Formation au logiciel BCDI 3. Sommaire

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1 Martin-Gomez Francisco Enseignant documentaliste Année Formation au logiciel BCDI 3 Sommaire Les modules de recherche Titre et Auteur 1. Je recherche à partir du module Titre Je recherche à partir du module Auteur... 5 Les modules de recherche «matière» : utilisation des modules Thèmes et Thésaurus 1. Je recherche à partir du module Thèmes Je recherche à partir du module Thésaurus Je reconnais les informations d une notice de BCDI 3 et je relève les références d un document...10 Exercices d application...13 Livret de séances 1

2 1 2 3 Figure 1: capture d'écran BCDI 3 elève (page d accueil) Zone n 1 ou zone jaune : zone de recherche spécifique au module de recherche sélectionné. Ici, puisqu il s agit de la page d accueil, c est le module de recherche Thèmes (recherche par thème) qui est activé par défaut. Zone n 2 ou zone rose : c est ici que j affine ma recherche en précisant notamment le type de support (livre, périodique, cédérom, ), le type de nature (documentaire ou fiction) ou encore la disponibilité du document souhaité. Zone n 3 ou zone bleue : c est ici que je précise le nom de la base sur laquelle je vais lancer ma recherche. Remarque : au collège Cantelande, il y a deux Cdi, le A et le B. Il est préférable de lancer des recherches sur la base documentaire qui vous est réservé 6 /4 : CDI A 5 /3 : CDI B! 2

3 Prise en main du logiciel : l interface de BCDI A) Les modules de recherche Titre et Auteur BCDI3 propose plusieurs modes de recherche accessibles par un onglet : Thèmes, Titre, Auteur, Collection, Editeur, Thésaurus, Multicritères, Expert 1. Rq : La fenêtre d accueil par défaut est la fenêtre de recherche par Thèmes (cf.fig.1). 1. Je recherche à partir du module Titre Je connais le titre d un livre, d un périodique, d un cédérom Je désire savoir si ce dernier est présent au Cdi et si tel est le cas, connaître sa cote afin de le retrouver dans les rayonnages. 1 Les modules Multicritère et Expert ne seront pas abordés ici. 3

4 Dans la zone de saisie, je tape les premières lettres du titre recherché. Aussitôt l aide du logiciel se déclenche et me propose, sous la forme d un menu déroulant, les titres d ouvrage commençant par ces mêmes lettres. Je le capture avec la touche Entrée quand il est en surbrillance ou en double cliquant dessus. Enfin, je lance la recherche (touche Entrée du clavier ou symbole de l engrenage). Si je ne connais pas le titre exact, j utilise la 2 ème zone de saisie (Mot du titre). Ici, pour faciliter la saisie, j utilise la touche F2 F2 4

5 2. Je recherche à partir du module Auteur Je veux connaître tous les livres d un auteur présents au CDI. Ici aussi lorsque je saisie les premières lettres du nom de l auteur que je recherche l aide du logiciel se déclenche me proposant les nom des auteurs commençant par ces mêmes lettres. Je le capture avec la touche Entrée quand il est en surbrillance ou en double cliquant dessus. Je lance la recherche (touche Entrée du clavier ou symbole de l engrenage). 5

6 Je connais une collection (par exemple «Souris noire» ou «Cascade policier») ou une maison d édition que j aime particulièrement. Je désire savoir quels ouvrages de cette collection ou de cet éditeur sont présents au Cdi et si tel est le cas, connaître leurs références afin de le retrouver. Encore une fois l aide du logiciel se déclenche dés le début de ma saisie pour me proposer les collections ou les éditeurs enregistrés (présent au CDI). Je lance la recherche Encadré 1: les modules de recherche Editeur et Collection 6

7 B) Les modules de recherche «matière» : utilisation des modules Thèmes et Thésaurus 1. Je recherche à partir du module Thèmes Je désire trouver des documents pour une recherche thématique ou «matière» telle que pourrait me donner un enseignant de SVT, français, histoire-géographie... Le module «Thèmes» est celui qui apparaît à l ouverture du logiciel. Comment chercher? : J inscris le mot, le thème de ma recherche (mot sans l article, au singulier). Ex : le mot-clé correspondant à une recherche sur les chevaux est cheval 2 : Si je veux préciser par un 2 ème mot, je l écris en utilisant les zones (ET). 3 : La ligne OU permet d inscrire une autre recherche. 4 : La ligne SAUF permet d éliminer des sujets de la recherche. Elargir la recherche Précisions sur la méthode de recherche. La recherche sur le module Thème possède l avantage de s effectuer en langage naturel, c'est-à-dire le langage de tous les jours (hors langue vulgaire ou familière). L inconvénient majeur est que les mots du langage naturel peuvent être polysémiques (avoir plusieurs sens ; ex : livre ou or) et donc générer du bruit ou du silence documentaire.. Le plus difficile lors d une recherche «matière» est donc de bien cerner le sujet qui nous est donné (cf. la fiche guide n 1 sur les étapes d une recherche documentaire). Si cette étape est correctement réalisée alors il est possible de «résumer» le sujet proposé en un ou plusieurs mots-clés (ce qui devient alors une équation de recherche). Ici encore le logiciel offre la possibilité de guider la recherche par l utilisation de la touche F2 qui propose à partir du mot saisi un ensemble de termes utilisables contenus dans le dictionnaire de BCDI.. Une équation de recherche bien faite permet de croiser des notions pour préciser sa requête. Pour cela, on utilise les opérateurs booléens ET, OU, SAUF comme indiqué dans la fiche guide n 2.. En cas de silence, le logiciel offre la possibilité d un élargissement de la recherche en proposant les notices traitant de sujets en relation avec ce qui a été demandé. Il s agit de la fonction autopostage de BCDI 3.. Enfin, il existe une autre méthode pour réduire le silence induit par une mauvaise requête : la troncature. Dans BCDI, la troncature se matérialise par un tiret. Ex : si je recherche tout les documents sur le foot, le football, le ou les footballeur(s) Je tape Foot- Exemples la requête instruments de musique élargie permet de trouver les documents traitant des instruments de musique en général, des familles d'instruments (à cordes, à vent ) et d'instruments précis (piano, flûte ) la requête costume élargie donne accès aux documents ayant pour descripteur mode. 7

8 2. Je recherche à partir du module Thésaurus Il existe une autre façon de mener une recherche d information : utiliser le module Thésaurus proposer par le logiciel. Comment chercher? : J inscris le mot, le thème de ma recherche (mot sans l article, au singulier). 2 : Si je veux préciser par un 2 ème mot, je l écris en utilisant les zones (ET). 3 : La ligne OU permet d inscrire une autre recherche. 4 : La ligne SAUF permet d éliminer des sujets de la recherche. Si le mot recherché est reconnu par le Thésaurus, la recherche se lance comme avant. Si le mot recherché n est pas reconnu par le Thésaurus, il faut aller chercher un autre mot dans celui-ci. Le module Thésaurus se présente de la même façon que le module Thème, avec l ajout d un onglet permettant l accès au langage contrôlé du Thésaurus MOTBIS 3.1 Précisions sur la méthode de recherche. La recherche sur le module Thésaurus s effectue à partir d un langage contrôlé (c'est-à-dire dont les termes qui le compose ont été soigneusement choisis afin de retranscrire sans ambiguïté les notions contenues dans un document) appelé thésaurus. Tous les termes du langage naturel ne sont pas donc présents, et les polysémies potentielles ont été écartées par l utilisation de mots outils tels que «or : métal» permettant de préciser dans quelle optique est abordé le mot. Cette méthode de recherche diminue grandement les risques de bruit ou de silence documentaire.. Encore une fois, interroger son sujet pour le cerner permet de dégager des termes résumant le contenu du ou des documents souhaités. Néanmoins, on ne parle plus ici de mots-clés mais de descripteurs. De nouveau il est possible d'utiliser l'aide à la saisie du logiciel (touche F2) proposant un accès direct au descripteurs du thésaurus proche de l'orthographe du mot saisi. Mais cela nécessite de déjà connaître le descripteur!. Les règles d'une recherche efficace sont identiques en tout point à celles vues lors de la présentation du module de recherche Thèmes: l'utilisation des opérateurs booléens permet d'affiner son équation de recherche et de pallier la difficulté du silence ou du bruit documentaire.. En cas de silence, le logiciel offre toujours la possibilité d un élargissement automatique de la recherche (autopostage) en proposant les notices traitant de sujets en relation avec ce qui a été demandé. La troncature cependant ne fonctionne pas avec ce module de recherche Remarques Pour trouver un descripteur il faut visiter le thésaurus. Pour cela, il faut cliquer sur l'onglet du même nom dans la partie bleue de ce module de recherche (cf. l'encadré trouver les descripteurs) 8

9 Je clique sur Thésaurus (en bas dans la zone n 3) et je réécris mon mot. Le mot le plus proche apparaît dans une liste ou le thésaurus propose un autre mot. Parfois, le thésaurus ne propose rien, il faut soi-même réfléchir à un autre mot-clé. Une fois que j ai trouvé un mot qui me convient, que je veux garder comme descripteur, je double clique dessus et je le capture pour pouvoir l utiliser dans ma recherche. Une fois le descripteur capturé je sors du thésaurus et je lance ma recherche comme avant Le Thésaurus peut aussi donner des idées d autres mots-clés importants auxquels on n avait pas pensé (termes génériques, spécifiques ou associés). Descripteur ou non descripteur? - Les descripteurs apparaissent en gras dans la liste alphabétique, les non descripteurs en italiques. - Si la liste est positionnée sur un non descripteur, le descripteur à employer est indiqué dans la partie "voir". - Lorsque la liste est positionnée sur un descripteur, les non descripteurs sont indiqués dans la partie "employé pour". Exemples :«forage» ; «enfance» Encadré 2: j'utilise le thésaurus pour trouver mes descripteurs 9

10 3. Je reconnais les informations d une notice de BCDI 3 et je relève les références d un document La notice est la description d'un document, elle renseigne sur son contenu (thème traité, genre ) et sur le support du document (livre, dossier, périodique ) ainsi que sur sa disponibilité, l'emplacement dans le Cdi ou le nombre d'exemplaires. A chaque support correspondent des références, c'est à dire les informations utiles pour décrire (dans une bibliographie par ex.) et localiser le document. Lorsque tu lances une recherche, Bcdi-3 affiche la liste des notices correspondant à ta requête sur une ou plusieurs pages. Requête indiquée (équation de recherche) Nombre de notices, en réponse à la requête Indice de pertinence (Plus l'indice de pertinence est fort, plus le contenu du document répond avec exactitude à la requête Cliquer pour sélectionner cette notice dans le panier Titre du document Pour avoir plus de renseignements : cliquer! Ne garder que les fiches sélectionnées dans le panier Type de support du document Relever les références pour localiser le document dans le CDI. Pour localiser un document, il faut d'abord repérer le support. Pour un livre de type roman, il faut noter son titre et sa cote. Pour un périodique, son nom, son n, la date et les pages concernées par l article. 10

11 Fiche guide 1 : les étapes d'une recherche documentaire 1. DEFINIR LES OBJECTIFS DE LA RECHERCHE ET DE SON TRAVAIL Pourquoi? Pour quand? Comment? 1.1 ANALYSER LE SUJET o Mobiliser ses connaissances, ses représentations, ses idées. o Questionner le sujet : quoi? qui? où? quand? comment? pourquoi? o Définir un problématique. o Traduire son sujet en MOTS CLEF. 1.2 ORGANISER SON TRAVAIL, en groupe, seul COLLECTER LES DONNEES 2.1 RECHERCHER LES DOCUMENTS 2.2 SELECTIONNER LES DOCUMENTS 3. TRAITER LES DONNEES 3.1 EXPLOITER LES INFORMATIONS 3.2 SYNTHETISER LES INFORMATIONS 4. EVALUER SON TRAVAIL 5. COMMUNIQUER SA RECHERCHE 11

12 Fiche guide 2 : precisions sur les opérateurs booléens, lesmots-clés et les descripteurs. Une équation de recherche permet de croiser des notions pour préciser sa requête. Pour cela, on utilise les opérateurs booléens ET, OU, SAUF déjà notés sur la partie jaune de l'écran de recherche par thème. ET Indique les documents qui traitent à la fois de deux sujets. Ex. je cherche des documents sur l'armée de la Rome ancienne, je tape l'équation : armée et Rome ancienne OU Indique les documents qui traitent d'un sujet ou d'un autre. Ex. je cherche à me documenter sur les modes de garde de la halte-garderie et de la crèche, je tape l'équation : halte-garderie ou crèche SAUF Indique les documents correspondant à une équation de recherche, sauf un sous-thème. Ex. je cherche des documents sur les autres sports de ballon que le Foot, je tape l'équation : sport de ballon sauf football Ex. je cherche les documents sur les églises et les cathédrales au Moyen Age je tape l'équation : [église ou cathédrale] et Moyen Age Ex. je cherche les documents sur les fêtes dans les autres pays d'europe, je tape l'équation : fête et [Europe sauf France]. Trouver le bon mot-clé ou le bon descripteur pour lancer une recherche n'est pas toujours facile (silence ou bruit). Dans ce cas, il est conseillé de revoir le mot-clé / descripteur employé. Voici quelques suggestions : Recherche insatisfaisante Diagnostic Que faire? Tu n'as rien trouvé Le mot-clé est mal choisi Trouve un synonyme ou un mot-clé équivalent ex. carnassier carnivore Tu n'as presque rien trouvé Le mot-clé utilisé est trop précis Cherche un mot-clé qui élargit le sujet (générique) ex. course à pied athlétisme Tu as trouvé beaucoup trop de notices Le mot-clé est trop général Trouve un mot-clé qui précise ta recherche (spécifique) ex. fête Noël 12

13 C) Exercices d application I) Recherche par Auteurs Trouve les livres écrits par les auteurs suivants et répond aux questions Zones manipulées : zone n 1, n 2 et 3 1 Titre : Charlie et la chocolaterie Auteur : Cote : 1 Auteur : Susie Morgenstern Nombre de titre : Titre du premier roman sur la liste 2 Titre : Les vacances du petit Nicolas Auteur : Cote : Cote : 3 Titre : E-den Auteur : 2 Auteur : Judy Blume Cote : Nombre de titre : Titre du premier roman sur la liste Cote : III) Recherche par un mot du titre Recherchez tous les livres contenant les mots ci-dessous et répondez aux questions Zones manipulées : zone n 1, n 3 3 Auteur : Anne Fine Nombre de titre : Titre du premier roman sur la liste 1 Mot : Requin Nombre d ouvrage : Exemple (références complètes) : Cote : 2 Mot : Fleurs II) Recherche par le début du titre Trouve les titres suivants et répond aux questions Nombre d ouvrage : Exemple (références complètes) : Zone manipulées : zone n 1, n 3 13

14 Exercices d application (suite) IV) Recherche par Thèmes Références du premier article de la liste Trouve les documents en fonction des indications fournies et répond aux questions Zones manipulées : zone n 1, n 2 et 3 1 Thème proposé: les jumeaux Nombre de réponse : Combien y a-t-il de livre(s)? 3 Cherche les fictions qui parlent de chat Quelle est la cote du livre «Les souris de Sansonnet» Collection : Combien y a-t-il d articles de périodique? Recommence la recherche en précisant que tu souhaites un roman sur ce thème Nombre de titre : 4 Recherche en combinant les termes suivants Mots : chat OU tigre (recherche élargie) Nombre d ouvrage : Titre du premier roman Mots : conte ET chat (recherche croisée) Cote : Nombre d ouvrage : 2 Thème proposé: les volcans Dans le cadre d un exposé quelle nature sélectionner dans le pavé rose (zone n 2)? Mots : félins SAUF chat (recherche avec élimination) Nombre d ouvrage : Trouve deux livres sur ce thème et note les références Mots : dieux OU héros SAUF héros grec Nombre d ouvrage : V) Recherche par Thésaurus Combien y a-t-il d articles de périodique? Trouve les documents en fonction des indications fournies et répond aux questions 14

15 Zones manipulées : zone n 1, n 2 et 3 Quel est son terme associé? 1 Terme proposé : invention Est-ce un descripteur? : Sinon, quel mot doit-on utiliser? Combien y a-t-il de notices indexées à ce mot? Quel est le terme générique de ce descripteur? VI) Déchiffrer une notice Répond aux questions en t aidant des informations de la notice présentée Quel est le type de support du document renseigné par cette notice? Type de nature : Titre : Auteur : Editeur : Disponibilité : Cote : 15

16 Glossaire Bruit. On appelle bruit l'obtention de données hors sujet lors d'une interrogation. Il conditionne la pertinence des réponses. Descripteur. Mot ou groupe de mots retenus dans un thésaurus et choisis parmi un ensemble de termes équivalents pour représenter sans ambiguïté une notion apparaissant dans un document ou dans une demande de recherche documentaire. Certains descripteurs sont précisés par des mots outils permettant d'éviter des confusions. Langage documentaire (ou langage contrôlé). Langage artificiel univoque destiné à formaliser les données contenues dans les documents et dans les questions des utilisateurs. Il est arbitraire et défini par les professionnels de l'information en fonction de leurs besoins et du domaine couvert. Le lexique et le thésaurus sont les deux langages documentaires les plus utilisés. Langage naturel (ou langage libre). Langage qui évolue et dont les règles résultent de l'usage, sans être nécessairement prescrites d'une manière formelle. En documentation, le langage naturel concerne les titres, les résumés et le texte des documents à traiter. Mot-clé. Mot issu du langage naturel qui résume un sujet ou un aspect du sujet. Un mot clé peut être composé d'un groupe de mot (ex. maladie virale ou sport de ballon) Opérateur booléen. Fonction applicable entre les termes d'une requête et utilisant les opérations de l'algèbre logique (intersection : ET ; union : OU ; exclusion : SAUF) Périodique. Adj. qui se reproduit à des intervalles réguliers, ou à certaines époques déterminées. N.c. Publication paraissant en fascicules successifs, s'enchaînant en général numériquement ou chronologiquement pendant une durée non limitée à l'avance, quelle que soit leur périodicité. Référence bibliographique. Données bibliographiques nécessaires pour identifier un ou plusieurs documents relatifs à un sujet. Silence. Désigne l'ensemble des documents pertinents qui non pas été retrouvés lors de l'interrogation d'une base de données. S'oppose au bruit (un trop-plein de documents). Thésaurus. Langage documentaire organisé employant des termes normalisés, reliés entre eux par des relations sémantiques hiérarchisées (Afnor). Liste organisée de descripteurs... qui sert à traduire dans un langage artificiel dépourvu d'ambiguïté des notions exprimées en langage naturel. 16