Spécifications informatiques pour les déclarations produites sur support magnétique T1204, Paiements contractuels de services du gouvernement

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1 Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T1204, Paiements contractuels de services du gvernement Disponible en format électronique seulement T4026(F) Rév. 03

2 Principales modifications pr 2003 N s n avons apporté aucun changement au feuillet et formulaire Sommaire T1204 pr l année Avis important pr ttes déclarations Si vs produisez un total combiné de plus de 500 feuillets pr lesquels ns frnissons des spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique, vs devez produire vos déclarations sur bobine de bande magnétique, cartche de bande magnétique disquette. Si vs produisez 500 feuillets moins et vs utilisez un système informatisé pr les créer, ns vs incitons à produire vos déclarations sur support magnétique. Si vs avez des questions pr obtenir plus de renseignements, communiquez avec : Équipe de traitement sur support magnétique Agence des danes et du revenu du Canada Centre de technologie d Ottawa 875, chemin Heron Ottawa ON K1A 1A2 Téléphone : Vs pvez consulter notre site Web pr obtenir des détails sur la production de données sur support magnétique, à

3 Table des matières Page 1.0 Avant de commencer Renseignements généraux Définitions Fichier test sur support magnétique Procédures de production des déclarations Demandes de support de remplacement Directives concernant l envoi Transmetteurs qui produisent des déclarations et agissent au nom d un tiers (p. ex. centres de traitement à façon, spécialistes en déclarations) Problèmes à éviter Envois portant sur des années multiples Corrections apportées aux déclarations produites sur support magnétique Spécifications techniques Exigences en matière de programmation Spécifications pr les bandes magnétiques Spécifications pr les disquettes... 8 Page 5.0 T619, Transmission de supports magnétiques Résumé détaillé des modifications apportées à l enregistrement T Spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr le formulaire T Enregistrement de transmission (formulaire T619) Déclaration T1204 Paiements contractuels de services du gvernement Résumé détaillé des modifications apportées à la déclaration T Spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr la déclaration T Enregistrement de transmission de la déclaration T1204 (formulaire T619) Enregistrement du feuillet T Enregistrement du formulaire T1204 Sommaire Appendice A Documents de référence Circulaires d information Bulletins d interprétation Guides et autres publications

4 1.0 Avant de commencer C ette publication s adresse à vs si vs êtes un déclarant un transmetteur qui produit des documents pr des déclarants multiples. Elle renferme les spécifications techniques et les instructions que vs devrez suivre pr produire sur support magnétique la déclaration T1204 dont le titre figure ci-desss. Notez que ns acceptons la production, générée par ordinateur, sur support magnétique pr les données liées aux formulaires suivants : AGR-1, Relevé des paiements de stien agricole; ALAL, Allocation aux locataires âgés pr le logement NR4, État des sommes payées créditées à des non-résidents du Canada; T1134-A, Déclaration de renseignements sur les sociétés étrangères affiliées qui ne sont pas des sociétés étrangères affiliées contrôlées; T1134-B, Déclaration de renseignements sur les sociétés étrangères affiliées contrôlées; T3, État des revenus de fiducie (Répartitions et attributions); T4, État de la rémunération payée; T4A, État du revenu de pension, de retraite, de rente d autres srces; T4A-NR, État des honoraires, des commissions d autres sommes payées à des non-résidents pr services rendus au Canada; T1204, Paiements contractuels de services du gvernement; T4RIF, État du revenu provenant d un fonds enregistré de revenu de retraite; T4RSP, État du revenu provenant d un régime enregistré d épargne-retraite; T5, État des revenus de placements; T5007, État des prestations; T5008, État des opérations sur titres; T5018, État des paiements contractuels. Ttes les publications suivantes sont disponibles ss format électronique seulement à partir du site Web dont l adresse est indiquée à la section intitulée «Principales modifications pr 2003» de cette publication. T4026, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T1204, Paiements contractuels de services du gvernement T4027, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T5018, État des paiements contractuels T4028, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T4, T4A et T4A-NR T4029, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique ALAL, T4A(OAS), T4A(P), T4E et T5007 T4031, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T5, T5008, T4RSP, T4RIF, NR4 et T3 RC4258, Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique AGR-1, Relevé des paiements de stien agricole Avis important Pr que ns puissions traiter vos déclarations rapidement et pr ns éviter de les traiter deux fois, n envoyez pas la copie 1 sur papier du formulaire Sommaire et des feuillets enregistrés sur support magnétique. Cependant, vs devriez en conserver une copie sur un support réglementaire, à titre de référence. Pr obtenir plus de renseignements, consultez l une des circulaires d information mentionnées à l appendice A de ce guide. 2.0 Renseignements généraux S elon l article 237 du Règlement de l impôt sur le revenu, vs devez présenter votre déclaration T1204 à l Agence des danes et du revenu du Canada (ADRC) au plus tard le dernier jr du mois de mars suivant l année dans laquelle le paiement a été effectué. Pr obtenir plus de renseignements sur la pénalité pr production tardive, consultez l appendice A, qui frnit une liste des documents de référence. 2.1 Définitions Centre de traitement à façon Entreprise qui prépare des déclarations et les envoie à l ADRC pr le compte de ses clients. Déclarant Payeur, commerçant, vendeur, fiduciaire, employeur tenu de déclarer des données sur le revenu et sur les retenues, selon la Loi de l impôt sur le revenu. Déclaration Feuillets et formulaire Sommaire s y rapportant. Ensemble de données Synonyme de «fichier». Fichier Un fichier sur support magnétique peut renfermer une seule plusieurs déclarations du même genre. Numéro de compte du déclarant (Numéro d entreprise) Numéro de compte attribué par l ADRC pr identifier de façon unique, les retenues sur la paie du déclarant (compte RP). Spécialiste en déclarations Entreprise qui prépare des déclarations pr ses clients à qui elle demande d envoyer les déclarations à l ADRC. Transmetteur Tte personne qui produit des déclarations, en son nom propre pr le compte d un tiers. Utilisateur de logiciels Entreprise qui utilise des logiciels commerciaux pr remplir ses propres déclarations. Vendeur de logiciels Entreprise de vente au détail qui élabore et commercialise des logiciels pr la préparation de déclarations de renseignements destinées à l ADRC. 4

5 2.2 Fichier test sur support magnétique Si vs avez l intention de participer pr la première fois au programme de production de données sur support magnétique, vs devez ns envoyer une bande une disquette d essai entre le 1 er octobre et le 31 janvier. Ns vs ferons savoir dans les 30 jrs après la réception de votre test si ns avons éprvé des difficultés à traiter vos données. Avec la bande la disquette d essai, frnissez le formulaire T619, Transmission de supports magnétiques, dûment rempli. Ce formulaire peut être téléchargé à partir de notre site Web à Inscrivez «AUX FINS DE TEST SEULEMENT» sur le support magnétique d essai. Envoyez ts les éléments complets du test à l Équipe de traitement sur support magnétique, à l adresse indiquée à la section intitulée «Principales modifications pr 2003» de cette publication électronique. Inscrivez «AUX FINS DE TEST SEULEMENT» sur l enveloppe. 2.3 Procédures de production des déclarations Rappelez-vs les points suivants lorsque vs produisez des déclarations sur support magnétique : Une déclaration se compose de deux éléments : des feuillets et un formulaire Sommaire. Les montants totaux de ts les feuillets transmis sur support magnétique sont indiqués dans le formulaire Sommaire. Pr le moment, ns n acceptons les déclarations initiales que sur support magnétique par Internet. Vs devez présenter chaque genre de déclaration sur une bande disquette distincte. Vs devez effectuer la correction des renseignements contenus dans les feuillets en suivant les instructions données dans la publication appropriée (voir l appendice A). Pr le déclaration T1204, vs ne devez pas présenter les copies papier des feuillets et du formulaire Sommaire. Ttes les déclarations T1204 doivent être smises sur support magnétique par Internet. Si vs utilisez l application Java, seulement une déclaration par disquette peut être smise. Si vs avez plus de feuillets, créez une deuxième déclaration et smettez celle-ci sur une deuxième disquette Demandes de support de remplacement Il ns arrive de demander du support de remplacement si ns sommes incapables de traiter votre déclaration en raison : d erreurs de programmation (p. ex. données invalides, mauvais formatage, non-conformité à l égard des spécifications); du support défectueux (p. ex. support de mauvaise qualité, support endommagé pendant le transport). Ns accepterons une déclaration smise sur support en tant que premier remplacement. Cependant, si ns éprvons d autres problèmes avec ce support et que votre déclaration contient 50 feuillets moins, ns prrions refuser d accepter un deuxième support de remplacement. 2.4 Directives concernant l envoi Avant d envoyer vos données à l ADRC, portez particulièrement attention aux renseignements suivants : Un envoi complet comprend : les bandes magnétiques les disquettes; le formulaire T619, Transmission de supports magnétiques. Le formulaire T619 est accessible sur notre site Web et dans l application Java. Remplissez ce formulaire pr chacun de vos envois afin d éviter les retards de traitement. Il est important qu à titre de transmetteur, vs frnissiez des renseignements mis à jr chaque année. Vs pvez envoyer plusieurs envois en un même colis. Inscrivez sur l emballage que le colis provient d un «déclarant sur support magnétique» «déclarant de l application Java» et envoyez-le à l adresse indiquée à la section intitulée «Principales modifications pr 2003» de cette publication électronique, apportez-le à votre bureau des services fiscaux centre fiscal. Si votre colis comporte plus d un envoi sur support magnétique, identifiez et numérotez chacun selon un ordre séquentiel (p. ex. 1 de 4, 2 de 4). Si votre colis comporte plus d une disquette de l application Java, identifiez et numérotez chacune individuellement (p. ex. 1 de 4, 2 de 4). 2.5 Transmetteurs qui produisent des déclarations et agissent au nom d un tiers (p. ex. centres de traitement à façon, spécialistes en déclarations) Présentez chaque année avec vos envois une liste complète de ts les déclarants qui figurent dans votre production sur support magnétique pr cette année-là. Pr chaque déclarant, vs devez indiquer le nom et le numéro de compte du déclarant. À titre de transmetteur qui produit des déclarations sur support magnétique pr le compte d un déclarant, vs devez informer celui-ci qu il n a plus à envoyer à l ADRC, les copies papier des feuillets et du formulaire Sommaire. Afin d éviter tt retard dans le traitement des déclarations de vos clients, assurez-vs que le numéro de compte du déclarant est indiqué pr chacune des déclarations sur support magnétique faisant partie de votre envoi. 5

6 2.6 Problèmes à éviter Voici les problèmes que ns relevons le plus svent dans les fichiers sur support magnétique que ns recevons. Lorsque ces problèmes surviennent, ns accusons des retards de traitement ns devons demander des bandes des disquettes de remplacement. Ns recevons à l occasion, sur un même support magnétique, des déclarations dont les enregistrements sont de longueurs différentes (p. ex. T4 et T5). Vs devez produire chacune de ces déclarations sur des bandes des disquettes distinctes. Parfois, le support magnétique compte plus d un fichier. Ns ns attendons à ne trver qu un seul fichier par support magnétique. Dès que ns trvons un indicateur de fin de fichier, ns mettons fin au traitement du support magnétique. Les envois comportant plusieurs déclarations du même genre peuvent ts être inclus dans le même fichier, prvu qu ils soient séparés par les enregistrements des formulaires Sommaire qui s y rapportent. Il arrive que les déclarations soient produites selon le format d enregistrement de l année précédente. Utilisez les plus récentes spécifications informatiques régissant les déclarations produites sur support magnétique pr formater vos programmes. Ns trvons des cases en blanc des caractères non valides (symboles du dollar, signes négatifs, virgules points) dans les zones numériques. Inscrivez des zéros dans les zones financières que vs n utilisez pas. Parfois, les enregistrements des feuillets de différents comptes sont en désordre. Pr éviter ce problème, séparez les enregistrements des feuillets qui concernent plus d un numéro de compte du déclarant selon les enregistrements respectifs du formulaire Sommaire. Il arrive que le numéro de compte du déclarant inscrit sur le formulaire Sommaire soit incorrect invalide, qu il n ait pas été inscrit. Frnissez le bon numéro de compte du déclarant, car ns ne pvons pas traiter les déclarations sans cette donnée. Si vs envoyez des feuillets portant le mauvais nom la mauvaise adresse, ne comportant aucun de ces renseignements, ns accuserons des retards de traitement. Assurez-vs que le format que vs utilisez est conforme aux spécifications. Parfois, le formulaire T619, Transmission de supports magnétiques, est manquant, n est pas complètement rempli comporte des données inexactes. Assurez-vs que les renseignements que vs frnissez dans ce formulaire sont exacts et complets. Des noms de fichiers invalides au niveau des disquettes entraînent des retards. Utilisez le nom de fichier RCTTAX, suivi de trois chiffres. Certaines disquettes à dble densité ont été formatées incorrectement à haute densité. Pr éviter tt retard, formatez les disquettes à l aide de l option du commutateur approprié. Lisez la section sur le formatage de votre manuel sur le DOS pr voir la liste des commutateurs, choisissez la bonne capacité de mémoire si vs utilisez Windows. Ns recevons parfois des disquettes qui contiennent des virus. Pr éviter tt retard de traitement, vérifiez ttes vos disquettes à l aide d un logiciel spécialisé, avant de ns les envoyer. Ns recevons parfois des disquettes comportant un changement de ligne un retr de chariot à la fin de chaque enregistrement. Pr éviter tt retard dans le traitement, utilisez les deux styles n en utilisez aucun. Si vs présentez plus d une disquette bande, indiquez l ordre séquentiel sur les étiquettes (p. ex. 1 de 4, 2 de 4). Assurez-vs également que chaque genre de déclaration constitue une série distincte de numéros de séquence, même si vs transmettez plus d un genre dans le même envoi. Lorsque vs présentez plus d une disquette bande dans le même envoi, assurez-vs que les enregistrements sont de la même longueur sur chaque disquette bande. Ne faites pas continuer le dernier enregistrement de la disquette 1 sur la disquette 2. Un numéro d assurance sociale (NAS) invalide qui n a pas été inscrit occasionne des retards de traitement. La formule suivante est celle que ns utilisons pr valider ce numéro. Exemple NAS du bénéficiaire : Formule Chiffres attribués Chiffres Chiffre de contrôle Inscrivez le NAS du bénéficiaire (n utilisez pas le chiffre de contrôle, position 9, pr le calcul) Multipliez le 2 e, le 4 e, le 6 e et le 8 e chiffre par deux Additionnez les chiffres du résultat ( ) = 36 Additionnez le 1 er, le 3 e, le 5 e et le 7 e chiffre ( ) = 36 Total 72 Sstrayez le total du prochain nombre le plus élevé se terminant par zéro 80 Chiffre de contrôle (c.-à-d = 8) 8 Si le NAS frni par le particulier éche à la vérification, le spécialiste en déclarations doit confirmer le NAS auprès de l employeur qui aurait reçu le numéro original. Si vs ne pvez pas obtenir le bon numéro, ne laissez pas la zone de NAS vide sur le feuillet de renseignements. Plutôt, inscrivez le NAS qui a été frni même s il n est pas valide. Svent, même un numéro inexact ns permet de repérer un numéro approprié afin que ns puissions donc corriger l enregistrement. 6

7 Vs pvez utiliser la formule ci-dessus pr valider le numéro d identification du déclarant, le numéro de fiducie et les neuf premiers chiffres du numéro d entreprise (NE). Pr le numéro de fiducie et le numéro d identification du déclarant, vs devez utiliser les équivalents alphanumériques suivants : Lettres : A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Chiffres : Envois portant sur des années multiples Depuis l année 2001, l ADRC est en mesure de traiter des déclarations de renseignements originales produites pr des années autres que l année précédente. Ttes les déclarations de renseignements devraient être produites selon le format utilisé dans ce guide. Seuls les formats de fichiers décrits dans ce guide seront acceptés, quelle que soit l année d imposition à laquelle correspond la déclaration. 3.0 Corrections apportées aux déclarations produites sur support magnétique I l peut vs arriver, à titre de déclarant, d apporter des corrections aux déclarations présentées sur support magnétique. Si c est le cas, vs devez smettre ces corrections sur papier. Consultez l appendice A et procurez-vs la publication appropriée pr les procédures de correction. Les corrections sur papier doivent être envoyées à votre centre fiscal bureau des services fiscaux. 4.0 Spécifications techniques V s devez vs conformer entièrement à ces spécifications lorsque vs produisez vos déclarations sur support magnétique. Cela ns permettra de traiter les déclarations produites sur support magnétique de façon efficace et ns évitera d avoir à vs demander des précisions. Si vs croyez ne pas pvoir vs conformer entièrement aux spécifications, composez le Exigences en matière de programmation Tenez compte des points suivants lorsque vs entrez vos données : Vs devez présenter un envoi pr chaque genre de déclaration, ainsi que pr chaque support magnétique que vs utilisez. Par exemple, une déclaration T4 sur bobine, une déclaration T4A sur disquette, une déclaration T5 sur bobine et une déclaration T5 sur cartche de bande magnétique sont ttes considérées comme étant des envois distincts. Initialisez ts les enregistrements. Les zones alphanumériques et numériques que vs n utiliserez pas doivent être remplies respectivement avec des espaces et des zéros. Justifiez à gauche et remplissez ttes les zones alphanumériques avec des espaces. Justifiez à droite et remplissez ttes les zones numériques avec des zéros. Vérifiez l alignement des décimales. Notez que la plupart des zones financières où vs inscrivez des montants comportent deux parties dont l une pr les dollars et l autre pr les cents. Assurez-vs que les sommes que vs déclarez sont bien présentées. Par exemple, inscrivez pr 125,00 $, et non pas , qui correspond à 1,25 $. Certaines zones financières ne doivent être remplies que par des dollars. Vérifiez les spécifications des zones pr le formulaire que vs préparez. N inscrivez pas de sommes négatives sur les feuillets sur le formulaire Sommaire. Si vs devez modifier une déclaration d une année antérieure, produisez sur papier un feuillet modifié pr l année visée. N inscrivez pas de symboles du dollar, de signes négatifs, de virgules ni de points dans les zones numériques. Si un même fichier comporte des données relatives à plus d un formulaire Sommaire, vs devez présenter chacun des enregistrements du formulaire Sommaire dans l ordre, après les enregistrements des feuillets connexes. L enregistrement de transmission doit constituer le premier enregistrement sur la bande sur la disquette, pr chaque genre de déclaration que vs produisez. Si un envoi pr un même genre de déclaration comporte plusieurs bandes disquettes, vs devez inclure l enregistrement de transmission sur la première bande disquette seulement. 7

8 4.2 Spécifications pr les bandes magnétiques Si vs produisez votre déclaration sur bande magnétique, portez une attention particulière aux points suivants : Vs devez apposer une étiquette sur le contenant de la bande magnétique et y inscrire les renseignements suivants : le genre de déclaration, le nom et l adresse de l organisme, le numéro de la bobine du volume, ainsi que le numéro de séquence de chaque bande magnétique envoyée (p. ex. 1 de 6, 2 de 6). Chaque genre de déclaration que vs présentez doit constituer une série distincte de numéros de séquence. Assurez-vs d apposer une étiquette sur chaque bande magnétique de votre envoi et d y inscrire votre nom et adresse de renvoi exacte. Ns acceptons les données enregistrées en code ASCII selon le système décimal binaire EBCDIC. Si vs pvez utiliser les deux systèmes, notez que ns préférons le système EBCDIC. Utilisez un fichier d étiquette autant que possible. Lisez les sections qui traitent des spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr des précisions sur la longueur logique d un enregistrement. Ts les enregistrements doivent être de la même longueur. Lisez les sections qui traitent des spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr des précisions sur la longueur physique d un bloc. Un bloc ne doit pas dépasser la longueur maximum fixée. La longueur physique d un bloc correspond à la longueur de l enregistrement logique multipliée par le nombre d enregistrements faisant partie du bloc. Ns acceptons les présentations sur bobines de bande et sur cartches de bande. Si vs pvez produire les deux genres, notez que ns préférons les cartches de bande. Ns acceptons les bandes dont les densités d enregistrement sont les suivantes : 9 pistes BPP bobines de bande 9 pistes BPP bobines de bande 18 pistes BPP cartches de bande pistes BPP cartches de bande 3480, E À l occasion, ns recevons des bobines des cartches de bande endommagées. Vérifiez l emballage de vos envois afin de vs assurer qu ils sont bien protégés. Ns acceptons les bandes traitées au moyen des algorithmes de compression des données ICRC et IDRC. Ns ns attendons à ne trver qu un seul fichier de déclarations de renseignements par bande magnétique. Vs pvez inclure dans un même fichier des données concernant plusieurs numéros de compte du déclarant, prvu qu elles soient séparées par les enregistrements du formulaire Sommaire connexe. Ns préférons aussi, si possible, que vs utilisiez un fichier d étiquette par bande. Ns vs retrnerons vos bandes le plus tôt possible. Si vs ne vlez pas que ns effacions les données sur vos bandes avant de vs les retrner, indiquez-le clairement en grosses lettres sur une étiquette. Indiquez également votre nom au complet, votre adresse de renvoi et votre numéro de téléphone. Vs devez vs conformer strictement à ces spécifications techniques. 4.3 Spécifications pr les disquettes Si vs produisez votre déclaration sur disquette, portez une attention particulière aux points suivants : Si vs utilisez les spécifications sur support magnétique, vs devez apposer une étiquette sur ttes les disquettes et y inscrire les renseignements suivants : le genre de déclaration, le nom du transmetteur, le numéro du transmetteur, ainsi que le numéro de séquence de chaque disquette envoyée (p. ex. 1 de 6, 2 de 6). Un exemple d étiquette vs est donné cidesss. Si vs utilisez l application Java, vs devez apposer une étiquette sur ttes les disquettes et y inscrire les renseignements suivants : le genre de déclaration, le nom du transmetteur, le numéro du transmetteur et le numéro de chaque disquette individuellement (p. ex. 1 de 1). Un exemple d étiquette vs est donné ci-desss. Chaque genre de déclaration doit avoir une série distincte de numéros de séquence. Reserved Réservé Transmitter Name Nom du transmetteur Transmitter Number N o du transmetteur M M Sequence Number N o de séquence Type of Return Genre de déclaration of de! Lisez les sections qui traitent des spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr des précisions sur la longueur d un enregistrement. Ts les enregistrements doivent être de la même longueur. N utilisez pas de caractères de séparation, comme la virgule, lorsque vs entrez les données. Enregistrez les données en code ASCII. Ns n acceptons pas les disquettes préparées au moyen de la commande de sauvegarde de DOS. 8

9 Afin d être compatibles, vos disquettes doivent satisfaire aux spécifications suivantes : elles doivent être de 3½ po, à dble face, à dble densité à haute densité, avec une capacité de 720 Ko de 1,44 Mo; elles doivent être formatées pr être utilisées avec les systèmes d exploitation MS-DOS, PC-DOS, Windows 3.1, Windows 9x Windows NT. Utilisez le nom de fichier RCTTAX, suivi de trois chiffres. Les trois chiffres doivent indiquer l ordre des disquettes (p. ex. nommez le fichier de la première disquette RCTTAX.001, celui de la deuxième disquette RCTTAX.002). Si vs utilisez l application Java, utilisez le nom de fichier RCTTAX.001. Lorsque vs envoyez un grand nombre de disquettes sur support magnétique, regrpez-les par envois d environ 25, en les numérotant selon un ordre séquentiel (p. ex. de 001 à 025). Remplissez un formulaire T619, Transmission de supports magnétiques, pr chaque lot. Ns traiterons chaque lot comme un envoi distinct. Ns ns attendons à ne trver qu un seul fichier par disquette smise sur support magnétique. Vs pvez inclure dans un même fichier des données concernant plusieurs numéros de compte du déclarant, prvu qu elles soient séparées par les enregistrements du formulaire Sommaire connexe. Ns ns attendons à ne trver qu un seul fichier et un seul numéro de compte du déclarant par disquette produite au moyen de l application Java. L ADRC n est pas en mesure de frnir ni de retrner les disquettes. Vs devez vs conformer strictement à ces spécifications techniques. 5.0 T619, Transmission de supports magnétiques V s trverez dans les sections suivantes une description détaillée des spécifications à respecter pr enregistrer un formulaire T619, Transmission de supports magnétiques. 5.1 Résumé détaillé des modifications apportées à l enregistrement T619 Ns n avons apporté aucun changement à l enregistrement de transmission du formulaire T Spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr le formulaire T619 L enregistrement de transmission effectué à l aide du formulaire T619 doit constituer le premier enregistrement, sur la première bande magnétique disquette de chaque envoi sur support magnétique. La longueur de l enregistrement du formulaire T619 diffère selon le genre de déclaration. La longueur est ajustée à la zone de réserve (position 216), à la fin de l enregistrement. 5.3 Enregistrement de transmission (formulaire T619) Les renseignements frnis pr l enregistrement de transmission doivent être identiques à ceux qui sont indiqués dans le formulaire T619. Positions 1 à 3 Code de genre obligatoire : 3 caractères numériques pr une déclaration T1204, tjrs 920 Position 4 Code de genre de données obligatoire : 1 caractère numérique 1 si ce support magnétique renferme des données initiales 2 si ce support magnétique renferme des données d essai 3 si ce support magnétique est une déclaration de remplacement demandée par l ADRC Positions 5 à 12 Numéro du transmetteur obligatoire : 2 caractères alphabétiques et 6 caractères numériques numéro du transmetteur sur support magnétique que l ADRC vs a attribué positions 5 et 6 : partie alphabétique du numéro du transmetteur comportant nécessairement les lettres MM positions 7 à 12 : partie numérique du numéro du transmetteur Exemple MM Si vs êtes déjà un transmetteur sur support magnétique, utilisez le numéro MM que l ADRC vs a déjà attribué. Si vs êtes un nveau transmetteur, et vs smettez un fichier test vs produisez des déclarations à l aide d un logiciel que vs avez acheté, insérez des espaces dans la partie alphabétique et des zéros dans la partie numérique du numéro du transmetteur. Ns vs assignerons un numéro au moment où ns apprverons votre smission. 9

10 Position 13 Indicateur de transmetteur obligatoire : 1 caractère numérique 1 si vs produisez les déclarations en votre nom 2 si vs produisez les déclarations pr le compte d un tiers 3 si vs produisez les déclarations en votre nom à l aide d un logiciel que vs avez acheté 4 si vs êtes un vendeur de logiciels Positions 14 à 19 Nombre total de formulaires Sommaire obligatoire : 6 caractères numériques nombre total de formulaires Sommaire produits sur ce support magnétique justifiez à droite et complétez avec des zéros Positions 20 à 49 Nom du transmetteur ligne 1 obligatoire : 30 caractères alphanumériques première ligne du nom du transmetteur Positions 50 à 79 Nom du transmetteur ligne 2 deuxième ligne du nom du transmetteur Positions 80 à 109 Adresse du transmetteur ligne 1 première ligne de l adresse du transmetteur Positions 110 à 139 Adresse du transmetteur ligne 2 deuxième ligne de l adresse du transmetteur Positions 140 à 167 Ville du transmetteur obligatoire : 28 caractères alphanumériques ville où le transmetteur est établi Positions 168 et 169 Code de la province territoire du transmetteur obligatoire : 2 caractères alphabétiques province territoire canadien où le transmetteur est établi utilisez les abréviations suivantes : NL Terre-Neuve- SK Saskatchewan et-labrador AB Alberta PE Île-du-Prince- BC Colombie- Édard Britannique NS Nvelle-Écosse NT Territoires du NB Nveau-Brunswick Nord-Ouest QC Québec NU Nunavut ON Ontario YT Territoire du Yukon MB Manitoba État américain où le transmetteur est établi utilisez les abréviations suivantes : AL Alabama MT Montana AK Alaska NE Nebraska AZ Arizona NV Nevada AR Arkansas NH New Hampshire CA Californie NJ New Jersey CO Colorado NM New Mexico CT Connecticut NY New York DE Delaware NC Caroline du Nord DC District de Columbia ND Dakota du Nord FL Floride OH Ohio GA Géorgie OK Oklahoma HI Hawaï OR Oregon ID Idaho PA Pennsylvanie IL Illinois PR Porto Rico IN Indiana RI Rhode Island IA Iowa SC Caroline du Sud KS Kansas SD Dakota du Sud KY Kentucky TN Tennessee LA Lisiane TX Texas ME Maine UT Utah MD Maryland VT Vermont MA Massachusetts VA Virginie MI Michigan WA Washington MN Minnesota WV Virginie-Occidentale MS Mississippi WI Wisconsin MO Missri WY Wyoming si le code de pays du transmetteur n est ni le CAN ni USA, inscrivez ZZ dans cette zone Positions 170 à 172 Code de pays du transmetteur 3 caractères alphanumériques pays où le transmetteur est établi utilisez les codes alphabétiques de pays établis par l Organisation internationale de normalisation (ISO) 3166 Codes pr la représentation des noms de pays tjrs CAN pr le Canada, et USA pr les États-Unis d Amérique Positions 173 à 182 Code postal du transmetteur obligatoire : 10 caractères alphanumériques code postal canadien du transmetteur format : lettre, chiffre, lettre, chiffre, lettre, chiffre 10

11 Exemple A9A9A9 code postal américain (ZIP) du transmetteur si le code de pays du transmetteur n est ni CAN ni USA, inscrivez le code postal étranger Positions 183 à 204 Nom de la personne-ressrce pr les questions techniques obligatoire : 22 caractères alphanumériques prénom suivi du nom de famille de la personne-ressrce pr les questions techniques n indiquez pas les titres (M., M me, etc.) Positions 205 à 207 Indicatif régional de la personne-ressrce pr les questions techniques obligatoire : 3 caractères numériques indicatif régional téléphonique Positions 208 à 214 Numéro de téléphone de la personne-ressrce pr les questions techniques obligatoire : 7 caractères numériques numéro de téléphone de la personne-ressrce Position 215 Indicateur de la langue de correspondance obligatoire : 1 caractère alphabétique langue officielle que vs préférez utiliser pr la correspondance F pr français E pr anglais Positions 216 à 288 Zone de réserve pr une déclaration T1204, 73 caractères alphanumériques vs devez insérer des espaces L enregistrement de transmission doit avoir la même longueur que les enregistrements des feuillets et du formulaire Sommaire qui s y rapportent. 6.0 Déclaration T1204 Paiements contractuels de services du gvernement V s trverez dans les sections suivantes une description détaillée des spécifications à respecter au moment d entrer les données de votre déclaration T1204, Paiements contractuels de services du gvernement. Si vs avez besoin de plus de positions que le maximum admissible pr les zones où vs inscrivez les revenus, établissez un autre feuillet comme le prévoit le guide pertinent. Ne répétez pas ttes les données sur cet autre feuillet : inscrivez seulement le NAS et le nom de l employé et remplissez seulement les cases requises. 6.1 Résumé détaillé des modifications apportées à la déclaration T1204 Il n y a pas de modification à l enregistrement de la déclaration T Spécifications concernant le format d enregistrement fixe pr la déclaration T1204 Vs trverez dans cette section une description détaillée des spécifications à respecter pr enregistrer la déclaration T1204 : Un enregistrement doit comprendre 288 caractères. Ts les enregistrements doivent être de la même longueur. La longueur physique d un bloc sur bande magnétique ne doit pas dépasser caractères (ne s applique pas aux disquettes). Les spécifications concernant le format d enregistrement pr la déclaration T1204 consistent en trois enregistrements fixes de 288 caractères chacun : Enregistrement de transmission de la déclaration T1204 (formulaire T619) premier enregistrement sur le support magnétique Enregistrement du feuillet T1204 précède l enregistrement du formulaire Sommaire connexe Enregistrement du formulaire T1204 Sommaire suit les enregistrements des feuillets connexes 6.3 Enregistrement de transmission de la déclaration T1204 (formulaire T619) Positions 1 à 3 Code de genre obligatoire : 3 caractères numériques pr une déclaration T1204, tjrs

12 Positions 4 à 215 pr une description détaillée des zones des positions 4 à 215, lisez la section 5.3, «Enregistrement de transmission (formulaire T619)» Positions 216 à 288 Zone de réserve 73 caractères alphanumériques insérez des espaces 6.4 Enregistrement du feuillet T1204 Positions 1 à 3 Code de genre obligatoire : 3 caractères numériques tjrs 300 Positions 4 à 23 Nom de famille du propriétaire unique obligatoire : 20 caractères alphanumériques 20 premières lettres du nom de famille du bénéficiaire n indiquez pas les titres (M., M me, etc.) n inscrivez ni prénom ni initiale Positions 24 à 35 Prénom du propriétaire unique obligatoire : 12 caractères alphanumériques 12 premières lettres du prénom du bénéficiaire Si vs connaissez seulement les initiales du bénéficiaire, indiquez la première initiale à la position 24. Position 36 Initiale du propriétaire unique 1 caractère alphanumérique initiale du deuxième prénom du bénéficiaire s il n y a pas de deuxième initiale, insérez un espace dans cette zone Positions 37 à 45 Numéro d assurance sociale (NAS) du bénéficiaire obligatoire : 9 caractères numériques case 12 du feuillet T1204 si le bénéficiaire a omis de frnir son NAS, insérez des zéros dans tte la zone s il n y a pas de NAS (p. ex. s il s agit d une société), inscrivez des zéros dans tte la zone Lisez la section 2.6, «Problèmes à éviter», afin de connaître la formule qu utilise l ADRC pr valider un NAS. Positions 46 à 60 Numéro d entreprise (NE) du bénéficiaire obligatoire : 15 caractères alphanumériques case 61 du feuillet T1204 le numéro d entreprise (NE) attribué par l ADRC doit être un numéro de société (RC) un numéro de TPS (RT) si le bénéficiaire n a pas frni de NE, inscrivez des zéros dans tte la zone s il n y a pas de NE (p. ex. dans le cas d un particulier), inscrivez des zéros dans tte la zone Exemple Numéro d entreprise: RC9999 Lisez la section 2.6, «Problèmes à éviter», afin de connaître la formule qu utilise l ADRC pr valider un NE. Positions 61 à 90 Nom de l entreprise bénéficiaire ligne 1 obligatoire : 30 caractères alphanumériques première ligne du nom de l entreprise bénéficiaire Positions 91 à 120 Nom de l entreprise bénéficiaire ligne 2 deuxième ligne du nom de l entreprise bénéficiaire Position 121 Code de genre de bénéficiaire obligatoire : 1 caractère numérique case 23 du feuillet T si le bénéficiaire est un propriétaire unique 3 si le bénéficiaire est une société 4 si le bénéficiaire est une société de personnes Positions 122 à 151 Adresse du bénéficiaire ligne 1 première ligne de l adresse du bénéficiaire Positions 152 à 181 Adresse du bénéficiaire ligne 2 deuxième ligne de l adresse du bénéficiaire Positions 182 à 209 Ville du bénéficiaire obligatoire : 28 caractères alphanumériques ville où le bénéficiaire est établi 12

13 Positions 210 et 211 Code de la province du territoire du bénéficiaire obligatoire : 2 caractères alphabétiques province territoire canadien où le bénéficiaire est établi État américain où le bénéficiaire est établi Utilisez les abréviations données à la section 5.3, «Enregistrement de transmission (formulaire T619)», aux positions 168 et 169, «Code de la province du territoire du transmetteur». si le code du pays du bénéficiaire n est ni le CAN ni USA, inscrivez ZZ dans cette zone Positions 212 à 214 Code de pays du bénéficiaire 3 caractères alphanumériques pays où le bénéficiaire est établi utilisez les codes alphabétiques de pays établis par l Organisation internationale de normalisation (ISO) 3166 Codes pr la représentation des noms de pays tjrs CAN pr le Canada, et USA pr les États-Unis d Amérique Positions 215 à 224 Code postal du bénéficiaire obligatoire : 10 caractères alphanumériques code postal canadien du bénéficiaire format : lettre, chiffre, lettre, chiffre, lettre, chiffre Exemple A9A9A9 code postal américain (ZIP) du bénéficiaire si le code de pays du bénéficiaire n est ni CAN ni USA, inscrivez le code postal étranger Positions 225 à 239 Numéro d entreprise (NE) du payeur obligatoire : 15 caractères alphanumériques doit correspondre au «Numéro d entreprise (NE)» indiqué sur l enregistrement du formulaire T1204 Sommaire connexe inscrivez le numéro de compte selon le formulaire PD7A, Relevé de compte de retenues à la srce crantes Exemple Numéro d entreprise : RP9999 Afin de pvoir traiter la déclaration, le NE complet est obligatoire : 9 chiffres RP 4 chiffres. Positions 240 à 251 Paiements pr services seulement 12 caractères numériques case 82 du feuillet T1204 justifiez à droite et complétez avec des zéros positions 240 à 249 : dollars; 250 et 251 : cents Positions 252 à 263 Paiements composés de services et de biens 12 caractères numériques case 84 du feuillet T1204 justifiez à droite et complétez avec des zéros positions 252 à 261 : dollars; 262 et 263 : cents Positions 264 à 272 Numéro d identification du déclarant (NID) de la société de personnes 9 caractères alphanumériques case 86 du feuillet T1204 inscrivez le NID de la société de personnes attribué au bénéficiaire par l ADRC si le bénéficiaire n a pas frni de NID, inscrivez des zéros dans tte la zone s il n y a pas de NID, inscrivez des zéros dans tte la zone Exemple NID du bénéficiaire : AA Positions 273 à 288 Zone de réserve 16 caractères alphanumériques insérez des espaces 6.5 Enregistrement du formulaire T1204 Sommaire Positions 1 à 3 Code de genre obligatoire : 3 caractères numériques tjrs 501 Positions 4 à 18 Numéro d entreprise (NE) obligatoire : 15 caractères alphanumériques inscrivez le numéro de compte selon le formulaire PD7A, Relevé de compte de retenues à la srce crantes Exemple Numéro d entreprise : RP9999 Afin de pvoir traiter la déclaration, le NE complet est obligatoire : 9 chiffres, RP, 4 chiffres. 13

14 Positions 19 à 48 Nom du payeur ligne 1 obligatoire : 30 caractères alphanumériques première ligne du nom du payeur Positions 49 à 78 Nom du payeur ligne 2 deuxième ligne du nom du payeur Positions 79 à 108 Nom du payeur ligne 3 inscrivez «aux soins de» «à l attention de» Positions 109 à 138 Adresse du payeur ligne 1 première ligne de l adresse du payeur Positions 139 à 168 Adresse du payeur ligne 2 deuxième ligne de l adresse du payeur Positions 169 à 196 Ville du payeur obligatoire : 28 caractères alphanumériques ville où le payeur est établi Positions 197 et 198 Code de la province du territoire du payeur obligatoire : 2 caractères alphabétiques province territoire canadien où le payeur est établi État américain où le payeur est établi Utilisez les abréviations données à la section 5.3, «Enregistrement de transmission (formulaire T619)», aux positions 168 et 169, «Code de la province du territoire du transmetteur». si le code du pays du payeur n est ni CAN ni USA, inscrivez ZZ dans cette zone Positions 199 à 201 Code de pays du payeur 3 caractères alphanumériques pays où le payeur est établi utilisez les codes alphabétiques de pays établis par l Organisation internationale de normalisation (ISO) 3166 Codes pr la représentation des noms de pays tjrs CAN pr le Canada, et USA pr les États-Unis d Amérique Positions 202 à 211 Code postal du payeur obligatoire : 10 caractères alphanumériques code postal canadien du payeur format : lettre, chiffre, lettre, chiffre, lettre, chiffre Exemple A9A9A9 code postal américain (ZIP) du payeur si le code de pays du payeur n est ni CAN ni USA, inscrivez le code postal étranger Positions 212 à 233 Nom de la personne-ressrce pr les questions comptables obligatoire : 22 caractères alphanumériques prénom suivi du nom de famille de la personne-ressrce pr les questions comptables concernant cette déclaration n indiquez pas les titres (M., M me, etc.) Positions 234 à 236 Indicatif régional de la personne-ressrce pr les questions comptables obligatoire : 3 caractères numériques indicatif régional téléphonique Positions 237 à 243 Numéro de téléphone de la personne-ressrce pr les questions comptables obligatoire : 7 caractères numériques numéro de téléphone de la personne-ressrce pr les questions comptables Positions 244 à 247 Poste téléphonique de la personne-ressrce pr les questions comptables obligatoire : 4 caractères numériques poste téléphonique de la personne-ressrce justifiez à droite et complétez avec des zéros si cette situation ne s applique pas, inscrivez des zéros dans tte la zone Positions 248 à 251 Année d imposition obligatoire : 4 caractères numériques (p. ex. 2003) 14

15 Positions 252 à 258 Nombre total d enregistrements des feuillets T1204 obligatoire : 7 caractères numériques nombre total d enregistrements des feuillets T1204 pr ce formulaire T1204 Sommaire justifiez à droite et complétez avec des zéros Positions 259 à 272 Total des paiements pr services 14 caractères numériques total des paiements pr services des bénéficiaires, tel que déclaré dans les enregistrements des feuillets T1204 se rapportant à ce formulaire T1204 Sommaire justifiez à droite et complétez avec des zéros positions 259 à 270 : dollars; 271 et 272 : cents Positions 273 à 286 Total des paiements composés de services et de biens 14 caractères numériques total des paiements composés de services et de biens des bénéficiaires, tel que déclaré sur les enregistrements des feuillets T1204 se rapportant à ce formulaire T1204 Sommaire justifiez à droite et complétez avec des zéros positions 273 à 284 : dollars; 285 et 286 : cents Positions 287 et 288 Zone de réserve 2 caractères alphanumériques insérez des espaces 15

16 Appendice A Documents de référence N s publions un certain nombre de formulaires, de guides et d autres publications. Consultez la version la plus récente des bulletins d interprétation et des circulaires d information auxquels ns faisons référence dans ce guide. Voici une liste de publications qui prraient vs être utiles. Vs pvez les obtenir gratuitement auprès des centres fiscaux et des bureaux des services fiscaux de l ADRC sur notre site Web. Circulaires d information Numéro Titre Taux applicable de l impôt de la partie XIII sur les sommes payées créditées aux personnes résidant dans des pays ayant conclu une convention fiscale avec le Canada Impôt des non-résidents Conservation et destruction des livres et des registres 82-2 Dispositions législatives relatives au numéro d assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements 97-2 Les formulaires hors série Bulletins d interprétation Numéro IT-202 IT-428 Titre Indemnités pr employés travailleurs Régimes d assurance-salaire Guides et autres publications Numéro RC4120 RC4157 RC4258 * T4001 T4013 T4015 T4026 * T4027 * T4028 * T4029 * T4031 * T4061 T4079 T4091 T4115 T4130 Titre Guide de l employeur Comment établir le feuillet T4 et le formulaire Sommaire Comment retenir l impôt sur les revenus de pension d autres srces et établir le feuillet T4A et le formulaire Sommaire Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique AGR-1, Relevé des paiements de stien agricole Guide de l employeurs Renseignements de base sur les retenues sur la paie T3 Guide des fiducies Guide T5 Déclaration des revenus de placements Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T1204, Paiements contractuels de services du gvernement Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T5018, État des paiements contractuels Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T4, T4A et T4A-NR Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique ALAL, T4A(OAS), T4A(P), T4E et T5007 Spécifications informatiques pr les déclarations produites sur support magnétique T5, T5008, T4RSP, T4RIF, NR4 et T3 Guide sur la retenue d impôt des non-résidents Guide T4RSP et T4RIF Guide T5008 Déclaration des opérations sur titres Guide T5007 Déclaration des prestations Guide de l employeurs Avantages imposables * Disponible en format électronique seulement. 16