NOTICE 1 : INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D AIDE EUROPEENE PROGRAMMATION

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1 Mise à jour le 23/10/2015 NOTICE 1 : INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D AIDE EUROPEENE PROGRAMMATION CADRE REGLEMENTAIRE : FEADER, PROGRAMME DE DEVELOPPEMENT RURAL, CONSEIL REGIONAL DU LIMOUSIN Cette notice d information, à vocation pédagogique, est destinée au porteur de projet. Elle lui permet de comprendre les principales étapes de la vie administrative du dossier, les principales obligations qu il doit respecter pour bénéficier d une aide européenne ainsi que les pièces justificatives qu il doit produire. PRESENTATION DU FEADER, DU PROGRAMME DE DEVELOPPEMNT RURAL ET DE SES OBJECTIFS Pour plus d information, consultez le lien suivant : EN LIMOUSIN LA STRATEGIE REGIONALE/LA STRATEGIE REGIONALE LE PROGRAMME / PRINCIPALES ETAPES DE LA VIE ADMINISTRATIVE D UN DOSSIER DE DEMANDE D AIDE EUROPEENNE * Point 4 : Décision du Comité = décision de l Assemblée délibérante pour le FEDER et le FSE et décision du Président pour le FEADER NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 1

2 DEPOT DE DOSSIER INSTRUCTION PROGRAMMATION ENGAGEMENT DEMANDE DE PAIEMENT CONTROLE DE SERVICE FAIT Où adresser son dossier de demande d aide européenne? Veuillez vous adresser au service Filières forêt et agro alimentaire de la Région pour déposer votre dossier et pour toute question et besoin d appui le cas échéant. Avant de déposer votre dossier à l Hôtel de Région, assurez vous : - d avoir renseigné l ensemble des champs demandés, - d avoir joint l exhaustivité des pièces demandées en complément du dossier, - d avoir pris connaissance des obligations du porteur de projet, le versement de l aide étant conditionné par le respect de ces obligations, - d avoir signé et daté le dossier de demande d aide par l ayant droit. Une fois votre dossier déposé, le service instructeur vous enverra une attestation de dépôt de dossier recevable, signifiant qu il contient le nombre minimum des pièces attendues. Pour autant cette attestation ne vaut pas promesse de subvention. En effet, votre dossier doit d abord être instruit puis présenté à un Comité de sélection et enfin, au Comité régional agricole de programmation. Seul un courrier de notification, accompagné d une convention d attribution d une aide vaut décision d octroi d une subvention. Toute dépense engagée entre la date d attestation de dépôt du dossier recevable et la notification n engage que le demandeur. Suite au dépôt de votre dossier et à sa pré instruction, vous recevrez soit un courrier vous indiquant que votre dossier de demande d aide est complet, soit un courrier vous informant des pièces manquantes à fournir. Une fois complet, votre dossier sera instruit par le service instructeur qui pourra solliciter toute autre pièce utile à l instruction. Après instruction de votre dossier de demande d aide vérifiant son éligibilité au regard du programme et de la règlementation, et son passage en Comité de sélection puis en Comité régional agricole de programmation évaluant l opportunité de financer ou non le projet, vous recevrez un courrier vous indiquant la décision du Comité régional agricole de programmation précisant soit que votre demande d aide est acceptée soit qu elle est rejetée (ainsi que les motifs de rejet). En cas d acceptation de la demande, votre dossier fait l objet d une décision de la Commission Permanente de la Région ou par délégation, des services de l Etat, puis un acte juridique attributif d aide (convention/ arrêté le cas échéant) vous sera notifié pour signature. Une fois signé l acte juridique attributif d aide, vous devrez transmettre au fil de l eau vos demandes de paiement accompagnées des justificatifs de dépenses au service instructeur et d un bilan d exécution. Si cela était prévu dans l acte juridique attributif d aide, vous pouvez demander le paiement d un ou de plusieurs acomptes de l aide au cours de la réalisation du projet, et le paiement du solde. Attention, les dépenses présentées doivent être postérieures à la date d éligibilité indiquée dans le courrier d attestation de dépôt de la demande recevable. Tout devis signé, acompte versé ou émission d une facture (etc), antérieurs à cette date sont réputés inéligibles et peuvent rendre l ensemble du projet inéligible. Un contrôle de service fait sera opéré par le service instructeur afin de s assurer que les demandes de paiement sont fiables, et que les dépenses sont éligibles et justifiées, et que toutes les obligations règlementaires sont respectées. NB : Il est à noter que le mode de dépôt du dossier choisi (voie dématérialisée via une plateforme électronique ou voie papier) conditionne la suite des échanges entre le porteur de projet et le service instructeur de l autorité de gestion et induit des obligations d archivage des pièces par le demandeur. NB : Le programme ainsi que les documents de mise en œuvre indiquent quels sont les bénéficiaires éligibles, les opérations et les dépenses éligibles ainsi que les critères de sélection de l autorité de gestion. NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 2

3 ATTENTION : - Toute opération achevée avant la date de dépôt de la demande d aide ne pourra pas être financée - Sauf cas particulier, la demande d aide doit précéder tout début d exécution du projet (bon de commande, devis signé ). - L accusé réception du dossier complet ne vaut pas acceptation de l aide par l autorité de gestion. QUI PEUT DEMANDER UNE SUBVENTION? Sont concernés : - Les entreprises prestataires de travaux forestiers (ETF), - Les exploitants forestiers, - Les coopératives forestières. Ce type d entreprise devra être économiquement viable et avoir répondu aux appels à projet organisés par l Etat et la Région. Sont éligibles uniquement les petites entreprises selon la définition adoptée par la commission européenne le 6 mai 2003, c est à dire des entreprises dont l effectif est inférieur à 50 personnes et dont le chiffre d'affaires n excède pas 10 millions d'euros. QUELLES SONT LES CONDITIONS D ELIGIBILITE? Une étude stratégique et technique, cofinancée par la Région, devra être réalisée préalablement à l investissement. Cette étude est financée sur la base du règlement de minimis n 1407/2013. Le taux d aide publique est de 80%. Le siège social du demandeur doit être situé en Limousin. QUELS SONT LES INVESTISSEMENTS SUBVENTIONNES? Les investissements éligibles portent uniquement sur le matériel neuf et sont : Pour la sortie des bois : tracteurs forestiers, porteurs, remorques forestières équipées d une grue, équipements de traction animale (dont animaux de trait), équipements de câbles aériens et autres moyens de débardage. Pour l abattage : machines combinées d abattage, têtes d abattage et autres équipements d abattage mécanisé. Pour les autres investissements : moyens de géo localisation des coupes (y compris les systèmes d information géographique), les appareils de tri ou métrologie (humidimètres, puce électronique, et autres équipements de mesure dédiés au matériau bois, ) Les travaux étant réalisés par des entreprises prestataires de travaux forestiers et non directement par des propriétaires, les matériels subventionnés dans le cadre de cette opération serviront de fait à plusieurs propriétaires. Quels sont les critères de sélection? Le projet d investissement est évalué selon des critères de sélections qui portent sur quatre thématiques: la création d'emploi (accroissement de parc avec création d emploi ou non), le type de matériel (matériels dédiés à l abattage, au débardage ), la qualification professionnelle de l'opérateur, les facteurs environnementaux du projet. NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 3

4 Les investissements aidés doivent répondre au déficit constaté sur le territoire limousin au travers des travaux liés à la mécanisation forestière de l institut Forêt Cellulose Bois Ameublement (FCBA) ou tout autre organisme habilité en la matière. La sélection sera effectuée par appel à projets à partir d une grille de critères de sélection et sur la base d un seuil minimum en dessous duquel le projet ne sera pas retenu. La grille est constituée ainsi : CRITERES DE SELECTION Emploi Types de matériels Qualification professionnelle de l opérateur Critères transitoires Avec Accroissement Sans accroissement Création d un emploi (jeune de moins de 26 ans, demandeur d emploi ou salarié en reconversion) 5 Sans objet Autres types de recrutement 3 Sans objet Porteur forestier 5 3 Combiné d'abattage, tête d'abattage pour feuillus 4 2 Combiné d'abattage, tête d'abattage pour résineux 3 1 Équipement de débardage (hors porteur forestier), débusqueurs, grues forestières, 2 1 dispositif de franchissement des cours d'eau. Matériel bois énergie 1 1 Si l opérateur justifie d un diplôme de niveau 4 dans le domaine forestier ou possède une expérience professionnelle d au moins 3 ans dans la conduite d engins au cours 2 2 des 5 dernières années Si le chef d entreprise s engage à faire suivre une formation à son salarié dans un délai d 1 an 3 3 Facteurs environnementaux Le matériel d exploitation équipé d un dispositif limitant la pression au sol (rapport entre capacité de chargement et dimension des pneus) Utilisation d huiles et/ou biodégradables La note de 0 dans le domaine environnemental est éliminatoire. Pour être sélectionné, le projet devra obtenir au minimum la note de 9/17 En cas de non respect des indications ou de fausse déclaration, le bénéficiaire s expose au remboursement de l aide attribuée. Quels sont les taux d'intervention : Les taux d intervention (toutes aides publiques confondues) sur le montant HT de l investissement sont : Le taux d aide est de 30% pour le matériel de sortie de bois. Le taux d aide est de 20% pour le matériel d abattage. Le taux d aide est de 40% pour les autres investissements. Planchers et Plafonds des dépenses : Investissements matériels : Un montant de dépense éligible plancher de HT. Un montant de dépense éligible plafond de HT. Investissements immatériels : Un montant plafond de HT. L aide à l équipement des entreprises de mobilisation des produits forestiers sera attribuée à condition que l usager n ait pas perçu, pendant les 3 exercices fiscaux qui précèdent, plus de d aides publiques relevant du règlement communautaire «de minimis». Il vous est donc demandé de lister les subventions NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 4

5 perçues pendant les 3 années qui précèdent votre demande d aide, et l administration déterminera s il s agit ou non de subventions relevant du règlement de minimis. Au titre du plafond des aides de minimis sont pris en compte les aides de minimis accordées à l ensemble des entreprises qui entretiennent les relations suivantes et qui sont considérées au titre de l union européenne comme entreprise unique. L entreprise unique selon la définition du règlement (UE) n 1407/2013 relatif aux aides de minimis est la suivante : Une «entreprise unique» se compose de toutes les entreprises qui entretiennent entre elles au moins l une des relations suivantes: a) une entreprise a la majorité des droits de vote des actionnaires ou associés d une autre entreprise; b) une entreprise a le droit de nommer ou de révoquer la majorité des membres de l organe d administration, de direction ou de surveillance d une autre entreprise; c) une entreprise a le droit d exercer une influence dominante sur une autre entreprise en vertu d un contrat conclu avec celle ci ou en vertu d une clause des statuts de celle ci; d) une entreprise actionnaire ou associée d une autre entreprise contrôle seule, en vertu d un accord conclu avec d autres actionnaires ou associés de cette autre entreprise, la majorité des droits de vote des actionnaires ou associés de celle ci. Les entreprises qui entretiennent au moins une des relations visées au premier alinéa, points a) à d) à travers une ou plusieurs autres entreprises sont également considérées comme une entreprise unique. ELIGIBILITE DES DEPENSES Quelles sont les règles d éligibilité des dépenses présentées dans le cadre du type d opérations 0861? Pour les études préalables aux investissements : les dépenses doivent être présentées sous la forme de devis, à partir d un cahier des charges qui sont à fournir avec la demande d aides. Deux devis non signés sont souhaités pour un même type d investissement afin que le service instructeur puisse justifier du coût raisonnable du montant proposé. Pour les investissements : les dépenses doivent être présentées sous la forme de devis. Deux devis non signés sont souhaités pour un même type d investissement afin que le service instructeur puisse justifier du coût raisonnable du montant proposé. Quelles sont les pièces justificatives de dépenses et autres pièces exigées dans la demande de paiement? Les pièces relatives aux dépenses : Pour les investissements : les copies des factures acquittées (mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou accompagnées d une attestation de paiement visée par leur comptable public ou le commissaire aux comptes certifiant exactes payées et décaissées les dépenses présentées ; ou pour les porteurs de projets privés les copies des factures accompagnées des relevés de compte bancaire du porteur faisant apparaître les dates de débits correspondants. Les dates de décaissement sont obligatoires. Pour les dépenses de crédit bail : le contrat signé et l échéancier Les pièces attestant de la réalité du projet lorsqu il est immatériel : - Pour les dépenses de prestations de service : Convention de prestation qui définit clairement l'objet et le prix de la prestation ; preuves du respect de la mise en concurrence ; les études préalables réalisées et leurs résultats NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 5

6 Les pièces relatives aux cofinancements obtenus : Les justificatifs signés de l ensemble des cofinanceurs (arrêtés, conventions, décisions) si non produits lors du dépôt du dossier de demande ; État récapitulatif des cofinancements perçus visé par le comptable public ou le commissaire aux comptes ou pour les maîtres d ouvrages privés un extrait des relevés bancaires faisant apparaître les ressources correspondantes. Les états récapitulatifs des recettes nettes perçues, le cas échéant Les pièces relatives à la publicité faites pour rendre compte des financements obtenus : photos, Cdrom, articles de presse, etc. ATTENTION : - L aide européenne est versée sur la base de dépenses réelles, ou forfaitisées le cas échéant, dans le respect de la règlementation européenne et nationale et des dispositions du programme concerné. Lorsque les dépenses sont forfaitisées le porteur de projet n'a pas à fournir les pièces comptables justificatives de dépenses au service instructeur mais il doit fournir les pièces attestant de la réalité du projet et les indicateurs de réalisation, de résultats correspondant. - Les dépenses du porteur de projet ne doivent pas avoir été présentées et financées par d autres programmes ou fonds européens conformément au principe d interdiction du double financement européen des dépenses. - L aide publique ne peut dépasser les plafonds autorisés par la réglementation. Dans certains cas, ces plafonds s apprécient au regard des aides perçues par un groupe au sens communautaire (entreprises liées Article 1 de l annexe 1 du RGEC du 17 juin 2014). Sont des «entreprises liées» les entreprises qui entretiennent entre elles l'une des relations suivantes : a) une entreprise a la majorité des droits de vote des actionnaires ou associés d'une autre entreprise; b) une entreprise a le droit de nommer ou de révoquer la majorité des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'une autre entreprise; c) une entreprise a le droit d'exercer une influence dominante sur une autre entreprise en vertu d'un contrat conclu avec celle ci ou en vertu d'une clause des statuts de celle ci; d) une entreprise actionnaire ou associée d'une autre entreprise contrôle seule, en vertu d'un accord conclu avec d'autres actionnaires ou associés de cette autre entreprise, la majorité des droits de vote des actionnaires ou associés de celle ci. - Une dépense est éligible si elle a été payée par le porteur de projet dans la période d éligibilité des dépenses prévue par la convention attributive d aide européenne, et justifiée par des pièces probantes. - Les pièces justificatives du dossier doivent être conservées jusqu à une date fixée par l autorité de gestion dans l acte juridique attributif d aide. INDICATEURS DU PROJET Le renseignement des indicateurs par le bénéficiaire est obligatoire et prévu dans la convention attributive d aide. Les indicateurs du projet permettent de rendre compte de la réalisation du projet et de l atteinte des objectifs fixés en début d opération. Au moment du solde, le bénéficiaire remet sa demande de paiement et renseigne la valeur des indicateurs une fois le projet dite «réalisé». Ces indicateurs sont analysés par le service instructeur notamment lors de l instruction du dossier et du contrôle de service fait. Les indicateurs sont NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 6

7 définis en début d opération, et des valeurs cibles «prévisionnelles» leur sont associées (valeurs à atteindre en fin d opération). Vous trouverez ci dessous la liste des types d indicateurs qu il vous convient de renseigner pour chaque demande d aide européenne : Contexte : indicateur relatif aux données contextuelles concernées par le projet (viabilité économique de l investissement, ) Résultat : la superficie (en ha) prévisionnel des surfaces boisées sur lesquelles interviendront les travaux. Impact : indicateur relatif à la mesure de l'incidence du projet (viabilité économique de l investissement, nombre d emplois créés) OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES EUROPEENNES ET NATIONALES Le porteur de projet est soumis, dans le cadre du dispositif d aide européen, à des obligations règlementaires, qui sont fonctions des caractéristiques et de la nature du projet, ainsi que de la nature du projet et de la structure bénéficiaire. Le porteur de projet peut être aidé par le service instructeur pour identifier les obligations auxquelles il est soumis. Il s agit des obligations de d information et communication prévues dans le cadre du projet (voir notice 2). Il peut s agir des obligations relatives à la commande publique : - Se conformer aux règles de publicité des marchés et de mise en concurrence, afin de respecter les principes de non discrimination, d égalité de traitement et de transparence - Produire toutes les pièces justifiant la publicité de la commande publique et la mise en concurrence Il convient de s appuyer sur l annexe relative au respect des règles de la commande publique pour s assurer que la procédure est respectée. Il peut également s agir des règles encadrant les aides d Etat : - Se conformer aux dispositions du régime d aide concerné (ou des régimes d aide le cas échéant), notamment s assurer du respect du taux maximum d aide publique, des dépenses admissibles, des règles de cumul d aide ou de la règle d incitativité le cas échéant, ou que le bénéficiaire de l aide constitue bien une entreprise au sens européen, et que la référence au régime d aide est mentionné dans les visas de la convention attributive de subvention. Il peut également s agir, en fonction de la nature du projet et des retombées économiques, des règles relatives aux opérations générant des recettes nettes : - S assurer que le projet génère des recettes nettes au cours de la vie du dossier sauf dérogations prévues explicitement dans la règlementation européenne - Produire un état récapitulatif des recettes générées pour estimer celles ci - Tracer les modalités de calcul des dépenses éligibles en appliquant soit un forfait recettes différent par secteur qui est déterminé par la règlementation applicable, soit en calculant la méthode de déficit de financement, soit en appliquant aux dépenses un taux de cofinancement UE réduit si l autorité de gestion applique cette disposition. CONTROLES ET CONSEQUENCES FINANCIERES SI VOUS NE RESPECTEZ PAS VOS ENGAGEMENTS Les engagements du porteur de projet sont indiqués dans le dossier de demande d aide européenne, et dans l acte juridique attributif d aide européenne. Le contrôle porte sur tous les renseignements fournis et sur vos engagements contractuels NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 7

8 Avant chaque versement (acompte et solde), le service instructeur élabore un rapport de «contrôle de service fait». Il s agit de vérifier l exactitude des éléments indiqués dans votre demande d aide, les justificatifs de réalisation, le respect des engagements et attestations sur l honneur que vous avez pris. Ce contrôle sur pièces peut être complété par un «contrôle sur place» (dont vous serez informé) afin de s assurer notamment de la réalité des investissements ou des prestations et du respect des obligations de publicité. En cas d anomalie constatée, le service instructeur peut vous demander des pièces complémentaires et des explications. ATTENTION : Le refus de contrôle, la non conformité de votre opération ou le non respect de vos engagements peuvent entraîner les sanctions suivantes : l autorité de gestion peut décider de mettre fin à l aide et exiger le reversement partiel ou total des sommes déjà versées. Principaux points de contrôle Vous devez conserver tout document permettant notamment de justifier les dépenses encourues et la réalisation du projet. Les justificatifs correspondants à vos engagements et aux attestations sur l honneur devront être fournis jusqu au 31 décembre Les contrôles sont effectués notamment sur les éléments suivants : Montant total éligible du projet; Respect des règles d éligibilité des dépenses, Justification des dépenses réalisées : justificatifs conformes, acquittés ; Respect du calendrier ; Existence des décisions des co financeurs et des encaissements ; Respect du plan de financement conventionné ; Respect des obligations d information et de publicité et autres obligations règlementaires ; Vérification physique de la réalité du projet et de la conformité des investissements le cas échéant ainsi que de leur maintien pour la durée requise par la réglementation. Modification(s) du projet, du plan de financement, des engagements. Vous devez informer le service instructeur régulièrement de l avancement du projet, et respecter le calendrier relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu aux indicateurs de réalisation et indicateurs de suivi du déroulement du projet. En cas de modification, ou d abandon du projet, vous devez impérativement en informer le service instructeur dans les plus brefs délais. ATTENTION : En cas d irrégularité ou de non respect de vos engagements, le remboursement partiel ou total des sommes versées pourra être exigé. Si dans les 5 ans suivant le paiement du solde de l aide européenne, le projet subit une modification importante 1, un reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé. PAIEMENT DE L AIDE EUROPEENNE Le paiement du porteur de projet est assuré par l organisme payeur du programme. Ce dernier opère un versement de l aide sur le compte du bénéficiaire. 1 Exemples : un arrêt ou une délocalisation d une activité productive en dehors de la zone du programme; un changement de propriété d une infrastructure qui procure à une entreprise ou un organisme public un avantage indu; un changement substantiel de nature, d objectifs ou de conditions de mise en œuvre qui porterait atteinte à ses objectifs initiaux. NOTICE 1 INFORMATION RELATIVE Á LA DEMANDE D AIDE EUROPÉENNE 8