IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT

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1 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE PERSONNELS, DE PRETS DE LOCAUX ET MATERIELS ET DE PRESTATIONS DE SERVICES AU PROFIT DU SYNDICAT MIXTE «SEINE-ET-MARNE NUMÉRIQUE» ENTRE : LE DÉPARTEMENT DE SEINE-ET-MARNE, représenté par le Président Envoi Préfecture du Conseil : 23/12/2013 général, agissant en exécution de la délibération de l Assemblée départementale Réception du 20 décembre Préfet : 23/12/ , Publication RAAD : 23/12/2013 ci-après dénommé «le Département», ET Accusé de réception Ministère de l intérieur Acte Certifié exécutoire LE SYNDICAT MIXTE «SEINE-ET-MARNE NUMÉRIQUE», représenté par le Président du syndicat mixte, autorisé à la signature de la présente convention en vertu de la délibération du comité syndical du 17 décembre 2013, ci-après dénommé «le Syndicat». IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT Afin de mettre en œuvre une nouvelle étape visant à réduire la fracture numérique, le Département poursuit sa politique d aménagement numérique de son territoire par du déploiement de nouvelles infrastructures permettant d apporter le Très Haut Débit à tous les Seine-et-Marnais. Pour ce faire, il a été à l initiative de la création du Syndicat mixte «Seine-et-Marne Numérique», qui va déployer les réseaux du futur, tels que définis dans le cadre du Schéma directeur territorial d aménagement numérique (SDTAN) adopté en décembre 2010 par l Assemblée départementale. Cette structure, dont l objet est la conception, la construction, l exploitation et la commercialisation d infrastructures, de réseaux et de services locaux de communications électroniques et activités connexes à l intention de tous les Seine-et-Marnais, a été créée par arrêté préfectoral à effet du 1 er janvier Ses membres sont la Région Ile-de-France, le Département de Seine-et-Marne et les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) qui le souhaitent. Fin septembre, 20 EPCI sont membres du Syndicat, représentant une population de habitants. D autres EPCI sont en cours de procédure pour les uns, de réflexion pour les autres, et devraient adhérer au Syndicat dans les mois à venir. Le siège de «Seine-et-Marne Numérique» après avoir été, dans un premier temps, situé dans des locaux appartenant au Département situés 45 rue du Général de Gaulle à MELUN est, depuis avril 2013, localisé 3 rue Paul Cézanne à MELUN, toujours dans des locaux appartenant au Département. Les statuts du Syndicat stipulent que «Le Comité syndical détermine les modalités de répartition des charges de fonctionnement entre les membres du syndicat», qui sont la Région Ile-de-France, le Département de Seine-et-Marne et les Établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) qui le souhaitent (9 à la création du Syndicat). Dans la mesure, d une part, où le Département a initié la création du Syndicat, et d autre part, pour lui permettre de fonctionner dans les meilleures conditions possibles, il est proposé de poursuivre, pour 2014, la mise à disposition de personnels départementaux et de lui accorder des moyens matériels.. 1

2 IL A ÉTÉ ENSUITE CONVENU CE QUI SUIT Conseil général du 20 décembre 2013 ARTICLE 1 OBJET La présente convention a pour objet de définir les modalités de mises à disposition de personnels, de prêts de locaux et matériels et de prestations de services par le Département au profit du Syndicat pour l année ARTICLE 2 DÉSIGNATION DES MOYENS ET SERVICES ALLOUÉS AU SYNDICAT ET DES PERSONNELS MIS A DISPOSITION Article 2.1 Moyens matériels 1- Locaux Le Département accorde au Syndicat un droit d'usage à titre gracieux d une partie des locaux à usage de bureaux, situés à Melun, 3 rue Paul Cézanne, pour une superficie totale d environ 250 m². Cette surface est destinée à accueillir une quinzaine d agents et élus. Elle comprend également un local technique, des toilettes et des dégagements Le syndicat procède au remboursement des frais liés à l entretien desdits locaux, des fournitures d eau, d électricité et de chauffage, au prorata de l espace qu il occupe dans les locaux. Le Syndicat s engage à souscrire auprès d une compagnie notoirement solvable une assurance couvrant les risques locatifs, dès que son budget sera voté, et à en fournir une attestation au Département. L estimation de la valeur de ce droit d usage figure en annexe I de la présente convention. 2- Véhicules Le Département accorde un droit d'usage au Syndicat pour les deux véhicules suivants : - 1 Renault Clio 2 GPL, immatriculation 248 DSZ 77, mise en service le 26/07/2005, - 1 Renault Clio 2 GPL, immatriculation 226 ELN 77, mise en service le 25/10/2007. Le Syndicat procède au remboursement des dépenses d entretien, d assurance et de carburant au Département. 3- Matériel informatique et de téléphonie Le Département s engage à autoriser l accès du Syndicat au réseau informatique départemental, tout en lui permettant une autonomie et une confidentialité complètes. Il accorde un droit d'usage au Syndicat au titre des matériels informatiques listés en annexe I. Le Syndicat rembourse au Département chaque année les frais de téléphonie mobile relatifs aux équipements dont le Département lui a accordé le droit d usage. 2

3 4- Frais d affranchissement Le Syndicat procède au remboursement au Département des frais d affranchissement qu il engage. 5- Mobilier Le Département accorde l'usage à titre gratuit au Syndicat du mobilier listé en annexe I. Celui-ci étant amorti, ce droit d'usage ne sera pas valorisé. Article 2.2 Moyens en personnel 1- Mises à disposition d agents Les mises à disposition d agents du Département feront l objet de conventions individuelles. A la date de la présente convention, elles concernent 5 agents précédemment affectés à la Direction de l Aménagement et du Développement des Territoires, plus précisément au Service Aménagement Numérique dont l activité est transférée au Syndicat. Le Département, conformément aux dispositions de la loi de 1984, assure le paiement du traitement, des primes et indemnités ainsi que les charges afférentes à ces personnels, le Syndicat remboursant le Département. Il assure également le versement des prestations d action sociale ou de restauration auxquelles les agents peuvent prétendre. Le remboursement des frais engagés par le Département porte sur l ensemble de ces dépenses. Ce remboursement est opéré par le Syndicat une fois par an, sur la base d'un état récapitulatif de ces coûts établi au cours du mois de janvier de l année suivant la date de fin de la convention. Cet état est joint au titre de recettes émis par le Département à l'encontre du Syndicat. Ce remboursement est compensé par l'attribution du Département au Syndicat d'une participation équivalente, cette participation étant accordée par mandat administratif émis en même temps que ce titre de recette. Ce titre et ce mandat sont compensés par le comptable public du Département. Le Syndicat, à réception du titre de recette du Département émet un mandat de même montant sur un compte de remboursement de frais de personnel et émet en même temps un titre de recette du même montant qui comptabilise la participation du Département. Le titre et le mandat émis par le Syndicat sont compensés par le comptable public du Syndicat. 2- Soutien en prestations de services Les services du Département apportent des prestations de services au profit du Syndicat qui constituent des contributions techniques à l action du Syndicat : - Contribution de la Direction des ressources humaines en matière de gestion des payes et des carrières, de prévention et de sécurité, de médecine préventive, de formation et d aide au recrutement, y compris les coûts réels engagés en matière de formation, de recrutement (annonces), d aménagement de poste, etc., - Contribution de la Direction du contrôle de gestion et audit interne ; - Contribution de la Direction des marchés publics afin d accompagner le Syndicat dans les procédures de passation de marché publics et toutes questions relatives à la commande publique ; - Contribution de la Direction des affaires juridiques et patrimoniales en matière de conseil et assistance juridique ; 3

4 - Contribution de la Direction des systèmes d information afin d assurer l assistance informatique du Syndicat ; - Contribution de la Direction des Moyens généraux en matière de gestion du courrier et de logistique ; - Contribution de la Direction de la communication pour la conception, réalisation, le suivi et l impression des moyens de communication, ainsi que l aide à l organisation de colloques, manifestations que le Syndicat serait amené à organiser ; - Contribution de la Direction de l innovation et de l e-administration pour le site internet ; - Contribution de la Direction des finances en matière de conseil et assistance financière ; - Contribution de la Direction de l Aménagement et du Développement des Territoires ; La valorisation indicative de ces contributions figure en annexe II à la présente convention. Chaque année, ces contributions font l'objet d'une nouvelle valorisation. - A titre d information : o contribution de la Direction Principale des Routes pour une mission d assistance à maîtrise d ouvrage et de maîtrise d œuvre faisant l objet d une convention particulière avec participation financière du Syndicat (Décision du Conseil général n 1/03 du 26 avril 2013). Article 2.3 Valorisation et remboursement des moyens mis à disposition Les moyens en personnels, prêts de locaux, et matériels et de prestations de services sont valorisés. Les mises à disposition de personnels ainsi que les contributions des différentes directions du Département viennent en déduction de la contribution départementale au Syndicat. Le reste fait l objet d un remboursement de la part du Syndicat, dans les conditions mentionnées en en annexes I et II. Les remboursements sont effectués sur la base d'un état récapitulatif des dépenses établi au cours du mois de janvier de l année suivant la date de fin de la convention. Cet état est joint au titre de recettes émis par le Département à l'encontre du Syndicat. ARTICLE 3 DATE D EFFET ET DURÉE La présente convention prend effet à compter de sa signature par les parties et prendra fin au 31 décembre ARTICLE 4 RÉSILIATION La présente convention pourra être résiliée, par l une ou l autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis de trois mois. ARTICLE 5 MODIFICATION Toute modification de la présente convention devra faire l objet d un avenant signé par les deux parties. 4

5 ARTICLE 6 RÉSOLUTION DES LITIGES Les parties conviennent de tenter de rechercher un accord amiable préalablement à la saisine de la juridiction compétente pour en connaître. Fait en deux exemplaires originaux à le Pour le Syndicat Mixte «Seine-et-Marne Numérique Le Président Pour le Département de Seine-et-Marne Le Président du Conseil général Bertrand CAPARROY Vincent ÉBLÉ 5

6 ANNEXE I à la convention de mise à disposition au profit du Syndicat mixte "Seine-et-Marne Numérique" Libellé Nombre Montants totaux estimés Locaux Coût locatif : bureaux situés au 3 rue Paul Cézanne MELUN 250 m² (170 /m²) ,00 Redevance spéciale d enlèvement des déchets non ménagers 800,00 Consommation fluides/combustibles, entretien fluides, nettoyage des locaux, vitrerie Entretien des 2 véhicules comprenant l entretien, les réparations, les primes d assurances et le carburant Rembourseme nt SMN selon quotepart d affectation Véhicules 1 RENAULT Clio 2 GPL DSZ 77 mise en service le 26/07/ RENAULT Clio 2 GPL ELN 77 mise en service le 25/10/2007 (valorisation 2013) Matériels informatiques (bureautique et téléphonie) 4 Ordinateurs fixes, 6 portables, 1 PC graphique, 11 écrans, 6 stations d accueils portable, 1 traceur HP 1200, 1 imprimante couleur/scanner couleur OKI 8800, 1 imprimante noir & blanc, 1 scanner EPSON 2500, 1 serveur d impression, 11 téléphones fixes Alcatel, 5 téléphones portables, bureautique, câblage ALGECO, Photocopieur Konika N&B (location) commutateur réseau local LAN 2960, Astaro (licence + maintenance), symantec, timenavigator. Coût copies, consommation téléphones mobiles, cartouches d encre et consommables, coûts abonnements transport de données WAN fibre optique 10Mo, AUTOCAD. Fournitures et consommables Frais d'affranchissements Mobilier : Ensembles de bureau, caissons, armoires, chaises informatiques, chaises visiteurs, lampes de bureau, tables Rembourseme nt SMN (valorisation 2013) Rembourseme nt SMN remboursemen t SMN TOTAL MOYENS ET MATERIELS ,00 0 6

7 ANNEXE II à la convention de mise à disposition au profit du Syndicat mixte "Seine-et-Marne Numérique" Libellé Direction des ressources humaines Gestion paie 5 agents, suivi prévention sécurité 5 agents, suivi médecine préventive 5 agents, suivi formations, suivi prestations, suivi budgétaire des remboursements liés à la convention de mise à disposition, gestion des paies, de la prévention, de la médecine préventive pour 3 agents SMN, aide aux recrutements (2 recrutements + 2 supplémentaires) ETP Nb jours/an Montants totaux estimés ,00 Coûts réels afférents aux recrutements (annonces), aux Remboursement SMN éventuels aménagements de poste Rémunération des 5 agents mis à disposition ,00 Direction du contrôle de gestion et de l'audit externe Contrôle du rapport d'activités de la DSP Sem@for ,00 Direction des marchés publics Aide à l'élaboration des marchés de fournitures, de travaux, de service Veille juridique e règlementaire liée aux marchés 3 Direction des Affaires juridiques et patrimoniales Suivi de la procédure de DSP - FTTH pour le compte du Syndicat Suivi de la DSP Sem@for77 - élaboration d'avenants pour le compte du Syndicat Relecture des conventions Veille juridique Convention de mise à disposition Conseils en matière d'assurance Travaux des assemblées - comité syndical et bureau - rédaction et relecture des délibérations , ,00 Contrôle de légalité Délégation de compétences et de signature Direction des Moyens généraux Service Courrier 5,5 300,00 Service Logistique 8 500,00 Direction des systèmes d'information SIG ,00 Mise en œuvre et assistance informatique ,00 7

8 Direction de l'innovation et de l'e-administration Pilotage d'un prestataire pour l'élaboration d'une charte graphique 1 Élaboration du plan de rubriquage du site ,00 Aide à la création des contenus et à leur intégration 10 Formation des utilisateurs 2 Direction des finances Conseil et assistance financière variable variable TOTAL PRESTATIONS DE SERVICE ,00 TOTAL GENERAL ,00 8