GUIDE DE L'USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

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1 GUIDE DE L'USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

2 Demandez à votre administrateur de vous aider à remplir ce formulaire. Notez le numéro de téléphone de votre entreprise et le numéro de standardiste automatisé, s'ils sont différents. Numéro de téléphone de l'entreprise : Numéro de standardiste automatisé : Notez les numéros importants suivants et conservez-les à portée de la main au cas où vous auriez besoin d'aide pour utiliser la messagerie vocale. Numéro du centre de messages : Votre numéro de boîte vocale : Mot de passe par défaut : Notez le nom et le numéro de l administrateur du système pour le cas où vous auriez besoin d'aide pour utiliser la messagerie vocale. Nom : Numéro : Révision Mitel Networks Corporation. Tous droits réservés. Mitel Networks Corporation, ses sociétés affiliées et ses filiales se réservent le droit de changer l'information contenue dans le présent document sans préavis.

3 Table des matières Votre poste téléphonique 5 Comment obtenir de l'aide 5 Préparatifs 5 Premier appel à la messagerie vocale 6 Prendre vos messages 8 À propos du système de menus 9 Écouter vos messages 11 Dicter et envoyer des messages 12 Messagerie express 13 Prise de messages à plus d'une boîte vocale 14 Avis de message 15 Listes de distribution 16 Utilisation rationnelle des messages d'accueil 17 Conseils pratiques 19 3

4 À propos de l application de messagerie vocale de la plate-forme de communications intégrée Mitel Networks 3300/3100 Integrated Communications Platform La plate-forme de communications intégrée Mitel Networks 3300/3100 Integrated Communications Platform offre un système de messagerie vocale automatisé qui traite les appels téléphoniques et prend les messages vocaux. Ce système vous fournit une boîte vocale pour recevoir et envoyer des messages, que vous pouvez personnaliser à votre nom, avec un message d accueil et un mot de passe confidentiel. Convivialité Le système de messagerie vocale offre des menus d'options accessibles par le clavier téléphonique. Simples et concis, ces menus vous permettent de vous concentrer sur ce que vous voulez accomplir et non pas sur la façon d'y parvenir. Des instructions vous guident à chaque étape, en vous avisant des options disponibles. Ne craignez pas de vous tromper, vous ne risquez pas d endommager le système. Expérimentez et exercez-vous à utiliser toutes les fonctions offertes. Avantages Invitez vos collègues et les gens de l extérieur à vous laisser un message dans votre boîte vocale pour ne pas manquer des appels ou recevoir des messages inexacts. Enregistrez un message d'accueil temporaire pour aviser ceux qui vous appellent que vous êtes absent pour la journée, en vacances ou en réunion. Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres usagers, 24 heures par jour, à partir de n'importe quel téléphone à clavier. Quand vous êtes à l'extérieur du bureau, à un autre poste ou en dehors des lieux, si vous avez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire, la messagerie vocale peut vous aviser de la réception de vos messages. 4

5 Votre poste téléphonique Avant d utiliser le système de messagerie vocale Mitel Networks, commencez par vous familiariser avec votre poste téléphonique. Touche de message Sert à contacter la messagerie Mitel Networks et à accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Voyant Message Indique que votre boîte vocale contient des messages. Si le voyant Message est allumé, appuyez sur la touche Message pour accéder à la messagerie vocale. Sur les téléphones qui ne possèdent pas de voyant de message, l'administrateur peut configurer le système pour qu'il appelle le destinataire dès qu il reçoit un message. Votre téléphone peut être doté de touches interactives facilitant la sélection de la plupart des options de menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option de menu qui apparaît sur l'afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche interactive associée, soit composer au clavier le code de l'option. Comment obtenir de l'aide Pour tout problème ou toute question concernant la messagerie vocale, adressezvous à l'administrateur du système ou au responsable des installations de télécommunication. Préparatifs Avant d'accéder à votre boîte vocale, il vous faut : Le numéro du centre de messages. Il vous sera fourni par l administrateur du système et vous devez le noter à l'endroit prévu à cet effet au début du présent Guide. Votre numéro de boîte vocale. Il vous sera fourni par l administrateur du système et vous devez le noter à l'endroit prévu à cet effet au début du présent Guide. Il est généralement identique à votre numéro de poste. Un mot de passe. L administrateur du système vous précisera le nombre de chiffres que doit avoir votre mot de passe (entre 3 et 6). Le mot de passe par défaut est une série de 1 pour les systèmes 3100 ICP ou une série de 9 pour les systèmes 3300 ICP. Remplacez votre mot de passe par défaut par une série de chiffres que vous seul(e) connaissez (avec le même nombre de chiffres que dans le mot de passe par défaut). Un message d'accueil. Ceux qui appellent entendent ce message lorsque vous ne pouvez pas répondre. Les instructions de démarrage des pages suivantes contiennent un exemple de message d'accueil, mais vous pouvez utiliser une formule de votre cru. 5

6 Premier appel à la messagerie vocale Depuis un poste téléphonique interne Décrochez le combiné (ou utilisez la fonction mains libres) et assurezvous d'avoir la tonalité de manoeuvre. Composez le numéro du centre de messages. Le système vous demande d'entrer votre mot de passe. Entrez le mot de passe par défaut. La première fois que vous accédez au système, votre mot de passe par défaut est une série de 1. Appuyez sur pour continuer. Le système vous demande d'entrer un nouveau mot de passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut. N'utilisez plus uniquement des 1 ou des 9, ni les caractères [*] ou [#]. Composez votre nouveau mot de passe. Le système vous demande de répéter votre nouveau mot de passe pour le confirmer. Composez votre nouveau mot de passe une seconde fois. Le système vous demande ensuite d'enregistrer votre nom. Ne prononcez que votre nom, par exemple : «Christiane Lebrun» Parlez dès que la tonalité se fait entendre et appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'entendre à nouveau ou sur pour le supprimer et recommencer. Le système vous demande d'enregistrer votre message d'accueil. Préparez un message court et professionnel. Voici un exemple de message d'accueil : «Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay.» Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale; vous pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse. 6

7 Depuis un téléphone extérieur 1. Composez le numéro de téléphone de votre entreprise. 2. Quand le système vous répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de votre boîte vocale. 4. Entrez le mot de passe par défaut :... La première fois que vous accédez au système, votre mot de passe par défaut est une série de 1 (3100 ICP) ou de 9 (3300 ICP). 5. Appuyez sur pour continuer. 6. Le système vous demande d'entrer un nouveau mot de passe (vous devez changer le mot de passe par défaut). Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que le mot de passe par défaut. N'utilisez plus uniquement des 1 ou des 9, ni les caractères [*] ou [#]. Composez votre nouveau mot de passe. 7. Le système vous demande de répéter votre nouveau mot de passe pour le confirmer. Composez votre nouveau mot de passe une seconde fois. 8. Le système vous demande ensuite d'enregistrer votre nom. Ne prononcez que votre nom, par exemple : «Christiane Lebrun» Parlez dès que la tonalité se fait entendre et appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. 9. Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 10. Le système vous demande d'enregistrer votre message d'accueil. Préparez un message court et professionnel. Voici un exemple de message d'accueil : «Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu'un court message. Je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l'aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu'on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay.» Voici un autre exemple pour le cas où vous voudriez enregistrer un message bilingue : «Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux pas prendre votre appel pour le moment. Veuillez composer le 8 et laisser votre nom et numéro, ainsi qu'un court message. Pour obtenir de l'aide immédiatement, faites le [0]. 11. Appuyez sur pour accepter l'enregistrement, sur pour l'écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 12. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale; vous pouvez laisser des messages et écouter ceux qu'on vous laisse. 7

8 Prendre vos messages Si le voyant Message est allumé 1. Appuyez sur la touche Message ou composez le numéro du centre de messages. 2. Entrez votre mot de passe. 3. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Si le voyant Message n'est pas allumé ou si vous n avez pas de voyant Message : 1. Décrochez le combiné. 2. Composez le numéro du centre de messages. 3. Le système vous demande d'entrer votre mot de passe. Entrez votre mot de passe. 4. Appuyez sur pour écouter vos messages, ou sur une autre touche pour sélectionner une option différente du menu principal illustré à la page suivante. 8

9 À propos du système de menus La présente section décrit les options offertes par votre système de messagerie vocale. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale, vous pouvez choisir les menus illustrés ci-après. Remarque : Après avoir écouté ou laissé des messages, le système vous permet de revenir à un menu précédent contenant d'autres options que le menu que vous venez d'utiliser. 9

10 Menu principal En accédant à votre boîte vocale, choisissez parmi les options de menu suivantes : Écouter Fait entendre les messages. Composer Enregistre et envoie un message. Envoyer et quitter Envoie un message et quitte le système. Transférer à l'opérateur Transfère l appel à l'opérateur. Réception automatique Transfère l appel au standardiste automatisé. Annuler Quitte le système. Options personnelles Fait entendre les instructions pour les options suivantes : Messages d accueil Enregistre le message d'accueil permanent. Nom Enregistre votre nom. Mot de passe Change le mot de passe. Listes de distribution Enregistre et envoie simultanément des messages à plusieurs boîtes vocales. Pour en savoir davantage, voir la rubrique «Listes de distribution». Pour enregistrer un message d accueil temporaire valable pendant un nombre spécifié de jours. Choisissez le nombre de jours entre 1 et 99; votre message temporaire expirera à minuit le dernier jour. À l expiration de votre message d'accueil temporaire, les personnes qui appellent entendront votre message d'accueil permanent. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Conseils pratiques». Note Enregistre un message à votre intention. Modifier l'avis de message Demande au système de vous aviser à un autre poste (numéro extérieur, numéro de téléphone cellulaire, téléavertisseur, etc.) de l'arrivée de messages. Vous pouvez choisir le moment où vous voulez être avisé et, si vous y êtes autorisé, vous pouvez entrer votre propre type et numéro d'avis. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Avis de messages». Quitter les options personnelles Quitte le menu des options personnelles. 10

11 Écouter vos messages Appuyez sur pour écouter vos messages. Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu «Écouter» : Menu Écouter Réécouter Répète le message que vous venez d'écouter. Répondre Envoie une réponse à la personne qui vous a laissé le message. Remettre Envoie le message à une autre boîte vocale. Enregistrer Sauvegarde le message et fait entendre le message suivant (s il y en a un). Supprimer Supprime le message que vous venez d'écouter et fait entendre le message suivant (s il y en a un). Il est impossible de récupérer un message supprimé. Pause Arrête le message en cours d'écoute appuyez sur n'importe quelle touche pour reprendre l'écoute. Écouter l'enveloppe de messages Indique l'expéditeur du message et l'heure de l'envoi. Message suivant Passe au message suivant. Avance rapide Saute 5 secondes du message avant de reprendre l'écoute normale. Marche arrière Recule le message de 5 secondes avant de reprendre l'écoute normale. 11

12 Dicter et envoyer des messages Appuyez sur pour envoyer un message. Procédez comme suit : 1. Entrez tous les numéros de boîte vocale de destination. Pour une liste de distribution, appuyez sur. Suivez les instructions pour indiquer au système où envoyer le message. Continuez à créer la liste de destinataires en entrant des numéros de boîte vocale ou en accédant au répertoire. Si vous entrez un numéro de boîte vocale incorrect, appuyez sur pour le supprimer de la liste. 2. Appuyez sur pour terminer la liste de distribution; puis, enregistrez votre message. Une fois votre message enregistré, choisissez une option du menu Envoyer : Menu Envoyer Réviser Fait entendre le message que vous venez d'enregistrer. Supprimer et réenregistrer Remplace le message enregistré par un nouveau message. Ajouter Ajoute à votre message enregistré. Options de livraison Écoute des instructions pour les options de livraison des messages ci-dessous : Urgent Place le message en premier dans la boîte vocale du ou des destinataires. Confidentiel Empêche la retransmission de votre message par le destinataire. Accusé de réception Demande qu on vous avise quand votre message a été écouté. Quitter les options de livraison Quitte le menu d'options. Attribuer le paramètre Urgent Placer le message en premier dans la boîte vocale du ou des detinataires. Envoyer et contacter l'opérateur Envoyer et entrer numéro de poste Envoie le message à un ou plusieurs destinataires et, s il y a lieu, compose un autre numéro de poste. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Conseils pratiques». 12

13 Messagerie express La messagerie express vous permet de vous laisser à vous-même un message, ou d'en laisser à vos collègues sans faire sonner leur téléphone ni accéder à votre boîte vocale. Depuis un téléphone extérieur 1. Composez le numéro de votre entreprise. 2. Quand le système vous répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. 4. Enregistrez le message (d'au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez. Depuis un poste téléphonique interne 1. Composez le numéro du centre de messages. 2. Quand le système vous répond, appuyez sur : 3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. 4. Enregistrez le message (d'au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n'importe quelle touche ou raccrochez. Transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale Procédez comme suit pour transférer un demandeur extérieur à une boîte vocale. 1. Appuyez sur la touche Conf/Trans d'un poste numérique ou manoeuvrez brièvement le crochet commutateur d'un poste téléphonique ordinaire. 2. Composez le numéro du centre de messages. 3. Quand le système répond, si vous avez une boîte vocale, appuyez sur : ou si vous n'avez pas de boîte vocale, 4. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle le demandeur veut laisser un message. 5. Raccrochez immédiatement. Si vous tardez à raccrocher, le demandeur n'entendra pas tout le message d'accueil de la boîte vocale sélectionnée. 13

14 Prise de messages à plus d'une boîte vocale Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d'une boîte vocale au cours d'un même appel au système. 1. Prenez normalement les messages de la première boîte vocale. 2. Quand vous avez terminé avec la première boîte vocale, appuyez sur pour revenir au standardiste automatisé. 3. Appuyez sur lorsque vous entendez le message d'accueil de l'entreprise. Le système vous demande le nouveau numéro de boîte vocale. 4. Entrez le numéro de la boîte vocale. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque boîte vocale dont vous voulez prendre les messages. 14

15 Avis de message L'avis de message vous permet de quitter le bureau et d être avisé(e) des messages que vous recevez. Le système peut appeler un numéro de téléphone ou un téléavertisseur. Vous pouvez aussi utiliser l'avis de message pour vous aviser que vous avez des messages si votre téléphone n'a pas de voyant Message. En choisissant «Modifier l avis de message» dans le menu principal, vous pouvez : préciser le moment auquel vous voulez être avisé : lorsque l'entreprise est ouverte, fermée, toujours ou jamais; indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents seulement. Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, vous pouvez : choisir le type d'avis : numéro de poste interne, numéro externe, téléavertisseur à message, téléavertisseur à tonalité, ou téléavertisseur numérique; entrer le numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez être avisé. Si vous n'êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, l'administrateur du système entrera le type et le numéro d'avis pour vous. Si votre numéro d'avis est un numéro de téléphone : Le système appelle ce numéro jusqu'à trois fois à 15 minutes d intervalle. Si vous n'accédez pas à votre boîte vocale après le troisième appel, le système ne vous rappellera plus, même si vous recevez de nouveaux messages. Toutefois, le voyant Message de votre téléphone reste allumé jusqu'à ce que vous ayez pris vos messages. Si votre numéro d'avis est un numéro de téléavertisseur : Le système procède comme pour un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le téléavertisseur chaque fois que vous recevez un nouveau message. 15

16 Listes de distribution Vous pouvez avoir jusqu'à cinq listes de distribution personnelles, numérotées de 05 à 09, contenant chacune un groupe de numéros de boîte vocale. Les listes de distribution numérotées de 01 à 04 sont réservées à l'administrateur du système pour créer des listes universelles qui peuvent être utilisées par tous les usagers (mais pas modifiées par ces derniers). La liste de distribution 00 sert à envoyer un message à toutes les boîtes vocales du système. Sélectionnez «Listes de distribution» dans le menu principal, puis suivez les instructions pour : ajouter des numéros de boîte vocale à une liste de distribution; passer en revue une liste de distribution; supprimer des numéros de boîte vocale d'une liste de distribution; donner un nom à une liste de distribution. Voici les règles générales à suivre : vous entrez toujours deux chiffres pour sélectionner une liste de distribution (par exemple, 05 ou 06); vous faites en sorte que le système confirme chaque numéro de boîte vocale que vous ajoutez à une liste de distribution avant de vous permettre d'en ajouter un autre; vous ne pouvez supprimer qu'un numéro de boîte vocale à la fois. 16

17 Utilisation rationnelle des messages d'accueil Il y a deux types de messages d'accueil de boîte vocale : «permanent» et «temporaire». Vous devez enregistrer votre message d'accueil permanent dès qu on vous attribue votre boîte vocale. Si aucun message temporaire n'est enregistré, ceux qui accèdent à votre boîte vocale entendent votre message d'accueil permanent. Un message d'accueil permanent ne peut pas être très informatif, car il doit convenir à toutes les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un message d'accueil temporaire qui sera diffusé pendant un nombre de jours donné. Voici deux exemples de messages d'accueil temporaires : «Bonjour! Vous avez joint la boîte vocale de Julie Tremblay. Je suis en vacances du 18 au 25 juin. Je serai au bureau le lundi 28. Laissez-moi un message et je vous rappellerai à mon retour. Pour une assistance immédiate, faites 0 et demandez Christiane Lebrun.» «Vous avez joint la boîte vocale de Sylvain Champagne. Aujourd'hui, le jeudi 13 mai, je serai en réunion toute la journée et je ne pourrai pas prendre mes appels. Veuillez me laisser un message et je vous rappellerai demain.» Vous pouvez modifier votre message d'accueil temporaire en tout temps pour informer les gens qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être avantageux de créer chaque jour un message d'accueil temporaire cela montre aux gens qui vous appellent que vous utilisez réellement votre boîte vocale. Si vous ne pouvez pas prendre vos appels, vous pouvez aussi inclure dans votre message le nom d'une autre personne qui pourra aider les demandeurs. Création ou modification d'un message d'accueil permanent Remarque : Vous aurez à créer votre premier message d'accueil permanent en accédant à votre boîte vocale pour la première fois pour définir votre mot de passe et enregistrer votre nom. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour l'option Message d'accueil. 4. Suivez les instructions. 17

18 Création d'un message d'accueil temporaire 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l'option Message d'accueil temporaire. 4. Suivez les instructions. Annulation d'un message d'accueil temporaire 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour sélectionner les options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l'option Message d'accueil temporaire. 4. Suivez les instructions et réglez le nombre de jours à 0; c est la façon de désactiver le message d'accueil temporaire. 18

19 Conseils pratiques Accessibilité permanente par un téléphone à clavier La messagerie vocale fonctionne 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous n'avez besoin que d'un téléphone à clavier pour prendre vos messages en tout temps, où que vous soyez. Écoute des messages Les options «Pause», «Marche arrière» et «Avance rapide» du menu «Écouter» ne sont disponibles que pour l écoute des messages. Servez-vous de ces touches pour réécouter une information que vous n'avez pas entendue, pour suspendre momentanément l'écoute afin de prendre quelque chose en note ou pour sauter rapidement à un autre message. Le système diffuse les nouveaux messages avant les messages archivés. Dès que vous avez écouté tous vos messages, le système vous ramène au menu principal. Envoi de messages Vous pouvez créer une liste de distribution contenant jusqu'à 49 numéros de boîte vocale. Pour envoyer un message à plus de 49 boîtes vocales, il suffit de créer une autre liste de distribution. Délai de conservation des messages Le système supprime un message archivé après un nombre de jours fixé par l'administrateur du système (généralement 15 jours). Il est impossible de récupérer les messages supprimés. Retransmission et transfert Les options «Répondre» et «Retransmettre» du menu «Écouter» ne fonctionnent qu'avec les autres boîtes vocales de votre entreprise. Vous ne pouvez pas répondre à un message de l'extérieur ni retransmettre un message à une boîte vocale de l'extérieur. 19

20 Messages certifiés Lorsque vous envoyez un message certifié, le système crée un reçu contenant le nom des destinataires du message. Ce reçu devient un message sauvegardé dans votre boîte vocale. En écoutant le message du reçu, vous pouvez savoir qui a écouté et qui n'a pas écouté votre message. Lorsque tous les destinataires ont écouté le message, vous pouvez supprimer le reçu de votre boîte vocale. Navigation accélérée Vous n'êtes pas obligé d'écouter les instructions jusqu à la fin avant de faire une sélection; ce ne sont que des aide-mémoire. Si vous savez quelles touches utiliser, vous pouvez les entrer et naviguer dans le système aussi rapidement que vous le désirez. Longueur des messages et conditions Il n'y a pas de longueur maximale pour les messages, mais au bout de cinq minutes, le système interrompt le demandeur et lui demande s'il désire continuer. Si le demandeur ne répond pas, il coupe l'enregistrement et raccroche. La même chose se produit si le demandeur cesse de parler pendant plus de quelques secondes ou si la ligne est défectueuse (faible). Si la personne appelle d un endroit très bruyant, comme une usine ou une voiture roulant avec les vitres ouvertes, le système risque de couper la communication. La personne doit réessayer d'un endroit moins bruyant. Un message dont la durée est inférieure à deux secondes n est pas enregistré. 20

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