Direction de l information légale et administrative

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2 Manuel d utilisation de l application de publication des avis de successions Sommaire 1.0 Quelques rappels Création de comptes utilisateurs Inscription Connexion, authentification et déconnexion Espace contributeur Création d un avis Enrichissement de formulaire Les informations à saisir en fonction du formulaire sélectionné F 1 : déclaration d acceptation d une succession à concurrence de l actif net F 2 : déclaration d aliénation d un bien d une succession à concurrence de l actif net F 3 : déclaration de conservation d un bien d une succession à concurrence de l actif net. 12 F 4 : dépôt de l inventaire d une succession à concurrence de l actif net F 5 : dépôt de compte définitif d une succession à concurrence de l actif net F 6 : désignation judiciaire d un mandataire successoral Erreurs détectées La consultation du pdf de votre avis La validation de l avis La navigation dans le formulaire Le suivi de votre annonce Avis de rectification ou d annulation Les rectifications Les annulations Avis rejeté Page 2

3 7.0 Modification du compte Recherche d avis Recherche par état Recherche par succession Résultats La facturation des avis La diffusion de l avis sur 21 Page 3

4 1.0 Quelques rappels Mise en ligne sur BODACC.fr des annonces relatives aux successions Dans le cadre de la dématérialisation des publications qu elle assure, la Direction de l information légale et administrative (anciennement Direction des Journaux officiels) a ouvert depuis juin 2009 le site internet gratuit Ce site permet une consultation en ligne de certaines catégories d annonces légales. Depuis le 1 er décembre 2009, les annonces relatives aux successions sont publiables et consultables exclusivement sur ce site. A cette fin, la DILA met à la disposition des juridictions un logiciel de saisie en ligne des demandes de publications. (Il est rappelé que la possibilité d accepter une succession à concurrence de l actif net (ACAN) n est ouverte que pour les héritiers des personnes décédées après le 31/12/2006). cas particulier des avis de désignation de mandataire successoral : Il résulte en effet de la combinaison des articles 47-II alinéas 1 et 2 de la loi du 23 juin 2006 et de l article 12-II du décret du 23 décembre 2006 que les dispositions relatives à la désignation d un mandataire successoral découlant de ces textes sont applicables aux indivisions existantes et aux successions ouvertes non encore partagées au 1er janvier 2007, sauf si l instance a été introduite avant cette date (la publicité par voie électronique mise en place par le décret du 9 novembre 2009 est quant à elle effective depuis le 1er décembre 2009, conformément à l article 4 dudit décret). L application de saisie en ligne E.successions Ce logiciel, dénommé E.successions, est sécurisé. Il a l avantage : - de conserver en mémoire les informations précédemment publiées relatives à une même succession et évite ainsi une ressaisie d informations ; - de permettre un suivi en ligne des annonces transmises au BODACC ; - de permettre un archivage simplifié des avis publiés. Création d un compte de saisie dédié Des consignes ont été données aux SAR des Cours d appel afin de : - créer une adresse structurelle spécifique de type «e-bodacc.tgiville@justice.fr»; - autoriser l accès au site E.successions ; - autoriser l adresse mail successions@journal-officiel.gouv.fr afin que vous puissiez recevoir votre identifiant et mot de passe lors de la première inscription sur le logiciel. Une seule inscription doit être faite par juridiction par le responsable du service, qui précise ses nom et prénom dans le cadre «identification de l utilisateur» et saisit dans la case courriel, l adresse structurelle dédiée (ex : e-bodacc.tgi-melun@justice.fr). Page 4

5 Vous recevez alors sur l adresse structurelle, votre identifiant et mot de passe. Plusieurs utilisateurs d une même juridiction peuvent utiliser le compte simultanément. Spécificité des mandataires successoraux : Lorsqu un mandataire successoral est désigné, que ce soit par les cohéritiers ou par le tribunal de grande instance (ou le tribunal d instance), le greffe est chargé de lui communiquer l adresse URL du logiciel E.successions afin qu il s inscrive. Il passe ensuite sur son propre compte utilisateur les avis de publication concernant la succession dont il a la charge (exclusivement avis de désignation de mandataire successoral). 2.0 Création de comptes utilisateurs E.successions est une application permettant le dépôt, la production et le suivi des annonces relatives aux «successions» publiées au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) par les greffes ou les mandataires successoraux. L accès à l application est soumis à authentification par nom d utilisateur (login) et mot de passe. Lors de la première visite de l annonceur sur l application il obtiendra ces identifiants après avoir rempli un formulaire d enregistrement. Si vous n êtes pas encore inscrit, cliquer sur le formulaire d inscription Inscription Page 5

6 Un formulaire d inscription dynamique est proposé au déclarant selon sa nature : greffe ou mandataire. Il convient donc en priorité de sélectionner le type de compte souhaité. L enrichissement du formulaire s effectue par bloc d informations. La navigation entre ces blocs se fait à partir des boutons «suivant» et «précédent» Les champs obligatoires sont précédés d une étoile. L identifiant unique est représenté par l adresse mail, ce qui signifie qu il est impossible de créer 2 comptes avec la même adresse mail. Dans le cas de la création d un compte greffe, si le greffe renseigné existe déjà, alors certaines informations sont pré-remplies. Après la validation des informations, un mail contenant le mot de passe est envoyé à l utilisateur. A partir de ces identifiants, vous pouvez accéder à votre compte e.successions à l adresse : Page 6

7 3.0 Connexion, authentification et déconnexion L accès à l application nécessite de s authentifier : Pour se connecter, il suffit de démarrer le navigateur web. L application a été conçue pour : Internet Explorer 7.0, Internet Explorer 8.0 Firefox 9 et Firefox 10 Les navigateurs Internet explorer 6, Firefox 3, Safari et Chrome sont incompatibles. Résolution d écran minimale : 1024x768. Dans la barre d adresse en haut du navigateur, entrez l URL Vous pouvez ensuite ajouter E.successions à vos favoris sous IE ou marquer cette page sous Firefox, pour éviter de taper à chaque fois l URL. passe. Un écran apparaît demandant le nom d utilisateur, taper l identifiant et le mot de Pour vous déconnecter, il suffit de refermer le navigateur. En cas de perte de votre mot de passe, contacter la rédaction du Bodacc soit par téléphone au choix 4, soit par écrit, rubrique «contact» sur le site Page 7

8 4.0 Espace contributeur L espace contributeur constitue la page d accueil de l application. On peut à tout moment y revenir en cliquant sur le lien Accueil. Cet espace vous permet de : créer un avis ; rechercher un avis : consulter votre portefeuille d avis (historique de vos publications, suivi de vos annonces en cours ) ; modifier votre compte personnel Création d un avis Enrichissement de formulaire Après avoir sélectionné «nouvel avis de succession», un formulaire dynamique vous est présenté. Page 8

9 6 types de formulaires sont proposés : 1 : déclaration d acceptation d une succession à concurrence de l actif net 2 : déclaration d aliénation d un bien d une succession à concurrence de l actif net 3 : déclaration de conservation d un bien d une succession à concurrence de l actif net 4 : dépôt de l inventaire d une succession à concurrence de l actif net 5 : dépôt de compte définitif d une succession à concurrence de l actif net 6 : désignation judiciaire d un mandataire successoral Les greffes peuvent créer des avis de formulaires 1 à 6 alors que les mandataires ne peuvent saisir que des formulaires 6. Pour chacun de ses formulaires, le déclarant doit sélectionner un type d avis : Avis initial Rectification : annule et remplace la précédente publication erronée. Annulation : préciser que la précédente publication est nulle et non avenue. Il convient en premier lieu de sélectionner le type de formulaire et le type d avis; le(s) bloc(s) suivant s afficheront de manière dynamique en fonction du choix. Il vous faut ensuite saisir le N de succession ainsi que les informations relatives au défunt. L enrichissement du formulaire s effectue par bloc d informations. La navigation entre ces blocs se fait à partir des boutons «suivant» et «précédent». Tous les blocs sont affichés simultanément, et pourront être renseignés et modifiés un par un, dans la chronologie de votre choix. Les informations saisies pour une succession donnée sont automatiquement reprises dans les autres avis liés à cette succession. Cette liaison s effectue à partir du N de succession et des noms et prénoms du défunt. Il convient donc de prêter une attention particulière lors de la saisie de ces données. Page 9

10 Pour les formulaires 2 à 5, si aucune correspondance n est trouvée dans le système avec les successions enregistrées dans la base de données, il est demandé au déclarant de confirmer que les 1ers avis de publicité relatifs à cette succession ont été effectués au Bodacc sur format papier (avant décembre 2009). Dans l affirmative, le déclarant est invité à saisir la date d enregistrement de l avis initial. Nous vous invitons à saisir dans ce champ la date de publication au Bodacc du 1 er avis. Pour enrichir chaque bloc de formulaire, sélectionner le bouton «Modifier» en haut du bloc et «enregistrer» à la fin de votre saisie de bloc La saisie des données est dynamique en fonction des choix fait par le déclarant exemple : Pour l auteur de l inventaire ou l identité du ou des héritiers, il est impossible de saisir une donnée dans «Raison sociale» si le bouton radio «personne physique» a été sélectionnée auparavant et inversement, impossible de saisir «nom et prénom» si le bouton radio «personne morale» a été sélectionné S agissant des informations relatives au défunt, l indication de la seule année de naissance (au lieu et place de la date de naissance) ne vaut que si l état civil de la personne ne contient pas de date réelle Page 10

11 Prénom(s) : saisir tous les prénoms inscrits à l état civil du défunt. Les prénoms sont séparés par une virgule et un espace. Si l état civil ne contient aucun prénom saisir le mot «sans «dans le champ Les informations à saisir en fonction du formulaire sélectionné F 1 : déclaration d acceptation d une succession à concurrence de l actif net Doivent obligatoirement être saisies les mentions suivantes : - N de succession - Identité du défunt : o Nom, prénom(s), éventuellement nom d usage o Date de naissance (JJ/MM/AAAA) ou seulement l année si et seulement si l état civil ne comporte pas de date o Ville de naissance, code postal (sauf à l étranger) et Pays o Domicile du défunt - Tribunal ayant enregistré la déclaration - Domicile élu des héritiers (identité et adresse postale) Les coordonnées de l auteur de l inventaire ne sont pas obligatoires. Elles peuvent faire l objet d une publication indépendante => formulaire 4 : dépôt de l inventaire d une succession à concurrence de l actif net. Outre l identité de l auteur, vous devez préciser la date de réalisation de l inventaire F 2 : déclaration d aliénation d un bien d une succession à concurrence de l actif net Les éléments de la succession sont repris automatiquement à partir du N de succession et l identité du défunt. Le déclarant est invité à compléter sa saisie par les informations relatives au bien aliéné. Page 11

12 Le déclarant doit saisir chaque article aliéné (numéro d article) ainsi que le prix estimé de chaque article. Les montants en décimales sont saisis avec un point et non une virgule. Cliquer sur ajouter après chaque article (y compris le dernier article saisi) puis enregistrer pour valider le bloc de saisie. F 3 : déclaration de conservation d un bien d une succession à concurrence de l actif net Les éléments de la succession sont repris automatiquement à partir du N de succession et l identité du défunt. Le déclarant est invité à compléter sa saisie par les informations relatives au bien conservé. Le déclarant doit saisir chaque article aliéné (numéro d article). Cliquer sur ajouter après chaque article (y compris le dernier) puis enregistrer pour valider le bloc de saisie F 4 : dépôt de l inventaire d une succession à concurrence de l actif net Les éléments de la succession sont repris automatiquement à partir du N de succession et identité du défunt. Le déclarant est invité à compléter sa saisie par les informations relatives au responsable de l inventaire ainsi que la date de réalisation. F 5 : dépôt de compte définitif d une succession à concurrence de l actif net Les éléments de la succession sont repris automatiquement à partir du N de succession et identité du défunt. Le déclarant est invité à compléter sa saisie par les informations relatives au tribunal ayant enregistré le dépôt du compte définitif ainsi que la date de ce dépôt. Page 12

13 S agissant des coordonnées du tribunal, il vous suffit de sélectionner le département concerné, le type de tribunal (TI, TGI, TPI). Sélectionner le bouton «recherche de la ville». Le formulaire propose de manière dynamique les villes correspondant aux critères présélectionnés. F 6 : désignation judiciaire d un mandataire successoral Doivent obligatoirement être saisies par le déclarant, le tribunal, les mentions relatives au défunt, la date de désignation du mandataire successoral et les coordonnées du mandataire successoral En cas de désignation de mandataire successoral en cours de procédure (publicité d un formulaire 6 après un formulaire de type 1 à 5), veillez à respecter l état civil du défunt pour que le système reprenne automatiquement l ensemble des données saisies préalablement pour la succession donnée et que le pdf de la dernière publicité puisse compiler l exhaustivité des publicités afférentes à cette succession Erreurs détectées Lors de la validation de votre avis, si une erreur est détectée (ex : incohérence de date), un message d erreur est présenté en haut du formulaire vous précisant les mentions erronées ainsi que les corrections à apporter. Page 13

14 Les blocs du formulaire en erreur sont entourés en rose La consultation du pdf de votre avis Avant de valider votre avis et à tout moment, vous pouvez visualiser le contenu de votre avis au format PDF, tel qu il sera diffusé sur le site Page 14

15 La validation de l avis Le bouton «Valider» en bas du formulaire permet de passer l avis dans l état «Validé par l annonceur». Dès qu une annonce est validée, vous ne pouvez plus procéder à la moindre modification. Un message vous informe de la validation effective de voter avis. L avis sera ensuite traité par la Rédaction du Bodacc et sera diffusé dans les prochains jours La navigation dans le formulaire Le lien Retour à l espace contributeur, en haut du formulaire, permet de revenir à l écran précédent sans avoir nécessairement validé l avis. Celui-ci reste alors à l état «Edité par l annonceur». L enrichissement du formulaire s effectue par bloc d informations. La navigation entre ces blocs se fait à partir des boutons «suivant» et «précédent» Le suivi de votre annonce A tout moment, vous pouvez suivre l état de votre annonce ainsi que les différentes étapes (horodatage et utilisateur). Page 15

16 5.0 Avis de rectification ou d annulation Les rectifications Un avis de rectification vise à rétablir le contenu d un avis erroné. L exhaustivité de l avis est alors publié avec la mention corrigée, l information que cet avis est annulé et remplacé par le suivant ainsi que les références de publication de l avis initial. - Lorsque vous souhaitez saisir une rectification d un avis initial diffusé électroniquement sur et saisi sur e-successions, la date de diffusion de l avis initial est automatiquement reprise par le système - Lorsque vous souhaitez saisir une rectification d un avis précédemment publié sur le format papier du Bodacc, vous devez saisir les informations relatives aux références de publication de l avis initial : Nom de publication : Bodacc A N de parution : qui se constitue de l année sur 4 chiffres +0 + n chrono de la parution papier N annonce Page de publication Les annulations Un avis d annulation vise à annuler purement et simplement une publication antérieure. Le contenu de l avis est repris partiellement et il est indiqué que cet avis est nul et non avenu. Page 16

17 - Lorsque vous souhaitez saisir une annulation d un avis initial diffusé électroniquement sur et saisi sur e-successions, la date de diffusion de l avis initial est automatiquement reprise par le système - Lorsque vous souhaitez saisir une annulation d un avis initial précédemment publié sur le format papier du Bodacc, vous devez saisir les informations relatives aux références de publication de l avis initial : o Nom de publication : Bodacc A o N de parution : qui se constitue de l année sur 4 chiffres +0 + n chrono de la parution papier o N annonce o Page de publication 6.0 Avis rejeté Lorsque la rédaction du Bodacc détecte une erreur ou sur votre demande, l avis peut être rejeté. Dans ce cas, un mél vous est transmis à l adresse enregistrée sur votre compte. Ce mél préciser le motif de rejet et comporte un lien vers votre avis. En outre, vous pouvez retrouver le motif de rejet en haut du formulaire. Il vous appartient : soit de supprimer l avis (bouton en bas du formulaire) soit de procéder aux corrections nécessaires et valider l avis Page 17

18 7.0 Modification du compte Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de modifier certaines informations de son compte, notamment les adresses, n de téléphone. Il permet également de modifier votre mot de passe. L adresse mail n est cependant pas modifiable car elle constitue l identifiant unique de l utilisateur. Comme sur un avis, les données sont regroupées par blocs. 8.0 Recherche d avis Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de recherche un ou plusieurs avis à partir de différents critères. Il convient en premier lieu de sélectionner le type de recherche «par état» ou pour une «succession donnée». Renseigner les champs nécessaires et cliquer sur «rechercher». Page 18

19 8.0.1 Recherche par état Les différents états d annonces proposés sont: Toutes mes annonces : il s agit d un récapitulatif de votre portefeuille d annonces reprenant la liste de tous vos avis, quel que soit leur état. Avis en cours de saisie : cet état représente un avis saisi par vos soins mais que vous n avez pas encore validé. Sans cette opération, l avis ne sera pas publié Avis à valider par la DILA BODACC : Cet état représente un avis validé par vos soins. La rédaction du Bodacc doit procéder à un contrôle éditorial puis à sa diffusion sur le site rubrique successions après avoir été signé électroniquement. Avis validés par la DILA BODACC : cet état représente un avis contrôlé par la rédaction du Bodacc et qui sera prochainement diffusé sur le site rubrique successions, après avoir été signé électroniquement. Avis publiés : cet état représente un avis diffusé sur le site rubrique successions, après avoir été signé électroniquement. Avis rejetés : cet état représente un avis qui a fait l objet d un rejet par la rédaction du Bodacc soit pour demande de complément d information soit à votre demande Avis en instance : cet état représente un avis en attente de complément d information. La mise en instance est une mesure exceptionnelle Recherche par succession La recherche par succession vise à faire une recherche sur une succession donnée. Cette recherche peut se faire par un ou plusieurs des critères suivants : Résultats N de succession Nom de famille du défunt Prénom(s) du défunt Nom d usage du défunt Les résultats sont présentés par pages de 100 et par type d avis. En cliquant sur la loupe on peut ouvrir l avis. Page 19

20 Au-delà de 100 résultats et à tout moment, vous pouvez exporter les résultats de votre requête en csv La facturation des avis Après publication, une facture correspondant aux frais d insertion est envoyée à l adresse postale indiquée dans le compte utilisateurs. En 2012, en application de l arrêté du 17 novembre 2011, fixant le montant des rémunérations dues en contrepartie des prestations fournie par la direction de l information légale et administrative (art.2-1), «la rémunération des avis dont la publication est prévue au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales qui relèvent de la procédure de l acceptation à concurrence de Page 20

21 l actif net et de la procédure de désignation en justice du mandataire successoral prévue par la loi n du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités est fixée forfaitairement à 15 euros par publicité enregistrée, que cette publicité soit faite par une personne physique ou par une personne morale». Les avis de rectification ou d annulation sont gratuits. Sur tous les formulaires de saisie, un bloc Facturation avec le champ «référence à rappeler sur la facture» vous permet d indiquer toute référence que vous souhaitez avoir sur la facture afférente à la publicité La diffusion de l avis sur Ces annonces sont accessibles dans les annonces civiles, rubrique «les annonces de successions». Page 21

22 Après enrichissement du formulaire, si les critères de recherche correspondent à des données saisies dans e-succession, l internaute se voit proposer un lien vers la consultation de l avis. La diffusion s effectue au format PDF. Ce document reprend la compilation chronologique de tous les avis liés à une succession. Page 22