Le système de contrôle interne

Transcription

1 Le système de contrôle interne Vendredi 27 février 2009 Muriel Sella Bassoli Titulaire du brevet d avocat Tax and Legal services Clémentine Largeteau Manager, Audit services 1 Les petits déjeuner des PME

2 Sommaire 1 ère Partie : Le système de contrôle interne (SCI) - Généralités ème Partie : Rôle et vérification de l organe de révision Les petits déjeuner des PME

3 Système de contrôle interne (SCI) Généralités Muriel Sella Bassoli 3 Les petits déjeuner des PME

4 Sommaire Système de contrôle interne (SCI) - Généralités SCI - Champ d application 5 SCI - Fondement et références 6 SCI - Définitions 7 SCI - Distinction avec d autres institutions 9 SCI - Compétences et responsabilité 10 SCI - Rôle du conseil 11 SCI - Rôle de la direction 12 SCI - Rôle de l audit interne 13 SCI - Contenu 14 SCI Nouveauté? 15 4 Les petits déjeuner des PME

5 SCI - Champ d application Sociétés soumises à un contrôle ordinaire : 1. Sociétés ouvertes au public : a) Titres de participations cotés en bourse; b) Débitrices d un emprunt par obligations; c) Les actifs ou le chiffre d affaires représentent 20% au moins des actifs ou du chiffre d affaires des comptes de groupe d une société au sens de a) ou b). 2. Entreprises d une certaine importance économique : Sociétés qui, au cours de 2 exercices successifs, dépassent 2 des valeurs suivantes : a) Total du bilan : CHF 10 mios b) Chiffre d affaires : CHF 20 mios c) Employés à plein temps : Sociétés qui ont procédé à un opting up? 5 Les petits déjeuner des PME

6 SCI - Fondements et références Fondements Art. 728a al. 1 CO : «L organe de révision vérifie [ ] s il existe un SCI.» Art. 728a al. 2 CO : «L organe de révision tient compte du SCI lors de l exécution du contrôle et de la détermination de son étendue.» Art. 728b al. 1 CO : «L organe de révision établit à l intention du conseil d administration un rapport détaillé contenant des constatations relatives à l établissement des comptes, au SCI, ainsi qu à l exécution et au résultat du contrôle.» Circulaire CFB 06/6 : Surveillance et contrôle interne Code Suisse de Bonne Pratique (CSBP) (ch. 19 et 24) Références Prise de position de la Chambre fiduciaire en matière de SCI du 21 mars 2006 NAS 890 du 17 décembre Les petits déjeuner des PME

7 SCI - Définitions Code des obligations Pas de définition, seulement une référence. Message du Conseil fédéral «Procédures susceptibles de garantir une gestion et un établissement régulier des comptes annuels, une activité de l entreprise efficace et le respect des directives et des prescriptions légales.» Circulaire CFB 06/6 Surveillance et contrôle interne «Structure et processus de contrôle, qui à tous les échelons de l établissement, constituent la base de son bon fonctionnement et la réalisation des objectifs de la politique commerciale.» 7 Les petits déjeuner des PME

8 SCI - Définitions (suite) NAS de la Chambre fiduciaire suisse «Tous les actes, méthodes et mesures ordonnés par le conseil d administration, la direction et les autres cadres dirigeants, dans le but de garantir la bonne marche de l entreprise et d en protéger le patrimoine.» 8 Les petits déjeuner des PME

9 SCI - Distinction avec d autres institutions Distinction avec l audit interne Distinction avec le controlling Distinction avec la révision externe 9 Les petits déjeuner des PME

10 SCI - Compétences et responsabilités Conseil d administration Direction Eventuellement audit interne Organe de révision 10 Les petits déjeuner des PME

11 SCI - Rôle du Conseil d administration Conseil d administration Le Conseil doit identifier les risques opérationnels et financiers. Le Conseil doit élaborer une politique et un SCI adaptés et surveiller leur efficacité. Il s agit d une compétence inaliénable et intransmissible du CA (art. 716 al. 1 ch. 3 et 5 CO). En général, il délègue la mise en œuvre concrète du SCI à la Direction. Dans les sociétés d une certaine taille, le CA nommera un comité d audit, ce qui ne l exonère pas de sa responsabilité fondamentale s agissant du SCI. 11 Les petits déjeuner des PME

12 SCI - Rôle de la Direction Direction La Direction est responsable de la définition et de la mise en œuvre du SCI. La Direction répond notamment de : - L élaboration de procédures adéquates d identification, de mesure, de suivi et de contrôle des risques pris par l entreprise; - De l identification de contrôles essentiels et de leur suivi, de l application effective des mesures correctives. 12 Les petits déjeuner des PME

13 SCI - Rôle de l audit interne Audit interne Pas obligatoire, sauf pour les banques (art. 9 al. 4 OLB). Les personnes chargées de l audit interne sont indépendantes de la Direction et rapportent directement au Conseil d administration. Elles évaluent les risques, l efficacité du SCI mis en place par le Conseil ou par la Direction et le gouvernement d entreprise et font des propositions au Conseil d administration ou à la Direction pour améliorer les processus. 13 Les petits déjeuner des PME

14 SCI - contenu Série de mesures et procédure qui garantissent la bonne marche de l entreprise et en garantissent le patrimoine Pas de standard en Suisse Structure proposée par le CSBP (audit interne, audit committee) Modèle COSO pour les grandes sociétés Le SCI doit être adapté à la taille, à la complexité et au profil de risques de la société «one size does not fit all» 14 Les petits déjeuner des PME

15 SCI Nouveauté? Le SCI ne devrait pas être une nouveauté pour le conseil d administration, mais il fera désormais l objet d un examen et d un rapport distincts du réviseur. 15 Les petits déjeuner des PME

16 Système de contrôle interne Rôle et vérification du réviseur Clémentine Largeteau 16 Les petits déjeuner des PME

17 Sommaire SCI - Rôle de l organe de révision Confirmation de l existence du SCI 18 Rapport à l Assemblée générale 18 Rapport détaillé au Conseil d Administration 18 SCI - Vérifications de l organe de révision Documentation du SCI 19 Procédures de validation du SCI 23 Conclusions Les petits déjeuner des PME

18 SCI - Rôle de l organe de révision Organe de révision L organe de révision vérifie s il existe un SCI. L organe de révision établit à l intention du Conseil d administration un rapport détaillé notamment sur le SCI. L organe de révision établit un rapport à l intention de l Assemblée Générale Existence confirmée du SCI Existence non-confirmée du SCI Existence confirmée avec réserves 18 Les petits déjeuner des PME

19 SCI - Vérifications de l organe de révision Exemple de documentation - COSO Le processus pour déterminer si le contrôle interne est conçu de manière adéquate, executé, effectif et adapté. L évaluation des facteurs internes et externes qui impactent la performance d une entreprise. Le processus s assurant que l information pertinente soit identifée et communiquée de manière appropriée. Les structures et processus qui permettent d assurer que les procédures mises en place pour la gestion du risque sont executées La culture d entreprise. L attitude, l intégrité, les valeurs morales et le rôle d exemple des cadres dirigeants 19 Les petits déjeuner des PME

20 SCI - Vérifications de l organe de révision Exemple de documentation (suite) Etendue Environnement de contrôle Evaluation du risque Niveau de détails Objectif général de l entité en terme de SCI Communication du CA et de la direction sur l importance du SCI - Tone at the top Organigramme accessible au personnel Définition et délégation des responsabilités Liste des signatures autorisées Code d éthique, procédure anti-fraude Compétence du personnel, formation, évaluation Cahier des charges et ligne de reporting Séparation des tâches Définition des responsabilités (CA) Description du processus d évaluation du risque Matrice de risques / approbation par le CA Basé sur les états financiers et les budgets Matérialité / Risques qualitatifs Départements / Régions / Entités légales Normes comptables 20 Les petits déjeuner des PME

21 SCI - Vérifications de l organe de révision Exemple de documentation (suite) Etendue Surveillance Niveau de détails Conformité aux lois et règlements Manuels comptables Procédures de réconciliations Procédure d approbation (ex. investissements/achats) Définition des tâches de surveillance Rapports à la direction, au groupe, etc Recommandations de tiers (réviseur, fisc) Audit interne Système d information Fiabilité des systèmes informatiques (certification) Partage de l information adéquate (séances, informations écrites, formation en ligne) Est-ce que les contrôles sont effectués? Système de dénonciation anonyme (whistle-blowing) 21 Les petits déjeuner des PME

22 SCI - Vérifications de l organe de révision Exemple de documentation (suite) Etendue Activités de contrôles Niveau de détails Contrôles généraux informatiques Clôture comptable et rapports financiers statutaires Contrôles clés au niveau des cycles métiers 1. Trésorerie 2. Stocks 3. Immobilisations 4. Revenus 5. Achats 6. Salaires Ecritures comptables standards / transactions inhabituelles Transactions avec les sociétés affiliées Impôts directs et indirects 22 Les petits déjeuner des PME

23 SCI - Vérifications de l organe de révision Procédures de validation du SCI Mise en œuvre de procédures de validation Entretiens de corroboration Revue de la documentation Etc. Afin de pouvoir répondre aux questions suivantes : Les contrôles sont-ils efficaces et correctement conçus? Sont-ils documentés? Sont-ils exécutés comme prévu? Sont-ils exécutés de manière régulière? Sont-ils supervisés? 23 Les petits déjeuner des PME

24 SCI - Vérifications de l organe de révision Conclusions Un environnement de contrôle existe dans la plupart des entreprises. Cependant le SCI doit répondre aux exigences suivantes Etre adapté à la taille et à la structure de la société Prendre en compte les spécificités de l entreprise (risques, activité, etc.) Etre maîtrisé par tous les collaborateurs Etre vérifiable et documenté Reste ultimement de la responsabilité du Conseil d administration 24 Les petits déjeuner des PME

25 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu ( DTT ), a Swiss Verein, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see about for a detailed description of the legal structure of DTT and its member firms. Deloitte SA is a subsidiary of Deloitte LLP, the United Kingdom member firm of DTT. Deloitte SA is recognised by the Federal Audit Oversight Authority and the Swiss Financial Market Supervisory Authority. This publication has been written in general terms and therefore cannot be relied on to cover specific situations; application of the principles set out will depend upon the particular circumstances involved and we recommend that you obtain professional advice before acting or refraining from acting on any of the contents of this publication. Deloitte SA would be pleased to advise readers on how to apply the principles set out in this publication to their specific circumstances. Deloitte SA accepts no duty of care or liability for any loss occasioned to any person acting or refraining from action as a result of any material in this publication Deloitte Touche Tohmatsu