilités. Sous la supervision du directeur du centre de recherche ou de son délégué, le responsable des MON de site est responsable : a) lors de l implantation de chaque nouveau MON ou d une modification à un MON, de voir à leur diffusion et à la formation des membres du personnel de recherche clinique du CHUS quant aux procédures et de s assurer de leur adhésion; b) de l archivage papier et électronique de chacune des versions actuelles et antérieures des MON approuvés; c) de planifier la révision de chaque MON au moins une fois tous les deux ans ou plus tôt si nécessaire, afin que les MON reflètent tout changement apporté à la réglementation, aux lignes directrices et aux politiques du CHUS Page 4 sur 24

8 MON01FR06.1 Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : a) d assurer la conformité aux MON du CHUS par son équipe de recherche durant l étude clinique qu il supervise; b) de s assurer que les MON du CHUS sont lus par toute l équipe de recherche, de conserver les attestations de lecture ainsi que les attestations de formation, si applicable. Le Comité de la recherche du CHUS est responsable : a) de procéder à la révision et à la validation du MON présenté par le directeur du centre de recherche ou le responsable des MON avant l approbation par le Conseil d administration du CHUS; b) d émettre des recommandations quant à la portée et le contenu du MON. Le Conseil d administration (CA) du CHUS est responsable d approuver les MON avant leur mise en application au CHUS selon le processus d approbation décrit dans ce MON. 4. Définitions Mode opératoire normalisé (MON) : Ligne de conduite détaillée et écrite qui vise à assurer la réalisation uniforme d une tâche particulière dans le processus de la recherche. 5. Procédure 5.1. Directives générales Un MON est créé en format électronique selon un modèle standard et doit respecter les consignes édictées par le CHUS et décrites dans ce MON. Ce format est également utilisé pour la mise à jour du MON du CHUS. La version approuvée et signée est la seule version officielle. À cet effet, un MON dont la section Approbation du MON n a pas été signée par le directeur du centre de recherche ou le responsable des MON est non valide. Les originaux signés des MON ainsi que leurs annexes sont la propriété du CHUS. Dans le but de faciliter la lecture du texte, le genre masculin est utilisé dans tous les MON. Le format utilisé pour la date est jj-mmm-aaaa soit, 2 chiffres pour le jour, les 3 premières lettres pour le mois et 4 chiffres pour l année. Application : Pour le mois de juin, les lettres utilisées sont JUN et pour le mois de juillet c est JUL afin de faire la distinction avec les deux mois. Page 5 sur 24

9 MON01FR06.1 Les pages, incluant les annexes si applicables, sont numérotées au milieu de chacun des bas de pages de la façon suivante, Page X sur Y. Le style d écriture est actif et utilise le présent de l indicatif autant que possible. Les titres et les fonctions sont employés plutôt que les noms. Le logo du CHUS et du CRCHUS doivent apparaître dans le coin supérieur gauche et au centre de chacune des pages Numérotation des MON du CHUS Dans le haut à droite de chaque page des MON il doit y avoir l identification du MON. Cette identification inclus : a) inscription MON, pour mode opératoire normalisé, suivi du numéro de codification du MON correspondant, le premier débutant par 01; b) lettres FR pour la version française ou EN pour la version anglaise, si applicable; c) numéro de la version validée débutant avec 01. Exemple : MON01FR02 pour une seconde version validée. Lorsqu une mise à jour mineure du MON est nécessaire, en raison de fautes de frappe ou de modifications administratives telles qu un changement apporté au titre d un document auquel le MON fait référence, une numérotation secondaire pour la version est employée et précédée par un point (.). Ex. : MON01FR02.1 Application : Ce type de modification requiert uniquement l approbation du directeur du centre de recherche ainsi que celle du responsable des MON au CHUS sans être soumis au processus d approbation complet. Ces modifications seront approuvées par les instances requises ultérieurement (par exemple, lors de la révision bisannuelle). La section sur la révision, l approbation et l implantation donne plus de détails Contenu d un MON Tous les MON du CHUS doivent être rédigés selon un format standardisé. La page couverture de chaque MON doit comprendre : a) Titre : doit être complet, sans abréviation, et décrire clairement le MON; Page 6 sur 24

10 MON01FR06.1 b) Codification : indique le numéro de document contrôlé du MON et contient les lettres MON, pour mode opératoire normalisé, suivies du numéro du MON correspondant, précédé du zéro pour les neuf premiers MON; c) Version : Indique le numéro de version du MON; d) Nombre total de pages : indique le nombre total de pages incluant la page couverture et les annexes; e) Historique des versions : est complétée dès la première validation et inclut les points suivants : i) la date de modification de la version, jour (jj), mois (mmm) et année (aaaa); ii) la numérotation de la version validée, exemple 01; iii) la page du MON qui a été modifiée; iv) la description des points modifiés pour la version mentionnée; v) la date d entrée en vigueur de la version du MON. f) Approbation du MON : comprend le nom et le titre des personnes qui participent au processus de validation visant l implantation du MON dans le CHUS. Le nom des personnes en lettres moulées, la signature et la date de signature doivent y figurer. Toutes les signatures ne sont pas obligatoires pour l approbation et l entrée en vigueur du MON. La signature du directeur du centre de recherche ou du responsable des MON est obligatoire avant l entrée en vigueur. Les autres pages des MON comprennent les sections suivantes : a) Objectif : Décrit de façon succincte le ou les objectifs visés par le MON au sein du CHUS. b) Portée : Indique les personnes, les départements ou les secteurs d activités concernés par le MON. c) Responsabilités : Indique les personnes responsables au CHUS de l exécution ou de la supervision des tâches identifiées dans le MON. d) Définitions : Donne, pour la compréhension et l application du MON, les définitions de termes pertinents utilisés dans le MON. e) Procédures : Décrit les instructions sur les opérations courantes qui sont conduites dans le cadre du MON. Les procédures exposent les étapes, définissent une suite ordonnée d activités. Le premier point inscrit dans les procédures concerne les directives générales en lien avec les procédures de ce MON. Les autres points concernent les différentes étapes des procédures. Pour chaque étape, des applications peuvent être données pour aider le lecteur dans la mise en pratique de l étape décrite. Les procédures doivent respecter les exigences réglementaires ainsi que les politiques et les cadres normatifs en vigueur au CHUS. Page 7 sur 24

11 MON01FR06.1 f) Références : Indique les références réglementaires et les textes législatifs, ainsi que les politiques et les cadres normatifs du CHUS utilisés lors de la préparation du MON. g) Annexes : Documents mis à des fins de consultation ou de référence. Les annexes ne suivent pas de format précis. Elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque MON Création et modification des MON au CHUS Toute demande de création d un nouveau MON ou demande de modification à un MON existant, doit être faite par écrit au directeur du centre de recherche, à son délégué ou au responsable des MON en justifiant l objet de la demande. L annexe 1 «Demande de création de nouvelle(s) procédure(s)» et/ou l annexe 2 «Demande de modification de procédure» doivent être utilisées pour compléter cette tâche. Chaque MON ainsi que ses annexes et ses références doivent être soumis au directeur du centre de recherche ou à son délégué, pour revue et approbation avant leur soumission aux instances du CHUS Révision, approbation et implantation des MON La révision et l approbation des MON a lieu minimalement à tous les deux ans selon la date d entrée en vigueur. Tous les MON doivent être revus selon cette règle et chaque MON peuvent être révisé indépendamment des autres. C est le responsable des MON qui enclenche le processus en avisant le directeur du centre de recherche ou son délégué qu une révision est requise. Lorsqu un MON est modifié, les changements apportés au MON sont documentés dans la section Historique des versions. Si aucun changement n est nécessaire, cette révision est documentée à la section Historique des versions de chaque MON. Les MON non-modifiés conserveront leur numéro de version. Si aucun MON ne requiert de modification, il y aura documentation qu aucun changement n a été fait dans chacune des sections Historique des versions des MON. Application : Lors de la révision des MON, ceux-ci changent de numéro de version uniquement s il y a eu des modifications dans le MON. Si des MON avaient eu des modifications mineures (tel que des corrections de fautes de frappe), ceux-ci obtiendront également un nouveau numéro de version lors de la soumission pour approbation. Si un MON subit des modifications majeures, celui-ci pourra avoir un nouveau numéro de codification et son numéro de version recommencera. L ancien numéro de codification restera inutilisé. Seule la première page du MON sera conservée pour indiquer l historique des modifications. Application : Une modification majeure peut être la fusion ou la scission de MON afin de faciliter la compréhension de ceux-ci. Page 8 sur 24

12 MON01FR06.1 Tout nouveau MON ainsi que toutes modifications de ceux-ci doivent être présentés au directeur du centre de recherche avant d être déposé pour être entériné par : 1) le comité de la recherche du CHUS 2) le CA du CHUS. L approbation finale donnée par le CA du CHUS est confirmée par la signature datée du directeur du centre de recherche ou du responsable des MON du CHUS dans la section Approbation du MON, attestant ainsi que le MON a reçu toutes les approbations requises. Tout nouveau MON ou mise à jour à un MON existant sera diffusé par le responsable des MON auprès du personnel de la recherche clinique au moins un mois avant la date d entrée en vigueur dans le but d en permettre la lecture ainsi que la formation. 5.5.a. Attestation de lecture ou de formation Pour répondre aux exigences réglementaires en matière de conformité clinique, les MON doivent être respectés par tout le personnel impliqué en recherche clinique. La lecture ou une formation sur les MON est donc obligatoire. La lecture ou la formation doit en être faite et documentée pour tout le personnel en recherche clinique avant l entrée en vigueur du nouveau MON ou de la nouvelle version. La lecture des MON doit être documentée et l attestation conservée par l équipe de recherche pour être présentée sur demande. Un modèle d attestation d auto-formation sur les MON est présenté en annexe. La formation sur les MON doit être documentée avec la date de la formation, le sujet couvert (incluant la date de version et numéro de version) et les personnes présentes. Un modèle de formulaire de formation pour documenter la formation sur les MON est présenté en annexe de ce MON. Tout autre formulaire de formation utilisé au CHUS pour documenter les formations peut être utilisé pour documenter la formation sur les MON. Toutes les personnes présentes à la formation doivent signer le formulaire, qui est conservé par le responsable des MON à la direction du Centre de recherche. Une attestation de formation est envoyée au personnel présent suite à la formation. Cette attestation doit être conservée au sein de l équipe de recherche, pour être présentée sur demande Gestion et archivage des MON Le responsable des MON, ou une personne déléguée, assure l archivage de la version originale de toutes les procédures (nouvelles ou révisées) de tous les MON utilisés au CHUS. Ces versions sont conservées à la direction du Centre de recherche et classées de sorte qu elles puissent être facilement consultées. Page 9 sur 24

13 MON01FR06.1 Le responsable des MON, ou une personne déléguée, assure également l archivage de toute la correspondance et autres documents concernant les demandes de changement, de modification ainsi que les recommandations et approbations émises par le comité de la recherche du CHUS et le CA du CHUS et ce, pour chacun des MON. Le responsable des MON s assure que la version officielle de chaque MON (dernière version approuvée) est disponible sur le site WEB du CRCHUS, en format de lecture seulement, à l adresse suivante : D autres exemplaires des MON sont mis à la disposition du personnel de recherche clinique (ex. cartables). Il y a un exemplaire disponible au poste du personnel clinique à Fleurimont, aile 8, ainsi que dans le local d entreposage des documents de recherche à l Hôtel-Dieu, pavillon Émile-Noël. La copie originale signée est conservée dans le bureau du responsable des MON. Si une photocopie ou une impression d un MON est requise pour une utilisation interne, le personnel de recherche doit s assurer d utiliser la dernière version approuvée du MON. 6. Références Aucune référence pour ce MON. Page 10 sur 24

14 MON01FR Annexes 7.1. Annexe 1 : Demande de création de nouvelle(s) procédure(s) Page 11 sur 24

15 Demande de création de nouvelle(s) procédure(s) Demandé par : Titre/Service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mmm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature/Date Page 12 sur 24

16 MON01FR Annexe 2 : Demande de modification de procédure Page 13 sur 24

17 DEMANDE DE MODIFICATION DE PROCÉDURE Demandé par : Titre/Service : Codification du MON : MON Titre du MON : Date de soumission pour approbation : jj/mmm/aaaa Description et justification de la demande : Signature Date Espace réservé à la Direction de la recherche Commentaires : Signature/Date Page 14 sur 24

18 MON01FR Annexe 3 : Documentation de la formation (MON) Page 15 sur 24

19 DOCUMENTATION DE LA FORMATION (MON) Date : Durée : Sujet : Date d approbation des MON : Formateur : (lettres moulées) Signature du formateur : Responsable des MON du CHUS : Signature du responsable des MON du CHUS Nom de l employé (en lettres moulées) Numéro d employé Signature Ce formulaire doit être conservé par le responsable des MON Page _ de Page 16 sur 24

20 MON01FR Annexe 4 : Formulaire d auto-formation des MON Page 17 sur 24

21 Formulaire de certification de l auto-formation pour les MON Nom : Titre ou rôle en recherche clinique : Instructions: Ceci est un document qui doit être utilisé par le personnel de recherche afin de documenter leur auto-formation sur les MON (Mode Opératoires Normalisés) Le format des dates à utiliser est JJ-MMM-AAAA Inscrire la date de votre auto-formation puis signer et dater à côté de chaque MON pour lequel vous avez complété l auto-formation MON MON01 : DÉVELOPPEMENT, APPROBATION ET MODIFICATION DES MODES OPÉRATOIRES NORMALISÉS (MON) Version : Date d approbation : MON07 : DEMANDE OU MODICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA DEC OU MDEC Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON11 : CONFLITS D INTÉRÊT Version : Date d approbation : MON14 : INCONDUITE SCIENTIFIQUE ET VIOLATION DU PROTOCOLE Version : Date d approbation : MON17 : GESTION DES RÉACTIONS INDÉSIRABLES ET INCIDENTS THÉRAPEUTIQUES Version : Date d approbation : Page 18 sur 24

22 Nom : Rôle : MON MON19 : GESTION DES ÉCHANTILLONS BIOLOGIQUES Version : Date d approbation : MON20 : PRÉPARATION POUR UNE VISITE DE SURVEILLANCE Version : Date d approbation : MON21 : PRÉPARATION POUR UNE VISITE D AUDIT OU D INSPECTION Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON22 : FERMETURE DE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON23 : GESTION DES ÉQUIPEMENTS Version : Date d approbation : MON24 : FRAIS ET CONTRAT FINANCIER Version : Date d approbation : MON26 : TYPES DE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON27 : ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLES, RESPONSABILITÉS, DÉLÉGATION DES TÂCHES, COMPÉTENCE ET FORMATION Version : Date d approbation : Page 19 sur 24

23 Nom : Rôle : MON Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON28 : PRÉPARATION, ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ ET MISE EN PLACE D UNE RECHERCHE CLINIQUE Version : Date d approbation : MON29 : PROCÉDURES POUR LE DÉPÔT D UN PROJET, LES DEMANDES DE MODIFICATION ET LES COMMUNICATIONS AVEC LE COMITÉ D ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE (CÉR) Version : Date d approbation : MON30 : BIOBANQUES ET BANQUES DE DONNÉES Version : Date d approbation : MON31 : RECRUTEMENT, CONSENTEMENT, FORMULAIRE DE CONSENTEMENT ET SUIVI DES PARTICIPANTS Version : Date d approbation : MON32 : GESTION DE LA DOCUMENTATION ESSENTIELLE LIÉE AUX ÉTUDES Version : Date d approbation : MON33 : GESTION DU MÉDICAMENT DE RECHERCHE À L ÉTUDE Version : Date d approbation : MON 34 : GESTION DE L INSTRUMENT MÉDICAL À L ÉTUDE Version : Date d approbation : Page 20 sur 24

24 Nom : Rôle : MON MON35 : GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES ET DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES Version : Date d approbation : Date de l auto-formation (JJ-MMM-AAAA) Signature et date de signature (JJ-MMM-AAAA) MON36 : DOSSIER MÉDICAL INFORMATISÉ ARIANE Version : Date d approbation : Page 21 sur 24

25 MON01FR Annexe 5 : Formulaire de délégation des tâches ou attribution des responsabilités concernant les MON Page 22 sur 24

26 FORMULAIRE DE DÉLÉGATION DES TÂCHES OU ATTRIBUTION DES RESPONSABILITÉS CONCERNANT LES MON Type de tâches : A) Signature pour l approbation des MON B) Revue de MON pour approbation C) Approbation de l ajout ou de la révision de MON D) Information au CÉR du CHUS des MON en application E) Implantation et gestion des MON F) Formation du personnel de recherche clinique G) Conservation des versions des MON H) Conservation de la correspondance et des approbations du comité de la recherche du CHUS et le CA de l établissement I) Autre J) Autre Titre Directeur scientifique du CHUS Nom (lettres moulées) Signature Tâches déléguées Signature du directeur du centre de recherche Date début Date fin William D. Fraser A, B, C 23 fev 2015 Adjointe Scientifique Stéphanie McMahon A, B, C, E, 23 fev 2015 Coordonnatrice à la recherche clinique, responsable des MON du CHUS Responsable du bureau de dépôt de projet du CHUS Assistante administrative à la direction du CRCHUS Maryse Berthiaume A, B, D, E, F Hélène Ladouceur G 23 fev 2015 Andrée Grenier H 23 fev 2015 Page de Page 23 sur 24

27 Coordonnatrice à la recherche clinique, responsable des MON du CHUS (par itérim) Chantal Guindi A, B, D, E, F 23 fev 2015 Agent de liaison Steve Girard D, E, F, 23 fev 2015 Page de Page 24 sur 24

28 MON02FR05 TITRE CODIFICATION MON 02 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ORGANISATION D UN SITE POUR LA RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Nouveau formulaire attribution des espaces 17/déc/2009 Correction de coquilles 21/nov/ Mise à jour du formulaire de demande d espace 29/fév/ /fév/ /jan/2014 2/nov/2014 Nécessité d obtenir l approbation du Comité d évaluation scientifique Clarification de l obligation de signer et dater par le chercheur principal les documents reçus par les promoteurs en cours d étude. 20 Correction du titre de la section MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) 03/jun/ /jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

29 MON03FR05 TITRE CODIFICATION MON 03 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 2 ÉQUIPE DE RECHERCHE : RÔLE, RESPONSABILITÉS ET DÉLÉGATIONS DES TÂCHES HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Correction de coquilles 17/déc/ Transférer le point au MON 18 26/fév/ /aoû/ /oct/ /nov/ Définition de «recherche clinique» et «essai clinique» Clarification des rôles et responsabilités du chercheur principal et du co-chercheur Préciser qu il est question du doyen de la FMSS de l UdeS Reconnaissance de la compétence des employés et médecins du CHUS Précision sur les personnes qui peuvent se voir confier la responsabilité de chercheur principal Mettre en gras Recherche clinique et Essai clinique Identifier de qui relève le choix d avoir un cochercheur Spécifier l obligation de prendre connaissance et de signer les documents envoyés par le promoteur. Définition de qui doit signer le formulaire de délégation pour les pharmaciens et le personnel 9 administrant les médicaments dans les départements Ajout des nouveaux formulaires de délégation MON retiré (l information se trouve dans le MON27FR01) 03/jun/ /nov/ /jul/2014 Page 1 sur 2

30 MON03FR05 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 2 sur 2

31 MON04FR05 TITRE CODIFICATION MON 04 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ÉQUIPE DE RECHERCHE : COMPÉTENCES, CONNAISSANCES ET FORMATION HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Certification du chercheur principal 17/déc/ /nov/ Le curriculum vitae doit être mis à jour au moins à tous les 2 ans 29/fév/ Clarification sur ceux qui doivent avoir une certification en éthique 5 Spécification sur la mise à jour du document de formation pour le personnel de recherche 30/oct/ /nov/2014 Définition des formations obligatoires pour les équipes de recherche 7-9 Mise à jour des formulaires de formation MON retiré (l information se trouve dans le MON27FR01) 15/jul/2014 APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

32 MON05FR05 TITRE CODIFICATION MON 05 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 PRÉPARATION D UNE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Correction de coquilles 17/déc/ /fév/ Changement de titre 03/jun/ Modification du processus de révision et de signature de l accord de confidentialité 30/oct/ Clarification sur les personnes devant être présentes lors des visites de préparation 15/jul/ /nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

33 MON06FR05 TITRE CODIFICATION MON 06 VERSION 05 NOMBRE TOTAL DE PAGES 1 ÉVALUATION DE LA FAISABILITÉ D UNE RECHERCHE CLINIQUE HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Réaménagement de texte 17/déc/ Le CRC-RC2 n est plus attribué au guide du chercheur 21/nov/ Mise à jour de l adresse internet 29/fév/ Mise en page du tableau 26/fév/ Changement de titre 03/jun/ /oct/ Aucune modification 15/jul/ /nov/2014 MON retiré (l information se trouve dans le MON28FR01) APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 1

34 MON07FR06 TITRE DEMANDE OU MODIFICATION DE DEMANDE D ESSAI CLINIQUE AU CANADA - DEC OU MDEC CODIFICATION MON 07 VERSION 6 NOMBRE TOTAL DE PAGES 14 HISTORIQUE DES VERSIONS Date de révision jj/mmm/aaaa Version Page Description de la modification Date entrée en vigueur jj/mmm/aaaa 11/sep/ Ajout de l adresse du site internet de Santé Canada 17/déc/ /oct/ Aucune modification 15/jul/ /sep/ Réécriture du MON selon la nouvelle structure 6 Ajout du lien internet vers les lignes directrices de Santé Canada 6-7 Ajout des principaux documents nécessaires à la préparation d une DEC 9 Mise à jour de la procédure de dépôt d une DEC 9-10 Introduction du processus d examen des DEC par Santé Canada Ajout des notifications à Santé Canada Les sections CÉR et Chercheurs qualifiés ont été supprimées. L information est maintenant intégrée dans les autres sections. APPROBATION DU MON Signature Date jj/mmm/aaaa Dr William D. Fraser Chantal Guindi Page 1 sur 14

35 MON07FR06 Table des matières 1. Objectif Portée Responsabilités Définitions Procédure Directives générales Préparation d une demande d essai clinique (DEC) Dépôt d une DEC Examen préliminaire et examen de Santé Canada Mise en œuvre de l essai Modification à la demande d essai clinique (MDEC) Avis au sujet des DEC et des MDEC Documentation essentielle se rapportant à une DEC ou MDEC Références Page 2 sur 14

36 MON07FR06 1. Objectif Avant d entreprendre un essai clinique impliquant un produit de recherche au Canada ou une nouvelle indication thérapeutique, une demande d essai clinique (DEC) doit être présentée à Santé Canada pour l obtention d une lettre de non-objection (LNO) permettant l essai au Canada. Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les exigences de Santé Canada pour la préparation et le dépôt d une demande d essai clinique (DEC), d une demande de modification (MDEC) ou d une notification. Ce MON est conforme aux directives énoncées dans le document publié par Santé Canada et intitulé : Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques : Demandes d essais cliniques. 2. Portée Ce MON s applique aux essais cliniques avec produit de recherche ou pour une nouvelle indication thérapeutique, qui sont initiés par un chercheur du CHUS agissant également comme promoteur. Ce dernier est donc soumis aux mêmes obligations qu un promoteur. Il assume les responsabilités associées à la mise en œuvre, à la gestion et au financement d un essai clinique. De plus, lorsqu un essai clinique est financé par l industrie, le chercheur principal doit transmettre toutes les informations et les documents pertinents au promoteur et ce, dans les délais prescrits, afin de lui permettre de remplir ses obligations envers Santé Canada. 3. Responsabilités Le promoteur est responsable de : a) s assurer que les démarches auprès de Santé Canada soient entreprises avant le dépôt du protocole de recherche au CÉR pour approbation; b) s assurer que les approbations de Santé Canada (Lettre de non-objection (LNO)) et du CÉR (Lettre d approbation finale) portent sur la même version du protocole de recherche et qu elles soient obtenues; c) s assurer de transmettre les documents pertinents aux instances réglementaires concernées et au CÉR. Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : a) transmettre au promoteur toute information pertinente pouvant avoir une incidence sur une DEC ou une MDEC; b) s assurer que la lettre de non-objection (LNO) de Santé Canada soit acheminée au CÉR et ce, avant le début du recrutement. Page 3 sur 14

37 MON07FR06 Le promoteur ou le chercheur principal peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON27) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude. 4. Définitions Avis de conformité (AC) : Avis attestant de la conformité du médicament à la Loi sur les aliments et drogues et à son règlement d'application, et conférant au fabricant la capacité de commercialiser le médicament. Cet avis est délivré une fois que Santé Canada en est venu à la conclusion que les avantages du médicament l'emportent sur les risques qu'il comporte. Brochure de l investigateur : Document dans lequel figurent les données précliniques et cliniques d un médicament. Clarifax : Demande d éclaircissement envoyée pendant l examen préliminaire et la période d examen d une demande par Santé Canada. Demande d essai clinique (DEC) : une demande d'essai clinique est une demande faite auprès de Santé Canada. Elle est considérée autorisée lorsqu elle n a pas reçu d'objection de Santé Canada dans les 30 jours suivant le dépôt. Santé Canada émet généralement une lettre de non-objection dans les cas où aucune objection n'a été soulevée. Études de biodisponibilité comparatives : Il s agit d études comparant la pharmacocinétique de deux formulations médicamenteuses chez des volontaires adultes en santé. Identification numérique du médicament, de la drogue (DIN) : Numéro à huit chiffres attribué à chaque médicament approuvé en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et de son règlement d'application. Lettre de non objection (LNO) : Document délivré par Santé Canada, pendant la période d évaluation, si aucune faiblesse clinique ou manque de qualité n est repéré et si la demande d essai clinique ou la modification à la demande d essai clinique est jugée acceptable. Modification à une DEC (MDEC) : Demande dans laquelle le promoteur fournit des renseignements en appui de changements relatifs à une demande préalablement approuvée. Les modifications de DEC peuvent porter sur des changements aux fournitures médicamenteuses d essais cliniques (par ex. le procédé de fabrication du médicament a changé), ou sur des changements à un protocole approuvé (p. ex. un régime de posologie révisé), ou les deux. Les MDEC doivent être approuvées par Santé Canada avant la mise en œuvre des changements. Page 4 sur 14

38 Page 5 sur 14 MON07FR06 Monographie du produit : Document scientifique factuel sur le médicament, exempt de publicité, décrivant les propriétés, les prétentions, les indications thérapeutiques et les conditions d'usage du médicament, contenant aussi tout autre renseignement pouvant être nécessaire à l'utilisation optimale, sûre et efficace du médicament. Nouvelle indication thérapeutique : Traitement d un problème de santé non-couvert par l indication courante ou par une nouvelle posologie. Phase I : Il s agit des premières études sur l innocuité (tolérance/sécurité) d un produit nouveau, y compris la première administration du produit à des êtres humains qui sont des participants volontaires en bonne santé. Ces études peuvent être menées sur des patients lorsqu il n est pas approprié au plan éthique de les mener sur des volontaires en bonne santé. Les essais cliniques de phase I sont conçus principalement pour déterminer l action pharmacologique d un produit ainsi que les effets secondaires associés à des doses croissantes. Les études pharmacocinétiques et les études sur les interactions médicamenteuses sont généralement considérées comme des essais de phase I, indépendamment du moment où elles ont lieu au cours du développement du produit, étant donné qu elles sont habituellement menées sur des participants volontaires en bonne santé. Font également partie des essais de phase I, les essais dans lesquels des produits nouveaux sont utilisées comme outils de recherche pour l exploration d un phénomène biologique ou l étude de l évolution d une maladie. Phase II : Il s agit d essais cliniques menés en vue de l évaluation de l efficacité d un produit chez des patients ayant un état de santé à traiter, à diagnostiquer ou à prévenir, et en vue de la détermination des effets secondaires et des risques associés au produit. Les recherches portant sur une nouvelle indication prévue pour un produit déjà mis en vente sont généralement considérées comme des essais de phase II. Phase III : Il s agit d essais contrôlés ou non contrôlés menés après l établissement des preuves préliminaires sur l efficacité du produit. Ces essais ont pour objet la collecte des données additionnelles sur l efficacité et l innocuité qui sont nécessaires pour une évaluation plus poussée des risques et des avantages du produit. Pendant cette phase, des essais cliniques sont aussi menés avec des groupes particuliers de patients (par exemple, des patients souffrant d insuffisance rénale) ou dans des conditions spéciales dictées par la nature du produit et de la maladie. Phase IV : Il s agit d études menées après l approbation de la vente du produit par l organisme réglementaire et portant sur l indication approuvée. Ces études sont souvent importantes pour optimiser l utilisation du produit. Elles peuvent être de n importe quel type, mais doivent avoir des objectifs scientifiques valables. Parmi les études les plus courantes, il y a celles qui portent sur l innocuité et celles qui visent à confirmer l usage dans l indication approuvée, telles les études de mortalité/morbidité et les études épidémiologiques.

39 MON07FR06 5. Procédure 5.1. Directives générales La Loi et règlement sur les aliments et drogues de Santé Canada réglemente la vente et l importation d un produit destinée à un essai clinique sur des sujets humains. Le titre 5 de la partie C du Règlement, expose les exigences concernant les demandes que doivent présenter les promoteurs souhaitant effectuer des essais cliniques avec des produits thérapeutiques chez l humain. Une DEC doit être déposée auprès de Santé Canada pour : a) tous les essais de phase I à III visant la mise au point de médicaments; b) des études comparatives de biodisponibilité; c) l essai clinique d un médicament commercialisé utilisé dans des conditions différentes de celles indiquées dans l AC ou dans la DIN (par exemple, les indications et l usage clinique, la population de patients ciblée, le régime de posologie, la voie d administration). Les informations détaillées, dont le document «Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques», et les formulaires qui doivent être utilisés lors d une demande d essai clinique, sont disponibles sur le site de Santé Canada aux adresses suivantes : Ligne directrice : Formulaires : Préparation d une demande d essai clinique (DEC) Au besoin, le promoteur doit planifier une réunion de consultation avant le dépôt d une demande d essai clinique avec Santé Canada et y assister. Application : Les réunions sont utiles dans le cas de nouvelles substances actives ou de demandes posant des problèmes complexes. Les principaux documents nécessaires à la préparation d une DEC sont : a) le formulaire de présentation des médicaments; b) le protocole de l étude; c) le résumé du protocole (si besoin, utiliser le modèle approprié de Santé Canada); d) le formulaire de consentement éclairé; Page 6 sur 14

40 MON07FR06 e) l attestation du comité d éthique pour la recherche signée par le CÉR (ou formulaire équivalent) et un formulaire d engagement du chercheur signé (ils ne sont pas obligatoires pour la soumission mais ils doivent être conservés avec les documents essentiels de l étude); f) la brochure de l investigateur OU la monographie du produit ET les renseignements sur la composition chimique, la fabrication et le contrôle («Chemistry, Manufacturing, Control» ou CMC); g) les renseignements sur la composition chimique, la fabrication et le contrôle (CMC) (utiliser le modèle approprié du Sommaire global de la qualité, s il y a lieu). Application : Si le fabricant d un produit dont la forme pharmaceutique ou le dosage n est pas précisé(e) dans la monographie a déjà transmis de l information à Santé Canada sur le produit en question, il est possible de présenter, en remplacement de la brochure de l investigateur, une lettre autorisant une référence à cette information. Dans le cas du CMC, si l essai porte sur un produit commercialisé, la monographie et le numéro d identification du médicament (DIN) suffisent, SAUF si la forme pharmaceutique ou le dosage sont différents de ceux précisés dans la monographie. Dans ce cas, les renseignements sur les CMC sont requis. Pour la plupart des demandes d essais cliniques initiées par un chercheur et pour lesquelles il faut fournir des renseignements sur les CMC, il faudra utiliser un des documents suivants : a) une lettre de références qui autorise Santé Canada à accéder aux renseignements sur les CMC du produit présentés dans une DEC déjà approuvée et se trouvant dans les dossiers de Santé Canada; b) une lettre du fabricant du médicament donnant accès à la fiche maîtresse du médicament à Santé Canada; c) les renseignements comparés sur les CMC, s il s agit d un produit commercialisé au Canada. Il faudra indiquer le DIN; d) l ensemble des renseignements sur les CMC fournis par le fabricant aux fins d inclusion dans la DEC. Application : On trouve des renseignements détaillés et les formulaires/modèles à utiliser pour une DEC sur le site de Santé Canada : L outil «Ligne directrice à l intention des promoteurs d essais cliniques» est un guide à l intention des promoteurs souhaitant effectuer, au Canada, des essais cliniques avec médicaments auprès de sujets humains. Page 7 sur 14

41 MON07FR Dépôt d une DEC Une DEC est généralement composée de deux modules : a) Le premier module couvre notamment les renseignements de nature administrative et clinique. Il exige de fournir plusieurs documents dont le protocole, le ou les feuillet(s) d information et formulaire(s) d information et de consentement (FIC), la brochure de l investigateur ou une copie de la monographie du produit le cas échéant. D autres documents peuvent être exigés. b) Le deuxième module résume l information relative à la chimie et à la fabrication des médicaments qui font l objet de l essai. S il est nécessaire de présenter ce module, le document émis par Santé Canada intitulé : «Ligne directrice en matière de qualité (chimie et fabrication) : demandes d essais cliniques» peut être consulté à l adresse suivante : Lorsqu il s agit d un essai clinique avec placebo, une liste des ingrédients composant le placebo doit être soumise. c) Un troisième module peut être nécessaire pour soumettre des renseignements additionnels quant à la qualité (chimie et fabrication) des médicaments. Santé Canada recommande de respecter le plus fidèlement possible ces modules afin de faciliter l évaluation de la demande et le suivi lors des étapes subséquentes du processus d autorisation du médicament. Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site de Santé Canada à l adresse suivante : Le promoteur doit compléter et soumettre à Santé Canada un formulaire d information pour chaque lieu connu où se déroulera l essai clinique. Il est à noter que la date du début d essai clinique demandée sur ce formulaire est la date à laquelle le lieu d essai clinique sera prêt à inscrire le premier participant à l essai clinique. Si un quelconque changement est apporté à ce formulaire, il faut envoyer un formulaire révisé à Santé Canada. Aucun accusé de réception ne sera envoyé par Santé Canada. Application : Pour chaque essai clinique, il doit y avoir qu un seul chercheur principal par site. Cette restriction ne s applique pas aux co-chercheurs. Les renseignements requis doivent être transmis à Santé Canada tant en format papier qu électronique. Le promoteur doit veiller à ce qu aucune activité liée à l essai ne soit engagée avant la réception de la lettre de non-objection (LNO). Page 8 sur 14

42 MON07FR Examen préliminaire et examen de Santé Canada Santé Canada examine la demande et, si des écarts sont constatés, doit en informer le promoteur dans les 30 jours qui suivent. Vous devez présenter les renseignements supplémentaires, si demandés. Lors de l examen préliminaire des demandes, les petits problèmes liés à la documentation ou les lacunes du dossier de la demande seront signalés, soit : a) par une lettre de rejet à l examen préliminaire énumérant les lacunes et les renseignements manquants dans la DEC ou la DEC modifiée (MDEC). Tous les renseignements devront être présentés de nouveau et seront traités comme des renseignements «nouveaux». Par conséquent, un nouveau numéro de contrôle sera attribué; ou b) par une demande de clarification envoyée par télécopieur, courriel ou téléphone. La réponse doit être envoyée dans les deux jours civils qui suivent. Le promoteur recevra un accusé de réception de Santé Canada indiquant que l examen préliminaire est terminé et que l examen a commencé (habituellement envoyé par télécopieur, deux à trois jours après la soumission de la demande). Si AUCUN accusé de réception n est reçu, le promoteur devrait communiquer avec Santé Canada pour vérifier si la demande a bien été reçue. La période normale d examen, à partir de la réception du dossier complet de la demande, est de 30 jours. Des demandes d éclaircissement, aussi appelé Clarifax, portant sur des points particuliers du protocole, du consentement ou de la soumission, peuvent être envoyées par l examinateur de Santé Canada via télécopieur, courriel ou téléphone. Le promoteur doit répondre à toutes les communications de Santé Canada (peu importe leur format) dans les deux (2) jours civils qui suivent, de façon à ne pas prolonger la période d examen de 30 jours. L examinateur peut demander au promoteur de retirer la DEC de façon à éviter de recevoir un avis de non-satisfaction (ANS) lorsqu il y a des problèmes que Santé Canada ne considèrent pas comme résolus de manière satisfaisante. Une ANS est envoyée si aucune réponse n est reçue dans un délai raisonnable ou si Santé Canada a relevé des problèmes importants pendant l examen, et si le demandeur ne retire pas la DEC. Application : Une deuxième période de 30 jours commence pour cette nouvelle DEC. La nouvelle demande sera reçue sans préjudice si la DEC est retirée. Si le promoteur désire apporter des modifications suffisamment importantes pendant l examen, il devrait retirer la DEC et présenter une nouvelle demande aux fins d approbation, selon la procédure décrite ci-dessus. Page 9 sur 14

43 MON07FR06 Tous les documents de la demande et la correspondance doivent être conservés avec les documents essentiels de l étude Mise en œuvre de l essai Il faut attendre la réception de la LNO confirmant la fin de l examen et l approbation du CÉR et du CRCHUS avant d entreprendre les activités liées à l essai. Il faut transmettre une copie de la LNO au CÉR. Le Formulaire d information sur le lieu d essai clinique doit être rempli pour chacun des lieux d essai au Canada et il doit être transmis par télécopieur à Santé Canada. Application : Il faut s assurer que le numéro de contrôle de Santé Canada et la date du début de l essai sont inscrits sur le formulaire et le Formulaire d information sur le lieu d essai clinique doit être soumis avant le début de l étude au lieu d essai clinique Modification à la demande d essai clinique (MDEC) Si le promoteur est tenu d apporter immédiatement une ou plusieurs modifications parce que l essai clinique ou l usage du médicament dans le cadre de l essai clinique met en danger la santé d un participant ou de toute autre personne, il peut le faire sans attendre l examen de Santé Canada. Toutefois, il devra fournir à Santé Canada les renseignements requis dans les 15 jours suivant la date de la modification. Le promoteur doit soumettre une MDEC pour signaler : a) une modification apportée au protocole qui : i) a une incidence sur les critères de sélection, le suivi ou le retrait d un participant à l essai clinique; ii) a une incidence sur l évaluation de l efficacité clinique du médicament; iii) modifie le risque pour la santé d un participant à l essai clinique; iv) a une incidence sur l évaluation de l innocuité du médicament; v) prolonge la durée de l essai clinique. b) une modification des renseignements sur la chimie et la fabrication du médicament qui a une incidence sur l innocuité ou la qualité de celui-ci; c) un changement quant au promoteur responsable de l essai. Les MDEC font l objet d un examen de 30 jours et doivent être approuvées par Santé Canada avant que les changements puissent être appliqués. Page 10 sur 14